Annexe à la déclaration de responsabilité de la direction, y compris le contrôle interne en matière de gestion financière - exercice 2019-2020
Politiques financières et contrôles internes
Direction générale de la gestion financière
Juillet 2020
Message de la sous-ministre et du dirigeant principal des finances
La responsabilité de l’intégrité et de l’objectivité des états financiers ci-joints pour l’exercice s’étant terminé le 31 mars 2020 et de tous les renseignements qui y figurent incombe à la haute direction du ministère du Patrimoine canadien (PCH). Ces états financiers ont été préparés en utilisant le Manuel de comptabilité du gouvernement du Canada, lequel s’appuie sur les normes comptables canadiennes du secteur public.
Certains renseignements présentés dans ces états financiers se fondent sur les meilleures estimations et le jugement de la direction, et tiennent compte de l’importance relative des postes en question. Pour s’acquitter de ses obligations au chapitre de la comptabilité et de la présentation de rapports, la direction tient des comptes qui permettent l’enregistrement centralisé des opérations financières de PCH. Les renseignements financiers présentés aux fins de l’établissement des Comptes publics du Canada et figurant dans le Rapport sur les résultats ministériels de PCH concordent avec ces états financiers.
Il incombe aussi à la direction de tenir un système efficace de contrôle interne en matière de gestion financière (CIGF), notamment un système de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), conçu pour donner une assurance raisonnable que l’information financière est fiable, que les actifs sont protégés et que les opérations sont autorisées et enregistrées adéquatement, conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques et à d’autres lois, règlements, autorisations et politiques applicables.
La direction veille également à assurer l’objectivité et l’intégrité des données figurant dans ses états financiers en choisissant soigneusement des employés qualifiés et en assurant leur formation et leur perfectionnement, en prenant des dispositions pour assurer une répartition appropriée des responsabilités, en établissant des programmes de communication pour faire en sorte que tous les membres de PCH soient au fait des règlements, des politiques, des normes et des pouvoirs de la direction, et en procédant tous les ans à une évaluation fondée sur le risque de l’efficacité du système de CIGF. Le système de CIGF, y compris le système de CIRF, est conçu pour atténuer les risques à un niveau raisonnable fondé sur une surveillance continue qui vise à identifier les risques clés, à évaluer l’efficacité des contrôles clés connexes, et à apporter les ajustements nécessaires.
Conformément à la Politique sur la gestion financière du Conseil du Trésor, une évaluation fondée sur les risques du système de CIGF a été réalisée pour l’exercice qui s’est terminé le 31 mars 2020, et les répercussions de la pandémie de COVID-19 sur les processus opérationnels financiers du Ministère ont été documentées. Les résultats et les plans d’action sont inclus dans la présente annexe pour l’exercice 2019-2020, et le plan de CIGF pour 2020-2021 a été modifié afin de tenir compte de la documentation et des essais à réaliser en raison de la COVID-19.
L’efficacité et le caractère adéquat du système de contrôle interne de PCH sont examinés par le personnel du contrôle interne et de l’audit interne qui effectue des examens et des audits périodiques de différents secteurs des activités de PCH. En outre, le Comité ministériel d’audit (CMA) supervise la gestion des responsabilités de la direction consistant à tenir des systèmes de contrôle adéquats et à assurer la qualité des rapports financiers.
Les états financiers de PCH n’ont pas été vérifiés.
Hélène Laurendeau
Sous-ministre
Eric Doiron
Dirigeant principal des finances
Sur cette page
- 1. Introduction
- 2. Contrôle interne de la gestion financière
- 3. Surveillance continue des contrôles clés
1. Introduction
La présente annexe fournit des renseignements sur les mesures prises par le ministère du Patrimoine canadien (PCH) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de gestion financière (CIGF), notamment un système de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), ainsi que sur les résultats de l’évaluation et les plans d’action connexes.
Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de PCH se trouvent dans le Rapport sur les résultats ministériels et le Plan ministériel.
2. Contrôle interne de la gestion financière
La Politique sur la gestion financière du Conseil du Trésor (CT) est entrée en vigueur le 1er avril 2017, et elle exige qu’un système de CIGF axé sur le risque soit établi.
Dans ce contexte, PCH doit effectuer la surveillance continue de la conception et du fonctionnement de ses contrôles internes et appliquer les mesures nécessaires pour corriger les faiblesses observées afin de fournir l’assurance raisonnable que les ressources publiques sont utilisées avec prudence et que les lois, les règles et les politiques financières sont respectées.
