Examen de la solde des réservistes

Rapport final – Novembre 2017

1259-3-005 (SMA [Svcs Ex])

Revu par le SMA(Svcs Ex) conformément à la Loi sur l’accès à l’information. Renseignements NON CLASSIFIÉS.

Acronymes et abréviations

AF

Année financière

CPM

Chef du personnel militaire

DTSIM

Directeur – Traitement des soldes et des indemnités militaires

IASM

Instruction administrative – solde militaire

PAD

Plan d’action de la direction

SMA(Svcs Ex)

Sous-ministre adjoint (Services d’examen)

SSRR

Système de solde révisé de la Réserve

VAEM

Visite d’aide d’état-major

Fondement

  • En 2007, le chef – Services d’examen1 a mené la Vérification de la solde des réservistes des Forces canadiennes. Plusieurs des problèmes observés lors de cette vérification devaient être réglés grâce à une mise à niveau technologique du système de solde. Depuis, deux vérifications de suivi ont été menées, en 2010 et en 2015, au cours desquelles il a été noté que les mises à niveau n’avaient pas eu lieu et que certains des problèmes non résolus demeurent en suspens.
  • Compte tenu des retards accumulés en ce qui concerne la mise à niveau technologique, le chef du personnel militaire (CPM) a émis une directive de contrôle intérimaire, en mai 2016, afin de tenter de régler les problèmes non résolus en attendant la solution technologique qui n’est prévue que pour 2022.
  • Bien qu’on n’en soit qu’aux premières étapes de l’application de ces contrôles intérimaires, le sous-ministre adjoint (Services d’examen) (SMA[Svcs Ex]) a décidé de mener le présent examen en vue de déterminer si, jusqu’à présent, la conception des contrôles et la mise en œuvre de ceux-ci palliaient les problèmes non résolus qui avaient été relevés lors de missions de certification antérieures.
  • Cet examen s’inscrivait dans le Plan de vérification interne axé sur les risques du Ministère pour les années financières (AF) 2016-2017 à 2018-2019.

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Énoncé de conformité

Les constatations d’examen contenues dans le présent rapport sont basées sur des preuves suffisantes et appropriées pour un degré d’assurance d’examen; elles ont été recueillies en suivant des procédures qui respectent les normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne adoptées par le Institute of Internal Auditors. L’examen est donc conforme aux normes de vérification internes du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité. Les opinions exprimées dans le présent rapport reposent sur les conditions existantes au moment de la vérification et elles ne s’appliquent qu’à l’entité examinée.

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Contexte

  • Le rôle principal de la Force de réserve (la Réserve) est de renforcer, de soutenir et d’appuyer la Force régulière des Forces canadiennes. Les réservistes sont rémunérés selon les conditions relatives à l’une des catégories de service suivantes :
    • Service de classe A : Service analogue au travail occasionnel, consistant en quatre soirées ou plus et une fin de semaine ou plus par mois. Les réservistes sont rémunérés en fonction de leur participation, marquée sur les feuilles de présence.
    • Service de classe B : Service continu allant de 13 jours à trois ans. Les réservistes sont rémunérés en fonction des modalités contractuelles.
    • Service de classe C : Service équivalent à une période de service à temps plein au sein de la Force régulière pendant une période de plus de 90 jours.
  • Il y a un peu plus de 200 emplacements d’unités de la Réserve au Canada, comprenant approximativement 21 7002 membres de la Force de réserve, ce qui représente annuellement environ 675 M$ de salaire et d’avantages sociaux. Ces chiffres sont répartis approximativement de la manière suivante : 14 000 réservistes en service de classe A (219 M$); 7 400 réservistes en service de classe B (434 M$); 300 réservistes en service de classe C (22 M$) 3.
  • Le directeur – Traitement des soldes et des indemnités militaires (DTSIM) est responsable de l’administration du Système de solde révisé de la Réserve (SSRR) et il offre des conseils et des solutions au personnel du service de la rémunération afin de régler les questions connexes. Le SSRR est un système Web centralisé qui permet de consigner les transactions liées à la rémunération et de calculer les sommes qui doivent être versées aux réservistes. Chaque unité de la Réserve est responsable de tenir ou de conserver les dossiers de rémunération de ses membres ainsi que de traiter et consigner les transactions liées à la rémunération.
  • L’une des difficultés que pose le processus de traitement de la solde des réservistes est le fait que les postes de préposés à la paye sont des postes militaires qui sont occupés majoritairement par des réservistes à temps partiel. Les personnes consultées pendant l’examen ont indiqué qu’il est difficile d’assurer la régularité des préposés à la paye en raison du nombre de réservistes à temps partiel et du grand roulement engendré par le droit qu’ont les réservistes de demander leur libération à un moment quelconque.
  • Le retard accusé dans la mise en œuvre des plans d’action de la direction (PAD) issus de la vérification de 2007 peut être grandement attribué au transfert de l’autorité de la solde, du sous-ministre adjoint (Finances et services du Ministère) 4 au CPM. Le CPM a assumé la responsabilité de la solde en 2011, mais la délégation du pouvoir de mettre à jour les procédures et les formulaires autorisant la rémunération n’a pas été conclue jusqu’en 2016. Cet enjeu n’a été noté que lorsque le CPM a créé et planifié la communication de nouvelles instructions sur la solde visant à régler les problèmes de contrôle qui perduraient et qu’une discussion s’ensuive sur les pouvoirs détenus par les autorités fonctionnelles et la chaîne de commandement. Par conséquence, le CPM ne pouvait pas émettre ces instructions jusqu’à ce qu’il eût acquis le pouvoir officiel de le faire, en mai 2016. Ainsi, certains changements au processus étaient en cours au niveau des unités de la Réserve lors de cet examen. Le présent rapport indique donc ce qui a été observé avant et après mai 2016.
  • Une autre cause du retard dans la mise en œuvre des PAD découlant de la vérification de 2007 était celui accusé dans l’adoption d’un nouveau système de rémunération qui devait automatiser certains contrôles qui, avait-on constaté, nécessitaient des améliorations. En ce moment, l’adoption de ce système est reportée jusqu’en 2022.

