Audit des services prévus dans l’entente d’entretien des installations
- AQ
- Assurance de la qualité
- ARR
- Autorités, rôles et responsabilités
- BC
- Bureau consultatif
- BPR
- Bureau de première responsabilité
- DTS
- Demande de travaux supplémentaires
- EDT
- Énoncé de travail
- EI
- Entretien des installations
- FAC
- Forces armées canadiennes
- Gp Ops Imm
- Groupe des opérations immobilières
- HIR
- Honoraires d’incitation au rendement
- MDN
- Ministère de la Défense nationale
- OR
- Optimisation des ressources
- SIGRD
- Système d’information de la gestion des ressources de la défense
- SMA(IE)
- Sous-ministre adjoint (Infrastructure et environnement)
- SMA(Mat)
- Sous-ministre adjoint (Matériels)
- SMA(Svcs Ex)
- Sous-ministre adjoint (Services d’examen)
Portrait global
À court terme, les services prévus dans l’entente d’EI sont gérés de manière à assurer la disponibilité de l’infrastructure. Le SMA(IE), à titre de gardien de l’infrastructure, devra toutefois établir et communiquer des autorités, rôles et responsabilités (ARR) clairs en matière de gestion de l’EI. Le SMA(IE) devra également définir les besoins en matière de renseignement pour assurer l’optimisation des ressources et la viabilité à long terme de l’infrastructure.
Sommaire des résultats
L’infrastructure est un élément clé de la capacité de la défense. Par conséquent, le maintien de cette infrastructure est essentiel aux opérations des Forces armées canadiennes (FAC).
L’entretien des installations (EI) se limite à certains des services d’exploitation de l’infrastructure, et comprend notamment :
- la mécanique (p. ex., plomberie, chaudières);
- l’électricité (p. ex., réseaux de distribution principaux et secondaires, panneaux et tableaux de contrôle);
- l’entretien extérieur des bâtiments (p. ex., surface des murs extérieurs, drainage, murs de soutènement);
- l’entretien intérieur des bâtiments (p. ex., planchers, murs, fenêtres, portes, peinture);
- les systèmes de détection et d’extinction d’incendie;
- le déneigement et le déglaçage;
- les programmes de gestion de l’environnement (p. ex., gestion des déchets solides, intervention en cas de déversement et matières dangereuses);
- la gestion de l’entretien préventif.
Le plan ministériel 2017-2018 et la politique de défense du Canada, Protection, sécurité, engagement, soulignent l’importance d’améliorer l’infrastructure dans les bases et les escadres pour mieux servir la défense, ce qui comprend l’exploration de « moyens d’établir des partenariats avec le secteur privé ». Les contrats de services tels que l’EI permettent au Ministère de maintenir le cap sur la prestation des programmes et des capacités obligatoires.
L’infrastructure est centralisée depuis 2016, ce qui a fait du Sous-ministre adjoint (Infrastructure et environnement) (SMA[IE]) le seul gardien de toute l’infrastructure du ministère de la Défense nationale (MDN) et des FAC. Cette centralisation a transformé la méthode de gestion de l’infrastructure dans tout le Ministère. Lorsque les services d’EI sont confiés à des entrepreneurs, il existe deux façons de procéder, soit :
- avec des contrats d’EI seulement – les services prévus dans l’entente sont limités à l’EI;
- avec des contrats de services complets – les services prévus dans l’entente comprennent divers services de la base ou de l’escadre, tels que l’alimentation, le logement, les opérations, les services d’EI.
Compte tenu du vieillissement des infrastructures du MDN et des FAC et de la récente transformation qui a rendu le SMA(IE) responsable de toute l’infrastructure ministérielle et de l’entretien qui s’y rattache, le Sous-ministre adjoint (Services d’examen) (SMA[Svcs Ex]) a réalisé l’audit des services prévus dans l’entente d’EI. Le présent audit figurait dans le plan d’audit interne axé sur les risques pour les années financières 2017-2018 et 2018-2019.
