Instruction du personnel militaire des Forces armées canadiennes 03/93 – Politique et procédure de dotation relatives à l'affectation, au détachement ou au prêt d'employés des Forces armées canadiennes

1. Identification

Date de publication : 1993-03-23

Date de modification : 2025-01-31 

Application : La présente instruction s'applique aux officiers de la Force régulière (Rég F) et de la Réserve (Rés F) et aux militaires du rang (MR) des Forces armées canadiennes (FAC).

Documents annulés : Instruction du QGDN - SMA(Per) 9/91, 18 décembre 1991

Autorité approbatrice : Chef du personnel militaire (CPM)

Demandes de renseignements : Centre d'intervention administrative (CRA)

Note 1 – IPMFAC 03/93 constitue le document en vigueur relativement aux procédures pour les détachements, les affectations et les prêts de personnel. Les procédures n’ont pas beaucoup changé; cependant, le document fait référence à d’anciennes organisations et fonctions. 

Note 2 – Pour obtenir des directives ou de l’aide concernant le processus de détachement, les parrains doivent premièrement communiquer aux Directeur général - Carrières militaires (DGCM). Ce ne sont pas toutes les dispositions considérées comme des « détachements » qui nécessitent une intervention du Directeur - Carrières militaires (DCM) ou du Coordonnateur des protocoles d'entente de la Défense nationale (CPEDN). Toutefois, de l’aide sera fournie pour déterminer les besoins et le processus de dotation. 

2. Terminologies

2.1 Les mots suivantes s'appliquent à la présente instruction :

3. Généralités

3.1 Cette instruction entre en vigueur immédiatement et remplace l’instruction du QGDN - SMA(Per) 9/91 qui est annulée.

3.2 Les articles 10.16 à 10.19 (inclusivement) des ORFC stipulent que le Chef d'état-major de la défense (CEMD) peut affecter ou détacher un officier ou un MR auprès d'un organisme du gouvernement, dune institution publique ou privée, dune industrie privée ou de tout autre corps, pourvu que :

1. un officier ou MR réserviste, qui ne se trouve pas en activité de service, ne peut être affecté ou détaché sans son consentement; 
2. le CEMD soit convaincu qu'à l'expiration de la période de détachement, le militaire concerné pourra reprendre son service dans les FAC; 
3. la période d'affectation ou de détachement semble devoir durer plus de six mois, mais moins de quatre ans. 

3.3 Conformément à l'article 1.16 des ORFC, Exercice de l'autorité conférée au chef d'état-major de la défense par le ministre, et au paragraphe 12 de l’OAFC 59-5, Protocoles d’entente, le CPM est autorisé à approuver les affectations et les détachements et à signer les protocoles d'entente (PE) applicables, au nom du CEMD.

3.4 Conformément à l'article 10.21 des ORFC, Prêt, un officier ou un MR peut être prêté en vertu dune entente conclue entre le ministre de la DN et l'autorité appropriée d'un autre pays ou gouvernement, d'un organisme ou d'un corps civil. Les conditions préalables à l'approbation du prêt sont énumérées au paragraphe 3.2 ci-dessus.

4. Objet

4.1 Cette instruction a pour objet de promulguer une politique et des procédures administratives pour le traitement des demandes d'affectation, de détachement et de prêt.

5. Exceptions

5.1 Les types suivants d'affectations, de détachements et de prêts ne sont pas visés par cette instruction :

1. les personnes affectées, détachées ou prêtées au sein du ministère de la Défense nationale (MDN), notamment au bureau du Ministre;
2. les personnes au service de l'Organisation des Nations Unies (ONU) ou d'autres organisations internationales dans le cadre de missions d'observation ou de maintien de la paix; 
3. les personnes occupant des postes compris dans les programmes d'échange et de liaison; 
4. les personnes affectées aux unités de liaison logistique des FAC, aux agences de services techniques et aux détachements techniques, ainsi qu'à des entreprises attributaires de contrats de défense, afin de s'acquitter de responsabilités en matière de gestion de projet; 
5. les personnes affectées à des postes figurant sur la liste des détachements établie à la suite d'ententes interministérielles et inter-gouvernementales, dont celles qui touchent les Unités de sécurité militaire (USM) et les bases des Forces canadiennes (BFC) Shilo, Suffield, etc.

