Consultation sur la gouvernance d'entreprise : Améliorer la diversité et faciliter les communications électroniques dans les institutions financières fédérales
Introduction
Les institutions financières fédérales (IFF) et leurs propriétaires (par exemple, actionnaires, membres de coopératives de crédit, certains titulaires de police d'assurance) sont appuyées par un cadre de gouvernance d'entreprise robuste, énoncé dans la Loi sur les banques, la Loi sur les sociétés d'assurances et la Loi sur les sociétés de fiducie et de prêt (collectivement appelées les lois fédérales sur les institutions financières). De façon générale, les lois fédérales sur les institutions financières s'inspirent du cadre établi par la Loi canadienne sur les sociétés par actions (LCSA) pour les sociétés de régime fédéral. Ce cadre est modifié au besoin pour refléter la nature unique des IFF.
Le cadre de gouvernance d'entreprise pour les IFF devrait tenir compte de l'évolution du contexte social, économique et technologique dans lequel elles exercent leurs activités, afin de leur permettre de mieux répondre aux défis d'aujourd'hui au bénéfice de leurs propriétaires et de leurs clients.
À la lumière des développements récents, y compris l'introduction d'exigences en matière de divulgation de la diversité dans la LCSA et la numérisation du secteur financier qui a été accélérée par la pandémie de COVID-19, le gouvernement examine actuellement certains aspects du cadre de gouvernance d'entreprise. Dans ce contexte, le budget 2021 a proposé une consultation publique sur les mesures qui :
- permettraient d'adapter et d'appliquer les exigences relatives à la diversité de la Loi canadienne sur les sociétés par actions pour les IFF; et
- permettraient d'accroître l'utilisation des communications électroniques des IFF avec leurs propriétaires, y compris la transmission et la fourniture de documents de gouvernance, ainsi que des assemblées virtuelles.
Le Ministère sollicite des commentaires sur les questions décrites dans le présent document de consultation et invite les intervenants à fournir toutes les données et tous les renseignements qui pourraient appuyer leurs commentaires.
Le Ministère reconnaît que, dans certaines circonstances, les répercussions des changements aux exigences de gouvernance d'entreprise peuvent varier selon la composition des propriétaires d'une institution financière. À cette fin, le Ministère invite les institutions financières qui n'ont pas fait appel au public (y compris, sans toutefois s'y limiter, les coopératives de crédit sous réglementation fédérale, certaines compagnies d'assurance et les petites et moyennes banques) et leurs propriétaires, le cas échéant, à lui faire part de leurs points de vue.
Le Ministère acceptera les commentaires écrits des intervenants intéressés jusqu'au 23 septembre 2022. Il est préférable d'envoyer les commentaires par courriel à governanceconsultation-consultationgouvernance@fin.gc.ca en indiquant à la ligne d'objet « Consultation sur la gouvernance d'entreprise ».
Si vous souhaitez envoyer vos commentaires par la poste, veuillez les adresser à la Direction de la politique du secteur financier.
Manuel Dussault, Directeur général par intérim
Division des institutions financières
Direction de la politique du secteur financier
Finances Canada
Edifice James Michael Flaherty
90 rue Elgin Ottawa ON K1A 0G5
I. Adapter et appliquer les exigences relatives à la divulgation de la diversité de la Loi canadienne sur les sociétés par actions
Afin de favoriser la diversité au sein de la haute direction des entreprises au Canada, la Loi canadienne sur les sociétés par actions a récemment été modifiée pour introduire des exigences relatives à la divulgation de la diversité.Footnote 1 En vertu de ces modifications, les sociétés de régime fédéral ayant fait appel au public, y compris les émetteurs de capital de risque,Footnote 2 rendent compte chaque année aux actionnaires et à Corporations Canada de la représentation des femmes, des minorités visibles,Footnote 3 des Autochtones et des personnes handicapées au sein de leurs conseils d'administration et de la haute direction. Ce modèle « se conformer ou s'expliquer » s'appuie sur des règles semblables dans la plupart des lois provinciales sur les valeurs mobilières qui exigent que les émetteursFootnote 4 assujettis à la réglementation provinciale fassent rapport sur la diversité des genres au sein des conseils d'administration et dans les postes de cadres de direction. Pour tirer parti de ces avancées, le gouvernement mène actuellement des consultations sur les mesures qui permettraient d'adapter et d'appliquer aux institutions financières les exigences de la LCSA de « se conformer ou s'expliquer » relatives à la divulgation de la diversité.
L'une des plus grandes ressources du Canada est sa population, mais les femmes, les personnes racialisées, les Autochtones et les personnes handicapées sont sous-représentées dans les postes de leadership et d'influence économiques, y compris au sein des conseils d'administration et de la haute direction.Footnote 5 Pour relever ces défis, le gouvernement a lancé un certain nombre d'initiatives, dont le Programme pour l'entrepreneuriat des communautés noires, un partenariat entre le gouvernement et le secteur privé pour investir dans des entreprises canadiennes dirigées par des Noirs et le Défi 50-30. Le Défi est une initiative conçue par le gouvernement du Canada, en collaboration avec la société civile et le secteur privé qui vise à atteindre la parité entre les sexes et une représentation importante (au moins 30 %) des groupes sous-représentés au sein des conseils d'administration et des postes de la haute direction.Footnote 6 En mai 2021, le gouvernement a annoncé le lancement du Conseil d'action en matière de finance durable, un groupe d'action de l'industrie financière. Le Conseil accordera la priorité au travail de production de rapports sur les genres et la diversité.
Au niveau provincial, les Autorités canadiennes en valeurs mobilières (ACVM) entreprennent des consultations sur une plus grande diversité dans la direction des entreprises. Cette annonce fait suite aux recommandations formulées par le Groupe de travail indépendant sur la modernisation relative aux marchés financiers de l'Ontario afin d'améliorer les exigences en matière de rapports sur la diversité pour les émetteurs assujettis.