2.1 Gouvernance des contrôles internes
PCH dispose d’une structure de gouvernance bien établie pour appuyer les mesures d’évaluation et la surveillance ministérielles de son système de contrôle interne. Un cadre ministériel de gestion du contrôle interne, approuvé par la sous-ministre (SM) et le dirigeant principal des finances (DPF), a été mis en place. Il comprend les éléments suivants :
- Surveillance et mises à jour régulières de la gestion du contrôle interne, et présentation au Comité ministériel d’audit (CMA) des résultats d’évaluation et des plans d’action s’y rapportant, afin de fournir des conseils à la SM quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Ministère.
- Un plan annuel de surveillance continue basé sur les risques et un plan d’audit interne, établis en consultation avec la haute direction du Ministère, pour s’occuper des questions de plus grande importance et qui posent plus de risques. Ce plan fait partie intégrante du système de CIGF de PCH. Les rapports sur les audits internes terminés sont présentés au CMA afin d’obtenir une recommandation pour approbation de la SM. Pour maximiser l’efficacité au sein du Ministère, le plan de surveillance continue est élaboré en concertation avec le Bureau de la dirigeante principale de l’audit (DPA) afin de coordonner les activités de planification liées aux évaluations des contrôles internes.
- Des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d’appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité pour la gestion du contrôle.
- Un solide contrôle au niveau de l’entité, y compris une culture organisationnelle qui favorise la ligne de conduite de la direction, et un Code de conduite qui s’applique à l’ensemble du Ministère et qui est appuyé par la direction et par le Bureau des valeurs et de l’éthique (BVE). Le BVE offre une aide confidentielle, indépendante, impartiale et informelle aux employés et aux groupes d’employés qui font face à des conflits ayant une incidence sur leur travail.
- Un processus de gouvernance de la fraude qui crée une culture antifraude transparente et solide au sein du ministère. Ce processus comprend des évaluations périodiques du risque de fraude et une stratégie ministérielle de sensibilisation à la fraude pour tous les employés.
- La communication et la formation continues concernant les exigences législatives, et les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion financière et un contrôle efficace des finances.
2.2 Ententes de services afférentes aux états financiers
- PCH compte sur d’autres organisations pour le traitement de certaines opérations consignées dans ses états financiers, notamment :
2.2.1 Ententes courantes
- Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) administre de façon centralisée le paiement des salaires des employés et l’acquisition de certains biens et services conformément à la délégation de pouvoirs de PCH, et fournit des services de gestion des locaux.
- Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) fournit à PCH l’information servant au calcul des diverses indemnités et charges à payer, par exemple, la charge accumulée liée aux indemnités de départ. Il fournit également des conseils et une interprétation en matière de politiques sur la gestion financière.
- Le ministère de la Justice fournit des services juridiques à PCH.
- Services partagés Canada (SPC) fournit à PCH des services d’infrastructure de la technologie de l’information (TI) dans les domaines des centres de données et des services de réseaux.
2.2.2 Ententes particulières
- L’Agence Parcs Canada fournit à PCH la plateforme de système PeopleSoft pour saisir et communiquer des données liées aux ressources humaines.
- Agriculture et Agroalimentaire Canada fournit à PCH des services d’hébergement pour son système ministériel de gestion des finances (SAP).
3. Surveillance continue des contrôles clés
La surveillance continue vise à ce que le système de contrôle interne en matière de gestion financière (CIGF), y compris le système de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), continue de fonctionner efficacement et comme prévu, et à ce qu’il soit conforme aux directives données par le Bureau du contrôleur général.
3.1 Résultats de l’évaluation au cours de l’exercice 2019-2020
Au cours de l’exercice 2019-2020, PCH a poursuivi la surveillance continue de ses processus opérationnels clés en matière de gestion financière. La fin de l’exercice a été marquée par la pandémie de COVID-19. Le tableau ci-dessous présente les progrès de PCH, en date du 31 mars 2020, par rapport à son plan d’action de l’année précédente.
| Processus opérationnel clé | 2019-2020 |
|---|---|
| Salaires | Terminé |
| Immobilisations | Terminé |
| Établissement des coûts | Terminé |
| Gestion de la fraude | À terminer en exercice 2020-2021 |
| Revenus | Reporté à l’exercice 2021-2022 |
3.1.1 Salaires
En 2019-2020, une évaluation des risques salariaux du CIGF a été réalisée afin de déceler les sous-processus à haut risque pour lesquels une documentation sur le contrôle devait être créée. Les processus de paiement des congés, de cessation d’emploi et de rémunération des heures supplémentaires ont été retenus pour évaluation, et un test d’efficacité de la conception des contrôles clés a été effectué pour chaque processus. Aucun problème grave n’a été relevé sur le plan des contrôles, et des procédures de RH étaient en place pour tous les sous-processus.