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Objectif, critères et approche

Objectif

  • Déterminer si le cadre de gouvernance, de contrôle et de gestion des risques s’appliquant au processus de traitement de la solde des réservistes est conforme aux politiques et aux procédures afin que les versements soient exacts et effectués en temps opportun.

Critères

  • Les pouvoirs, les responsabilités et les obligations redditionnelles de ceux qui participent au processus de traitement de la solde des réservistes sont bien définis, consignés et communiqués.
  • Les politiques et les procédures liées au traitement de la solde des réservistes ainsi que les contrôles connexes sont clairs et les unités de la Réserve les appliquent et les respectent de manière uniforme afin que les renseignements liés à la solde soient complets, exacts et fournis en temps opportun.
  • Des mesures adéquates assurant la surveillance, la validation et la gestion des risques du processus de traitement de la solde des réservistes, ainsi que les processus d’établissement de rapports connexes sont en place pour que les dossiers soient valides et fiables.

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Portée

Portée

  • Le présent examen était axé sur la solde des réservistes en service de classes A et B. Cependant, certaines données sur la solde de réservistes en service de classe C ont été utilisées lors de l’analyse de données, mais de manière très restreinte.
  • L’examen comportait également un volet de validation portant sur la mise en œuvre par le CPM des recommandations formulées dans le cadre des travaux de vérification réalisés précédemment dans le domaine.
  • AF 2015-2016 et AF 2016-2017 (jusqu’à septembre 2016).
  • Les membres de cinq unités de la Réserve ont été consultés dans le cadre de l’étape de planification.
  • Les trois unités de la Réserve ci-dessous ont fait l’objet de visites lors de l’étape d’exécution de l’examen en fonction de l’analyse des données sur la solde des réservistes à l’échelle des unités :
    • Les Cameron Highlanders of Ottawa
    • Les Fusiliers Mont-Royal
    • Les Governor General’s Foot Guards.

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Méthode

Entrevues

  • Préposés à la paye appartenant à cinq unités de la Réserve dans le cadre de l’étape de planification.
  • Préposés à la paye appartenant à trois unités de la Réserve dans le cadre de l’étape d’exécution.
  • Plusieurs intervenants du CPM et du sous-ministre adjoint (Finances)/dirigeant principal des finances liés au processus de traitement de la solde des réservistes et aux contrôles financiers s’appliquant à la solde militaire.

Revue de documents

  • Vérifications précédentes du SMA(Svcs Ex) et vérifications de suivis liées à la solde des réservistes.
  • Politiques, directives et lignes directrices pertinentes.
  • Documents des échantillons des dossiers de rémunération de réservistes, dont les suivants :
    • Formulaires de présence des réservistes en service de classe A
    • Rapports de certification
    • Feuille de route de réservistes en service de classe A ou B
    • Formulaires de paiement locaux
    • Feuilles de calcul des paiements temporaires
    • Divers formulaires de débit et de crédit.

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Observation 1 : Contrôles de la solde des réservistes

Bien que les contrôles exercés sur les processus quant à l’entité, tels que le lancement et la vérification du traitement de la solde, aient été bien conçus et mis en place, une meilleure communication des instructions et l’ajout de procédures additionnelles détaillées pourraient augmenter l’uniformité des pratiques de traitement de la solde des réservistes et le nombre de pièces justificatives jointes au dossier.

Condition

Politiques et procédures

  • Les contrôles exercés sur le traitement de la solde des réservistes sont adéquats et consignés par le DTSIM à l’aide des Instructions administratives – solde militaire (IASM). En outre, il incombe au DTSIM de communiquer ces instructions et les renseignements sur les procédures additionnelles aux auditoires cibles dans des messages de groupe et des avis (courriels) du SSRR. Le DTSIM est également responsable de surveiller la conformité des unités de la Réserve à l’égard du respect et de la mise en œuvre des instructions. Cette surveillance est assurée par l’équipe des visites d’aide d’état-major5 (VAEM), qui rend visite périodiquement aux unités de la Réserve, met à l’essai les transactions de solde et établit un court rapport à l’échelle de l’unité sur les constatations, qui est ensuite soumis au DTSIM.
  • Au sein des huit unités de la Réserve qui ont été consultées de juin à octobre 2016, peu de personnes savaient que de nouvelles IASM avaient été publiées en mai 2016. Dans certaines unités, on ne savait même pas que les IASM existaient. Dans quatre des huit unités de la Réserve consultées, on a mentionné que la chaîne de commandement leur transmettait des nouvelles à ce sujet. Il est important de noter que la majorité du personnel dans les unités de la Réserve n’effectue pas de traitements de la solde pendant l’été. Les visites de l’équipe chargée de l’examen ont eu lieu au moment où les unités de la Réserve reportaient leur attention sur les activités de rémunération, en septembre ou en octobre. Par conséquent, les membres de ces unités auraient eu peu d’occasions de consulter les nouvelles IASM depuis le moment de leur publication et les visites sur les lieux.
  • Les membres des unités consultés qui savaient que les IASM existaient étaient d’avis que les directives et les lignes directrices sur les procédures de traitement de la solde fournies n’étaient pas suffisamment détaillées. Ils jugeaient par ailleurs que les communications et les directives officielles sur l’utilisation des formulaires étaient insuffisantes, ce qui donnait lieu à des pratiques différentes dans les diverses unités de la Réserve.
  • Les unités de la Réserve pourraient tirer profit du fait de préciser dans une politique la quantité de documents qui doit être conservée. Par exemple, les instructions sur les changements de comptes bancaires pourraient indiquer clairement les documents qu’il convient de garder dans le dossier du réserviste visé.
  • Les outils de formation peuvent servir à communiquer les politiques sur le traitement de la solde des réservistes et à assurer leur compréhension. Des membres des huit unités de la Réserve qui ont été consultés ont indiqué qu’il y avait un manque de formation structurée. Ils ont mentionné que la formation était établie en grande partie par les unités de la Réserve mêmes et qu’ils apprenaient à utiliser le SSRR sur le tas ou tout seuls. Cette manière de procéder donne lieu à une application incohérente des politiques centralisées. Le DTSIM a aussi un numéro de téléphone pour toutes questions quant à l’administration de la solde.
  • Le DTSIM a indiqué lors de quelques entrevues qu’un simulateur du SSRR serait disponible en octobre 2016 aux fins d’apprentissage et que toutes les unités pouvaient demander d’y avoir accès. Depuis le 30 novembre 2016, la base de données de formation des utilisateurs du SSRR a été mise en service à la Base des Forces canadiennes Borden et a été utilisée exclusivement dans le cadre des cours pour les commis.

