Suivi sur l’audit du Bureau du vérificateur général du Canada sur la prestation des services de réinstallation

Art. 34
Article 34 de la LGFP
AF
Année financière
BC
Bureau consultatif
BPR
Bureau de première responsabilité
BVG
Bureau du vérificateur général du Canada
COMPERSMIL
Commandement du personnel militaire
D Gest AR 
Directeur – Gestion des activités de réinstallation
FAC      
Forces armées canadiennes
GRC      
Gendarmerie royale du Canada
LGFP    
Loi sur la gestion des finances publiques
MAF     
Manuel d'administration financière
MDN     
Ministère de la Défense nationale
PAD
Plan d'action de la direction
PRIFC   
Programme de réinstallation intégrée des Forces canadiennes
PSE
Politique de défense du Canada : Protection, Sécurité, Engagement
SGRB    
Services globaux de relogement Brookfield
SMA(Fin)/DPF 
Sous-ministre adjoint (Finances)/dirigeant principal des finances
SMA(Svcs Ex)  
Sous-ministre adjoint (Services d'examen)
TFS
Tiers fournisseurs de services


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Énoncé de conformité

Les constatations et conclusions figurant dans le présent rapport sont étayées par des preuves d'audit suffisantes et appropriées regroupées conformément à des procédures qui respectent les exigences énoncées dans le document Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne de l'Institute of Internal Auditors. Par conséquent, l'audit est conforme aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne de l'lnstitute of Internal Auditors, comme en témoignent les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité. Les opinions exprimées dans le présent rapport sont fondées sur les conditions qui avaient cours au moment de l'audit et ne s'appliquent qu'à l'entité examinée.


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Quelle est la raison du suivi?

Les Forces armées canadiennes (FAC) réinstallent leurs membres pour répondre aux besoins et objectifs du Ministère. Pour gérer le processus de réinstallation, le Ministère, en conjonction avec les Services globaux de relogement Brookfield (SGRB) retenus à contrat, ont établi le Programme de réinstallation intégrée des Forces canadiennes (PRIFC).

Conformément aux politiques et aux normes de l'audit interne, le sous-ministre adjoint (Services d'examen) vérifie si les plans d'action de la direction (PAD) ont été mis en œuvre efficacement en réponse aux recommandations du Bureau du vérificateur général du Canada découlant des vérifications antérieures. Conformément au plan d'audit fondé sur les risques du SMA(Svcs Ex) pour les années financières (AF) 2018-2019 à 2020-2021, ce suivi d'audit a été effectué afin d'évaluer les progrès réalisés sur la mise en œuvre du PAD découlant de l'audit du BVG sur la prestation des services de réinstallation de 2014 (voir l'annexe A pour connaître la réponse du ministère de la Défense nationale [MDN] et les résultats escomptés pour les recommandations 1 et 2). Dans son rapport de l'automne 2014, le BVG présentait au MDN trois recommandations sur le PRIFC, dont deux restent à mettre en œuvre :

  1. Améliorer les processus de vérification et de certification des transactions dans le PRIFC pour les rendre conformes à l'article 34 (art. 34) de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). (À exécuter.)
  2. Faire meilleur usage des résultats des examens pour que les membres des FAC puissent profiter du PRIFC de façon cohérente. (À exécuter.)
  3. Envisager d'autres méthodes de suivi et de détermination de la satisfaction des militaires. (Le SMA[Svcs Ex] a déjà confirmé la mise en œuvre de cette mesure.)

Pour combler les lacunes mentionnées dans le rapport de l'automne 2014 du BVG, les services de la société PwC ont été retenus par le Ministère pour consigner le cadre de contrôle financier (rapport diffusé en mars 2016). Les recommandations comprenaient les suivantes :

Le présent suivi visait à fournir une conclusion sur les progrès réalisés par le COMPERSMIL dans la mise en œuvre des PAD découlant de l'audit de 2014 du BVG ainsi que des recommandations de 2016 de PwC, étant donné leurs ressemblances.

Nota : Le bureau de première responsabilité au sein du MDN au moment de cet audit était le Chef — Personnel militaire. Cette organisation s'appelle maintenant le Commandement du personnel militaire (COMPERSMIL).


