Audit des autorités de soutien opérationnel de l’OTAN

Janvier 2025

1259-3-0099 (SMA[Svcs Ex])

Revu par le SMA(Svcs Ex) conformément à la Loi sur l’accès à l’information (LAI). Renseignements retenus conformément à l’article 15(1).

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Contexte

L’autorité contractante du min DN est issue de lois, de règlements et de politiques. Les principales lois comprennent la Loi sur la défense nationale et la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), qui précisent les responsabilités à l’égard de la gestion financière.

Le Conseil du Trésor met en place des politiques de délégation de pouvoirs, assurant la cohérence avec les normes gouvernementales. SPAC gère l’acquisition et la fourniture de biens et de services, notamment les services de construction, pour les ministères fédéraux, y compris les projets de défense.

Actuellement, le min DN peut autoriser des contrats (article 41 de la LGFP) d’au plus 375 000 $ pour acquérir des biens ou des services dans le cadre d’approvisionnements non concurrentiels. Le Conseil du Trésor a conféré au MDN un pouvoir exceptionnel lui permettant d’acquérir du soutien logistique, de l’approvisionnement et des services auprès d’agences de l’OTAN jusqu’à un total de | | | | | | | | | | | | par mission, y compris les modifications.

L’intention de ce pouvoir exceptionnel est de permettre aux FAC de tirer parti de solutions confiées par contrat à des agences de l’OTAN pour acquérir du soutien logistique, de l’approvisionnement et des services dans le cadre d’exercices, de cours d’instruction, de déploiements et d’opérations conjoints et d’autres efforts de collaboration. Ces éléments peuvent compléter des structures de soutien des FAC ou des solutions confiées par contrat au MDN ou à SPAC. Ces transactions sont toutes considérées comme étant à fournisseur exclusif selon les règlements régissant les contrats du gouvernement du Canada.

Le Système d’information de la gestion des ressources de la Défense (SIGRD) et d’autres systèmes connexes sont en cours de modernisation pour soutenir les transactions d’approvisionnement et la gouvernance ministérielle. Par conséquent, les FAC doivent mettre en place des contrôles manuels, suivre les transactions en dehors des systèmes de consignation et envoyer les renseignements au quartier général aux fins de commentaires.

L’autorité contractante exceptionnelle pour les agences de l’OTAN a d’abord été utilisée pendant l’année financière 2023-2024 pour acquérir des services, par suite d’une subdélégation de pouvoirs par le min DN en juin 2022 ^{Footnote 1}. Au moment de l’audit, la demande de subdélégation pour l’acquisition de biens était en suspens^{Footnote 2}.

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Principales constatations

Les dossiers de passation de contrats doivent être complets et consignés avec exactitude pour assurer la transparence quant au respect des exigences et appuyer la production des rapports internes et externes. Les dossiers fiables et complets permettent au MDN et aux FAC de respecter les exigences obligatoires en matière de production de rapports énoncées dans les contrats.

Les transactions liées aux agences de l’OTAN ont été généralement effectuées en conformité avec les politiques et les lignes directrices du Ministère. Des contrôles étaient en place et de la documentation attestait la conformité avec la législation (79 %), les politiques et directives du Conseil du Trésor (88 %) et les directives ministérielles (86 %) pour tous les dossiers, avec une amélioration constatée à mesure que l’utilisation augmentait. D’autres détails sur la conformité avec les contrats et les transactions liées à l’OTAN sont présentés à l’annexe C.

Conformité législative : Le pouvoir de certification (article 34) représentait la plus grande part des cas de non-conformité législative puisque les factures ne pouvaient pas être repérées dans SharePoint. Tous les dossiers contractuels liés à des agences de l’OTAN qui étaient consignés dans SharePoint ont été examinés dans le cadre de cet audit. Le pouvoir de paiement (article 33) est exercé en dehors du J4 du COIC et n’est pas compris dans les résultats du contrôle.

Conformité avec les politiques et les directives du Conseil du Trésor : Les politiques et les directives du Conseil du Trésor en fonction des opérations normales. Certaines exigences peuvent ne pas s’inscrire dans le contexte des pouvoirs exceptionnels de passation de marchés.

Conformité ministérielle : Le Ministère a ajouté des règles sur la passation de marchés en général, ainsi qu’aux fins des ententes contractuelles exceptionnelles. Le respect de ces exigences devrait être pris en considération dans le contexte et justifié en conséquence. Par exemple, le concept des opérations est une procédure interne qui pourrait être combinée avec la détermination des besoins.

Les opérations n’ont pas dépassé la limite approuvée de | | | | | | | | | | | | par mission. Les prévisions actuelles par mission n’ont pas non plus dépassé cette limite, comme il est présenté dans l’annexe D.

Le pouvoir spécial de passation des marchés a été utilisé pour les types de services prédéterminés^{Footnote 3}. Comme il est indiqué dans la constatation n^o 2, l’ordre interne pour les transactions de suivi dans le cadre des ententes contractuelles exceptionnelles a été utilisé deux fois de façon incorrecte pour les achats non connexes.