Surveillance et examens

  • Le nombre de VAEM dirigées par le CPM qui ont été effectuées aux unités de la Réserve a augmenté considérablement depuis 2014. Le DTSIM a mené un total de 19 VAEM aux unités de la Réserve en 2013 et en 2014, et 133 de janvier 2015 à septembre 2016.
  • Les résultats des VAEM ont été regroupés récemment dans un rapport annuel qui sert à déceler les questions systémiques puis à élaborer des solutions quant à la gestion des risques.
  • Six des huit unités de la Réserve examinées, soit 75 pour cent, on fait l’objet de VAEM depuis 2014.

* Nota : L’équipe menant l’examen a acquis une meilleure compréhension du processus des VAEM, mais elle n’a pas évalué la validité des résultats des VAEM en particulier.

Feuilles de route

  • Lorsqu’un réserviste d’une unité (unité d’appartenance) travaille temporairement dans une autre unité (unité temporaire), l’unité d’appartenance envoie à l’unité temporaire un document appelé feuille de route qui sert d’autorisation pour que le réserviste travaille dans cette unité. Une fois l’affectation terminée, l’unité temporaire confirme la présence et les heures de travail du réserviste sur la feuille de route qu’elle renvoie à l’unité d’appartenance. Quel que soit l’endroit où travaille le réserviste, l’unité d’appartenance est toujours responsable de l’administration de sa solde. Selon les IASM, afin de rémunérer ce réserviste pendant son séjour à l’unité temporaire, l’unité d’appartenance doit recevoir une feuille de route confirmant son arrivée à l’unité temporaire et les heures travaillées. Sur le plan de la conception, cette mesure de contrôle est adéquate mais, dans les faits, les unités temporaires ne retournent pas les feuilles de route aux unités d’appartenance. Par conséquent, ces dernières paient le réserviste sans la documentation appropriée à l’appui pour assurer le versement en temps opportun.
  • Une unité d’appartenance était déterminée à respecter les instructions et à ne pas saisir l’information sur la feuille de route dans le SSRR jusqu’à ce que l’unité temporaire lui ait envoyé la feuille de route signée, validant la présence du réserviste et les heures travaillées. Cependant, la priorité de la majorité des unités est de s’assurer que les réservistes sont payés en temps opportun. Ainsi, le personnel est prêt à lancer le processus de traitement de la solde dans le SSRR avant d’avoir reçu la feuille de route signée de l’unité temporaire, comme l’exigent les IASM. Cela augmente le risque d’erreurs de calcul de la solde par rapport au nombre d’heures travaillées.
  • Des 74 feuilles de route examinées, 56 confirmaient la présence d’un réserviste et seulement 41 d’entre elles attestaient aussi du nombre d’heures travaillées.

Paiements locaux

  • Les paiements locaux sont des transactions qui sont entrées dans le SSRR afin de payer un réserviste immédiatement, normalement par chèque, lorsqu’il ne l’a pas été dans le cadre du processus de paye normal. Les sommes des 20 paiements locaux examinés avaient été entrées correctement dans le SSRR. Cependant, contrairement à ce qu’indiquent les IASM, pour la majorité des paiements locaux examinés, aucune justification n’avait été ajoutée aux notes du compte de solde du réserviste dans le SSRR.

Paiements temporaires

  • Les paiements temporaires sont effectués à l’aide d’un supplément de paye qui est traité lorsque des transactions ont été oubliées dans le cadre du processus de paye normal. Par conséquent, les réservistes sont rémunérés à temps, mais dans le cadre d’un processus de paye différent. Les paiements temporaires ont été réduits, passant de 20 M$ en 2005 à 6 M$ en 2015. Une justification valide avait été notée dans le SSRR pour les sept dossiers examinés, mais seulement trois de ces dossiers comportaient une pièce justificative.

Processus d’établissement du rapport de vérification de la solde

  • Le processus de solde bihebdomadaire des unités de la Réserve comprend la saisie manuelle dans le SSRR des renseignements figurant sur les pièces justificatives liées à la solde, telles que les feuilles de route et les feuilles de présence. Conformément aux IASM, le contrôle de détection manuel consiste à produire sept rapports requis axés sur les renseignements saisis puis de les comparer aux documents sources afin de s’assurer que l’information dans le SSRR est exacte avant d’exécuter le traitement de la solde. Ces rapports du SSRR indiquent, entre autres, les dettes des réservistes, les renseignements sur leur présence qui figurent dans le SSRR, le taux de rémunération et les indemnités qui leur reviennent.
  • Les entrevues, les visites et la documentation examinée indiquent que très peu de rapports sont en fait produits et examinés au sein des unités de la Réserve. Le personnel des unités de la Réserve a indiqué qu’il comprend déjà les problèmes que présentent certains de ces rapports et qu’il ne voit donc pas l’utilité de produire ces rapports toutes les deux semaines.
  • Très peu de rapports obligatoires figuraient dans les dossiers des trois unités de la Réserve visitées, mais la majorité d’entre eux avaient été signés et tamponnés. Selon les instructions, tous les documents liés à la paye doivent être examinés et comparés au rapport afin d’assurer l’exactitude des données. Cependant, le personnel chargé du traitement de la solde a indiqué qu’il ne comparait qu’une fraction des transactions dans les rapports aux pièces justificatives. La majorité des rapports examinés par l’équipe menant l’examen n’étaient pas notés et n’indiquaient nullement qu’une comparaison avait été faite, ce qui ne permettait pas de confirmer si les sommes des transactions avaient été vérifiées avant le traitement des paiements.

