Allons de l'avant : Un plan directeur visant à doter le MDN et les FC d'un ombudsman crédible et efficace (continu)

Confidentialité

Principe

Généralités

La confidentialité est un élément clé de la réussite du fonctionnement de tout bureau d'ombudsman efficace. Elle garantit la protection pour les plaignants et la collaboration des autorités²³⁵. Afin que le plaignant ait l'impression que le Bureau de l'Ombudsman soit accessible, il doit être assuré que sa plainte sera traitée de façon confidentielle dans son ensemble et que personne aura accès sans son consentement à tout renseignement qu'il aura fourni à l'Ombudsman. Les plaignants éventuels auront besoin de certitude qu'ils ne seront pas soumis à des répercussions ou à des représailles du fait qu'ils aient porté une affaire à l'attention de l'Ombudsman. La protection des répercussions possibles du dépôt d'une plainte peut être obtenue si l'on conserve confidentielle la source de la plainte. En fait, pour tout plaignant potentiel, l'avantage qu'il y a à avoir un Ombudsman indépendant de la chaîne de commandement n'a pas de signification si son identité est automatiquement divulguée, ce qui le laisserait exposé aux représailles ou aux répercussions. Il en est de même si, par l'accès à une plainte, il est possible d'identifier le plaignant.
 

Tout au long du processus de recherche et d'études entourant le besoin de mécanismes d'expression au MDN et dans les FC, tous ont reconnu que la confidentialité était essentielle à l'établissement de mécanismes efficaces. Par exemple, le brigadier-général à la retraite Doshen, dans L'étude Doshen no 1, conclut que les membres du MDN et des FC doivent avoir confiance dans l'efficacité des mécanismes d'expression internes s'ils sont pour les utiliser. Il a noté que cela exige, entre autres :
 

• l'impartialité de la procédure y inclus l'uniformité du traitement pour tout le monde, l'occasion d'exposer son cas et de répondre pour réfuter les arguments, l'exactitude de l'information présentée, un jugement objectif et non biaisé comprenant l'absence d'intérêts conflictuels et une explication des décisions;
   
• la justice distributive qui est l'équité des résultats pour tout le monde;
   
• un traitement poli et respectueux;
   
• la confidentialité des plaintes des militaires, et
   
• la protection contre les représailles tant apparentes que subtiles²³⁶. (C'est nous qui soulignons)
   

Le brigadier-général à la retraite Doshen, quand il recommandait la mise en place d'un Ombudsman pour les FC, reconnaissait explicitement que la «confidentialité, le caractère non officiel et la distinction de la chaîne de commandement» donneraient à un tel bureau «une crédibilité considérable et la confiance aux yeux des membres des FC»²³⁷ (C'est nous qui soulignons). Il notait aussi que l'existence de l'Ombudsman (comme voie indépendante et confidentielle) contribuerait à décourager les représailles contre les plaignants et à fournir une autre voie pour porter plainte si jamais il y avait des représailles²³⁸.
 

La réponse du gouvernement aux recommandations de la Commission d'enquête sur la Somalie, qui annonçait la nomination imminente de l'Ombudsman, indiquait aussi que ce Bureau fournirait «une aide confidentielle, indépendante et officieuse [aux militaires] pour assurer le règlement juste et opportun des plaintes et autres préoccupations»²³⁹.
 

Un des grands avantages de la création d'un Ombudsman comme mécanisme de règlement d'injustice et d'iniquité à la suite de plaintes est l'élément de confidentialité et de protection contre les représailles et les vengeances possibles. Cet élément est considéré une lacune dans les mécanismes de règlement des plaintes comme le processus de réparation des injustices ou lorsqu'un individu porte plainte à un député. Comme un membre des FC nous a indiqué, «si je me tourne vers mon député, il y aura des répercussions. Pourquoi donc gaspiller du temps à passer par les voies qui auront des répercussions sur moi?»²⁴⁰ Un autre membre des Forces canadiennes remarquait que «l'organisation est trop petite, chacun sait que quelqu'un a déposé un grief. La confidentialité est un mythe. Si quelqu'un pense que personne ne saura qu'il a déposé un grief, il se trompe […]»²⁴¹.
 

Vous m'avez récemment réitéré que la confidentialité est une caractéristique essentielle de mon Bureau :
 

Votre Bureau doit posséder une crédibilité et une autorité morale énormes auprès des décideurs supérieurs et des gardiens des renseignements du ministère de la Défense nationale et des Forces canadiennes, et ces qualités découleront en grande partie de la neutralité et de la confidentialité de votre Bureau et de notre relation hiérarchique directe²⁴². (C'est nous qui soulignons) [Traduction]

 

Table des matières

 

Répercussions sur les opérations

Une étude des commentaires reçus pendant notre consultation, ainsi que l'examen des bureaux d'autres ombudsmen, révèlent que des mécanismes de protection réels et tangibles visant à protéger la confidentialité sont essentiels pour que le Bureau de l'Ombudsman permette :
 

• l'accessibilité;
   
• la protection contre la crainte de représailles ou de vengeance; et 
   
• le règlement efficace des plaintes.
   

Accessibilité

La confidentialité est requise si l'on désire un Bureau accessible. Le fonctionnement d'un ombudsman dépend globalement du fait que les personnes veuillent s'avancer et partager avec l'ombudsman et son personnel leurs plaintes et leurs préoccupations au sujet de traitements injustes ou inéquitables. Pour que des individus désirent apporter leurs problèmes à mon Bureau et me les confier, je dois établir une relation et un climat de confiance. Cette confiance exige l'assurance que les plaintes seront conservées confidentielles et que, par conséquent, les plaignants ne seront pas soumis aux conséquences néfastes du fait qu'ils ont porté une affaire à l'attention de mon Bureau. En résumé, la confidentialité fait du Bureau de l'Ombudsman un endroit «unique et sûr» vers lequel se tourner²⁴³.
 
Pendant le processus de consultation, le point de vue évident des membres des FC était que la confidentialité était d'une «importance énorme»²⁴⁴ :

 
• L'indépendance et la confidentialité sont les clés qui ouvrent la porte à la crédibilité. (Employé civil avec les militaires, CISOFT, Wainwright, le 3 septembre 1998)
   
• Qui allons-nous appeler si vous ne gardez pas tout confidentiel? (Réunion avec PM MR de la Réserve, Edmonton, le 2 septembre 1998)
   
• Les gens seront effrayés d'aller à votre Bureau sans une garantie de confidentialité complète. (Réunion avec PM MR de la Réserve, Edmonton, le 2 septembre 1998)
   
• Vous avez besoin de garantir l'anonymat complet des plaignants; si vous ne le faites pas, ils n'iront pas vous voir à cause des répercussions et parce qu'il y aura vengeance. (Employé civil avec les militaires, CISOFT, Wainwright, le 3 septembre 1998)
   
• Nous devons avoir l'assurance que, si nous vous parlons, tout sera confidentiel et que nous ne subirons pas de vengeances qui nuiront à notre cheminement de carrière… nous avons besoin d'être assurés que nous pouvons faire appel en toute confidentialité. (Entrevue téléphonique d'un membre de mon personnel avec un sergent, Fort Frontenac, le 26 août 1998)
   
• Votre crédibilité dépend des résultats et, aussi, de la confidentialité. (Café au parc RA, SAFT, Halifax, le 28 octobre 1998)
   
• La confidentialité sera un gros point pour nous. (Remarques générales, Vélika Kladusa, Bosnie, le 11 novembre 1998)
   
• Il est très important, si nous allons vers vous que, l'information soit gardée confidentielle. C'est le choix de l'individu s'il désire que l'affaire soit connue. (Réunion avec des MR subalternes, 8e Escadre Trenton, le 8 septembre 1998)
   
• Il faudrait que les plaintes soient anonymes ou qu'il y ait une protection pour encourager les membres ou leurs familles à venir de l'avant … nous avons besoins de confidentialité, c'est que je veux dire quand je dis anonyme. Nous vous disons notre nom, mais cela n'ira pas plus loin. (Réunion avec le groupe des familles militaires, BFC Halifax, le 26 octobre 1998)
   
• Par souci de confidentialité, attribuez un numéro et un dossier par numéro, comme ils le font à Échec au crime. (Réunion avec les MR subalternes, BFC Gagetown, le 29 octobre 1998)
   
• La confidentialité et l'indépendance sont essentielles pour que votre Bureau soit efficace et crédible. (Déjeuner, OTAN, Bruxelles, le 4 novembre 1998)
   
• Besoin de confidentialité pas de rétribution. (Déjeuner, Geilenkirchen, Allemagne, le 10 novembre 1998)
   
• Avez-vous la confidentialité genre privilége procureur-client? (Visite à la NATO AEW, en Allemagne, le 6 novembre 1998)
   

Le besoin de confidentialité est devenu très apparent lorsque nous avons consulté les caporaux et soldats pendant notre visite des bases, des escadres ou des formations du MDN et des FC partout au Canada. Pendant ces consultations, on nous a dit que si nous désirions que les caporaux et soldats soient francs avec nous au sujet de leurs préoccupations et si nous voulions leurs conseils relativement à la mise sur pied de notre Bureau, nous devrions leur parler sans que les hauts gradés ne soient présents. En fait, dans certains cas, des officiers subalternes et des militaires du rang acceptaient de nous parler seulement après que nous ayons demandé à leur superviseur de quitter la salle. Il est devenu très clair pour nous que la présence des gradés supérieurs avait un effet sur les caporaux et soldats et ceux-ci ne se sentaient pas tout à fait à l'aise d'exprimer leur point de vue de façon honnête et spontannée :
 

• Si vous désirez des points de vue francs des caporaux et soldats, faites sortir le commandant. (Réunion avec le personnel du 402e Escadron, Winnipeg, le 16 septembre 1998)
   
• Rendez-vous en Bosnie sans vous annoncer et rassemblez la troupe seule. (Réunion avec le personnel du 402e Escadron, Winnipeg, le 16 septembre 1998)
   
• Il y a quelque temps, nous avons eu une réunion semblable à la vôtre aujourd'hui et on nous a dit avant la réunion d'information ce que nous pourrions dire et ce que nous ne pourrions pas dire, ce sont les questions que vous pouvez poser et celles-là vous ne pouvez pas les poser - lorsque nous nous sommes aventurés dans d'autres questions, on nous a demandé de la fermer et le commandant a mis fin à la période de questions. (Réunion avec le personnel du 402e Escadron, Winnipeg, le 16 septembre 1998)
   
• Lorsque nous vous rencontrons, il est difficile de parler s'il y a des officiers aux alentours. (Rencontre avec un ingénieur mécanicien de marine - matelot de première classe, le 22 septembre 1998)
   
• Il serait bon que, quand vous vous promenez pour parler aux MR, que vous n'ayez pas d'officier supérieur avec vous. Vous pourriez demander à un sergent de vous faire visiter. (Réunion avec la 12e Escadre, Shearwater, le 27 octobre 1998)
   

Constatant la crainte chez les caporaux et soldats, au cours de notre récente visite au SHAPE, le commandant a décidé de son propre chef de ne pas assister à quelque réunion que ce soit avec le personnel civil et militaire du SHAPE, afin d'assurer un bon environnement à la discussion ouverte²⁴⁵.
 