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Prochaines étapes – Nouveau contrat

Le 1er décembre 2017, les SGRB ont remporté le nouveau contrat d'administration du PRIFC. En vertu de ce nouveau contrat, un centre d'appel fournit aux militaires le soutien et l'orientation de façon centralisée. Les processus visés par le nouveau contrat se font par voie électronique (p. ex. courriels, téléchargement de documents justificatifs), et sont conçus de manière à donner un accès en temps réel à l'information sur la réinstallation et aux dossiers des militaires.

De plus, depuis le 19 avril 2018, 15 changements ont été apportés aux politiques de réinstallation pour les FAC. Dix d'entre eux sont des améliorations ou de nouvelles indemnités, et les cinq autres concernent principalement la recherche de mesures d'incitation à l'égard des options économiques pour les activités de réinstallation (p. ex. raccourcir le voyage de recherche d'un domicile).

Le contrat de SGRB a récemment été modifié, le 1er avril 2019, de manière à améliorer la prestation des services. Par exemple, les SGRB offriront des séances de planification individuelles aux membres qui sont réinstallés et leur offriront aussi une séance à la fin de leur réinstallation pour s'assurer que les éléments et les indemnités pertinents ont tous été couverts et demandés. Les autres changements apportés au PRIFC dans le cadre de l'engagement pris dans la politique de défense du Canada : Protection, Sécurité, Engagement (PSE) envers le soutien aux familles militaires comprennent l'ajout d'information sur le processus de réinstallation dans les messages d'affectation et l'attribution de temps pendant la journée de travail pour que les militaires qui seront réinstallés puissent organiser leur déménagement.

Ces changements visent à harmoniser les avantages des membres des FAC avec les avantages parallèles offerts aux membres de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) et de la fonction publique, et aussi avec l'engagement de PSE envers l'amélioration des mesures pour prendre soin du personnel militaire et de leurs familles.


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Gestion du PRIFC au sein du MDN et des FAC

La responsabilité de la gestion et de la surveillance du PRIFC revient au COMPERSMIL. Sous la direction de celui-ci et du Directeur général — Rémunération et avantages sociaux, le Directeur – Gestion des activités de réinstallation (D Gest AR) est chargé de surveiller l'administration du PRIFC.

Le D Gest AR est une petite organisation dont les responsabilités comprennent les suivantes :

L'organisation du D Gest AR se compose de dix postes qui sont responsables de l'analyse des tendances, des examens quotidiens des transactions de réinstallation et des examens annuels des dossiers. En novembre 2018, deux de ces postes étaient vacants.

SGRB

Le MDN et les FAC ont attribué la responsabilité de l'administration des réinstallations à un seul entrepreneur (à l'exception du déménagement physique des articles de ménage et effets personnels, lesquels sont administrés dans le cadre d'un contrat différent) pour rendre les réinstallations faciles et efficaces.


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Protection, Sécurité, Engagement – Incidence sur le PRIFC

PSE vise à assurer que les membres des FAC et leurs familles sont bien soutenus, diversifiés et résilients, en offrant des initiatives qui réduisent les perturbations causées par les déménagements fréquents. Par exemple, le 27 juin 2018, le MDN et les FAC ont lancé l'initiative Canada Sans Faille pour mieux harmoniser les programmes et les services qui sont offerts aux militaires et à leurs familles et qui sont susceptibles de changer, dans différentes administrations du pays. Ces programmes et services comprennent l'éducation, les services de santé, les titres de compétence et l'obtention des permis de conduire, ainsi que l'immatriculation des véhicules.

Initiative de PSE

Pour améliorer les services et le soutien offerts aux membres des familles des militaires, l'Équipe de la Défense devra :

24. Élaborer un plan global pour les familles des militaires afin de stabiliser davantage la vie familiale des membres des FAC et de leurs familles qui sont tenus d'effectuer fréquemment des déménagements. Il s'agira notamment de :

  • Mettre en place une expertise de la relocalisation pour aider les familles des militaires à faire appel aux services dont ils ont besoin dans la nouvelle communauté

Le principal objectif du PRIFC est de fournir à tous les membres des FAC et à leurs familles de l'information et des conseils de grande qualité, qui répondent à leurs besoins actuels et futurs, pendant toute la durée des processus de réinstallationNote de bas de page 1.


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Qu'est-ce que le PRIFC?