L’objectif consistait à déterminer si les accords du contrat sur les services d’EI étaient gérés de manière à permettre l’optimisation des ressources (OR), à assurer la disponibilité et la viabilité continues de l’infrastructure, et ce, conformément aux règlements régissant l’environnement, la santé et la sécurité. Les constatations et recommandations du présent rapport pourront éclairer les décisions du SMA(IE) à l’appui de son approche centralisée de gestion du portefeuille de l’infrastructure.
Constatations et recommandations
Renseignements en vue de la prise de décision. Des ressources du MDN et des FAC assuraient la surveillance de l’exécution du contrat, mais rien n’indiquait que le SMA(IE) recueillait des renseignements sur l’ensemble du portefeuille afin de prendre des décisions éclairées sur l’EI, d’évaluer le rendement des entrepreneurs ou d’analyser le coût total de l’EI. Le risque repose sur le fait que le Ministère ne soit pas en mesure de déterminer si la décision de confier les services d’EI à un entrepreneur garantit l’OR et si le rendement du fournisseur satisfait aux besoins opérationnels.
Il est recommandé que le SMA(IE) fasse ce qui suit.
- Déterminer et communiquer les données d’EI et les indicateurs de rendement nécessaires pour prendre des décisions éclairées en matière d’EI.
- Cela permettra une meilleure comparabilité et l’exactitude des renseignements couvrant l’ensemble du portefeuille de l’infrastructure et aidera à tirer profit des leçons retenues.
- Instaurer un mécanisme de collecte des données, y compris les renseignements sur les coûts des services d’EI.
- Cela aidera à assurer l’uniformité, l’accessibilité et le caractère opportun des renseignements.
- Effectuer une analyse coûts-avantages de l’EI à l’interne par rapport aux services prévus dans l’entente d’EI.
- Cela permettra de renseigner sur l’efficience des décisions actuelles et futures liées aux services d’EI.
D’après notre analyse, diverses modalités du contrat, p. ex., durée du contrat, exigences de l’énoncé de travail (EDT) et clauses liées au rendement, et la combinaison de l’EI à d’autres services augmentent le risque que ces contrats ne permettent pas de satisfaire aux objectifs du Ministère en matière d’infrastructure. Le SMA(Svcs Ex) demande que le SMA(IE) envisage d’éclairer les décisions futures sur les services d’EI en se fondant sur les leçons retenues des contrats actuels liés à l’EI.
Autorités, rôles et responsabilités. Les contrats d’EI seulement et ceux de services complets que nous avons examinés ont été négociés et conclus par différents responsables avant la centralisation de la gestion de l’infrastructure au SMA(IE). Depuis la transformation du SMA(IE), le Groupe des opérations immobilières (Gp Ops Imm) du SMA(IE) est devenu l’autorité technique des contrats d’EI seulement. Par contre, le GP Ops Imm constitue l’autorité technique uniquement pour la portion EI des contrats de services complets. Deux structures hiérarchiques ont donc été créées, et le SMA(IE) remplit différents rôles de gestion des services prévus dans l’entente d’EI selon le type de contrats. Les autorités et les rôles ne sont pas toujours alignés de façon claire et uniforme sur les nouvelles responsabilités centralisées liées à l’infrastructure. La gestion contradictoire des services d’EI pourrait accroître le risque que certains services d’EI ne reçoivent pas toute l’attention voulue. Le rôle du Gp Ops Imm commence à s’étendre aux négociations et aux comités sur les honoraires d’incitation au rendementNote de bas de page 1 (HIR) associés aux contrats de services complets.
En l’absence de processus ou de directives documentés de gestion, ce qui comprend l’assurance de la qualité (AQ) des services d’EI, on recourait à l’AQ ponctuelle. L’AQ des services d’EI avait un degré d’importance variable, selon qu’il s’agissait de contrats de services complets ou d’EI seulement. Il existe donc un risque que la surveillance du rendement des contrats soit contradictoire entre les différents emplacements du MDN et des FAC, ce qui pourrait avoir des incidences sur l’entretien de l’infrastructure et sa viabilité à long terme.
