Sélection de la langue

Gouvernement du Canada / Government of Canada

Recherche

Dépenses de voyages - de la Loi sur la gestion de finances publiques (LGFP)

Manuel d’administration financière (MAF) chapitre 1017-3

En cas d'inconsistance ou de conflit entre les versions du document posté sur le site Canada.ca et l’intranet de l’Équipe de la Défense, la version postée sur l’intranet de l’Équipe de la Défense prévaudra.

Sur cette page

Haut de la page

  1. 1. Date d’entrée en vigueur

    1. 1.1 La présente politique entre en vigueur le 22 octobre 2019.
    2. 1.2 Cette politique remplace les instruments précédents de politique de gestion financière (GF) du ministère de la Défense nationale (MDN) et des Forces armées canadiennes (FAC) relatifs à la planification, à l’autorisation, à l’enregistrement et aux rapports des dépenses de voyages énumérés dans l’annexe B.
    3. 1.3 Cette politique a été approuvée par le sous-ministre adjoint (Finances) (SMA(Fin)) le 22 octobre 2019.

    Haut de la page

  2. 2. Champ d’application

    1. 2.1 Cette politique s’applique à la planification, l’autorisation, l’enregistrement et aux rapports des dépenses payées ou remboursées avec des fonds publics pour tous types de voyages en service commandé de fonctionnaires et de non-fonctionnaires, à moins d’être spécifiquement exclues dans cette politique.

    2. 2.2 Assujettis aux dispositions de cette politique, cela inclus, sans s’y limiter :

      • le voyage de fonctionnaires en service commandé, incluant la formation, dont les dispositions et indemnités de voyage sont traitées dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte (CNM) et les Autorisations spéciales de voyager du Conseil du Trésor (CT);
      • le voyages de membres des FAC en service commandé, tel qu’en service temporaire, en affectation temporaire ou voyageant à des fins de formation, et dont les dispositions et indemnités de voyage sont traitées dans les Directives sur la rémunération et les avantages sociaux (DRAS) et la Directive des Forces canadiennes sur les voyages en service temporaire (DFCVST);
      • le voyage en service commandé de non-fonctionnaires qui relève d’un contrat ou d’une entente de bénévolat ou d’une autre autorisation permettant le paiement ou le remboursement des dépenses de voyages conformément au paragraphe 5.50;
      • le voyage du ministre de la Défense nationale (min DN) et du personnel exonéré en appui aux activités du MDN et des FAC (les politiques et pratiques pour tous les aspects de leurs voyages sont expliquées dans les Politiques du CT à l’intention des cabinets des ministres).

    3. 2.3 Cette politique ne s’applique pas :

      • au voyage d’employés du MDN et de membres des FAC de nature personnelle officielle, incluant le congés de maladie, de compassion et de deuil, de réinstallation et d’autres indemnités de voyage, dont les indemnités et les dispositions sont traitées dans :

        • la Directive sur la réinstallation du CNM, les Directives sur le service extérieur du CNM et la Directive sur les postes isolés et les logements de l’État du CNM pour les employés du MDN;
        • La directive sur le Programme de réinstallation intégrée pour les membres des FAC

        • Les DRAS applicables aux membres des FAC qui ne sont pas en service temporaire ou en affectation temporaire, et à leurs personnes à leur charge, telles que le :

          1. chapitre 10 sur les directives sur le service militaire à l’étranger;
          2. chapitre 11 sur les directives sur les postes isolés;
          3. chapitre 208 sur les prestations de réinstallation;
          4. chapitre 209 (Section 5 – Transport pendant une période de congé);
      • aux voyages financés par des subventions et contributions faites conformément à la politique du CT sur les paiements de transfert, et qui ne sont pas assujettis aux dispositions de la Directive sur les DVACE du CT;
      • aux dépenses de voyage qui sont considérées comme étant des frais d’accueil conformément au chapitre 1017-1 du MAF, Frais d’accueil.
      • Remarque :

      • L’information sur les approbations requises pour les droits de nature personnelle officielle se trouve dans les remarques du document de Délégation des pouvoirs de signature en matière financière pour le MDN et les FAC : colonne 2 – Rémunération et avantages sociaux; colonne 4 – Pouvoir relatif à la réinstallation et aux avances; et colonne 5 – Indemnités de service à l’étranger.

    Haut de la page

  3. 3. Contexte

    1. 3.1 Le gouvernement du Canada dans son ensemble, et le MDN et les FAC en particulier, engagent d’importantes dépenses de voyage à chaque année afin d’appuyer l’exécution de ses programmes. Pour assurer une gestion efficace de ces ressources, des contrôles internes doivent être en place pour la planification, l’autorisation, l’enregistrement et les rapports des dépenses de voyages.
    2. 3.2 En raison de la nature et de la complexité de ses programmes, le MDN et les FAC sont confrontés à des situations uniques qui peuvent ne pas être traitées ou entièrement articulées dans la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du CT (DVACE) et du Guide sur les DVACE du CT. Cette politique décrit et explique les politiques et pratiques du MDN et des FAC concernant la planification, l’autorisation, l’enregistrement et les rapports des dépenses de voyages, et souligne toutes restrictions internes pour les situations à risque élevé. Elle ne répète généralement pas l’information contenue dans les instruments de politique du CT sur les DVACE.

    3. 3.3 Par conséquent, cette politique doit être appliquée et lue conjointement avec :

      • La Directive du CT sur les DVACE;
      • Le Guide du CT sur les DVACE.

    4. 3.4 Cette politique doit également être appliquée et lue conjointement avec :

      • Le MAF 1017-1, Dépenses d’accueil;
      • Le MAF 1017-2, Dépenses d’évènements et de conférences;
      • Le Code de valeurs et d’éthique du MDN et des FAC;
      • La Directive et ordonnance administrative de la Défense (DOAD) 7023-0, Éthique de la défense.

    5. 3.5 Dans le cadre des indemnités de voyage et d’autres prestations de voyage, la présente politique doit être appliquée conjointement avec :

      • La Directive sur les voyages du CNM pour les employés du MDN;
      • La DFCVST et le chapitre 209 des DRAS pour les membres des FAC;
      • Les Autorisations spéciales de voyager du CT;
      • Les Politiques à l’intention des cabinets des ministres.
    6. 3.6 Tous les documents financiers présentés à l’appui des transactions doivent être conservés pendant 6 ans à compter de la fin de l’exercice financier au cours duquel la transaction a eu lieu. Lors de la création d’un compte recevable, toute la documentation doit être conservée jusqu’à ce que le compte soit réglé. Dans le cas où une mesure disciplinaire criminelle ou une mesure de recouvrement est entreprise, toute documentation doit être conservée et protégée durant six années fiscales suivant la fin du processus.
    7. 3.7 Veuillez-vous reporter à l’annexe A pour les définitions applicables à cette politique et une liste des acronymes utilisés.

    Haut de la page

  4. 4. Objectifs et résultats escomptés

    1. 4.1 Les objectifs de cette politique sont les suivants :

      • Identifier les principaux intervenants du MDN et des FAC impliqués dans la planification, l’autorisation, l’enregistrement et les rapports des dépenses de voyage et énoncer leurs rôles et responsabilités;
      • Énoncer et expliquer les politiques et les pratiques de GF du MDN et des FAC pour la planification, l’autorisation, l’enregistrement et les rapports des dépenses de voyage qui ne sont pas définies dans la directive ou le guide du CT sur les DVACE.