Des études ont démontré que la diversité et l'inclusion dans la gouvernance d'entreprise sont des moteurs importants des nouvelles idées et de l'innovation, du rendement organisationnel et de la croissance.Footnote 7 Une étude réalisée en 2020 par McKinsey & Company a révélé que les entreprises ayant un leadership diversifié ont un rendement financier supérieur à celui des entreprises ayant des conseils d'administration moins diversifiés.Footnote 8 On a également constaté que des conseils d'administration diversifiés favorisent une culture de perspectives élargies, de diligence, d'engagement critique, de sensibilisation au risqueFootnote 9 et peuvent également produire de meilleurs résultats pour les consommateurs.Footnote 10
L'état actuel de la diversité dans la gouvernance d'entreprise au Canada
La diversité est essentielle à la création d'un secteur financier prospère qui reflète les valeurs canadiennes et réalise son potentiel. D'après les divulgations de 2021, les entreprises du secteur des services financiers sont plus élevées que la moyenne de toutes les entreprises inscrites à la Bourse de Toronto en ce qui concerne la diversité des identités de genre dans les conseils d'administration et parmi les cadres supérieures. La représentation des femmes dans les conseils d'administration des entreprises de services financiers a augmenté depuis l'introduction des règles de divulgation, passant de 16 % en 2016 à 24 % en 2021 (graphique 1). Le pourcentage de femmes cadres supérieures a augmenté plus lentement, passant de 19 % en 2016 à 23 % en 2021 (graphique 2), ce qui reflète une tendance similaire dans toutes les entreprises cotées à la Bourse de Toronto.Footnote 11
Graphique 1
Pourcentage de femmes administratices
Pourcentage de femmes dirigeantes
La représentation des femmes aux conseils d'administration des six plus grandes banques canadiennes et des trois plus grandes sociétés d'assurance est plus élevée que la moyenne des 60 sociétés S&P/TSX, où les femmes détenaient 33 % des postes d'administratrice en 2021. En comparaison, les femmes occupaient respectivement 42 % et 33 % des postes d'administratrice dans les plus grandes banques et sociétés d'assurance en 2021. Ce taux représente une légère hausse par rapport à 39 % dans les six plus grandes banques et à 33 % dans les trois plus grandes sociétés d'assurance en 2020 (graphique 3). Footnote 12 Parmi les institutions financières qui divulguent la représentation au conseil d'administration, toutes ont adopté des cibles d'au moins 30 % des femmes au sein de leur conseil d'administration et se sont engagées à réaliser divers objectifs et initiatives pour améliorer la représentation d'autres groupes, comme les Noirs, les Autochtones et les personnes de couleur. Actuellement, la plupart des petites et moyennes banques ne fournissent pas de détail accessible au public sur la représentation des genres, les cibles de diversité et les politiques.
Pourcentage de femmes administratrices, grandes banques et compagnies d'assurance
La représentation d'autres groupes, y compris les minorités visibles, les Autochtones et les personnes handicapées, au sein des conseils d'administration et aux postes de la haute direction des sociétés de régime fédéral ayant fait appel au public est faible. Les membres des minorités visibles détenaient 7 % des sièges au conseil d'administration et 9 % des postes de direction dans les entreprises ayant fait des divulgations en 2021. Les Autochtones et les personnes handicapées n'occupent chacun que 0,4 % des postes d'administrateur, et la représentation de ces groupes dans les postes de direction est tout aussi faible, soit 0,4 % et 0,7 %, respectivement. Jusqu'à présent, aucune société régie par la LCSA n'a adopté des cibles pour les groupes désignés autres que les femmes.Footnote 13
Exigences de divulgation de la diversité de la LCSA
En janvier 2020, les exigences de la LCSA en matière de divulgation de la diversité sont entrées en vigueur pour les sociétés constituées en vertu d'une loi fédérale ayant fait appel au public. Ces entreprises sont tenues de rendre compte de la représentation des femmes, des Autochtones, des personnes handicapées et des membres des minorités visibles au sein de leur conseil d'administration et de la haute direction. Ces entreprises peuvent également divulguer des renseignements sur d'autres groupes qui, selon elles, contribuent à la diversité de leur conseil d'administration et de leur équipe de la haute direction.
Les sociétés régies par la LCSA ayant fait appel au public sont tenues de divulguer des renseignements sur le nombre et le pourcentage d'administrateurs et de dirigeants de chacun des groupes désignés. Elles doivent également divulguer leurs politiques et leurs objectifs en matière de représentation, ou expliquer pourquoi elles n'ont pas de politique ou des cibles. Ces renseignements comprennent aussi les éléments suivants :
- la question de savoir si la société a adopté des limites de mandat ou d'autres mécanismes de renouvellement du conseil d'administration;
- la question de savoir si le conseil d'administration ou le comité de nomination tient compte de la diversité au sein du conseil d'administration dans l'identification et la nomination des candidats à l'élection ou à la réélection au conseil d'administration et, le cas échéant, de quelle façon; et
- la question de savoir si la société tient compte de la diversité dans ses nominations à la haute direction et, le cas échéant, de quelle façon.
Ces exigences sont fondées sur les règles provinciales de divulgation de la diversité qui ont été introduites dans la plupart des lois sur les valeurs mobilières en 2015, qui sont actuellement limitées à la déclaration de la représentation des genres.
Des renseignements supplémentaires sur les modifications des exigences relatives à la divulgation de la diversité de l'LCSA et les lignes directrices à l'appui sont accessibles par l'entremise d'Innovation, Sciences et Développement économique Canada.
Adapter les exigences de « conformer ou d'expliquer » de la LCSA pour les IFF
Le cadre de gouvernance d'entreprise pour les IFF comprend un certain nombre d'exigences pour les conseils d'administration et les dirigeants, y compris les exigences en matière de résidence, la surveillance de la gestion des risques, ainsi que l'indépendance et la composition du conseil d'administration. Le conseil d'administration d'une banque doit avoir au moins sept administrateurs, dont la majorité doit être des résidents canadiens. Compte tenu l'importance particulière de la gestion des risques pour les institutions financières, l'expertise pertinente du secteur des services financiers et de la gestion des risques sont des compétences clés pour les administrateurs.Footnote 14 Les autres exigences sont l'indépendance du conseil d'administration par rapport à la haute direction et, plus précisément, la séparation du poste de président du conseil d'administration et du poste de président-directeur général, et le fait que les conseils apportent collectivement un équilibre entre l'expertise, les habiletés, l'expérience, les compétences et les perspectives.