Ce désir d'anonymat et de confidentialité a aussi été constaté à mesure qu'on montait dans les grades des Forces canadiennes. Par exemple, pendant une réunion de consultation
 

avec des étudiants, un officier supérieur ne désirait pas faire de commentaire si l'on prenait des notes, car il craignait que ce qu'il disait pouvait être enregistré et être considéré comme «minant la chaîne de commandement»²⁴⁶.
 

Notre consultation avec le personnel du Centre de règlement des différends (BFC Borden) a aussi confirmé que la confidentialité était extrêmement importante si l'on désirait obtenir la confiance des membres du MDN et des FC, et que ces derniers s'avancent pour déposer leurs plaintes :
 

La confidentialité est considérée comme un vrai problème - les gens devraient pouvoir décider si la plainte ou l'enquête est confidentielle ou non.
 

Nous disons aux gens que nous devons nous rapporter à la chaîne de commandement, nous devons donner le nom et décrire la situation. Par conséquent, nous nous demandons combien de gens ne viennent pas à nous parce que nous n'offrons aucune confidentialité. (Réunion avec du personnel du Centre de règlement des différends, BFC Borden, le 28 septembre 1998)
 

Liberté des craintes de représailles ou de vengeance

Le besoin d'une confidentialité absolue découle directement de la crainte exprimée que, si on se plaint, il y aura des représailles directes par la personne à l'endroit de qui la plainte a été portée ou indirectement par le système dans son ensemble. Invariablement, lorsque le problème de la confidentialité était soulevé pendant notre consultation, les gens disaient croire que, si la plainte était portée et que la source de la plainte était connue, il y aurait des représailles directes²⁴⁷ :
 

• La plupart du temps, les gens désirent parler, mais ils ont peur de le faire. (Réunion avec des caporaux et soldats, BFC Gander, le 6 octobre 1998)
   
• Si quelqu'un se plaint contre une personne dans le Ministère - ils se replient, protègent leurs arrières et exercent des pressions sur le plaignant. (Réunion avec des représentants du syndicat, Edmonton, le 1er septembre 1998)
   
• Le processus de réparation des injustices était un élément majeur, mais ne passez pas par cette voie à cause des répercussions administratives. (Rencontre avec la police militaire, QGDN, le 28 août 1998)
   
• Personnellement, on me l'a dit : puisque j'ai porté une plainte, il y a maintenant un nuage noir qui me suit - nous avons besoin d'avoir accès à vous à l'extérieur de l'armée, la confidentialité abolue est cruciale. (Réunion avec les techniciens, 1EMA, Cold Lake, le 15 septembre 1998)
   
• S'il n'y a pas de confidentialité, les gens vont se faire «sonner» s'ils se plaignent. (Conversation générale avec des soldats, 2e Régiment royal canadien, exercice d'instruction, Centre d'instruction au combat, Gagetown, le 30 octobre 1998)
   
• Oui, les représailles sont une «foire» aux problèmes. Débarrassez-vous des gens qui causent des problèmes. (Réunion avec l'état-major des opérations, SFC Leitrim, le 25 novembre 1998)
   
• Redressez la chaîne de commandement. S'ils n'ont pas une décision pour vous, vous venez juste d'écoeurer votre chaîne de commandement et vous souffrirez à cause de ça. (Rencontre d'expression, Plateau du Golan, Israël, le 7 novembre 1998)
   
• Il faut protéger les gens contre les représailles. (Exposé au personnel, Plateau du Golan, Israël, le 8 novembre 1998)
   

La question des représailles a aussi été soulevée par des membres à la récente Conférence sur l'éthique dans la Défense, en réaction à l'enquête sur les risques pour l'éthique à la Défense, enquête menée par les organisateurs de la conférence. Un des problèmes que l'enquête a tenté de mesurer en particulier était la suffisance de la protection contre les représailles selon les participants à la conférence qui parlaient des «questions d'éthique» dans leur milieu de travail. Parmi les participants qui ont répondu, 11 % indiquaient «non»; 17 % indiquait «un peu» et 24 % indiquait «50/50». Cela démontre que plus de la moitié (52 %) des répondants avaient l'impression que la protection contre les représailles était suffisante au plus la moitié du temps. Environ un tiers (29 %) des répondants avaient l'impression que la protection était bonne, tandis que 9 % répondaient qu'elle était «très bonne»²⁴⁸. Les participants à la Conférence sur l'éthique dans la Défense se sont aussi vu demander de répondre à l'enquête visant à identifier les risques les plus graves pour l'éthique dans leur milieu de travail²⁴⁹.
 

Ces réponses indiquaient que les représailles étaient le plus gros problème et que la préoccupation était très vive chez les membres du MDN et des FC, tant chez les sous-officiers supérieurs que chez les caporaux et soldats²⁵⁰. Certaines de ces réponses étaient :
 

• Peur de représailles si les gens disent la vérité ouvertement;
   
• Protection des individus qui soulèvent des questions d'éthique, particulièrement les problèmes qui remettent en question le comportement des supérieurs;
   
• (1) manque d'honnêteté, (2) intégrité personnelle, (3) peur de vengeance;
   
• Représailles/mise au ban - si on s'exprime. Aucune impression ferme de protection contre les représailles;
   
• On ne discute pas des problèmes, on ignore les solutions négatives. De trop nombreuses personnes ont peur d'être pointées du doigt si elles dérangent la chaîne de commandement pour ce dans quoi elles croient;
   
• Aucune expérience de cela encore. Cependant, la vengeance a toujours été un problème sur tout sujet;
   
• Les représailles ne sont pas explicites et, par conséquent, il est impossible de régler ce problème;
   
• Peur de représailles si on prend position.
   

Ce sont des caractéristiques essentielles du travail de l'Ombudsman que d'imposer de fortes sanctions en cas d'ingérence dans le traitement de toute plainte déposée chez l'Ombudsman et pour l'exercice de tout genre de représailles ou de vengeance contre quiconque a déposé une plainte²⁵¹. Des mesures prises après qu'il y a eu des représailles ne suffisent pas en elles-mêmes. Il faut considérer que les représailles ou la vengeance peuvent être difficiles à déceler et à prouver. Cela peut se faire de façon subtile, par exemple, par des rumeurs que l'on laisse courir ou encore des commentaires dérogatoires au sujet du caractère de quelqu'un, ou, souvent, cela peut être déguisé sous des motifs d'apparence légitime.
 

Afin d'acquérir la crédibilité et la confiance des membres du MDN et des FC, nous avons besoin de fournir une protection active contre les représailles exercées en premier lieu en adoptant un code de confidentialité très stricte. Il est important de noter que le besoin de confidentialité découle de la crainte de représailles futures. Que les représailles ou la vengeance aient lieu si la confidentialité est rompue n'est pas le problème autant qu'il y a perception que cela se produira. C'est cette perception qui empêchera le plaignant de venir confier ses problèmes à l'Ombudsman.
 

Nos consultations auprès des membres de tous les grades des FC et auprès des membres civils du MDN ont révélé clairement que, si les individus ont l'impression que la confidentialité ne sera pas strictement préservée et qu'il est possible que leur identité soit connue, il n'y aura pas de plaintes. Par conséquent, si des personnes craignent d'aller voir l'Ombudsman, mon Bureau, comme mécanisme de règlement des problèmes d'iniquité et d'injustice, échouera et deviendra inefficace.
 

Traitement efficace des plaintes

La confidentialité est nécessaire pour que l'Ombudsman soit un outil efficace en vue du règlement des problèmes. L'enquête ou l'établissement des faits sera un élément clé dans la solution à la suite de nombreuses plaintes déposées à mon Bureau. Il est important que je puisse obtenir la collaboration des personnes possédant l'information requise pour le règlement d'une plainte en particulier. Il y aura beaucoup d'économies de temps et d'efforts si toutes les parties se sentent à l'aise de fournir de l'information de manière libre et franche à mon Bureau. En outre, pour régler les problèmes de façon non officielle et au palier le plus bas possible, je dois pouvoir me fier à la crédibilité de mon Bureau et à mes habiletés de persuasion. Cela implique que je dois pouvoir discuter franchement de choses tant avec les individus qui déclarent avoir été lésés qu'avec les autorités²⁵².
 

Cette libre circulation d'information est d'autant plus susceptible de se produire si je peux donner l'assurance que l'information fournie demeurera confidentielle à moins que la divulgation ne soit requise pour le cheminement de l'enquête sur l'affaire ou encore, pour l'appui des recommandations ou des résultats de l'enquête. Cependant, si le problème est résolu rapidement et de façon non officielle, et à la satisfaction de chacun, la confidentialité de l'information fournie à mon Bureau peut être préservée.
 

Table des matières

 

Mise en oeuvre

Problèmes internes

Pour que la confidentialité soit véritable, plutôt que d'être considérée comme une promesse vide par les intervenants, je dois être libre d'établir des procédures claires et strictes qui doivent être appliquées à toutes les étapes du suivi des plaintes. Je dois aussi recevoir suffisamment de protection dans mon autorité habilitante. Ces procédures et protections comprendront :
 

• Serments de secret et de confidentialité;
   
• Procédures de réception des plaintes et de traitement de l'information;
   
• Politiques claires, indiquant lorsque l'information peut ou ne peut pas être divulguée;
   
• Dispositions de conservation et de rangement des dossiers;
   
• Établissement d'un coordonnateur de l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels pour le Bureau de l'Ombudsman.
   

SERMENT DE SECRET ET DE CONFIDENTIALITÉ

Afin d'inspirer la confiance dans la confidentialité de l'information fournie à mon personnel et à moi-même, tous les membres de mon Bureau devraient être obligés de prêter serment de secret²⁵³. Du fait que mon Bureau traitera des renseignements confidentiels et parfois très délicats, on m'a accordé une cote de sécurité à niveau trois. Tous les membres de mon personnel qui ont la responsabilité de traiter des plaintes et de recevoir de l'information touchant des cas devront aussi détenir des cotes de sécurité appropriées.
 

Je recommande donc :
 

Que l'Ombudsman et les membres de son personnel doivent prêter serment de discrétion et de confidentialité.
 

Procédures de réception des plaintes et de traitement de l'information

La confidentialité exige que les plaintes soient reçues et que l'information soit entreposée de façon qu'aucune information ne «fuie» tant volontairement qu'involontairement. Pendant le processus de consultation, beaucoup de personnes se sont dites préoccupées au sujet de la capacité de conserver confidentielles les plaintes. Par exemple, on nous a demandé si le Bureau utiliserait le dispositif d'affichage du numéro de l'appelant ou si des personnes pourraient appeler en conservant l'anonymat, de crainte que leur identité ne puisse pas être conservée confidentielle²⁵⁴. Afin de pallier ces craintes, des mécanismes de sécurité stricte doivent être mis en place et être appliqués dans le fonctionnement quotidien de mon Bureau. On nous a aussi dit pendant le processus de consultation que le personnel de l'Ombudsman devrait être sensibilisé et aviser les plaignants que les renseignements confidentiels ne devraient pas être transmis par télécopieur à moins qu'une ligne sécuritaire ne soit disponible et que la confidentialité des messages électroniques ne puisse être compromise²⁵⁵.
 

