Avis public du BCPAC 2024-03 – Appel aux commentaires

Gatineau, 3 octobre 2024

Proposition d’une nouvelle norme de service et d’une politique de remise de frais

Objet

1. Le présent avis public vise à solliciter des commentaires écrits sur les points suivants :
   1. la nouvelle norme de service proposée pour le traitement des demandes présentées au titre des programmes de Crédit d’impôt pour production cinématographique ou magnétoscopique canadienne (CIPC) et de Crédit d’impôt pour services de production cinématographique ou magnétoscopique (CISP) à l’intention du Bureau de certification des produits audiovisuels canadiens (BCPAC);
   2. une ébauche de politique pour la remise d’une portion des frais liés à une demande dans les contextes où le BCPAC détermine que la norme de service n’a pas été respectée.

Contexte

2. Dans l’avis public du BCPAC 2024-01 - Appel aux commentaires : Conversion de la norme de service du BCPAC de jours ouvrables en jours civils, le BCPAC informait les intervenants qu’il allait procéder à un examen complet de ses normes de service pour veiller au respect de la Loi sur les frais de service et d’autres directives et politiques du gouvernement du Canada, notamment la Directive sur l’imputation et les autorisations financières spéciales et la Directive sur les services et le numérique.
3. En 2017, le gouvernement du Canada a remplacé la Loi sur les frais d’utilisation par la Loi sur les frais de service, dans le but de moderniser l’administration des frais de service facturés aux particuliers et aux organismes, ainsi que de renforcer la reddition de comptes et d’accroître la transparence du gouvernement. En vertu de l’article 4 et du paragraphe 7(1) de la Loi sur les frais de service, l’autorité responsable des frais définis au paragraphe 2(1) est tenue d’établir des normes de service pour tous les frais qu’elle perçoit et de rembourser une partie de ces frais si elle estime qu’il y a eu non-respect des normes de service s’y rattachant. Les modifications apportées en 2023 à la Loi sur les frais de service ont changé la façon dont la Loi s’applique aux frais de service facturés par le BCPAC. Par conséquent, le BCPAC doit dorénavant se conformer à l’article 4 et au paragraphe 7(1) de la Loi pour ce qui est des frais de service qu’il facture.

Principales exigences afin que le BCPAC se conforme à la Loi sur les frais de service

4. Aux termes de la Loi sur les frais de service, le BCPAC est tenu de fixer une norme de service pour les frais facturés pour le traitement des demandes suivantes :
   • Les certificats de la partie A du CIPC
   • Les certificats de la partie B du CIPC
   • Les certificats des parties A/B du CIPC
   • Les modifications aux certificats du CIPC
   • Les certificats d’agrément du CISP
   • Les modifications aux certificats du CISP
5. Les normes de service et la politique de remise de frais s’y rattachant doivent être fixées conformément aux politiques et directives du Conseil du Trésor. Il faut prévoir des consultations si les normes de service sont révisées, et les normes révisées doivent être accessibles au public. Il importe de noter que, si le BCPAC estime ne pas avoir respecté la norme de service, il doit remettre au requérant une partie des frais qu’il a payés, selon ce qu’il juge approprié. Les montants des remises de frais ainsi que les modalités et procédures s’y rattachant doivent être clairement définis dans une politique publique de remises de frais.
6. Certains facteurs à prendre en compte dans l’élaboration de la politique de remise de frais incluent (comme indiqué dans la Directive sur l’imputation et les autorisations financières spéciales) :
   1. la proportion dans laquelle la norme n’est pas respectée;
   2. l’incidence du non-respect de la norme de service sur le payeur de frais;
   3. toute circonstance indépendante de la volonté du BCPAC ou du ministère du Patrimoine canadien qui pourrait avoir une incidence sur sa capacité à respecter la norme de service;
   4. tout rôle que le payeur de frais peut avoir joué dans le non-respect de la norme.
7. Il existe également des exigences liées à la logistique quant à l’émission des remises. Il devrait revenir au BCPAC d’assurer le suivi des délais de service et d’informer les requérants que des remises sont dues, les remises devraient être payées au plus tard le 1er juillet suivant l’exercice financier au cours duquel elles ont été jugées dues, et aucun intérêt ne peut être payé sur les remises.

