5010-0 Processus de vérification des adultes
Ordonnance de Groupe des cadets et des Rangers juniors canadiens (Ordonnance de Gp CRJC)
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1. Identification
Date d'émission : 2021-06-08
Date de la vérification : S.O.
Application : Il s'agit d'une ordonnance qui s'applique à tous les membres des Forces armées canadiennes, et d’une directive qui s’applique aux instructeurs civils, bénévoles et employés du Ministère de la Défense nationale employés au sein des cadets et des Rangers juniors canadiens.
Remplacement : OAIC 23-04, Politique d'examen préalable des adultes qui travaillent au sein des Organisations des cadets du Canada
Autorité d'approbation : Cette ordonnance est émise sous l'autorité du Cmdt CRJC
Bureau de première responsabilité (BPR) : CmdtA CRJC
Demandes de renseignements : J1 QG CRJC
2. Abréviations
| Abréviation | Mot ou expression en toutes lettres |
|---|---|
| CEMD | Chef d’état-major de la Défense |
| Cmdt | commandant |
| CRJC | Cadets et Rangers junior canadiens |
| F Rég | Force régulière |
| FAC | Forces armées canadiennes |
| HPV | Habilitation à travailler auprès des personnes vulnérables |
| IC | instructeur civil |
| MDN | Ministère de la Défense nationale |
| OCC | Organisations des Cadets du Canada |
| OR (Cadets) | Ordres et règlements royaux des cadets du Canada |
| P Rés | Première réserve |
| QG | quartier-général |
| URSC | Unité régionale de soutien aux cadets |
3. Définitions
Bénévole. Voir les OR (Cadets) section 1.02 Compléter par ce qui suit :
- le terme bénévole s’applique à un membre des FAC qui n'est pas en service rémunéré, ou un IC qui n'est pas rémunéré;
- un bénévole est autorisé par un cmdt de corps/escadron, de CEC ou d'URSC;
- et un bénévole complète le processus de vérification des adultes du CRJC.
Habilitation à travailler auprès des personnes vulnérables. l’examen de HPV permet de divulguer les condamnations pour infractions sexuelles énumérées dans l’Annexe de la Loi sur le casier judiciaire, même si une réhabilitation a été accordée. Ces renseignements peuvent être transmis à une organisation si l’un de ses employés occupe un poste d’autorité ou de confiance vis-à-vis d’enfants ou de personnes vulnérables. L’HPV inclut automatiquement une vérification de casier judiciaire.
Instructeur civil. Voir les OR (Cadets) section 1.02.
Superviseur. Un membre des FAC affecté conformément aux ordres émis par le CEMD, en particulier un membre du SAIOC lorsqu'il est en service rémunéré; ou un IC lorsque rémunéré.
Visiteur. Toute personne présente à une activité des cadets qui n'est ni un superviseur, ni un bénévole, ni un cadet.
Qualifiés. Les membres des FAC sont qualifiés une fois qu’ils ont atteint le niveau opérationnel de compétence et sont considérés comme étant des ressources formées.
4. Politique
Contexte
4.1 La protection et la sécurité des jeunes sont primordiales et ne sera jamais assez renforcé. Le CRJC a l'obligation morale, éthique et légale de mettre en place un processus pour prévenir les actes répréhensibles ou les mauvais traitements envers les jeunes participants aux OCC.
Énoncé de la politique
4.2 Tous les membres du SAIOC, IC et bénévoles doivent compléter une vérification complète selon la section 5.
4.3 Tous les autres adultes qui ont, ou pourront avoir un contact direct avec un cadets, et qui ne sont sous la supervision constante d’un membre du SAIOC, un IC ou un bénévole doivent compléter une vérification selon la section 5.
4.4 Les cmdt URSC sont responsables pour la vérification de tous les adultes qui doivent compléter une vérification dans leur zone de responsabilité.
4.5 Un adulte ne sera pas employé ou engagé dans une activité des cadets avant d’avoir complété la vérification du niveau appropriée.
4.6 Une vérification à jour et valide est nécessaire afin de maintenir l’emploi ou l’engagement.
5. Vérification
Niveaux de vérification
5.1 Les exigences en matière de vérification sont basées sur le type de soutien ou d'engagement au sein du Programme des cadets et le niveau d'interaction, supervisée ou non supervisée, de l'adulte avec les cadets. Des exemples d'adultes qui n'ont pas besoin de vérification sont : un visiteur au corps/à l'escadron qui sera supervisé en tout temps lors de sa visite, ou autre usagers de l'établissement qui n'interagissent pas avec les cadets.
