CANCDTGEN 010/22

Ordre général des cadets du Canada (CANCDTGEN)

Gestion de l’information pour les corps/escadrons et les centres d’entraînement des cadets

Réf:

  1. CANCDTGEN 004/22, Plateformes de communication des CRJC
  2. Stratégie numérique pour les Organisations de cadets du Canada
  3. Ordonnance de Groupe CRJC 6002-4, Gestion de dispositif portatif de technologie de l’information
  1. Les Cadets et Rangers juniors canadiens (CRJC) procèdent à une revue des pratiques de gestion de l’information (GI), qui a débuté avec des changements aux plateformes de communication tels qu’énoncés à la référence A. En soutien à cette revue, les CRJC vont de l’avant et procède au retrait des lecteurs réseaux partagés actuellement utilisés par les corps/escadrons et les centres d’entraînement d’été des cadets (CEC). Les lecteurs réseaux partagés seront remplacés par l’utilisation de Cadet365 (MS Teams) qui est présentement disponible pour le personnel et les cadets.
  2. Les CRJC continuent de développer un cadre de politique complet pour la GI. L’information disponible ci-dessous agit comme politique intérimaire sur la GI d’ici à ce qu’un cadre de politique plus complet soit développé. Le présent CANCDTGEN vise à formaliser le retrait de l’utilisation des dossiers partagés sur le RÉOCC par les corps/escadrons et les CEC puisque ceux-ci sont remplacés par l’utilisation de Cadet365 (MS Teams).
  3. La référence B stipule que les outils numériques doivent être faciles d’accès, centrés sur les utilisateurs et modernes. L’information doit être entreposée d’une manière qui permet qu’elle soit retrouvée, partagée et utilisée convenablement. Ceci implique que les documents appartenant aux corps/escadrons ou aux CEC doivent être accessibles au personnel et/ou aux cadets lorsque requis. De ce fait, ils ne doivent pas être sauvegardés dans un espace personnel tel que le OneDrive personnel des utilisateurs. Cadet365 (MS Teams) est l’outil principal de communication, collaboration et de GI au sein des CRJC.

Concept

  1. La structure de dossiers (lecteurs réseaux partagés) présentement disponible aux corps/escadrons et aux CEC est située à l’intérieur du RÉOCC et de ce fait, requiert que les utilisateurs aient accès soit aux ordinateurs RÉOCC fournis par les CRJC ou au bureau d’accès à distance (Remote Desktop) à partir d’un appareil personnel.
  2. À partir du 1 août 2022, les lecteurs réseaux partagés RÉOCC des corps/escadron et des CEC seront en lecture seulement et ne pourront plus être utilisés pour entreposer et partager de la nouvelle information. Le personnel des corps/escadrons doit déplacer le contenu pertinent de leurs lecteurs réseaux partagés vers Cadet365 (MS Teams) avant le 1 décembre 2022. À cette date, les lecteurs réseaux partagés et leur contenu seront archivés par les CRJC.
  3. Les J6 des URSC doivent déplacer le contenu pertinent des lecteurs réseaux partagés des CEC vers Cadet365 (MS Teams) avant la fin de l’été 2022. Les lecteurs réseaux partagés des CEC seront archivés le 1 septembre 2022.

Cadet365 – Utilisation générale

  1. Lors de l’utilisation de Cadet365 (MS Teams) les utilisateurs doivent tenir compte des considérations suivantes :
    1. les équipes sont gérées centralement et leur nom est déterminé en accord avec les politiques sur les langues officielles. Les équipes ne doivent pas être renommées ou supprimées;
    2. le niveau de l’information enregistrée dans Cadet365 ne doit pas dépasser le niveau de sécurité des individus qui y ont accès et en aucun cas ne doit dépasser le niveau protégé A;
    3. les utilisateurs ont aussi accès à OneDrive comme espace d’entreposage (stockage) personnel dans Cadet365; et
    4. l’utilisation des dispositifs portatifs de technologie de l’information (DPTI, communément appelé USB) doit être limité et doit se faire en accord avec la référence C.
  2. Les corps/escadrons ont accès aux fonctionnalités suivantes via Cadet365 :
    1. une équipe pour le personnel pour partager de l’information et collaborer;
    2. une équipe pour le personnel et les cadets pour partager de l’information et collaborer;
    3. un dossier ouvert pour partager de l’information avec les membres des ligues, les parents et les bénévoles, et
    4. la possibilité de créer des canaux, dans les équipes existantes, pour permettre la communication et la collaboration au sein de groupes plus petits au besoin.
  3. Les CEC ont accès aux fonctionnalités suivantes via Cadet365 :
    1. une équipe pour le personnel adulte pour partager de l’information et collaborer;
    2. une équipe pour le personnel adulte et les cadets-cadres pour partager de l’information et collaborer;
    3. une équipe pour tous les membres du CEC, appelée « Cantine des cadets » pour partager de l’information à tous; et
    4. la possibilité de créer des canaux, dans les équipes existantes, pour permettre la communication et la collaboration au sein de groupes plus petits au besoin.

Considérations supplémentaires

  1. Des équipes peuvent être créées pour d’autres établissements tels que les sites d’instruction, les programmes d’activités de cadets (PAC), l’établissement national d’instruction (ENI), etc. Les BPR doivent communiquer leurs besoins au J6 de leur URSC afin que ceux-ci puissent les assister et développer les fonctionnalités requises pour supporter leurs besoins.
  2. Plus d’informations continueront d’être fournies au personnel et aux cadets concernant la GI et l’utilisation de Cadet365, via des formations, des sessions d’information et via la Foire aux questions.

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