Audit coopératif du Programme de passeport pour les voyages officiels

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Objectif

Présenter les résultats de l’audit réalisé en collaboration avec Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) sur le Programme de passeport pour les voyages officiels.

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Aperçu

• Sommaire des résultats
• Contexte
• Constatations clés
• Conclusion
• Annexes

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Sommaire des résultats

• Aucun problème important n’a été relevé en ce qui a trait au maintien, à la protection et au suivi des passeports spéciaux au sein du ministère de la Défense nationale et des Forces armées canadiennes (le MDN et les FAC).
• Quelques cas mineurs de non-conformité ont été relevés; ils ont été réglés par le vice-chef d’état-major de la défense (VCEMD) OUTCAN au cours de l’audit.

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Contexte

• IRCC a inclus dans son Plan d’audit axé sur les risques (PAAR) un audit du Programme de passeport pour les voyages officiels.
  • En entreprenant cet audit, IRCC a demandé la participation du MDN et des FAC ainsi que de trois autres organisations.
  • L’objectif d’IRCC était d’évaluer si les contrôles étaient en place pour bien gérer le Programme de passeport d’IRCC pour les voyages officiels.
  • D’autres renseignements sur l’objectif, les critères et les constatations d’IRCC sont fournis aux annexes A et B.
• Bien qu’il n’ait pas été inclus à l’origine dans le PAAR du MDN et des FAC pour l’année 2019-2020, le SMA(Svcs Ex) a eu l’occasion de collaborer avec IRCC.
  • L’objectif des travaux entrepris au sein du MDN et des FAC était de vérifier que le Ministère assure une gérance appropriée au nom d’IRCC en ce qui concerne la gestion des passeports spéciaux.
  • D’autres renseignements sur la portée et l’objectif de la méthode du MDN et des FAC sont fournis aux annexes C et D.

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Contexte – Rôles et responsabilités

• Environ 39 unités du MDN et des FAC autorisées détiennent plus de 18 000 passeports spéciaux.
• Le tableau 1 fournit un aperçu général des responsabilités d’IRCC et du MDN et des FAC en ce qui concerne les passeports pour voyages officiels (les passeports spéciaux).

Tableau 1. Responsabilités d’IRCC et du MDN et des FAC à l’égard des passeports. Ce tableau indique les responsabilités d’IRCC et du MDN et des FAC à l’égard des passeports pour voyages officiels.

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Constatations clés du MDN et des FAC

• IRCC a actuellement des ententes individuelles avec environ 39 unités autorisées à garder des passeports spéciaux.
• Parmi les dix unités visitées, une seule a signé un protocole d’entente actuellement en vigueur, notamment « Entente concernant la garde en lieu sûr des passeports spéciaux ». Cette entente à jour contient d’autres mesures de garde en lieu sûr.
• Par conséquent, quelques-unes des mesures de protection en lieu sûr supplémentaires (p. ex., les dossiers d’inventaire et les dossiers de transaction doivent être entreposés dans des contenants distincts) n’étaient pas en vigueur dans certaines unités.
  • Malgré cela, aucun problème important concernant la garde en lieu sûr ou au suivi des passeports spéciaux n’a été relevé pendant l’audit.
  • Le VCEMD OUTCAN a depuis avisé toutes les unités des mesures supplémentaires.
• IRCC vise à conclure une seule entente entre IRCC et tout le MDN et les FAC, plutôt qu’une par unité, ce qui favorisera l’uniformité et l’efficacité.
• Les visites et les examens de dossiers^{Note de bas de page 1} montrent que les passeports spéciaux sont bien suivis et protégés.
  • Toutes les unités visitées avaient mis en œuvre diverses procédures et divers outils pour surveiller l’état des passeports spéciaux gardés dans leur unité.
• Pour promouvoir et assurer l’uniformité, OUTCAN a récemment modifié Guardian (une base de données électronique) afin de permettre le suivi des passeports spéciaux dans l’ensemble de l’organisation.
  • Cette nouvelle méthode permettra à OUTCAN d’obtenir les renseignements sur les passeports de toutes les unités qui sont autorisées à avoir des passeports spéciaux, ce qui permettra un suivi et une surveillance accrus.

