Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de gestion financière - Exercice 2018-2019
Politiques financières et contrôles internes
Direction générale de la gestion financière
Août 2019
Message de la sous-ministre et du dirigeant principal des finances
La responsabilité de l’intégrité et de l’objectivité des états financiers ci-joints pour l’exercice s’étant terminé le 31 mars 2019 et de tous les renseignements qui y figurent incombe à la haute direction du ministère du Patrimoine canadien (PCH). Ces états financiers ont été préparés en utilisant le Manuel de comptabilité du gouvernement du Canada, lequel s’appuie sur les normes comptables canadiennes du secteur public.
Certains renseignements présentés dans ces états financiers se fondent sur les meilleures estimations et le jugement de la direction, et tiennent compte de l’importance relative des postes en question. Pour s’acquitter de ses obligations au chapitre de la comptabilité et de la présentation de rapports, la direction tient des comptes qui permettent l’enregistrement centralisé des opérations financières de PCH. Les renseignements financiers présentés aux fins de l’établissement des Comptes publics du Canada et figurant dans le Rapport sur les résultats ministériels de PCH concordent avec ces états financiers.
Il incombe aussi à la direction de tenir un système efficace de contrôle interne en matière de gestion financière (CIGF), notamment un système de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), conçu pour donner une assurance raisonnable que l’information financière est fiable, que les actifs sont protégés et que les opérations sont autorisées et enregistrées adéquatement, conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques et à d’autres lois, règlements, autorisations et politiques applicables.
La direction veille également à assurer l’objectivité et l’intégrité des données figurant dans ses états financiers en choisissant soigneusement des employés qualifiés et en assurant leur formation et leur perfectionnement, en prenant des dispositions pour assurer une répartition appropriée des responsabilités, en établissant des programmes de communication pour faire en sorte que tous les membres de PCH soient au fait des règlements, des politiques, des normes et des pouvoirs de la direction, et en procédant tous les ans à une évaluation fondée sur le risque de l’efficacité du système de CIGF.
Le système de CIGF, y compris le système de CIRF, est conçu pour atténuer les risques à un niveau raisonnable fondé sur une surveillance continue qui vise à identifier les risques clés, à évaluer l’efficacité des contrôles clés connexes, et à apporter les ajustements nécessaires.
Une évaluation fondée sur le risque du système de CIGF, y compris le système de CIRF, pour l’exercice s’étant terminé le 31 mars 2019 a été réalisée conformément à la Politique sur la gestion financière du Conseil du Trésor, et ses résultats ainsi que les plans d’action qui en découlent sont résumés en annexe.
L’efficacité et le caractère adéquat du système de contrôle interne de PCH sont examinés par le personnel du contrôle interne et de l’audit interne qui effectue des examens et des audits périodiques de différents secteurs des activités de PCH. En outre, le Comité ministériel d’audit (CMA) supervise la gestion des responsabilités de la direction consistant à tenir des systèmes de contrôle adéquats et à assurer la qualité des rapports financiers.
Les états financiers de PCH n’ont pas fait l’objet d’un audit.
Hélène Laurendeau
Sous-ministre
Eric Doiron
Dirigeant principal des finances
Sur cette page
- 1. Introduction
- 2. Contrôle interne de la gestion financière
- 3. Surveillance continue des contrôles clés
1. Introduction
La présente annexe fournit des renseignements sur les mesures prises par le ministère du Patrimoine canadien (PCH) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de gestion financière (CIGF), notamment un système de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), ainsi que sur les résultats de l’évaluation et les plans d’action connexes.
Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de PCH se trouvent dans le Rapport sur les résultats ministériels et le Plan ministériel.
2. Contrôle interne de la gestion financière
La Politique sur la gestion financière du Conseil du Trésor (CT) est entrée en vigueur le 1er avril 2017, et elle exige qu’un système de CIGF axé sur le risque soit établi.