Il est recommandé que le SMA(IE) fasse ce qui suit.
- En collaboration avec le Sous-ministre adjoint (Matériels) (SMA[Mat]), définir et communiquer des ARR clairs entre le SMA(IE), l’autorité contractante, l’entrepreneur et d’autres intervenants pertinents dans tous les contrats liés à l’EI.
- Mettre en œuvre et développer une directive à orientation centralisée d’AQ de l’EI.
- Cela aidera à assurer l’uniformité de l’AQ de toute l’infrastructure du MDN et des FAC, par catégorie d’immobilisations.
Environnement, santé et sécurité. Dans les contrats examinés, le Ministère satisfaisait aux exigences en matière d’environnement, de santé et de sécurité.
Nota : Se reporter à l’annexe A – Plan d’action de la direction pour obtenir de plus amples renseignements sur la réponse de la direction aux recommandations du SMA(Svcs Ex).
1.1 Contexte
Le plan ministériel de 2017-2018 et la politique de défense du Canada, Protection, Sécurité, Engagement soulignent tous deux l’importance d’améliorer l’infrastructure des bases et des escadres pour mieux servir la défense, ce qui comprend l’exploration de « moyens de conclure des partenariats avec le secteur privé ». Les contrats de services tels que l’EI permettent au Ministère de garder le cap sur la prestation des programmes et des capacités obligatoires.
L’infrastructure est un élément clé de la capacité de la défense; par conséquent, le maintien de cette infrastructure est essentiel aux opérations des FAC. Le Ministère est responsable du plus important portefeuille d’infrastructure du gouvernement fédéral. D’une valeur approximative de 26 milliards de dollars, il compte 20 000 bâtiments, 5500 kilomètres de route et 3000 kilomètres de systèmes d’aqueduc. Dix pour cent du budget de la défense est consacré à l’entretien, au fonctionnement et à la main-d’œuvre de l’infrastructure.
La gestion de l’infrastructure est centralisée depuis 2016, ce qui a fait du SMA(IE) le seul gardien de toute l’infrastructure du MDN et des FAC transformant ainsi la méthode de gestion de l’infrastructure dans tout le Ministère. Cette transformation poursuivait les objectifs suivants :
- coordonner les ressources d’infrastructure du Ministère en gérant le portefeuille de manière holistique;
- planifier selon une perspective stratégique;
- assurer que le Ministère dispose des ressources d’infrastructure voulues, au bon endroit au bon moment;
- veiller à ce que les installations soient conformes aux règlements fédéraux;
- cerner les lacunes et définir les mesures de prévention et de correction nécessaires pour assurer la disponibilité et la viabilité de l’infrastructure.
Bon nombre de contrats d’EI, dont ceux qui ont été examinés, ont été mis en œuvre avant que le SMA(IE) n’assume la responsabilité de l’infrastructure et son entretien. Depuis la transformation du SM(IE), le Gp Ops Imm est devenu l’autorité technique des services prévus dans l’entente d’EI. Il existe donc deux structures de gouvernance distinctes des services d’EI, selon que le contrat vise l’EI seulement ou les services complets.
Structure de gouvernance – avant la transformation du SMA(IE)
Avant la transformation du SMA(IE), les gardiens de l’infrastructure, y compris l’Armée canadienne, la Marine royale canadienne et l’Aviation royale canadienne, étaient responsables de l’infrastructure de leurs emplacements respectifs. Chaque organisation avait des unités de génie qui relevaient de leurs commandants respectifs. Ces organisations étaient responsables de toutes les fonctions liées à l’infrastructure, dont l’EI.