Le PRIFC représente la politique approuvée du Conseil du Trésor sur la réinstallation de membres des FAC et des personnes à leur charge, de leurs articles ménagers et effets personnels. Le Ministère :

Pendant l'AF 2016-2017, 580 327 transactions de réinstallation ont été traitées pour 17 956* membres des FAC, ce qui a donné lieu à des indemnités d'environ 195 M$.

Figure 1

Figure 1. Type de déménagement et coût (AF 2016-2017). Diagramme à secteurs sur le type et le coût des déménagements de l'AF 2016-2017.

Détails de la figure 1 - Type de déménagement et coût (AF 2016-2017)


* Le dossier de réinstallation du militaire reste ouvert deux ans en moyenne. Dans un communiqué, les SGRB déclaraient qu'il y a plus de 14 000 réinstallations chaque année. Le SMA(Svcs Ex) a examiné 26 dossiers de réinstallation clos comprenant de 7 à 96 transactions, pour une moyenne de 45 transactions par dossier.

** L'annexe B présente la définition des types de déménagement.

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Quelles catégories de transaction le PRIFC offre-t-il?

Principales catégories de transaction

Figure 2

Figure 2. Les 5 principales catégories de transaction (AF 2016-2017). Diagramme à bandes qui illustre le nombre total et la valeur totale en dollars des cinq principales catégories de transaction.
Détails de la figure 2 - Les 5 principales catégories de transaction (AF 2016-2017)


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Objectif, portée et méthodologie du suivi

Objectif

Évaluer les progrès réalisés dans la mise en œuvre du Plan d'action de la direction du MDN en réponse à l'audit du BVG de 2014 sur la prestation des service de réinstallation, et s'assurer que les avantages des militaires sont administrés avec exactitude et rapidité.

Portée

Comprend :

Exclut :

Méthodologie


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Critères de suivi

Critères de suivi

Figure 3. Critères de suivi.
Tableau à deux colonnes qui relie les recommandations formulées par le BVG en 2014 aux critères établis pour le présent audit de suivi.
 
Détails de la figure 3 - Critères de suivi


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Sommaire de l'évaluation de la mise en œuvre du Plan d'action de la direction

Tableau 1. Sommaire de l'évaluation de la mise en œuvre du Plan d'action de la direction. Ce tableau présente la mise en œuvre des éléments du PAD et les autres mesures à prendre.
Critères Constatation du BVG Élément du PAD associé au critère Constatations découlant de l'audit de suivi État de l'élément du PAD Mesures à prendre pour en vue d'une pleine mise en œuvre

A

Les processus ne répondaient pas à toutes les exigences de l'art. 34 de la LGFP

  • Examen complet du programme
  • Rapport de PwC terminé.

Pleine mise en œuvre

Aucune autre mesure requise.

  • Augmentation de la taille de l'échantillon
  • Dans le Manuel d'administration financière (MAF), ces transactions passent de risque élevé à faible.
  • Le nombre de transactions examinées chaque jour est passé de 15 à 30, en plus de toutes les transactions de TFS pré-négociées.
  • Dix-neuf mille transactions sont examinées chaque année par l'examen de jusqu'à 1 000 dossiers de réinstallations terminées.

Mise en œuvre avancée

Consigner une méthode appropriée pour satisfaire aux exigences de l'art. 34 pour les transactions à faible risque.

B et C

L'information recueillie pendant l'examen des dossiers n'est pas mise à profit

  • Mise à profit de la collecte et de l'analyse des données
  • La majorité des mesures de rendement sont axées sur l'entrepreneur.
  • Il existe des données pour surveiller le PRIFC.
  • Les pouvoirs, responsabilités et obligations sont bien communiqués.
  • Les contrôles automatisés et les processus manuels sont en place.

Mise en œuvre avancée

Établir et consigner des mesures de rendement du PRIFC qui sont liées à PSE.

Détails du tableau 1 - Sommaire de l'évaluation de la mise en œuvre du plan d'action de la direction.


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Constatations – Conformité à l'article 34 de la LGFP et méthode d'échantillonnage

Bien que le D Gest AR effectue diverses activités de vérification pour s'assurer que les transactions du PRIFC ne contiennent aucune erreur majeure, celles-ci ne satisfont pas aux exigences du MDN et des FAC en matière de transaction à faible risque. La méthode d'échantillonnage, et plus particulièrement la méthode de sélection des transactions aux fins de validation, n'est pas pleinement consignée.

