Archivé - Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2020-2021

Table des matières

Introduction
Objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Mandat du ministère des Finances Canada
Application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

  Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  Principes relatifs à l'aide aux demandeurs

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

  Incidence de la COVID-19 sur les opérations de l'AIPRP – Élaboration d'un modèle de livraison numérique sans papier de bout en bout

Formation et sensibilisation
Délégation de pouvoirs
Fonds de renseignements
Interprétation du rapport statistique (Annexe A)

  Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

  Section 2 – Demandes traitées durant la période visée par le rapport
    Disposition et délai de traitement des demandes
    Exemptions et exclusions
    Format de l'information communiquée
    Complexité
    Présomption de refus
    Traductions

  Section 3 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5) (communications autorisées)
  Section 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
  Section 5 – Prorogations
  Section 6 – Consultations reçues d'autres institutions et organisations
  Section 7 – Délai de traitement des consultations relatives aux documents confidentiels du Cabinet
  Section 8 – Plaintes/enquêtes/audits
  Section 9 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et fichiers de renseignements personnels
  Section 10 – Atteintes substantielles à la vie privée
  Section 11 – Ressources en lien avec la Loi sur la protection des renseignements personnels
  Rapports supplémentaires – Capacité de recevoir et de traiter les demandes

Suivi de la conformité
ANNEXE A Rapport statistique sur les demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Introduction

Le Rapport annuel au Parlement sur l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) au sein du ministère des Finances Canada (le « Ministère ») est préparé et déposé au Parlement conformément à l’article 72 de la Loi et porte sur la période du 1^er avril 2020 au 31 mars 2021.

Objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi est entrée en vigueur le 1^er juillet 1983. Elle protège la vie privée des personnes en ce qui concerne les renseignements personnels dont dispose une institution gouvernementale. En outre, elle accorde aux citoyens canadiens et aux résidents permanents ainsi qu’aux personnes qui se trouvent au Canada le droit d’accéder à leurs renseignements personnels.

Le Ministère reconnaît que l’accès à l’information contenue dans les documents dont il est responsable constitue un élément fondamental de notre système démocratique. Il entend faire preuve d’ouverture et de transparence en respectant à la fois l’esprit et les exigences de la Loi ainsi que de son règlement d’application et des instruments de politiques connexes. Le Ministère est également conscient de l’importance de faciliter l’accès aux documents et demande à cet égard à ses employés de faire tous les efforts raisonnables pour aider les personnes qui présentent une demande d’accès à l’information.

Mandat du ministère des Finances Canada

Le Ministère aide le gouvernement du Canada à élaborer et à mettre en œuvre des politiques et des programmes solides et viables sur les plans économique, budgétaire, fiscal, social et international de même qu’en matière de sécurité et relativement au secteur financier. Il joue un rôle important à titre d’organisme central, en collaborant avec d’autres ministères pour veiller à l’exécution du programme du gouvernement et permettre aux ministres de bénéficier d’analyses et de conseils de grande qualité.

Les responsabilités du Ministère comprennent :

• la préparation du budget fédéral et de la mise à jour des projections économiques et financières;
• la préparation du Rapport financier annuel du gouvernement du Canada et, en collaboration avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et le receveur général du Canada, des Comptes publics du Canada;
• l’élaboration de lois et de politiques fiscales et tarifaires;
• la gestion des emprunts fédéraux sur les marchés financiers;
• la conception et l’administration des principaux paiements de transfert fédéraux aux provinces et aux territoires; 
• l’élaboration de politiques et de lois pour le secteur financier; 
• la représentation du Canada au sein de diverses institutions et de divers groupes financiers internationaux. 

Le ministre des Finances doit veiller à assumer ses responsabilités à la fois au sein de son portefeuille et en ce qui concerne les pouvoirs conférés en vertu de la loi. En particulier, le ministre a la responsabilité directe d’un certain nombre de lois et de politiques financières et fiscales liées à d’autres lois qui relèvent d’autres ministres.

Application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) fait partie de la Direction des consultations et des communications. La Division de l’AIPRP est chargée de l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour le Ministère. En tant que service centralisé, la Division de l’AIPRP coordonne le traitement, dans les meilleurs délais, des demandes qui sont présentées en vertu de la Loi, traite les plaintes déposées auprès du commissaire à la protection de la vie privée et répond aux demandes d’information informelles. Le personnel de la Division de l’AIPRP appuie également les fonctionnaires du Ministère sur des questions touchant la Loi. Depuis le 31 mars 2021, 16 employés à la Division de l’AIPRP étaient exclusivement consacrés à l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, en plus de leurs fonctions connexes. La Division de l’AIPRP se compose d’un directeur, soutenu par deux gestionnaires, dix analystes de l’AIPRP, un adjoint administratif et deux étudiants. Le ministère des Finances Canada n’a conclu aucune entente de service en vertu de l’article 73.1 de la Loi sur l’accès à l’information.