Dans ce contexte, PCH doit effectuer la surveillance continue de la conception et du fonctionnement de ses contrôles internes et appliquer les mesures nécessaires pour corriger les faiblesses observées afin de fournir l’assurance raisonnable que les ressources publiques sont utilisées avec prudence et que les lois, les règles et les politiques financières sont respectées.
2.1 Gouvernance des contrôles internes
PCH dispose d’une structure de gouvernance bien établie pour appuyer les mesures d’évaluation et la surveillance ministérielles de son système de contrôle interne. Un cadre ministériel de gestion du contrôle interne, approuvé par la sous-ministre (SM) et le dirigeant principal des finances (DPF), a été mis en place. Il comprend les éléments suivants :
- Surveillance et mises à jour régulières de la gestion du contrôle interne, et présentation au Comité ministériel d’audit (CMA) des résultats d’évaluation et des plans d’action s’y rapportant, afin de fournir des conseils à la SM quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Ministère.
- Un plan annuel de surveillance continue basé sur les risques et un plan d’audit interne, établis en consultation avec la haute direction du Ministère, pour s’occuper des questions de plus grande importance et qui posent plus de risques. Ce plan fait partie intégrante du système de CIGF de PCH. Les rapports sur les audits internes terminés sont présentés au CMA afin d’obtenir une recommandation pour approbation de la SM. Pour maximiser l’efficacité au sein du Ministère, le plan de surveillance continue est élaboré en concertation avec le Bureau de la dirigeante principale de l’audit (DPA) afin de coordonner les activités de planification liées aux évaluations des contrôles internes.
- Des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d’appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité pour la gestion du contrôle.
- Un solide contrôle au niveau de l’entité, y compris une culture organisationnelle qui favorise la ligne de conduite de la direction, et un Code de conduite qui s’applique à l’ensemble du Ministère et qui est appuyé par la direction et par le Bureau des valeurs et de l’éthique (BVE). Le BVE offre une aide confidentielle, indépendante, impartiale et informelle aux employés et aux groupes d’employés qui font face à des conflits ayant une incidence sur leur travail.
- Un processus de gouvernance de la fraude qui crée une culture antifraude transparente et solide au sein du ministère. Ce processus comprend des évaluations périodiques du risque de fraude et une stratégie ministérielle de sensibilisation à la fraude pour tous les employés.
- La communication et la formation continues concernant les exigences législatives, et les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion financière et un contrôle efficace des finances.
2.2 Ententes de services afférentes aux états financiers
PCH compte sur d’autres organisations pour le traitement de certaines opérations consignées dans ses états financiers, notamment :
2.2.1 Ententes courantes
- Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) administre de façon centralisée le paiement des salaires des employés et l’acquisition de certains biens et services conformément à la délégation de pouvoirs de PCH, et fournit des services de gestion des locaux.
- Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) fournit à PCH l’information servant au calcul des diverses indemnités et charges à payer, par exemple, la charge accumulée liée aux indemnités de départ. Il fournit également des conseils et une interprétation en matière de politiques sur la gestion financière.
- Le ministère de la Justice fournit des services juridiques à PCH.
- Services partagés Canada (SPC) fournit à PCH des services d’infrastructure de la technologie de l’information (TI) dans les domaines des centres de données et des services de réseaux.
2.2.2 Ententes particulières
- L’Agence Parcs Canada fournit à PCH la plateforme de système PeopleSoft pour saisir et communiquer des données liées aux ressources humaines.
- Agriculture et Agroalimentaire Canada fournit à PCH des services d’hébergement pour son système ministériel de gestion des finances (SAP).
3. Surveillance continue des contrôles clés
La surveillance continue vise à ce que le système de contrôle interne en matière de gestion financière (CIGF), y compris le système de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), continue de fonctionner efficacement et comme prévu, et à ce qu’il soit conforme aux directives données par le Bureau du contrôleur général.
