Instructions du personnel militaire des Forces armées canadiennes 01/21 – Annexes – Programme d’auto perfectionnement des Forces Armées Canadiennes (PAFAC)

Annexe A – Remboursement des frais de scolarité – Force régulière

1. Procédure de demande dans le cadre du programme d’auto-perfectionnement

Exigences en matière d’approbation dans le cadre du programme d’auto-perfectionnement (PA)

1.1 Avant de présenter une demande d’aide financière pour un ou plusieurs cours associés à un PA, il faut remplir et présenter une demande de PA dans le Système du Programme d’auto-perfectionnement – Remboursement des frais de scolarité (PARFS) à l’intention de l’Académie canadienne de la Défense (ACD). La demande sera ensuite examinée et on vérifiera les éléments suivants : si le programme proposé va dans l’intérêt des Forces armées canadiennes (FAC), s’il respecte le plafond de remboursement pendant la carrière du militaire (38 000 $ CA), et si le programme d’études est offert par un établissement scolaire reconnu (par exemple les Collèges militaires du Canada).

1.2 Le PA doit avoir été approuvé par l’ACD avant que le processus de demande d’aide financière ne puisse commencer dans le cadre du programme de remboursement des frais de scolarité (RFS) – Force régulière (F rég).

Contraintes relatives aux PA actifs

1.3 Les membres des FAC ne peuvent avoir plus d’un PA à la fois. Ceux et celles qui souhaiteraient commencer un nouveau PA doivent d’abord terminer leur PA actif ou alors mettre ce PA au statut inactif.

1.4 Les demandes des membres des FAC visant le remboursement des frais de scolarité (RFS) dans le cadre d’un PA relevant de programmes de formation subventionnés financés ne sont pas prises en compte dans le programme dont il est question ici.

Critères d’admissibilité

1.5 Pour être admissible en vertu d’un PA, il faut satisfaire les critères suivants :

1. être membre de la F rég;
2. avoir réussi sa qualification militaire de base (officier ou militaire du rang);
3. avoir reçu une solde et des indemnités en vertu des sections 2 ou 3 de la DRAS 204, ou encore, avoir reçu une indemnité de congé de maternité (ORFC 16.26) ou de congé parental (ORFC 16.27).

2. Remboursement des frais de scolarité

Objectif

2.1 L’objectif du programme de RFS – F rég est de rembourser les membres de la F rég lorsqu’ils réussissent des cours faisant partie d’un PA (dont l’autorisation a été donnée par l’ACD aux fins de subvention).

2.2 Le fait que le PA ait été approuvé ne garantit pas le remboursement des frais de scolarité pour un cours associé au PA. Les militaires ne recevront pas de remboursement pour leurs cours si l’ACD n’a pas d’abord autorisé le financement.

2.3 L’autorisation de financement dépendra des priorités des FAC et des contraintes financières de l’année financière en question.

Dépenses admissibles

2.4 Les frais de scolarité présentés ci-après peuvent faire l’objet d’une demande de financement (RFS) :

1. Les droits de scolarité (y compris les frais d’examen ou les frais de surveillance);
2. Les frais afférents à l’association étudiante ou au conseil étudiant;
3. Les frais d’inscription;
4. Les frais d’utilisation de la bibliothèque;
5. Les droits pour services de santé;
6. D’autres frais analogues perçus par une université ou un établissement d’enseignement (sur approbation du Chef d’état-major de la défense);
7. Les frais d’achat de livres, y compris les livres numériques (une partie de ces frais réels et raisonnables peut être remboursée, selon la décision de l’ACD);
8. Dans le cas d’un programme d’études supérieures, une partie des frais réels et raisonnables de demande de préadmission, de frais d’examens d’admission obligatoires et des frais relatifs à un mémoire;
9. Les frais de tutorat, à un taux de 50 %, sans dépasser 50 % des frais de scolarité afférents au cours. Pour que ce genre de dépenses soit remboursé, le tutorat doit être suivi en même temps qu’un cours obligatoire;
10. Les frais réels et raisonnables des instruments (p. ex., calculatrice scientifique ou financière), à un taux de 50 % de leur coût d’achat. *Remarque : En vertu de la présente instruction, le coût d’achat ou de location d’ordinateur, de logiciel ou d’autres technologies de l’information n’est pas admissible pour remboursement.