    2. 4.2 Les résultats espérés de la mise en œuvre de cette politique sont:

      • Une gouvernance, une surveillance et des contrôles internes efficaces des dépenses de voyage;
      • Une meilleure connaissance et compréhension des principaux intervenants du MDN et des FAC à l’égard de leurs rôles et responsabilités par rapport à planification, l’autorisation, l’enregistrement et les rapports des dépenses de voyage;
      • Une gestion responsable des dépenses de voyage conformément à la mise en œuvre par le MDN et les FAC de la Directive et du Guide sur les DVACE du CT.

    Haut de la page

  5. 5. Exigences

    1. 5.1 Le processus de voyage commence lorsqu’un voyage est requis pour la conduite des affaires du gouvernement. Les gestionnaires de centre de responsabilité (CR), les administrateurs et les voyageurs sont responsables pour toutes les dépenses de voyage, ainsi que pour la planification, l’autorisation, l’enregistrement et les rapports de ces dépenses tout en assurant l’existence d’une piste de vérification claire.

    Planification de voyage

    • Budgétisation

      1. 5.2 Les plafonds de voyage annuels, déterminés dans le cadre du processus de planification des activités, doivent être respectés. Les seuils de plafond budgétaire annuel de N1 pour les voyages sont combinés avec ceux des conférences. Une demande pour augmenter les plafonds de voyage peut être soumise seulement après qu’il ait été déterminé que la redéfinition des priorités de voyages n’est pas possible. Les augmentations de plafonds de voyage des organisations de N1 doivent être approuvées par le Comité d’investissements et de gestions des ressources (CIGR).

    • Minimiser les coûts de voyage et maximiser l’efficacité

      1. 5.3 En plus des exigences évoquées au paragraphe A.2.2 de la Directive du CT sur les DVACE, les voyages doivent être planifiés à l’avance de façon à minimiser les coûts. De plus, les voyageurs et les gestionnaires de CR qui approuvent leurs voyages doivent s’assurer que :

        • Des alternatives au voyage telles que le recours à la participation virtuelle, aux conférences téléphoniques, aux vidéoconférences et à d’autres solutions de réunions ou d’entraînement à distance ont été considérées;
        • les réservations sont faites à l’avance afin d’obtenir des tarifs réduits;
        • les occasions d’optimiser le rendement sur l’argent ont été prises en compte (par exemple, en jumelant plusieurs activités dans le même itinéraire de voyage, si possible);
        • la durée du séjour est minimisée tout en atteignant les objectifs de travail;
        • le nombre de voyageurs est limité au minimum requis;

      2. 5.4 Les réservations de voyages en avion et en train doivent être faites électroniquement par l’entremise du Portail des Services de voyage partagés du Groupe Hogg Robinson (HRG) - Outil de réservation en Ligne (OREL), sauf dans des circonstances exceptionnelles telles que définies dans les procédures du MDN et des FAC relatives aux voyages.

        Remarque : Réserver ou modifier une réservation existante via HRG par téléphone coûte environ trois fois plus cher qu’avec l’OREL. Les réservations téléphoniques ne sont permises que pour les réservations de groupe, les voyages à plusieurs escales et les voyages internationaux ou en raison de circonstances exceptionnelles. Le voyageur peut également utiliser le système HRG pour intégrer des éléments de voyage personnel, sachant que tout coût supplémentaire encouru par le gouvernement doit être remboursé au moment du traitement de la demande.

    Exigences en matière de données

    Haut de la page

    • Estimation des coûts

      1. 5.5 Toutes les demandes de voyage doivent inclure une estimation complète des coûts basée sur des demandes de prix, ainsi que les autres éléments de coûts autorisés, tels que fournis par la Directive sur les voyages du CNM ou par les DRAS. Cela peut ne pas être possible dans les situations d’urgence, cependant une divulgation a posteriori au N1 doit inclure les coûts et les données appropriés.
      2. 5.6 Lorsqu’il est déterminé que les délais entre l’approbation du voyage et les dates de voyage peuvent entraîner des écarts de coûts significatifs, il convient d’ajouter une éventualité aux coûts de voyage susceptibles de fluctuer (p. ex. les frais de transport aérien ou ferroviaires, les frais d’hébergement etc.) afin d’éviter le besoin d’obtenir une approbation de voyage modifiée (une ré-approbation). Le montant de l’éventualité devrait être réaliste et basé sur des activités similaires menées dans le passé. Cette éventualité fait partie du coût global et est incluse dans la détermination de l’autorité approbatrice compétente.

        Remarque :
        Taxe de vente : Conformément à l’annexe E du Guide du CT sur les DVACE, les gestionnaires de CR sont rappelés qu’une exemption de la taxe de vente provinciale (TVP) doit être réclamée lorsqu’applicable conformément aux directives du MDN et des FAC fournies pour la TVP. Lorsqu’une exemption de la TVP ne peut pas être réclamée (p. ex. lors de l’utilisation d’une carte individuelle de voyage ou de fonds personnels), les coûts indiqués dans la demande d’approbation de voyage doivent inclure la TVP applicable.

    • Formulaires, catégories/éléments de données

      1. 5.7 Les formulaires et modèles de demande d’autorisation/d’approbation de voyage du MDN et des FAC doivent être utilisés pour approuver le voyage et doivent saisir à la fois la catégorie et tous les éléments de données nécessaires pour l’approbation d’un voyage.
      2. 5.8 Toutes les demandes de voyage doivent être identifiées par une catégorie. Si un voyage prévu comprend plus d’une des cinq catégories de voyage définies au paragraphe A.2.2.7 de la Directive des DVACE du CT, la catégorie primaire doit être utilisée dans la demande d’approbation et pour le codage financier. Se reporter à l’annexe C pour des exemples des catégories de voyage.
      3. 5.9 Les demandes d’autorisation de voyage doivent inclure les éléments de données d’autorisation de voyage définis au paragraphe A.2.2.8 de la Directive des DVACE du CT (objectif; catégories; voyageur comme fonctionnaire ou non-fonctionnaire; présence virtuelle ou autres solutions de réunion à distance; nombre de voyageurs; mode de transport; hébergement; repas; et frais accessoires et autres coûts).

    • Piste de vérification

      1. 5.10 Une piste de vérification doit exister pour tous les déplacements et les gestionnaires de CR doivent s’assurer que les documents justificatifs sont conservés conformément à la politique du gouvernement.
      2. 5.11 La preuve d’approbation peut prendre la forme du formulaire de demande de voyage original signé, d’une photocopie du formulaire de demande de voyage signé, d’un courriel ou d’une copie d’un autre processus électronique utilisé dans le département. Lorsque l’approbation se fait par courriel ou par un autre processus électronique permis, la demande doit inclure tous les éléments de données d’autorisation de voyage et tous les autres renseignements requis pour l’approbation. Elle doit être conservée comme faisant partie des pièces justificatives de l’approbation du voyage. De plus, il doit y avoir une piste de vérification démontrant que l’approbation par courriel ou par tout autre processus électronique utilisé provient du pouvoir délégué approprié.

    Pouvoir relatif aux voyages

    1. 5.12 Toutes les dépenses de voyage encourues en utilisant des fonds publics doivent être approuvées et gérées sous une autorité valide du gouvernement du Canada ou du MDN et des FAC.

    • Pouvoir d’approuver des voyages

      1. 5.13 L’autorisation (l’approbation) d’un voyage doit être obtenue auprès de l’autorité approbatrice appropriée avant d’engager des dépenses et de souscrire à des obligations financières (p. ex. un contrat) relatives au voyage. Le pouvoir d’approuver des voyages (incluant des avances) est délégué à des postes dans l’instrument de Délégation des pouvoirs de signature en matière financière pour le MDN et les FAC. Afin d’exercer ce pouvoir, les titulaires de ces postes ont besoin d’un formulaire de délégation des pouvoirs (DdP) de signature avec la colonne 3 qui soit valide et signé.