À l'heure actuelle, il n'y a pas d'exigences propres à la diversité dans les lois sur le secteur financier, et seules les IFFFootnote 15 ayant fait appel au public sont tenues de se conformer aux règles provinciales sur la divulgation de la diversité des genres.
Questions de consultation
Le gouvernement sollicite des commentaires sur les mesures qui permettraient d'harmoniser les lois sur les institutions financières avec les exigences de divulgation de la diversité énoncées dans la Loi canadienne sur les sociétés par actions (LCSA).
- Quels sont les avantages et les limites potentiels de l'application du modèle de divulgation de la diversité de la LCSA aux institutions financières?
- La portée et le contenu des exigences de divulgation de la LCSA sont-ils appropriés pour les institutions financières? Veuillez expliquer.
- Les quatre groupes désignés décrits dans le modèle de la LCSA (c.-à-d. les peuples autochtones, les membres des minorités visibles, les personnes en situation de handicap et les femmes) permettent-ils de recueillir l'information dont les investisseurs et le public ont besoin pour évaluer l'état de la diversité au sein des conseils d'administration et de la haute direction des institutions financières? Si ce n'est pas le cas, comment devrait-on les modifier?
- Pour les investisseurs dans les IFF et leurs propriétaires, les divulgations de la diversité faites en vertu de la LCSA sont-elles suffisantes pour éclairer vos décisions d'investissement ou de vote des administrateurs?
- Les exigences devraient-elles s'appliquer à toutes les institutions financières constituées en société sous le régime fédéral, ou devraient-elles être différenciées en fonction de la propriété ou du type d'institutions?
- Si la différenciation est préférée, pourquoi?
- Selon vous, quelle est l'incidence de ces exigences de divulgation sur les IFF n'ayant pas fait appel au public (c'est-à-dire, les coopératives de crédit, les petites et moyennes banques et certaines compagnies d'assurance)?
À la lumière des modifications possibles à la divulgation de la diversité par les provinces, nous aimerions connaître votre point de vue sur les mesures suivantes, y compris l'utilisation d'un formulaire prescrit pour assurer la cohérence et la fiabilité des données, les cibles pour les administrateurs et les membres de la haute direction, la limitation du mandat des administrateurs et les mesures de conformité (c.-à-d. les pénalités pour la non-conformité ou les avantages pour ceux qui se conforment) :
- Quels sont les avantages et les limites de l'introduction de cibles pour atteindre des objectifs de diversité plus larges? Les institutions financières sous réglementation fédérale devraient-elles être tenues de fixer leurs propres objectifs, ou le gouvernement devrait-il proposer des objectifs ou des directives dans ce domaine?
- À votre avis, la limitation du mandat des administrateurs crée-t-elle plus d'occasions de recruter des candidats diversifiés? Quels sont les défis potentiels pour atteindre ce résultat?
- Les institutions financières sous réglementation fédérale devraient-elles être tenues de fixer leurs propres limites de mandat, ou le gouvernement devrait-il prescrire des limites de mandat?
- Quels sont les avantages et les limites de l'introduction d'un formulaire prescrit pour la production de rapports?
- Selon vous, quelles sont les approches et les politiques efficaces pour assurer la conformité?
- Selon vous, quelles sont les approches et les politiques efficaces pour accroître la diversité dans les institutions financières?
II. Élargir les communications électroniques et la mobilisation des propriétaires
La technologie numérique change la façon dont les Canadiens accèdent à l'information, travaillent et communiquent entre eux. En 2020, 94 % des Canadiens avaient accès à l'Internet et utilisaient l'Internet pour envoyer et recevoir des courriels.Footnote 16 La pandémie de la COVID-19 n'a fait qu'accélérer ces tendances. De plus, la Stratégie de connectivité du gouvernement du Canada vise à offrir un accès Internet haute vitesse à toutes les personnes vivant au Canada d'ici 2030.
Dans ce contexte, le ministère des Finances Canada sollicite des commentaires sur les risques, les avantages et les considérations de conception associés à l'expansion de l'utilisation des communications électroniques par les IFF et leurs propriétaires, y compris la transmission et la fourniture de documents de gouvernance et des assemblées virtuelles.Footnote 17 La section qui suit décrit le modèle de communication électronique « notification et d'accès » dans les instruments nationaux des commissions provinciales des valeurs mobilières, ainsi que le modèle « l'accès tenant lieu de transmission » actuellement à l'étude. Les questions visent à obtenir des commentaires sur la pertinence de ces modèles pour les IFF, ainsi que sur toute modification réglementaire qui pourrait être nécessaire pour mieux décrire la façon dont les institutions financières communiquent avec leurs propriétaires. La section suivante comprend des questions sur les assemblées virtuelles. Nous aimerions également recevoir des commentaires sur la question de savoir si ces changements peuvent avoir des conséquences sur la capacité des propriétaires d'exercer leurs fonctions de gouvernance, en particulier pour les institutions qui n'ont pas fait appel au public et dont les propriétaires ne peuvent pas être des actionnaires (par exemple, les membres de coopératives de crédit de régime fédéral et certains titulaires de police d'assurance).
Les mesures visant à faciliter l'utilisation des communications électroniques pourraient générer des avantages tant pour les institutions financières que pour leurs propriétaires, par exemple, réduire au minimum les impacts environnementaux, réduire les coûts de communication et accroître la participation des propriétaires en rendant l'accès à l'information plus rapide et plus accessible. En même temps, le Ministère reconnaît que certains propriétaires pourraient préférer ne pas communiquer avec les institutions financières par des moyens électroniques. Les personnes qui vivent dans des régions rurales ou les personnes âgées de 65 ans et plus sont moins susceptibles d'avoir accès à l'Internet que les jeunes citadins au Canada. En 2020, 17 % des personnes âgées de 65 ans et plus n'avaient pas accès à l'Internet.Footnote 18 En examinant les changements possibles, l'objectif du Ministère est d'assurer des méthodes de communication efficaces et inclusives qui tiennent compte des besoins particuliers des différents types d'institutions financières et de leurs propriétaires.