Cause

  • Les IASM examinées avaient été rédigées récemment et publiées au début de l’année 2016. Par conséquent, leur mise en œuvre venait tout juste de commencer. En ce moment, les procédures et les lignes directrices des IASM ne sont pas suffisamment détaillées pour que le personnel chargé du traitement de la solde des réservistes comprenne ce à quoi on s’attend à la suite de la publication des nouvelles instructions.
  • Les manquements aux IASM en ce qui concerne notamment les pièces justificatives et les processus de vérification peuvent également être attribués à la situation concernant les postes liés au traitement de la solde : ils sont occupés par des réservistes à temps partiel et font l’objet d’un roulement de personnel élevé puisque les réservistes peuvent être libérés d’une unité en tout temps. L’équipe chargée de l’examen a relevé que des postes liés au traitement de la solde étaient vacants au sein des huit unités de la Réserve examinées. Selon les quatre unités de la Réserve qui ont fourni des statistiques sur les postes vacants à l’équipe chargée de l’examen, chaque unité comporte en moyenne 195 postes de réservistes, dont 31 pour cent sont vacants. Dans le service du traitement des soldes, 43 pour cent des postes sont vacants. Les postes vacants, le taux de roulement élevé et le manque d’expérience au sein du personnel chargé du traitement de la solde expliquent, dans une certaine mesure, en quoi le personnel est toujours pressé de traiter la solde des réservistes, de ne pas exécuter adéquatement le processus de vérification de la solde et de faire des erreurs qui entraînent le recours à des paiements locaux ou temporaires.

Répercussions

  • Plus de 200 unités de la Réserve au Canada comptent sur le personnel à temps partiel pour occuper les postes liés au traitement de la solde dans des environnements où le roulement est élevé. Le manque de communication et de surveillance efficaces quant aux instructions sur le traitement de la solde a donné lieu à des incohérences et à des erreurs. La majorité du personnel chargé du traitement de la solde qui a été consulté a indiqué que cette responsabilité mine le moral. Lorsque les pièces justificatives nécessaires ne se trouvent pas dans le dossier avant le traitement de la solde, il est difficile de vérifier si les montants versés aux réservistes sont corrects. En outre, le manque de personnel aux services du traitement de la solde contribue aux erreurs qui entraînent du travail supplémentaire, car il faut traiter des paiements locaux ou temporaires. Si le processus de vérification de la solde n’est pas suivi, les erreurs de saisie des données ne sont pas corrigées. Il faut alors déployer des efforts supplémentaires pour traiter les plaintes et les demandes d’information des réservistes et rectifier les erreurs à l’aide de paiements locaux ou temporaires.

Recommandation du SMA(Svcs Ex)

1. Il est recommandé que le CPM élabore et mette en œuvre, en consultation avec la haute direction de la Réserve, des procédures manuelles intérimaires qui sont plus détaillées, et qu’il communique efficacement les pratiques afin de s’assurer que les exigences quant au traitement et à la vérification de la solde des réservistes sont transmises, reçues, comprises et respectées au sein de chaque unité de la Réserve jusqu’à ce qu’une solution adéquate à long terme soit adoptée.

BPR : CPM

Facteurs déterminants à considérer pour l’élaboration d’un plan d’action de la direction

  • La recommandation 1 est envisagée comme une mesure temporaire à court terme pour atténuer les lacunes jusqu’à ce que la mise à niveau technologique du système de traitement de la solde soit effectuée.
  • Le CPM devrait mettre en place des procédures adéquates pour s’assurer que les feuilles de route sont transférées de l’unité temporaire à l’unité d’appartenance des réservistes en temps opportun, de manière à ce que le personnel puisse vérifier les présences et les heures travaillées, ce qui faciliterait le traitement de la solde. La feuille de route pourrait ensuite être ajoutée au dossier à l’unité d’appartenance aux fins de validation.
  • Le CPM devrait rédiger des instructions plus précises concernant la justification du recours aux paiements locaux ou temporaires afin d’améliorer l’uniformité et d’assurer que les paiements sont valides.
  • Le CPM devrait pourvoir les postes vacants des services de traitement de la solde afin que le traitement de la solde se fasse de manière exacte et en temps opportun.
  • Le CPM devrait imposer des exigences en matière d’établissement de rapports afin qu’il soit obligatoire de les produire toutes les deux semaines et ajouter aux IASM des procédures qui expliquent comment effectuer la comparaison des données et pourquoi il s’agit d’un exercice important pour l’atténuation des risques.

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Observation 2 : Contrôles des feuilles de présence des réservistes en service de classe A

Les contrôles des feuilles de présence des réservistes en service de classe A sont bien conçus. Cependant, leurs applications ne sont pas uniformes dans les unités de la Réserve examinées, ce qui augmente le risque d’inefficacité opérationnelle.

Condition

  • L’équipe menant l’examen a examiné 56 feuilles de présence des réservistes en service de classe A de trois des unités de la Réserve qu’elle a visitées au cours de l’étape d’exécution de l’examen. Ces feuilles comprenaient jusqu’à 200 signatures pour les réservistes présents à un exercice en particulier. L’équipe a comparé les 2 408 signatures sur les 56 feuilles de présence aux renseignements saisis pour ces personnes dans le SSRR et n’a trouvé que 22 erreurs de saisie potentielles, soit un taux d’erreur de moins de 1 pour cent. Ce taux d’erreur est particulièrement bas étant donné que la saisie dans le SSRR des renseignements sur les feuilles de présence avait été faite à la main. L’équipe a informé les unités de la Réserve concernées des erreurs et elles sont en train d’apporter les corrections nécessaires ou de fournir les documents additionnels.
  • Puisque la portée de l’examen englobait les anciennes et les nouvelles IASM, des 56 feuilles de présence examinées, 38 suivaient l’ancien modèle, sans bloc signature pour le superviseur, tandis que 18 suivaient le nouveau modèle, avec bloc signature pour le superviseur. Toutes les 18 feuilles suivant le nouveau modèle étaient dûment signées par le superviseur. Cependant, les membres des unités de la Réserve consultés ont indiqué qu’aucune directive n’avait été donnée quant au rôle exact du superviseur pendant les soirées de rassemblement ni pour expliquer l’importance de ce contrôle. Les membres de certaines des unités de plus grande taille ont remarqué que personne ne contrôlait la signature des feuilles de présence. Ils étaient d’avis qu’il n’est pas réaliste de s’attendre à ce qu’une seule personne soit chargée de certifier la présence de tout le monde.
  • Il est important de noter que, bien que l’équipe chargée de l’examen ait été en mesure de vérifier si les réservistes dont le nom figurait sur les feuilles de présence avaient été payés, il lui a été impossible de vérifier si les réservistes étaient réellement présents sans surveiller sur place le processus d’inscription des réservistes en service de classe A.