        Remarques :

        • Pour la majorité des postes, la délégation est basée sur l’emplacement de la personne qui occupe le poste avec pouvoir délégué, c.-à-d. si le lieu de travail habituel de l’autorité approbatrice se trouve à l’intérieur ou à l’extérieur de la région de la capitale nationale (RCN). Le lieu de travail du voyageur n’a aucune incidence sur l’exercice du pouvoir délégué.
        • Une personne dans un poste de pouvoir délégué à l’extérieur de la RCN peut approuver le voyage d’un individu se trouvant dans la RCN (et vice versa) si les frais sont payés par le budget de l’autorité approbatrice ou celui d’un gestionnaire de CR subalterne faisant partie de sa chaîne de commandement financière.
        • Dans les cas où le Min DN/SM a autorisé certaines unités à utiliser leur propre matrice de délégation, cette procédure doit être respectée, le cas échéant.

      2. 5.14 L’employé du MDN ou le membre des FAC qui fournit l’autorisation de voyage doit :

        • avoir un grade ou un titre de niveau supérieur à celui du voyageur;
        • occuper un poste avec le pouvoir d’engagement des dépenses (PED) délégué au niveau requis pour le voyage prévu, et être désigné à exercer ce pouvoir au moyen d’un formulaire valide et signé de DdP;
        • être le gestionnaire de CR responsable du budget étant imputé ou un gestionnaire de CR de niveau supérieur au sein de la même organisation ou de la même chaîne de commandement financière.

        Cela s’applique même lorsque le voyage est effectué par des individus à l’extérieur de l’organisation du gestionnaire de CR, à moins qu’un cadre de contrôle soit mis en place (voir le paragraphe 5.16).

        Remarque :
        Le PED délégué pour les voyages n’est pas fondé sur les coûts, mais le titulaire d’un poste avec pouvoir délégué peut être assujetti à des restrictions de coûts ou à d’autres restrictions pour les voyages sur son formulaire de DdP.

      3. 5.15 Lorsqu’une personne autre que le supérieur immédiat du voyageur (pour les membres des FAC, la chaîne de commandement directe ou la ligne hiérarchique) approuve le voyage, le supérieur immédiat du voyageur doit également accepter que le voyage ait lieu. Cet accord est requis pour confirmer que le voyage est nécessaire, qu’il répond aux exigences opérationnelles et qu’il accommode tous les besoins.

      4. 5.16 Lorsqu’un gestionnaire de CR (gestionnaire de CR originaire) veut permettre à un gestionnaire de CR à l’extérieur de son organisation (gestionnaire de CR récipiendaire) d’exercer le PED pour des voyages sur son budget (p. ex. pour les budgets centralisés), il doit le faire selon un cadre de contrôle comme il est expliqué dans la section 6.1 (Autorisation d’imputer des dépenses au budget d’un autre gestionnaire de CR) du chapitre 1014-4-1 du MAF, Contrôle des pouvoirs de signer des documents financiers.

        Remarque :
        Le cadre de contrôle ne doit pas servir à autoriser le gestionnaire de CR récipiendaire à exercer un niveau de pouvoir qui:

        • excède le niveau de pouvoir du gestionnaire de CR originaire; ou
        • excède son propre niveau de pouvoir.
      5. 5.17 Lorsque le Chef d’état-major de la Défense (CEMD) ou l’Ombudsman se déplace, il faut obtenir l’approbation du SM ou du min DN (par l’entremise du bureau du SM).
      6. 5.18 Conformément à la section A.2.2.9 de la Directive du CT sur les DVACE, tous les voyages du SM doivent être approuvés par le SMA(Fin)/dirigeant principal des finances (DPF).
      7. 5.19 Lorsqu’un voyage est lié à un évènement/une activité, l’approbation de l’évènement/ de l’activité doit être obtenue en premier.

    • Approbation de voyage modifiée (ré-approbation/ré-autorisation)

      1. 5.20 Certaines situations peuvent nécessiter une demande d’approbation de voyage modifiée qui doit être approuvée au niveau approprié de l’autorité approbatrice avant d’initier le voyage. Cela se produit lorsqu’il y a des changements importants aux éléments d’un voyage et/ou si le voyage ne respecte plus les limites financières ou autres restrictions précisées sur le formulaire de DdP de l’autorité approbatrice initiale.

      2. 5.21 Les changements importants qui obligent à obtenir une autorisation de voyage modifiée comprennent les situations où:

        • les coûts de voyage estimés révisés (incluant toute éventualité) excèdent de plus de 25 % les montants initialement approuvés;
        • il y a un changement à la destination du voyage initialement autorisée;
        • il y a un changement important à la durée du voyage initialement approuvée (c.-à-d. que la durée révisée du voyage excède de plus de 10 % celle initialement approuvée);
        • il y a un changement de date du voyage planifié qui ne se trouve pas dans un délai raisonnable de la date initialement approuvée (voir les remarques);
        • il y a un changement important à l’objectif du voyage par rapport à celui initialement approuvé;
        • un voyage de groupe a été approuvé à l’aide d’un plan de voyage et le nombre de voyageurs qui effectuent le voyage excède de plus de 10 % le nombre initialement approuvé; ou
        • un voyageur est ajouté à un plan de voyage approuvé, mais son poste exige un niveau d’approbation plus élevé que le niveau initialement fourni.

        Remarques:

        • Une ré-approbation est requise lorsque le délai est de 9 mois ou plus par rapport à la date initialement prévue et qu’il entraîne le report du voyage prévu à l’année fiscale suivante.
        • Une ré-approbation peut être requise lorsque le délai est inférieur à 9 mois et si l’un des critères ci-dessus change, peu importe si le délai entraîne ou non le report du voyage prévu à l’année fiscale suivante. Si l’un des critères ci-dessus change, alors tous les critères doivent être réexaminés afin de déterminer si une ré-approbation est nécessaire.
      3. 5.22 Lorsque le voyage fait partie d’un évènement, une ré-approbation de l’évènement peut aussi être requise. Pour toute information sur les changements qui nécessitent la ré-approbation d’un événement, veuillez consulter le Chapitre 1017-2 du MAF, Dépenses d’évènements et de conférences.
      4. 5.23 Toute ré-approbation nécessaire doit être fournie avant d’engager les dépenses de voyages. La demande de ré-approbation doit être approuvée par l’autorité approbatrice originale, sauf si elle excède la limite de son pouvoir d’approbation (limite financière et/ou autres restrictions).

    • Lorsque l’approbation ou la ré-approbation du voyage n’a pas été obtenue avant d’engager les dépenses de voyages

      1. 5.24 Il n’est pas permis d’obtenir l’approbation ou la ré-approbation d’un voyage après avoir engagé ou encouru des dépenses de voyages. Toutefois, dans les circonstances exceptionnelles où l’approbation ou la ré-approbation du voyage ne peut être obtenue avant d’engager les dépenses de voyages, une note de breffage (NB) doit être soumise à la personne qui aurait été l’autorité d’approbation/ré-approbation. Cette NB permet de s’assurer que le remboursement est autorisé conformément aux pouvoirs gouvernementaux/des FAC. La NB doit expliquer pourquoi l’approbation requise n’a pas été obtenue au préalable, et les mesures correctives prises pour éviter que cela ne se répète.
      2. 5.25 Il est important de souligner qu’il doit y avoir un pouvoir qui autorise le remboursement d’un élément particulier. Avant de lancer la NB, les gestionnaires de CR doivent s’assurer qu’il existe un instrument de politique ou légal (p. ex. DRAS, la directive de voyage du CNM, ORFC, etc.) et une autorité déléguée qui permettent le remboursement ou toute autre mesure corrective.
      3. 5.26 Dans les cas où la ré-approbation de voyage nécessite un niveau d’approbation plus élevé, celle-ci doit être acheminée par l’autorité approbatrice originale afin de les avertir de ce changement.
      4. 5.27 Si le voyage a d’abord été approuvé au sein d’un dossier d’événement consolidé, la NB doit être soumise à la personne qui a approuvé le dossier d’événement et à la personne qui aurait été l’autorité de ré-approbation du volet voyage, si ce dernier nécessitait un niveau d’autorité supérieur.
      5. 5.28 Lorsque la ré-approbation du voyage et de l’événement n’ont pas été obtenues avant d’engager les dépenses, la NB doit être présentée à la personne qui a approuvé le dossier de l’événement et à la personne qui aurait été l’autorité de ré-approbation du dossier de l’événement si un niveau d’autorité supérieur (c.-à-d. l’autorité la plus élevée pour la ré-approbation de l’événement et des composantes des DVACE) était requis.