Transmission électronique et fourniture de documents de gouvernance
Les lois fédérales sur les institutions financières exigent que les IFF envoient à leurs propriétaires des copies papier des documents de gouvernance, comme les états financiers, les discussions et rapports de gestion, les circulaires de procuration et les formulaires de procuration, sauf si elles ont le consentement du propriétaire et que l'information est affichée dans le Système électronique de données, d'analyse et de recherche (SEDAR) ou sur un site Web.Footnote 19 Dans certains cas, les institutions financières peuvent demander une exemption au Bureau du surintendant des institutions financières afin de rendre certains documents accessibles aux propriétaires par voie électronique sans avoir obtenu au préalable le consentement, conformément aux lignes directrices des règlements publiés par les commissions provinciales des valeurs mobilières.
En 2013, les lignes directrices des instruments nationaux des commissions provinciales des valeurs mobilières ont été modifiées pour donner aux émetteurs assujettis à la réglementation provinciale la possibilité d'utiliser un modèle de communication électronique par défaut appelé « notification et accès » pour afficher les documents de gouvernance sur SEDAR et le site Web de l'émetteur au lieu d'être obligé de les envoyer aux actionnaires. En 2018, la LCSA a été modifiée afin de faciliter l'utilisation du modèle « notification et accès » par les sociétés de régime fédéral ayant fait appel au public.Footnote 20
Plus récemment, en avril 2022,Footnote 21 les Autorités canadiennes en valeurs mobilières (ACVM) ont publié des modifications proposées qui élargiraient l'accès électronique des investisseurs aux documents en mettant en œuvre un modèle « accès tenant lieu de la transmission » pour certains documents de gouvernance. En vertu de ce modèle, il y a transmission dès que les émetteurs assujettis avisent les propriétaires, par l'entremise d'un communiqué de presse, qu'un document est à la disposition du public dans le SEDAR. Les modifications proposées ne suppriment pas la capacité d'un investisseur de demander des documents sur papier ou sous forme électronique.
Notification et accès
Le mécanisme de notification et d'accès est un modèle selon lequel les émetteurs assujettis peuvent fournir aux actionnaires par voie électronique des états financiers, des rapports de gestion et des documents relatifs aux procurations. Ce modèle exige que l'émetteur assujetti envoie d'abord un avis à l'actionnaire pour l'aviser qu'il mettra des documents à la disposition du public par voie électronique. Par défaut, l'avis doit être accompagné de documents de vote (c'est-à-dire un formulaire de procuration) et doit être livré par la poste, à moins que l'actionnaire n'ait donné son consentement à recevoir ces documents par voie électronique. Les émetteurs assujettis peuvent ensuite « envoyer » des documents de gouvernance en les affichant sur SEDAR et un site Web non-SEDAR.
L'avis doit indiquer que les documents ont été affichés en ligne et expliquer comment les actionnaires peuvent accéder aux documents. Les émetteurs assujettis doivent tout de même offrir aux investisseurs la possibilité de demander des copies papier de documents, et l'avis doit préciser comment ces copies peuvent être obtenues. Voir l'annexe 1 pour les sections pertinentes des règlements 51-102 (Obligations d'information continue) et 54-101 (Communication avec les propriétaires véritables des titres d'un émetteur assujetti).
L'accès tenant lieu de transmission
L'accès tenant lieu de transmission est un modèle selon lequel, pour les documents que les émetteurs sont tenus de transmettre aux investisseurs, la fourniture d'un accès électronique public constituerait une transmission. Plus précisément, un émetteur est considéré comme ayant transmis un document une fois a) qu'il le dépose au moyen de SEDAR, b) le cas échéant, qu'un communiqué de presse est publié et déposé au moyen de SEDAR, indiquant que le document est disponible par voie électronique sur SEDAR et qu'il est possible de lui demander un exemplaire imprimé ou électronique. Les modifications proposées par les ACVM en avril 2022 s'appliqueraient aux prospectus en général, aux états financiers annuels, aux rapports financiers provisoires et aux discussions et analyses de la direction connexes. Actuellement, les ACVM ne proposent pas de modèle « Accès tenant lieu de la transmission » pour transmettre des documents qui exigent une intervention et une participation immédiates des actionnaires, comme les documents relatifs aux procurations.
L'accès électronique aux documents offre une façon plus économique, rapide et écologique de communiquer l'information aux propriétaires que la transmission physique. En même temps, ces modèles peuvent soulever des préoccupations au sujet de la protection des investisseurs et pourraient avoir une incidence négative sur la participation des propriétaires.
Pendant l'examen des changements possibles, le Ministère veillera à ce que la transmission électronique et la fourniture de documents de gouvernance ne remplacent ni ne suppriment l'option pour les propriétaires de recevoir des exemplaires imprimés s'ils en font la demande.
Questions de consultation
Le ministère des Finances Canada sollicite des commentaires sur deux modèles possibles de communications électroniques, à savoir, de notification et d'accès et l'accès tenant lieu de transmission.
- Quels sont les avantages et les limites d'un modèle notification et d'accès ou accès tenant lieu de transmission pour: i) les institutions financières et ii) leurs propriétaires?
- Si un modèle de notification et d'accès ou d'accès tenant lieu de transmission était mis en œuvre, à quels documents de gouvernance devrait-il s'appliquer?
- Si un modèle de notification et d'accès était mis en œuvre, y a-t-il des modifications que nous devrions apporter au modèle de notification et accès décrit dans le Règlement 51-102 et le Règlement 54-101 afin de mieux indiquer la façon dont les institutions financières communiquent avec leurs propriétaires? Veuillez consulter l'annexe 1 pour les parties pertinentes des règlements.
- Si un modèle d'accès tenant lieu de transmission était mis en œuvre, y a-t-il des modifications que nous devrions apporter au modèle d'accès tenant lieu de transmission des ACVM décrit dans les modifications proposées?