Contexte

Le MAF, diffusé par le sous-ministre adjoint (Finances) et directeur principal des finances (SMA[Fin]/DPF), interprète les politiques financières du gouvernement du Canada qui concernent le MDN et les FAC, notamment la réinstallation, et établit l'orientation du Ministère à l'égard de l'administration financière. Le chapitre 1016-3 du MAF présente la politique de vérification des comptes et le processus de certification des paiements et des règlements interministériels en vertu de l'article 34 de la LGFP.

En décembre 2013, les réclamations pour les frais de réinstallation ont été jugées de nature très délicate dans le MAF et donc classées dans les transactions à risque élevé, lesquelles nécessitent un examen complet.

En mai 2015, le MAF a été modifié pour que les réclamations pour les frais de réinstallation soient classées comme des transactions à faible risque, lesquelles nécessitent un examen sommaire avant le paiement, mais une vérification complète dans les 30 jours suivant le paiement, à moins d'autorisation expresse du Directeur — Politique financière du MDN.

Nos constatations

Services correctionnels : Selon l'audit d'octobre 2015 sur la gestion de la réinstallation du personnel, la surveillance des dossiers de réinstallation individuels par le Ministère était minime dans toutes les régions sauf une.

GRC : Les services de réinstallation ont toujours été administrés en conjonction avec les SGRB (un peu comme le MDN). Depuis décembre 2016, toutefois, la GRC n'utilise plus les SGRB, et administre ses 2 400 réinstallations annuelles « à l'interne ». Les transactions quotidiennes sont examinées de façon ponctuelle, et un échantillon de 100 dossiers de réinstallations terminées sont examinés chaque année.

MDN : Pendant l'AF 2016-2017, 580 327 transactions de réinstallation ont eu lieu dans le cadre du contrat avec les SGRB, pour un montant total d'environ 195 M$. Il y a de nombreuses formes de surveillance en place pour les transactions de réinstallation.

SGRB : Bien que nous n'ayons pas validé les progrès réalisés par les SGRB dans l'examen des dépenses de réinstallation avant de les présenter au D Gest AR, le contrat stipule que toutes les dépenses présentées sont des dépenses de réinstallation valides conformément à la politique du Programme de réinstallation des FAC. Le contrat des SGRB comprend aussi des mesures de rendement pour encourager la réalisation de cette validation.

D Gest AR : Le D Gest AR examine chaque jour 30 transactions du PRIFC présentées par les SGRB (soit 15 de plus qu'au moment de l'audit du BVG) et a commencé à examiner toutes les transactions des TFS dont les taux sont négociés au préalable avant le versement des paiements en avril 2017 (p. ex. frais immobiliers, juridiques, d'évaluation et d'inspection). Il y a eu 19 288 transactions de TFS pendant l'AF 2016-2017.

De plus, le D Gest AR demande chaque année les documents à l'appui de jusqu'à 1 000 dossiers auprès des SGRB afin d'effectuer des examens de dossier et vérifier l'admissibilité aux indemnités, l'application du PRIFC et les montants demandés et reçus. Tout moins-payé ou trop-payé détecté mène au réajustement du dossier des militaires par récupération ou remboursement. De l'AF 2011-2012 à l'AF 2015-2016, 18 568 transactions en moyenne ont été examinées dans le cadre d'examens de dossier complets. Le taux d'erreur moyen était de 4,15 pour cent, et comprenait entre autres la mauvaise application de taux ou d'avantages et le manque de documents justificatifs.

Comme dans le cas de la méthode d'échantillonnage du BVG en 2014, l'équipe de la vérification a examiné 26 dossiers de réinstallation complets à partir de ceux qui avaient fait l'objet de l'examen annuel du D Gest AR.

Il y avait des instructions permanentes d'opérations détaillées concernant les activités d'examen du D Gest AR. Même si le BVG a affirmé qu'il « n'est peut-être pas faisable en pratique de vérifier cent pour cent des demandes de remboursement », l'approche utilisée actuellement n'est pas conforme au MAF du MDN. Une exception au MAF nécessiterait l'autorisation du Directeur — Politique financière du MDN. De plus, la méthode expliquant comment et pourquoi ce nombre et ces types de transactions et de dossiers ont été choisis aux fins d'examen n'a pas été fournie. Sans une méthode consignée qui tient compte du nombre de transactions et des constatations de l'examen, les transactions qui présentent un risque important ne seront peut-être pas relevées, et le risque associé ne sera pas atténué. L'utilisation de contrôles préventifs et de l'analyse des données de la TI peut servir à accroître l'efficacité de l'atténuation des risques.