3.1 Résultats de l’évaluation au cours de l’exercice 2018-2019
Au cours de l’exercice 2018-2019, PCH a poursuivi la surveillance continue de ses processus opérationnels clés en matière de gestion financière. Le tableau ci-dessous présente les progrès de PCH, en date du 31 mars 2019, par rapport à son plan d’action de l’année précédente.
| Processus opérationnel clé | 2018-2019 |
|---|---|
| Salaires | Terminé |
| Planification, budgétisation et prévisions | Terminé |
| Contrôles des applications de TI | À terminer en 2019-2020 |
| Gestion de la fraude | Terminé |
3.1.1 Salaires
Les services de rémunération ont été entièrement transférés à Miramichi en date du 31 mars 2015. En outre, la mise en œuvre du système de paie Phénix à la fin de février 2016 a modifié considérablement les processus salariaux de PCH.
Le SCT a publié une mise à jour de la Ligne directrice sur la gestion financière de l’administration de la paye afin d’aider les ministères à mettre en œuvre des processus opérationnels et des documents de contrôle révisés, dans la mesure où ils se rapportent au nouveau modèle d’administration de la paye.
PCH compte sur l’efficacité du cadre de contrôle de SPAC pour s’assurer que l’information est valide, opportune, complète et exacte. De plus, PCH dépend des contrôles automatisés du nouveau système de paye Phénix pour le traitement de la paye, la déclaration du temps et les rapports sur la main-d’œuvre. Cependant, Patrimoine canadien demeure responsable, au sein du Ministère, des contrôles de surveillance pour les processus opérationnels clés relatifs aux salaires.
De nombreux employés éprouvent encore des problèmes de rémunération en date d’aujourd’hui et ils pourraient être admissibles à des avances de salaire d’urgence (ASU) et à des paiements prioritaires. En 2018-2019, une évaluation de l’efficacité de la conception des contrôles clés entourant les avances salariales (ASU et paiements prioritaires) a été effectuée. De plus, le processus de recouvrement des avances sera documenté au courant de l’exercice 2019-2020, après la mise en œuvre du projet pilote de SPAC pour l'enregistrement des paiements ASU et prioritaires à Phénix, prévu pour juillet 2019. Une fois le processus entièrement mis en œuvre, l'efficacité de la conception sera réévaluée et des tests sue l'efficacité opérationnelle des contrôles clés liés aux ASU et des paiements prioritaires seront effectués.
3.1.2. Planification, budgétisation et prévisions
La planification, la budgétisation et les prévisions sont des processus opérationnels clés qui appuient l’utilisation prudente des ressources publiques et aident le Ministère à atteindre ses objectifs. Des activités efficaces d’établissement des budgets et de prévision ont été mises en place pour fournir en temps opportun de l’information financière aux fins de la prise de décisions.
En 2018-2019, une évaluation du risque lié aux CIGF a été effectuée afin de déterminer la portée du processus. Il a été établi que la planification, la budgétisation et les prévisions seraient divisées en trois sous-processus principaux :
- planification et budgétisation;
- prévisions;
- gestion des contraintes de financement, des surplus et des risques financiers.
De plus, une évaluation de l’efficacité de la conception des contrôles clés pour les processus opérationnels clés de planification, de budgétisation et de prévision a été effectuée. De plus, l’évaluation de l’efficacité opérationnelle des contrôles clés sera complétée au courant de l’exercice 2019-2020 après la mise en œuvre des recommandations découlant du plan d’action de l’Audit et évaluation conjoint des contrôles budgétaires.
3.1.3. Contrôles des applications de la TI (CATI)
Il s’agit des contrôles liés à certains logiciels/applications informatiques et à des opérations individuelles. Ils comprennent en général les contrôles à l’égard de l’autorisation, de l’enregistrement et du traitement des opérations. La portée des CATI est définie dans le contexte des CGTI.