- À votre avis, comment les règlements futurs devraient-ils aborder :
- les circonstances dans lesquelles les propriétaires pourront obtenir des exemplaires imprimés; et
- les circonstances dans lesquelles les propriétaires seront informés au sujet du processus pour obtenir des exemplaires imprimés?
- Si vous êtes une institution qui n'a pas fait appel au public, utiliseriez-vous un modèle de communication électronique comme celui de « notification et d'accès » ou « l'accès tenant lieu de transmission »? Si non, veuillez décrire les éléments d'un modèle de communications électroniques qui conviendrait à votre institution et à ses propriétaires.
Assemblées virtuelles des actionnaires
Une assemblée virtuelle des actionnaires est une assemblée qui se déroule exclusivement en ligne, sans une assemblée en personne correspondante. Ces assemblées peuvent comprendre des fonctions telles que des bureaux d'inscription, des bureaux de vote, des votes en temps réel, des sessions de questions-réponses gérées et des messages instantanés individuels.
Les lois sur les institutions financières permettent aux IFF de tenir des assemblées hybrides des actionnaires (réunions en mode présentiel et en mode virtuel), mais interdisent les assemblées virtuelles seulement à moins qu'une institution ne demande une ordonnance du tribunal pour l'exempter de cette exigence. Par contre, une société régie par la LCSA peut tenir des assemblées d'actionnaires virtuelles seulement à condition que ses propres règlements administratifs le prévoient et que les actionnaires peuvent communiquer entre eux par l'entremise de la plateforme numérique de l'assemblée.
Avant la pandémie de COVID-19, les assemblées virtuelles des actionnaires au Canada étaient rares. Toutefois, en raison des restrictions liées à la santé publique qui limitaient la taille des réunions et exigeaient une distance physique, environ 54 % des émetteurs de la Bourse de Toronto ont tenu des assemblées générales annuelles uniquement virtuelles à compter de juillet 2020.Footnote 22 Parmi les institutions financières, un groupe des plus grandes banques et les compagnies d'assurance a obtenu conjointement des ordonnances judiciaires qui leur ont permis de tenir leurs assemblées annuelles de 2020, 2021 et 2022 par voie électronique.Footnote 23
Le ministère des Finances Canada sollicite des commentaires sur la possibilité d'autoriser les institutions financières à tenir des assemblées uniquement virtuelles avec leurs propriétaires sans demander une ordonnance du tribunal.
Questions de consultation
- Quels sont les risques et les avantages de tenir des assemblées virtuelles des actionnaires pour : i) les institutions financières et ii) leurs propriétaires? S'il y a lieu, veuillez inclure des renseignements sur des sujets tels que :
- les présences, la participation et le vote;
- la façon dont les questions sont sollicitées, sélectionnées et traitées;
- indique si et comment les participants communiquent entre eux pendant l'assemblée; et
- indique si et comment les participants interagissent de façon informelle avec la direction pendant l'assemblée.
- Comment les risques et les avantages diffèrent-ils pour les IFF ayant fait appel au public et celles n'ayant pas fait appel au public, y compris les coopératives de crédit et certaines compagnies d'assurance?
- À votre avis, comment devrait-on structurer le cadre juridique et réglementaire afin de s'assurer que la communication au cours des assemblées virtuelles est inclusive et efficace? Les règlements régissant les assemblées virtuelles des actionnaires devraient-ils comporter des dispositions exigeant :
- la communication entre les participants et les propriétaires;
- l'authentification des participants;
- la sélection transparente des questions des actionnaires;
- une présentation accessible des propositions des actionnaires;
- la publication de l'enregistrement après l'assemblée; et/ou
- tout autre élément pour lequel des dispositions réglementaires devraient être adoptées?
Annexe 1 : Règlement sur le mécanisme de notification et d'accès des autorités canadiennes en valeurs mobilières
Voici des extraits des regroupements non officiels des règlements 51-102 et 54-101 des ACVM qui régissent l'utilisation du modèle de notification et d'accès par les émetteurs assujettis. Les intervenants sont invités à lire l'ensemble du contenu des deux règlements afin d'obtenir une compréhension plus complète du modèle de notification et d'accès.
Règlement 51-102 sur les obligations d'information continue
Procédures de notification et d'accès
9.1.1 (1) La personne sollicitant des procurations peut suivre des procédures de notification et d'accès pour envoyer les documents reliés aux procurations à un porteur inscrit de titres comportant droit de vote d'un émetteur assujetti lorsque les conditions suivantes sont réunies:
(1)
- un avis ne contenant que l'information suivante est envoyé au porteur inscrit de titres comportant droit de vote:
- la date, l'heure et le lieu de l'assemblée de l'émetteur assujetti à laquelle les documents reliés aux procurations se rapportent;
- une description de chaque question ou groupe de questions connexes indiquées dans le formulaire de procuration qui seront soumises au vote, à moins que cette information ne figure dans le formulaire de procuration envoyé au porteur inscrit de titres comportant droit de vote conformément au sous-paragraphe b;
- l'adresse du site Web de SEDAR et de tout autre site Web où les documents reliés aux procurations sont affichés;
- un rappel de consulter la circulaire de sollicitation de procurations avant de voter;
- une explication de la façon d'obtenir de la personne un exemplaire imprimé de la circulaire de sollicitation de procurations et, le cas échéant, les documents prévus au sous-paragraphe b du paragraphe 2;
- une explication en langage simple des procédures de notification et d'accès qui contient l'information suivante:
- si la personne a recours à l'assemblage, la liste des types de porteurs inscrits ou des propriétaires véritables qui recevront un exemplaire imprimé de la circulaire de sollicitation de procurations et, le cas échéant, des documents prévus au sous-paragraphe b du paragraphe 2;