Recommandation 1


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Constatations – Mesures de rendement et responsabilités

Les mesures du rendement visant à surveiller le rendement de l'entrepreneur sont maintenues et font l'objet de rapports au besoin. Bien que les FAC aient amélioré l'utilisation qu'elles font de l'information disponible pour s'assurer que les militaires reçoivent les indemnités conformément à la politique, les mesures de rendement pour s'assurer que les FAC honorent leur engagement envers le personnel militaire n'ont pas été pleinement établies.

Contexte

Le BVG a constaté que les éléments clés requis pour surveiller le rendement de l'entrepreneur ont été établis et fait l'objet de rapport au besoin. Le BVG a affirmé que « les FAC ne tirent pas profit de l'information dont elles disposent pour s'assurer que tous les membres reçoivent des prestations en conformité avec la politique ».

La rapidité de versement et l'exactitude des indemnités de réinstallation sont une responsabilité partagée.

Nos constatations

Pouvoirs, responsabilités et obligations

Activités de surveillance du contrat

Exécution du contrat : Le contrat concernant le PRIFC contient plus de 60 mesures de rendement (portant par exemple sur le taux d'erreur admis, le moment choisi pour communiquer avec le militaire, la durée des pannes du système), et il a été constaté que les rapports relatifs à ces mesures étaient en conformité avec les exigences à cet égard. La majorité des mesures concernaient l'administration du contrat, plutôt que l'application des avantages du PRIFC.

Processus de vérification des données

Analyse des tendances en matière de demandes d'indemnité du PRIFC

Analyse des données

La consignation et la mise en œuvre d'un processus pour suivre l'information de l'ensemble des transactions, l'échantillon des transactions quotidiennes et les examens annuels des dossiers permettraient au personnel du D Gest AR de détecter plus facilement les tendances d'utilisation des indemnités et les transactions de réinstallation à risque élevé selon le type de déménagement, la catégorie d'indemnité ou l'emplacement. Le D Gest AR pourrait utiliser ces analyses pour maximiser l'information recueillie pour aider les responsables au sein du COMPERSMIL à améliorer la communication aux membres des FAC et aux SGRB à l'égard du PRIFC afin d'obtenir les améliorations désirées, le cas échéant. Par exemple, les examens des dossiers complets pourraient être analysés pour déterminer si certains des droits des militaires sont négligés de façon constante dans certains types de déménagement. Ces résultats pourraient être pris en considération dans les communications de sensibilisation à l'égard des droits des membres des FAC. Le D Gest AR pourrait aussi utiliser l'historique des observations pour déterminer quels types de transactions ou quels emplacements sont plus sujets aux problèmes. Cette information pourrait être utilisée dans les examens futurs des transactions quotidiennes et des dossiers complets.

Bien qu'on n'ait trouvé aucune trace de l'analyse détaillée des tendances des observations, le D Gest AR communique avec les SGRB pour régler chaque problème relevé et s'efforcer de prévenir la répétition de ce problème. De plus, la base de données du D Gest AR sur les transactions de réinstallation a été utilisée pour la mise à jour du PRIFC en 2018.

En plus des diagrammes présentés précédemment dans ce rapport, lesquels démontrent quelques analyses de données de haut niveau de la base de données sur les transactions de réinstallation, les SGRB pourraient faire une recherche pour trouver les paiements en double potentiels (c.-à-d. les transactions qui sont liées au même numéro d'identification du militaire, du même code d'indemnité et du même montant à la même date). Des exemples d'autres types d'analyse possibles sont donnés à l'annexe D.

Recommandation 2

Recommandation 3


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Conclusion générale

Des progrès notables ont été observés dans le domaine du respect des exigences de l'article 34 de la LGFP. Même si le COMPSERMIL, par l'entremise du D Gest AR, a réalisé de nombreuses activités pour donner suite aux constatations et aux activités du Plan d'action de la direction mentionnées dans l'audit de 2014 du BVG sur la prestation des services de réinstallation, une méthode d'examen des transactions consignée qui s'harmonise avec les exigences de l'article 34 visant le MDN et les FAC pour les transactions à faible risque n'a pas été créée.