Un examen de tous les contrats liés aux agences de l’OTAN et des transactions effectuées dans l’année financière 2023-2024 a permis de déterminer que d’autres solutions contractuelles officielles avaient été épuisées avant d’exercer ce pouvoir pour l’achat des services en présentant une justification du recours à un fournisseur unique ou en effectuant une analyse des options.

Le conflit d’intérêts des fournisseurs n’a pas été évalué lors de l’examen du dossier de conformité, puisque les conflits d’intérêts sont gérés par l’OTAN selon des règles de confidentialité et de concurrence commerciale. Les règlements financiers, les règles et les procédures de l’OTAN décrivent les contrôles pour gérer les conflits d’intérêts dans ses processus d’approvisionnement.

Dans l’année financière 2023-2024, 32 transactions d’un total de |||||||||||| ont été consignées dans le SIGRD selon les ordres internes de l’OTAN. Un suivi précis est essentiel pour la transparence et la production de rapports (annexe D). De ce nombre, 30 transactions d’un total de ||||||||||||| ont été liées aux agences de l’OTAN, et deux transactions d’un total de ||||||||| ont été mal codées, mais demeurent non corrigées en raison des contraintes liées à la fin de l’année financière.

Le SIGRD ne dispose pas actuellement de contrôles automatisés pour empêcher l’utilisation incorrecte des ordres internes. La mise en œuvre prévue du projet DÉFENSE^x pourrait empêcher l’utilisation incorrecte des ordres internes.

L’audit a révélé que bien que les entrées du SIGRD étaient exactes, les données de SharePoint ne correspondaient pas, ce qui a rendu le rapprochement plus difficile. L’accès aux données financières était difficile, mettant en évidence la nécessité d’une vérification manuelle des données.

Les contrôles manuels sont essentiels pour assurer l’exactitude et l’intégrité des données, surtout avec un accès limité aux systèmes financiers pendant les opérations. La numérisation pourrait améliorer la prévention des erreurs et l’accès.

Les responsabilités de l’OTAN et des FAC et du MDN pour les transactions sont décrites dans le diagramme des opérations d’approvisionnement, un outil de suivi pour l’utilisation de l’autorité contractuelle exceptionnelle.

Il n’y a pas d’IPO établie pour la gestion des dossiers, ce qui entraîne une dépendance à l’égard des autorités techniques pour la documentation et du quartier général pour faire le suivi des dossiers manquants. Il existe une liste de contrôle, mais elle n’est pas utilisée. La mise en œuvre des procédures claires pour l’entreposage de fichiers réduirait les documents manquants et améliorerait la continuité opérationnelle.

Réponse de la direction :

La direction du COIC et du SMA(Mat) sont d’accord avec la recommandation.

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Conclusion

Les transactions liées aux agences de l’OTAN ont été effectuées en conformité avec la législation, les politiques et directives du Conseil du Trésor ainsi que les directives ministérielles. Les contrôles internes sur la gestion financière et les exigences contractuelles ont été établis et sont en général suivis. Les transactions liées aux agences de l’OTAN qui se trouvaient dans le système d’enregistrement des données financières, le SIGRD, ont été consignées de manière appropriée. Les exigences en matière de production de rapports de SPAC et du SCT seront remplies ultérieurement cette année.

Pour améliorer l’exactitude et l’intégrité des données contractuelles et l’information financière, les principaux intervenants devraient continuer de définir et de mettre au point des IPO et de mettre à jour leur site SharePoint pour garantir une piste de vérification exhaustive en conformité avec la législation, les politiques et directives du Conseil du Trésor et les directives ministérielles.

La surveillance et le suivi devront continuer à améliorer la conformité en ce qui concerne la législation, tandis que les IPO pourraient favoriser la mise en place d’un contexte pour déterminer l’exigence de suivre les directives ministérielles.

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Annexe A : Plan d’action de la direction

Mesure de la direction

Le COIC s’efforce d’adopter des pratiques exemplaires. De ce fait, il valorise les avantages des procédures de normalisation pour augmenter l’efficience et l’efficacité organisationnelles.

Produit livrable

Le COIC publiera une IPO bien définie, la diffusera sur son site SharePoint des contrats du J4 du COIC et communiquera le lien publié aux intervenants appropriés à l’aide de moyens adéquats.

Calendrier

La version définitive sera publiée sur SharePoint d’ici la fin d’octobre 2024.

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Annexe B : Au sujet de l’audit

Le présent audit est conforme aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Objectif

L’objectif était d’évaluer si les transactions avec les agences de l’OTAN, conclues en recourant au pouvoir spécial de passation des marchés, ont été exécutées conformément aux directives et aux politiques ministérielles et signalées chaque année au SCT.

Portée et méthodologie

La portée examine les 32 transactions liées aux agences de l’OTAN dans le cadre de six contrats totalisant près de | | | | | | | | | | | au cours de l’année financière 2023-2024. La méthodologie de la mission d’audit comprenait les entrevues, l’examen des dossiers, l’analyse de données, l’examen de la documentation et la schématisation du processus. L’audit a permis d’examiner les dossiers de trois missions (Opérations (Op) | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |).

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Annexe C : Sommaire de l’évaluation des contrats liés aux agences de l’OTAN

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Annexe D : Information financière par ordre interne

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