Norme de service actuelle

8. Présentement, la norme de service du BCPAC consiste à traiter les demandes au titre du CIPC et du CISP dans un délai de 176 jours civils à compter du jour où le BCPAC détermine que la demande est complète jusqu’au jour où la production est certifiée par le directeur général de la Direction générale de l’audiovisuel, au nom du Ministre du Patrimoine canadien. Le premier jour pris en considération pour la norme de service sera postérieur à la soumission d’une demande, car celle-ci doit être vérifiée pour s’assurer qu’elle est complète et que les frais sont payés. Le décompte débute donc lorsqu’une demande est jugée complète et prête à être confiée à un agent de crédit d’impôt pour analyse. Les jours sont comptés même lorsqu’un agent de crédit d’impôt est en attente d’une réponse du requérant. Cette norme de service s’applique aux demandes de certificats de la partie A du CIPC, de la partie B du CIPC, des parties A/B du CIPC, et du CISP; elle ne s’applique pas aux demandes refusées ou aux modifications de certificat au titre de l’un ou l’autre de ces programmes, qui n’ont pas actuellement une norme de service.
9. Le BCPAC s’est fixé comme cible de rendement de respecter cette norme de service 85 % du temps. Les résultats mensuels, cumulatifs, ainsi qu’annuels en matière de rendement par programme sont mis à jour tous les mois sur la page Web des résultats du rendement du BCPAC.

Les services du BCPAC en général

10. Le BCPAC poursuit constamment son objectif d’améliorer les délais de service tout en honorant son obligation de ne certifier que les productions admissibles aux programmes de CIPC ou de CISP. Ces dernières années, le BCPAC a multiplié ses activités de sensibilisation et les mises à jour de ses lignes directrices afin d’aider les requérants, tant actuels qu’éventuels, à savoir comment présenter leur demande et à garantir la fluidité du processus. Le BCPAC est constamment à la recherche de moyens pour traiter plus efficacement les demandes qu’il reçoit et augmente ses effectifs lorsque nécessaire.

Examen

11. Dans le cadre de la Loi sur les frais de service et d’autres directives gouvernementales, le BCPAC a entrepris un examen approfondi de ses normes de service. Compte tenu de l’incidence éventuelle des remises de frais, le BCPAC s’est penché sur la manière dont sa nouvelle norme de service et sa politique de remises de frais travailleraient de concert. Le BCPAC s’est notamment penché sur comment il pourrait rendre la nouvelle norme de service et la politique de remise de frais équitables à la fois pour les requérants, qui paient pour un service, et pour le BCPAC, qui est chargé de certifier uniquement les productions qui sont admissibles au CIPC et au CISP. Le BCPAC s’est appuyé sur les données relatives au rendement antérieur pour cerner les possibilités d’amélioration du processus et déterminer les normes de service qui pourraient être mises en œuvre de manière réaliste. Les normes de service des organismes offrant des services semblables ont été examinées, de même que les politiques de remise de frais d’autres organismes gouvernementaux. L’excellence du service à la clientèle et la clarté des communications se sont également retrouvées au centre des préoccupations au moment d’élaborer les options.

Nouvelle norme de service proposée

12. Le BCPAC propose une norme de service unique pour toutes les demandes de certificats et de modification de certificats délivrés au titre des programmes de CIPC et de CISP. La nouvelle norme de service serait établie à 180 jours civils, moins les délais attribuables au requérant, à compter de la date de réception d’une demande complète (à condition que les frais aient été acquittés) jusqu’à la date de certification ou de refus d’une production. Autrement dit, un requérant qui présente une demande complète au BCPAC et répond promptement aux demandes de renseignements ou de documents supplémentaires peut s’attendre à ce que sa production soit certifiée dans un délai maximal de six (6) mois. Voir l’annexe A pour des exemples du calcul de la norme de service proposée.
13. Le BCPAC propose de maintenir sa cible de rendement, soit de traiter 85 % des demandes dans les délais prescrits par la norme de service.

Justification des éléments de la norme de service proposée

Date de début du calcul du délai de traitement aux termes de la norme de service – incluant la phase d’inscription préliminaire