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Conclusion

Bien qu’il y ait quelques cas de non-conformité liés aux nouvelles mesures de sécurité pour les répertoires de dossiers et les relevés de transactions, aucun problème important concernant la garde en lieu sûr ou au suivi des passeports spéciaux n’a été relevé.

En outre, en regroupant les ententes précédentes en une seule entente et en y ajoutant le suivi et la surveillance de l’information dans Guardian par le VCEMD OUTCAN, il sera possible de réduire le risque de non-conformité au minimum à l’avenir.

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Annexe A – Portée de l’audit d’IRCC

L’audit visait à évaluer si IRCC a pris les mesures de contrôle nécessaires pour gérer efficacement le Programme. 

L’audit d’IRCC visait la période du 1^er avril 2016 au 31 décembre 2018 et comprenait un examen de ce qui suit :

1. Le processus de délivrance des passeports diplomatiques et spéciaux.
2. Le suivi de l’utilisation et de la garde des passeports pour le compte de Voyages officiels^{Note de bas de page 2}.
3. La production de rapport sur le rendement du Programme de passeport pour voyages officiels d’IRCC.

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Annexe B – Constatation principale d’IRCC

La constatation principale d’IRCC, à la suite de son travail d’audit et du travail des ministères concernés, est la suivante :

• L’examen des passeports sélectionnés et l’étude des pratiques de garde dans ces ministères et à l’Agence ont fait ressortir que, en l’absence d’exigences de déclaration et d’une supervision de la part d’IRCC, des mesures de contrôle internes, telles que des répertoires de dossiers et des registres d’activités, étaient en place dans chacun de ces ministères et à l’Agence.

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Annexe C – Portée de l’audit du MDN et des FAC

• Le travail réalisé au sein du MDN et des FAC visait la période du 1er avril 2016 au 31 décembre 2018 et comprenait un examen du suivi de l’utilisation et de la garde des passeports pour voyages officiels.
• Les travaux d’audit ont été réalisés au quartier général de la Défense nationale ainsi que dans diverses unités organisationnelles des FAC qui gardent les passeports spéciaux délivrés au personnel du MDN et des FAC.

Tableau 2. Unités organisationnelles des FAC qui possèdent des passeports spéciaux. Ce tableau indique les unités organisationnelles des FAC qui gardent des passeports spéciaux délivrés au personnel du MDN et des FAC.

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Annexe D – Méthodologie

• La méthode d’audit comprenait les éléments suivants :
  • Examen des lois et documents de politique pertinents
  • Examen des principaux documents à l’appui et des documents de référence pertinents
  • Réalisation d’essais et examen des étapes des processus, des procédures et des systèmes clés
  • Réalisation d’entrevues avec le personnel clé
• Les constatations et conclusions figurant dans le présent rapport sont étayées par des preuves d’audit suffisantes et appropriées regroupées conformément à des procédures qui respectent les exigences énoncées dans le document Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institute of Internal Auditors. Par conséquent, l’audit est conforme aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’lnstitute of Internal Auditors, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité. Les opinions exprimées dans le présent rapport sont fondées sur les conditions qui avaient cours au moment de l’audit et ne s’appliquent qu’à l’entité examinée.

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Annexe E – Résultats de l’examen des dossiers

• Les dix unités visées par l’examen étaient responsables de 2 398 passeports spéciaux.
• À la demande d’IRCC, un échantillon de 20 passeports spéciaux a été choisi dans chaque unité (à l’exception d’une unité, dans laquelle tous les 39 passeports spéciaux dont elle était responsable ont été examinés); par conséquent, 219 passeports spéciaux ont été sélectionnés aux fins de l’examen des dossiers.
  • Cet échantillon non représentatif a permis aux auditeurs de mieux comprendre les processus de suivi et de garde en lieu sûr des passeports spéciaux.
• Cent quarante-trois passeports spéciaux étaient disponibles lors des visites sur place. Les autres étaient utilisés par un membre en déploiement ou avaient été envoyés au bureau de Voyages officiels d’IRCC pour renouvellement ou demande de visa. 
• Les registres de suivi ont été examinés pour les passeports qui n’étaient pas disponibles, et dans tous les cas, les registres indiquaient la date à laquelle le passeport avait été envoyé à un militaire ou recueilli par celui-ci ainsi que la date de retour prévue (si elle était connue).

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