2.5 Si les frais de scolarité découlent d’une mesure d’adaptation liée aux troubles d’apprentissage, le ou la membre des FAC doit demander à sa chaîne de commandement d’intervenir aux termes de la DOAD 5516-5 (et de l’IPMFAC 02/19), Mesures d’adaptation pour trouble d’apprentissage lors du recrutement, de l’instruction et de l’éducation.

Admissibilité

2.6 Pour présenter une demande d’aide financière par l’entremise du programme de RFS – F rég :

1. le PA du ou de la militaire doit avoir été approuvé par l’ACD;
2. les cours qui font l’objet de la demande de financement (RFS) doivent être associés à un PA actif;
3. les demandes de financement (RFS) présentées doivent respecter l’échéancier du Conseil du financement, cet échéancier étant affiché sur le site en ligne du PARFS. Les demandes présentées après la date limite ne seront pas traitées, sauf en cas de circonstances exceptionnelles (voir les procédures de la Commission des appels du PAFAC à l’annexe E).

2.7 Aucun remboursement rétroactif ne sera effectué pour des cours déjà suivis.

Restrictions relatives au plafond de remboursement

2.8 Pour veiller à ce que le financement (RFS) soit distribué de manière équitable, en règle générale, au cours de sa carrière, un ou une membre de la Force régulière n’excédera jamais un plafond de 38 000 $ CA pour le remboursement de ses frais de scolarité. En cas de circonstances exceptionnelles, l’ACD interviendra en suivant la procédure de la Commission des appels du PAFAC.

Établissement des priorités de financement

2.9 Les priorités de financement seront annoncées en janvier pour l’année financière suivante et seront accessibles sur le site en ligne du PARFS de l’ACD. Les demandes d’aide financière du personnel officier et des militaires du rang seront examinées séparément pour qu’ils aient tous accès aux mêmes possibilités d’auto-perfectionnement. Les priorités seront établies en fonction d’un système de notation créé et approuvé par l’ACD.

Délais des demandes

2.10 Les membres de la Force régulière soumettront une demande financement (RFS) pour un cours lié à leur PA actif, conformément au calendrier du Conseil du financement du PAFAC publié sur le site du PARFS.

Limite au nombre de cours actifs

2.11 Afin d’assurer la viabilité du programme et une distribution équitable des fonds, les limites sur le nombre de cours par période de financement et le nombre de cours par année financière seront publiées sur le site Web du PARFS.

Conseil du financement du PAFAC

2.12 Le Conseil du financement du PAFAC est un organe formé de représentants de l’ACD.

2.13 Ce conseil publiera un calendrier des réunions du conseil et des fenêtres de financement sur le site du PARFS. Les militaires doivent consulter le calendrier et faire une demande de financement en fonction de la date de début de leur cours.

2.14 Ce conseil examinera et confirmera quelles demandes de remboursement des frais de scolarité seront autorisées en fonction des contraintes financières et des priorités de financement. Ce conseil informera les militaires qui ont des demandes de financement autorisées liées à un PA approuvé avant la date de début de leur cours.

Exigences pour le remboursement

2.15 Le ou la militaire qui a reçu un avis mentionnant que le remboursement est approuvé ne peut en faire la demande qu’après avoir complété les cours pour lesquels il ou elle est autorisée à recevoir une subvention des FAC. Les fonds ne seront pas versés à l’avance au ou à la militaire ou à l’établissement d’enseignement.

2.16 Afin de comptabiliser les dépenses liées au RFS au cours d’une année financière donnée, les militaires sont encouragés à réclamer leurs frais de scolarité dans un délai de 30 jours après avoir réussi un cours.