Structure de gouvernance – après la transformation du SMA(IE)
Depuis la transformation du SMA(IE), la structure hiérarchique et de responsabilités est différente pour les contrats de services complets et ceux d’EI seulement (se reporter à la figure 1). Pour les contrats d’EI seulement, le Gp Ops Imm a pris en charge la gestion et la présentation des rapports. Pour ce qui est des contrats de services complets, le Gp Ops Imm offre des conseils techniques sur l’AQ de l’infrastructure, car la fonction d’AQ demeure entre les mains des armées.
Figure 1. Illustration des différentes structures hiérarchiques. Cette figure résume les différences de gestion, de présentation des rapports et d’AQ.
Détails de la figure 1 - Illustration des différentes structures hiérarchiques.
Sommaire de la figure 1 : Illustration des différentes structures hiérarchiques. Cette figure est un schéma des deux structures hiérarchiques. À gauche, on voit la structure hiérarchique applicable aux contrats d’entretien des installations seulement. À droite, on voit la structure des contrats de services complets. Du côté gauche de la figure, une colonne composée de cinq cases alignées à la verticale et reliées par des flèches pointant vers le haut. La case du bas est celle de la fonction d’AQ; elle est suivie, immédiatement au dessus, de la case de l’officier des Ops Imm de la base; la troisième est celle de la région des Ops Imm; la quatrième est celle du commandant des Ops Imm; la cinquième est celle du SMA(IE). Du côté droit de la figure, une colonne composée de quatre cases alignées à la verticale et reliées par des flèches pointant vers le haut. À la gauche de cette colonne, la case de l’officier des Ops Imm de la base y est reliée par une flèche entrecoupée à la deuxième case. La case du bas est celle de la fonction d’AQ; elle est suivie, immédiatement au dessus, de la case de la cellule de gestion des contrats; la troisième est celle du commandant de la base et de l’escadre; la quatrième est celle du commandement d’armée.
1.2 Justification
Le vieillissement de l’infrastructure du MDN et des FAC et la récente transformation qui a rendu le SMA(IE) responsable de toute l’infrastructure du Ministère et de l’entretien connexe ont conduit le SMA(Svcs Ex) à réaliser un audit des services prévus dans l’entente d’EI. Cet audit figurait dans le Plan d’audit interne axé sur les risques pour les années financières 2017-2018 et 2018-2019. Les constatations et recommandations du présent rapport pourront éclairer les décisions du SMA(IE) concernant son approche centralisée de gestion du portefeuille de l’infrastructure.
1.3 Objectif
Le présent audit avait l’objectif de déterminer si les accords du contrat sur les services d’EI sont gérés de manière à permettre l’OR, de garantir la disponibilité et la viabilité continues de l’infrastructure et à satisfaire aux règlements régissant l’environnement, la santé et la sécurité.
1.4 Portée
Cet audit portait sur des emplacements visés par des services prévus dans l’entente d’EI durant les années financières 2016-2017 et 2017-2018. Le présent audit a été effectué d’octobre 2017 à mars 2018.
L’équipe d’audit n’a pas déterminé si l’OR était réalisée; elle a plutôt cherché à établir si le SMA(IE) et le SMA(Mat) possèdent les renseignements voulus pour déterminer si l’OR est réalisée.
1.5 Méthodologie
Un échantillon non statistique de cinq contrats de services d’EI a été choisi pour examen en fonction de la valeur monétaire, de la diversité géographique et des suggestions du SMA(IE). L’échantillon a été choisi parmi 36 contrats fournis par le SMA(IE) qui constituent l’ensemble connu des contrats de services complets et d’EI seulement. De ces 36 contrats, six visaient des services complets; 27 des services d’EI seulement et les trois autres étaient non définis d’après les renseignements qu’a fournis le SMA(IE).
La valeur des cinq contrats examinés s’élevait à environ 50 pour cent de la valeur totale en EI des contrats de services complets et d’EI seulement, soit 131 millions de dollars sur un total de 258 millions.