Principes relatifs à l'aide aux demandeurs

L’adoption de la Loi fédérale sur la responsabilité a permis d’ajouter le paragraphe 4(2,1) à la Loi sur l’accès à l’information :

« Le responsable de l’institution fédérale fait tous les efforts raisonnables, sans égard à l’identité de la personne qui fait ou s’apprête à faire une demande, pour lui prêter toute l’assistance indiquée, donner suite à sa demande de façon précise et complète et, sous réserve des règlements, lui communiquer le document en temps utile sur le support demandé.

Même si la Loi sur la protection des renseignements personnels ne contient aucune disposition semblable, le Ministère s’engage à respecter l’esprit et l’intention de ces principes et la Directive sur les demandes de renseignements personnels et de correction au moment de traiter les demandes présentées en vertu de la Loi

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Incidence de la COVID-19 sur les opérations de l'AIPRP – Élaboration d'un modèle de livraison numérique sans papier de bout en bout

En 2020, la pandémie de la COVID-19 a eu des répercussions sans précédent sur la santé et le bien-être économique des populations du monde entier.

Une vague de mesures de confinement, fondées sur les conseils des responsables de la santé publique, ont été adoptées à toute vitesse à l’échelle mondiale en vue de limiter la propagation du virus et de sauver des vies. Au Canada, le premier cas de COVID-19 a été confirmé à la fin de janvier. Le 11 mars, l’Organisation mondiale de la santé a déclaré que l’éclosion mondiale de la COVID-19 était une pandémie.

À l’instar d’autres milieux de travail au Canada, le gouvernement du Canada a mis en œuvre des mesures exceptionnelles en milieu de travail pour freiner la propagation de la COVID-19 et protéger les employés fédéraux et le public. Du 16 mars au 31 mars (et au-delà de la fin de la période visée par le présent rapport), le ministère des Finances Canada et d’autres institutions ont opéré avec des effectifs sur place fortement réduits, la plupart des employés étant invités à travailler à distance. Par conséquent, la capacité du Ministère de respecter les délais prescrits par la loi en vertu de la Loi sur l’accès à l’information a été considérablement restreinte, ce qui a entraîné des retards potentiels dans la réponse aux demandes.

Compte tenu de la nature des processus de travail, de la dépendance à l’égard des dossiers physiques conservés en milieu de travail et des limites des systèmes, les opérations au sein de la Division de l’AIPRP ont été interrompues pendant les dernières semaines de mars 2020 et une partie du premier trimestre de 2020-2021. Au cours de cette période, on s’est efforcé d’informer les intervenants et les clients de l’AIPRP de la capacité opérationnelle réduite du Ministère en raison des mesures exceptionnelles prises pour atténuer la propagation de la COVID-19. Par exemple, des communications par courriel ont été envoyées aux demandeurs et un avis a été affiché sur le site Web du Ministère. La Division a également fourni des conseils et des directives aux autres bureaux de l’AIPRP en ce qui concerne la communication avec les intervenants et d’autres considérations opérationnelles.

Au cours du premier trimestre de 2020-2021, la Division de l’AIPRP a modernisé ses processus de travail, ce qui a donné lieu à un modèle de livraison numérique de bout en bout sans papier permettant la reprise des activités de l’AIPRP le 25 mai 2020. Le Bureau de l’AIPRP et ses clients ont bénéficié de ce nouveau processus électronique puisque les dossiers sont désormais traités à distance. Lors de l’élaboration de la nouvelle approche, des précautions ont été prises pour refléter étroitement l’ancien processus sur papier afin de s’assurer que les contrôles existants de sécurité et d’assurance de la qualité restent en vigueur.

Formation et sensibilisation

Durant la période de déclaration, la Division de l’AIPRP a offert 14 séances de formation et de sensibilisation à 108 participants. La plupart des séances ont été offertes aux personnes‑ressources de la Direction générale pour les aider à se préparer pour le nouveau processus électronique.

Quelques séances ont été données aux employés et aux gestionnaires du Ministère sur divers sujets, notamment le traitement efficace des demandes d’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels, la compréhension des exigences législatives en plus des dispositions d’exemption et d’exclusion prévues en vertu de la loi.