Il faut aussi mettre en place des dispositifs afin que tous les plaignants éventuels possibles puissent avoir un accès confidentiel assuré à mon Bureau. Toute correspondance de toute personne qui réside sur toute base ou qui fait partie de toute escadre ou formation, qui est déployée par les FC ou qui est détenue, incarcérée ou hospitalisée, doit être transmise immédiatement à l'Ombudsman, sans avoir été ouverte et lue. Le même traitement doit être accordé à toute correspondance provenant du Bureau de l'Ombudsman à l'intention de ces personnes. Les appels téléphoniques entre ces personnes et tout membre de mon Bureau doivent aussi être confidentiels et ne pas être soumis à l'interception ou à la surveillance. En outre, les communications entre l'Ombudsman et toute personne ne doivent pas être couvertes et comptées dans le cadre de toute restriction imposée aux droits de cette personne d'expédier des lettres ou d'autres documents ou encore de recevoir ou de faire des appels téléphoniques²⁵⁶. Des sanctions sévères doivent être imposées à toute personne qui ouvre la correspondance ou qui prend toute autre mesure pour porter atteinte au caractère confidentiel des communications entre toute personne et l'Ombudsman.
 

Je recommande donc :
 

Que la correspondance de toute personne qui réside sur toute base ou qui fait partie de toute escadre ou formation, qui est déployée par les FC ou qui est détenue, incarcérée ou hospitalisée, soit transmise immédiatement à l'Ombudsman, sans avoir été ouverte et lue. Que le même traitement soit accordé à toute correspondance provenant du Bureau de l'Ombudsman à l'intention de ces personnes. Que toute communication, y compris les messages électroniques ainsi que les communications par téléphone et par téléphone cellulaire entre ces personnes et l'Ombudsman ou tout membre de son personnel, soit traitée comme confidentielle et ne soit pas sujette à interception.
 

Que les communications entre l'Ombudsman et toute personne ne soient pas couvertes ou comptées dans le cadre de toute restriction imposée aux droits de cette personne d'expédier des lettres ou d'autres documents ou encore de recevoir ou de faire des appels téléphoniques.
 

Que des sanctions sévères soient imposées à toute personne qui ouvre la correspondance ou qui prend toute autre mesure pour porter atteinte au caractère confidentiel des communications entre toute personne et l'Ombudsman.
 

Que des procédures strictes soient mises en place au Bureau de l'Ombudsman afin d'assurer l'instruction confidentielle de toutes les plaintes ainsi que le traitement confidentiel de toute la documentation fournie au Bureau de l'Ombudsman dans le cours de l'instruction d'une plainte.
 

Que des mécanismes soient aussi mis en place afin que tous les dossiers de communications internes et externes de l'Ombudsman et de son personnel ne soient pas accessibles à quiconque de l'extérieur du Bureau, ce qui comprend le MDN. Que ces mécanismes couvrent tous les dossiers d'appels téléphoniques, messages électroniques et communications par téléphone cellulaire tant internes qu'externes.
 

Afin d'assurer un accès entièrement confidentiel à mon Bureau, il est probable qu'un système informatique distinct doté de courrier électronique devra être mis en place, à l'extérieur du réseau informatique existant du MDN et des FC. À l'heure actuelle, le système informatique fourni à mon Bureau par le MDN n'est pas protégé ou confidentiel et, en fait, il donne l'avertissement suivant :
 

Cet ordinateur/réseau est un service du MDN/FC conçu exclusivement à des fins officielles. Veuillez noter qu'il ne doit y avoir aucune présomption de confidentialité et que les usagers sont sujets à être surveillés en tout temps. Ce réseau est approuvé pour traiter l'information jusqu'à «PROTÉGÉ A» seulement. Cliquez sur cette fenêtre pour accepter ces termes²⁵⁷. (C'est nous qui soulignons)
 

Les personnes qui désirent communiquer avec mon Bureau doivent pouvoir le faire sans être soumises à quelque surveillance que ce soit et tous les fichiers informatiques de mon Bureau doivent ne pas être sujets à un accès par toute personne de l'extérieur, dont le MDN et les FC.
 

Je recommande donc :
 

Que le Bureau de l'Ombudsman ait, en plus de l'accès aux systèmes informatiques du MDN et des FC, un système informatique distinct permettant aux plaignants d'accéder au Bureau. Que ce système ne soit pas soumis à la surveillance et que ses fichiers ne soient pas accessibles à quelque source de l'extérieur, ce qui comprend le MDN et les FC.
 

Politiques claires, indiquant quand l'information peut ou ne peut pas être divulguée

Une assurance de confidentialité exige que toute information, y compris les notes et les enregistrements obtenus pendant le dépôt d'une plainte, l'enquête et le règlement découlant de plaintes, doit être confidentielle. En outre, les circonstances dans lesquelles cette information peut être divulguée doivent être clairement définies. Toutes les enquêtes du Bureau de l'Ombudsman doivent être menées en privé. L'Ombudsman et les membres de son personnel ne doivent pas être tenus de divulguer tout cas porté à l'attention de l'Ombudsman, sauf si cela est nécessaire aux fins de l'enquête ou de la documentation des résultats ou recommandations de l'enquête de l'Ombudsman dans un cas particulier.²⁵⁸
 

Cette méthode a été endossée par le Comité sur le concept d'un ombudsman fédéral qui concluait :
 

L'ombudsman ainsi que chacun des membres du personnel de son bureau devraient être tenus de ne divulguer aucun renseignement, sauf s'ils doivent le faire pour mener leur enquête ou étayer les conclusions ou les recommandations de l'ombudsman sur un cas particulier. L'ombudsman de même que le personnel de son bureau devraient être tenus, dans l'application de ces exemptions, de prendre toutes les précautions raisonnables pour éviter de dévoiler des renseignements personnels ou de nature particulière. C'est ainsi que la législation devrait s'inspirer du paragraphe 60(2) de la Loi canadienne sur les droits de la personne et, si cela est jugé nécessaire, de toute exemption supplémentaire qui pourrait être apportée dans une loi sur l'accès à l'information²⁵⁹.
 

À cause de la préoccupation envahissante au sujet de la possibilité de vengeance ou de représailles, la divulgation de l'identité du plaignant devrait être évitée. Cette protection devrait s'étendre de façon à couvrir toute information qui, de l'opinion de mon Bureau, peut permettre l'identification des plaignants. Comme nous l'avons noté pendant la consultation, même si les noms sont biffés, dans de nombreuses situations, il sera toujours possible d'identifier le plaignant²⁶⁰. Le besoin d'assurer l'entière protection de l'identité de chaque plaignant a été ressenti comme une préoccupation particulière dans les cas où les surveillants ont accès direct aux plaignants²⁶¹.
 

Dans de nombreux cas, l'enquête et le règlement entourant une plainte feront en sorte que le nom du plaignant soit révélé. Dans ces cas, le plaignant devrait être averti avant que les mesures ne soient prises pour le suivi de la plainte. Mon personnel doit aussi consulter le plaignant sur toute solution possible qui pourrait permettre d'éviter ou de réduire au minimum l'étendue de la divulgation de ces renseignements.
 

Je recommande donc :
 

Que toutes les enquêtes du Bureau de l'Ombudsman soient menées en privé.
 

Que l'Ombudsman et les membres de son personnel ne soient pas tenus de divulguer tout cas porté à l'attention de l'Ombudsman, sauf si cela est nécessaire aux fins de l'enquête ou de la documentation des résultats ou recommandations de l'enquête de l'Ombudsman dans un cas particulier.
 

Dispositions de conservation et de rangement des dossiers fermés

Personne d'autre que les membres de mon Bureau ne devrait avoir accès à l'information contenue dans les dossiers de l'Ombudsman. Tous les dossiers devraient être rangés de façon à ce que la confidentialité soit assurée. Il doit y avoir des dispositions claires qui empêchent l'accès du public aux endroits où les dossiers sont rangés. L'accès aux dossiers électroniques des cas de l'Ombudsman, y compris les enregistrements téléphoniques doivent aussi être restreints aux membres de mon Bureau seulement. Je dois aussi être libre d'établir des lignes directrices claires quant à la destruction des dossiers clos après des délais précis.²⁶².
 

Je recommande donc :
 

Que l'Ombudsman ait la liberté d'établir des politiques claires aux fins de conservation et d'entreposage confidentiels des dossiers individuels et de tous les dossiers en possession du Bureau, ce qui comprend les relevés d'appels téléphoniques. Que l'Ombudsman soit aussi libre d'établir des lignes directrices claires quant à la destruction des dossiers clos après des délais précis.
 

Mise en place d'un coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels pour le bureau de l'Ombudsman

Actuellement, les demandes d'accès à l'information qui se trouvent en possession du Bureau de l'Ombudsman sont traitées par le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels du MDN et des FC. Comme mon Bureau est sur le point de devenir entièrement opérationnel, le temps nécessaire à la réponse aux demandes et
 

aux plaintes faites dans le cadre de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels augmentera jusqu'à ce que je sois soustrait à ces lois²⁶³. Le traitement à accorder à ces demandes exigera aussi l'acquisition d'expérience et de connaissances spécialisées permettant de combler les besoins uniques de mon Bureau. Afin d'assurer la confidentialité et la neutralité, il faut restreindre aux seuls membres de mon personnel l'examen des documents et faire en sorte que ce soient eux qui, en bout de ligne, déterminent si les exemptions relatives à l'accès à l'information s'appliquent. Il est aussi possible que la confidentialité soit compromise si mon personnel doit fournir aux membres du MDN et des FC (qui travaillent au bureau du Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels du MDN et des FC) l'accès aux dossiers de plaintes et/ou des copies de ces dossiers pour examen et réponse entourant les demandes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels. En outre, si la décision finale entourant les exemptions et la divulgation de l'information de mon Bureau est remise au personnel du MDN et des FC, l'indépendance de mon Bureau est clairement compromise.
 

Je dois être libre de nommer comme membre de mon personnel un coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels. Les demandes faites en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels devraient être traitées à l'intérieur de mon Bureau. Mon personnel aura la liberté de consulter la section du MDN chargée de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels ainsi que le conseiller juridique du MDN chaque fois qu'il aura besoin de conseils. L'examen final des documents et les décisions concernant la divulgation de l'information doit cependant appartenir à mon Bureau.
 

Je recommande donc :
 

Que, jusqu'à ce que le Bureau de l'Ombudsman obtienne une dérogation de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur l'accès à l'information, l'Ombudsman maintienne en poste un coordonnateur pour les demandes faites en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur l'accès à l'information distinct du Coordonnateur de l'accès à l'information du MDN et des FC.
 

Table des matières 

 

Questions de l'extérieur

Dérogation de la Loi sur l'accès à l'information

La Loi sur l'accès à l'information vise à donner le droit d'accéder à tous les dossiers contrôlés par le gouvernement conformément aux principes selon lesquels l'information du gouvernement devrait être accessible au public et que les exceptions nécessaires devraient être clairement définies et précises²⁶⁴. En vertu de la Loi sur l'accès à l'information, toute personne qui est citoyen canadien ou résident permanent peut accéder à tout dossier contrôlé par les institutions gouvernementales, à moins que l'information contenue dans le dossier ne soit prévue dans la liste donnée par la Loi²⁶⁵. Les institutions gouvernementales qui sont soumises à la Loi sont indiquées dans la liste de l'annexe I de la Loi. Étant donné que mon Bureau fait partie du ministère de la Défense nationale, qui figure dans la liste des institutions gouvernementales donnée à l'annexe I de la Loi, mon Bureau sera soumis à l'application de la Loi, à moins d'être exempté spécifiquement.
 