La méthodologie de l’audit était la suivante :
- examen des dossiers et des documents, y compris les contrats, les rapports de rendement, les rapports d’inspection et les comptes rendus de comité;
- entrevues avec des intervenants clés internes du MDN et des FAC (p. ex., avec le commandant du Gp Ops Imm au SMA[IE], le personnel du Gp Ops Imm, des cellules de gestion locales et du Directeur de l’approvisionnement du SMA[Mat]);
- visites sur place des cinq emplacements visés par des services prévus dans l’entente d’EI (cinq contrats de l’échantillon) :
- le Système d’alerte du Nord, géré depuis la région de la capitale nationale,
- la Base des Forces canadiennes Goose Bay,
- le centre d’instruction du Secteur du Centre de la Force terrestre Meaford,
- le manège militaire de Toronto,
- Recherche et développement pour la défense Canada – Toronto.
1.6 Critères de l’audit
Les critères d’audit étaient les suivants :
- les décisions associées aux services prévus dans l’entente d’EI sont entièrement justifiées et correctement approuvées;
- les accords des services prévus dans l’entente d’EI garantissent la disponibilité de l’infrastructure pour répondre aux besoins opérationnels;
- les exigences des services prévus dans l’entente d’EI assurent le respect des règlements en matière d’environnement, de santé et de sécurité.
Les critères d’audit sont énoncés à l’annexe B.
1.7 Énoncé de conformité
« Les constatations et conclusions figurant dans le présent rapport sont étayées par des preuves d’audit suffisantes et appropriées regroupées conformément à des procédures qui respectent les exigences énoncées dans le document Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne du Institute of Internal Auditors. Par conséquent, l’audit est conforme aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne du lnstitute of Internal Auditors, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité. Les opinions exprimées dans le présent rapport sont fondées sur les conditions qui avaient cours au moment de l’audit et ne s’appliquent qu’à l’entité examinée. »
Détails de la figure 2 - Illustration des différents facteurs liés aux contrats.
Recommandation du SMA(Svcs Ex)
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2.2 Autorités, rôles et responsabilités
Recommandation du SMA(Svcs Ex)
- En collaboration avec le SMA(Mat), le SMA(IE) devrait définir et communiquer des ARR clairs entre le SMA(IE), l’autorité contractante, l’entrepreneur et d’autres intervenants pertinents dans tous les contrats liés à l’EI.
- Le SMA(IE) devrait mettre en œuvre et développer une directive à orientation centralisée d’AQ de l’EI, ce qui aidera à assurer l’uniformité de l’AQ de toute l’infrastructure du MDN et des FAC, par catégorie d’immobilisations. Cette directive pourrait comprendre, sans toutefois s’y limiter :
- des plans d’AQ basée sur le risque tenant compte de la viabilité de l’infrastructure, des besoins opérationnels à long terme, de la tolérance aux risques et de la valeur monétaire;
- une approche de l’AQ et les besoins en matière de rapports;
- les besoins en matière de formation.
BPR : SMA(IE)
BC : SMA(Mat)
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2.3 Environnement, santé et sécurité
Pratique notable
- Le MDN surveille le rendement des entrepreneurs et veille à ce qu’ils satisfassent aux normes environnementales par la déclaration volontaire et des audits réalisés par des tiers.
Nous nous attendions à ce que le Ministère réponde aux exigences en matière d’environnement, de santé et de sécurité énumérées dans chaque contrat.
2.3.1 Gestion de l’environnement
Selon les exigences de l’EDT, l’entrepreneur signale les enjeux environnementaux – p. ex., déversements de produits chimiques – selon les cas. Les rapports de l’agent de l’environnement de l’entrepreneur sont coordonnés par l’intermédiaire de l’officier de l’environnement du Ministère. Il incombe aux entrepreneurs d’intervenir en cas de déversement de produits chimiques ou de questions liées aux matières dangereuses, sans égard au responsable du déversement. Les entrevues et les rapports sur l’environnement indiquent que les enjeux environnementaux et les correctifs associés sont signalés au MDN. Un tiers assure le suivi durant l’année suivant un audit, s’il y a lieu, pour confirmer que les mesures correctives recommandées ont été mises en œuvre et sont conformes aux normes environnementales.