2.17 Les militaires dont le cours ou le programme est financé par une subvention ou une bourse doivent le déclarer et en fournir la preuve à l’autorité responsable du remboursement. On déduira alors du remboursement de leurs frais de scolarité pour le cours le montant de leurs subventions. Conformément à la DRAS 210.80, un ou une membre des FAC autorisée à accepter une bourse d’études ne peut pas recevoir de remboursement de la part des FAC.

Modifications de la date de début du cours

2.18 Les militaires ne peuvent modifier les dates de début des cours qu’une seule fois, et cela doit se faire au cours de la même année financière. L’antidatation de début de cours ne sera pas acceptée, sauf dans des circonstances exceptionnelles. Si le ou la membre des FAC doit modifier une date de début de cours autorisée pour une date dans la prochaine année financière, le financement de ce cours sera annulé et le ou la membre des FAC devra soumettre une nouvelle demande de financement.

Substitution de cours

2.19 Lorsqu’un ou une militaire a reçu l’autorisation relativement à la subvention d’un cours durant une période de financement, il ou elle peut, avant la date de fin du cours original, remplacer ce dernier par un autre cours dans la même période, à condition que le cours soit associé au même programme d’auto-perfectionnement. Les membres des FAC ne seront normalement pas autorisés à remplacer un cours si :

1. les dates du cours ne se situent pas dans la même période de financement que le cours initial autorisé qui doit être remplacé;
2. le cours de remplacement ne fait pas partie du PA actif;
3. les frais de scolarité prévus pour le cours de remplacement sont plus élevés que ceux pour le cours autorisé;
4. le ou la militaire tente de substituer plusieurs cours à la place d’un seul cours autorisé avec des frais de scolarité identiques ou inférieurs à ceux prévus.

2.20 Dans ces cas, le ou la militaire devra soumettre soit un nouveau PA, si le cours de substitution proposé n’est pas associé à un PA actif, soit une nouvelle demande de RFS si le cours de substitution proposé ne répond pas aux critères de substitution.

Modifications au financement d’un cours autorisé – Frais d’études

2.21 Si le ou la militaire apprend qu’il ou elle doit couvrir des frais supplémentaires imprévus (frais d’administration, achat de livres obligatoires ne figurant pas dans le plan de cours initial, etc.), il ou elle doit présenter une demande de modifications au PA avant la fin de son cours. Aucune demande présentée après la fin du cours ne sera traitée.

Annexe B – Remboursement des frais de scolarité – Première réserve

1. Procédure de demande dans le cadre du programme d’auto-perfectionnement

Exigences en matière d’approbation dans le cadre du programme d’auto-perfectionnement (PA)

1.1 Avant de présenter une demande d’aide financière pour un ou plusieurs cours associés à un PA, il faut remplir et présenter une demande de PA dans le Système du Programme d’auto-perfectionnement – Remboursement des frais de scolarité (PARFS) à l’intention de l’Académie canadienne de la Défense (ACD), pour qu’elle détermine l’admissibilité du programme conformément aux critères établis dans la DRAS 210.801. Le programme d’auto-perfectionnement sera approuvé s’il est jugé admissible.

Critères d’admissibilité :

1.2 Le ou la militaire peut soumettre une demande de PA en tout temps, toutefois pour être admissible à l’aide financière en vertu de la présente annexe, il ou elle doit :

1. être membre de la Première réserve (P rés);
2. avoir réussi sa qualification militaire de base (officier ou militaire du rang);
3. recevoir un traitement et des indemnités en vertu des sections 2, 3 ou 5 de la DRAS 204 ou être en congé de maternité (ORFC 16.26) ou en congé parental (ORFC 16.27).

Cours obligatoires

1.3 Les membres de la Première réserve, peu importe leur grade, peuvent s’inscrire à un cours nécessaire pour obtenir :

1. un diplôme ou un grade de premier cycle ou d’études supérieures dans une université canadienne accréditée par un ministère provincial ou par une organisation ayant obtenu l’autorisation d’une province d’accorder une accréditation aux universités;
2. un diplôme dans un collège canadien accrédité par un ministère provincial ou par une organisation ayant obtenu l’autorisation d’une province d’accorder une accréditation aux collèges, dans un champ d’études que l’ACD considère comme étant d’intérêt pour les Forces armées canadiennes (FAC);
3. un diplôme ou un grade dans tout autre établissement, à condition que l’ACD ait déterminé que :
   1. l’établissement applique des normes d’enseignement et offre un programme comparable à une université ou un collège canadien, selon le cas, qui a été accrédité par un ministère provincial ou par une organisation ayant obtenu l’autorisation d’une province d’accorder une accréditation aux universités ou aux programmes, selon le cas;
   2. le diplôme ou le grade relève d’un champ d’études d’intérêt pour les FAC.