- une estimation de la date et de l'heure limites de réception d'une demande d'exemplaire imprimé de la circulaire de sollicitation de procurations et, le cas échéant, des documents prévus au sous-paragraphe b du paragraphe 2 pour que le demandeur puisse les recevoir avant la fin du délai d'envoi de la procuration et la date de l'assemblée;
- une explication de la façon dont le porteur inscrit doit retourner la procuration, y compris la date limite pour ce faire;
- les sections de la circulaire de sollicitation de procurations où se trouve l'information relative à chaque question ou groupe de questions connexes indiquées dans l'avis;
- un numéro de téléphone sans frais auquel le porteur inscrit peut obtenir des renseignements sur les procédures de notification et d'accès;
- l'avis prévu au sous-paragraphe a et un formulaire de procuration à utiliser lors de l'assemblée sont envoyés au porteur inscrit de titres comportant droit de vote par courrier affranchi, service de messagerie ou l'équivalent et, dans le cas d'une sollicitation faite par la direction de l'émetteur assujetti ou en son nom, ces documents sont envoyés au moins 30 jours avant la date de l'assemblée;
- dans le cas d'une sollicitation faite par la direction de l'émetteur assujetti ou en son nom, l'émetteur assujetti dépose au moyen de SEDAR l'avis de la date de l'assemblée et de la date de clôture des registres de la façon et dans les délais prévus par le Règlement 54-101 sur la communication avec les propriétaires véritables des titres d'un émetteur assujetti (chapitre V-1.1, r. 29);
- l'accès électronique public à la circulaire de sollicitation de procurations, au formulaire de procuration et à l'avis prévu au sous-paragraphe a est fourni de la façon suivante, au plus tard à la date à laquelle la personne sollicitant des procurations envoie cet avis aux porteurs inscrits :
- les documents sont déposés au moyen de SEDAR conformément à l'article 9.3;
- les documents sont affichés pendant un an dans un site Web autre que celui de SEDAR;
- un numéro de téléphone sans frais est mis à la disposition du porteur inscrit de titres comportant droit de vote pour qu'il puisse demander un exemplaire imprimé de la circulaire de sollicitation de procurations et, le cas échéant, des documents prévus au sous-paragraphe b du paragraphe 2, à compter de la date à laquelle la personne sollicitant des procurations lui envoie l'avis prévu au sous-paragraphe a et jusqu'à celle de l'assemblée, y compris toute reprise de celle-ci en cas d'ajournement;
- si une demande d'exemplaire imprimé de la circulaire de sollicitation de procurations et, le cas échéant, des documents prévus au sous-paragraphe b du paragraphe 2 est reçue au numéro de téléphone sans frais prévu au sous-paragraphe e ou de toute autre façon, la personne sollicitant des procurations envoie l'exemplaire imprimé au demandeur, sans frais, à l'adresse indiquée dans la demande, de la façon suivante:
- dans le cas d'une demande reçue avant la date de l'assemblée, par courrier de première classe, service de messagerie ou l'équivalent dans les 3 jours ouvrables de la réception de la demande;
- dans le cas d'une demande reçue le jour de l'assemblée ou après, et dans l'année suivant le dépôt de la circulaire de sollicitation de procurations, par courrier affranchi, service de messagerie ou l'équivalent dans les 10 jours civils de la réception de la demande.
(2) L'émetteur assujetti qui envoie des documents reliés aux procurations à un porteur inscrit de titres comportant droit de vote selon les procédures de notification et d'accès n'y joint aucune information ni aucun document contenant des renseignements concernant un point à l'ordre du jour de l'assemblée, sauf si un exemplaire de la circulaire de sollicitation de procurations y est joint, à l'exception de ce qui suit:
-
- l'information à inclure dans l'avis conformément au sous-paragraphe a du paragraphe 1;
- les états financiers de l'émetteur assujetti qui doivent être approuvés à l'assemblée et le rapport de gestion correspondant, ces documents pouvant faire partie d'un rapport annuel.
(3) L'avis prévu au sous-paragraphe a du paragraphe 1 et le formulaire de procuration peuvent être regroupés dans un seul document.
Affichage de documents dans un site Web autre que celui de SEDAR
9.1.2. (1) La personne qui affiche les documents reliés aux procurations de la façon prévue à la disposition ii du sous-paragraphe d du paragraphe 1 de l'article 9.1.1 affiche aussi les documents suivants dans le site Web:
-
- tout document d'information relatif à l'assemblée qu'elle a envoyé à des porteurs inscrits ou à des propriétaires véritables de titres comportant droit de vote;
- toute communication écrite qu'elle a rendue publique concernant chaque question ou groupe de questions qui seront soumises au vote lors de l'assemblée, qu'elle l'ait envoyée ou non à des porteurs inscrits ou à des propriétaires véritables de titres comportant droit de vote.
(2) Les documents reliés aux procurations qui sont affichés conformément à la disposition ii du sous-paragraphe d du paragraphe 1 de l'article 9.1.1 sont affichés d'une façon et dans un format qui permettent à une personne physique ayant des compétences raisonnables en informatique de faire aisément ce qui suit:
- y accéder, les lire et y faire des recherches dans le site Web;
- les télécharger et les imprimer.
Consentement à l'utilisation d'autres méthodes de transmission
9.1.3. L'article 9.1.1 ne saurait avoir les effets suivants:
-
- empêcher le porteur inscrit de titres comportant droit de vote de consentir à l'utilisation d'autres méthodes de transmission des documents reliés aux procurations;
- annuler ou modifier le consentement que le porteur inscrit de titres comportant droit de vote a donné antérieurement en ce qui concerne l'utilisation d'autres méthodes de transmission des documents reliés aux procurations;
- empêcher quiconque d'envoyer les documents reliés aux procurations selon la méthode de transmission à laquelle le porteur inscrit a consenti avant le 11 février 2013.
Instructions concernant l'envoi d'exemplaires imprimés
9.1.4. (1) Malgré l'article 9.1.1, l'émetteur assujetti peut obtenir d'un porteur inscrit de titres comportant droit de vote des instructions permanentes pour qu'un exemplaire imprimé de la circulaire de sollicitation de procurations et, le cas échéant, des documents prévus au sous-paragraphe b du paragraphe 2 de cet article lui soit envoyé chaque fois que l'émetteur assujetti suit les procédures de notification et d'accès.