Cause

  • La cause d’erreur principale dans le SSRR en ce qui concerne les présences est la saisie manuelle des données. Bien que peu d’erreurs aient été relevées pendant l’examen, il serait possible d’éliminer les erreurs en suivant les IASM selon lesquelles il faut produire un rapport de certification de présence après la saisie de l’information dans le SSRR puis le comparer aux feuilles de présence avant d’exécuter le traitement de la solde. On a indiqué dans seulement trois des huit unités de la Réserve consultées que les rapports de certification étaient produits, mais en vérité seulement deux l’avaient fait. La majorité des erreurs de solde potentielles relevées pendant l’examen ont été faites dans les unités de la Réserve où les rapports de certification n’avaient pas été produits.
  • Bien que les superviseurs signent les nouveaux formulaires de présence, aucun énoncé dans le bloc signature ou dans les IASM ne définit les responsabilités de ces superviseurs. Si ces derniers comprenaient leurs responsabilités, ils superviseraient probablement de plus près le processus d’inscription des présences.

Répercussions

  • Sans procédures détaillées régissant le processus d’inscription des présences aux activités auxquelles participent des réservistes en service de classe A, sans description de la responsabilité du superviseur apposant sa signature et sans indication des risques potentiels que l’on court si on ne suit pas les procédures, on pourrait payer les réservistes en service de classe A pour des activités auxquelles ils n’ont pas participé.

Recommandations du SMA(Svcs Ex)

2. Il est recommandé que le CPM, en consultation avec la haute direction de la Réserve, ajoute des procédures intérimaires détaillées aux politiques qui préciseraient la manière d’effectuer les contrôles des feuilles de présence imposés dans les IASM et décriraient les rôles et les responsabilités des personnes qui participent aux processus de contrôle des présences des réservistes en service de classe A afin de favoriser la compréhension et l’application uniforme des IASM au sein des unités de la Réserve.

3. Il est recommandé que le CPM adopte, en consultation avec la haute direction de la Réserve, une solution à long terme qui améliorera la vérifiabilité et l’exactitude des documents de présence des réservistes en service de classe A.

BPR : CPM

Facteurs déterminants à considérer pour l’élaboration d’un plan d’action de la direction

  • La recommandation 2 est envisagée comme une mesure temporaire à court terme pour atténuer les risques liés à la vérifiabilité et à l’exactitude des documents de présence des réservistes en service de classe A jusqu’à ce qu’une solution adéquate à long terme soit trouvée et adoptée.
  • Le CPM devrait imposer le dénombrement des effectifs à la fin des exercices afin de s’assurer que le nombre de participants à la fin de l’exercice correspond au nombre de signatures sur la feuille de présence et que les signatures sur la feuille correspondent à des personnes qui auront participé à l’exercice dans sa totalité.
  • Le CPM devrait permettre aux unités de la Réserve de plus grande taille de répartir les réservistes en service de classe A en sous-groupes, chacun assigné à un superviseur. De cette manière, chaque superviseur serait davantage en mesure d’exercer son rôle. Par exemple, une unité de la Réserve dont 200 membres participent à une activité pourrait répartir ces personnes en quatre groupes pour que chaque superviseur n’ait qu’à contrôler la présence de 50 personnes au lieu d’avoir un seul superviseur qui assume la responsabilité de 200 personnes.

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Progrès réalisés par rapport au plan d’action de la direction issu de la Vérification de la solde des réservistes de 2007

  • Pendant le présent examen, l’équipe responsable a évalué les progrès réalisés par rapport aux PAD restants issus de la Vérification de la solde que le Chef – Service d’examen a menée en 2007. Le résultat de cet examen révèle que cinq des six PAD ont été mis en œuvre et que des progrès ont été réalisés dans le PAD restant en suspens. Le SMA(Svcs Ex) a assuré le suivi des progrès réalisés dans le cadre de ses activités d’assurance depuis 2007. Ces progrès sont résumés dans les diapositives suivantes.

Recommandations issues de la Vérification de la solde des réservistes de 2007 Observations de suivi de 2010

Observations de suivi de 2015

Observations de suivi de 2016

Mener une enquête sur les technologies disponibles qui permettent d’améliorer la vérifiabilité et l’exactitude des dossiers de présence des réservistes en service de classe A. Le Ministère parraine un projet visant à remplacer les systèmes de rémunération de la Force régulière et de la Réserve. Le projet est prévu pour janvier 2013.

Dans le cadre du projet de mise à niveau du système des ressources humaines, on a identifié et examiné des technologies qui pourraient améliorer le SSRR actuel.

Le système des ressources humaines gèrera les données de la Force régulière ainsi que celles de la Réserve (Guardian). Prévu pour l’été 2018.

