Rapport annuel au Parlement sur l'application de la Loi sur l'accès l'information 2018–2019

Table des matières

Introduction
Objet de la Loi sur l’accès à l’information
Mandat du ministère des Finances Canada
Application de la Loi sur l’accès à l’information

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Interprétation du rapport statistique (Annexe A)

Suivi de la conformité
Annexe A - Rapport statistique sur les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Introduction

Le Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information (la Loi) au sein du ministère des Finances Canada (le « Ministère ») est préparé et déposé au Parlement conformément à l’article 72 de la Loi et porte sur la période du 1er avril 2018 au 31 mars 2019.

Objet de la Loi sur l’accès à l’information

La Loi est entrée en vigueur le 1er juillet 1983. Elle a pour objectif de garantir l’accès à l’information comprise dans les documents sous le contrôle d’une institution gouvernementale selon le principe du droit du public à sa communication, les exemptions nécessaires à ce droit étant précises et limitées et les décisions quant à la communication étant susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif. Elle vise à compléter les modalités d’accès aux documents de l’administration fédérale ; elle ne vise pas à restreindre l’accès aux renseignements que les institutions fédérales mettent normalement à la disposition du grand public. En vertu de la Loi, les citoyens canadiens, les résidents permanents et toute autre personne ou entreprise présente au Canada ont le droit d’avoir accès à l’information contenue dans les documents du gouvernement.

Le Ministère reconnaît que l’accès à l’information contenue dans les documents qui sont sous son contrôle et celui d’autres institutions fédérales constitue un élément fondamental de notre système démocratique. Il entend faire preuve d’ouverture et de transparence en respectant à la fois l’esprit et les exigences de la Loi ainsi que de son règlement d’application et des instruments politiques connexes. Le Ministère est également conscient de l’importance de faciliter l’accès aux documents et demande à cet égard à ses employés de faire tous les efforts raisonnables pour aider les personnes qui présentent une demande d’accès à l’information.

Mandat du ministère des Finances Canada

Le Ministère aide le gouvernement du Canada à élaborer et à mettre en œuvre des politiques et des programmes solides et viables sur les plans économique, budgétaire, fiscal, social et international de même qu’en matière de sécurité et relativement au secteur financier. Il joue un rôle important à titre d’organisme central, en collaborant avec d’autres ministères pour veiller à l’exécution du programme du gouvernement et permettre aux ministres de bénéficier d’analyses et de conseils de grande qualité.

Les responsabilités du Ministère comprennent :

Le ministre des Finances doit veiller à assumer ses responsabilités à la fois au sein de son portefeuille et relativement aux pouvoirs conférés en vertu de la loi. En particulier, le ministre a la responsabilité directe d’un certain nombre de lois et de politiques financières et fiscales liées à d’autres lois qui relèvent d’autres ministres.

Application de la Loi sur l’accès à l’information

Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) fait partie de la Division des politiques de communication, Direction des consultations et des communications. La Division de l’AIPRP est chargée de l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour le Ministère. En tant que service centralisé, la Division de l’AIPRP coordonne le traitement, dans les meilleurs délais, des demandes qui sont présentées en vertu de la Loi, mène des consultations interministérielles, traite les plaintes déposées auprès du commissaire à l’information et répond aux demandes d’information informelles. Le personnel de la Division de l’AIPRP appuie également les fonctionnaires du Ministère sur des questions touchant la Loi. À la Division de l’AIPRP, 13 employés se consacraient à temps plein à administrer la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, en plus de s’acquitter de fonctions connexes. La Division de l’AIPRP se compose d’un directeur, soutenu par deux gestionnaires, huit analystes de l’AIPRP et de deux adjoints administratifs.

La Division de l’AIPRP a continué de travailler avec diligence sur les mesures de dotation tout au long de l’exercice afin de traiter les départs et se préparer à l’entrée en vigueur possible du projet de loi C-58, Loi modifiant la Loi sur l’accès à l’information, la Loi sur la protection des renseignements personnels et d’autres lois en conséquence. Deux conseillers principaux en AIPRP ont été embauchés au début de 2019 et ils aideront la Division de l’AIPRP à traiter les retards relatifs aux demandes et aux plaintes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et ils assureront l’état de préparation en vue des nouvelles obligations du projet de loi C-58.

Principes relatifs à l’aide aux demandeurs

L’adoption de la Loi fédérale sur la responsabilité a permis d’ajouter le paragraphe 4(2,1) à la Loi :

« Le responsable de l’institution fédérale fait tous les efforts raisonnables, sans égard à l’identité de la personne qui fait ou s’apprête à faire une demande, pour lui prêter toute l’assistance indiquée, donner suite à sa demande de façon précise et complète et, sous réserve des règlements, lui communiquer le document en temps utile sur le support demandé. »

Le Ministère s’engage à respecter l’esprit et l’intention de ces principes et applique la Loi et la Directive concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information au moment de traiter les demandes présentées en vertu de la Loi.