2. Remboursement des frais de scolarité

Objectif

2.1 Le programme de remboursement des frais de scolarité (RFS) – P rés apporte une aide financière au personnel officier et aux militaires du rang admissibles de la P rés des FAC pour leur offrir des possibilités d’auto-perfectionnement.

Droit

2.2 Conformément aux politiques actuelles, un ou une membre de la P rés a droit au remboursement de 50 % de ses frais de scolarité, jusqu’à concurrence de 2 000 $ CA pour les cours obligatoires réussis dans une même année universitaire, mais au maximum 8 000 $ pendant toute la durée de son service dans la P rés.

Dépenses admissibles

2.3 Les frais de scolarité présentés ci-après peuvent faire l’objet d’une demande de remboursement :

1. Tous les frais d’examen initial, droits d’inscription et frais de scolarité nécessaires pour suivre un cours ou un programme de cours.
2. Tous les frais concernant l’équipement et le matériel nécessaires pour un cours, y compris les uniformes, les livres et les instruments, mais à l’exception des fournitures scolaires telles que le papier, les crayons, les stylos et autres articles du même genre.
3. Frais obligatoires d’adhésion à une association d’étudiants ou cotisation à un syndicat, frais de bibliothèque, frais de laboratoire et frais d’examen;
4. Les coûts d’impression ou de reliure pour une thèse, le cas échéant pour un cours obligatoire;
5. Tous les autres droits ou frais obligatoires concernant un cours obligatoire ou un programme de cours obligatoires qui sont énumérés dans le plan de cours ou dans la documentation concernant le programme.

Admissibilité

2.4 Le ou la membre de la P rés peut recevoir un remboursement pour les frais susmentionnés s’il ou elle :

1. possède un plan d’apprentissage individuel (PAI) enregistré;
2. a demandé et reçu l’approbation de l’ACD pour un PA avant de soumettre une demande de financement pour un cours;
3. a réussi les cours obligatoires;
4. n’est pas libéré ou transféré de la P rés durant l’année universitaire au cours de laquelle il suit les cours obligatoires;
5. n’est pas, à n’importe quel moment durant l’année où les cours requis sont suivis :
   1. en congé sans solde ni indemnités, sauf s’il s’agit d’un congé de maternité ou d’un congé parental;
   2. exempté de l’obligation d’accomplir ses tâches militaires en vertu du paragraphe 19.75 des ORFC;
   3. l’objet d’une suppression, coupure ou annulation de rémunération et avantages sociaux en vertu du paragraphe 208.31 des ORFC;
   4. parmi les effectifs en non-activité, à la demande du commandant du membre.

Demande de remboursement des frais de scolarité

2.5 Le ou la membre de la P rés doit nommer le semestre ou les cours liés au PA approuvé et pour lesquels il ou elle a l’intention de déposer une demande de remboursement, avant la fin de l’année scolaire faisant l’objet de la demande.

Premier enrôlement, nouvel enrôlement ou mutation

2.6 Le ou la militaire qui, pendant un semestre ou une session scolaire, au sens que leur donne l’établissement d’enseignement concerné, s’enrôle dans la P rés, s’y enrôle de nouveau ou s’y fait muter, peut présenter une demande de remboursement des frais de scolarité admissibles en vertu des critères susmentionnés qu’il ou elle a engagés à l’égard des cours obligatoires qu’il ou elle a réussis pendant le semestre ou la session.

