Instructions du personnel militaire des Forces armées canadiennes 08/03 – Processus d'intervention pour le maintien de l'effectif des Forces armées canadiennes

1. Identification

Date de publication : 2003-07-14

Date de modification : 2024-12-01

Application : Le processus d‘intervention pour le maintien de l‘effectif s‘applique aux codes de groupe professionnel militaire de la Force régulière.

Autorité approbatrice : Chef du personnel militaire (CPM)

Demandes de renseignements : Centre d'intervention administrative (CRA)

2. Introduction

2.1 Le processus d‘intervention pour le maintien de l‘effectif (PIME) a été établi en vue de donner suite à deux tâches énoncées dans le plan d'action de la stratégie de maintien de l'effectif des FC (30000-2-8 [DPEM 4], 23 octobre 2001), du CPM. Une première tâche consiste à surveiller l‘attrition au niveau de la direction, et l‘autre, à appuyer les autorités de gestion (AG) dans l‘élaboration de stratégies de maintien de l‘effectif propres à chaque GPM. Pour effectuer ces tâches, la Direction – Politique d‘emploi des militaires (DPEM) a créé l‘équipe d‘attrition/de maintien de l‘effectif (EAME), qui fait partie intégrante de la Direction.

Remarque - Chef d‘état-major de l‘Armée de terre, Chef d‘état-major de la Force aérienne, Chef d‘état-major des Forces maritimes, Grand prévôt des FAC, Groupe médical des FAC, CPM [GPM de soutien]

3. Attrition

3.1 Il existe quatre types d‘attrition :

1. Non volontaire : problème médical, non-renouvellement du contrat;
2. Volontaire, fonctionnelle : départ d‘une personne à faible rendement;
3. Volontaire, non fonctionnelle et inévitable : bon militaire poussé par des facteurs externes, souvent personnels; et
4. Volontaire, non fonctionnelle et évitable : militaire poussé par des facteurs internes.

3.2 L‘EAME se penchera principalement sur l‘attrition volontaire et évitable. Elle analysera en outre l‘attrition se produisant pendant l‘instruction, mais elle ne surveillera et n‘examinera pas les questions directement liées au recrutement.

3.3 Un Système de gestion de l'attrition (SGA) a été mis au point. Il permet de gérer l‘attrition de l‘effectif total des FAC. Le SGA est mis à jour tous les mois, et il consigne les caractéristiques, y compris, sans toutefois s‘y limiter, le GPM, les années de service, l‘âge, le sexe et le motif de libération. Ce système renferme des données sur toutes les libérations qui se sont produites depuis l‘année financière 1997-1998, quand PeopleSoft a été adopté comme système de gestion des ressources humaines au Ministère. Pour les années précédentes, les données se trouvent dans diverses sources ; toutefois, les données de PeopleSoft sont maintenant assez détaillées pour réaliser une analyse quantitative continue de l‘attrition. Un rapport annuel sera publié pour informer l‘AG des profils et des tendances de l‘attrition dans chaque GPM.

4. Maintien de l'effectif

4.1 Pour réussir à maintenir l‘effectif, il faut prévenir l‘attrition. La solution peut être transactionnelle, p. ex., tous les éléments de la rémunération, acheter le maintien d‘un militaire, ou relationnelle, c.-à-d. qualité de vie, renforcer l‘engagement d‘un militaire. Une des méthodes ou les deux peuvent être des moyens appropriés pour une initiative de maintien de l‘effectif, selon la cause de l‘attrition.

4.2 Le processus d‘intervention pour le maintien de l‘effectif est divisé en neuf activités distinctes mais connexes qui fonctionnent en un cycle continu. Ces activités sont indiquées dans la liste suivante et illustrées schématiquement à l‘annexe A.

4.3 Voici ces activités :

1. collecte de renseignements;
2. analyse;
3. identification de GPM posant problème;
4. approbation de l‘AG pour le diagnostic des GPM posant problème;
5. diagnostic et analyse des résultats;
6. création d‘une équipe interdisciplinaire unique;
7. analyse des options;
8. ecommandations; et
9. intervention. 

5. Collecte de renseignements

5.1 La Direction – Gestion de l'information des ressources humaines (DGIRH) fournit des renseignements sur l‘attrition extraits de PeopleSoft le 10e jour du mois suivant. Le DGIRH fournit deux dossiers: un contenant de l‘information sur les militaires qui sont libérés, l‘autre, sur ceux qui s‘enrôlent. Le dossier de chaque personne quittant les FAC renferme le numéro de matricule, le GPM, le grade, l‘âge, les années de service, le sexe, la langue officielle maternelle, les conditions de service, ainsi que la date et le motif de libération. Le dossier sur les recrues ne contient que le nombre de personnes assignées à un GPM pendant le mois. Les données sont ensuite versées dans la base de données du SGA, qui les analyse ensuite pour identifier les profils et les tendances.

6. Analyse

6.1 Les données sont analysées pour chaque GPM. Elles sont ensuite comparées aux mois précédents et aux années précédentes, de façon à déterminer les profils et les tendances à mesure qu‘ils se présentent. Les données des officiers et des MR sont analysées à l‘aide de deux méthodes différentes. La première considère l‘attrition totale, c.-à-d. ceux qui sont libérés volontairement, ceux qui terminent leur service, ceux qui sont libérés pour motifs médicaux, disciplinaires ou administratifs, et ceux qui ne peuvent être employés avantageusement. Il arrive qu'aucun motif de libération ne soit enregistré, mais ces occasions sont rares et n‘ont aucune incidence sur les résultats. Le résultat total de l‘attrition est comparé au nombre de personnes se joignant au GPM pour déterminer si le problème est dû à un nombre insuffisant de personnes choisissant le GPM plutôt qu'à un trop grand nombre de militaires le quittant. La deuxième méthode tient compte des départs volontaires, et ce nombre est analysé en fonction des années de service au moment de la libération. Cette méthode donne le pourcentage d‘attrition volontaire, soit l‘objectif principal du processus d‘intervention pour le maintien de l‘effectif.