Formation et sensibilisation

Cette année, la Division de l’AIPRP a participé à deux séances d’orientation ministérielle. Celles-ci sont fournies à tous les nouveaux employés du Ministère afin qu’ils puissent connaître les activités de chaque direction. Elle a fourni de l’information au sujet de la Division, de l’application de la Loi et des pratiques de gestion de l’information à 65 nouveaux employés.

Quatre autres séances de formation ont été offertes à 132 employés de différentes directions du Ministère. Les sujets comprenaient le traitement efficace des demandes d’accès à l’information, la compréhension des exigences législatives en plus des dispositions d’exemption et d’exclusion prévues en vertu des deux lois. D’autres séances de formation visaient à fournir aux employés des renseignements sur les modifications à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels proposées dans le projet de loi C-58 et sur les obligations du Ministère.

De la formation ponctuelle à propos de divers sujets a également été fournie suivant les besoins dans l’ensemble du Ministère, y compris à de nouvelles personnes-ressources de direction de l’AIPRP.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information

Le 5 mai 2016, le président du Conseil du Trésor a publié, en vertu de son pouvoir comme ministre responsable de la Loi sur l’accès à l’information, une Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information (la Directive provisoire).

La Directive provisoire enchâsse le principe « ouvert par défaut ». Elle prescrit également que :

Plus particulièrement :

Affichage proactif dans le Web des listes de notes d’information

Pour respecter les engagements du Canada en vertu du Gouvernement ouvert, un des quatre produits livrables présentés au Secrétariat du Conseil du Trésor incluait l’affichage de la liste des titres des notes d’information produites à l’intention du sous-ministre, du ministre et de la secrétaire parlementaire tous les mois, à compter du 3 octobre 2016.

Les listes des notes d’information se trouvent dans le site Web ministériel sous l’onglet « Transparence ». Cela permet aux demandeurs d’obtenir les listes d’une manière plus rapide et d’accélérer leurs demandes de notes d’information particulières.

État de préparation au projet de loi C-58

Le projet de loi C-58, Loi modifiant la Loi sur l’accès à l’information, la Loi sur la protection des renseignements personnels et d’autres lois en conséquence, a été renvoyé au Comité sénatorial permanent des affaires juridiques et constitutionnelles le 6 juin 2018 et faisait l’objet d’un examen article par article le 31 mars 2018.  

Certaines des mesures proposées qui entreront en vigueur à l’obtention de la sanction royale auront une incidence importante sur le Ministère, notamment les suivantes :

Le Ministère s’efforce de veiller à ce que ses ressources et ses processus soient en place afin d’être prêt et de réduire au minimum les répercussions de ces changements, qui se feront sentir sur le Ministère dans son ensemble, et pas uniquement sur la Division de l’AIPRP. Le Ministère veille à avoir une stratégie ministérielle sur la façon optimale de mettre en œuvre ces changements et d’être prêt à la mise en œuvre.

Une de ces stratégies consistait à mettre sur pied un comité de transition vers l’application du projet de loi C-58 en matière d’AIPRP composé de représentants de chacune des directions générales du Ministère.

Le comité est chargé de formuler des recommandations quant à la meilleure façon de se conformer aux exigences du projet de loi C-58 et à la communication de pratiques exemplaires en ce qui concerne la gestion de l’information et les processus opérationnels.

Des mises à jour régulières ont également été fournies au Comité ministériel de coordination (CMC) tout au long de l’exercice. Le CMC est composé de directeurs généraux ou d’une représentation équivalente de chaque direction générale.

Autres activités

Afin d’assurer le respect de procédures appropriées pour le traitement des demandes d’AIPRP et pour la préparation des réponses, la Division de l’AIPRP continue de mettre à jour les outils qu’utilisent les employés de la Division de l’AIPRP et de l’ensemble du Ministère, et organise des rencontres en personne avec les nouveaux employés et personnes-ressources. En outre, la Division de l’AIPRP a examiné sa structure actuelle afin d’intégrer les fonctions des deux nouveaux conseillers principaux en AIPRP. En conséquence, un nouveau tableau de rôles et de responsabilités a été élaboré en vue de décrire les fonctions à chaque niveau. La Division de l’AIPRP a également collaboré dans l’élaboration d’une charte de l’équipe, qui est devenue la feuille de route qui définit l’objectif de la Division et la mesure dans laquelle tous les membres travaillent de concert pour réaliser les résultats escomptés.

Les outils et les rencontres ont permis de s’assurer que les employés du Ministère connaissent leurs rôles et responsabilités en lien avec les demandes d’accès à l’information et de communication de renseignements personnels.

Délégation de pouvoirs

La délégation de pouvoirs approuvée le 1er décembre 2015 accorde, le pouvoir d’approuver ou de refuser la communication des renseignements ministériels demandés en vertu de la Loi. Ce pouvoira été partagé entre le sous-ministre, les sous-ministres délégués, les sous-ministres adjoints, les directeurs généraux, les directeurs exécutifs, le directeur principal de la Division des politiques de communication, la directrice de la Division de l’AIPRP, les chefs d’équipe de l’AIPRP et les analystes principaux de l’AIPRP afin d’autoriser d’autres questions administratives. En règle générale, la directrice de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels approuve toutes les exemptions.