En outre, des scénarios de risque de fraude pour ces sous-processus ont été élaborés et évalués afin de déterminer l’incidence et la probabilité de chaque scénario de fraude (voir le processus opérationnel clé de gestion de la fraude pour plus de détails). Voici quelques précisions et observations à ce sujet.
Paiement des congés
En raison de problèmes liés au système Phénix, le processus de paiement obligatoire des congés a été suspendu par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) au cours des trois dernières années. L’un des principaux risques cernés est l’exactitude du solde des congés payés pour lesquels une rémunération sera versée aux employés. Afin d’atténuer ce risque, des pièces justificatives doivent être demandées par le gestionnaire détenant le pouvoir délégué en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques pour appuyer la demande de paiement, et doivent être examinées par l’agent chargé d’appliquer l’article 33 de la Loi au sein de la division des opérations comptables.
Ce contrôle est d’une grande importance, surtout lorsque les employés sont mutés d’un ministère à un autre. Si un employé change de ministère plus d’une fois en peu de temps, le risque que son solde de congés soit incorrect augmente. Il est important que les gestionnaires et les employés prennent conscience de ce risque et l’atténuent le mieux possible en récupérant les soldes de congés des employés auprès de leurs ministères précédents et en communiquant cette exigence à leur employé.
La prochaine date de paiement automatique des heures excédentaires a été fixée au 31 mars 2021; des tests d’efficacité opérationnelle devront être effectués pour s’assurer que les contrôles fonctionnent comme prévu.
Heures supplémentaires
Les heures supplémentaires peuvent être compensées de deux manières :
En argent
- Si l’employé demande le paiement des heures supplémentaires en argent, les heures sont saisies dans Phénix par l’employé et approuvées par le gestionnaire dans le même système. L’une des principales lacunes relevées en matière de contrôle est que le système Phénix ne dispose d’aucune vérification pour l’approbation des heures supplémentaires : l’employé peut choisir n’importe quel gestionnaire délégué disponible. Le gestionnaire examine les prévisions tous les mois afin de vérifier que le travail a été effectué et que l’employé approprié a été payé.
En temps
- Si l’employé demande la compensation des heures supplémentaires en temps, un formulaire est rempli et soumis au gestionnaire pour approbation. Ce dernier envoie ensuite la demande à l’équipe de la rémunération des RH, qui transmet l’information au Centre des services de paie pour que les mesures nécessaires soient prises.
Comme indiqué au point 2.2.1, les deux risques susmentionnés relèvent de l’autorité fonctionnelle du Centre des services de paie (SPAC). Pour les pallier, l’équipe de la rémunération des RH met à jour et communique régulièrement les procédures relatives aux heures supplémentaires à tous les employés, et fournit des conseils et un soutien à tous les gestionnaires qui ont des questions.
Cessation d’emploi
L’un des principaux risques relevés dans le cadre de cette évaluation est que la paie d’un employé ne soit pas interrompue en temps voulu, ce qui peut avoir pour conséquence que l’employé continue de recevoir un salaire après la date de cessation de son emploi, c’est-à-dire après avoir quitté le gouvernement du Canada.
En novembre 2019, la Direction générale du dirigeant principal de l’information a automatisé le processus de cessation d’emploi en créant un formulaire de départ électronique. Les gestionnaires peuvent désormais lancer le processus en ligne, et toutes les activités sont automatiquement envoyées aux autorités fonctionnelles pour qu’elles prennent les mesures nécessaires. Grâce à ce nouveau processus électronique, il est plus facile pour les gestionnaires et les employés d’amorcer le processus et de réaliser toutes les étapes requises en temps utile.
3.1.2 Immobilisations
Les immobilisations sont des biens (installations, infrastructures, équipements, réseaux, logiciels, etc.) qui permettent la prestation de services du secteur public et qui sont censés générer de la valeur sur une longue période. Il est crucial pour l’organisation d’évaluer les risques associés aux immobilisations afin d’éviter les pertes, l’utilisation abusive ou l’obsolescence.
En 2019-2020, une évaluation des contrôles clés associés au sous-processus immobilisations en construction (IEC) a été réalisée. L’Initiative de modernisation des subventions et contributions (Projet de modernisation des subventions et contributions), les signatures électroniques P2P/I2P et GCdocs sont les principaux projets qui ont été analysés.
Cet examen avait pour but d’évaluer l’efficacité opérationnelle des contrôles clés du processus opérationnel des IEC et de veiller à ce que Patrimoine Canadien (PCH) se conforme à la Loi sur la gestion des finances publiques et aux principaux instruments de politique financière émis par le Conseil du Trésor (CT), y compris les normes comptables du gouvernement du Canada.