Afin que mon Bureau soit en mesure d'offrir une assurance de confidentialité absolue aux plaignants et aux personnes soumises aux enquêtes, il faut une dérogation de l'exigence de divulgation de l'information relativement aux demandes faites en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Pendant la consultation, de nombreuses personnes se sont dites inquiètes et nous ont indiqué qu'une dérogation de la Loi sur l'accès à l'information était obligatoire afin d'assurer la confidentialité. Pendant notre rencontre avec le Lieutenant-colonel Pellicano, qui a été étroitement mêlé à l'évolution de mon Bureau, il a indiqué reconnaître que mon Bureau est soumis à la législation qui régit l'accès à l'information. Il a aussi indiqué qu'il réalise que cela ne correspond pas à une des fonctions de l'Ombudsman, reconnues par L'étude Doshen no 1, qui était la confidentialité. Le lieutenant-colonel Pellicano reconnaît spécifiquement qu'il s'agit là d'un problème, car il se demande si des caporaux et soldats accepteraient d'aller voir l'Ombudsman dans ces circonstances²⁶⁶.
 

Les autres membres du MDN et des FC ainsi qu'un grand nombre des autres personnes que nous avons consultés avaient clairement l'impression que, si l'Ombudsman n'était pas exempté de l'application de la Loi sur l'accès à l'information, cela «compromettrait le processus des plaintes ainsi que l'enquête à la suite de plaintes»²⁶⁷ :
 

• Ma plainte sera-t-elle accessible par les mécanismes d'accès à l'information? (Réunion au Centre d'instruction au combat, BFC Gagetown, le 29 octobre 1998)
   
• Si vous n'êtes pas exempté de l'application de la Loi sur l'accès à l'information, nous entrevoyons deux problèmes : tout ce que fera votre Bureau ce sera de donner suite aux demandes faites en vertu de la Loi sur l'accès à l'information; vous n'aurez aucune crédibilité, vous ne pourrez pas offrir la confidentialité. (Café au parc RA, SAFT, Halifax, le 28 octobre 1998)
   
• Besoin de la dérogation de l'accès à l'information. Votre Bureau donnera-t-il l'information si je fais une plainte et que mon surveillant désire l'avoir? Vous devez offrir la protection. (Visite au 36 GCB, SAFT, Halifax, le 28 octobre 1998)
   
• Votre Bureau a besoin d'être confidentiel et exempté de l'application de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection de renseignements personnels, et vous ne devez pas être forcé de faire des comptes rendus à quiconque. (Déjeuner, OTAN, Bruxelles, le 4 novembre 1998)
   
• Vous avez besoin de ne pas être soumis à la Loi sur l'accès à l'information (Rencontre avec Me Daniel Jacoby, c.r., Protecteur du citoyen du Québec, le 19 août 1998)
   

Bien que les valeurs de transparence et d'accessibilité, qui sont reflétées dans la Loi, soient fondamentales dans une société démocratique, la Loi elle-même reconnaît qu'il y a certaines exceptions spécifiques indiquées dans une liste qui sont nécessaires pour le bien de la société dans son ensemble. Dans le cas du Bureau de l'Ombudsman, il est présenté que le besoin d'élimination de l'injustice, de l'inégalité et du traitement inéquitable devrait avoir la préséance sur des droits d'accès individuels spécifiques à de l'information contenue dans les dossiers de l'Ombudsman.
 

Des exceptions bien définies à l'application de la Loi ne nuiront pas à la transparence globale et aux besoins de rendre compte du Bureau de l'Ombudsman, comme cela sera mis en évidence plus loin dans le présent rapport. En outre, sans la dérogation à la Loi, il est inéquitable et trompeur de promettre à des plaignants éventuels que leurs plaintes seront conservées confidentielles. Comme le directeur général adjoint de la Direction des enquêtes du Commissaire aux langues officielles le note, il est placé dans une position embarrassante d'avoir à dire aux individus que le bureau garantit la confidentialité, mais que, en même temps, il doit leur dire que n'importe qui peut accéder à leurs dossiers²⁶⁸. Mon Bureau ne pourra pas assurer la confidentialité de ses dossiers lorsque quiconque, y compris la personne qui est l'objet de la plainte, pourra accéder à l'information contenue dans le dossier en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.
 

Reconnaissant qu'il y aura des cas spécifiques dans lesquels il pourrait y avoir des exceptions aux droits individuels d'accéder à l'information gouvernementale, la Loi définit un certain nombre de cas dans lesquels les bureaux du gouvernement peuvent demander des dérogations. Ces exceptions reflètent le principe selon lequel, dans certains cas, la capacité du gouvernement d'exécuter des fonctions importantes et légitimes pour le bien de l'ensemble entrera en conflit avec le besoin de l'individu d'accéder à l'information gouvernementale. Lorsque ces deux besoins entrent en conflit, le bien de la société dans son ensemble a la préséance du fait que l'on a défini des exemptions spécifiques dans la Loi afin de permettre au gouvernement d'exécuter certaines fonctions sans qu'elles ne soient soumises aux demandes d'accès à l'information.
 

Afin d'assurer à tous les plaignants que leurs plaintes et toute enquête subséquente seront vraiment gardées confidentielles, mon Bureau a besoin d'une dérogation à l'obligation de divulgation prévue par la Loi sur l'accès à l'information. Si l'Ombudsman est forcé d'évaluer chaque dossier cas par cas chaque fois qu'il y a une demande et de démontrer que chaque dossier en particulier tombe sous la portée de la dérogation prévue par la Loi, les plaignants ne seront pas suffisamment assurés que la confidentialité de leur dossier en particulier est protégée. L'exigence d'un examen détaillé des dossiers pertinents chaque fois qu'une demande d'accès à l'information est reçue prendra aussi beaucoup de temps et coûtera cher. Il faudra consacrer des ressources précieuses en personnel pour examiner de grandes quantités de documents et d'analyser si chaque ligne est prévue par l'exemption à la Loi. Toute divulgation d'information, qui mène directement ou indirectement à l'identification du plaignant, pourrait aussi entraîner de graves conséquences sous forme de représailles ou de vengeance.
 

Lacune des dérogations existantes

Article 17 de la Loi sur l'accès à l'information

En vertu de l'article 17 de la Loi sur l'accès à l'information, le chef d'une institution gouvernementale peut refuser la divulgation demandée en vertu de la Loi de tout dossier pouvant contenir de l'information qui, si elle est divulguée, pourrait menacer la sécurité des individus. Bien qu'il puisse y avoir, pour chaque cas en particulier, un argument selon lequel l'information contenue dans certaines plaintes pourraient dans certaines circonstances correspondre à cette exception, il est recommandé que toutes les plaintes et toutes les enquêtes soient protégées de la divulgation. Cela est de toutes importance étant donné qu'une menace directe à la sécurité de l'individu peut être difficile à évaluer, surtout avant la divulgation de toute information.
 

Article 19 de la Loi sur l'accès à l'information

L'article 19 de la Loi sur l'accès à l'information prévoit que le chef d'une institution gouvernementale peut refuser de divulguer tout enregistrement demandé en vertu de la Loi qui contient des renseignements personnels tels qu'ils sont définis à l'article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le paragraphe 19(2) prévoit la divulgation de cette information seulement si l'individu sur qui porte l'information consent à ce qu'elle soit accessible au public ou conforme à l'article 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cet article permet la divulgation des renseignements dans un certain nombre de circonstances bien définies.
 

Le recours à l'article 19 de la Loi sur l'accès à l'information et la modification des plaintes de façon à en éliminer les renseignements personnels est aussi une méthode insuffisante et impropre pour assurer la confidentialité des plaintes et des enquêtes menées par le Bureau de l'Ombudsman. Cette exemption exigerait que chaque dossier soit vidé des renseignements personnels chaque fois qu'une demande est reçue, ce qui exigerait vraiment beaucoup de temps. Cependant, plus important encore, la simple modification des renseignements personnels en réponse à des demandes d'accès minent fortement la mesure dans laquelle mon personnel peut assurer aux plaignants et aux personnes consultées pendant les enquêtes que l'information qu'ils ont fournie à l'Ombudsman sera conservée confidentielle.
 

Les limites du recours à la dérogation prévue par l'article 19 comme base de la confidentialité des plaintes se trouvent à l'article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L'article 3 définit les renseignements personnels. Tout au long du processus de consultation, des gens se sont dits inquiets que la modification des normes et des autres renseignements personnels des dossiers de plaintes ne suffisait pas pour assurer la confidentialité et protéger les personnes des représailles et des vengeances. La personne au sujet de laquelle la plainte est faite sera probablement suffisamment familière avec le plaignant pour pouvoir identifier le plaignant en se basant simplement sur le contenu de la plainte.
 

Alinéa 16(1)(a) de la Loi sur l'accès à l'information

L'alinéa 16(1)a) de la Loi prévoit une dérogation pour l'information obtenue ou préparée par une institution gouvernementale qui est un organisme d'enquête précisé dans le règlement, dans le cours d'enquêtes légitimes ayant trait à la détection, à la prévention ou à la suppression du crime ou à l'application de toute loi du Canada ou d'une province. Cette dérogation s'applique lorsque le dossier a moins de 20 ans. Les organismes qui sont exemptés en vertu de l'alinéa 16(1)a) et conformément au Règlement sur l'accès à l'information comprennent la police militaire des Forces canadiennes, le directeur des enquêtes et recherches du ministère de la Consommation et des Corporations, la Gendarmerie royale du Canada et l'Unité des enquêtes spéciales du ministère de la Défense nationale (maintenant les Service national des enquêtes)²⁶⁹.
 

Une dérogation en vertu de l'alinéa 16(1)a) de la Loi exigerait une modification par le gouverneur en conseil à l'article 9 et à l'Annexe I du Règlement sur l'accès à l'information précisant que mon Bureau est un organisme d'enquête. Les modifications au règlement, aux fins du paragrphe 16(1)a), sont apportées par le gouverneur en conseil sur recommandation du ministre de la Justice.
 

Un des critères d'une telle recommandation comprend que le principal volet du travail de l'organisme demandant la dérogation doit être lié à des enquêtes ayant trait à l'application d'une ou de plusieurs lois ou à un problème spécifique du gouvernement. Les enquêtes doivent aussi être de nature criminelle ou quasi-criminelle²⁷⁰, ce qui n'est pas le type d'enquête qui, selon moi, constituera le propre de mon Bureau.
 

Étant donné la formulation spécifique de l'alinéa 16(1)a), une dérogation en vertu de cet alinéa peut aussi se révéler trop spécifique et trop restreinte pour couvrir tous les types d'enquêtes effectuées par le Bureau de l'Ombudsman.
 

Solutions appropriées possibles

Reconnaissance de l'Ombudsman comme entité distincte du MDN

La solution privilégiée pour assurer la confidentialité des dossiers de mon Bureau serait que mon Bureau soit totalement exclu de l'application de la Loi. Si mon Bureau ne faisait pas partie de l'une ou l'autre des institutions gouvernementales de la liste de l'annexe I de la Loi, il ne serait soumis à aucune des dispositions de la Loi et, par conséquent, il ne serait pas nécessaire d'adopter des dérogations spécifiques²⁷¹. Si l'on adoptait ce choix possible, il faudrait que mon Bureau soit reconnu comme entité distincte, à part du MDN, qui est spécifié comme institution gouvernementale à l'annexe I de la Loi et qui est, par conséquent, soumis à l'application de la Loi. Afin d'en arriver à ce statut pour mon Bureau, il est probable qu'une mesure législative distincte reconnaissant mon Bureau comme organisme indépendant, à part du MDN, serait nécessaire. Comme cette recommandation ne semble pas cadrer dans les paramètres de politiques publiques qui ont été formulés pour mon Bureau, il se peut malheureusement que ce ne soit pas une solution viable en ce moment.
 