Delegation of Authority

Annexe 1 - Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information
Pouvoirs, devoirs ou fonctions Dispo-sition Sous-ministre Sous-ministre délégué Sous-ministre délégué et représentant du Canada auprès du G7 Sous-ministres adjoints principaux Sous-ministres adjoints
Dirigeant principal de la vérification interne et l’évaluation
Directeurs généraux
Directeurs exécutifs
Directeur principal – Politique de communication
Directeur AIPRP Chef d’équipes AIPRP
Analystes principaux de l’AIPRP
Responsable de l’institution fédérale 4(2,1) Non Non Non Non Oui Oui
Aviser l’auteur de la demande d’accès 7a) Non Non Non Non Oui Oui
Autoriser l’accès à un document 7b) Non Non Non Non Oui Oui
Transmettre la demande à une autre institution 8(1) Non Non Non Non Oui Oui
Prorogation du délai 9 Non Non Non Non Oui Oui
Frais supplémentaires 11(2), (3), (4), (5), (6) Non Non Non Non Oui Oui
Langue de communication des renseignements 12(2)b) Non Non Non Non Oui Oui
Accès aux renseignements sur un support de substitution 12(3)b) Non Non Non Non Oui Oui
Exception - Renseignements obtenus à titre confidentiel 13 Oui Oui Oui Oui Oui Non
Exception - Affaires fédéro-provinciales 14 Oui Oui Oui Oui Oui Non
Exception - Affaires internationales et défense 15 Oui Oui Oui Oui Oui Non
Exception - Application de la loi et enquêtes 16 Oui Oui Oui Oui Oui Non
Exception - Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles 16,5 Oui Oui Oui Oui Oui Non
Exception - Sécurité des personnes 17 Oui Oui Oui Oui Oui Non
Exception - Intérêts économiques du Canada 18 Oui Oui Oui Oui Oui Non
Exceptions - Intérêts économiques de la Société canadienne des postes, d’Exportation et développement Canada, de l’Office d’investissement des régimes de pensions du secteur public et de VIA Rail Canada Inc. 18,1 Oui Oui Oui Oui Oui Non
Exception - Renseignements personnels 19 Oui Oui Oui Oui Oui Non
Exception - Renseignements de tiers 20 Oui Oui Oui Oui Oui Non
Exception - Activités du gouvernement 21 Oui Oui Oui Oui Oui Non
Exception - Procédures de vérification 22 Oui Oui Oui Oui Oui Non
Exception - Documents de travail relatifs à la vérification et ébauche des rapports de vérification 22,1 Oui Oui Oui Oui Oui Non
Exception - Secret professionnel des avocats 23 Oui Oui Oui Oui Oui Non
Exception - Interdictions réglementaires 24 Oui Oui Oui Oui Oui Non
Prélèvements 25 Oui Oui Oui Oui Oui Non
Exception - Renseignements devant être publiés 26 Oui Oui Oui Oui Oui Non
Avis aux tiers 27(1), (4) Non Non Non Non Oui Oui
Avis aux tiers 28(1)b), (2), (4) Non Non Non Non Oui Oui
Recommandation du Commissaire à l’information 29(1) Non Non Non Non Oui Oui
Avis au Commissaire à l’information de la participation d’un tiers 33 Non Non Non Non Oui Oui
Droit de présenter des observations 35(2)b) Oui Oui Oui Oui Oui Oui
Accès accordé au plaignant 37(4) Non Non Non Non Oui Oui
Avis au tiers (demande de révision par la Cour fédérale) 43(1) Non Non Non Non Oui Oui
Avis à l’auteur de la demande (demande de révision par la Cour fédérale, présentée par un tiers) 44(2) Non Non Non Non Oui Oui
Règles spéciales concernant les audiences 52(2)b), (3) Oui Oui Oui Oui Oui Oui
Salles publiques de consultation des manuels 71(1) Non Non Non Non Oui Oui
Élaborer un rapport annuel à l’intention du Parlement 72 Non Non Non Non Oui Oui
               
Règlement sur l’accès à l’information   Non Non Non Non Non Non Non
Transmettre une demande 6(1) Non Non Non Non Oui Oui
Frais liés à la recherche et à la préparation 7(2) Non Non Non Non Oui Oui
Frais liés à la production et aux programmes 7(3) Non Non Non Non Oui Oui
Donner accès aux documents 8 Non Non Non Non Oui Oui
Restrictions applicables au support 8,1 Oui Oui Oui Oui Oui Oui

Fonds de renseignements

Toutes les institutions financières assujetties à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels publient un inventaire de leurs fonds de renseignements, ainsi que des détails pertinents sur les renseignements personnels sous leur contrôle. Les renseignements peuvent aider les personnes à présenter une demande d’accès à l’information ou à des renseignements personnels ou à exercer leurs droits à la vie privée.