L’inscription à l’actif des dépenses des projets de GI/TI peut être assez complexe, et les principes comptables ne sont pas correctement appliqués pour les IEC. Par conséquent, les dépenses d’immobilisations connexes ne sont pas toujours consignées de manière appropriée, mais PCH a peu de projets d’immobilisations, de sorte que l’incidence est minime.
Un rapport et un plan d’action de la direction ont été rédigés en 2019-2020; les recommandations suivantes ont été formulées :
- Clarifier les rôles et responsabilités des principaux intervenants participant à la consignation des IEC.
- Clarifier les activités à inscrire à l’actif pour les projets de TI complexes.
- Élaborer des procédures pour les activités de contrôle des dépenses liées aux IEC afin de définir la fréquence ainsi que les exigences en matière de rapports.
3.1.3 Établissement des coûts
L’objectif du processus opérationnel d’établissement des coûts est de soutenir l’utilisation judicieuse des ressources publiques dans la réalisation des plans et des priorités des ministères. Ceux-ci sont tenus de produire des estimations de coûts plus précises et plus crédibles lorsqu’ils demandent des fonds pour des initiatives de programme ou des projets nouveaux, ce qui aide le Parlement et les ministres à prendre des décisions éclairées (fondées sur des données probantes) au moment d’approuver les propositions de dépenses et réduit la possibilité de dépassement des coûts.
En outre, une estimation crédible des coûts vient appuyer les affirmations et les conclusions du dirigeant principal des finances (DPF), comme l’exigent la Politique sur la gestion financière et la Ligne directrice sur l’attestation du dirigeant principal des finances pour les présentations au Cabinet.
Au cours de l’exercice 2019-2020, le processus a été décrit afin de présenter les contrôles pour la préparation des estimations de coûts liées aux initiatives de programme nouvelles ou existantes dans le contexte des demandes budgétaires (DB), des présentations au Conseil du Trésor (CT) et des mémoires au Cabinet (MC), et plus précisément pour le calcul des ressources opérationnelles nécessaires à l’exécution de la nouvelle initiative de programme. Le processus de présentation au Conseil du Trésor a été schématisé, depuis la préparation des estimations de coûts jusqu’à l’approbation définitive par le ministre.
Dans le cadre des consultations, les outils de calcul des coûts de PCH ont été communiqués et mis à jour, y compris le modèle de calcul des coûts des services internes.
Aucune lacune en matière de contrôle n’a été décelée dans le cadre de la conception.
3.1.4 Gestion de la fraude
La fraude au sein du gouvernement fédéral peut entraîner la perte de fonds ou de biens publics, miner le moral des employés et ébranler la confiance des Canadiens envers la fonction publique. La Politique sur la gestion financière du Conseil du Trésor (CT) exige que les ressources financières soient protégées contre les pertes importantes découlant de gaspillage, d’abus, d’une mauvaise gestion, d’erreurs, de fraudes, d’omissions et d’autres irrégularités. En outre, des mesures correctives doivent être prises rapidement lorsque des risques de fraude ont été cernés dans le système de contrôle interne de la gestion financière et des rapports financiers. La combinaison d’une gouvernance efficace du risque de fraude, d’une évaluation approfondie du risque de fraude, de contrôles rigoureux de prévention et de détection des fraudes, ainsi que d’un processus d’enquête coordonné et opportun peuvent atténuer considérablement le risque de fraude.
Évaluation du risque de fraude lié aux subventions et contributions
En 2019-2020, divers scénarios de fraude liée aux subventions et contributions ont été présentés au Comité exécutif (ExCom) afin que l’on puisse élaborer un profil de risque de fraude pour PCH. À la suite de cet exercice, une matrice de contrôle de la fraude a été élaborée pour documenter les principales activités de contrôle. Un exercice similaire sera mené avec les régions en 2020-2021, étant donné qu’elles ont un contact direct avec les demandeurs.
PCH a également commencé à renforcer la sensibilisation à la fraude dans tout le Ministère.
- Un mandat a été créé et approuvé pour un nouveau Groupe de travail sur la gestion des risques de fraude.
- Un nouveau module sur la fraude et les actes répréhensibles a été intégré à la formation des responsables de programme; il traitera des valeurs et de l’éthique, des conflits d’intérêts, des actes répréhensibles et de la sensibilisation à la fraude.