6. Objectifs du programme

6.1 Le but premier d'une affectation, d'un détachement ou d'un prêt est de permettre aux militaires d'acquérir des connaissances et des compétences qui sont essentielles et souhaitables pour les FAC, mais qui ne peuvent être acquises à l'aide des programmes d'études et d'instruction actuels. Le deuxième objectif est la création d'un climat d'entraide et de respect mutuel entre les FAC et les organisations participantes.

6.2 L'importance accordée aux deux objectifs et les avantages du projet pour les FAC servent à déterminer si les demandes seront approuvées ou non et, dans l'aff irmative, s'il s'agira d'une affectation, d'un détachement ou d'un prêt. Dans le cas d'une affectation ou d'un prêt, les services du militaire sont fournis à titre gracieux en reconnaissance des avantages qu'en tirent les FAC. Lorsque l'avantage pour les FAC est principalement celui énoncé dans le deuxième objectif, le MDN conclut un contrat de détachement avec l'organisation d'accueil pour le recouvrement des coûts. Les modalités de recouvrement sont assujetties aux dispositions de la PMDN 55. À titre d'exemple, seuls les coûts marginaux sont recouvrés auprès d'autres ministères fédéraux alors qu'on demande au secteur privé de rembourser tous les coûts. Dans d'autres cas, le recouvrement des coûts totaux ou marginaux sera fonction des circonstances particulières du détachement. Les FAC préfèrent les détachements aux affectations et aux prêts parce que les sommes recouvrées sont portées au crédit du Programme des services de défense (PSD) du MDN.

6.3 Les personnes choisies en vue d'une affectation, d'un détachement ou d'un prêt doivent avoir les antécédents, les connaissances et les compétences qui permettront aux FAC de tirer tous les avantages possibles de l'activité. Elles doivent pouvoir remplir les fonctions assignées par l'organisme d'accueil avec la plus grande compétence de façon à ne pas ternir la réputation des FAC. Par ailleurs, les responsables de la sélection ne doivent pas oublier qu'à la fin de l'affectation, du détachement ou du prêt, le militaire sera versé dans une unité où il pourra mettre à profit l'expérience qu'il aura acquise. Les critères de sélection et d'emploi sont énumérés à l'annexe A.

7. Administration

7.1 Pour être prises en considération par le MDN, les demandes d'affectation, de détachement ou de prêt doivent être présentées par écrit au SM, au CEMD ou au CPM, et elles doivent être signées par un cadre supérieur d'un rang équivalent au sein de l'organisation postulante (p. ex., celui de sous-ministre adjoint ou de premier vice-président). Nous retournerons les demandes qui ne seront pas signées par un cadre supérieur de l'organisation postulante en indiquant qu'elles doivent être dûment signées par une autorité compétente.

7.2 Sur réception d'une demande de détachement, d'affectation ou de prêt de personnel militaire, le DREM prend contact avec les coordonnateurs de carrières (CC) compétents et choisit l'organisme qui fera fonction de parrain. La demande est ensuite envoyée à la direction responsable du CPM, compte tenu du grade détenu par le militaire concerné. Les demandes tombent dans l'une ou l'autre des catégories suivantes :

7.3 Dans tous les cas, il faut obtenir l'autorisation du Chef - Carrières et développement du personnel (CCDP), du Directeur général - Carrières militaires (Officiers) (DGCMO), du Directeur général - Carrières militaires (Personnel non officier) (DGCMP) ou de leurs représentants délégués et présenter la réponse officielle aux autorités compétentes pour son approbation et sa signature. Si la demande de prêt, de détachement ou d'affectation est approuvée, la version définitive du PE doit être jointe au document.