Libération par suite de blessures

2.7 Le militaire ou la militaire qui est libérée suivant l’un des motifs indiqués au numéro 3a) ou b) du tableau ajouté au paragraphe 15.01 des ORFC, Libération des officiers et militaires du rang, par suite d’une blessure attribuable au service militaire, peut présenter une demande de remboursement des frais de scolarité admissibles, en vertu des critères susmentionnés, qu’il ou elle a engagés à l’égard des cours obligatoires qu’il ou elle a réussis au plus tard le jour de sa libération.

Frais de transport, d’hébergement et de repas

2.8 Aucuns frais de transport, d’hébergement et de repas ne sont remboursés.

Exigences pour le remboursement

2.9 Le ou la militaire qui a reçu un avis mentionnant que le remboursement des frais de scolarité est approuvé ne peut en faire la demande qu’après avoir terminé les cours pour lesquels il est autorisé à recevoir une subvention des FAC. Les fonds ne seront pas versés à l’avance au ou à la militaire ou à l’établissement d’enseignement.

2.10 Afin de demander le remboursement de ses frais de scolarité, le ou la militaire fait parvenir, conformément aux directives établies par l’ACD, une demande de remboursement au moyen de la formule CF 52, Formule générale de demande d’indemnité, au plus tôt le premier jour de l’année scolaire suivant celle au cours de laquelle il a réussi les cours obligatoires, accompagnée des reçus pertinents et d’une preuve de réussite des cours obligatoires visés par la demande pour cette année scolaire.

2.11 Le ou la militaire doit présenter sa demande de réclamation à la salle des rapports de son unité d’appartenance.

Nota - Les frais de scolarité remboursés en vertu de la présente instruction pourraient réduire le montant d’une indemnité de recrutement versée en vertu de la DRAS 205.525, Indemnité de recrutement.

Modifications d’une demande de remboursement des frais de scolarité

2.12 Les modifications apportées aux demandes de remboursement des frais de scolarité doivent être soumises avant la fin de l’année scolaire en question. Aucune demande présentée après la fin de l’année ne sera traitée.

Annexe C – Remboursement des frais de scolarité – Programme de perfectionnement des compétences

1. Remboursement des frais de scolarité

Objectif

1.1 L’objectif du programme de perfectionnement des compétences – Force régulière est de permettre aux membres admissibles de mettre à jour leurs compétences militaires et d’élargir leur expérience pour qu’elles soient reconnues dans le marché du travail civil, ou pour obtenir une accréditation, ou les deux, afin de poursuivre une carrière dans la société civile.

Admissibilité

1.2 Un militaire est admissible au remboursement des frais de scolarité et d’attestation pendant deux ans, jusqu’à un maximum de 5 400 $ pour l’ensemble des périodes de service dans la Force régulière :

1. s’il a réalisé au moins 10 ans de service cumulatif dans la Force régulière;
2. s’il a présenté une demande de programme d’auto-perfectionnement par l’entremise du système de remboursement des frais de scolarité dans le cadre du programme d’auto-perfectionnement à l’Académie canadienne de la Défense (l’ACD) au plus tard un an après la date officielle de transfert ou de libération de la Force régulière;
3. si l’ACD a évalué le programme d’auto-perfectionnement et en a approuvé les cours ou les attestations.

Limites

1.3 Un militaire qui possède un diplôme universitaire ou collégial ou une certification ou une attestation professionnelle civile n’est pas admissible au remboursement de ses frais de scolarité et d’attestation.

Approbation d’une attestation sans cours suivis au préalable

1.4 Quels que soient les cours et l’attestation présentés par le militaire dans son programme d’auto-perfectionnement, l’ACD doit vérifier :

1. si la délivrance d’une attestation sans avoir suivi de cours permettra au militaire d’occuper un emploi civil directement lié à son occupation militaire actuelle ou antérieure; ou
2. si le militaire peut obtenir plus d’une attestation, de son choix, mais se voir rembourser les frais encourus pour obtenir cette attestation, pourvu qu’ils n’excèdent pas le montant des frais encourus pour l’attestation la plus modique qu’il pourrait obtenir, tel qu’il est déterminé par l’ACD.