L’équipe menant l’examen a reçu des preuves du DTSIM indiquant qu’une étude informelle des solutions technologiques de vérification des présences a conclu que l’adoption d’un tel système serait trop coûteuse. L’équipe a confirmé auprès des forces armées australiennes et britanniques qu’elles n’utilisent pas ce type de technologie.
Le sous-ministre adjoint (Finances et services du Ministère) doit communiquer avec les contrôleurs afin de s’assurer que la Réserve réitère le besoin d’appliquer les contrôles liés à la présence des réservistes. Le DTSIM n’avait pas encore communiqué avec les contrôleurs ni diffusé d’avis. Les inspections étaient concentrées sur les sites de la Force régulière. Aucune visite n’a été effectuée auprès de bureaux de traitement de la solde de la Réserve. Le DTSIM a envoyé un rappel aux unités au sujet des règles de l’inscription des présences. Les inspections sont en cours aux unités de la Réserve. Au cours de celles-ci, les procédures de contrôle des présences et d’autres activités liées à la paye sont examinées. Le DTSIM a indiqué qu’une visite doit être menée à toutes les unités tous les 3 à 4 ans. De nouvelles politiques, appelées IASM, ont été transmises aux unités de la Réserve et 133 inspections ont été menées aux unités de la Réserve depuis 2015. De nouveaux contrôles et formulaires liés à la présence aux activités ont été adoptés et sont utilisés.
Le DTSIM doit adopter des mesures appropriées pour assurer l’exactitude et la validité des paiements temporaires. Les instructions permanentes d’opérations liées aux paiements temporaires ont été révisées afin que les unités de la Réserve justifient les demandes. Aucune questions soulevée. Mesure prise. Aucune question importante. Le nombre et la valeur des paiements temporaires ont diminué considérablement depuis 2007. Le DTSIM mène des vérifications et des validations internes des demandes de paiement temporaire.
Le DTSIM et le sous-ministre adjoint (Gestion de l’information) doivent corriger le manque de fonctions et de contrôles liés au traitement des augmentations d’échelon, des changements de grade et des modifications aux contrats des réservistes en service de classe B. Peu de progrès ont été réalisés en ce que concerne le PAD portant sur les changements à la programmation du SSRR. La question liée au changement de grade a été réglée. L’équipe du projet de mise à niveau du système des ressources humaines a décrit en détail les capacités dont devrait être muni le nouveau système afin de satisfaire aux recommandations. Réglé en partie. Une fonction d’établissement de rapports a été ajoutée pour régler la question des changements de grade. Le traitement des augmentations d’échelon se fait toujours à la main. La clôture du projet de mise à niveau du système des ressources humaines est prévue pour 2022.
Le DTSIM demande que les rapports requis par les divers niveaux de direction soient élaborés dans le SSRR afin que les transactions liées aux données de rémunération des réservistes et les changements aux renseignements personnels soient surveillés et validés adéquatement. Peu de progrès ont été réalisés en ce que concerne le PAD portant sur les changements à la programmation du SSRR. Les demandes de rapports ponctuels sont gérées par le DTSIM, qui les examine afin de contrôler la diffusion de données sur le personnel. Des règlements décrivant en détail les divers rapports se trouvent dans le SSRR et les officiers administratifs de la solde militaire peuvent les consulter. Les IASM comportent de nouvelles exigences quant à l’établissement de rapports obligatoires.
Le DTSIM demande que des procédures assurant la bonne gestion des identificateurs et des profils inactifs soient élaborées. Des améliorations considérables ont été apportées, y compris la suppression automatique des identificateurs d’utilisateur après 90 jours consécutifs d’inactivité et leur désactivation après 60 jours. Aucune question soulevée. Mesure prise. Aucune question soulevée. Mesure prise.

Tableau 1. Progrès réalisés par rapport aux PAD issus de la Vérification de la solde des réservistes de 2007. Ce tableau résume les progrès réalisés. Nota : Les boîtes vertes indiquent quand on a donné suite à la recommandation.

Résumé du tableau

Ce tableau résume les progrès réalisés par rapport aux plans d’action de la direction depuis 2007. Il compte deux colonnes et quatre lignes. La colonne de gauche comprend les recommandations issues de la Vérification de la solde des réservistes de 2007. Pour chacune des recommandations initiales, lisez le contenu de la ligne pour connaître les observations de suivi de 2010, les observations de suivi de 2015 et les observations faisant suite à l’Examen de la solde des réservistes de 2016. Les cellules vertes (la cellule du bas dans les colonnes deux et trois, ainsi que toutes les cellules de la colonne quatre) indiquent le moment où on a donné suite à la recommandation de manière satisfaisante.

Constatation

Dans l’ensemble, les pouvoirs, les obligations redditionnelles du Ministère, ainsi que ses contrôles et ses cadres de gestion des risques qui sont liés au processus de traitement de la solde des réservistes, sont en place pour que les paiements soient exacts et versés en temps opportun. Or, il serait avantageux pour le Ministère de préciser les procédures présentées dans les IASM et de continuer de s’assurer que les faiblesses systémiques en matière de contrôle ayant été relevées sont prises en considération lorsque les politiques sont améliorées.

Depuis la Vérification de la solde des réservistes de 2007, le CPM a mis en œuvre cinq des six recommandations et il a amélioré les contrôles décrits dans les instructions sur la solde du Ministère ainsi que la surveillance exercée sur le traitement de la solde des réservistes. Le DTSIM a fait de gros progrès dans l’adoption de contrôles de détection pour la saisie manuelle de données, ce qui a permis de réduire le recours aux paiements temporaires malgré le report de la mise à niveau du système.

Bien que l’équipe menant l’examen ait relevé peu d’erreurs dans les transactions échantillonnées, elle a remarqué qu’un certain nombre de contrôles n’étaient pas appliqués et que les dossiers examinés auraient pu contenir plus de pièces justificatives. Dans les cas étudiés, le manque d’application des contrôles peut être principalement attribué au nombre de postes vacants dans les services de traitement de la solde de toutes les unités de la Réserve examinées et au manque de procédures détaillées quant à l’exécution des processus de contrôle. Une meilleure compréhension des procédures et des obligations redditionnelles relatives au processus d’inscription des présences des réservistes en service de classe A qui participent à des activités réduirait le risque lié à l’inexactitude des feuilles de présence, car c’est sur ces renseignements que sont basés les calculs de la solde et des pensions subséquentes des réservistes en service de classe A.Quoique les nouvelles instructions sur le traitement de la solde aient été publiées au début du présent examen et qu’il soit possible qu’elles n’aient pas été entièrement mises en œuvre au moment des visites, ces instructions pourraient être améliorées en décrivant de manière plus détaillée les procédures d’exécution des contrôles et en expliquant comment ces contrôles permettent d’atténuer certains risques.