6.2 Les résultats de cette analyse sont distribués annuellement aux AG. Le rapport publié en juin décrit l‘année financière en entier et compare ces données à celles des années précédentes.

6.3 Si une tendance inquiétante est cernée avant la date de publication prévue du rapport, l‘AG en est informée. Des analyses adaptées sont effectuées à la demande de l‘AG.

7. Identification

7.1 L‘identification initiale d‘un problème au sein d‘un GPM découle de l‘analyse des données. Les GPM identifiés sont ensuite analysés davantage grâce à des discussions avec l‘AG, qui pourrait connaître les causes d‘une telle situation. Il pourrait s'agir, par exemple, d'une diminution importante d‘offres de service pendant une seule année afin de diminuer le niveau préférentiel de dotation (NPD). D‘autres cellules des RH comme la Direction – Ressources humaines stratégiques (DRH Strat) et la Direction – Recherche et évaluation en ressources humaines (DRERH) sont consultées au besoin afin d‘obtenir un appui spécifique, par exemple des prévisions ou l‘examen de documents sur des facteurs d‘attirance sociétaux.

Remarque – Les facteurs d‘attirance sociétaux sont des influences externes qui attirent des gens hors des FAC et vers la main d‘œuvre civile. Par exemple, un boom économique exigeant un bassin accessible d‘employés qualifiés et expérimentés. Des campagnes de recrutement dans le secteur de l‘aviation, les forces policières et l‘industrie de la haute technologie ont toutes attiré des militaires hors des FAC pendant les années 90.

7.2 Quand on a identifié un GPM devant peut-être faire l‘objet d‘un diagnostic, il faut ensuite déterminer l‘outil de diagnostic. Ceux qui sont actuellement disponibles comprennent les enquêtes et les groupes de consultation, les enquêtes constituant l‘outil de premier choix.

8. Approbation du diagnostic

8.1 Deux autorités distinctes doivent approuver tout diagnostic proposé : l‘AG appropriée et le DRERH. L‘AG est responsable des militaires à évaluer et doit décider de la gravité du problème. Il est possible que le DPEM ne comprenne pas les raisons pour lesquelles l'AG refuse qu'un GPM fasse l'objet d'une enquête. Le DRERH est chargé de coordonner toutes les enquêtes réalisées au sein des FAC. L‘appui actif de l‘AG et du DRERH facilitera le diagnostic. Si un trop grand nombre de GPM critiques doivent faire l'objet d'une enquête, l‘AG décidera de l‘ordre de priorité des GPM à diagnostiquer.

9. Diagnostic

9.1 Le diagnostic sera géré par le DPEM. L‘AG et le DRERH l‘appuieront au besoin. Il est également possible de faire appel à des agents contractuels pour lesquels le financement nécessaire fera l‘objet de discussion avec l‘AG avant d‘en retenir les services. L‘EAME analysera les données, ou, dans le cas d‘un agent contractuel, en supervisera l‘analyse. La DRH Strat pourrait être appelée à fournir de l‘information complémentaire telles que des données prévisionnelles ou des compilations de données externes. Il est possible d‘obtenir sur demande le protocole de diagnostic.

9.2 L‘EAME analysera les résultats du diagnostic, déterminera la cause potentielle du problème en fonction des résultats de la recherche et s‘assurera qu‘il s‘agit vraiment d‘une attrition volontaire évitable, soit un problème qu‘il est raisonnablement possible de résoudre. Une liste préliminaire des interventions sera ensuite établie par l‘EAME, en collaboration avec l‘AG.

10. Équipe interdisciplinaire unique

10.1 Une équipe interdisciplinaire unique sera formée et chargée de traiter chaque diagnostic nécessitant une intervention. L‘EAME coordonnera le travail de l‘équipe et agira comme secrétariat. L‘AG en sera le président. Les membres seront choisis en fonction de la pertinence de leur spécialité dans le cadre de l‘intervention. Une liste d‘options d‘intervention sera ensuite établie. Le mandat de l‘équipe interdisciplinaire unique figure à l‘annexe B ci-jointe.

11. Analyse des options

11.1 Toutes les options seront analysées par l‘équipe, et une intervention recommandée sera choisie.

12. Recommandation et intervention

12.1 Le DPEM et l‘AG responsable recommanderont une intervention au CPM. Toute autre autorité qui aurait un intérêt relativement à l‘intervention sera invitée à être présente à l‘exposé. Le CPM s‘assurera que l‘intervention satisfait aux exigences juridiques, financières et administratives.

13. Surveillance

13.1 La surveillance, ou l‘évaluation, du succès de l‘intervention fera partie du processus continu de collecte de renseignements.

14. Références

Lois, règlements, politiques des organismes centraux et DOAD connexe

• S/O

Autres références

• Stratégie de rétention des FC – Plan d‘action du groupe du SMA(RH Mil) (30000-2-8 [DPEM 4], 23 octobre 2001)
• Rapport 2002-001 du DPEM-EAME Analyse quantitative de l‘attrition au sein de la Force régulière des Forces canadiennes, 1997-1998 à 2001-2002 (John G. Currie, 6 novembre 2002)

15. Annexes

1. Annexe A – Processus d‘intervention pour le maintien de l‘effectif
   Remarque - Le schéma de l’annexe A est décrit étape par étape dans l’IPMFAC sections cinq (5) à douze (12).
2. Annexe B – Équipe interdisciplinaire d‘attrition/de maintien de l‘effectif