2.3.2 Santé et sécurité
Conformément aux dispositions du contrat, le Ministère et l’entrepreneur sont respectivement responsables de la santé et de la sécurité de leur personnel. Le présent audit n’a révélé aucun enjeu dans ce domaine.
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3.0 Conclusion générale
Les services prévus dans l’entente d’EI sont gérés de manière à répondre aux besoins liés à l’infrastructure à court terme, et ce, conformément aux règlements régissant l’environnement, la santé et la sécurité. Pour aider à uniformiser la gestion de l’EI, l’OR et la viabilité à long terme de l’infrastructure, le SMA(IE) devra définir ses besoins en matière de renseignement et établir et communiquer des ARR clairs en matière d’EI.
Le SMA(IE) est récemment devenu le gardien de l’ensemble de l’infrastructure du MDN. Les différentes autorités et différents rôles énoncés dans les contrats d’EI ne sont pas alignés sur les nouvelles responsabilités du SMA(IE). Il en résulte des pratiques d’AQ variées et une gestion de l’EI incohérente, ce qui limite la capacité du SMA(IE) d’assurer une surveillance optimale du portefeuille de l’infrastructure.
Le SMA(IE) a besoin d’obtenir de chaque emplacement davantage de renseignements sur l’EI afin de tirer parti des leçons retenues et d’assurer une meilleure comparabilité et une plus grande exactitude des renseignements dans l’ensemble du portefeuille de l’infrastructure. La normalisation des ARR des intervenants en EI et une approche de l’AQ basée sur le risque permettront une surveillance plus uniforme de l’EI.
Il serait indiqué que le SMA(IE) envisage d’utiliser les leçons retenues des actuels contrats d’EI afin d’établir dans les contrats liés à l’EI des EDT, des HIR et d’autres clauses qui répondent aux besoins du Ministère et pourraient mener à des économies potentielles.
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Annexe A – Plan d’action de la direction
Les critères d’importance des recommandations du SMA(Svcs Ex) sont les suivants :
- Très élevée – Il n’y a pas de contrôles en place. D’importantes questions ont été soulevées, et elles auront des incidences négatives marquées sur les opérations.
- Élevée – Les contrôles sont inadéquats. D’importantes questions ont été soulevées qui pourraient avoir des incidences négatives sur la réalisation des programmes et des objectifs opérationnels.
- Modérée – Des contrôles sont en place mais ils ne sont pas suffisamment respectés. Des questions soulevées pourraient avoir des incidences négatives sur l’efficience et l’efficacité des opérations.
- Faible – Des contrôles sont en place mais le niveau de conformité varie.
- Très faible – Des contrôles sont en place, et il n’y a pas d’écart de conformité.
Besoins en matière de renseignement
Recommandation du SMA(Svcs Ex) – Élevéee
Mesure prise par la direction
Mesure 1.1 – Acceptée. Dans le but de déterminer et de communiquer les données d’EI et les indicateurs de rendement nécessaires pour prendre des décisions éclairées en matière d’EI, le SMA(IE) doit :
- déterminer et documenter les niveaux d’indicateurs de rendement clés de l’EI qui conviennent à son portefeuille de l’infrastructure;
- consulter des intervenants internes et externes;
- communiquer la stratégie à tous les intervenants pertinents.
BPR : SMA(IE) – Gp Ops Imm FAC
Date cible : décembre 2019
Mécanisme de collecte des renseignements
Recommandation du SMA(Svcs Ex) – Modérée
- Il est recommandé que le SMA(IE) instaure un mécanisme de collecte des données, y compris les renseignements sur les coûts des services d’EI. Cela aidera à assurer l’uniformité, l’accessibilité et le caractère opportun des renseignements.