- Un cadre de gestion de la fraude a été élaboré et communiqué à tous les intervenants à la grandeur du Ministère. Les consultations se poursuivront pour que le document puisse être achevé et l’approbation du comité exécutif (ExCom), obtenue au cours de l’exercice 2020-2021.
Évaluation du risque de fraude liée aux salaires
En 2019-2020, une évaluation du risque de fraude liée aux salaires a été menée afin que l’on puisse évaluer le risque de fraude dans le processus de paie. Des scénarios de fraude ont été communiqués aux principaux intervenants aux fins d’établissement de l’incidence et de la probabilité de chacun. Le rapport définitif sera achevé à l’exercice 2020-2021, et les résultats seront présentés au Groupe de travail sur la gestion du risque de fraude.
3.1.5 Revenus
PCH ne génère que très peu de recettes dans le cadre de ses activités principales; ce processus opérationnel n’a donc pas été évalué au cours des cinq dernières années en raison de sa faible importance. Les recettes représentent environ 10 millions de dollars par an dans les états financiers du Ministère, dont 5,2 millions de dollars qui proviennent du programme du Bureau de certification des produits audiovisuels canadiens (BCPAC) et environ 2 millions de dollars, du protocole d’entente avec Parcs Canada pour le système financier SAP. Cet examen a été reporté au calendrier de l’exercice 2021-2022, l’objectif préliminaire étant de fournir une assurance sur la conception et l’efficacité opérationnelle des processus de contrôle clés du BCPAC.
3.2 Considérations liées à la COVID-19
La pandémie mondiale de COVID-19 a eu des répercussions majeures sur les processus opérationnels de CIRF de PCH et a entraîné des défis financiers et opérationnels qui ont nécessité un changement rapide des pratiques opérationnelles.
La pandémie a nui à la clôture de l’exercice 2019-2020, car une grande partie des activités de fin d’année ont eu lieu après l’éclosion de la COVID-19. De nouvelles mesures ont dû être mises en œuvre, et il a fallu faire preuve d’une souplesse accrue. Ainsi, les gestionnaires délégués ont eu de plus en plus recours à la signature électronique dans l’exercice de leurs pouvoirs financiers pour l’approbation des factures, des contrats et des subventions et contributions (S et C).
L’équipe de développement de la collectivité de la gestion financière du Bureau du contrôleur général (BCG) a fourni des conseils et des renseignements pertinents sur les impacts de la COVID-19 en ce qui concerne la politique financière et les pratiques exemplaires des autres ministères du gouvernement (AMG).
De plus, en mai 2020, PCH a reçu 500 millions de dollars de financement d’urgence pour la COVID-19 afin de soutenir les organismes chargés de la culture, du patrimoine et du sport au Canada. Le financement d’urgence lié à la COVID-19 a été séparé en deux phases : phase 1 (pour les clients existants) et phase 2 (pour les nouveaux clients). Pour la phase 2, un nouveau portail en ligne a été créé afin de permettre aux nouveaux bénéficiaires de faire une demande et de fournir les renseignements requis en matière d’admissibilité et de paiement. Un processus de paiement par lots simplifié a également été créé pour accélérer les paiements à tous les bénéficiaires.
Tout au long de la pandémie, PCH a dû adapter son processus de rapprochement des acquisitions, qui était encore très manuel. Un nouveau processus axé sur les signatures électroniques et les documents justificatifs numériques sera mis en œuvre et communiqué à tous les détenteurs de cartes et les gestionnaires.
Au cours de l’exercice 2020-2021, les contrôles liés au processus opérationnel clé des subventions et contributions (S et C) seront examinés afin de déterminer si ces changements ont eu des répercussions sur la validité, l’exactitude et l’exhaustivité des états financiers de PCH.
3.3 Plan d’action triennal
Le plan triennal de surveillance continue a été révisé en fonction des résultats de l’exercice annuel d’évaluation des risques de PCH :
| Processus opérationnels clés | 2020-2021 | 2021-2022 | 2022-2023 |
|---|---|---|---|
| Planification des investissements | X | - | - |
| Gestion de la fraude | - | - | - |
|
- | - | X |
|
X | - | - |
|
- | X | - |
| Planification, budgétisation et prévisions | - | - | - |
|
X | - | - |
| Achats et comptes fournisseurs | - | - | - |
|
X | - | - |
| Revenus | - | X | - |
| Rapports financiers | - | X | - |
| Contrôles généraux des TI | - | X | - |
| Établissement des coûts | - | - | X |
| Salaires | - | - | X |
| Subventions et contributions | X | - | - |
| Contrôles des applications de TI | - | - | X |
| Contrôles au niveau de l’entité | - | - | X |
| Immobilisations | - | - | - |
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