5.2 Il existe trois niveaux de vérification :
- Vérification Complète. Niveau imposé à tout adulte qui a un contact direct avec un cadet ou lorsque le contact direct est probable, ainsi que tous les membres du SAIOC, les IC et les bénévoles. Peut s’appliquer aux membres de la F Rég, de la P Rés, aux employés du MDN et aux contracteurs civils conformément à leur type d'engagement.
- Vérification de Base. Niveau minimum pour tout adulte qui supporte le programme des cadets sur une base occasionnelle et qui ne sera pas sous la supervision constante d’un adulte ayant complété une vérification complète. Ceci peut s'appliquer aux membres du comité répondant, supporteurs communautaires occasionnels, aux chauffeurs occasionnels, aux membres des ligues et aux conférenciers invités. Peut s'appliquer aux membres de la F Rég, de la P Rés, aux employés du MDN et des entrepreneurs civils conformément à leur type d'engagement.
- Vérification dans les Contrats. Les contrats de services en soutien direct des activités de formation des cadets doivent inclure une clause de vérification lorsque leur personnel doit interagir avec les cadets. Le personnel CRJC qui supervise, coordonne et/ou autorise ces contrats doit s'assurer que cela est inclus dans les contrats. Cela ne s'appliquerait normalement pas aux fournisseurs de soutien de type logistique comme l'entretien des infrastructures, les services de restauration ou des activités similaires où aucune interaction directe avec les cadets n'est prévue. Le personnel employé comme entrepreneur civil (contrat de service du personnel) qui interagit avec les cadets doit avoir une clause de vérification dans le contrat.
Période de validité de la vérification
5.3 La période de validité de vérification est de cinq ans après la date de complétion, ou si la performance ou la conduite expose un risque qui nécessite un renouvellement. Les URSC sont responsables du suivi des dates de validité et d’informer l’adulte avant la date d’expiration afin d’entamer le renouvellement.
Vérification sur demande
5.4 Une révision ou une mise à niveau de vérification d'un adulte peut être demandé à tout moment à la discrétion du cmdt CEC, cmdt corps/escadron, du J1 URSC ou CRJC en raison d'un changement de type d'emploi ou en cas de doute suite à une mesure administrative.
Révision de la vérification
5.5 Tout problème de rendement ou de discipline, ou toute activité/implication criminelle entraînera un renouvellement et un réexamen selon la situation et enclencheront une vérification Complète.
Changement de situation
5.6 Un adulte qui a complété une vérification est responsable de signaler à son cmdt corps/escadron ou sa chaine de commandement, tout changement de situation ou toute activité qui aurait nécessité l’implication de la police. Cela lancera un réexamen.
Enrôlement
5.7 Pour l'enrôlement, la vérification complète sera traitée par le Groupe de recrutement des Forces canadiennes. Le cmdt URSC s'assurera que tous terminent leur vérification conformément à cet ordre avant d'assumer leurs fonctions. Une fois inscrit, le membre sera soumis aux exigences de cette ordonnance.
Transfert de composante
5.8 Pour les transferts de composante, la vérification complète sera traitée à l’URSC. Le cmdt URSC s'assurera que tous terminent leur vérification conformément à cet ordre avant d'assumer leurs fonctions. Une fois inscrit, le membre sera soumis aux exigences de cette ordonnance.
Responsabilités pour la vérification
5.9 Les responsabilités pour la vérification sont les suivantes :
| Position | Autorité/responsabilité |
|---|---|
| Cmdt | Approuve et émet la politique. |
| CmdtA | Approuve toutes les exceptions au HPV (information néfaste). |
| SCEM S | Fait le suivi de la vérification dans les contrats au niveau de CRJC. |
| Cmdt URSC/QG |
|
| J3 Secteur | Soutien les corps/escadron et QG URSC dans le processus. |
| Cmdt corps/escadron |
|
6. Processus de vérification
Étapes du processus de vérification
6.1 La vérification sera considérée un succès une fois que les exigences du tableau suivant complétées.
| Niveau de vérification | ||||
|---|---|---|---|---|
| Étape | Activité | Complète | De base | Contrat |
| 1 | Recrutement/Demande | oui | oui | S.O. |
| 2 | Entrevue initiale | oui | oui | S.O. |
| 3 | Vérification des références | oui | optionnelle | S.O. |
| 4 | HPV | oui | oui | oui, par le biais d’une clause au contrat |
| 5 | Entrevue finale/rétroaction/réponse aux questions | oui | optionnelle | S.O. |
6.2 Durant le processus d’enrôlement des FAC, le Groupe de recrutement des Forces canadiennes fera une vérification complète pour le compte de l’URSC/CRJC.