Mesure prise par la direction
Mesure 2.1 – Acceptée. Le SMA(IE) instaurera un mécanisme de collecte des données, y compris les renseignements sur les coûts des services de l’EI. Plus précisément, le SMA(IE) créera des outils et des plans visant à réaliser ce qui suit :
- consolider les renseignements sur tous les accords du contrat liés à l’EI et aux coûts de la sous-traitance de l’EI; ces données consolidées devraient être versées au SIGRD ou au Système intégré de rapports sur l’infrastructure et l’environnement;
- évaluer le rendement des entrepreneurs et les coûts des contrats au moins une fois l’an durant la période couverte par les contrats.
BPR : SMA(IE) – Gp Ops Imm FAC
Date cible : décembre 2019
Analyse coûts-avantages
Recommandation du SMA(Svcs Ex) – Modérée
- Il est recommandé que le SMA(IE) effectue une analyse coûts-avantages de l’EI à l’interne par rapport aux services prévus dans l’entente d’EI. Cela permettra de renseigner sur l’efficience des décisions actuelles et futures liées aux services d’EI.
Mesure prise par la direction
Mesure 3.1 – Acceptée. Le SMA(IE) effectuera une analyse coûts-avantages approfondie de l’EI à l’interne par rapport aux services prévus de l’entente d’EI, afin de connaître l’efficience des futurs services d’EI, ce qui comprend le renouvellement des contrats d’EI et les décisions connexes, en prenant les mesures suivantes :
- créer un cadre d’évaluation de l’analyse coûts-avantages;
- consulter les intervenants internes et externes;
- analyser le coût des options d’EI, p. ex., sous-traitance par rapport au recours aux ressources internes;
- documenter et communiquer le cadre d’évaluation à tous les intervenants internes;
- appliquer le cadre d’évaluation à toutes les décisions futures en matière de services d’EI.
BPR : SMA(IE) – Gp Ops Imm FAC
Date cible : décembre 2020
Mécanisme de collecte des renseignements
Recommandation du SMA(Svcs Ex) – Élevée
- Il est recommandé que le SMA(IE) continue de mettre en œuvre le module du SIGRD sur l’immobilier tout en offrant de la formation, le cas échéant.
Mesure prise par la direction
Mesure 4.1 – Acceptée. Le SMA(IE) validera les besoins en matière de formation et coordonnera la prestation de formation actualisée sur le module de l’immobilier du SIGRD afin d’aider à gérer les services d’EI.
BPR : SMA(IE) – Gp Ops Imm FAC et DGSIIE/DSAG/SDEIE
Date cible : mars 2020
Autorités, rôles et responsabilités
Recommandation du SMA(Svcs Ex) – Élevée
- Il est recommandé que le SMA(IE), en collaboration avec le SMA(Mat), définisse et communique des ARR clairs entre le SMA(IE), l’autorité contractante, l’entrepreneur et d’autres intervenants pertinents dans tous les contrats liés à l’EI.
Mesure prise par la direction
Mesure 5.1 – Acceptée. Le SMA(IE), en collaboration avec le SMA(Mat), établira des ARR clairs, comme on l’explique dans la recommandation, particulièrement au sujet de la négociation des contrats, des comités d’évaluation des HIR et de l’AQ.
Le SMA(IE) examinera également les modèles existants de contrats de services complets – qui comprennent des services d’EI – et les modifiera de manière à ce que tous les contrats futurs comportent des ARR clairs, comme on l’explique dans la recommandation.
Le SMA(Mat) sera compris dans l’élaboration de toute politique sur les contrats d’EI qui concerne le SMA(Mat), et il acceptera toute portion d’une telle politique qui est liée au SMA(Mat) avant sa mise en œuvre et sa communication au sein du Ministère.