Une description des programmes, des activités et des fonds de renseignements du ministère, y compris ses catégories de documents et ses fichiers de renseignements personnels, se trouve dans InfoSource : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et des fonctionnaires fédéraux.

Certains programmes et certaines activités, comme les ressources humaines et la gestion financière, sont les mêmes pour la plupart des institutions gouvernementales. On les connaît sous le nom de services internes et ils comprennent les types de renseignements qui suivent :

Interprétation du rapport statistique (Annexe A)

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Nombre de demandes officielles

Un nouveau processus a été mis en œuvre le 1er avril 2018 afin d’accélérer le traitement des demandes de notes d’information. La Division de l’AIPRP traite maintenant une demande par note d’information afin de s’assurer que les demandeurs reçoivent les renseignements plus rapidement et que les employés du Ministère traitent ces demandes de manière plus efficace. Ce nouveau processus signifie que le nombre de demandes officielles est passé à 1 724, soit une augmentation par rapport aux 913 demandes officielles reçues l’année précédente. Malgré ce nouveau processus, le Ministère aurait connu une augmentation de 122 demandes officielles pour d’autres types de documents qu’il détient.

Le tableau 1 illustre une tendance de cinq ans.

Tableau 1
Aperçu des demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
Exercice Nouvelles demandes reçues Demandes traitées Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Taux de conformité en temps voulu %
2018-2019 1 724 1 598 61 009 30 623 84,3%
2017-2018 913 874 63 838 32 039 83,9 %
2016-2017 839 780 96 174 43 685 83,8 %
2015-2016 622 560 36 710 21 163 92,5 %
2014-2015 519 482 48 699 26 051 92,1 %

Autres demandes

En 2017-2018, le Ministère a reçu 487 demandes officieuses. Au cours de cet exercice, le Ministère a reçu 473 demandes officieuses, soit une légère baisse de 2,9 %. La grande majorité des demandes officieuses ont été formulées par des membres des médias, suivis des membres du milieu des affaires et d’organismes.

En 2017-2018, le Ministère a reçu 310 consultations d’autres institutions fédérales et organismes à propos de sujets d’intérêt pour le Ministère. Au cours de cet exercice, le Ministère en a reçu 332, ce qui correspond à une augmentation de 7,1 %. Le nombre total de consultations considérées était de 341, car 17 de 2017-2018 sont demeurées en suspens. À la fin de 2018-2019, 254 consultations ont été réalisées, et 87 ont été reportées à 2019-2020.

Le tableau 2 illustre une tendance de cinq ans du nombre total de demandes officielles présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, de demandes faites en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, de demandes officieuses et de consultations reçues d’autres institutions et organismes gouvernementaux.

Tableau 2
Charge de travail globale de la Division de l’AIPRP
Exercice Charge de travail globale Augmentation ou diminution par rapport
à la période de référence précédente
2018-2019 2 550 3,4 %
2017-2018 1 662 4,1 %
2016-2017 1 594 64,4 %
2015-2016 969 (21,7 %*)
2014-2015 990 (27,6 %*)
*Ces diminutions découlent d’une baisse des demandes officieuses.

Source des demandes

Le plus grand changement survenu au cours de 2018-2019 par le présent rapport a trait au nombre de demandeurs des secteurs Médias et Entreprises et de ceux qui ont choisi de refuser d’identifier leur catégorie de demandeur :

Source des demandes
Source 2016-2017 2017-2018 2018-2019
Médias 181 284 275
Secteur universitaire 17 15 15
Entreprises 101 149 297
Organisations 75 54 28
Public 100 112 132
Refus de s’identifier 148 225 166
Total 622 839 913

Partie 2 – Demandes complétées durant la période visée par le rapport

Dispositions prises à l’égard des demandes

Le tableau ci-dessous indique les dispositions prises à l’égard des 1598 demandes traitées pendant la période visée :

Disposition 2018-2019
Disposition Nombre de demandes Pourcentage de demandes
Communication totale 124 7.8 %
Communication partielle 1180 73.8 %
Exemption totale 6 0.4 %
Exclusion totale 80 5 %
Aucun document n’existe 140 8.8 %
Demande transférée 10 0.6 %
Demande abandonnée 58 3.6 %
Total 1 598 100 %

Le tableau ci-dessous compare la disposition des demandes complétées pour les trois dernières périodes de production de rapports.

Comparison de la disposition des demandes
Disposition 2016-2017 2017–2018 2018-2019
Communication totale 60 61 124
Communication partielle 520 597 1180
Exemption totale 4 10 6
Exclusion totale 34 17 80
Aucun document n’existe 139 135 140
Demande transférée 9 18 10
Demande abandonnée 14 36 58
Ni confirmée ni refusée 0 0 0
Complétée 780 874 1598

Les changements dans la plupart des catégories étaient minimes, à l’exception de l’augmentation du nombre de demandes de renseignements qui ont été communiqués en totalité, communiqués partiellement ou exclus en totalité.