7.4 Il arrive que l'organisation postulante demande le détachement, l'affectation ou le prêt d'un militaire en particulier. La direction responsable doit informer l'organisation postulante que la sélection d'un candidat est la prérogative du MDN. Afin d'accélérer le processus, l'organisation postulante doit préciser les fonctions et attributions du poste à combler. Elles doivent être suffisamment détaillées pour que l'officier d'acheminement puisse répondre par un oui ou par un non et, dans l'affirmative, indiquer si la demande donnera lieu à une affectation, un prêt ou un détachement. L'organisation qui présente une demande doit y inclure l'information suivante :

1. les fonctions et les responsabilités du poste;
2. la qualification et les compétences professionnelles, les études postsecondaires et les permis obligatoires demandés;
3. les responsabilités en matière de supervision;
4. les compétences linguistiques en matière de langues officielles;
5. l'autorisation de sécurité requise;
6. les qualités personnelles de l'individu, telles que l'entregent; 
7. autres qualifications, compétences et qualités souhaitables. 

7.5 Le PE régissant l'affectation, le détachement ou le prêt doit être clair afin de minimiser la possibilité de mésententes subséquentes surtout pour ce qui est de savoir qui doit assumer les frais particuliers. Les frais imposés par le MDN pour la location de son personnel équivalent à la solde correspondant au grade et au groupe professionnel militaire (GPM) du militaire concerné, à laquelle s'ajoute une surtaxe d'au plus 25% pour couvrir les frais du soutien administratif, conformément à la délibération 697232 du Conseil du Trésor, en date du 21 décembre 1970. S'adresser au DS Fin pour connaître les frais réels exigés.

7.6 Un PE type est joint à l'annexe B, et bien qu'il puisse s'appliquer à la plupart des cas, il n'est pas considéré comme exhaustif. Les officiers d'acheminement doivent évaluer chaque situation en fonction du PE susmentionné et y ajouter des renseignements additionnels s'il le faut. Il devrait rarement être nécessaire d'en supprimer des clauses.

7.7 Lorsque toutes les negotiations sont complétées et que l'on s'est entendu sur les termes du PE, il faut rédiger la réponse à l'intention de l'organisation postulante, rédiger le PE et le faire signer par le SM, le CEMD ou le SMA(Per). Ces personnes sont les seules à pouvoir autoriser les affectations et les détachements et à pouvoir signer le PE au nom du MDN et des FAC. Les prêts de personnel doivent être approuvés par le Ministre.

7.8 Lorsque les deux parties ont signé le PE, il revient à la direction responsable - le DNS, le DCMC ou le DREM, selon le cas - de fournir des copies de la correspondance pertinente aux personnes suivantes :

1. au DBE, pour assurer l'ajout d'un poste sur la liste des détachements (CIE 725, CIU 1400); 
2. au DNS, au DCMC, au DCMO ou au DCMP, le cas échéant, pour la diffusion du message d'affectation; 
3. au DS Fin, pour assurer le remboursement des frais; 
4. au DREM, pour versement au dossier de contrôle des détachements; 
5. au CPEDN, pour archivage; 
6. aux Services des documents et des bibliothèques de la Défense nationale (SDBDN), pour fins d'enregistrement et de classement. 

8. Validation

8.1 Tous les contrats d'affectation, de détachement ou de prêt assujettis à cette instruction doivent être revus au moins une fois l'an. Le BPR, de concert avec le parrain, doit évaluer les bienfaits que pourrait avoir la prolongation d'une affectation. Cette évaluation doit avoir lieu trois mois avant la date d'expiration du PE ou trois mois avant l'anniversaire de la date de signature initiale. Si l'évaluation indique que l'entente devrait prendre fin ou qu'elle ne devrait pas être renouvelée, le BPR doit alors soumettre une recommandation en la justifiant à cet effet, à l'autorité Compétente.

9. Révision

9.1 Le DREM doit réviser la présente instruction au mois de septembre, chaque année.

10. Références

Lois, règlements, politiques des organismes centraux et DOAD connexe

• Chapitre 10 des ORFC, Mutation, affectation, dértachment et pret
• Article 1.16 des ORFC, Exercice de l'autorité conférée au chef d'état-major de la défense par le ministre

Autres références

• OAFC 59-5, Protocoles d’entente (ce document n'est accessible que sur le RED)

11. Annexes

1. Annexe A – Critères de selection et d'emploi
2. Annexe B – Protocole d'entente générique
   1. Appendice 1 – Protocol d'entente générique