6.3 Les étapes 3 et 4 peuvent être effectuées de façon concomitante.
6.4 Dans le cas d’un renouvellement, seule l’étape 4 doivent absolument être reprises. Les autres sont facultatives selon le besoin et la situation, à la discrétion du cmdt corps/escadron ou de l’autorité d’emploi.
Exigences du processus de vérification
6.5 Étape 1 – Recrutement/Demande. Le cmdt corps/escadron appuie le recrutement et commence le processus. Les nouveaux candidats rempliront le formulaire d’application (voir annexe A). Le cmdt corps/escadron fera la révision de la demande, et coordonnera une entrevue.
6.6 Étape 2 – Entrevue initiale. Le but de l’entrevue est de discuter avec le candidat les implications potentielles de vérification, des responsabilités de l’engagement, et des droits et obligations, et ce avant de continuer le processus :
- le cmdt corps/escadron ou l’autorité d’emploi du QG conduit l’entrevue et passera à la prochaine étape seulement si l’adulte est apte et est d’accord. A ce moment, le cmdt corps/escadron enverra la demande au QG URSC avec ses recommandations;
- un membre de la F Rég devra être informé des exigences de l’instr 03/10 du Pers Mil;
- une lettre pour faire une demande de HPV auprès de la police sera remise à l’adulte ou, si un arrangement est en place, sera informé comment procéder;
- un adulte jugé inapte durant l’entrevue sera avisé. Le cmdt corps/escadron informera le QG URSC pour fin de tenue de dossier. Les membres des FAC et leur chaine de commandement seront informés.
6.7 Étape 3 – Vérification des références. Vérification des références. Le J1 URSC/CRJC contactera les références pour la vérification complète telles que fournies sur la demande. Le cmdt corps/escadron pourra vérifier les références pour le niveau de Base auprès de son entourage en contactant des représentants de la communauté, des amis, ou par tout autre moyen pour vérifier les aptitudes d’un adulte à travailler avec les jeunes.
6.8 Étape 4 – Vérification auprès des corps de police (VCJ, HPV, dossiers criminel, etc., ceux permis et légaux de demander, au minimum un HPV). Toutes les vérifications avec la police seront effectuées conformément aux lois en vigueur et selon Loi sur la protection des renseignements personnels. L’adulte devra se rendre au poste de police et demander un rapport de HPV. Si l’URSC à un arrangement centralisé avec la police, l’adulte sera informé comment procéder.
- L’adulte devra remettre le rapport HPV, dans une enveloppe scellée, au cmdt corps/escadron qui l’enverra au QG URSC pour traitement et TD;
- un rapport HPV qui ne contient aucune information néfaste sera enregistré à l’URSC /CRJC, et le résultat sera communiqué au cmdt corps/escadron selon le besoin de savoir. Si de l’information néfaste est présente au rapport HPV, voir la section 6 pour actions à prendre.
6.9 Étape 5 – Entrevue finale et approbation. Une entrevue finale conduite par le cmdt corps/escadron finalisera le processus de vérification, donnera l’opportunité pour une rétroaction supplémentaire, permettra de répondre à d’autres questions, et voir quelle est la prochaine étape. Le cmdt corps/escadron ou l’autorité d’emploi informera le QG URSC et recommandera l’approbation de vérification. L’URSC devra compléter la tenue de dossier et faire les entrées au système, selon le cas.
7. Information néfaste au rapport HPV
7.1 Les lignes directrices de cette section doivent être utilisées dans le cas où les vérifications de police d’un adulte révèlent des renseignements qui remettent en question sa fiabilité et son aptitude à travailler ou à continuer de travailler avec les cadets.
7.2 La divulgation d'informations néfastes lors des contrôles de police déclenchera automatiquement un examen détaillé du dossier de l’adulte. Il est important de noter que tous les cas n'aboutiront pas à une conclusion d'inaptitude ou de licenciement. Par conséquent, le processus d'examen doit être mené avec diligence et équité. La nature des informations divulguées dictera les mesures à prendre.