    • Approbation de voyages et d’événements

      1. 5.29 Lorsque plusieurs activités non liées font partie du même itinéraire de voyage, si l’une des activités nécessite l’approbation d’événement, la demande d’approbation d’événement ne devra inclure que la portion des dépenses de voyages affectées à cette activité.
      2. 5.30 Pour un voyage qui comprend une activité nécessitant l’approbation d’événement, les frais de voyage doivent être inclus dans le coût total de l’événement soumis pour approbation. L’approbation du voyage est conditionnelle à l’approbation de l’événement (c.-à-d. que l’autorité approbatrice de l’événement a le pouvoir de refuser le voyage).
      3. 5.31 Les pièces justificatives conservées pour un voyage lié à un événement doivent inclure une preuve d’approbation de l’événement en question. Cette preuve peut prendre la forme d’un courriel envoyé par le commanditaire de l’événement
      4. 5.32 Lorsque le voyage local est le seul élément de coût d’un événement, l’approbation de voyage est également considérée comme une approbation d’événement. Ceci est conditionnel à ce que le responsable du CR ait le pouvoir d’approuver à la fois des évènements et des voyages sur leur formulaire de DdP.

    Méthodes d’approbation de voyage

    • Autorisation individuelle de voyage (AIV)

      1. 5.33 Le formulaire d’AIV s’applique à un voyage impliquant une seule personne, quel que soit son itinéraire. L’usage d’un formulaire départemental ou processus électronique autorisé est requis.

    • Plan de voyage (PV)

      1. 5.34 Un PV peut être utilisé lorsque plusieurs voyages sont prévus (c.-à-d. lorsqu’il y a de nombreux voyageurs et/ou voyages nécessitant une approbation de voyage, ainsi qu’une connaissance générale des dates et destinations de ces voyages). Un seul PV peut alors être présenté pour approbation de voyage pour l’ensemble des voyageurs et des voyages.
      2. 5.35 Le niveau d’approbation le plus élevé exigé pour un seul voyage dans le PV détermine le niveau d’approbation requis pour le PV.
      3. 5.36 Lorsqu’il y a des changements importants à des voyages individuels dans le PV, ces voyages peuvent nécessiter une ré-approbation.

    • Demandes d’autorisation générale de voyager (AGV)

      1. 5.37 Une AGV peut être utilisée pour approuver au préalable plusieurs voyages pour un même fonctionnaire :

        • qui est appelé à voyager de façon continue et/ou répétitive, sans changement aux modalités de voyage spécifiques;
        • lorsqu’on dispose de suffisamment d’information pour ces voyages répétitifs (p. ex. lieux de voyage connus, objectifs de voyage connus, estimation raisonnable des coûts, etc.);
        • lorsqu’il n’est pas efficace du point de vue administratif d’obtenir une approbation préalable pour chaque voyage individuel.
      2. 5.38 Pour demander cette approbation, il faut utiliser le formulaire d’AGV du MDN et des FAC (disponible dans le Répertoire des formulaires de la défense).
      3. 5.39 Les AGV ne peuvent pas être utilisés pour des non-fonctionnaires.
      4. 5.40 L’approbation des AGV doit être officiellement documentée et révisée au moins une fois par année.
      5. 5.41 Une fois que l’AGV a été approuvé, il n’est pas nécessaire d’obtenir une approbation de voyage pour chaque voyage individuel. Si un voyage se trouve à l’extérieur des paramètres de l’AGV, celui-ci doit être approuvé individuellement avant d’engager des dépenses pour le voyage.
      6. 5.42 Comme l’usage d’une AGV est limité à une année fiscale, un nouvel AGV doit être obtenu à chaque année fiscale si le besoin pour le fonctionnaire d’effectuer le voyage existe encore.
      7. 5.43 L’AGV devient non valide si l’employé du MDN ou le membre des FAC quitte son poste de manière permanente.

    Circonstances de voyages spécifiques

    • Voyages d’urgence

      1. 5.44 Tous les gestionnaires de CR peuvent approuver les voyages d’urgence conformément à l’instrument de Délégation des pouvoirs de signature en matière financière pour le MDN et les FAC. Si le temps le permet, il est fortement encouragé de remplir officiellement un formulaire d’autorisation de voyage. Lorsque le gestionnaire de CR n’est pas le niveau de pouvoir d’approbation normal pour le type de voyage requis pour l’urgence, les frais de voyage connexes doivent être divulgués par écrit au conseiller de N1 approprié.

    • Voyage personnel

      1. 5.45 Lorsqu’un employé du MDN, un membre des FAC ou une autre personne souhaite incorporer un voyage personnel à leur voyage gouvernemental officiel, le voyageur sera responsable de payer tous les frais supplémentaires liés au voyage personnel (p. ex. les frais additionnels d’hébergement, de stationnement, de repas, ou accessoires ainsi que toute augmentation au frais de transport tel que par avion, train ou autobus etc.).

    • Voyage Local

      1. 5.46 Un voyage local requiert l’approbation d’un gestionnaire de CR ayant le pouvoir délégué d’approbation de voyage pour confirmer que le voyage est raisonnable, nécessaire et répond aux exigences opérationnelles, mais ne nécessite pas forcément qu’un formulaire d’autorisation individuelle de voyager soit remplit. Par exemple, l’approbation peut prendre la forme d’un courriel ou d’une AGV. La sélection et l’approbation du mode de transport doit se faire en fonction du coût, de la durée, de la commodité, de la sécurité et du côté pratique.

    • Voyage pour opérations militaires

      1. 5.47 Cette politique s’applique à tous les frais de voyage des opérations militaires codées aux comptes de grand livre (GL) des voyages.

      2. 5.48 Les voyages vers et en dehors du théâtre d’opération dans le cas d’une mission/tâche particulière et approuvés au niveau opérationnel par le moyen d’un planification et suivi des tâches des Forces canadiennes (POTFC) détaillé ou d’un PV, n’exigent pas nécessairement l’approbation subséquente de formulaires d’AVI par le gestionnaire de CR pour chaque voyage de la mission/tâche. Dans ces situations, tous les éléments de données d’autorisation de voyage et du codage financier doivent être inclus dans le POTFC ou le PV. L’organisation qui émet le POTFC doit préciser si l’autorisation de voyager a déjà été obtenue : sinon, le POTFC doit comprendre un cadre de contrôle conforme au chapitre 1014-4-1- du MAF afin d’autoriser l’organisation récipiendaire à exercer l’autorité sur le budget de l’organisme originaire.

        Remarque :
        Les formulaires d’AVI sont souvent requis pour des raisons de codage financier ou d’autres éléments de données manquantes, mais non pour l’approbation du PED.