Approbation des cours obligatoires à l’attestation

1.5 Si l’attestation n’est pas approuvée en vertu du paragraphe 1.4, l’ACD doit approuver :

1. dans le cas d’un emploi civil directement lié à l’occupation militaire actuelle ou antérieure du militaire, les cours ou l’attestation, tels qu’ils sont présentés dans la demande du programme d’auto-perfectionnement le cas échéant, qui lui permettraient d’occuper un emploi civil lié de façon directe ou indirecte à cette occupation; ou
2. dans les autres cas, les cours ou l’attestation, tels qu’ils sont présentés dans la demande du programme d’auto-perfectionnement, le cas échéant, qui permettraient au militaire d’occuper un emploi civil.

Frais de transport, d’hébergement et de repas

1.6 Aucuns frais de transport, d’hébergement et de repas ne sont remboursés.

Demande de remboursement des frais de scolarité

1.7 Lorsqu’un programme d’auto-perfectionnement est approuvé par l’ACD, un membre pourrait présenter une demande d’aide financière en déposant une demande de remboursement des frais de scolarité. Pour ce faire et pour être admissible au remboursement, il devra déposer sa demande avant la date du cours qu’il prévoit suivre selon les dates présentées dans le tableau du conseil d’administration du fonds publié sur le site Web du PARFS. Aucun remboursement ne sera effectué pour des cours déjà complétés.

Modifications d’une demande de remboursement des frais de scolarité

1.8 Les modifications apportées aux demandes de remboursement des frais de scolarité doivent être soumises avant la fin du cours en question. Aucune modification soumise après la fin du cours ne sera traitée.

Imposition

1.9 Le remboursement des frais de scolarité dans le cadre du Programme de perfectionnement des compétences est imposable.

Annexe D – Annulé par CANFORGEN 163/24

Date de la modification : 2024-11-18

Annexe E – Commission des appels du PAFAC

1. Commission des appels du PAFAC

Objectif

1.1 La Commission des appels du PAFAC permet aux membres des Forces armées canadiennes (FAC) de demander la révision d’une décision défavorable à l’égard d’une demande de programme d’auto-perfectionnement (PA) présentée selon le processus d’application ou d’une demande d’aide financière aux études pour d’autres raisons que des restrictions budgétaires.

But

1.2 Le but de la Commission des appels du PAFAC est d’examiner le plus rapidement possible les décisions relatives au programme d’auto-perfectionnement et aux demandes d’aide financière, selon les motifs d’appel invoqués par le membre des FAC.

Fréquence des réunions

1.3 La Commission des appels du PAFAC se réunit au moins toutes les six semaines.

Quorum

1.4 La Commission des appels du PAFAC sera composée d’au moins trois membres militaires votants (y compris le président, le cas échéant) provenant des organisations ci-après.

1. Président : SCEM Ops de l’ACD ou Cmdt du QG de l’Académie canadienne de la Défense (ACD)
2. Participants : Adjuc de formation; perfectionnement professionnel; J4; J7; J8.

Procédure

1.5 Un membre des FAC qui souhaite faire appel d’une décision défavorable à l’égard d’un programme d’auto-perfectionnement ou d’une demande de remboursement des frais de scolarité doit respecter la procédure ci-après :

Norme de preuve et éléments de preuve

1.6 La norme de preuve dans le cas d’une demande du programme d’autoperfectionnement est la prépondérance des probabilités illustrée dans le tableau ci-après : 

Précédents

1.7 Le Secrétariat de la Commission des appels du PAFAC recueillera des données sur les décisions antérieures pour que la Commission des appels puisse en prendre connaissance, si nécessaire.

Décisions

1.8 Le membre des FAC sera avisé par écrit de la décision de la Commission des appels dans le système du PARFS ou par courriel s’il n’a pas accès au RED.

1.9 Les motifs de la décision de la Commission des appels doivent être expliqués de façon détaillée, de manière à permettre au membre des FAC de comprendre la décision.

1.10 Si la décision ne le satisfait pas, il peut présenter un grief pour la contester, conformément au chapitre 7 des ORFC, Griefs, et à la DOAD – série 2017 sur les griefs militaires.