Article 24 de la Loi sur l'accès à l'information

Une dérogation plus forte et plus exhaustive (que celles qui sont prévues par les articles 17, 19 ou l'alinéa 16(1)a) de la Loi) de l'obligation de divulgation pourrait être obtenue par l'application de l'article 24 de la Loi. Cet article permet au chef d'une institution gouvernementale de refuser de divulguer tout dossier qui est demandé en vertu de la Loi et qui contient de l'information dont la divulgation est restreinte par une disposition de l'annexe II de la Loi²⁷². Afin que mon Bureau se retrouve sous la protection de l'article 24 de la Loi, une disposition législative serait nécessaire pour que toute information reçue et produite par mon Bureau soit déclarée confidentielle. Il faudrait aussi modifier l'annexe II de la Loi sur l'accès à l'information, de façon à ajouter cette disposition à l'annexe des dérogations à la Loi.
 

Alinéa 16(1)c) de la Loi sur l'accès à l'information

L'application de l'alinéa 16(1)c) pourrait, jusqu'à un certain point et comme la solution la moins désirable, combler le besoin d'assurer la confidentialité des cas portés à l'attention de mon Bureau. L'alinéa 16(1)c) exempterait de la divulgation toute information qui pourrait raisonnablement être considérée comme préjudiciable à l'application de toute loi du Canada ou d'une province ainsi qu'au déroulement de toute enquête légitime. Cet alinéa exige spécifiquement l'application d'un critère «subjectif». Il faudrait donc que, dans chaque cas où il y a une demande d'accès, on réussisse à démontrer que la divulgation de l'information en question serait préjudiciable à l'application d'une loi ou au déroulement d'une enquête légitime. Il importe de noter que de récentes décisions de tribunaux quant à l'application de l'alinéa 16(1)c) ont eu pour effet de restreindre encore plus la possibilité de profiter de cette dérogation. La Cour d'appel fédérale a adopté le point de vue que l'alinéa 16(1)c) ne protège pas l'information à moins que sa divulgation ne nuise à une enquête en cours ou imminente²⁷³. La cour a maintenu que cet alinéa ne peut être invoqué dans les cas où l'on cherche à refuser la divulgation en se basant sur la protection du processus d'enquête ou sur la crainte que la divulgation nuise à des enquêtes futures ou ait un effet de gel sur ces enquêtes274. Afin que mon Bureau soit admis à demander une dérogation en vertu de l'alinéa 16(1)c), il faudrait modifier l'article 10 et l'annexe II du Règlement sur l'accès à l'information, ou mon Bureau doit avoir des pouvoirs d'enquête spécifiques et énoncés littéralement qui sont prévus dans un texte législatif adopté en vertu de la Loi sur la défense nationale.
 

Une autre limite aux dérogations tant de l'alinéa 16a) que de l'alinéa 16c) de la Loi est qu'elles ne couvrent que l'information qui a été obtenue «dans le cadre d'une enquête» ou qui peut être préjudiciable à l'application d'une loi ou au déroulement d'une enquête. Si une plainte est reçue par l'Ombudsman et que la compétence est refusée, il est peu probable que l'article 16 s'appliquerait.
 

Je recommande donc :
 

Que soient prises les mesures législatives nécessaires pour obtenir pour mon Bureau une dérogation accordée en vertu de l'article 24 de la Loi sur l'accès à l'information. Dans le cas contraire, que soient prises les mesures législatives ou réglementaires nécessaires afin que mon Bureau ait les dérogations prévues à paragraphe 16(1)c) de la Loi.
 

Dérogation de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu du paragraphe 12(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, un individu qui est citoyen canadien ou résident permanent a droit d'accéder aux renseignements personnels sur lui-même qui sont détenus par le gouvernement. Les répercussions possibles de ces demandes d'accès sur mon Bureau et sur sa capacité d'assurer la confidentialité doivent être considérées en regard de la définition de «renseignements personnels» donnée à l'article 3 de la Loi. Les renseignements personnels sont définis dans les grandes lignes de façon à comprendre des choses comme (g) «le point de vue ou l'opinion d'une autre personne au sujet d'un individu». Les renseignements obtenus par mon Bureau pendant son enquête à la suite de plaintes peuvent comprendre des renseignements personnels ayant trait à divers individus. Il faut aussi tenir compte du besoin de dérogation aux demandes d'accès en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Afin que les assurances de confidentialité soient réelles et efficaces, l'accès aux renseignements obtenus des plaignants et pendant les enquêtes doit être restreint de toutes les façons. Un individu qui ne peut obtenir la divulgation de l'information en vertu de la Loi sur l'accès à l'information peut tenter d'accéder aux renseignements personnels obtenus au sujet d'eux-mêmes pendant l'enquête donnant suite à une plainte en faisant une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Des individus peuvent tenter d'accéder à ces renseignements pour essayer d'identifier le plaignant. Bien que l'identité du plaignant puisse être déjà connue par le sujet de la plainte ou peut devenir connue en cours d'enquête, il peut y avoir des situations où ce ne sera pas le cas. Par exemple, il peut y avoir des cas où une enquête n'est pas poursuivie ou encore qu'elle est arrètée ou qu'aucune recommandation n'est faite à la demande du plaignant de peur que son identité ne soit connue ou de peur de représailles possibles. La permission de divulguer l'information dans ces circonstances aurait des répercussions graves sur le désir des individus d'être francs et sincères avec mon personnel dans le cours des enquêtes.
 

Je recommande donc :
 

Que soient prises les mesures législatives ou réglementaires nécessaires afin que mon Bureau ait les dérogations possibles l'autorisant à ne pas divulguer l'information demandée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
 

Protection contre la divulgation contrainte de renseignements confidentiels

Pour que la promesse de confidentialité soit respectée, les renseignements qui se retrouvent en possession de mon Bureau ont besoin d'être protégés contre la contrainte de la divulgation. Si jamais, à cause d'une assignation à comparaître signifiée à mon personnel ou à moi-même ou de la divulgation obligatoire conformément à la législation régissant l'accès à l'information, mon Bureau était obligé de divulguer l'information contenue dans nos dossiers, toute assurance de «confidentialité» deviendrait illusoire.
 

Afin de protéger neutralité et confidentialité tant apparentes que réelles, l'Ombudsman devrait résister à comparaître comme témoin dans toute procédure judiciaire ou quasi-judiciaire pour le compte de toute partie, y compris les plaignants et leurs employeurs²⁷⁵.
 

La protection contre les assignations à comparaître est le meilleur moyen pour faire en sorte que la confidentialité demeure intacte et pour empêcher que l'Ombudsman et son personnel tant actuels que passés ne soient utilisés comme des outils de communication préalable²⁷⁶. Le privilège de confidentialité, qui lie l'information fournie à l'Ombudsman, appartient à l'Ombudsman et non au plaignant ou à toute autre partie. L'Ombudsman n'est pas un avocat du plaignant et les intérêts de l'Ombudsman et du plaignant ne seront pas toujours les mêmes. Comme tiers indépendant, j'ai le devoir de divulguer aucune information fournie à mon Bureau, sauf si cela se fait conformément à des lignes directrices clairement définies, quelle que soit la personne dont les intérêts seraient desservis par cette divulgation. L'Ombudsman ne doit pas accepter d'être utilisé comme témoin ou outil de communication préalable par quelques parties que ce soit.
 

The Ombudsman Association (TOA) note que de nombreux ombudsmen organisationnels ont avec leur employeur des ententes selon lesquelles l'employeur ne demandera pas à l'ombudsman d'assurer sa propre défense. Cependant, ces genres d'ententes ne protègent pas complètement l'ombudsman ou son personnel de l'obligation qui leur serait imposée de témoigner ou de produire des documents dans toute procédure judiciaire ou quasi-judiciaire. Ces ententes ont des répercussions claires sur la neutralité et l'indépendance qu'un ombudsman organisationnel doit avoir à l'endroit de son employeur. Pratiquement, elles servent à remettre la confidentialité des dossiers de l'ombudsman dans les mains de l'employeur qui pourrait révoquer, en tout temps ou dans tout cas particulier, l'entente non officielle qui a été passée. En outre, dans le contexte du MDN et des FC, où il y a beaucoup de scepticisme entourant la capacité de confidentialité des fonctionnaires gouvernementaux et de la chaîne de commandement, les éventuels plaignants sont peu susceptibles de se sentir assurés de l'application d'une telle entente dans tous les cas. Une entente non officielle entre mon Bureau et le Ministre qui ferait que je ne serais pas obligé de témoigner ou de produire des documents pour le compte du gouvernement dans toute procédure n'empêchera pas toute autre partie, y compris un plaignant ou quelqu'un qui a été l'objet d'une plainte, de produire une assignation à comparaître à un membre de mon personnel ou à moi-même.
 

Il doit y avoir une disposition spécifique dans l'autorité habilitante de mon Bureau indiquant que ni l'Ombudsman ni un membre actuel ou passé de mon personnel ne pourra être appelé à fournir une preuve ou à produire des documents devant tout tribunal ou dans toute procédure quasi-judiciaire ou administrative relativement à quoi que ce soit qui aurait été porté à leur connaissance dans l'exercice de leurs fonctions²⁷⁷. Cette manière de faire a été étudiée et recommandée par le Comité sur le concept d'un ombudsman fédéral, qui concluait que :
 

Tel que souligné précédemment, le Comité estime qu'un ombudsman, ainsi que le personnel de son bureau, devrait être tenu de préserver les renseignements qu'ils recueillent dans l'exercice de leurs fonctions, exception faite de ceux qu'il leur faut divulguer aux fins de l'enquête ou pour étayer les recommandations. Cependant, il y a toujours la possibilité qu'ils puissent être forcés de divulguer des renseignements confidentiels devant un tribunal sous peine d'être accusés d'outrage au tribunal. Afin d'éviter des situations de ce genre, et de leur permettre ainsi d'obtenir des renseignements complets et honnêtes de fonctionnaires et les documents nécessaires, la législation instituant la charge d'ombudsman devrait prévoir que ce dernier et son personnel ne puissent être appelés à témoigner sur des faits qu'ils auraient découverts dans l'exercice de leurs fonctions²⁷⁸.
 

Afin que cette protection contre les assignations à comparaître soit reconnue dans des procédures judiciaires officielles, elle devrait être prescrit par la loi. Un règlement aura suffisamment d'autorité exécutoire sur toute procédure au sein de l'organisation du MDN et des FC, mais il est peu probable qu'il soit suffisant pour casser une assignation à comparaître dans des procédures judiciaires ou quasi-judiciaires. Il faudrait faire une exception spécifique de façon à permettre à l'Ombudsman ou à tout membre de son personnel de témoigner ou de produire des documents dans des procédures pour la poursuite de toute personne qui fait obstruction à une enquête de l'Ombudsman, fournit des renseignements faux ou trompeurs ou exerce des représailles contre toute personne ayant déposé une plainte devant l'Ombudsman ou encore se parjurant.
 