Délai de traitement

Sur les 1 598 demandes complétées au cours de cet exercice, 1 348 (84,3 %) ont été achevées à temps, une légère augmentation par rapport au taux de 83,9 % obtenu en 2017-2018.

La Division de l’AIPRP a continué d’apporter un bon nombre de changements afin d’améliorer son efficience, sa production de rapports et son orientation au moyen de ce qui suit :

  1. approbations et consultations électroniques ;
  2. des statistiques ciblées hebdomadaires par direction, indiquant les listes de dossiers d’AIPRP traités à temps et en retard ;
  3. la publication proactive des listes de notes d’information et le traitement des demandes individuelles de notes d’information.   

Les demandes exigeant plus de six mois à traiter concernaient habituellement un grand nombre de documents pour lesquels il fallait mener de longues consultations à l’interne, avec des tiers et souvent avec d’autres organismes gouvernementaux. Compte tenu de la nature du travail effectué par le Ministère, des consultations doivent souvent être menées auprès d’autres organismes fédéraux dans le cas de nombreuses demandes, et le temps dont ces organismes ont besoin pour répondre à ces consultations a une incidence sur le délai de traitement.

Parmi les 1 598 demandes fermées durant la période visée par le présent rapport, 736 (46 %) ont été complétées dans les 30 jours, 646 (40 %) en deux à quatre mois, 131 (8 %), en quatre à six mois, et 85 (5 %) en plus de six mois.

Motifs d’exemption invoqués

En 2018-2019, le Ministère a invoqué un total de 4 187 exemptions en vertu d’articles précis de la Loi (plus d’une exemption peut s’appliquer à une demande particulière).

Ces exemptions étaient les suivantes : 

Motifs d’exemption invoqués
Article de la Loi  Nombre de fois que les exemptions ont été appliquées
Article 13 - Renseignements obtenus à titre confidentiel d’autres gouvernements 97
Article 14 - Affaires fédérales-provinciales 365
Article 15 - Affaires internationales et défense 225
Article 16 - Enquêtes 437
Article 17 - Sécurité des individus 1
Article 18 - Intérêts économiques du Canada 392
Article 19 - Renseignements personnels 138
Article 20 - Renseignements de tiers 407
Article 21 - Activités du gouvernement 2 027
Article 22 - Examens et vérifications 2
Article 23 - Secret professionnel des avocats 71
Article 24 - Interdictions fondées sur d’autres lois 20
Article 26 - Communication en cas de publication 5

Motifs d’exclusion cités

La Loi sur l’accès à l’informationne s’applique pas à l’information qui est déjà accessible au public, comme les publications du gouvernement et les documents dans les bibliothèques et musées. Sont également exclus les documents comme les documents confidentiels du Conseil privé de la Reine. En vertu de la Loi, des exclusions ont été invoquées 1 247 fois : 26 fois pour de l’information qui se trouvait déjà dans le domaine public ou vente au public ou dans une bibliothèque et 1 221 fois en vertu de l’article 69 pour les documents confidentiels du Conseil privé de la Reine. Puisque le Ministère est responsable de la préparation du budget fédéral et de l’élaboration de lois et de politiques connexes, il dispose d’une grande quantité de documents qui sont classifiés à titre de documents confidentiels du Cabinet.

Format de l’information communiquée

Des documents ont été fournis aux demandeurs dans 1 304 cas, dont 418 (32 %) en format papier et 886 (68 %) par voie électronique. Aucun demandeur n’a exigé de voir les documents originaux au lieu de recevoir une copie. 

Complexité

Beaucoup des demandes traitées par le Ministère en 2018-2019 soulevaient des questions complexes nécessitant une consultation avec plusieurs autres organisations gouvernementales et/ou tierces parties. Le nombre de pages d’un dossier a également une incidence sur le délai de traitement. Au cours de cet exercice, un certain nombre de dossiers comptaient plus de 1 000 pages, le plus volumineux comptant 4 044 pages.

Présomption de refus

En tout, 250 demandes ont été complétées après le délai obligatoire pour diverses raisons, dont l’augmentation considérable de la charge de travail, la pénurie de personnel et les consultations internes et externes. Dans 191 cas, une prorogation du délai obligatoire avait été demandée, mais les dossiers étaient tout de même en retard, principalement en raison du volume des pages traitées et des consultations à l’externe et à l’interne. Dans les 59 autres cas, aucune prorogation du délai obligatoire n’avait été demandée.

Le tableau 3 démontre le temps nécessaire pour compléter les 250 demandes après le délai obligatoire en 2018-2019.

Tableau 3
Demandes Complétées après le Délai Obligatoire
Nombre de Demandes Nombre de jours de retard après le délai obligatoire
73 (29%) dans les premiers 15 jours
35 (14%) dans les 16 à 30 jours
46 (18.4%) dans les 31 à 60 jours
50 (20%) dans les 61 à 120 jours
11 (4.4%) dans les 121 à 180 jours
17 (7%) dans les 181 à 365 jours
18 (7.2%) plus de 365 jours

Traductions

Le Ministère n’a reçu aucune demande de traduction.