BPR : SMA(IE) – Gp Ops Imm FAC
BC : SMA(Mat)
Date cible : avril 2019
Directive sur l’assurance de la qualité
Recommandation du SMA(Svcs Ex) – Élevée
- Il est recommandé que le SMA(IE) mette en œuvre et développe une directive à orientation centralisée d’AQ de l’EI, ce qui aidera à assurer l’uniformité de l’AQ de toute l’infrastructure du MDN et des FAC, par catégorie d’immobilisations. Cette directive pourrait comprendre, sans toutefois s’y limiter :
- des plans d’AQ basée sur le risque tenant compte de la viabilité de l’infrastructure, des besoins opérationnels à long terme, de la tolérance aux risques et de la valeur monétaire;
- une approche de l’AQ et les besoins en matière de rapports;
- les besoins en matière de formation.
Mesure prise par la direction
Mesure 6.1 – Acceptée. Le SMA(IE) mettra en œuvre et développera une directive à orientation centralisée d’AQ de l’EI. Plus précisément, en collaboration avec l’autorité contractante, le SMA(IE) prendra les mesures suivantes :
- établir et communiquer des directives concernant toutes les catégories d’immobilisations de l’infrastructure, directives qui permettront, à tout le moins, ce qui suit :
- définir la méthodologie de planification en fonction de l’état des ressources,
- décrire les exigences au sujet de la présentation des rapports et de l’exécution de l’AQ,
- définir les besoins et les attentes en matière de formation;
- mettre au point des plans d’AQ en fonction du risque qui tiennent compte de la viabilité de l’infrastructure, des besoins opérationnels à long terme, de la tolérance aux risques et de la valeur monétaire;
- consulter les intervenants;
- communiquer les changements à la politique aux intervenants internes et externes;
- veiller à ce que les nouvelles autorités et responsabilités liées à l’AQ de la portion EI des contrats soient alignées sur les nouvelles responsabilités de l’infrastructure.
BPR : SMA(IE) – GP Ops Imm FAC
Date cible : décembre 2020
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Annexe B – Critères d’audit
Évaluation des critères
Les critères d’audit ont été évalués selon les niveaux suivants :
Niveau d’évaluation et description
- Niveau 1 – Satisfaisant
- Niveau 2 – A besoin d’améliorations mineures
- Niveau 3 – A besoin d’améliorations modérées
- Niveau 4 – A besoin d’améliorations importantes
- Niveau 5 – Insatisfaisant
Gouvernance
- Les décisions liées aux services prévus dans l’entente d’EI sont entièrement justifiées et correctement approuvées.
Évaluation niveau 4 – La transformation du SMA(IE) a créé deux structures hiérarchiques qui donnent lieu à une surveillance contradictoire des entrepreneurs à la base et à l’escadre. Il manque également de renseignements à l’appui des décisions de contrat.
Contrôle et gestion du risque
- Les accords de services prévus dans l’entente d’EI assurent la disponibilité de l’infrastructure en réponse aux besoins opérationnels.
Évaluation niveau 3– Bien que certaines conditions des accords de contrat soient assorties des mesures de prévention, les contrats devraient être modifiés de manière à être axés sur la viabilité à long terme de l’infrastructure du Ministère.
- Les exigences portant sur les services prévus dans l’entente d’EI assurent le respect des règlements régissant l’environnement, la santé et la sécurité.
Évaluation niveau 1 – Le respect des règlements environnementaux était la responsabilité de l’entrepreneur, sous la surveillance du Ministère. La conformité aux règles régissant la santé et la sécurité était gérée respectivement par l’entrepreneur et le Ministère, en ce qui concerne leurs employés respectifs. Aucun écart de conformité n’a été observé à cet effet pour les deux.
Sources des critères
Gouvernance :
- Référence : Cadre intégré de contrôle interne, Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, mars 2013
- Référence : Documentation sur la transformation du SMA(IE)
Gestion du risque :
- Référence : Cadre intégré de contrôle interne, Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, mars 2013
Contrôles :
- Référence : Cadre intégré de contrôle interne, Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, mars 2013
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