Je recommande donc :
 

Que la Loi sur la défense nationale soit modifiée de façon que l'Ombudsman et tout membre de son personnel ne soient pas obligés de témoigner ou de produire des documents dans toutes procédures judiciaires ou quasi-judiciaires, ou administratives, sauf lorsque cela est nécessaire pour la poursuite de toute personne qui nuit à une enquête de l'Ombudsman, fournit à l'Ombudsman des renseignements faux ou trompeurs, ou exerce des représailles contre toute personne faisant une plainte à l'Ombudsman, ou encore se parjure.
 

Dans le cas contraire, qu'un règlement soit adopté en application de la Loi sur la défense nationale de façon que l'Ombudsman et tout membre de son personnel ne soient pas obligés de témoigner ou de produire des documents dans toutes procédures judiciaires ou quasi-judiciaires, ou administratives, sauf lorsque cela est nécessaire pour la poursuite de toute personne qui nuit à une enquête de l'Ombudsman, fournit à l'Ombudsman des renseignements faux ou trompeurs ou exerce des représailles contre toute personne faisant une plainte à l'Ombudsman, ou encore se parjure.
 

Autres modèles d'Ombudsman

Secteur privé

La plupart des ombudsmen organisationnels «moins durs» qui traitent des problèmes internes avec le personnel tendent à ne faire aucune enquête officielle et à ne pas rédiger de compte rendu de cas²⁷⁹. La TOA applique un code de déontologie exigeant une stricte confidentialité²⁸⁰. Cependant, comme de nombreux ombudsmen organisationnels pratiquant dans le secteur privé n'ont aucun mécanisme pour la protection de la confidentialité, ils doivent déchiqueter leurs notes et ne garder aucun dossier de cas. Ils sont très conscients de ne jamais créer un dossier pour toute plainte qu'ils reçoivent. La TOA dit aux participants au cours de Ombuds 101 de se défaire de tous les dossiers selon une procédure ou une politique standard parce que, «quand une assignation à comparaître est reçue, vous ne pouvez pas toucher les documents»²⁸¹.
 

L'ombudsman organisationnel d'American Express dit que, chez American Express, «nous déchiquetons tout. Nous ne gardons des notes et des documents que dans la mesure où ils sont absolument nécessaires.» Aucun dossier n'est conservé; seuls les renseignements démographiques le sont²⁸². L'Ombudsman de l'École de médecine de l'Université Harvard dit aux plaignants, dans les cas de harcèlement sexuel, «ne me dites ni qui c'est, ni où il est, ne parlons que de votre problème». Elle prend des notes pendant l'entrevue avec le plaignant, mais, elle aussi, elle a une déchiqueteuse dans son bureau et les notes sont déchiquetées dès que la rencontre est terminée²⁸³.
 

Ombudsman de l'université Concordia

Le mandat du Bureau de l'Ombudsman de l'Université Concordia indique que, si la poursuite d'une enquête exige la divulgation des détails qui identifient la personne qui a déposé la plainte, cette dernière sera informée. La divulgation est limitée à «toute personne qui a besoin de savoir». En outre, si une personne qui a déposé une plainte retire sa plainte pour protéger son anonymat, l'Ombudsman respectera cette décision. Le mandat prévoit aussi que l'Ombudsman respectera la confidentialité de tout renseignement ou document confidentiel auquel il a accès et la confidentialité de la personne qui a déposé la plainte doit être respectée dans tous ses rapports.
 

Le mandat prévoit aussi que l'Ombudsman doit tenir des dossiers appropriés des plaintes, des résultats des enquêtes et des recommandations qui seront accessibles seulement au personnel du bureau de l'Ombudsman. Cependant, ces dossiers doivent être détruits selon un calendrier de conservation déterminé conformément à la législation provinciale.
 

Programme «Entre nous» TD

Ce bureau maintient que la confidentialité est la «pierre angulaire» du bureau. Comme c'est la pratique dans de nombreux bureaux d'ombudsman organisationnel qui n'ont pas de protection officielle de la confidentialité, ils choisissent de protéger la confidentialité en ne conservant pas de notes ou de dossiers de toute plainte et ils évitent de demander des noms ou des renseignements précis. Ils ne font aucun suivi et ils se fient aux plaignants afin qu'ils reviennent et leur disent si le cas a été réglé. Ils admettent que les «plaignants ne reviennent pas toujours pour dire si la solution ou le problème a été régl黲⁸⁴. Probablement parce qu'ils ne gardent pas de notes ou de dossiers, ils n'ont aucun moyen de vérifier si une situation d'injustice ou d'iniquité a été redressée. Ce manque de protection officielle relativement à la confidentialité des plaintes a soulevé le scepticisme quant à la capacité de tels bureaux de véritablement assurer la confidentialité. Un participant à la conférence sur la déontologie de la Défense faisait, après l'exposé sur le programme «Entre nous» TD, un commentaire disant que «la confidentialité, c'est bien beau quand on en parle, mais comment peuvent-ils vraiment protéger les plaignants de la direction»²⁸⁵?
 

SECTEUR PUBLIC

Province

La majorité des bureaux d'ombudsman des provinces ont, dans leur loi habilitante, des dispositions spécifiques visant à assurer que la confidentialité entourant les plaintes soit réelle²⁸⁶. Les ombudsmen provinciaux sont aussi exempts de l'application des lois sur l'accès à l'information de leur province respective. Cette exemption se traduit soit par le fait de ne pas inscrire le bureau de l'Ombudsman dans la liste des organismes auxquels la législation s'applique, soit par la déclaration que l'Ombudsman en tant qu'«officier de la législature», est exempt de cette législation²⁸⁷.
 

L'Ombudsman de l'Alberta faisait les commentaires suivants dans son rapport annuel de 1997 :
 

En Alberta, le Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée a déclaré que, en vertu de l'alinéa 4(1)c) de la Loi sur la liberté d'accès à l'information et sur la protection des renseignements de l'Alberta, des copies déposées des dossiers de l'Ombudsman sont exclues de l'application de la loi et ne peuvent être produits en vertu de la législation [Traduction]²⁸⁸.
 

L'Ombudsman de la Nouvelle-Écosse faisait la remarque à des membres de mon personnel que «la question de la confidentialité est ce qui fait de nous un organisme efficace. Vous pouvez rencontrer le MDN et le SM et vous pouvez savoir que le tout est confidentiel»²⁸⁹.
 

L'Ombudsman de la Colombie-Britannique notait qu'elle n'était pas sujette à la Freedom of Information and Protection of Privacy Act, conformément à l'alinéa 3(1)c), elle est exemptée en tant qu' «officier de la législature». Elle me disait en outre que «vous devez faire en sorte de vous retrouver dans cette définition de la Loi sur l'accès à l'information»²⁹⁰.
 

L'Ombudsman de la commission des accidents de travail de la Colombie-Britannique n'est pas exempt de la Freedom of Information and Protection of Privacy Act de cette province. L'Ombudsman de la commission des accidents de travail note que, par conséquent, ses dossiers sont très «cryptiques». Il indiquait en outre à un membre de mon personnel que «l'exemption déterminera si vous pouvez ou non prouver votre confidentialité à votre groupe de clients. Si vous n'êtes pas exempt, vous faites de la fausse représentation». L'Ombudsman de la commission des accidents de travail fait des pressions politiques en vue d'obtenir l'exemption de la Loi puisque cela est considéré comme «lésant les droits du plaignant de s'avancer en toute sécurit黲⁹¹.
 

Fédéral

Commissaire aux langues officielles

Le Commissaire n'est pas exempt de la Loi sur l'accès à l'information, bien que les enquêtes soient faites en privé et ne soient pas publiées. Les individus se font dire que le bureau garantit la confidentialité, mais, en même temps, ils se font dire que quelqu'un peut accéder à leur dossier! La contradiction inhérente de cet avis est évidente. Le directeur général adjoint de la direction des enquêtes indique qu'il choisirait d'être exempt de la loi. Il concédait qu'«il est difficile d'obtenir la collaboration pendant des entrevues parce que les résultats sont accessibles à quiconque»²⁹².
 

Ombudsman du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international

L'Ombudsman du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international a sa propre politique non officielle de confidentialité, mais ne jouit d'aucune protection officielle. L'Ombudsman ne reconnaît pas avoir rencontré quelqu'un, et, parce qu'elle n'a pas la protection officielle pour ses dossiers et elle est soumise à la Loi sur l'accès à l'information, elle conserve aussi peu de dossiers que possible. Elle admet franchement que, si un plaignant ne la rappelle pas ou ne garde pas le contact, il est difficile d'assurer le suivi de ce qui est arrivé parce qu'elle ne garde pas de notes détaillées. En outre, du fait de l'absence de tenue de dossiers, elle ne peut pas offrir quelque suivi que ce soit. Ses notes sont régulièrement détruites après que l'information a été notée, afin de protéger la confidentialité des plaignants. La documentation n'est pas conservée parce qu'elle doit être divulguée à la suite d'une demande d'accès. Elle admet aussi que, dans les plaintes graves comme celles d'abus de pouvoir ou d'autorité, ni l'Ombudsman, ni le plaignant se sentent à l'aise quand il s'agit de mettre l'information sur papier. Les gens sont souvent effrayés et ne désirent pas passer par les voies officielles parce qu'il est impossible d'assurer la confidentialité²⁹³.
 

Ombudsman du ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien

L'Ombudsman du ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien (MAINC) joue un rôle non officiel au sein de l'organisation. Elle ne possède aucun pouvoir d'enquête et considère qu'elle joue un rôle de diffusion d'information et d'orientation des gens vers les voies appropriées. Si on lui demande d'intervenir, elle fera une médiation de façon non menaçante et non confrontationnelle²⁹⁴.
 

L'Ombudsman du MAINC indique qu'elle a plus de 131 dossiers actuellement en marche dans son bureau. Cependant, elle admet qu'elle ne prend pas de notes pendant la première rencontre et la consultation initiale avec les plaignants parce qu'elle ne peut assurer la confidentialité de ses dossiers. Les limites inhérentes sur les plans du suivi et du règlement des plaintes dans ces conditions sont évidentes. L'Ombudsman est très consciente que tout ce qui est consigné dans un dossier est accessible par l'intermédiaire de la Loi sur l'accès à l'information. Elle considère que la Loi étouffe ses capacités comme Ombudsman : «cela détruit ce que je fais»²⁹⁵.
 

Bureau de l'Enquêteur correctionnel

L'Enquêteur correctionnel est tenu de respecter des dispositions strictes de confidentialité des plaintes et des enquêtes en vertu des articles 182 et 183 de la Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition. La Loi prévoit que ni l'Enquêteur ni toute personne agissant en son nom ne doit divulguer toute information qui est portée à sa connaissance dans l'exercice de ses pouvoirs ou l'exécution de ses fonctions. Des exceptions spécifiques sont prévues pour la divulgation, quand cela est nécessaire, de l'opinion de l'Enquêteur correctionnel pour mener une enquête ou établir les fondements des résultats de l'enquête ou la formulation des recommandations. La divulgation est aussi permise dans le cours de la poursuite entourant un délit en vertu de la Loi, ou encore pour parjure. La Loi exige aussi que l'Enquêteur correctionnel et son personnel prennent «toutes les précautions raisonnables pour éviter que ne soient communiqués» des renseignements dans des circonstances bien définies. Ces circonstances comprennent des situations où la communication peut causer une interruption grave du programme de séjour en institution ou de remise en liberté sous condition d'un détenu, ou encore entraîner des dommages physiques ou autres aux détenus ou à toute autre personne²⁹⁶. L'Enquêteur correctionnel n'est pas exempt de l'application de la Loi sur l'accès à l'information. Le bureau reconnaît cependant les contraintes que cela exerce sur la confidentialité et est actuellement à revoir l'applicabilité à son bureau des dérogations prévues dans la législation (y compris l'application de l'article 16 de la Loi).
 