Une évaluation des contrôles des applications de TI associés au Système de gestion des ressources humaines PeopleSoft de PCH a été effectuée au cours de l’exercice 2018-2019. Des contrôles internes efficaces au sein de l’application PeopleSoft sont nécessaires pour s’assurer que les données sont valides, complètes et exactes, car ces données ont une incidence directe sur la qualité de l’information utilisée pour le traitement de la paye.
Les objectifs de cette évaluation consistent à :
- documenter le processus de saisie des données de PeopleSoft (documentation des contrôles);
- déterminer si les contrôles de l’application PeopleSoft sont conçus pour atténuer les risques à un niveau raisonnable;
- déterminer dans quelle mesure le ministère est prêt à évaluer l’efficacité de sa conception et de son fonctionnement.
Les constatations générales ont été documentées dans un rapport à la direction, et un plan d’action final sera préparé pour approbation à l’automne 2019. Les résultats seront présentés dans l’Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de gestion financière de 2019-2020.
3.1.4 Gestion de la fraude
Une fraude commise au sein d’un organisme du gouvernement fédéral peut entraîner la perte de fonds ou de biens publics, miner le moral des employés et ébranler la confiance des Canadiens envers la fonction publique. La Politique sur la gestion financière du CT exige que les ressources financières soient protégées contre les pertes importantes découlant de gaspillage, d’abus, d’une mauvaise gestion, d’erreurs, de fraudes, d’omissions et d’autres irrégularités. Des mesures correctives doivent être prises rapidement lorsque des risques de fraude ont été cernés dans le système de contrôle interne de la gestion financière et des rapports financiers. La combinaison d’une gouvernance efficace du risque de fraude, d’une évaluation approfondie du risque de fraude, de contrôles rigoureux de prévention et de détection des fraudes, ainsi que d’un processus d’enquête coordonné et opportun peuvent atténuer considérablement le risque de fraude.
En 2017-2018, une évaluation du risque de fraude a été effectuée pour le processus opérationnel lié aux subventions et aux contributions (S et C). L’objectif de cet engagement était de cerner, d’évaluer et de prioriser le risque de fraude au sein de PCH, et de mieux comprendre l’environnement et les exigences de contrôle de PCH. Un plan d’action de la direction a été élaboré en 2018-2019, et comportait les recommandations suivantes :
- Former un groupe de travail sur la gestion du risque de fraude (mise sur pied au cours de l’exercice 2019-2020);
- Développer divers scénarios de fraude en matière de S et C (présentation au Comité exécutif effectuée en juin 2019);
- Établir un cadre de gestion du risque de fraude (y compris une stratégie de sensibilisation à la fraude). Le cadre devrait être terminé au cours de l’exercice 2019-2020;
- Les contrôles clés seront déterminés dans le cadre du processus de S et C, et des contrôles supplémentaires seront mis en œuvre, au besoin;
- Réalisation d’évaluations du risque de fraude pour les processus opérationnels liés aux salaires et à la passation des marchés au cours des exercices 2019-2020 et 2020-2021, respectivement.
3.2 Plan d’action triennal
Le plan triennal de surveillance continue a été révisé en fonction des résultats de l’exercice annuel d’évaluation des risques de PCH :
| Processus opérationnels clés | 2019-20 | 2020-21 | 2021-22 |
|---|---|---|---|
| Salaires | x | - | - |
| Immobilisations | x | - | - |
| Revenus | x | - | - |
| Gestion de la fraude et l’analyse des risques | - | - | - |
| Subventions et contributions | x | - | - |
| Salaires | x | - | - |
| Gestion des marchés | - | x | - |
| Établissement des coûts et attestation du DPF | x | - | - |
| Rapports financiers | - | x | - |
| Planification, budgétisation et prévisions | - | x | - |
| Subventions et contributions | - | x | - |
| Achats et créditeurs | - | x | - |
| Contrôles généraux de la TI | - | - | x |
| Contrôles des applications de TI | - | - | x |
| Contrôles au niveau de l’entité | - | - | x |
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