Instruction du personnel militaire des Forces armées canadiennes 03/93 – Annexes – Politique et procédure de dotation relatives à l'affectation, au détachement ou au prêt d'employés des Forces armées canadiennes
Annexe A – Critères de sélection et d'emploi
1. Généralités
1.1 Les critères de sélection de candidats aux affectations, aux détachements ou aux prêts devraient être sensiblement les mêmes que ceux pour la sélection de personnel pour les postes d'échange et de liaison. Il va de soi que la personne choisie devra pouvoir s'acquitter des tâches assignées. Il faut, en outre, être conscient du fait que les candidats sont également les ambassadeurs des Forces armées canadiennes (FAC).
2. Choix du groupe professionnel militaire et du grade
2.1 Quel que soit le nom, le grade ou le groupe professionnel militaire (GPM) mentionné dans la demande, c'est au personnel du Chef du personnel militaire (CPM) que revient la décision finale quant aux critères de sélection ; ils les fixeront en se basant sur les fonctions et attributions indiquées par l'organisation postulante. Le Directeur - Répartition des effectifs militaires (DREM) fait un examen initial des grades afin de confier la demande à la bonne direction responsable. Les GPM sont déterminés de la façon suivante à l'intérieur de chaque catégorie de grade :
- Officiers généraux : ne s'applique pas en temps normal ; toutefois, on pourrait être à la recherche de certains types d'antécédents, ce qui serait laissé à la discrétion du Directeur - Nominations supérieures (DNS);
- Colonels et lieutenants-colonels : le Directeur - Carrières militaires (Colonels) (DCMC) choisit les GPM qui conviennent davantage, après consultation du DREM et des specialistes à l'état-major, le cas échéant;
- Majors et grades inférieurs : le DREM choisit les GPM qui conviennent davantage, après consultation du Directeur - Carrières militaires (Officiers) (DCMO), du Directeur - Carrières militaires (Personnel non officier) (DCMP), des coordonnateurs de carrières (CC) et des spécialistes à l'état-major, le cas échéant.
2.2 Dans la plupart des cas, les compétences et connaissances indiquées dans les fonctions et attributions peuvent faciliter le choix d'un GPM. Quoi qu'il en soit, un GPM générique ou substitutif devrait être choisi pour permettre plus de souplesse dont la sélection du personnel.
3. Critères de sélection généraux
3.1 Attendu que le but premier d'un détachement, d'une affectation ou d'un prêt est de répondre aux besoins des FAC, il est très important d'examiner les avantages avant d'arrêter son choix. L'emploi futur du militaire doit donc être pris en considération. De même, le détachement, l'affectation ou le prêt doit survenir au bon moment dans la carrière du militaire. Il faut se rappeler, à cet égard, que les affectations, les détachements et les prêts reçoivent la priorité d'affectation 1 du Vice-Chef d'état-major de la défense (VCEMD) et que les militaires sélectionnés ne pourront donc être réaffectés à moins d'une urgence nationale ou d'annulation du protocole d'entente (PE). Par ailleurs, la personne choisie ne pourra suivre de cours d'avancement professionnel ni être affectée à des missions de l'Organisation des Nations Unies (ONU), etc, pendant la période d'affectation, de détachement ou de prêt.
3.2 Voici donc les critères de sélection :
- le candidat doit être un représentant compétent et sérieux du GPM capable d'appliquer ses connaissances et aptitudes actuelles, d'acquérir de nouvelles compétences et d'assimiler des connaissances;
- le candidat doit posséder les compétences et connaissances professionnelles et techniques conformes aux exigences précisées dans les fonctions et attributions;
- il doit rester au candidat au moins deux années de service, ou plus encore de préférence, à l'expiration de la période d'affectation, de détachement ou de prêt;
- le candidat devrait être suffisamment motivé sur le plan professionnel, et il devrait être peu probable qu'il demande une libération pendant la période de service ou sitôt après;
- le choix d'un candidat en vue d'une affectation, d'un détachement ou d'un prêt ne doit pas nuire à son avancement professionnel, ni réduire ses chances d'emploi subséquentes dans son GPM ; c'est-à-dire, la sélection du candidat devrait survenir à une étape de sa carrière qui ne l'empêcherait pas d'assister aux cours de carrières importants tel que le cours au Collège d'état-major et de commandement des Forces armées canadiennes;
- le candidat doit posséder les qualités personnelles qui lui permettront de s'acquitter efficacement des fonctions assignées et de façon à rehausser la réputation des FAC.
Annexe B – Protocole d’entente générique
1. L'appendice 1 à cette annexe contitue un PE générique pouvant s'appliquer à la plupart des contextes et des circonstances en vertu desquels les FAC et le ministère de la Défense nationale (MDN) accepteraient d'affecter, de détacher ou de prêter un militaire à une organisation postulante.
