Audit coopératif du Programme de passeport pour les voyages officiels

FAC
Forces armées canadiennes
IRCC
Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada
MDN
Ministère de la Défense nationale
OUTCAN
Affectation Outre Canada
PAAR
Plan d’audit axé sur les risques
VCEMD
Vice-chef d’état-major de la défense


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Objectif

Présenter les résultats de l’audit réalisé en collaboration avec Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) sur le Programme de passeport pour les voyages officiels.


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Aperçu


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Sommaire des résultats


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Contexte


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Contexte – Rôles et responsabilités

Tableau 1. Responsabilités d’IRCC et du MDN et des FAC à l’égard des passeports.
IRCC MDN et FAC
-

Base/escadre/unité

VCEMD/OUTCAN

  • Responsable du Programme de passeport depuis le 2 juillet 2013.
  • Établir et gérer les exigences de garde des passeports spéciaux en lieu sûr.
  • Les passeports spéciaux sont gardés par la division Voyages officiels dans les bureaux d’IRCC, à moins que la base, l’escadre ou l’unité ait conclu un protocole d’entente avec IRCC concernant la garde des passeports.
  • Entreprendre des audits, au besoin, pour évaluer la façon dont les unités organisationnelles gardent les passeports spéciaux.
  • Avec l’approbation d’IRCC, responsable de la gérance des passeports spéciaux, conformément au document « Responsabilités en ce qui a trait à la garde, à la surveillance et à la déclaration des passeports spéciaux ».
  • Assurer le suivi des dates d’expiration des passeports spéciaux.
  • Communiquer avec Voyages officiels d’IRCC pour assurer une coordination relative aux passeports spéciaux dont l’organisation est responsable.
  • Officier de liaison du MDN responsable des communications avec Voyages officiels d’IRCC.
  • Établir et coordonner les méthodes de garde en lieu sûr des passeports spéciaux du MDN et des FAC.
  • Surveiller et superviser les données relatives aux passeports spéciaux, y compris dans Guardian (système de suivi).

Tableau 1. Responsabilités d’IRCC et du MDN et des FAC à l’égard des passeports. Ce tableau indique les responsabilités d’IRCC et du MDN et des FAC à l’égard des passeports pour voyages officiels.

Détails du tableau 1 - Responsabilités d’IRCC et du MDN et des FAC à l’égard des passeports.

Sommaire du tableau 1 : Ce tableau indique les rôles et les responsabilités d’IRCC ainsi que du MDN et des FAC pour le programme de passeport. Le tableau compte deux en-têtes principaux : le premier est IRCC et le deuxième est MDN et FAC. La colonne intitulée IRCC ne contient aucune sous-rubrique, mais celle du MDN et des FAC se divise en deux sous-rubriques, soit : Base/escadre/unité et VCEMD/OUTCAN. Il y a donc trois colonnes en tout. La première colonne, soit celle d’IRCC, affiche une liste à puces contenant quatre éléments. La colonne « Base/escadre/unité », sous « MDN et FAC », affiche une liste à puces contenant trois éléments. La colonne « VCEMD/OUTCAN » affiche une liste à puces contenant trois éléments. Il faut lire chaque colonne pour connaître les responsabilités de chaque groupe qui participe au programme de passeport.


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Constatations clés du MDN et des FAC


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Conclusion

Bien qu’il y ait quelques cas de non-conformité liés aux nouvelles mesures de sécurité pour les répertoires de dossiers et les relevés de transactions, aucun problème important concernant la garde en lieu sûr ou au suivi des passeports spéciaux n’a été relevé.

En outre, en regroupant les ententes précédentes en une seule entente et en y ajoutant le suivi et la surveillance de l’information dans Guardian par le VCEMD OUTCAN, il sera possible de réduire le risque de non-conformité au minimum à l’avenir.


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Annexe A – Portée de l’audit d’IRCC

L’audit visait à évaluer si IRCC a pris les mesures de contrôle nécessaires pour gérer efficacement le Programme. 

L’audit d’IRCC visait la période du 1er avril 2016 au 31 décembre 2018 et comprenait un examen de ce qui suit :

  1. Le processus de délivrance des passeports diplomatiques et spéciaux.
  2. Le suivi de l’utilisation et de la garde des passeports pour le compte de Voyages officielsNote de bas de page 2.
  3. La production de rapport sur le rendement du Programme de passeport pour voyages officiels d’IRCC.


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Annexe B – Constatation principale d’IRCC

La constatation principale d’IRCC, à la suite de son travail d’audit et du travail des ministères concernés, est la suivante :


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Annexe C – Portée de l’audit du MDN et des FAC

Tableau 2. Unités organisationnelles des FAC qui possèdent des passeports spéciaux.
OTTAWA KINGSTON PETAWAWA
SFC Leitrim FOIX 1 RCR
EMIS QG 1 div C 450 Esc Tac Hél
QG Gp PM FC RTIFC ROSC
- - 2 Amb C

Tableau 2. Unités organisationnelles des FAC qui possèdent des passeports spéciaux. Ce tableau indique les unités organisationnelles des FAC qui gardent des passeports spéciaux délivrés au personnel du MDN et des FAC.

Détails du tableau 2 - Unités organisationnelles des FAC qui possèdent des passeports spéciaux.


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Annexe D – Méthodologie


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Annexe E – Résultats de l’examen des dossiers


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