Commissariat à l'information et Commissariat à la protection de la vie privée

La Loi sur l'accès à l'information contient des dispositions strictes relativement à la confidentialité, dispositions qui doivent être appliquées par le Commissariat à l'information et qui sont similaires à celles qui s'appliquent au Bureau de l'Enquêteur correctionnel²⁹⁷. Le Commissaire à l'information croit que, même sur une demande de révision judiciaire, toute partie qui conteste la recommandation du Commissaire n'a pas droit d'accéder aux dossiers d'enquête du Commissariat et que la confidentialité du processus d'enquête du bureau doit être respectée²⁹⁸. La Loi sur la protection des renseignements personnels prévoit aussi que l'enquête faite à la suite d'une plainte transmise au Commissaire à la protection de la vie privée doit être menée en privé²⁹⁹. Le Commissaire à la protection de la vie privée ne figure pas sur la liste des institutions gouvernementales données en annexe et auxquelles s'applique la Loi sur l'accès à l'information et, par conséquent, il n'est pas soumis à l'application de la Loi³⁰⁰.
 

Militaires

Commissaire parlementaire pour les forces armées d'Allemagne

Le Commissaire parlementaire pour les forces armées d'Allemagne a aussi une politique de confidentialité stricte. L'article 9 de la Loi sur le commissaire parlementaire pour les forces armées d'Allemagne prévoit que, si un commissaire prend des mesures à la suite d'une requête, il lui appartient de décider s'il doit divulguer le fait d'une requête et le nom de son auteur. Le Commissaire parlementaire pour les forces armées d'Allemagne doit éviter la divulgation si c'est ce que désire l'auteur de la requête et le respect de ce désir n'est pas interdit par des obligations légales. Le Commissaire est obligé de conserver le secret relativement aux affaires qui ont été portées à sa connaissance officielle, même si son mandat est terminé. Cependant, il peut divulguer des affaires ou des communications officielles qui sont connues du grand public ou qui, parce qu'elles n'ont pas d'importance, n'exigent pas le secret³⁰¹.
 

Ombudsman de la force de défense d'Australie

L'Ombudsman de la force de défense d'Australie fait aussi des enquêtes en privé, dans l'intérêt de la confidentialité. En vertu de l'article 35 de la Loi sur l'Ombudsman de 1976, tous les officiers, y compris l'Ombudsman, doivent respecter la confidentialité. L'article 35 empêche la divulgation de toute information par un officier ou un ex-officier sauf dans des circonstances bien définies³⁰². Il faudrait noter cependant que le niveau de confidentialité est restreint dans la mesure où l'Ombudsman de la force de défense d'Australie n'est pas exempt de l'application de la Loi australienne sur le libre accès à l'information. Cependant, il est possible de demander des exemptions spécifiques, y compris une exemption pour les documents contenant de l'information obtenue sous le sceau de la confidence³⁰³.
 

Inspecteur général des Pays-Bas

L'Inspecteur général des forces armées des Pays-Bas applique des méthodes de travail d'«indépendance totale», de «confiance incontestée» et de «confidentialité absolue»³⁰⁴.
 

Commissaire aux plaintes des soldats de la force de défense d'Israël

Le bureau du Commissaire israélien applique un code de confidentialité stricte où les plaintes sont traitées comme de l'information «privilégiée». Les rapports du Commissaire réfèrent seulement à des numéros de cas et les noms des unités et des soldats dont il est question dans une plainte ne sont pas inscrits dans les rapports³⁰⁵.

Table des matières 

 

Analyse

Une fois les mécanismes de protection de la confidentialité minés, nous sommes forcés de nous limiter à la manière dont nous donnons suite aux plaintes afin d'éviter de trahir la confiance des plaignants. Cette manière de faire érigerait des obstacles autour de mon Bureau. Un examen des modèles d'ombudsmen qui n'ont pas dérogation de la législation d'accès à l'information ou d'autres mécanismes suffisants pour assurer la confidentialité révèlent combien l'absence de ces mécanismes de protection peut gravement compromettre l'aptitude de l'ombudsman à tenir un bureau efficace et crédible.
 

Au premier abord, il peut sembler surprenant que l'ombudsman organisationnel lutte en faveur de la destruction des notes et des dossiers de cas. Cette pratique est clairement un mal nécessaire pour les ombudsmen canadiens qui sont soumis à la législation sur l'accès à l'information. Cependant, si les ombudsmen doivent respecter leur promesse de confidentialité, ils n'ont pas d'autres choix quand il n'y a pas dérogation à la Loi sur l'accès à l'information. Sans ces promesses et assurances, il est peu probable que de nombreuses personnes transmettent leurs problèmes. Il est fortement invraisemblable que les gens qui ont élaboré la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels aient eu l'intention que cette législation brime les droits des individus à accéder à un ombudsman en toute confidentialité ou la capacité de l'ombudsman de protéger les intérêts de la justice et de l'équité. Il n'est de toute évidence pas souhaitable qu'un bureau dont le mandat consiste à servir le grand public en trouvant des solutions justes et équitables à des problèmes soit réduit à déchiqueter les documents afin d'assurer la confidentialité. La force, l'accessibilité et la crédibilité ultimes de mon Bureau dépendront de la mesure de confidentialité que je pourrai assurer à mes clients. Le déchiquetage des notes et la destruction des documents est simplement une méthode insuffisante et inacceptable pour atteindre la mesure de confidentialité requise et à laquelle on s'attend de mon Bureau.
 

La pratique du déchiquetage régulier des notes, du refus de conserver des documents ou des dossiers de cas et du refus délibéré de chercher des détails au sujet des plaintes nuit aussi clairement à la capacité de l'Ombudsman de chercher de façon efficace et professionnelle le règlement des plaintes. Il a été estimé que le Bureau de l'Ombudsman du MDN et des FC recevra quelques 8 000 communications au cours de sa première année de fonctionnement. Il est irréaliste et impossible de s'attendre à ce que l'une ou l'autre de ces plaintes puisse être traitée de façon efficace et équitable si l'on ne conserve aucun dossier de cas et si l'on déchiquette toutes les notes. Cependant, il est en même temps injuste de promettre au plaignant le traitement confidentiel des plaintes si leurs dossiers sont sujets à examen par quiconque fait une demande d'accès à l'information ou de protection des renseignements personnels et peut être soumis à une assignation à comparaître devant tout tribunal.
 

La relation qu'il y a entre la conservation d'une documentation appropriée, la prise de notes et l'application des processus d'examen juste a été mise en évidence dans le rapport du Vérificateur général sur la CCDP. Le rapport donnait l'évaluation des procédures d'enquête de la CCDP et indiquait si la Commission adhérait à ses propres normes, par l'examen aléatoire des 50 dossiers de plaintes traitées par la Commission. Le rapport notait que les documents clés étaient, souvent, laissés incomplets par les enquêteurs et que les résultats des principales discussions entre les enquêteurs et les surveillants, ainsi que les discussions téléphoniques et les entrevues avec les parties, n'étaient pas notés aux dossiers. À la suite de cet examen, le Vérificateur général a dit craindre que la CCDP ne respecte pas constamment certaines de ses normes essentielles visant à assurer la qualité des enquêtes³⁰⁶.
 

En outre, la pratique du déchiquetage de documents viole l'esprit et la portée de la Loi sur l'accès à l'information. La destruction délibérée de documents visant à contrer l'application de la Loi sera sujette à des peines si le projet de loi C-208 est adopté à la Chambre des communes³⁰⁷. Ce projet de loi propose de considérer spécifiquement comme des infractions la destruction, la mutilation et la modification d'un dossier, la falsification d'un dossier, la production d'un faux dossier ou encore le fait de cacher un dossier ou de demander à quiconque de poser un de ces actes, dans le but de refuser le droit d'accès en vertu de la Loi. Une telle infraction serait punissable de deux ans d'emprisonnement et/ou d'une amende ne dépassant pas 10 000 $ par acte d'accusation.
 

Je suis pleinement conscient que mon Bureau, afin d'être crédible, doit être transparent et sujet à la consultation du public, mais que, en même temps, il faut assurer la confidentialité des plaignants. La dérogation à la législation régissant l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels et aux assignations à comparaître, ainsi que d'autres mécanismes de protection de la confidentialité des plaintes individuelles ne nuiront pas à la transparence globale de mon Bureau. Mes rapports réguliers à votre intention jetteront la lumière sur les problèmes et les questions portées à l'attention de mon Bureau, ce qui comprend l'information sur les statistiques quant au nombre de plaintes, au type de plaintes reçues et la façon dont elles ont été réglées. S'il y a quelque crainte que ce soit quant à la possibilité que les mécanismes de protection stricte de la confidentialité nuisent à la transparence de mon Bureau, on n'aura qu'à consulter les rapports annuels de l'un ou l'autre des ombudsmen provinciaux. Tous ces bureaux sont des organisations transparentes et très respectées malgré la protection stricte de la confidentialité qu'ils ont mis en place.
 

_____________________

 

^{235 Setting Up an Ombudsman Office: A Checklist (Basic Principles, Statutory Provisions, Organization and Practices), supra, note 2, alinéa 7.1.2.}
 

^{236 L'étude Doshen no 1, supra, note 19, page 34.}
 

^{237 Ibid, page 51.}
 

^{238 Ibid.}
 

^{239 Un engagement au changement : Rapport sur les recommandations de la Commission d'enquête sur la Somalie, supra, note 39, pages 8 et 16.}
 

^{240 Réunion avec PM MR de la Réserve, Edmonton, le 2 septembre 1998.}
 

^{241 Réunion du mess des officier du PCM, Forces terrestres, Halifax, le 26 octobre 1998.}
 

^{242 Correspondance avec le très honorable Art Eggleton, C.P., Député, Ministre de la Défense nationale, à l'Ombudsman, Me André Marin, le 8 septembre 1998.}
 

^{243 M. Wendall Jones, Ombudsman, Sandia National Laboratories, Washington, D.C., Exposé sur la confidentialité, supra, note 212.}
 

^{244 Réunion avec la section de soutien du personnel de l'escadre, 4e escadre, Cold Lake, le 15 septembre 1998.}
 

^{245 Réunion avec un commandant au SHAPE, en Belgique, le 5 novembre 1998.}
 

^{246 Stagiaires du Collège d'état-major des Forces terrestres canadiennes, mess du Fort Frontenac, le 25 août 1998.}
 

^{247 Pour obtenir quelques exemples, voir : Résultats des dynamiques de groupes, URPFC, Rapport de recherche, Problèmes à la formulation de plaintes : 2. Représailles non officielles contre les personnes qui ont porté des griefs. Annexe C de L'étude Doshen no 1, supra, note 19, aux pages 25/37 à 37/37.}
 

^{248 Conférence sur l'éthique dans la Défense 1998, Résultats de la conférence - Notes de conférence. Il faudrait noter que 10 % des répondants n'ont pas donné de réponse ou ont indiqué qu'ils ne savaient pas ou n'étaient pas sûrs.}
 

^{249 Ibid. Certains participants à la conférence recommandaient une participation à un niveau plus bas ou des conférences pour les caporaux et soldats.}
 