(2) L'émetteur assujetti qui a obtenu des instructions permanentes d'un porteur inscrit en vertu du paragraphe 1 fait ce qui suit:
-
- il joint à l'avis prévu au sous-paragraphe a du paragraphe 1 de l'article 9.1.1 un exemplaire imprimé de la circulaire de sollicitation de procurations requise et, le cas échéant, des documents prévus au sous-paragraphe b du paragraphe 2 de cet article selon les instructions permanentes visées au paragraphe 1;
- il décrit dans l'avis prévu au paragraphe a ou indique autrement au propriétaire véritable la façon d'annuler les instructions permanentes.
Règlement 54-101 Communication avec les propriétaires véritables de titres d'un émetteur assujetti
Procédures de notification et d'accès
2.7.1. (1) L'émetteur assujetti qui n'est pas un fonds d'investissement peut suivre les procédures de notification et d'accès pour envoyer les documents reliés aux procurations se rapportant à une assemblée à un propriétaire véritable de ses titres lorsque les conditions suivantes sont réunies:
-
- un avis ne contenant que l'information suivante est envoyé au propriétaire véritable:
- la date, l'heure et le lieu de l'assemblée à laquelle les documents reliés aux procurations se rapportent;
- une description de chaque question ou groupe de questions connexes indiquées dans le formulaire de procuration qui seront soumises au vote, à moins que cette information ne figure dans le formulaire prévu à l'Annexe 54-101A6 ou à l'Annexe 54-101A7, selon le cas, qui est envoyé au propriétaire véritable conformément au sous-paragraphe b;
- l'adresse du site Web de SEDAR et de tout autre site Web où les documents reliés aux procurations sont affichés;
- un rappel de consulter la circulaire de sollicitation de procurations avant de voter;
- une explication de la façon d'obtenir de l'émetteur assujetti un exemplaire imprimé de la circulaire de sollicitation de procurations et, le cas échéant, des documents prévus au sous-paragraphe b du paragraphe 2;
- une explication en langage simple des procédures de notification et d'accès qui contient l'information suivante :
- si l'émetteur assujetti a recours à l'assemblage, la liste des types de porteurs inscrits ou des propriétaires véritables qui recevront un exemplaire imprimé de la circulaire de sollicitation de procurations et, le cas échéant, des documents prévus au sous-paragraphe b du paragraphe 2;
- l'estimation de la date et de l'heure limites de réception d'une demande d'exemplaire imprimé de la circulaire de sollicitation de procurations et, le cas échéant, des documents prévus au sous-paragraphe b du paragraphe 2 pour que le demandeur puisse les recevoir avant la fin du délai d'envoi des instructions de vote et la date de l'assemblée;
- une explication de la façon dont le propriétaire véritable doit retourner les instructions de vote, y compris la date limite pour ce faire;
- les sections de la circulaire de sollicitation de procurations où se trouve l'information relative à chaque question ou groupe de questions connexes indiquées dans l'avis;
- un numéro de téléphone sans frais auquel le propriétaire véritable peut obtenir des renseignements sur les procédures de notification et d'accès;
- l'avis prévu au sous-paragraphe a et le formulaire prévu à l'Annexe 54-101A6 ou à l'Annexe 54-101A7, selon le cas, sont envoyés au propriétaire véritable par courrier affranchi, service de messagerie ou l'équivalent, suivant les procédures prévues à l'article 2.9 ou 2.12, selon le cas;
- l'émetteur assujetti dépose au moyen de SEDAR l'avis de la date de l'assemblée et de la date de clôture des registres à la date à laquelle il l'envoie conformément au paragraphe 1 de l'article 2.2;
- l'accès électronique public à la circulaire de sollicitation de procurations et à l'avis prévu au sous-paragraphe a est fourni de la façon suivante, au plus tard à la date à laquelle l'émetteur assujetti envoie cet avis aux propriétaires véritables:
- les documents sont déposés au moyen de SEDAR;
- les documents sont affichés pendant un an dans un site Web autre que celui de SEDAR;
- un numéro de téléphone sans frais est mis à la disposition du propriétaire véritable pour qu'il puisse demander un exemplaire imprimé de la circulaire de sollicitation de procurations et, le cas échéant, des documents prévus au sous-paragraphe b du paragraphe 2, à compter de la date à laquelle l'émetteur assujetti lui envoie l'avis prévu au sous-paragraphe a et jusqu'à celle de l'assemblée, y compris toute reprise de celle-ci en cas d'ajournement;
- si une demande d'exemplaire imprimé de la circulaire de sollicitation de procurations et, le cas échéant, des documents prévus au sous-paragraphe b du paragraphe 2 est reçue au numéro de téléphone sans frais visé au sous-paragraphe e ou de toute autre façon, l'émetteur assujetti envoie l'exemplaire imprimé au demandeur, sans frais, à l'adresse indiquée dans la demande, de la façon suivante:
- dans le cas d'une demande reçue avant la date de l'assemblée, par courrier de première classe, service de messagerie ou l'équivalent dans les 3 jours ouvrables de la réception de la demande;
- dans le cas d'une demande reçue le jour de l'assemblée ou après, et dans l'année suivant le dépôt de la circulaire de sollicitation de procurations, par courrier affranchi, service de messagerie ou l'équivalent dans les 10 jours civils de la réception de la demande.
- un avis ne contenant que l'information suivante est envoyé au propriétaire véritable:
(2) L'émetteur assujetti qui envoie des documents reliés aux procurations à un propriétaire véritable de ses titres selon les procédures de notification et d'accès n'y joint aucune information ni aucun document contenant des renseignements concernant un point à l'ordre du jour de l'assemblée, sauf si un exemplaire de la circulaire de sollicitation de procurations y est joint, à l'exception de ce qui suit:
-
- l'information à inclure dans l'avis conformément au sous-paragraphe a du paragraphe 1;
- les états financiers de l'émetteur assujetti qui doivent être approuvés à l'assemblée et le rapport de gestion correspondant, ces documents pouvant faire partie d'un rapport annuel.