Délégation de pouvoirs

La délégation de pouvoirs approuvée le 1^er décembre 2015 confère le pouvoir d’approuver ou de refuser la communication des renseignements en vertu de la Loi est partagé entre le sous-ministre, la sous-ministre déléguée, les sous-ministres adjoints de la Direction des consultations et des communications et de la Direction des services ministériels, le directeur principal, Division des politiques de communication, la directrice de la Division d’AIPRP, les chefs d’équipe de l’AIPRP et les analystes principaux de l’AIPRP afin d’autoriser d’autres questions administratives. La directrice de l’AIPRP exécute normalement cette fonction, sauf en ce qui concerne les divulgations en vertu de l’alinéa 8(2)e) de la Loi qui incombent habituellement au sous-ministre adjoint de la Direction des services ministériels.

DESIGNATION / DÉLÉGATION

PRIVACY ACT / LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Fonds de renseignements

Toutes les institutions financières assujetties à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels publient un inventaire de leurs fonds de renseignements, ainsi que des détails pertinents sur les renseignements personnels sous leur contrôle. Les renseignements peuvent aider les personnes à présenter une demande d’accès à l’information ou à des renseignements personnels ou à exercer leurs droits à la vie privée.

Une description des programmes, des activités et des fonds de renseignements du Ministère, y compris ses catégories de documents et ses fichiers de renseignements personnels, se trouve dans Info Source : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux. 

Certains programmes et certaines activités, comme les ressources humaines et la gestion financière, sont les mêmes pour la plupart des institutions gouvernementales. On les connaît sous le nom de services internes et ils comprennent les types de renseignements qui suivent :

• Catégories de documents ordinaires : Il s’agit de descriptions de tous les documents créés et utilisés pour soutenir les services internes;
• Fichiers de renseignements personnels ordinaires : Il s’agit de descriptions de renseignements personnels contenus dans des documents qui sont collectés et utilisés pour soutenir les services internes.

Interprétation du rapport statistique (Annexe A)

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Comparativement aux 14 demandes formelles reçues au cours de l'exercice précédent, 7 demandes officielles ont été reçues en 2020-2021, ce qui représente une baisse de 50 %. Aucune demande de 2019-2020 n'a été reportée. Au terme de l'exercice 2020-2021, les sept demandes avaient toutes été traitées.

Le tableau 1 illustre une tendance sur cinq ans.

Section 2 – Demandes traitées durant la période visée par le rapport

Disposition et délai de traitement des demandes

Bon nombre de personnes qui présentent une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels croient que le Ministère dispose d’autant de renseignements personnels que l’Agence du revenu du Canada, les banques et les sociétés de fiducie. Ce n’est pas le cas, et cela explique pourquoi beaucoup des demandes ne mènent pas à la récupération de renseignements personnels. Le tableau ci-dessous indique les dispositions à l’égard des neuf demandes traitées cet exercice :

Délai de traitement

Quatre des sept demandes ont été traitées dans un délai de 30 jours, deux d'entre elles exigeant entre 31 et 120 jours, et une demande, entre 121 et 365 jours.

Exemptions et exclusions

En 2020-2021, le Ministère n'a invoqué aucune disposition d'exception ou d'exclusion aux demandes qu'il a traitées.

Format de l'information communiquée

Les documents ont été remis au requérant dans un cas sous forme électronique.

Complexité

Aucune demande n'a été jugée complexe.

Présomption de refus

Sur les sept demandes traitées, quatre (57,1 %) ont été complétées à temps. Les trois autres demandes ont reçu une réponse en retard en grande partie en raison des mesures prises pour contenir le virus de la COVID-19 et pour protéger les personnes.

Traductions

Il n'y a eu aucune demande de traduction au cours de la période visée par le présent rapport.

Section 3 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5) (communications autorisées)

L’alinéa 8(2)e) de la Loi permet la communication de renseignements personnels « à un organisme d’enquête […] en vue de faire respecter des lois fédérales ou provinciales ». Le Ministère n’a communiqué aucun renseignement aux termes de l’alinéa 8(2)e) de la Loi au cours de la période visée par le présent rapport. 

L’alinéa 8(2)m) de la Loi permet la communication de renseignements personnels pour des raisons d’intérêt public. Le Ministère a fait deux communications de renseignements aux termes de l’alinéa 8(2)m) de la Loi au cours de la période visée par le présent rapport. Les deux communications de renseignements ont été faites dans le cadre d’une motion pour la production de documents. Dans les deux cas, le Ministère a donné un préavis le commissaire à la protection de la vie privée.