Les SGRB travaillent à la consignation de toutes leurs observations d'améliorations requises qu'ils ont relevées à l'aide de leurs vérifications quotidiennes des transactions et de leurs examens annuels des dossiers. Bien que les SGRB aient indiqué qu'ils utilisent l'analyse des tendances des transactions de réinstallation pour produire aux fins d'examen un échantillon de transactions et de dossiers davantage axé sur le risque, des mesures de rendement, une détection des tendances et un processus d'analyse consignés pourraient leur être utiles. Cette analyse pourrait permettre de mieux détecter les erreurs et fournir au COMPERSMIL l'information requise pour faire les rajustements nécessaires et ainsi s'assurer que les militaires obtiennent toujours les bons montants en indemnités du PRIFC.

La pleine mise en œuvre de ces recommandations aidera à assurer la bonne administration des indemnités des militaires conformément aux exigences du MDN et des FAC, la prestation cohérente des indemnités du PRIFC aux membres des FAC, et l'harmonisation avec l'engagement de PSE visant à mieux prendre soin du personnel militaire et de leurs familles. 


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Recommandations

Recommandation 1 (importance modérée) : Il est recommandé que le COMPERSMIL établisse et mette en œuvre une méthode approuvée par le SMA(Fin)/DPF pour l'examen des transactions de réinstallation aux fins de la surveillance quotidienne et annuelle.

BPR : COMPERSMIL
BC : SMA(Fin)/DPF

Recommandation 2 (importance modérée) : Il est recommandé que le COMPERSMIL détermine des mesures de rendement et mette à profit l'information disponible sur les transactions de réinstallation :

BPR : COMPERSMIL

Recommandation 3 (importance modérée) : Pour aider à assurer une prestation cohérente des indemnités de réinstallation aux membres des FAC, à la suite de la détermination des exigences de surveillance (quotidienne et annuelle), et de l'information sur le rendement ou des analyses de données requises, il est recommandé que le COMPERSMIL réalise une analyse pour déterminer ses besoins à long terme en matière de ressources et de capacités.

BPR : COMPERSMIL


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Plan d'action de la direction

Pour formuler ses recommandations, le SMA(Svcs Ex) utilise les critères d'importance suivants :

Recommandation 1 du SMA(Svcs Ex) (importance modérée)

Il est recommandé que le COMPERSMIL établisse et mette en œuvre une méthode approuvée par le SMA(Fin)/DPF pour l'examen des transactions de réinstallation aux fins de la surveillance quotidienne et annuelle.

Mesures prises par la direction

Conformité à l'article 34 de la LGFP : Le D Gest AR a déjà pris contact avec le Directeur – Processus opérationnels financiers et transformation et collaborera avec lui pour mettre à jour la méthode de vérification des comptes pour les transactions rapprochées dans le cadre du programme de réinstallation. Cette information sera comprise dans les instructions permanentes d'opérations du D Gest AR et dans son programme d'assurance de la qualité.

Date cible : septembre 2019 (fin de la période active des affectations)

Le nombre de vérifications quotidiennes, qui est déjà passé de 15 à 30 transactions, passera maintenant à 45 transactions. La collecte de données statistiques fera aussi l'objet d'améliorations pour élargir la portée aux fins de l'analyse des tendances.

Date cible : avril 2019

Date cible : septembre 2019 (fin de la période active des affectations)

* L'analyse se poursuit, mais s'améliorera avec la dotation du poste d'AS-03 vacant – objectif : axé sur l'analytique.

BPR : COMPERSMIL
BC : SMA(Fin)/DPF
Date cible : 30 septembre 2019

Recommandation 2 du SMA(Svcs Ex) (importance modérée)

Il est recommandé que le COMPERSMIL détermine des mesures de rendement et mette à profit l'information disponible sur les transactions de réinstallation :

Mesures prises par la direction

La méthode d'échantillonnage se fonde sur le type de déménagement. Le résultat de la collecte et de l'analyse des données sera amélioré pour assurer une application cohérente de la Directive sur la réinstallation. Le DGRAS et le D Gest AR utiliseront quatre méthodes d'analyse complémentaires, et les résultats permettront de trouver les secteurs dans lesquels des efforts sont requis pour assurer une prestation cohérente des services. L'analyse comprendra ce qui suit :

Date cible : septembre 2019 (fin de la période active des affectations)

Le DGRAS et le D Gest AR s'assureront que les résultats de ces mécanismes de surveillance soient incorporés dans les processus décisionnels concernant le PRIFC ou dans les communications améliorées aux militaires, aux SGRB, au Directeur – Carrières militaires et aux gestionnaires des carrières, ainsi qu'aux autres intervenants pertinents.

