Audit du processus d’administration des déplacements

Avril 2025

1259-3-0106 (SMA[Svcs Ex])

Revu par le SMA(Svcs Ex) conformément à la Loi sur l’accès à l’information. Information SANS CLASSIFICATION.

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Contexte

L’administration efficace des déplacements est essentielle pour assurer l’état de préparation concernant les missions, l’efficacité opérationnelle et la responsabilité financière. Divers documents d’orientation et politiques ont été élaborés pour veiller à ce que la planification, l’autorisation, la consignation et la déclaration des dépenses de déplacement au sein du MDN et des FAC correspondent aux priorités et aux pratiques en matière de gestion financière du gouvernement du Canada. Au cours de l’AF 2023‑2024, le MDN et les FAC ont dépensé environ 325 millions de dollars en activités de déplacement, y compris l’instruction individuelle et collective ainsi que les opérations.

Chaque organisation de N1 du MDN et des FAC a ses propres besoins et ses propres budgets en matière de déplacement. Qu’il s’agisse de la planification des déplacements, des approbations, des réservations ou de l’achèvement de la demande de remboursement, le processus est décentralisé au N1 et aux niveaux inférieurs. Tous les intervenants et toutes les unités sont responsables de la bonne intendance des ressources financières connexes.

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Principales constatations

L’administration des déplacements au sein du MDN et des FAC est un processus complexe auquel participent de nombreux intervenants pour traiter les demandes de déplacement et les remboursements. Bien que le SMA(Fin)/DPF soit l’autorité fonctionnelle en matière de gestion financière du Ministère, aucun responsable des processus ou d’autorité fonctionnelle n’est officiellement désigné pour assurer le processus de déplacement au sein du MDN et des FAC. De plus, la redevabilité, les rôles et responsabilités propres aux autorisations de voyage et aux utilisateurs au sein du Ministère ne sont pas toujours clairs. Cela peut limiter la surveillance et les contrôles destinés à garantir la conformité et l’intendance des ressources financières.

Le chapitre sur les dépenses de voyages du Manuel d’administration financière fait état de 14 postes ou groupes ayant des responsabilités dans le processus des déplacements. Dans la même politique, trois groupes d’utilisateurs sont collectivement responsables de toutes les dépenses de déplacement et doivent s’assurer que toutes les approbations et activités administratives sont effectuées. En raison de ces facteurs, en plus de la grande quantité d’autres politiques et documents d’orientation, les utilisateurs ont de la difficulté à comprendre leurs rôles et peinent à maîtriser le processus de déplacement de manière efficiente.

Plusieurs utilisateurs effectuent des activités d’examen et d’approbation dans le processus de déplacement. Malgré cela, 81 % des 74 dossiers de déplacement faisant partie de l’échantillon qui ont fait l’objet d’un examen ne respectaient pas entièrement les politiques de déplacement, comme il est indiqué à la figure 1. De ces dossiers indiquant des problèmes de conformité, près de la moitié des dossiers ne comportaient pas suffisamment de preuves ou d’autorisations concernant les déplacements ou le remboursement, et environ 26 % comportaient des erreurs de remboursement. Dans certains cas, des mesures immédiates ont été prises pour récupérer les trop-payés repérés par l’équipe d’audit.

Le SMA(Fin) n’effectue pas de vérifications après paiement pour confirmer la validité des demandes de remboursement de frais de voyage en raison de leur faible risque lié à l’importance. Au N1 ou aux niveaux inférieurs, les agents comptables des fonds publics dans les bases militaires ou les unités du MDN supervisent un bref examen de 10 % d’opérations financières à faible risque, mais il n’est pas obligatoire que les transactions liées aux déplacements soient incluses. Les descriptions de transaction non uniformes dans le Système d’information de la gestion des ressources de la Défense peuvent également entraver la surveillance efficace et la prise de décisions, car les irrégularités en matière de données peuvent avoir une incidence sur la capacité de déterminer et d’examiner les frais de voyage de manière précise.

Des mesures de contrôle plus approfondies, comme les vérifications accrues et les règles liées à la consignation de données, permettront d’accroître la conformité, d’atténuer le risque sur le plan des erreurs et des dépenses non autorisées, de même que de réduire le risque de préjudice à la capacité financière et à la crédibilité de l’organisation. Le fait d’établir une autorité fonctionnelle pour superviser le processus de déplacement faciliterait la mise en œuvre de mesures de contrôle plus efficaces.

