Instructions du personnel militaire des Forces armées canadiennes 08/04 – Dossiers de santé

1. Identification

Date de publication : 2004-04-23

Date de modification : 2024-12-01

Application : La présente instruction s’applique aux officiers et aux militaires du rang (MR) des Forces armées canadiennes (Membres des FAC)

Autorité approbatrice : Chef du personnel militaire (CPM)

Renseignements : Centre d'intervention administrative (CRA)

2. Définitions

Autorisation de disposition de documents (Record Disposition Authority)

L’autorisation de disposition de documents est l’autorisation accordée par l’Archiviste national du Canada au MDN et aux FAC en vue de la disposition des documents devenus inutiles à des fins opérationnelles, juridiques et d’information et :

• qui peuvent être éliminés ou cédés à l’extérieur du gouvernement du Canada; ou
• dont la responsabilité doit être cédée aux AN, qui veilleront à ce qu’il soient examinés 90 ans après la date de naissance du militaire visé pour en déterminer la valeur militaire ou historique et la disposition finale. 

Disposition de documents (Records Disposition)

La disposition de documents est l’acte de retirer les documents du contrôle du MDN et des FAC par le biais d’une des mesures autorisées suivantes :

• le transfert aux Archives nationales (AN); ou
• le transfert à tout organisme à l’extérieur du gouvernement du Canada, comme la cession de documents à un musée; ou
• la destruction.

La disposition peut inclure l’élimination du document.

Dossier médical/dentaire des FC (CF Medical/Dental Record)

Le dossier médical/dentaire des FC correspond à la cueillette de tous les renseignements nécessaires pour décrire tous les aspects des soins de santé rendus à un membre des FAC au cours de sa carrière militaire, quel que soit le support ou le moyen d’entreposage physique de l’information.

Élément du dossier médical/dentaire des FC (CF Medical/Dental Record Component)

Tout élément du dossier médical ou dentaire des FC correspond à un document créé et tenu à jour et faisant partie intégrante du dossier médical ou dentaire des FC.

Responsable des dossiers médicaux/dentaires des FC (CF Medical/Dental Record Custodian)

Le responsable des dossiers médicaux/dentaires des FC est le bureau chargé de la gestion des éléments composant le dossier médical ou dentaire des FC pour le compte du CPM.

3. Abréviations

4. Introduction

Aperçu

4.1 Les dossiers médicaux et dentaires des FC renferment des renseignements personnels sur la santé. Ces renseignements sont nécessaires pour gérer la santé des membres des FAC tout au long de leur carrière militaire. Il est essentiel que ces dossiers soient établis, tenus à jour, conservés, gérés et entreposés de façon exacte et qu’ils soient disponibles en conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels ou la Loi sur l’accès à l’information.

4.2 La présente instruction précise et définit :

1. l’obligation d’inscrire les FRP auprès du service Info Source du Conseil du Trésor;
2. les FRP concernant les dossiers médicaux et dentaires des FC;
3. les dépositaires, éléments et responsabilités en ce qui concerne les dossiers médicaux et dentaires des FC;
4. l’appartenance des dossiers médicaux et dentaires des FC; et
5. les dossiers médicaux et dentaires des FC relevant du QG GSSFC.

5. Orientation de la politique

Contexte

5.1 Il incombe au MDN d’administrer les dossiers médicaux et dentaires des FC suivant un cadre général compatible avec les procédures et modalités établies par le CPM aux fins de la gestion des documents de santé. On doit tenir à jour les documents médicaux et dentaires à compter de l’enrôlement jusqu’à une date d’échéance précise après la libération du militaire, date à laquelle le MDN cède les documents aux AN conformément aux ADD établies.

Énoncé de la politique

5.2 Il faut établir et tenir à jour des dossiers médicaux et dentaires concernant tous les membres des FAC. Les responsables des dossiers médicaux et dentaires des FC veilleront à ce que ces documents soient administrés conformément aux lignes directrices du gouvernement du Canada, en exécution de politiques et de procédures qui permettent :

1. de maintenir l’intégrité des dossiers médicaux et dentaires;
2. de tenir à jour les dossiers médicaux et dentaires des FC conformément aux échéances établies par le Conseil du Trésor (CT) et les Archives nationales; et
3. aux membres des FAC de consulter leurs dossiers médicaux et dentaires. 