^{250 Ibid. Voir aussi : Réponse à l'enquête Ethics Risks Survey, question 7.}
 

^{251 Pour d'autres informations sur ce point, voir au chapitre 4 la rubrique «Protection contre les représailles», à la page 179 du présent rapport.}
 

^{252 Setting Up an Office: A Checklist (Basic Principle, Statutory Provisions, Organization and Practices), supra, note 2, alinéa 7.1.2.}
 

^{253 Rapport du Comité sur le concept d'ombudsman, supra, note 43; The Ombudsman Act de la Colombie-Britannique, supra, note 148, alinéa 9(1)(2); Loi sur l'Ombudsman du Nouveau-Brunswick; supra, note 148, par. 17(1); Loi sur l'Ombudsman de l'Ontario, supra, note 148, alinéa 12(1)(2).}
 

^{254 Réunion avec des caporaux et soldats, BFC Gander, le 26 octobre 1998.}
 

^{255 Réunion avec un officier supérieur, Hôpital de la Force terrestre d'Edmonton, le 2 septembre 1998.}
 

^{256 Voir aussi : Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition, supra, note 72, art. 184; The Ombudsman Act de l'Alberta, supra, note 148 art. 13; The Ombudsman Act de la Colombie-Britannique, supra, note 148 par. 12(3); Loi sur l'Ombudsman du Nouveau-Brunswick, supra, note 148, par. 13(4); Loi sur l'Ombudsman de l'Ontario, supra, note 148, art. 16.}
 

^{257 Avertissement tel qu'il s'affiche actuellement sur notre réseau informatique.}
 

^{258 Rapport du Comité sur le concept de l'ombudsman, supra, note 43.}
 

^{259 Ibid., page 50.}
 

^{260 Rencontre avec le SMA(Pol Com) au QGDN, le 17 août 1998.}
 

^{261 Ibid.}
 

^{262 Voir par exemple: The Ombudsman Act de l'Alberta, supra, note 148, art. 29.}
 

^{263 Voir précisément la rubrique «Dérogation de la Loi sur l'accès à l'information», à la page 116 du présent Plan directeur.}
 

^{264 Loi sur l'accès à l'information, supra, note 231, par. 2(1).}
 

^{265 Ibid.}
 

^{266 Rencontre avec le lieutenant-colonel Pellicano, PRPP, le 18 novembre 1998.}
 

^{267 Réunion avec le MR PM réserve, Edmonton, le 2 septembre 1998. Voir aussi : Rencontre avec le SMA (Pol Com) au QGDN, le 17 août 1998, rencontre avec des officiers supérieurs, du Secteur Ouest de la Force terrestre, Edmonton, le 1er septembre 1998.}
 

^{268 Rencontre avec M. Gilbert Langelier, Directeur général adjoint, Direction des enquêtes et M. Anthony Kay, Enquêteur, Commissariat aux langues officielles, le 18 août 1998.}
 

^{269 Règlements sur l'accès à l'information, art. 9 et annexe I.}
 

^{270 Les organismes d'enquête : procédure et formulation de désignation, alinéa 16(1)a), Loi sur l'accès à l'information et aliéna 22(1)a) Loi sur la protection des renseignements personnels, ministère de la Justice, Section du droit à l'information et à la protection des renseignements personnels.}
 

^{271 Le Commissariat à la protection des renseignements personnels, par exemple, ne figure pas sur la liste des institutions gouvernementales aux fins de l'annexe I et, par conséquent, il n'est pas soumis à l'application de la loi. Sur ce point, voir aussi Rencontre avec M. Julien Delisle, Directeur général, Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, décembre 1998.}
 

^{272 Voir par exemple la Loi canadienne sur les droits de la personne, S.R.C. 1985, c. H-6, art. 47(3) qui stipule que l'information reçue par un conciliateur pendant qu'il tente d'obtenir le règlement d'une plainte est confidentielle et ne peut être divulguée sauf sur consentement.}
 

^{273 Rubin c. Canada (Ministre des Transports), [1997] A.C.F. 1614 (C.A.). Voir aussi : Commissaire à l'information du Canada et Commissaire à la protection de la vie privée du Canada c. Présidente de la Commission de l'immigration et du statut de réfugié (24 décembre, 1997) (Cour fédérale, section de première instance); et voir le Rapport annuel du Commissariat à l'information 1997-1998, supra, note 145, pages 33 et 39.}
 

^{274 Ibid.}
 

^{275 Options, Functions and Skills: What an Organizational Ombudsman Might Want to Know, supra, note 49, page 2.}
 

^{276 Ombudsman Legislative Resource Document, supra, note 150.}
 

^{277 Voir Loi sur l'accès à l'information, supra, note 231, art. 65; Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition, supra, note 72 art. 189; The Ombudsman Act de la Colombie-Britannique, supra, note 148, par. 9(5); Loi sur l'Ombudsman du Nouveau-Brunswick, supra, note 148, par. 24(2); Loi sur l'Ombudsman de l'Ontario, supra, note 148, par. 24(2); The Ombudsman Act de l'Alberta, supra, note 148, par. 24(2). The Ombudsman Act de l'Alberta, cependant, ne prévoit que l'Ombudsman et son personnel peuvent être forcés de comparaître dans une enquête publique (voir art. 22 et art. 23).}
 

^{278 Rapport du Comité sur le concept de l'ombudsman, supra, note 43, page 51.}
 

^{279 Options, Functions and Skills: What an Organizational Ombudsperson Might Want to Know, supra, note 49.}
 

^{280 Le code de déontologie de l'Association des ombudsmen. Voir aussi : Notes de l'Ombudsman Association (TOA), cours Ombudsman 101, Washington D.C., du 21 au 23 octobre 1998.}
 

^{281 Wendall Jones, Ombudsman, Sandia National Laboratories, The Ombudsman Association (TOA), cours Ombudsman 101, Exposé sur la confidentialité, supra, note 212.}
 

^{282 Wendy Friede, Ombudsman d'American Express, The Ombudsman Association (TOA), conférence d'Ombudsman 101, Exposé sur le fonctionnement d'un bureau d'ombudsman, Washington, D.C., les 21 au 23 octobre 1998.}
 

^{283 Linda Wilcox, Ombudsman, école de médecine d'Harvard, The Ombudsman Association (TOA), cours Ombudsman 101, Exposé sur l'écoute active comme personne neutre, Washington, D.C., les 21 au 23 octobre 1998.}
 

^{284 Exposé des conseillers du programme «Entre nous» TD à la Conférence sur l'éthique dans la Défense, le 22 octobre 1998.}
 

^{285 Ibid.}
 

^{286 Voir : The Ombudsman Act de l'Alberta, supra, note 148, art. 19; The Ombudsman Act de la Colombie-Britannique, supra, note 148, par. 9(6)(7); Loi sur l'Ombudsman de l'Ontario, supra, note 148, par. 18(2).}
 

^{287 La Freedom of Information and Protection of Privacy Act de la Colombie-Britannique, L.R.C.-B. 1996, c. 165 et annexe I de la Loi, rencontre avec M. Barry E. Tuckett, Ombudsman du Manitoba, le 16 septembre 1998; rencontre avec le personnel juridique du Bureau de l'Ombudsman de l'Ontario, le 9 septembre 1998. Voir aussi : le manuel de règlement des plaintes du Bureau de l'Ombudsman de l'Ontario, juin 1998; rencontre avec Me. Douglas Ruck, c.r., Ombudsman de la Nouvelle-Écosse, le 28 octobre 1998. Entrevue téléphonique avec Mme Ellen King, Ombudsman du Nouveau-Brunswick, d'un membre de mon personnel, le 16 décembre 1998; rencontre avec Me Daniel Jacoby, c.r., Protecteur du citoyen du Québec, le 19 août 1998.}
 

^{288 Le 31e Rapport annuel de l'Ombudsman de l'Alberta, supra, note 145, page 6; rencontre avec M. Scott Sutton, Ombudsman de l'Alberta, le 4 septembre 1998.}
 

^{289 Rencontre avec Me. Douglas Ruck, c.r., Ombudsman de la Nouvelle-Écosse, le 28 octobre 1998.}
 

^{290 Rencontre avec Me Dulcie McCallum, Ombudsman de la Colombie-Britannique, le 2 septembre 1998.}
 

^{291 Entrevue téléphonique avec M. Peter Hopkins, Ombudsman de la commission des accidents de travail de la Colombie-Britannique, avec un membre de mon personnel, le 16 décembre 1998.}
 

^{292 Rencontre avec M. Gilbert Langelier, Directeur général adjoint, Direction des enquêtes, Commissariat aux langues officielles, le 18 août 1998.}
 

^{293 Rencontre avec Mme Isabelle Massip, Ombudsman du ministère des Affaires étrangères et du commerce international, le 18 août 1998.}
 

^{294 Rencontre avec Mme Chantal Paradis-Chartier, Ombudsman du ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien, le 23 septembre 1998. Voir aussi : Rapport de l'Ombudsman du personnel, ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien, du 1er décembre 1996 au 30 novembre 1997.}
 

^{295 Ibid.}
 

^{296 Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition, supra, note 72, par. 183(2).}
 

^{297 Voir : Loi sur l'accès à l'information, supra, note 231, art. 62 à art. 64.}
 

^{298 Rapport annuel du Commissaire à l'information 1997-1998, supra, note 145, pages 33 et 34.}
 

^{299 Loi sur la protection des renseignements personnels, supra, note 231, par. 33(1).}
 

^{300 Rencontre avec M. Delisle, Directeur exécutif, Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, le 9 décembre 1998.}
 

^{301 Karl Gleumes, supra, note 89, page 34. Le paragraphe 10(2) de la Loi sur le Commissaire parlementaire pour les forces armées d'Allemagne prévoit que le Commissaire ne doit pas, même s'il n'occupe plus le poste, fournir de preuves sur ces affaires tant devant un tribunal qu'à l'extérieur, ou faire des déclarations sans permission. Cette permission sera donnée par le président du Bundestag après entente avec le Comité de la défense. La permission de fournir des preuves comme témoin ne sera pas refusée à moins que ce soit au détriment du bien public de la Fédération ou de l'un des länder allemand, ou qu'elle mettrait gravement en danger l'exécution de fonctions publiques.}
 

^{302 Functions and Powers of the Commonwealth Ombudsman, novembre 1998, document fourni par le Lieutenant colonel P.R. Tyrell, Attaché militaire adjoint, Représentant supérieur à la normalisation de l'armée australienne. Voir aussi : entrevue téléphonique avec Mme Susan Matthews, Directrice des enquêtes de l'Ombudsman du Commonwealth, Australie, avec un membre de mon personnel, le 15 décembre 1998, et la Ombudsman Act (Commonwealth 1976), art. 35.}
 

^{303 Entrevue téléphonique avec Mme Susan Matthews, Directrice des enquêtes, Ombudsman du Commonwealth, Australie, avec un membre de mon personnel, le 16 décembre 1998.}
 

^{304 The Function of the Inspector General of the Dutch Armed Forces, supra, note 109.}
 

^{305 Rencontre avec le Commissaire aux plaintes des soldats de la force de défense d'Israël, le 9 novembre 1998.}
 

^{306 Rapport du Vérificateur général, supra, note 139, alinéa 10.68 à 10.74.}
 

^{307 Projet de loi C-208, Loi modifiant la Loi sur l'accès à l'information, adoptée à la Chambre des communes, le 16 novembre 1998.}