Réponse de la direction

Le SMA(Fin) reconnaît son rôle en tant qu’autorité fonctionnelle du processus d’administration des déplacements.

Réponse de la direction

En tant qu’autorité fonctionnelle en matière de déplacements au sein du MDN et des FAC, et sous réserve de l’obtention d’un financement suffisant, le SMA(Fin) établira un bureau de gestion des déplacements de la Défense. Cet organisme sera le centre d’expertise qui s’assurera que les politiques du Conseil du Trésor (CT) sont respectées en élaborant des politiques et des procédures au sein du MDN et des FAC. Le bureau de gestion des déplacements de la Défense sera chargé de mettre en œuvre des IPO, des directives et de l’instruction.

L’organisme sera également responsable de la supervision afin de veiller à ce que les utilisateurs respectent les politiques et les procédures, et il sera responsable de la surveillance en matière d’intendance des ressources financières.

Des politiques, des directives et des outils sont en place pour guider les voyageurs. Toutefois, les politiques et les IPO du Secrétariat du Conseil du Trésor et du SMA(Fin), ainsi que d’autres politiques et IPO relatives aux déplacements, sont complexes et longues. Il existe plus de 370 pages de renseignements. Certains de ces documents sont répétitifs ou incohérents : par exemple, la procédure pour une demande d’autorisation de voyage est différente dans le Guide de l’utilisateur de ClaimsX et dans les IPO de la Défense nationale. En l’absence de directives cohérentes et faciles à respecter, les voyageurs et les approbateurs peuvent se heurter à des erreurs et être sujets à une utilisation inefficace du temps.

Le fait que les pratiques et les systèmes concernant les approbations, les réservations et les demandes de remboursement ne sont pas intégrés rend l’ensemble du processus compliqué. Par exemple, les utilisateurs doivent mener une recherche sur les options de voyage, puis inscrire les détails et les coûts du voyage dans un formulaire d’autorisation de voyage individuel. Un utilisateur du Système d’information de la gestion des ressources de la Défense crée ensuite un numéro d’engagement financier et l’ajoute au formulaire d’autorisation de voyage individuel dans le cadre du processus d’approbation préalable au voyage. Les réservations de billets d’avion et de train sont effectuées dans le système American Express Global Business Travel, puis les détails du plan de voyage approuvé et le code financier sont inscrits manuellement dans ClaimsX.

Puisque tous les outils et systèmes mentionnés précédemment fonctionnent de façon indépendante les uns des autres, les renseignements doivent être consignés à répétition. Après le retour d’un voyage, les utilisateurs ne peuvent pas téléverser des documents numériques dans ClaimsX. Par conséquent, les documents à l’appui en format papier doivent être soumis aux fins d’examen manuel et d’autorisation en plus du fait que la demande de remboursement doit être soumise fins d’examen électronique et d’autorisation dans ClaimsX. Cela double les approbations en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques et triple les approbations en vertu de l’article 32 de ladite Loi.

De plus, l’accès au soutien et aux ressources tels que des administrateurs informés et des outils numériques n’est pas uniforme. La figure 2 illustre les résultats d’une analyse de l’efficience réalisée relativement aux réponses du questionnaire à l’intention des voyageurs et des approbateurs. Elle montre que, de tous les groupes d’utilisateurs, ce sont les voyageurs qui consacrent le plus de temps par étape durant le processus de déplacement. Lorsqu’ils ont accès aux outils et qu’ils ont de l’aide à leurs dispositions, les voyageurs ont tendance en général à consacrer moins de temps au processus.

Les possibilités d’amélioration en matière d’efficience sont les suivantes :

• Améliorer la clarté des directives pour réduire la confusion chez les utilisateurs et le nombre d’erreurs.
• Intégrer les systèmes et les outils pour réduire au minimum la redondance des entrées de données et les erreurs.
• Réduire la dépendance aux procédures sur papier, en particulier celles qui entraînent un dédoublement des efforts.
• Réduire le nombre de dossiers d’examen et de transfert.

Réponse de la direction

En tant qu’autorité fonctionnelle en matière de déplacements au sein du MDN et des FAC, le SMA(Fin) procédera à une analyse environnementale de tout le matériel intranet actuellement utilisé et publié au sein du Ministère en vue de regrouper ce matériel en documents de référence simples, normalisés et pertinents, qui sont conviviaux pour les utilisateurs.

