Audit en matière de modifications de contrat

AC
Autorité contractante
AT
Autorité technique
BPR
Bureau de première responsabilité
FAC
Forces armées canadiennes
IS
Initiative de soutien
MAA
Manuel d’administration de l’approvisionnement
MDN
Ministère de la Défense nationale
PSE
Politique de défense du Canada : Protection, Sécurité, Engagement
SAMD
Stratégie d’approvisionnement en matière de défense
SGDEC
Système de gestion des données essentielles au contrat
SMA(Mat)
Sous-ministre adjoint (Matériels)
SMA(Svcs Ex)
Sous-ministre adjoint (Services d’examen)
SPAC
Services publics et Approvisionnement Canada

Portrait global

Dans l’ensemble, les modifications de contrat examinées ont été traitées conformément à la Politique et aux Règlements sur les marchés. La gouvernance et le contrôle des modifications de contrat pourraient être renforcés en clarifiant et en communiquant les lignes directrices et les exigences des politiques du MDN et des FAC. Une approche fondée sur les risques pour la surveillance des modifications de contrat aiderait également à atténuer les risques liés à la gestion des contrats et permettrait au MDN et aux FAC de démontrer adéquatement équité et transparence ainsi que la réalisation des meilleurs intérêts de l’État.

Pratique exemplaire

Les procédures internes du SMA(Mat) ont récemment été mises à jour afin d’exiger que les évaluations des risques soient révisées au moment de modifier un marché, pour les marchés de plus de 25 000 dollars.

Recommandation du SMA(Svcs Ex) (Importance modérée)

Recommandation du SMA(Svcs Ex) (Importance élevée)

Tableau 1. Sommaire des rôles et responsabilités clés en matière d’approvisionnement. Ce tableau présente les rôles et responsabilités des principaux employés désignés, dans la mesure où ils se rapportent aux constatations présentées dans le cadre du présent audit, pour chaque étape du processus en matière d’approvisionnement.
Étape Rôles et responsabilités

Autorité technique (AT), pouvoir de présenter des demandes en matière d’approvisionnementNote de bas de page 12

Le MDN est l’AT et le pouvoir de présenter des demandes en matière d’approvisionnement des 18 contrats échantillonnés

Responsable des achats

Le MDN est responsable des achats des 18 contrats échantillonnés

Autorité contractante (AC)

Le MDN est l’AC pour 6 des 18 contrats échantillonnés

Planification de l’approvisionnement – besoin en matière d’approvisionnement
  • L’AT rédige un énoncé des travaux à l’appui du besoin opérationnel, prépare une estimation des coûts connexes et confirme la disponibilité du financement.
  • Valide les exigences en matière d’approvisionnement pour assurer qu’elles sont appropriées, adéquates et qu’elles ont les approbations requises.
  • Examine et peaufine l’énoncé des travaux.
  • Valide l’estimation des coûts et sécurise le financement du mécanisme d’approvisionnement.
  • Approuve le mécanisme d’approvisionnement (la demande).
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Planification de l’approvisionnement – plan en matière d’approvisionnementNote de bas de page 13
  • Le cas échéant, le pouvoir de présenter des demandes en matière d’approvisionnement approuve les documents de demande en matière d’approvisionnement (par ex., le formulaire de demande 9200 de SPAC).
  • Élabore un plan en matière d’approvisionnement avec des coûts cibles et un plan de trésorerie.
  • Élabore des documents en matière d’approvisionnement.
  • Le responsable des achats et l’AT étudient la possibilité d’établir un contrat pluriannuel lorsqu’il s’agit d’un avantage économique pour le Ministère, comme l’inclusion des années d’option dans le contrat initial.
  • Obtient l’approbation pour le plan en matière d’approvisionnement.
  • Donne suite à la demande en matière d’approvisionnement.
Planification de l’approvisionnement – gestion des risques
  • L’AT joue un rôle de consultation.
  • Élabore et met en œuvre une stratégie de gestion des risques en matière d’approvisionnement, y compris en remplissant le formulaire d’évaluation des risques et de stratégie d’approvisionnement pour chaque nouvel approvisionnement d’une valeur supérieure à 25 000 dollars.
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Exécution de l’approvisionnement
  • L’AT évalue les propositions et les soumissions.
  • Participe au processus d’évaluation des soumissions.
  • Gère le processus d’évaluation des soumissions.
  • Rédige et attribue le contrat.
  • Verse le contrat, et les modifications connexes, dans le SGDEC.
Contrôle de l’approvisionnement – surveillance et gestion
  • L’AT cerne les changements aux exigences pour le responsable des achats.
  • Surveille et gère les flux de trésorerie du contrat et s’assure que les travaux ne dépassent pas la valeur autorisée du contrat.
  • S’assure que les engagements de l’État sont respectés dans le contrat.
  • Informe l’AC si le montant du contrat doit être ajusté (voir Contrôle de l’approvisionnement – modification du contrat).
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Contrôle de l’approvisionnement – modification du contrat
  • L’AT cerne les changements requis au responsable des achats.
  • Assure qu’il s’agit bien d’une demande de changement et non d’une nouvelle exigence.
  • Communique le changement aux parties concernées, y compris, le cas échéant, à l’entrepreneur.
  • Rédige les documents de modifications, p. ex., la modification de la demande 9200 de SPAC, le cas échéant.
  • Assure que les documents de modifications sont traités et approuvés au niveau approprié.
  • Soumet les documents de modifications à l’AC.
  • Assure qu’il s’agit bien d’une demande de changement et non d’une nouvelle exigence.
  • Donne suite à la demande de modifications du contrat, y compris l’obtention du consentement de l’entrepreneur à la modification.
  • Accorde la modification du contrat.
Contrôle de l’approvisionnement – gestion des risques -
  • Continue le suivi et met en œuvre la stratégie existante de gestion des risques.
  • Documente toute modification qui entraîne une augmentation de 30 pour cent ou plus de la valeur initiale apparaissant dans le formulaire de demande 9200 en vue d’un rapport annuel spécial.
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Contrôle de l’approvisionnement – gestion des dossiers
  • Voir les responsabilités du responsable des achats.
  • L’AC ou le responsable des achats a la responsabilité de créer et de mettre à jour le dossier du contrat ou de l’approvisionnement avec toute l’information pertinente (p. ex., documents associés au besoin, information financière, correspondance, formulaires de demande 9200 et modifications connexes signées, documents contractuels et modifications connexes signés, de même que tout document explicatif ou de justification).
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Détails du tableau 1 - Sommaire des rôles et responsabilités clés en matière d’approvisionnement
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