    • Voyage de non-fonctionnaires

      1. 5.49 Le pouvoir de payer ou de rembourser avec des fonds publics les dépenses de voyage de personnes qui ne sont pas des fonctionnaires doit être en place avant l’approbation de ce voyage. Voir l’annexe D pour un Résumé des pouvoirs d’approbation pour les voyages de non-fonctionnaires. Certaines ou l’ensemble des exigences des DVACE pour les voyages contenus dans cette politique s’appliqueront, selon les particularités du pouvoir sous-jacent utilisé pour le voyage.

    • Voyages d’entrepreneurs et de bénévoles

      1. 5.50 Les voyages d’entrepreneurs et de bénévoles peuvent être payés par des fonds publics seulement lorsque :

        • leur contrat/entente énonce les exigences relatives aux voyages et précise que l’entrepreneur ou le bénévole sera remboursé pour ses dépenses de voyages;
        • le voyage a été approuvé par l’autorité déléguée appropriée à l’aide d’un formulaire d’autorisation/d’approbation de voyage approuvé par le MDN/les FAC avant d’engager des dépenses de voyage.
      2. 5.51 Lorsque le MDN doit payer un prix fixe dans le cadre d’un contrat ou un taux fixe par jour, et que les dépenses de voyages sont incorporées dans le prix/taux fixe, les dépenses de voyages de l’entrepreneur ou du bénévole ne sont pas assujetties aux dispositions de cette politique et donc, ce genre de voyage n’est pas administré selon cette politique. Dans ces circonstances, c’est à l’entrepreneur et au bénévole qu’il en revient d’organiser leur propre voyage.
      3. 5.52 Les Autorisations spéciales de voyager du CT stipulent les indemnités et les exigences supplémentaires liées aux voyages pour les personnes sous contrat.

    • Voyages du ministre et du personnel exonéré du cabinet du ministre

      1. 5.53 Les niveaux d’approbation du PED prévus dans cette politique ne s’appliquent pas aux dépenses de voyages du ministre et du personnel exonéré du cabinet du ministre qui sont à l’appui des activités du MDN et des FAC. Celles-ci sont approuvées conformément aux exigences des politiques à l’intention des cabinets des ministres du CT.

    Enregistrement des dépenses de voyages

    • Enregistrement des transactions relatives aux dépenses de voyages

      1. 5.54 Pour tous les voyages des fonctionnaires et des non-fonctionnaires payés ou remboursés avec des fonds publics, la catégorie de voyage (indiquée dans le code du GL), les coûts approuvés et les coûts réels doivent être consignés dans le SIGRD, ClaimsX ou tout autre système connexe du MDN/des FAC pour:

        • chaque mode de transport;
        • l’hébergement;
        • les repas;
        • les frais accessoires et autres coûts.

    • Codage financier des engagements et des dépenses de voyages dans le SIGRD

      1. 5.55 Le code du GL pertinent au voyage (voyage de civils, voyage de militaires et voyage de non-fonctionnaires) doit être utilisé pour créer les engagements de voyage dans le SIGRD et payer le voyage. Ceci afin de s’assurer que tous les paiements des dépenses de voyages sont correctement codés et saisir les renseignements sur les dépenses de voyages mentionnés dans le paragraphe 5.54 pour chacune des cinq catégories de voyages.

    Divulgation proactive des dépenses de voyages et rapports annuels

    1. 5.56 Conformément à la section 4.1.2 de la Directive du CT sur les DVACE, les dépenses de voyages des employés de niveaux de SM, SM délégué, SM adjoint, et de niveaux équivalents, doivent être divulguées mensuellement sur le site Web externe du ministère ou sur Gouvernement ouvert dans les trente jours suivant la fin du mois dans lequel les dépenses ont été remboursées. Cette exigence s’applique également aux personnes qui occupent ces postes par intérim. Pour de plus amples renseignements, voir les directives ministérielles sur la divulgation proactive.
    2. 5.57 Les dépenses totales de voyage du MDN/des FAC doivent être divulguées dans le rapport ministériel sur les DVACE qui doit être affiché sur le site Web externe du ministère ou sur Gouvernement ouvert.

    Haut de la page

  6. 6. Rôles et responsabilités

    • Ministre de la Défense nationale

      1. 6.1 Dans le contexte de cette politique, le min DN est responsable :

        • d’approuver les voyages du CEMD ou de l’Ombudsman (suivant le cheminement par le bureau du SM) à moins que l’approbation du SM ait été demandée.

    • Sous-ministre

      1. 6.2 Dans le contexte de cette politique, le SM est responsable :

        • d’approuver les voyages du CEMD ou de l’Ombudsman à moins que l’approbation du min DN ait été demandée;
        • d’approuver les voyages des conseillers de N1.

    • Sous–ministre adjoint (Finances)/Dirigeant principal des finances

      1. 6.3 À titre de DPF du ministère, le SMA(Fin)/DPF est responsable :

        • De remplir les fonctions du DPF décrites à la section 4.1 de la Directive du CT sur les DVACE, à l’exception de la section 4.1.1 puisque les plafonds annuels pour les voyages et les conférences sont présentement approuvés par le CIGR, présidé par le SM;
        • d’approuver les voyages du SM;
        • de réexaminer les pouvoirs d’approbation des voyages délégués aux postes de niveau inférieur à celui de conseiller de N1 au moins une fois par année fiscale pour assurer le maintien de leur pertinence et leur nécessité à l’appui des besoins opérationnels du MDN et des FAC;
        • d’assurer que des mesures correctives sont prises dans le cas de non-conformité à cette politique par un civil, ou d’informer la chaîne de commandement militaire dans le cas d’un membre des FAC.

    • Conseillers de N1

      1. 6.4 Les conseillers de N1, définis comme « cadres supérieurs du ministère » par le CT, sont responsables de:

        • s’assurer que les responsabilités concernant les dépenses de voyages décrites à la section 4.2 de la Directive du CT sur les DVACE sont suivies;
        • s’assurer que leurs dépenses de voyages sont soumises aux fins de publications conformément aux directives ministérielles sur la divulgation proactive;

        • s’assurer qu’au sein de leur organisation :

          • les dépenses de voyages font l’objet d’un suivi périodique et les dépenses récurrentes sont évaluées pour assurer le maintien de leur pertinence et de leur nécessité;
          • l’approbation d’AGVs est dûment documentée et est conservée à des fins de vérification;
          • s’il y a lieu, la nécessité d’augmenter le plafond pour les voyages et les conférences de N1 est indiquée dans le cadre de la présentation de l’examen financier trimestriel ou du processus de planification des activités.

    • Directeur général (DG), Gouvernance financière stratégique (DGGFS)

      1. 6.5 Le DGGFS est responsable:

        • d’approuver les politiques de GF qui sont liées aux responsabilités de l’organisation du DGGFS;
        • de veiller à ce que cette politique tienne compte des situations et des circonstances particulières du MDN et des FAC où des dépenses de voyages ont besoin d’être encourues mais ne sont pas prévues dans les instruments de politique du CT;
        • d’assurer que les systèmes de gestion financière du MDN et des FAC et les systèmes connexes soutiennent adéquatement la gestion des dépenses de voyages, y compris les prévisions, les rapports et l’exigence du CT de saisir l’information sur les éléments de données des autorisations de voyage.

    • Haut de la page

      Directeur général (DG), Opérations et services financiers (DGOSF)

      1. 6.6 Le DGOSF est responsable :

        • d’assurer un suivi de la conformité ministérielle à cette politique et aux politiques de support;
        • de compiler le rapport annuel ministériel sur les DVACE pour publication sur le site Web externe du Ministère ou sur Gouvernement ouvert;
        • de développer et mettre à jour les politiques de GF, y compris les formulaires liés aux responsabilités de l’organisation DGOSF en appui à cette politique.