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Conclusion

Les déplacements jouent un rôle important dans l’exécution du mandat de l’Équipe de la Défense. En raison des contraintes budgétaires plus importantes et de la hausse des coûts de transport et de logement, il est essentiel que le MDN et les FAC veillent à ce que les ressources soient utilisées de manières efficace et efficiente dans le cadre du processus de déplacement, afin d’aider à assurer la disponibilité opérationnelle et à montrer l’engagement du MDN envers l’intendance responsable des fonds publics.

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Annexe A : Plan d’action de la direction

Mesure de la direction

1. Le SMA(Fin)/DPF précise ou reconnaît son rôle en tant qu’autorité fonctionnelle du processus d’administration des déplacements du Ministère.

Mesure de la direction

2. En tant qu’autorité fonctionnelle en matière de déplacements au sein du MDN et des FAC, et sous réserve de l’obtention d’un financement suffisant, le SMA(Fin) établira un bureau de gestion des déplacements de la Défense. Cet organisme sera le centre d’expertise qui s’assurera que les politiques du CT sont respectées en élaborant des politiques et des procédures au sein du MDN et des FAC. Le bureau de gestion des déplacements de la Défense sera chargé de mettre en œuvre des IPO, des directives et de l’instruction.

L’organisme sera également responsable de la supervision afin de veiller à ce que les utilisateurs respectent les politiques et les procédures, et il sera responsable de la surveillance en matière d’intendance des ressources financières.

Mesures de la direction

3. En tant qu’autorité fonctionnelle en matière de déplacements au sein du MDN et des FAC, le SMA(Fin) procédera à une analyse environnementale de tout le matériel intranet actuellement utilisé et publié au sein du Ministère, dans le but de regrouper ce matériel en documents de référence simples, normalisés et pertinents, qui sont conviviaux pour les utilisateurs.

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Annexe B : À propos de l’audit

Le présent audit est conforme aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du Programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Objectifs

Les objectifs du présent audit consistaient à déterminer s’il existe des occasions d’accroître l’efficience des processus au sein de l’administration des déplacements et si les mesures de contrôle adéquates sont en place pour surveiller et gérer les pratiques de déplacement commercial et veiller à ce que des économies soient réalisées.

Portée et méthodologie

La portée de la mission d’audit englobait les pratiques de déplacement au sein de quatre organisations de N1, pour des déplacements effectués entre avril 2023 et mars 2024. Le bureau de première responsabilité (BPR) responsable de l’audit était le SMA(Fin), tandis que les trois bureaux consultatifs de N1, soit le SMA (Infrastructure et environnement), l’Armée canadienne et le Commandement des opérations interarmées du Canada, ont été sélectionnés pour échantillonner les pratiques en matière de déplacement de l’Équipe de la Défense, en fonction de l’importance des dépenses de déplacement au cours de l’AF 2023-2024. La portée excluait les questions de ressourcement, d’Analyse comparative entre les sexes plus, de déplacements des entrepreneurs ainsi que de déplacements effectués par transport militaire.

Un échantillon de 74 dossiers de déplacement de l’Armée canadienne, du Commandement des opérations interarmées du Canada et du SMA (Infrastructure et environnement) tirés de l’AF 2023‑2024 ont été sélectionnés aux fins d’examen. De ces dossiers, 68 ont été fournis et examinés.

Le processus d’administration des déplacements a été cartographié en fonction des conseils du SMA(Fin) et d’un échantillon de commentaires d’intervenants de N1 tout en consultant les principaux membres du SMA(Fin) afin de créer une cartographie des processus contenant un minimum de 44 étapes d’action distinctes et une analyse de l’efficience correspondante.

Un questionnaire a été distribué à un échantillon de voyageurs et d’approbateurs qui ont été sélectionnés à partir des dossiers examinés dans l’échantillon. Le taux de réponse a été de 29 %, ce qui a généré 28 réponses. Ces résultats ont ensuite été analysés dans le cadre de l’analyse de l’efficience.

Période couverte

L’audit a examiné les processus et les transactions liées aux déplacements d’avril 2023 à mars 2024. C’est à cette période que la conclusion de l’audit s’applique, puisque l’audit a été réalisé de juin à décembre 2024.

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