Section 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Au cours de la période visée par le présent rapport, le Ministère n'a reçu aucune demande de correction ni de mention de correction.

Section 5 – Prorogations

Le Ministère n’a demandé aucune prorogation pour les demandes traitées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels en 2020-2021.

Section 6 – Consultations reçues d'autres institutions et organisations

Aucune consultation n'a été reçue d'une autre institution ou d'un organisme gouvernemental.

Section 7 – Délai de traitement des consultations relatives aux documents confidentiels du Cabinet

L'unité des services juridiques du Ministère n'a pas été invitée à répondre à des consultations pour confirmer l'existence de renseignements confidentiels du Cabinet au cours de la période de référence.

Section 8 – Plaintes/enquêtes/audits

Aucune plainte n’a été déposée contre le Ministère au cours de la période visée par le rapport, et aucune n’a été reportée de l’exercice 2020-2021.

Aucun audit n’a été amorcé ni achevé au cours de cet exercice.

Aucun appel n’a été déposé devant la Cour fédérale.

Section 9 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et fichiers de renseignements personnels

Le Ministère n’a ni entrepris et ni réalisé une Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée au cours de la période visée par le présent rapport. Il y a actuellement un fichier de renseignements personnels propres à l’institution pour le ministère des Finances, intitulé Données fiscales – Évaluation et formulation des politiques fiscales (Numéro du fichier : FIN PPU 100), tel qu’indiqué dans la publication d’Info Source.

Section 10 – Atteintes substantielles à la vie privée

Une seule atteinte substantielle à la vie privée a eu lieu au cours de la période visée par le rapport et a été signalée au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et au Secrétariat du Conseil du Trésor. L'atteinte substantielle à la vie privée concernait un courriel contenant des renseignements personnels de sept individus et envoyé par erreur à une personne qui n'est pas autorisée à recevoir des données. L'atteinte a rapidement été contenue et le destinataire a confirmé que le courriel a été supprimé et qu'aucune copie n'a été conservée aux dossiers. Les personnes concernées ont été avisées par écrit de la violation et ont reçu des conseils sur la manière de se protéger contre les activités frauduleuses.

Section 11 – Ressources en lien avec la Loi sur la protection des renseignements personnels

L’application de la Loi aura coûté 9 627 $ au Ministère en 2020-2021. Les frais engagés au cours de la période visée incluent les salaires des employés de Division de l’AIPRP et des dépenses administratives en lien avec l’application de la Loi. Les coûts ne comprennent pas le salaire des autres employés ministériels travaillant au traitement des demandes.

Rapports supplémentaires – Capacité de recevoir et de traiter les demandes

Conformément aux restrictions en matière de santé publique, la Division de l’AIPRP comptait un nombre limité d’employés depuis août 2020, date à laquelle le bureau a pu recevoir et traiter les dossiers reçus par la poste et les dossiers papier, correspondant à 32 semaines. La Division recevait et consignait les demandes reçues par voie électronique (par courriel ou au moyen d’un service de demande numérique) tout au long de 2020-2021.

Le Bureau de l’AIPRP n’a pas été en mesure de traiter les dossiers électroniques pendant les sept premières semaines de 2020-2021 et a repris ses activités en mai 2020. Une fois les activités reprises, le Ministère avait presque la capacité totale lui permettant de traiter les dossiers électroniques, selon le niveau de classification. Pour les dossiers papier, le Ministère avait une capacité partielle depuis août 2020.

Suivi de la conformité

Compte tenu d'un petit nombre de demandes traitées par le Ministère en vertu de la Loi, y compris les corrections et les mentions, la Division de l'AIPRP effectue un suivi des demandes chaque semaine ou au besoin, afin de s'assurer que le Ministère respecte ses obligations législatives.

ANNEXE A
Rapport statistique sur les demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
(y compris le Rapport statistique supplémentaire)

Section 1: Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 2: Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.5 Complexité

2.6 Demandes fermées

2.7 Présomptions de refus

Section 3: Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 4: Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 5: Prorogations

Section 6: Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

Section 7: Délais de traitement des demandes de consultation sur sur les renseignements confidentiels du Cabinet

Section 8: Avis de plaintes et d'enquêtes reçus

Section 9: Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)

Section 10: Atteintes substantielles à la vie privée

Section 11: Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales.

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 1 : Capacité de recevoir des demandes d'AIPRP

Section 2 : Capacité de traiter les dossiers