    • Bureau central de comptabilité ministérielle (BCCM)

      1. 6.7 Le BCCM est responsable :

        • d’assurer que les procédures de voyages requises sont développées en appui à la mise en œuvre de cette politique;
        • de déterminer le contenu requis du courriel lorsqu’on approuve un voyage par courriel et communiquer la norme aux Bureaux régionaux de comptabilité ministérielle (BRCMs);
        • de surveiller la conformité du BRCM à cette politique, promouvoir les contrôles internes et une conformité standardisée de la gestion financière.

    • Contrôleurs de N1

      1. 6.8 Les contrôleurs de N1 sont responsables :

        • d’assurer qu’un système approprié soit en place au sein de l’organisation de N1 pour être en mesure de fournir en temps opportun des renseignements exacts et complets sur les voyages et les pièces justificatives sur demande;
        • de faire un suivi continu des données du SIGRD sur les engagements afin d’assurer des informations pertinentes et précises sur les voyages;
        • d’assurer que des processus et des contrôles efficaces soient en place au sein de leur organisation de N1 pour garantir la conformité à cette politique;
        • d’assurer un suivi de la conformité à cette politique au sein de l’organisation de N1;
        • de surveiller l’utilisation des AGV dans l’organisation de N1;
        • de surveiller les approbations de voyage par courriel dans l’organisation de N1 pour s’assurer que la catégorie de voyage et les éléments d’autorisation des dépenses de voyages à la fois pour les dépenses de voyages approuvées et réelles sont saisis et enregistrés dans le système de GF approprié du MDN/des FAC;
        • de surveiller les dépenses de voyages de l’organisation de N1 pour s’assurer que le plafond de N1 n’est pas excédé;
        • de vérifier que si l’organisation de N1 modifie les formulaires ou les modèles du MDN/des FAC utilisés pour approuver les voyages, ces formulaires ou modèles modifiés comprennent tous les détails requis dans le formulaire ou modèle du MDN/des FAC et cette politique de voyage.

    • Contrôleurs du Bureau régional de comptabilité ministérielle (BRCM)

      1. 6.9 Les contrôleurs du BRCM (excluant 0001) sont responsables de :

        • veiller à ce que la conformité à cette politique soit surveillée dans la zone géographique couverte par le BRCM;
        • surveiller l’utilisation des AGV dans la zone géographique couverte par le BRCM.

    • Secrétaire général

      1. 6.10 Le secrétaire général est responsable :

        • de fournir l’orientation et la surveillance ministérielles pour toutes les exigences de publication proactive en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

    • Directeur – Rémunération et avantages sociaux (Administration – DRASA)

      1. 6.11 Le DRASA au sein de l’organisation du directeur général – Rémunération et avantages sociaux (DGRAS) au sein du Chef du personnel militaire (CPM) est responsable :

        • d’interpréter les dispositions des DRAS et de la DFCVST pour les membres des FAC.

    • Haut de la page

      Directeur – Relations de travail du personnel civil (DRTPC)

      1. 6.12 Le directeur – Relations de travail du personnel civil (DRTPC) de l’organisation du directeur général – Gestion du milieu de travail (DGGMT) au sein du Sous-ministre adjoint, Ressources humaines – Civil (SMA(RH-Civ)) est responsable :

        • d’interpréter les dispositions de la Directive sur les voyages du CNM et les Autorisations spéciales de voyager du CT. Cette interprétation est fournie par les agents des ressources humaines (ARH) dans les Centres de service des ressources humaines civiles du SMA(RH-Civ).

    • Gestionnaires de centre de responsabilité

      1. 6.13 Les gestionnaires de CR sont responsables :

        • des responsabilités des gestionnaires délégués en ce qui concerne les dépenses de voyages décrites à la section 4.2 de la Directive du CT sur les DVACE;
        • de s’assurer que le PED approprié (ou l’approbation modifiée) pour le voyage (et l’approbation d’événement, le cas échéant) est obtenu de l’autorité approbatrice appropriée avant d’engager les dépenses de voyages;
        • d’approuver une demande d’approbation de voyage conformément aux pouvoirs délégués du poste en matière de voyage;
        • de s’assurer que les demandes d’approbation de voyage du gestionnaire de CR sont appuyées par des pièces justificatives appropriées qui sont conservées à des fins de vérification après que l’approbation a été donnée;
        • de s’assurer que les coûts préliminaires raisonnables et exacts sont inclus dans la demande d’approbation de voyage;
        • d’obtenir le pouvoir d’approbation de voyage approprié ou le pouvoir d’approbation de voyage modifié (y compris l’approbation d’événement, s’il y a lieu) avant que les activités de passation de marchés ou d’approvisionnement n’aient lieu. Consulter le MAA pour obtenir de l’aide en matière de passation de marchés et d’approvisionnement;
        • de surveiller les dépenses de voyages prévues/approuvées par rapport aux dépenses de voyages réelles :
          • pour réduire au minimum les augmentations et les écarts de coûts pour un voyage spécifique;
          • pour déterminer si une autorisation de voyage modifiée est nécessaire et, le cas échéant, soumettre la demande d’autorisation de voyage modifiée pour approbation;
        • de surveiller périodiquement les dépenses de voyages tout au long de l’année financière et d’évaluer les dépenses de voyages récurrentes pour s’assurer qu’ils demeurent pertinents et nécessaires;
        • d’utiliser les AGV uniquement en conformité aux dispositions de cette politique;
        • lorsque l’approbation de voyage est donnée par courriel, s’assurer que la catégorie de voyage et les éléments d’autorisation de dépenses de voyages estimatifs sont consignés dans le système de GF approprié du MDN/des FAC;
        • lorsqu’un voyage d’urgence a été approuvé et que le gestionnaire de CR n’est pas le niveau d’autorisation normal pour le type de voyage requis pour l’urgence, divulguer par la suite les dépenses de voyages connexes au conseiller de N1 du gestionnaire de CR;
        • veiller à ce qu’un système approprié soit en place au sein de leur organisation pour être en mesure de fournir en temps opportun des renseignements exacts et complets sur les voyages et les documents justificatifs sur demande.

    • Voyageur

      1. 6.14 Le voyageur est responsable:

        • de se familiariser et de comprendre toutes les dispositions de cette politique;
        • de consulter et d’obtenir une autorisation, y compris une AGV s’il y a lieu, afin de voyager conformément à cette politique;
        • d’informer le MDN ou ses fournisseurs de ses besoins qui pourraient nécessiter des accommodements particuliers;
        • de remplir et de soumettre les demandes de remboursement des frais de voyage avec les documents justificatifs nécessaires dès que possible une fois le voyage achevé;
        • d’annulez les réservations au besoin, de protéger les avances de voyage et les fonds fournis, ainsi que d’effectuer rapidement les versements dûs.

    Haut de la page

  7. 7. Conséquences de la non-conformité

    1. 7.1 Conformément à la Politique sur la gestion financière du CT, le SM est responsable, d’une part, de faire enquête et d’intervenir lorsque des problèmes importants de conformité à cette politique se présentent, et d’autre part, de veiller à ce que les mesures correctives appropriées soient prises pour corriger ces lacunes au sein du MDN et des FAC. Le Cadre stratégique sur la gestion de la conformité du CT renferme des directives sur les façons de déterminer l’éventail de conséquences possibles, y compris l’incidence de la non-conformité, ainsi que les mesures visant à établir s’il existe un historique de non-conformité, en plus d’établir s’il y avait une intention et de définir les autres circonstances.
    2. 7.2 Pour appuyer le SM dans ses responsabilités relativement à la Politique sur la gestion financière du CT, le SMA(Fin)/DPF – ou dans le cas d’un militaire des FAC, la chaîne de commandement militaire selon les directives du SMA(Fin)/DPF – doit veiller à ce que des mesures correctives soient prises pour donner suite aux cas de non-conformité aux exigences contenues dans cette politique.Ces mesures correctives peuvent prendre la forme d’une formation supplémentaire, de la modification des procédures et des systèmes, de la suspension ou du retrait temporaire ou permanent des pouvoirs délégués de signature de documents financiers, de mesures disciplinaires ou d’autres mesures appropriées.