Conseiller en politiques

5.3 Le Directeur général - Services de santé (DGS San) est le conseiller en politiques du CPM en matière de gestion des dossiers médicaux et dentaires.

Responsable des dossiers de santé des FAC

5.4 Le Chef – Services de Santé et le Sous-chef d’état-major – Services dentaires (SCEM Svc Dent) fournit des conseils d’ordre professionnel et technique concernant l’utilisation et le contenu des processus cliniques liés aux dossiers médicaux et dentaires, respectivement. L’OSEM ISS est le responsable des dossiers de santé des FAC du GSSFC.

Info Source du Conseil du Trésor

5.5 Publiée par le Conseil du Trésor, Info Source est une série de publications et de bases de données sur le gouvernement du Canada, son organisation et ses fonds de renseignements. Elle aide les fonctionnaires à expliquer et à promouvoir la politique d’accès libre à l’information sur les activités fédérales et constitue un outil de référence clé pour les personnes qui exercent les droits conférés par la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le BRP du ministère chargé de l’enregistrement est le DAIPRP.

Fichiers de renseignements personnels (FRP)

5.6 Les FRP sont établis en consultation avec les Archives nationales en vue de permettre l’élimination ordonnée d’un dossier. Selon la Loi sur la protection des renseignements personnels, les FRP doivent inclure tous les renseignements d’ordre personnel qui peuvent être organisés ou extraits soit à partir du nom d’un particulier, d’un numéro d’identité ou de tout autre symbole ou code désignant uniquement cette personne. Les FRP sont identifiés par un code de trois lettres et un numéro correspondant à un ensemble donné.

5.7 Ces fichiers de renseignements, qui précisent les modalités et la durée de conservation, sont énumérés dans le manuel Info Source. Ils font l’objet d’un examen annuel afin de veiller à ce que les renseignements créés au sujet des membres des FAC soient emmagasinés et aiguillés en conformité avec les politiques en vigueur.

5.8 Vous trouverez dans les DAOD de la série 1000 des renseignements concernant l’accès à l’information dans le cas des membres des FAC.

5.9 Les FAC possèdent des renseignements enregistrés dans les catégories pertinentes de FRP :

1. PPU – Fichiers publics;
2. PPE – Fichiers particuliers; et
3. POE – Fichiers ordinaires. 

6. Responsabilités

Tableau des responsabilités

 6.1 Le tableau suivant indique les responsabilités associées à cette instruction en matière de gestion des dossiers médicaux et dentaires des FAC : 

7. Références

Lois, règlements, politiques des organismes centraux et DOAD connexe

• Loi sur l’accès à l’information
• Loi sur les Archives nationales du Canada
• Loi sur la protection des renseignements personnels
• Politique du Conseil du Trésor concernant la gestion de l’information gouvernementale

Autres références

• DOAD 1000-0, Cadre principal des Directives et ordonnances administratives de la défense
• DAOD 6000-0, Gestion de l’information
• DAOD 6005-0, Gestion de l’information enregistrée (à l’ébauche)
• DAOD 6005-6, Destruction de l’information enregistrée
• A-PM-245-001/FP-001, Formalités pour dossiers des ressources humaines militaires (ce document n'est accessible que sur le RED)
• Manuel du Système de classification et d’élimination des sujets de la Défense (ce document n'est accessible que sur le RED)
• Info Source
• Stratégie de rétention des FC – Plan d‘action du groupe du SMA(RH Mil) (30000-2-8 [DPEM 4], 23 octobre 2001)
• Rapport 2002-001 du DPEM-EAME Analyse quantitative de l‘attrition au sein de la Force régulière des Forces canadiennes, 1997-1998 à 2001-2002 (John G. Currie, 6 novembre 2002)