2. Dans le texte du PE, certains éléments se trouvent entre crochets ; il s'agit d'y insérer les renseignements qui s'appliquent. De même, des paragraphes ont été prévus, selon qu'il s'agit d'une affectation, d'un prêt ou d'un détachement, du secteur public ou privé, etc. Les participants peuvent ajouter des paragraphes pour tenir compte de toute situation particulière. Il devrait rarement être nécessaire cependant d'en supprimer des clauses.
Appendice 1 de l'Annexe B – Protocole d'entente générique
Entre
LES FORCES ARMÈES CANADIENNES / LE MINISTÈRE DE LA DÉFENSE NATIONALE
et
[ organisme d'accueil ]
appelés ci-après « les partis »
Introduction
1. Ce protocole d'entente (PE) énonce les modalités d'application concernant [l'affectation/le détachement/ le prêt] d'un militaire des Forces armées canadiennes/ministère de la Défense nationale (FAC/MDN) à [organisme d'accueil].
2. [Cette affectation/ce détachement/ce prêt] vise à faciliter une meilleure compréhension entre les participants, en égard aux domaines d'intérêt mutuel [décrire en termes généraux]. Le militaire [affecté/ détaché/prêté] est [NM, grade et nom] qui fera fonction de [titre du poste] pendant la période [d'affectation/de détachement/de prêt]. On trouvera à l'annexe A de ce PE une description détaillée des fonctions et des responsabilités du poste.
3. Conformément aux modalités habituelles des FAC en matière d'affectation et d'autorisation de sécurité, il est convenu que [l'affectation/le détachement/le prêt] entrera en vigueur le [date] et durera [ ] [mois/années]. Toute modification du présent protocole est assujettie aux clauses sur la modification et l'annulation du protocole.
Considérations financières
4. Le [grade/nom] continuera de faire partie des FAC et restera au service du MDN pendant la durée de [cette affectation/ce détachement/ce prêt]. Le militaire continuera à toucher la solde et les indemnités correspondant à son grade.
5. Pendant la durée de [cette affectation/ce prêt], le MDN paiera la solde et les indemnités du militaire, et ces sommes ne seront pas recouvrées auprès de [organisme d'accueil].
6. [organisme d'accueil] s'engage à rembourser au MDN la somme approximative de [...$] par mois, ce qui comprend une surtaxe pour le soutien administratif autorisée par la délibération 697232 du Conseil du Trésor en date du 21 décembre 1970. Les deux parties conviennent que cette somme peut être modifiée à la hausse par suite de toute augmentation de la solde ou des indemnités dues au militaire, y compris les augmentations subséquentes à une promotion militaire survenant au cours du détachement, et reconnaissent également que la surtaxe peut être modifiée en conséquence. Les coûts seront recouvrés dès présentation d'une facture trimestrielle par le MDN à [organisme d'accueil].
7. Tous les frais de formation, de voyage et de réinstallation et faux frais connexes liés à l'exécution de fonctions par le militaire au nom de [organisme d'accueil] seront assumés par [celui-ci/celle-ci] conformément aux taux et modalités de remboursement en vigueur. Ce remboursement comprend les coûts de réinstallation dans un lieu de travail spécifié par le MDN à l'expiration de cette entente.
8. Les dépenses subséquentes aux fonctions accomplies au nom des FAC seront assumées par le MDN.
Soutien logistique et administratif
9. Le [parrain] fait fonction de personne-ressource pour le MDN pour toute question de soutien logistique ou administratif. Le militaire reste assujetti au Code de discipline militaire comme l'énoncent la Loi sur la défense nationale (LDN) et les ordonnances et règlements royaux applicables aux FAC. Le militaire doit veiller à ce que l'uniforme des FAC soit en bon état et il peut être tenu de revêtir l'uniforme à l'occasion, à la demande du [parrain] après consultation avec [organisme d'accueil].
10. Les membres des FAC ont droit à vingt-cinq (25) jours de congé annuel pendant l'année financière. [Organisme d'accueil] accepte de remettre au [parrain] un état annuel des congés pris au cours de la période [d'affectation/de détachement].
11. Le militaire continuera de recevoir tous les soins médicaux et dentaires, au besoin, prodigués par le MDN, sans occasionner de frais additionnels pour l'organisme d'accueil.
12. Le militaire doit maintenir le niveau de conditionnement physique prescrit pour les personnes de son sexe et de son groupe d'âges et subir un test de forme physique en temps voulu.
13. [Organisme d'accueil] accepte de fournir un résumé ou un énoncé des fonctions au MDN qui servira à préparer le rapport d'appréciation du rendement du militaire et accepte, en outre, de présenter un rapport d'appréciation au [parrain], tous les ans ou sur demande.