    Haut de la page

  8. 8. Références

    1. 8.1 Législation

    2. 8.2 Instruments de politique de la GF du Conseil du Trésor, du Conseil national mixte et des organismes centraux

    3. 8.3 Politiques de GF du MDN/des FAC

    4. 8.4 Guides, formulaires et autres outils de GF du MDN et des FAC

    Haut de la page

  9. 9. Demande de renseignements

    • 9.1 Les demandes de renseignements liées à cette politique doivent être adressées au contrôleur de N1 approprié.
    • 9.2 Si le contrôleur de N1 a besoin d’aide sur la question soulevée, il peut communiquer avec le BCCM.
    • 9.3 Si le BCCM a besoin d’interprétation ou d’éclaircissements sur les questions soulevées, il peut communiquer avec le directeur, Politique financière (DP Fin).

    Haut de la page

  10. Annexe A – Définitions et acronymes

    Définitions

    Autorisation générale de voyager (AGV)
    Donne la permission d’effectuer un voyage qui est de nature continuelle ou répétitive, sans qu’il y ait de variation aux modalités des déplacements et qu’il n’est pas pratique ou efficace sur le plan administratif d’obtenir une approbation préalable pour chaque déplacement. Toute exception aux paramètres de l’AGV requiert que le voyage individuel soit spécifiquement approuvé, avant d’engager les dépenses de voyage, si possible. L’AGV ne s’applique pas à des groupes de fonctionnaires. Un fonctionnaire peut avoir plus d’une AGV simultanément.
    Cadres supérieurs du ministère
    Comprend tous les N1 et les postes équivalents comme définis dans le document de Délégation des pouvoirs de signature en matière financière pour le MDN et les FAC.
    Conseiller de N1
    Fait référence à des conseillers de N1 (SMA) civils ou des conseillers de N1 militaires, ainsi que des postes de niveau équivalent au conseillers de N1 conformément au document Délégation des pouvoirs de signature en matière financière pour le MDN et les FAC
    Fonctionnaires
    Comprend les employés du MDN, les membres des FAC et les employés d’autres ministères fédéraux.
    Non-fonctionnaires
    comprend, sans toutefois s’y limiter, les personnes autres que les fonctionnaires, comme : les travailleurs occasionnels, les employés des fonds non publics, les entrepreneurs, les vétérans, les bénévoles (incluant les colonels honoraires), les conjoint(e)s et les personnes à charge, les participants d’Échange/Échanges Canada, les cadets, les personnes nommées par le gouverneur en conseil à des postes à l’extérieur de la fonction publique, les bénéficiaires de services et de programmes du MDN/des FAC, les personnes participant aux consultations et aux négociations du MDN/des FAC, les personnes qui sont interviewées pour un emploi au MDN ou le recrutement des membres des FAC et le personnel exonéré du ministre.
    Pouvoir d’approuver les voyages
    Signifie le pouvoir d’engagement de dépenses (PED) pour les dépenses de voyages prévues. Il s’agit d’un pouvoir distinct du pouvoir de contrôle des engagements (article 32 de la LGFP), des pouvoirs de passation des marchés et des autres pouvoirs financiers requis. Il diffère également du pouvoir d’approbation d’événement. Le pouvoir d’approuver les voyages est délégué par le SM aux postes du MDN/des FAC identifiés dans le document de Délégation des pouvoirs de signature en matière financière pour le MDN et les FAC.
    Types de voyages en service commandé
    Sont les voyages locaux, les voyages internationaux, les voyages qui ne sont pas des voyages locaux ou internationaux et les voyages d’urgence.
    Voyage d’urgence
    est un voyage qui permet au MDN/aux FAC d’intervenir rapidement en cas d’événements urgents et imprévus pour offrir une expertise ou assurer la prestation de programmes ou de services du MDN/des FAC visant à protéger la santé, la sûreté et la sécurité (p. ex. recherche et sauvetage, inondations, aide humanitaire, etc.).
    Voyage international
    Désigne un voyage effectué à l’extérieur du continent du lieu de travail assigné au voyageur. Par exemple, pour ceux dont le lieu de travail assigné se trouve au Canada, un voyage continental vers les États-Unis d’Amérique est considéré comme étant un voyage domestique, mais un voyage à Hawaii est considéré comme étant international.
    Voyage local

    Voyage effectué dans un rayon de 100 km du lieu de travail désigné (c’est-à-dire la place habituelle de bureau ou de travail), sans nuitée ni utilisation d’un avion commercial. Cela s’applique à une distance en sens unique (un aller simple) de 100 km à partir du lieu de travail désigné en utilisant le mode de transport le plus sécuritaire, direct et pratique.

    Remarque : Cette définition s’applique seulement au PED de voyage et est indépendante des définitions de la Directive de voyage du CNM et de la DFCVST concernant les indemnités du voyageur.

    Voyageur
    Désigne une personne qui est autorisé à voyager afin de mener les activités officielles du gouvernement.
    Voyage personnel
    est un voyage qui est purement personnel et le voyageur n’effectue aucune activité officielle du gouvernement, tel qu’un voyage d’agrément.

    Acronymes

    AGV
    Autorisation générale de voyager
    AVI
    Autorisation de voyage individuel
    BRCM
    Bureau régional de comptabilité ministérielle
    CEMD
    Chef d’état-major de la Défense
    CNM
    Conseil national mixte
    CR
    Centre de responsabilité (comme pour gestionnaire de CR)
    CT
    Conseil du Trésor
    D.C.
    Décret en conseil
    DFCVST
    Directive des Forces canadiennes sur les voyages en service temporaire
    DOAD
    Directive et ordonnance administratives de la Défense
    DRASA
    Directeur – Rémunération et avantages sociaux administration
    DRTPC
    Directeur – Relations de travail du personnel civil
    DOF
    Directeur, Opérations financières
    DdP
    Délégation de pouvoirs
    DP Fin
    Directeur – Politiques financières
    DPF
    Dirigeant principal des finances
    DRAS
    Directives sur la rémunération et les avantages sociaux
    DVACE
    Dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements
    FAC
    Forces armées canadiennes
    GC
    Gouverneur en conseil
    GL
    Grand livre
    LGFP
    Loi sur la gestion des finances publiques
    MAF
    Manuel d’administration financière
    MDN
    Ministère de la Défense nationale
    Min DN
    Ministre de la Défense nationale
    N1
    Niveau 1
    NB
    Note de breffage
    ORFC
    Ordonnances et règlements royaux applicables aux Forces canadiennes
    PED
    Pouvoir d’engagement des dépenses
    POTFC
    Planification et suivi des tâches des Forces canadiennes
    PV
    Plan de voyage
    RCN
    Région de la capitale nationale
    Sec gén
    Secrétaire général
    SIGRD
    Système d’information de la gestion des ressources de la Défense
    SM
    Sous-ministre
    SMA
    Sous-ministre adjoint
    SMA(Fin)/DPF
    Sous-ministre adjoint (Finances)/Dirigeant principal des finances
    SMA(RH-Civ)
    Sous-ministre adjoint (Ressources humaines – Civils)

    Haut de la page

  11. Annexe B – Liste des anciens instruments de politique de GF MDN/des FAC relatifs aux voyages remplacés par cette politique

    • Note de service du DPF (7356-7-29) – Révisions à la Directive du sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du CT, et Annexe A – Exigences particulières relatives aux frais de déplacement, datées du 29 mai 2014.
    • Note de service du DPF (7356-0) – Révisions à la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du CT – Délégation des pouvoirs (paragraphes 4 à 7) datée du 15 avril 2015.
    • Note de service du DPF (7356-0) – Révisions à la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du CT (paragraphes 4 et 5 de la section II de l’annexe B, et section III de l’annexe C) datées du 18 août 2017.
    • Note de service du DPF (7356-0) – Révisions à la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du CT (paragraphes 9 et 10) datées du 7 février 2018.