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Plan d’action de la direction

Le SMA(Svcs Ex) utilise les critères d’importance suivants pour ses recommandations :

Très élevée – Aucun contrôle n’est en place. D’importants problèmes ont été relevés et ceux-ci nuiront grandement aux opérations.

Élevée – Les contrôles sont inadéquats. Des problèmes importants ont été relevés et ceux-ci pourraient nuire à la réalisation des objectifs du programme ou des objectifs opérationnels.

Modérée – Des contrôles sont en place, mais ils ne sont pas suffisamment respectés. Des problèmes importants ont été relevés et ceux-ci pourraient nuire à l’efficience et à l’efficacité des opérations.

Faible – Des contrôles sont en place, mais le niveau de conformité varie.

Très faible – Des contrôles sont en place, sans écart quant au niveau de conformité.

Recommandation du SMA(Svcs Ex) – Contrôles liés au traitement de la solde des réservistes (modérée)

1. Il est recommandé que le CPM élabore et mette en œuvre, en consultation avec la haute direction de la Réserve, des procédures manuelles intérimaires qui sont plus détaillées et qu’il communique efficacement les pratiques afin de s’assurer que les exigences quant au traitement et à la vérification de la solde des réservistes sont transmises, reçues, comprises et respectées au sein de chaque unité de la Réserve, jusqu’à ce qu’une solution adéquate à long terme soit adoptée.

Mesures que prendra la direction

Convenu. En consultation avec la haute direction de la Réserve, le CPM examinera et améliorera, s’il convient de le faire, ses politiques et procédures ainsi que ses pratiques en matière de communication afin que les instructions sur le traitement de la solde des réservistes soient transmises, reçues, comprises et respectées au sein de chaque unité de la Réserve. De plus, le CPM travaillera en collaboration avec le vice-chef d’état-major de la défense et les divers commandements pour mieux faire connaître la question des niveaux de dotation et y remédier. Le DTSIM transmettra les connaissances acquises lors des VAEM afin de signaler les lacunes en la matière. Les mesures principales sont indiquées au tableau A-1 sur la diapositive suivante.

Mesure Échéancier

1. Examiner les documents, les processus et les lignes directrices actuelles du CPM portant sur l’administration de la solde des réservistes qui se trouvent dans les IASM ou d’autres directives, et s’il convient de le faire, les modifier ou ajouter les documents qui s’imposent, y compris :

  1. examiner les procédures générales en vigueur sur le traitement de la solde qui se trouvent dans les IASM et déterminer si elles sont suffisamment détaillées pour guider le personnel chargé du traitement de la solde dans l’exercice de ses responsabilités liées au traitement de la solde et de la gestion des dossiers du personnel;
  2. examiner les documents d’instruction en vigueur décrivant des lignes directrices plus précises concernant la justification des paiements locaux ou temporaires, veillant notamment à ce qu’ils indiquent le besoin de garder les pièces justificatives dans les dossiers aux fins de vérification;
  3. examiner les procédures en vigueur relatives au transfert de feuilles de route de l’unité temporaire d’un réserviste à son unité d’appartenance aux fins de la vérification de la présence et des heures travaillées;
  4. examiner la formation structurée et les outils de formation offerts au personnel chargé du traitement de la solde des réservistes;
  5. s’assurer que le CPM (DTSIM) examine les renseignements recueillis pendant les VAEM afin de signaler les lacunes et de communiquer les étapes à suivre pour appliquer de meilleures pratiques dans toutes les unités de la Réserve.
Octobre 2017
2. Le CPM doit travailler en collaboration avec le vice-chef d’état-major de la défense et les divers commandements qui exercent une autorité directe sur les postes liés au traitement de la solde des réservistes afin de formuler un plan visant à augmenter les effectifs et le maintien en poste dans ce domaine. Janvier 2018
3. Consulter les intervenants au sujet des formations, directives, processus et documents nouveaux ou modifiés. Janvier 2018
4. Diffuser les derniers processus, documents et outils didactiques dans le cadre d’une stratégie de communication officielle pour que toutes les unités de la Réserve sachent qu’ils existent. Mars 2018

Tableau A-1. Mesures prises par la direction en réponse à la recommandation 1. Ce tableau présente les mesures que la direction entend prendre afin de respecter la recommandation 1 du SMA(Svcs Ex).

Résumé du tableau

Ce tableau présente les mesures que la direction entend prendre afin de respecter la recommandation 1 du SMA(Svcs Ex). Il comporte deux colonnes et cinq lignes. La colonne de gauche comprend les mesures et celle de droite, les échéanciers selon lesquels chacune des mesures sera mise en œuvre. Lisez le contenu de la ligne pour connaître les mesures et leurs échéanciers respectifs.

BPR : CPM en consultation avec la haute direction de la Réserve

Date visée : 31 mars 2018

Recommandation du SMA(Svcs Ex) – Présence des réservistes en service de classe A (modérée)

2. Il est recommandé que le CPM, en consultation avec la haute direction de la Réserve, ajoute des procédures intérimaires détaillées aux politiques qui précisent la manière d’effectuer les contrôles des feuilles de présence imposés dans les IASM et qui décrivent les rôles et les responsabilités des personnes qui participent aux processus de contrôle des présences des réservistes en service de classe A afin de favoriser la compréhension et l’application uniforme des IASM au sein des unités de la Réserve.

Mesures que prendra la direction

Convenu. En consultation avec la haute direction de la Réserve, le CPM examinera et précisera davantage, s’il convient de le faire, ses politiques et ses procédures afin de mieux définir les rôles, les responsabilités et les processus liés à la déclaration de la présence des réservistes. Les mesures principales sont indiquées au tableau A-2 sur la diapositive suivante.