BPR : COMPERSMIL
Date cible : 30 septembre 2019


Recommandation 3 du SMA(Svcs Ex) (importance modérée)

Pour aider à assurer une prestation cohérente des indemnités de réinstallation aux membres des FAC, à la suite de la détermination des exigences de surveillance (quotidienne et annuelle), et de l'information sur le rendement ou des analyses de données requises, il est recommandé que le COMPERSMIL réalise une analyse pour déterminer ses besoins à long terme en matière de ressources et de capacités.

Mesures prises par la direction

Lorsque les exigences de vérification des comptes seront satisfaites et les processus d'analyse des tendances seront terminés, une stratégie d'affectation des ressources sera établie. Celle-ci prendra en considération les ressources militaires, civiles ou temporaires pour répondre aux besoins opérationnels. Un plan sera aussi dressé pour assurer la relève et ainsi tenir compte du roulement normal.

BPR : COMPERSMIL
Date cible : 30 septembre 2019


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Annexe A – Plan d'action détaillé pour la mise en œuvre des recommandations du rapport du BVG

Tableau A-1. Plan d'action détaillé pour la mise en œuvre des recommandations du rapport du BVG. Ce tableau présente les recommandations du BVG et la réponse du MDN, ainsi qu'une description du résultat final escompté.
Recommandation du BVG Réponse du MDN Description du résultat final escompté

Les FAC devraient améliorer leur processus pour s'assurer que les paiements faits dans le cadre du PRIFC sont appropriés et satisfont à toutes les exigences de l'art. 34 de la LGFP.

Acceptée. Le personnel du COMPERSMIL réalisera un examen du cadre de contrôle de gestion qui régit le processus en place pour le PRIFC afin de déterminer les points à améliorer de manière à se conformer à toutes les exigences de l'art. 34 de la LGFP. Plus particulièrement, la pertinence du plan d'échantillonnage sera examinée. La politique financière du MDN fera aussi l'objet d'un examen qui visera à s'assurer qu'elle donne une orientation appropriée à l'égard des transactions de réinstallation.

Le MAF a été mis à jour. Il indique maintenant qu'aux fins de l'évaluation du risque, les demandes d'indemnité pour réinstallation sont considérées comme des transactions à faible risque. De cette façon, la vérification des comptes pourra se faire après le paiement.

Dans le respect de la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, le SMA(Fin)/DPF travaillera avec le COMPERSMIL dans le but de documenter et d'évaluer l'efficacité conceptuelle des contrôles internes pour les rapports financiers du Programme de réinstallation (manuel, conformité, accès, application, etc. ). Ce travail, qui sera entrepris à l'année financière 2015-2016 par le SMA(Fin)/DPF, aidera le COMPERSMIL à évaluer et à améliorer les contrôles et les processus financiers ministériels en lien avec l'article 34, la vérification des comptes et l'assurance de la qualité pour le PRIFC.

Les FAC devraient faire un meilleur usage des résultats de ses examens pour offrir aux militaires des avantages de manière cohérente, conformément à la politique.

Acceptée. Les résultats de la collecte et de l'analyse de données seront davantage mis à profit pour assurer une application cohérente de la politique du PRIFC approuvée par le Conseil du Trésor.

La direction responsable du PRIFC a changé la méthode utilisée pour suivre les écarts observés dans les dossiers de réinstallation et les vérifications postérieures aux paiements pour que les questions puissent être analysées en fonction de l'application de la politique. On pourra ainsi améliorer la surveillance et prendre rapidement des mesures correctives pour assurer une application cohérente de la politique pour tous les membres des FAC qui sont réinstallés. Cinq postes civils additionnels ont été demandés, car on procède à la restructuration de la direction pour répondre aux besoins additionnels en matière de surveillance et d'analyse.

Détails du tableau A-1 - Plan d'action détaillé pour les recommandations du rapport du BVG 


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Annexe B – Définition des types de déménagement

Affectation :Les membres de la Force régulière qui sont affectés, et les membres de la Force de réserve qui acceptent un emploi en service de classe B ou C, qui sont autorisés à déménager leurs articles de ménage et effets personnels d'un lieu de service à l'autre seulement si le nouveau domicile est situé au moins 40 kilomètres plus près du nouveau lieu de service que le domicile actuel.

