Suivi de la vérification des dépenses de F & E du QGDN (2006)

(Mise à jour le 31 mars 2011) Ce PAD a été remplacé par le PAD 3.4 de l’examen de la gestion moderne au sein du ministère de la Défense nationale de 2010 du CS Ex :Le Directeur – Finances (Politiques et procédures) continue de travailler avec d’autres intervenants du Ministère afin d’éliminer le double emploi concernant le processus actuel fondé sur le papier. Plus précisément, le Directeur – Finances (Politiques et procédures) continuera de travailler avec l’équipe de mise au point du Système de comptabilité financière et de gestion (SCFG)/Système d’information pour la gestion des ressources de la Défense (SIGRD) afin de poursuivre l’évaluation et l’essai de la solution proposée dans SAP1 après livraison du module unique au début de l’année financière (AF) 2010-2011.

D’après un PAD pour l’examen du CS Ex de la mise en œuvre de la gestion moderne (2010) au sein du MDN, une équipe d’experts en politiques et en systèmes d’information au sein du SMA (Fin SM) a évalué la possibilité d’un système sans papier pour assurer le suivi de la délégation des pouvoirs financiers. Des mesures sont prises pour développer une base de données centrale des pouvoirs financiers délégués qui offrira un accès à partir de n’importe quel emplacement géographique, une assurance que le stagiaire a reçu l’instruction obligatoire, ainsi que des avertissements relatifs à l’expiration prochaine de dossiers ou d’exigences de l’instruction.

La date prévue actuelle pour achever ce PAD est mars 2015, dont le suivi sera assuré en fonction de l’examen du CS Ex de 2010.

Le SMA(Fin SM) a pris des mesures pour créer un cadre de surveillance normalisé en fonction du risque. Une version de 2013 de la politique sur l’application de l’article 34 de la LGFP définit les transactions de paiements à risque élevé et de paiements à faible risque. La politique exige que les gestionnaires de budget effectuent une vérification complète avant le paiement pour les transactions à risque élevé. Quant aux transactions à faible risque, une révision rapide est suffisante avant le paiement, un examen complet étant requis dans les 30 jours suivant le paiement.

La politique du MDN portant sur l’application de l’article 33 de la LGFP indique que la totalité des transactions à risque élevé doivent être examinées, mais que seul un échantillon des transactions à faible risque doit être passé en revue.

Le Bureau comptable ministériel a mis au point des niveaux cibles de conformité en fonction du risque.

Le Ministère s’affaire actuellement à traiter une divergence dans la définition d’une transaction à risque élevé au moyen d’une politique mise à jour. Une copie de la politique mise à jour proposée a été fournie à CS Ex, et un examen juridique est attendu avant d’autoriser la publication. Cette publication est prévue pour septembre 2014.

Le processus de RI qui s’applique au gouvernement tout entier est établi par le SCT en collaboration avec tous les ministères. Le processus actuel ne devrait pas changer. L’application du processus au sein du MDN, toutefois, est une activité du SMA(Fin SM). Le personnel du Directeur – Finances (Politiques et procédures) et du Directeur – Comptabilité financière discute actuellement des certifications obligatoires de l’application de l’article 34 et de l’article 33 de la LGFP [intégrées dans le Système de comptabilité financière et de gestion], étant donné qu’ils s’appliquent à tous les RI. La date prévue de la fin des travaux est le 31 mars.

En 2008, le Directeur général – Opérations financières a mis à jour le système de surveillance des plans d’action de gestion pour ce qui suit :Le MDN se conforme au Système intégré de gestion financière pour les RI, solution centralisée équivalente à la documentation amorcée par le ministère créancier avec d’autres ministères quant aux factures après paiement. Après révision du processus, aucun changement relatif à son application n’est prévu au sein du MDN.

Note du vérificateur : Le SMA(Fin SM) a convenu que tous les RI doivent avoir été vérifiés d’après les articles 33 et 34 de la LGFP.

Au moment de la vérification, le Ministère se conformait aux exigences de vérification des articles 33 et 34 de la LGFP quant aux RI lancés (sortants) par le ministère créancier.

En août 2013, une procédure opérationnelle standard a été émise, rendant obligatoire la conformité d’après les articles 33 et 34 de la LFGP.

La politique correspondante du MDN ne reflète pas ce changement, et elle demeure non conforme à la LGFP. Étant donné qu’il existe des communications contradictoires des procédures entrantes des RI, il est recommandé que ce plan d’action demeure ouvert.

Le Directeur – Finances (Politiques et procédures) a indiqué que la politique sera révisée d’ici mars 2016.

Le SMA(Mat) a octroyé par mandat l’utilisation du Système d’information – Soutien et acquisition du matériel et du Système d’approvisionnement des Forces canadiennes en tant que seuls systèmes de dossiers pour l’approvisionnement. Ces systèmes sont actuellement en voie d’être convertis pour le Système de gestion de l’information sur les ressources de la Défense.

Une solution intégrée pour la capacité « De l’approvisionnement au paiement » a été mise en place dans le Système de gestion de l’information sur les ressources de la Défense et dans lequel des biens ou des services sont commandés au moyen du module d’acquisition de matériel et payés au moyen du module des finances. L’utilisation de ce système d’information est définie dans le Manuel d’administration de l’approvisionnement qui doit absolument être suivi pour la totalité de l’approvisionnement du MDN, tel qu’indiqué par le personnel supérieur.