Partie 3 – Prorogations

Le paragraphe 9(1) de la Loi sur l’accès à l’information prescrit les circonstances en vertu desquelles le délai de 30 jours pour répondre aux demandes peut être prorogé. Des prorogations peuvent être accordées pour les raisons suivantes :

  • la demande vise un grand nombre de documents ou exige une recherche dans un grand nombre de documents, et que le respect du délai initial nuirait de façon déraisonnable aux activités de l’institution ;
  • une consultation est nécessaire avec une autre institution gouvernementale ou autre niveau de gouvernement ;
  •  un avis doit être donné à un tiers (conformément au para. 27(1)) concernant la publication imminente de renseignements commerciaux de ce tiers.

Au cours de 2018-2019, le Ministère s’est prévalu de 207 prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)a) en raison du grand nombre de documents et entraverait le fonctionnement du gouvernement, par rapport à 60 l’exercice précédent. Les avis à un tiers ont exigé 89 prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)c), une légère diminution par rapport à 95. Cela est attribuable en partie à l’augmentation du nombre de demandes de traitement des notes d’information individuelles.

En tout, 237 prorogations pour consultations sur les documents confidentiels du Conseil privé de la Reine et 278 prorogations pour d’autres types de consultations (615 prorogations en tout) ont été effectuées en vertu de l’alinéa 9(1)b). Les prorogations pour consultations étaient à la hausse par rapport aux 438 prorogations effectuées en 2017-2018.

Partie 4 – Frais et Loi sur les frais de service

Comme il a été noté précédemment, depuis le 5 mai 2016, tous les frais, à l’exception des frais de présentation de la demande de 5 $, ont été annulés. 

La Loi sur les frais de service exige qu’une autorité compétente présente un rapport au Parlement tous les ans sur les frais perçus par l’institution.

En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements figurant ci-dessous sont déclarés conformément à l’article 20 de la Loi sur les frais de service :

  • loi habilitante : Loi sur l’accès à l’information
  • montant des frais : 5 $, les seuls frais exigés pour une demande d’accès à l’information
  • total des recettes : 4 535 $
  • dispense de frais :
    Conformément à la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information, publiée le 5 mai 2016, le ministère des Finances Canada renonce à tous les frais prescrits par la Loi et le Règlement, autres que les frais de présentation de la demande de 5 $ fixés à l’alinéa 7(1)a) du Règlement. Le ministère des Finances Canada a renoncé aux frais de présentation de la demande de 3 445 $. Afin d’accélérer le traitement des demandes d’accès à l’information, la Division de l’AIPRP traite une demande d’accès à l’information par note d’information afin de s’assurer que les demandeurs reçoivent les renseignements plus rapidement et que les employés du Ministère traitent ces demandes de manière plus efficace. En conséquence, elle renonce aux frais de présentation de la demande associés à ces demandes.
  • Coût de fonctionnement du programme : 922 144 $

Partie 5 – Consultations reçues d’autres institutions et organisations

Le Ministère a reçu un total de 332 consultations d’autres organisations gouvernementales au cours de cet exercice et en a fermé 261. Dix-sept ont été reportées de l’exercice précédent.

Sur les 261 consultations d’autres institutions et organisations gouvernementales que nous avons achevées au cours de l’exercice, le Ministère a répondu à 166 (64 %) en 30 jours ou moins, à 74 (28 %) en 31 à 60 jours, à 19 (7 %) en 61 à 120 jours. Deux de ces consultations (1,4 %) ont nécessité de 121 à 180 jours.

Partie 6 – Durée des consultations relatives aux documents confidentiels du Cabinet

L’unité des services juridiques du Ministère a répondu à 407 consultations pour confirmer si des documents étaient des documents confidentiels du Cabinet. Dans tous les cas sauf un, les réponses ont été fournies dans les 120 jours. Ceci représente une augmentation de 87 % par rapport aux 230 consultations traitées pendant la période visée par le rapport précédent, et est attribuable en partie à l’augmentation du nombre de demandes de traitement de notes d’information individuelles.

Aucune consultation sur les documents confidentiels du Cabinet n’a été envoyée au Bureau du Conseil privé.

Partie 7 – Plaintes / enquêtes / audits 

Quarante (40) plaintes ont été déposées contre le Ministère au cours de la période visée par le rapport :

  • dix-huit plaintes concernaient l’exemption d’information ;
  • une plainte portait sur l’exclusion d’information aux termes de l’article 69 de la Loi ;
  • dix-huit plaintes concernaient des prorogations ou un retard dans la réponse ;
  • trois plaintes étaient un refus, car aucun document n’existait. 

Le Commissariat à l’information a formulé 31 constatations au cours de cet exercice :

  • cinq plaintes n’étaient pas fondées ;
  • vingt plaintes étaient fondées et avaient été réglées sans recommandation ;
  • six plaintes avaient été abandonnées par les plaignants.