Libération (déménagement au domicile projeté à la libération) : L'endroit où un membre des FAC à l'intention d'habiter après sa libération ou son transfert de la Force régulière. L'admissibilité des militaires se fonde sur la période de service continu dans la Force régulière et la raison de la libération qui s'y rattache. Les indemnités sont généralement les mêmes que dans le cas des affectations.

Couples militaires : Réinstallation de deux époux ou conjoints de fait, qui sont tous deux membres des FAC et qui font tous l'objet d'une affectation. Les indemnités s'appliqueront selon que les deux conjoints sont affectés ou non dans la même région géographique.

Déménagement du lieu d'enrôlement : Indemnités de réinstallation, les restrictions et améliorations applicables aux membres de la Force régulière à l'occasion de leur premier déménagement autorisé à partir du lieu d'enrôlement (après obtention d'un diplôme d'une université militaire ou d'une université civile dans le cadre d'études payées par les FAC ou après la réussite de l'instruction d'officier/la formation dans les métiers/l'instruction professionnelle ou l'obtention d'une qualification s'y rattachant).

Restriction imposée : Solution à court terme pour atténuer un conflit possible entre le service militaire et les obligations familiales. Ce type de déménagement permet aux militaires qui font l'objet d'une affectation de se rendre seuls au nouveau lieu de service et de faire approuver le retard du déménagement des personnes à charge, des articles de ménage et effets personnels pour une période déterminée.

Autres déménagements :


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Annexe C – Critère d'évaluation du PAD

État

  1. Obsolètes ou remplacées. Les recommandations de l'audit sont jugées obsolètes ou elles ont été remplacées par une autre recommandation.
  2. Aucun progrès ou progrès négligeables (achèvement de 0 à 24 %). La direction n'a pris aucune mesure ou les progrès réalisés sont négligeables. Des mesures comme la création d'un nouveau comité, la tenue de réunions et l'élaboration de plans informels constituent des progrès négligeables.
  3. Étape de planification (achèvement de 25 à 49 %). Des plans officiels en vue de changements organisationnels ont été créés, puis approuvés par l'autorité de gestion du niveau approprié (à un niveau supérieur convenable, habituellement au niveau du comité exécutif ou son équivalent), et ils sont assortis des ressources appropriées et d'un échéancier raisonnable.
  4. Préparation de la mise en œuvre (achèvement de 50 à 74 %). L'entité a commencé à préparer la mise en œuvre de la recommandation, en embauchant ou en formant du personnel, ou encore en développant ou en acquérant les ressources nécessaires pour la mise en œuvre.
  5. Mise en œuvre avancée (achèvement de 75 à 99 %). Les structures et les processus sont en place et intégrés dans certaines parties de l'organisation, et certains résultats ont été observés. Le plan à court terme et le calendrier de la mise en œuvre complète ont été établis.
  6. Mise en œuvre intégrale (achèvement à 100 %). Les structures et les processus fonctionnent comme prévu et ont été mis en place de manière intégrale dans tous les secteurs visés de l'organisation.


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Annexe D – Analyse éventuelle des données

Analyse des villes de départ et d'arrivée

L'information préliminaire illustrée pourrait être analysée davantage :

Figure D-1

Source : Données historiques du D Gest AR


Figure D-1. Nombre de réinstallations annuel moyen.
Ce diagramme à bandes illustre le nombre annuel moyen de réinstallations qui ont eu lieu de 2010 à 2015 par province.

Détails de la figure D-1 - Nombre de réinstallations annuel moyen (2010-2015)


Analyse des dépenses relatives aux services des TFS dont les taux sont préétablis

L'information préliminaire illustrée pourrait être analysée davantage pour :

Diagramme à secteurs illustrant les dépenses relatives aux services des TFS dont les tarifs sont préétablis (AF 2016 2017)

Figure D-2. Dépenses relatives aux services des TFS dont les taux sont préétablis.
Diagramme à secteurs illustrant les dépenses relatives aux services des TFS dont les taux sont préétablis (AF 2016-2017).
 
Détails de la figure D-2 - Dépenses relatives aux services des TFS dont les taux sont préétablis.

 

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