7.3 Dans les cas où une HPV révèle des informations ou des condamnations pénales liées à l'exploitation de personnes vulnérables ou à l'une des infractions énumérées à l'annexe 1 de la Loi sur le casier judiciaire, l'URSC rendra une décision automatique d’« inaptitude ». L’URSC QG CRJC mettra fin au processus et enregistrera les informations pour référence future.
7.4 Dans tous les autres cas, l’URSC/QG CRJC enverra le dossier au CmdtA CRJC qui est l'autorité pour déterminer si un adulte est jugé apte. Dans ces situations, l’adulte aura la possibilité d'examiner et d'expliquer et/ou de réfuter les informations divulguées.
7.5 Au nom du CmdtA CRJC, le J1 CRJC coordonnera l’examen du dossier de l’adulte. Le CmdtA CRJC pourra contacter d’autres organismes des FAC ou le Cmdt CRJC afin d'évaluer les infractions pour déterminer si l’adulte est apte à continuer de servir avec les OCC.
7.6 Les membres des FAC dont le rapport de HPV révèle des infractions énumérées à l'annexe 1 de la Loi sur le casier judiciaire seront soumis à un examen administratif conformément à la DOAD 5019-2. Toute divulgation impliquant une inconduite sexuelle ou une implication avec des drogues illicites doit être référée au directeur de l'administration des carrières militaires par l'intermédiaire du J1 CRJC.
8. Tenue de dossier
8.1 L’URSC/J1 CRJC devra :
- maintenir les dossiers de toutes les vérifications pour les niveaux de vérification Complète et Pers QG; et
- inscrire les données dans Guardian/Monitor Mass, selon le cas.
8.2 Le cmdt corps/escadron fera sa propre tenue de dossier pour la vérification de niveau de Base et aura accès aux dossiers de l’URSC sur une base de besoin de savoir.
9. Confidentialité
9.1 La vie privée de l’adulte et la confidentialité des informations doivent être protégées conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et NDSI 27, Classification et désignation des informations. Le personnel ayant accès aux informations doit être maintenu au minimum et en fonction du besoin de savoir.
10. Frais de vérification
10.1 Les URSC/la CRJC devront défrayer les coûts de toutes les demandes obligatoires de HPV à partir de leur enveloppe budgétaire.
10.2 Les membres des FAC et les IC couvriront le coût initial de leur HPV et seront remboursés. Aucune autre dépense (ex.: service temporaire, jour payé, etc.) ne sera autorisée.
10.3 Les services de police fournissent généralement les HPV sans frais pour les bénévoles. Si un paiement est demandé, le bénévole doit présenter le reçu au cmdt corps/escadron pour remboursement.
10.4 Lorsque les URSC ont un accord avec les services de police locaux pour le traitement ou le coût de la HPV, ils doivent informer les membres de ce processus.
11. Publication
Fréquence de parution
11.1 Une mise à jour sera effectuée sur une base annuelle ou plus fréquemment, s’il y a lieu.
Erreurs/omissions ou suggestions
11.2 Nous encourageons les intéressés à signaler toute erreur ou omission dans les ordonnances de CRJC ou à formuler des suggestions en ce sens à l’attention du J1 Politique du QG CRJC.
12. Références
Références principales
- Instr Pers Mil des FC 03/10, Membres de la Force régulière appuyant le Programme des cadets
- Or Gp CRJC 5010-0, Supervision des cadets
- Guide sur le filtrage, Outils et ressources pour le secteur bénévole, Édition 2012, Sécurité publique Canada
Références connexes
- Code criminel du Canada
- DOAD 5019-2, Examen administratif
- Loi sur la protection des renseignements personnels
- ODSDN, Chapitre 6: Sécurité de l’information
- ODSDN, Chapitre 6: Normes de sécurité de l’information
- O Gp CRJC 5530-1, Gestion des instructeurs civils
13. Annexes
Annexe A
Formulaire d’application [PDF-180Ko] (Vous quittez maintenant Canada.ca. Le lien est seulement accessible sur le SharePoint de Cadet365)
Annexe B
Modèle de lettre pour demande de HPV [PDF-111Ko] (Vous quittez maintenant Canada.ca. Le lien est seulement accessible sur le SharePoint de Cadet365)
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