Aucune des enquêtes menées par le Commissariat à l’information n’a révélé des préoccupations ou des problèmes précis quant au traitement de ces demandes par le Ministère et qui n’a été tenu de prendre aucune autre mesure.

Aucun audit n’a été amorcé ni achevé au cours de cet exercice.

Partie 8 – Appels devant la Cour fédérale du Canada

Aucun appel n’a été déposé devant la Cour fédérale pendant la période visée.

Partie 9 – Ressources en lien avec la Loi sur l’accès à l’information 

L’application de la Loi aura coûté 922 144 $ au Ministère au cours de cet exercice. Les frais engagés au cours de la période visée incluent les salaires des employés de l’AIPRP et des dépenses administratives en lien avec l’application de la Loi. Les coûts ne comprennent pas le salaire des autres employés ministériels travaillant au traitement des demandes.

Suivi de la conformité

En plus de produire des statistiques hebdomadaires et mensuelles au sujet du rendement des directions et de l’ensemble du Ministère, la Division de l’AIPRP continue d’envoyer des statistiques ciblées par direction, indiquant des listes de mesures des directions en souffrance relativement aux demandes liées à la Loi sur l’AIPRP et des consultations d’autres ministères. Ces statistiques sont communiquées chaque semaine aux cadres supérieurs, aux personnes-ressources de l’AIPRP des directions, au Cabinet du sous-ministre et au Cabinet du ministre.

La Division de l’AIPRP a également tenu à jour la haute direction tout au long de l’exercice en mettant l’accent sur le rendement du Ministère, les activités actuelles liées à l’AIPRP et l’état de préparation général en vue du projet de loi C-58.

Annexe A
Rapport statistique sur les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

1.1 Nombre de demandes
  Nombre de demandes
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 1 724
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 279
Total 2 003
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 1 598
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 405
1.2 Source des demandes
Source Nombre de demandes
Médias 879
Secteur universitaire 27
Secteur commercial (secteur privé) 435
Organisation 19
Public 116
Refus de s'identifier 248
Total 1 724
1.3 Demandes informelles
Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
446 10 3 0 0 0 0 459

Remarque : Toutes les demandes documentées comme étant « traitées de façon informelle » seront désormais indiquées dans cette section seulement.

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 37 44 32 9 0 2 0 124
Communication partielle 216 236 261 264 124 55 24 1,180
Exception totale 0 0 0 5 1 0 0 6
Exclusion totale 11 6 15 44 4 0 0 80
Aucun document n'existe 66 56 11 4 2 1 0 140
Demande transmise 10 0 0 0 0 0 0 10
Demande abandonnée 40 14 0 1 0 0 3 58
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 380 356 319 327 131 58 27 1 598
2.2 Exceptions
Article Nombre de demandes
13(1) a) 41
13(1) b) 17
13(1) c) 36
13(1) d) 0
13(1) e) 3
14 145
14 a) 122
14 b) 98
15(1) 152
15(1) - Affaires internationales 73
15(1) - Défense du Canada 0
15(1) - Activités subversives 0
16(1) a)(i) 0
16(1) a)(ii) 0
16(1) a)(iii) 0
16(1) b) 1
16(1) c) 14
16(1) d) 0
16(2) 7
16(2) a) 0
16(2) b) 3
16(2) c) 412
16(3) 0
16.1(1) a) 0
16.1(1) b) 0
16.1(1) c) 0
16.1(1) d) 0
16.2(1) 0
16.3 0
16.4(1) a) 0
16.4(1) b) 0
16.5 0
17 1
18 a) 44
18 b) 124
18 c) 3
18 d) 195
18.1(1) a) 3
18.1(1) b) 20
18.1(1) c) 1
18.1(1) d) 2
19(1) 138
20(1) a) 7
20(1) b) 212
20(1) b.1) 1
20(1) c) 134
20(1) d) 53
20.1 0
20.2 0
20.4 0
21(1) a) 941
21(1) b) 868
21(1) c) 194
21(1) d) 24
22 1
22.1(1) 1
23 71
24(1) 20
26 5
2.3 Exclusions
Article Nombre de demandes
68 a) 26
68 b) 0
68 c) 0
68.1 0
68.2 a) 0
68.2 b) 0
69(1) 2
69(1) a) 61
69(1) b) 0
69(1) c) 12
69(1) d) 59
69(1) e) 133
69(1) f) 13
69(1) g) re a) 188
69(1) g) re b) 0
69(1) g) re c) 188
69(1) g) re d) 161
69(1) g) re e) 317
69(1) g) re f) 87
69.1(1) 0
2.4 Support des documents communiqués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 44 80 0
Communication partielle 374 806 0
Total 418 886 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
Communication totale 1 801 1 795 124
Communication partielle 55 670 28 339 1 180
Exception totale 266 0 6
Exclusion totale 1 722 0 80
Demande abandonnée 1 548 489 58
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes
Disposition Moins de 100
pages traitées
101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
Commu-
nication totale
124 1 795 0 0 0 0 0 0 0 0
Commu-
nication partielle
1 076 12 377 90 8 708 8 2 146 6 5 108 0 0
Exception totale 6 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion
totale
77 0 3 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 57 119 0 0 0 0 1 370 0 0
Ni confirmée
ni infirmée
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 1 340 14 291 93 8 708 8 2 146 7 5 478 0 0
2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Estimation des frais Avis juridique Autres Total
Communication totale 21 0 0 5 26
Communication partielle 628 0 7 10 645
Exception totale 4 0 0 0 4
Exclusion totale 79 0 0 1 80
Demande abandonnée 3 0 0 0 3
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 735 0 7 16 758