Mesure Échéancier

1. Le DTSIM doit consulter des intervenants au sujet des formations, lignes directrices, processus et documents nouveaux ou modifiés et, lorsqu’il convient de le faire, il doit modifier ou établir des documents appropriés.

  1. Le DTSIM doit demander au personnel du sous-ministre adjoint (Finances)/dirigeant principal des finances de déterminer les contrôles internes nécessaires pour que les superviseurs puissent être tenus responsables de la confirmation des présences.
  2. Le DTSIM doit examiner les procédures d’inscription des présences à l’aide de registres d’arrivée et de sortie ainsi que les contrôles connexes relatifs aux superviseurs pour que les feuilles de présence représentent réellement la présence aux activités de la Réserve.
Octobre 2017
2. Modifier les documents, lorsqu’il convient de le faire, de manière à respecter les exigences quant à la normalisation de la gestion des dossiers et afin que les paiements soient exacts. Février 2018
3. Consulter des intervenants au sujet des procédures et des documents modifiés et solliciter de la rétroaction à ce sujet. Février 2018
4. Diffuser la version définitive des processus, des documents et du matériel de formation. Mars 2018

Tableau A-2. Mesures prises par la direction en réponse à la recommandation 2. Ce tableau présente les mesures que la direction entend prendre afin de respecter la recommandation 2 du SMA(Svcs Ex).

BPR : CPM en consultation avec la haute direction de la Réserve

Date visée : 31 mars 2018

Résumé du tableau

Ce tableau présente les mesures que la direction entend prendre afin de respecter la recommandation 2 du SMA(Svcs Ex). Il comporte deux colonnes et cinq lignes. La colonne de gauche comprend les mesures et celle de droite, les échéanciers selon lesquels chacune des mesures sera mise en œuvre. Lisez le contenu de la ligne pour connaître les mesures et leurs échéanciers respectifs.

Recommandation du SMA(Svcs Ex) – Présence des réservistes en service de classe A (élevée)

3. Il est recommandé que le CPM adopte, en consultation avec la haute direction de la Réserve, une solution à long terme qui améliorera la vérifiabilité et l’exactitude des documents de présence des réservistes en service de classe A.

Mesures que prendra la direction

Convenu. En consultation avec la haute direction de la Réserve et le sous-ministre adjoint (Gestion de l’information), le CPM examinera les outils technologiques disponibles et adoptera une solution qui améliorera la vérifiabilité et l’exactitude des documents de présence des réservistes en service de classe A. Les mesures principales sont indiquées au tableau A-3 sur la diapositive suivante.

Mesures Échéancier
1. En consultation avec le sous-ministre adjoint (Gestion de l’information), le DTSIM doit examiner les outils technologiques disponibles permettant le contrôle de la présence du personnel et il doit chercher et adopter une solution électronique rentable (il faut examiner aussi les technologies dont dispose déjà le Ministère) qui améliorera la vérification et l’exactitude des documents de présence des réservistes en service de classe A. Décembre 2017

2. Avec les conseils et le soutien technique du sous-ministre adjoint (Gestion de l’information) et de la haute direction de la Réserve, le DTSIM doit mettre à l’essai les moyens électroniques permettant de vérifier l’exactitude des documents de présence des réservistes en service de classe A. Un échantillon des unités de la Réserve sera utilisé pour assurer l’efficacité de la nouvelle méthode d’inscription des présences puis apporter les modifications nécessaires à une échelle réduite d’abord avant le lancement dans l’ensemble des FAC. Il s’agira de faire ce qui suit :

  1. établir une stratégie de communication, qui sera approuvée par les organisations de niveau 1, afin d’informer les unités de la participation obligatoire à cet exercice;
  2. produire des directives officielles (révision des IASM liées aux registres des présences de la Force de réserve);
  3. produire des outils de formation normalisés qui seront ajoutés à la stratégie de communication afin de diriger les utilisateurs vers les IASM pertinentes.
Juin 2018
3. En collaboration avec le sous-ministre adjoint (Gestion de l’information) et la haute direction de la Réserve, le DTSIM exécutera le lancement du moyen électronique permettant d’améliorer la vérification et l’exactitude des documents de présence des réservistes en service de classe A dans toutes les unités de la Réserve des FAC. Septembre 2018
4. Le DTSIM doit mener des VAEM afin de surveiller les progrès et le degré de réussite du moyen électronique permettant de vérifier l’exactitude des documents de présence des réservistes en service de classe A. Janvier 2019

Tableau A-3. Mesures prises par la direction en réponse à la recommandation 3. Ce tableau présente les mesures que la direction entend prendre afin de respecter la recommandation 3 du SMA(Svcs Ex).

Résumé du tableau

Ce tableau présente les mesures que la direction entend prendre afin de respecter la recommandation 3 du SMA(Svcs Ex). Il comporte deux colonnes et cinq lignes. La colonne de gauche comprend les mesures et celle de droite, les échéanciers selon lesquels chacune des mesures sera mise en œuvre. Lisez le contenu de la ligne pour connaître les mesures et leurs échéanciers respectifs.

BPR : CPM en consultation avec la haute direction de la Réserve

Date visée : Janvier 2019

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Note de bas de page 1 Le chef – Services d’examen est l’ancienne désignation du sous-ministre adjoint (Services d’examen), ou SMA(Svcs Ex), dont la nouvelle appellation a été adoptée officiellement en mai 2015.

Note de bas de page 2 Chiffre tiré du Rapport ministériel sur le rendement de l’AF 2015-2016 du ministère de la Défense nationale.

Note de bas de page 3 Chiffre obtenu par l’analyse des données sur la solde du SSRR pour l’AF 2015-2016.

Note de bas de page 4 Sous-ministre adjoint (Finances et services du Ministère) était la désignation du sous-ministre adjoint (Finances) à l’époque de la vérification, en 2007.

Note de bas de page 5 Les examens de conformité visaient à aider les unités à résoudre tout problème lié aux contrôles internes.

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