Envoi d'un avis avant le recours initial aux procédures de notification et d'accès
2.7.2. Malgré le sous-paragraphe c du paragraphe 1 de l'article 2.7.1 et le paragraphe a.1 de l'article 2.20, l'émetteur assujetti qui suit les procédures de notification et d'accès pour la première fois pour envoyer des documents reliés aux procurations à un propriétaire véritable de ses titres dépose au moyen de SEDAR l'avis de la date de l'assemblée et de la date de clôture des registres au moins 25 jours avant la date de clôture des registres pour l'avis.
Restrictions sur la collecte de renseignements
2.7.3. (1) L'émetteur assujetti qui reçoit, au numéro de téléphone sans frais ou de toute autre façon, une demande d'exemplaire imprimé de la circulaire de sollicitation de procurations ou d'autres documents prévus au sous-paragraphe e du paragraphe 1 de l'article 2.7.1 ne doit pas faire ce qui suit :
-
- demander d'autres renseignements que le nom et l'adresse du demandeur pour envoyer la circulaire de sollicitation de procurations et, le cas échéant, les documents prévus au sous-paragraphe b du paragraphe 2 de l'article 2.7.1;
- divulguer ou utiliser le nom et l'adresse du demandeur à d'autres fins que l'envoi de la circulaire de sollicitation de procurations et, le cas échéant, des documents prévus au sous-paragraphe b du paragraphe 2 de l'article 2.7.1.
(2) L'émetteur assujetti qui affiche les documents reliés aux procurations conformément à la disposition ii du sous-paragraphe d du paragraphe 1 de l'article 2.7.1 ne recueille aucun renseignement pouvant servir à identifier quiconque a accédé à l'adresse du site Web où ces documents sont affichés.
Affichage de documents dans un autre site Web que celui de SEDAR
2.7.4. (1) L'émetteur assujetti qui affiche les documents reliés aux procurations de la façon prévue à la disposition ii du sous-paragraphe d du paragraphe 1 de l'article 2.7.1 affiche aussi les documents suivants dans le site Web:
-
- tout document d'information relatif à l'assemblée qu'il a envoyé à des porteurs inscrits ou à des propriétaires véritables de ses titres;
- toute communication écrite qu'il a rendue publique concernant chaque question ou groupe de questions qui seront soumises au vote lors de l'assemblée, qu'il l'ait envoyée ou non à des porteurs inscrits ou à des propriétaires véritables de ses titres.
(2) Les documents reliés aux procurations qui sont affichés conformément à la disposition ii du sous-paragraphe d du paragraphe 1 de l'article 2.7.1 sont affichés d'une façon et dans un format qui permettent à une personne physique ayant des compétences raisonnables en informatique de faire aisément ce qui suit:
-
- y accéder, les lire et y faire des recherches dans le site Web;
- les télécharger et les imprimer.
Consentement à l'utilisation d'autres méthodes de transmission
2.7.5. L'article 2.7.1 ne saurait avoir les effets suivants:
-
- empêcher le propriétaire véritable de consentir à l'utilisation d'autres méthodes de transmission des documents reliés aux procurations par l'émetteur assujetti, un intermédiaire ou une autre personne;
- annuler ou modifier le consentement que le propriétaire véritable de titres comportant droit de vote a donné antérieurement à l'émetteur assujetti, à un intermédiaire ou à une autre personne en ce qui concerne l'utilisation d'autres méthodes de transmission des documents reliés aux procurations;
- empêcher l'émetteur assujetti, l'intermédiaire ou une autre personne d'envoyer les documents reliés aux procurations selon la méthode de transmission à laquelle le propriétaire véritable a consenti avant le 11 février 2013.
Instructions concernant l'envoi d'exemplaires imprimés
2.7.6. (1) Malgré l'article 2.7.1, l'intermédiaire peut obtenir d'un propriétaire véritable qui est son client des instructions permanentes pour qu'un exemplaire imprimé de la circulaire de sollicitation de procurations et, le cas échéant, des documents prévus au sous-paragraphe b du paragraphe 2 de cet article lui soit envoyé chaque fois que l'émetteur assujetti suit les procédures de notification et d'accès.
(2) L'intermédiaire qui a obtenu des instructions permanentes d'un propriétaire véritable en vertu du paragraphe 1 fait ce qui suit:
-
- si l'émetteur assujetti envoie directement les documents reliés aux procurations conformément à l'article 2.9, il indique dans la liste des propriétaires véritables non opposés fournie à l'émetteur assujetti ceux qui ont donné des instructions permanentes en vertu du paragraphe 1, à la date d'établissement de la liste;
- s'il envoie les documents reliés aux procurations à un propriétaire véritable pour le compte de l'émetteur assujetti selon les procédures de notification et d'accès, il demande à l'émetteur assujetti le nombre approprié d'exemplaires imprimés de la circulaire de sollicitation de procurations et, le cas échéant des documents visés au sous-paragraphe b du paragraphe 2 de l'article 2.7.1 à envoyer aux propriétaires véritables qui ont donné des instructions permanentes en ce sens;
- il décrit dans les documents reliés aux procurations ou indique autrement au propriétaire véritable la façon d'annuler les instructions permanentes.
Application lorsque la sollicitation n'est pas faite par la direction
2.7.7. (1) Exception faite des membres de la direction de l'émetteur assujetti, la personne qui est tenue, en vertu de la loi, d'envoyer des documents aux porteurs inscrits ou aux propriétaires véritables de titres en vue d'une assemblée peut suivre les procédures de notification et d'accès à cette fin.
(2) L'article 2.7.1, exception faite du sous-paragraphe c du paragraphe 1, et les articles 2.7.3 à 2.7.5 s'appliquent à la personne visée au paragraphe 1 comme si elle était émetteur assujetti.
(3) Le sous-paragraphe c du paragraphe 1 de l'article 2.7.1 et l'article 2.7.8 ne s'appliquent à la personne visée au paragraphe 1 que si elle a demandé la convocation d'une assemblée.
Date de clôture des registres pour l'avis
2.7.8. Malgré le paragraphe b de l'article 2.1, l'émetteur assujetti qui suit les procédures de notification et d'accès fixe une date de clôture des registres pour l'avis qui ne précède pas de moins de 40 jours la date de l'assemblée.
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