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non respect du délai statutaire
Nombre de demandes fermées après le délai statutaire Motif principal
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
250 80 38 63 69
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours de retard Nombre de demandes en retard où le délai n'a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 23 50 73
16 à 30 jours 7 28 35
31 à 60 jours 12 34 46
61 à 120 jours 13 37 50
121 à 180 jours 1 10 11
181 à 365 jours 2 15 17
Plus de 365 jours 1 17 18
Total 59 191 250
2.7 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l'anglais au français 0 0 0
Du français à l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Partie 3 – Prorogations

3.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes où le délai a été prorogé 9(1)a)
Entrave au fonctionnement
9(1)b)
Consultation
9(1)c)
Avis à un tiers
Article 69 Autres
Communication totale 12 1 14 9
Communication partielle 179 272 253 74
Exception totale 2 2 2 0
Exclusion totale 4 58 7 1
Aucun document n'existe 8 2 1 2
Demande abandonnée 2 2 1 3
Total 207 337 278 89
3.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations 9(1)(a)
Entrave au fonctionnement
9(1)(b)
Consultations
9(1)(c)
Avis à un tiers
Article 69 Autres
30 jours ou moins 124 1 58 6
31 à 60 jours 34 3 109 56
61 à 120 jours 46 332 106 27
121 à 180 jours 2 1 1 0
181 à 365 jours 1 0 4 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0
Total 207 337 278 89

Partie 4 – Frais

Fees
Type de frais Frais perçus Frais dispensés ou remboursés
Nombre de demandes Montant Nombre de demandes Montant
Présentation 907 4 535 $ 689 3 445 $
Recherche 0 $0 0 0 $
Production 0 $0 0 0 $
Programmation 0 $0 0 0 $
Préparation 0 $0 0 0 $
Support de substitution 0 $0 0 0 $
Reproduction 0 $0 0 0 $
Total 907 4 535 $ 689 3 445 $

Partie 5 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

5.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et organisations
Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de pages à traiter Autres organisations Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 324 8 748 8 306
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 17 743 0 0
Total 341 9 491 8 306
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 254 8 206 7 304
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 87 1 285 1 2
5.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada
Recommendation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 49 47 38 3 0 0 0 137
Communiquer en partie 14 37 31 13 1 0 0 96
Exempter en entier 0 2 2 1 0 0 0 5
Exclure en entier 2 1 0 0 1 0 0 4
Consulter une autre institution 1 1 0 0 0 0 0 2
Autres 0 8 1 1 0 0 0 10
Total 66 96 72 18 2 0 0 254
5.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations
Recommendation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 2 0 1 1 0 0 0 4
Communiquer en partie 0 2 1 0 0 0 0 3
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autres 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 2 2 2 1 0 0 0 7

Partie 6 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

6.1 Demandes auprès des services juridiques
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
  Nombre de demandes Pages commu-
niquées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
Nombre de demandes

Pages commu-
niquées

Nombre de demandes Pages commu-
niquées
1 à 15 151 783 3 4 0 0 0 0 0 0
16 à 30 141 910 6 103 0 0 0 0 0 0
31 à 60 69 717 4 41 1 38 1 25 0 0
61 à 120 27 338 2 6 1 15 0 0 0 0
121 à 180 0 0 1 2 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 388 2748 16 156 2 53 1 25 0 0
6.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
  Nombre de demandes Pages commu-
niquées
Nombre de demandes

Pages commu-
niquées

Nombre de demandes Pages commu-
niquées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 7 – Plaintes et enquêtes

Plaintes et enquêtes
Article 32 Article 35 Article 37 Total
40 0 31 71

Partie 8 – Recours judiciaire

Recours judiciaire
Article 41 Article 42 Article 44 Total
0 0 0 0

Partie 9 – Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information

9.1 Coûts
Dépenses Montant
Salaires 887 772 $
Heures supplémentaires 0 $
Biens et services 34 372 $
  Contrats de services professionnels 0 $
  Autres 34 372 $
Total 922 144 $
9.2 Ressources humaines
Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à l'accès à l'information
Employés à temps plein 11,75
Employés à temps partiel et occasionnels 1,00
Employés régionaux 0,00
Experts-conseils et personnel d'agence 0,00
Étudiants 0,00
Total 12,75

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