    Haut de la page

  12. Annexe C – Exemples de catégories de voyages coïncidant avec les Exigences d’information du CT sur les DVACE

    Catégorie de voyage Exemples
    1 – Activités opérationnelles
    • Voyages de fonctionnaires ou de non-fonctionnaires pour la réalisation de leurs activités quotidiennes
    • Voyages pour des opérations militaires
    • Voyages pour des activités précises exigées par la Loi sur la défense nationale, telles que les procès et les commissions d’enquête du juge-avocat général, les opérations de la police militaire et les enquêtes de l’ombudsman
    • Voyages aux fins d’activités réglementées ou exigées par la loi (p. ex. les réunions de comités de santé et sécurité)
    • Voyages pour le recrutement ou l’embauche d’employés du MDN et de membres des FAC
    2 – Principaux intervenants
    • Voyages d’activités de relations publiques (p. ex. des salons professionnels, des expositions d’information des FAC, etc.)
    • Voyages de réunions/conférences d’affaires avec des gouvernements ou des dignitaires étrangers, des représentants de l’industrie et des groupes d’intérêt public
    3 – Gouvernance interne
    • Voyages pour assister aux réunions de gestion et aux réunions du Comité ministériel de vérification
    4 – Formation
    • Voyage lié à des cours, à des exercices d’entraînement militaires ou à d’autres activités du MDN ou des FAC dont l’objectif principal est de fournir ou de recevoir de la formation
    • La participation à des conférences qui sont considérées comme de la formation en vertu de la section D.3.2 du Guide sur les DVACE du CT ou conformément au chapitre 1017-2 du MAF sur les dépenses pour les événements et les conférences du MDN et des FAC
    • Cours de formation pour le développement professionnel
    5 – Autre
    • Toute activité de voyage qui n’entre pas dans les catégories de voyage 1 à 4, comme les voyages pour assister à des cérémonies (p. ex. une cérémonie de passation de commandement), à des défilés et à d’autres événements spéciaux

    Haut de la page

  13. Annexe D – Résumé des pouvoirs d’approbation pour les voyages de non-fonctionnaires

    Voici une liste non exhaustive des pouvoirs d’approbation pour les voyages de non-fonctionnaires (voir la remarque 1) :

    conjoint(e)/autre personne accompagnante et membre de la famille de l’employé(e) du mdn/du membre des fac
    Objet du voyage Type de voyage Pouvoir de remboursement (Loi, Règlement, Gouverneur en conseil (GEC), CT, ministre)
    Assister à une activité ou à un événement d’accueil ou à un autre événement/activité en tant qu’invité lorsqu’il n’y a pas d’autorité sous-jacente précise en place (y compris une cérémonie de remise de prix et de reconnaissance) Local Directive du CT sur les DVACE, sections B.2.2.5.3 et B.2.2.6.6 – Frais d’accueil exceptionnels
    Tous GEC par Décret en conseil (D.C.) et présentation au CT – activités/événements importants (d’envergure) avec voyages non locaux
    Tous Pouvoir du ministre d’effectuer des paiements à titre gracieux – autres activités/événements comportant des voyages non locaux (dans des circonstances exceptionnelles seulement)
    S’acquitter d’activités gouvernementales Tous Pouvoir du ministre en droit commun de conclure des contrats – Entente de service volontaire (contrat sans frais)
    Assister à une cérémonie d’investiture Tous DRAS 209.9913 (Remarque 2)
    Assister à des funérailles militaires et à d’autres activités spécifiées suite au décès d’un membre des FAC Tous Ordonnances et règlements royaux applicables aux Forces canadiennes (ORFC) 209.02
    Assister à une cérémonie pour se faire octroyer une distinction honorifique, une récompense ou un souvenir pour un membre des FAC décédé en service Tous ORFC 209.03
    Voyage à l’endroit où se trouve un membre des FAC atteint d’une incapacité sévère, invalidante ou possiblement mortelle Tous DRAS 211.07 (Remarque 2)
    Conjoint du ministre de la défense nationale
    Objet du voyage Type de voyage Pouvoir de remboursement (Loi, Règlement, Gouverneur en conseil (GEC), CT, ministre)
    Assister à des fonctions officielles du gouvernement pour des raisons protocolaires Tous

    Politiques du CT à l’intention des cabinets des ministres

    Section 6.7
    Dignitaires/représentants militaires étrangers et autres fonctionnaires étrangers
    Objet du voyage Type de voyage Pouvoir de remboursement (Loi, Règlement, Gouverneur en conseil (GEC), CT, ministre)
    Voyages en vertu d’un programme de Paiement de transfert (PT) du crédit 10 Tous Programme de PT approuvé
    Représentant officiel à l’accueil ou à un autre événement ou activité Local Directive du CT sur les DVACE, section B.2.2.5.3. – Accueil
    de l’extérieur Guide du CT sur les DVACE, Section B.5.5 – Frais d’accueil exceptionnel
    Entrepreneurs/bénévoles
    Objet du voyage Type de voyage Pouvoir de remboursement (Loi, Règlement, Gouverneur en conseil (GEC), CT, ministre)
    S’acquitter d’activités gouvernementales Tous Pouvoir en « common law » du ministre de conclure des contrats – Contrat et entente de service volontaire (contrat sans frais)
    Témoins
    Objet du voyage Type de voyage Pouvoir de remboursement (Loi, Règlement, Gouverneur en conseil (GEC), CT, ministre)
    Assister à la cour martiale, à des comités et à des commissions particulières, à des commissions d’enquête, etc. à titre de témoin Tous Loi sur la défense nationale, article 251.2
    Autres non-fonctionnaires qui ne sont pas inclus ci-dessus
    Objet du voyage Type de voyage Pouvoir de remboursement (Loi, Règlement, Gouverneur en conseil (GEC), CT, ministre)
    Assister à des activités/événements d’accueil ou à d’autres événements ou activités en tant qu’invité lorsqu’il n’y a pas d’autorité sous-jacente particulière en place Local Directive du CT sur les DVACE, Section B.2.2.5.3 – Frais d’accueil
    Tous GEC par D.C. et présentation au CT – activités/événements importants (d’envergure) avec voyages à l’extérieur de la région
    Tous Pouvoir du ministre d’effectuer des paiements à titre gracieux – autres activités/événements comportant des voyages à l’extérieur de la région (dans des circonstances exceptionnelles seulement)

    Remarques :

    1. Il peut y avoir d’autres pouvoirs particuliers (comme les DRAS, les ORFC, etc.) en plus de ceux qui sont indiqués dans le tableau ci-dessus. Le tableau exclut les autorisations de voyager des conjoints, des personnes qui les accompagnent et des autres membres de la famille qui sont considérés comme étant de nature personnelle officielle (c.-à-d. les indemnités en vertu des politiques sur la réinstallation, les postes isolés, le service extérieur, etc.)
    2. Les DRAS sont approuvées par le CT.

Haut de la page

Détails de la page

Date de modification :