Divulgation de renseignements
14. Les parties au protocole d'entente conviennent que toute information échangée confidentiellement entre les parties ou créée par suite de [cette affectation/ce détachement/ce prêt] doit conserver sa classification de sécurité initiale ou recevoir une cote de sécurité visant à en prévenir la divulgation.
Propriété intellectuelle
15. À part les questions pouvant être diffusées publiquement par [organisme d'accueil], les parties conviennent que le militaire détaché, affecté ou prêté sera tenu par le MDN de considérer comme confidentiels toutes les inventions, dessins, devis, données techniques, logiciels, procédés de fabrication ou informations couvertes par des droits de propriété, fournis directement ou indirectement par [organisme d'accueil]. Cela comprend des sujets dont la communication pourrait porter préjudice à [organisme d'accueil], même s'il ne s'agit pas proprement dit de secrets industriels.
16. Le MDN doit aussi prévenir le militaire, qu'à l'expiration du PE, le militaire ne doit plus faire usage des renseignements confidentiels et doit remettre à [organisme d'accueil] toute documentation confidentielle sur papier ou autre forme que l'organisme peut lui avoir prêté ou avoir mis à sa disposition.
Conflit d'intérêts
17. Le militaire doit se conformer au règlement sur les conflits d'intérêts de [organisme d'accueil] pendant [l'affectation/le détachement/le prêt].
18. Les fonctionnaires de l'État doivent respecter le Code régissant les conflits d'intérêts et l'après-mandat. Les employés sont tenus d'indiquer leurs biens et charges financières ainsi que les activités extérieures auxquelles ils s'adonnent, qui peuvent représenter un risque réel, potentiel ou apparent de conflit d'intérêts avec leurs fonctions officielles. Pour être en règle, l'employé doit remplir le formulaire intitulé Attestation de l'employé avant son entrée en fonction ou le jour même et, s'il y a lieu, un Rapport confidentiel. L'Attestation de l'employé doit être retournée au [bureau de l'organisme d'accueil] dans une enveloppe cachetée avant la date d'entrée en fonction. S'il est nécessaire de présenter un Rapport confidentiel, il faut le remplir dans les soixante jours qui suivent l'entrée en fonction et le retourner dans une enveloppe cachetée au [bureau de l'organisme d'accueil]. Par ailleurs, les principes que l'employé s'est engagé à respecter dans son Serment d'office et de discrétion s'appliqueront également à la période [d'affectation/de détachement/de prêt].
Intérêts des Forces canadiennes
19. Afin de permettre aux Forces armées canadiennes de profiter de l’expérience et des qualifications acquise par son membre, [organisme d'accueil] ne doit présenter d'offre d'emploi, ni de rétribution pour des services de consultation, pendant la période [d'affectation/de détachement/de prêt], ni au cours des vingt-quatre (24) mois suivant l'expiration de cette période.
Sécurité
20. Les parties reconnaissent que le militaire doit obtenir le visa de sécurité exigé avant son entrée en fonction et que le MDN doit fournir de la documentation à cet effet.
21. Les parties reconnaissent que le militaire doit se conformer à tous les règlements de [organisme d'accueil] en matière de sécurité au cours de [l'affectation/du détachement/du prêt].
22. Les parties reconnaissent également que [organisme d'accueil] doit informer le MDN si jamais le militaire est appelé à se rendre dans un pays étranger dans l’exercice de ses fonctions. Si le MDN est d'avis qu'un voyage à l'étranger peut soulever de sérieux problèmes de sécurité, [organisme d'accueil] doit obtenir l'autorisation ultime du MDN.
Règlement des différends
23. Toute mésentente au sujet de l'application ou de l'interprétation de ce PE doit être résolue par les parties sans l'intervention d'un tiers.
Modalités relatives à la modification et à l'annulation du PE
24. Les dispositions de ce PE peuvent être revues sur demande par l'une ou l'autre des parties et modifiées moyennant le consentement mutuel des parties, donné par écrit.
25. [Cette affectation/ce détachement/ce prêt] peut être annulé par l'une ou l'autre des parties sur présentation d'un préavis écrit de [X] jours. Le protocole peut aussi être annulé arbitrairement par le MDN en cas d'urgence telle que définie dans la LDN.
26. [organisme d'accueil] peut abroger [cette affectation/ce détachement/ce prêt] sans préavis s'il constate que le militaire n'est pas adapté aux fonctions du poste, qu'il est incapable de les exercer ou qu'il a enfreint les règles de sécurité.
27. Les parties reconnaissent que les dispositions de ce PE, touchant la protection des droits de propriété intellectuelle et l'utilisation de renseignements confidentiels ou d'informations couvertes par des droits de propriété, restent en vigueur à l'expiration de ce PE.
28. Ce PE a été signé au nom des parties par les personnes nommées ci-après.