Un plan comptable à l’échelle gouvernementale est établi chaque année, et le MDN est membre d’un groupe de travail qui contribue à définir ces plans. Chaque ministère doit s’assurer de la conformité de son codage financier. Le MDN a démontré l’acceptation de cette responsabilité par l’entremise de politiques stipulant que le codage du plan comptable du MDN doit respecter le codage à l’échelle gouvernementale imposé par le Receveur général.

Le MDN assure la conformité au codage au moyen de plusieurs mesures. La mesure principale consiste à rapprocher le plan comptable du MDN et le codage financier à l’échelle gouvernementale sur une base mensuelle. Les commentaires sur les évaluations par le Receveur général quant à la conformité du codage sont positifs. Le MDN effectue un suivi continu au sein de son propre système financier, et toutes les modifications nécessaires au début de chaque année financière sont clairement communiquées au moyen de notes de service acheminées aux administrateurs clés du Ministère et publiées dans l’intranet.

Depuis que l’Architecture des activités de programmes de la Défense (AAP1) a été approuvée par le SCT en juin 2005, nous lui avons aligné d’autres processus. Un plan est actuellement en place pour harmoniser encore plus étroitement les ressources et les tâches avec l’AAPD. Cela comprend la révision du plan de la Défense, des modifications au processus de planification des activités, l’élaboration d’indicateurs de rendement dans l’AAP et l’attribution des centres de coûts du Système de comptabilité financière et de gestion à l’AAP. Cet effort de coopération devrait prendre de deux à trois ans pour atteindre la maturité et les principaux acteurs sont le Directeur – Gestion de la Défense, le Directeur – Planification des Forces et coordination du programme et le SMA(Fin SM), sans oublier une contribution du N1.

¹Remarque : depuis 2006, le titre a été changé à Architecture d’alignement des programmes.

Le Ministère a fait des progrès significatifs vers l’alignement plus étroit des ressources et des tâches sur l’AAP. Ceci a été réalisé en révisant le processus de planification des activités, en élaborant des indicateurs de rendement pour l’AAP et en reliant les centres de coûts à l’AAP.

En 2006, un rapport annuel intitulé Plan de la Défense a été utilisé pour allouer des budgets théoriques. Cela a été remplacé par Priorisation des ressources de la Défense, qui survient désormais simultanément avec le processus de planification des activités.

La planification des activités au sein du MDN a été modifiée afin de se conformer à la politique du SCT qui exige que tous les ministères préparent une AAP avec des résultats stratégiques clairement définis et mesurables. Le Ministère est tenu de fournir une AAP qui est suffisamment détaillée pour refléter la façon dont il affecte et gère ses ressources pour atteindre les résultats escomptés.

L’AAP du MDN est actuellement composé de programmes, sous-programmes et sous-sous-programmes. Les indicateurs et les cibles en matière de rendement sont fournis avec les résultats attendus de ces programmes, comme indiqué dans le rapport sur les plans et les priorités du Ministère.

L’AAP a été intégrée au système d’information financière du MDN. Les codes des centres de coûts et des projets sont liés à l’AAP au niveau des sous-sous-programmes, et par conséquent les dépenses peuvent être signalées par l’AAP.

Le Manuel d’administration de l’approvisionnement fournit un processus « de l’achat au paiement ». Le MDN a publié des notes à l’échelle du Ministère rendant obligatoire l’utilisation du Manuel d’administration de l’approvisionnement et des outils en ligne qui sont liés à ce dernier. En outre, des cours de formation sont obligatoires pour les personnes ayant un pouvoir délégué en matière d’achats.

Le Ministère a pris des mesures pour normaliser les procédures pour l’utilisation des cartes d’achat par l’entremise de politiques et d’aide-mémoire.

Depuis la vérification de 2006, il y a eu de nombreuses réalisations à l’égard des services centralisés dans le but de rationaliser les opérations et ainsi utiliser plus adéquatement les fonds publics. Par exemple, le MDN a centralisé les services tels que la gestion des biens immobiliers, le soutien – Ressources humaines civiles du Quartier général dans toute la région de la capitale nationale, l’approvisionnement national, ainsi que la gestion de sites Web.

Pour surveiller les pratiques de passation de marchés à haut risque au sein du MDN, le SMA(Mat) dispose d’une équipe d’experts des marchés qui effectue des visites de sites dans toutes les bases et les escadres pour relever les marchés à risque élevé et évaluer la conformité des pratiques d’enregistrement de la passation de marchés et des informations financières. Les visites de sites sont prévues tous les trois ans.

Les travaux en vue du paiement électronique sont devenus une initiative pangouvernementale sur laquelle se penche une initiative conjointe entre le receveur général et le Bureau du contrôleur général. Il s’agit là d’une étape importante vers un processus financier centralisé. Comme cette action remplace le PAD pour mettre en œuvre son propre système de paiement électronique, il est maintenant redondant pour le MDN de prendre des mesures sur cette question de façon indépendante.