14. À l’heure actuelle, le délai de traitement (les « jours de service ») est calculé seulement à compter du moment où un agent chargé de l’enregistrement (appelé « agent de programme subalterne ») a examiné une demande, a confirmé qu’elle était complète et l’a déplacé dans la « file d’attente » afin d’être assignée à un agent de crédit d’impôt pour analyse ^{Note de bas de page 1}. Ces dispositions excluent de fait la phase d’inscription préliminaire de la norme de service actuelle. S’il y a une accumulation importante de demandes à cette étape, il se peut qu’une demande, même complète, reste en suspens pendant des mois avant de passer à l’étape de l’examen et que les jours de service commencent à être comptabilisés.
15. Le BCPAC propose de commencer à compter les jours de service à compter de la date de réception d’une demande complète, non pas à compter de la date à laquelle elle est examinée. Un agent de programme subalterne réviserait tout de même la demande afin de confirmer qu’elle est complète, cependant la date prise en compte dans la nouvelle norme de service serait calculée rétroactivement selon la date où la demande complète a été soumise. Bien qu’un dossier ne serait pas transféré dans la « file d’attente » jusqu’à temps que l’évaluation préliminaire aurait été effectuée, sa position dans la file d’attente serait ajustée selon la date de soumission complète. Cela rendrait le BCPAC plus responsable des retards pris à l’étape de l’enregistrement et serait plus équitable pour les requérants. Cette modification répondrait également aux demandes antérieures de la part de certains intervenants d’inclure l’étape d’inscription préliminaire dans la norme de service ou d’accélérer les délais d’enregistrement. Il importe cependant de noter que si une demande reçue est incomplète, elle sera tout de même examinée par un agent de programme subalterne, lequel demandera les renseignements manquants au requérant. Le décompte des jours de service commence au moment où une demande complète est enfin soumise.

Prise en compte des délais attribuables aux requérants

16. À l’heure actuelle, le décompte des jours de service se poursuit même si, à l’étape de l’examen, un agent de crédit d’impôt attend des renseignements manquants ou des éclaircissements de la part d’un requérant. L’attente de renseignements manquants contribue grandement aux délais d’analyse des dossiers. Aux termes des modifications proposées, les délais d’attente de renseignements manquants et (ou) d’éclaircissements de la part d’un requérant ne seraient plus comptabilisés dans le calcul des « jours de service ». Dans le cadre de la mise en œuvre de cette modification, tous les agents de crédit d’impôt recevront une formation sur la procédure de demande de renseignements supplémentaires ou manquants, de sorte que de telles demandes soient faites de manière cohérente d’un dossier à l’autre, et qu’elles soient formulées seulement lorsque cela est nécessaire.

Jour de fin du calcul du délai de traitement aux termes de la norme de service – incluant les demandes certifiées et refusées dans la norme de service

17. À l’heure actuelle, seules les demandes certifiées font l’objet d’un suivi par le BCPAC. Puisque les frais sont exigibles peu importe si une production est certifiée ou non, le BCPAC propose maintenant d’inclure les demandes refusées dans la norme de service. Le BCPAC cesserait le décompte des jours de service le jour où le directeur général de la Direction générale de l’audiovisuel certifie ou refuse une demande.

180 jours civils - Une norme de service plus ambitieuse pour le BCPAC

18. La durée de 180 jours a été choisie parce qu’elle correspond à environ six (6) mois. Au vu des modifications proposées, soit de changer la date de début du service et de ne plus tenir compte des délais attribuables au requérant, la durée de la nouvelle norme de service proposée ne se compare plus à la norme actuelle de 176 jours civils. Bien que quatre jours additionnels ont été ajoutés, la nouvelle norme de service sera plus ambitieuse à atteindre que la norme actuelle. Afin de vérifier les impacts d’un tel changement, le BCPAC a consulté les données recueillies au cours des quatre derniers exercices financiers. Le BCPAC n’aurait pas rencontré la norme de service pour 300 demandes additionnelles si la norme de service proposée avait été en place. La source principale de ce délai est le temps d’attente à l’étape de l’inscription préliminaire, ce qui correspond en moyenne à 69 jours additionnels qui seraient inclus à la nouvelle norme de service. Si le BCPAC décidait simplement de ne pas inclure les délais d’attente de réponse des requérants, la norme de service serait un peu plus facile à atteindre puisque le délai moyen d’attente d’une réponse d’un requérant est de 29 jours. Le BCPAC s’est donc engagé à améliorer ses services (détaillé au paragraphe 10) pour répondre à la nouvelle norme.

Objectif en matière de rendement

19. Le BCPAC propose de maintenir sa cible de rendement, soit de traiter les demandes dans les délais prescrits par la norme de service 85 % du temps. Sur la base des données relatives au rendement antérieur, il s’agira d’un objectif plus ambitieux à atteindre pour le BCPAC : bien que le BCPAC ait atteint son objectif de rendement de 85% au cours des quatre derniers exercices financiers, si la nouvelle norme de service avait été prise en compte, cet objectif aurait été atteint pour seulement 75% des demandes. L’objectif de maintenir la même cible de rendement témoigne de l’engagement du BCPAC à accélérer sa prestation de services.

Comparaison de la norme de service actuelle et de la nouvelle norme de service proposée

20. Le tableau ci-dessous compare la norme de service actuelle à la nouvelle norme de service proposée.

Proposition de politique de remise de frais

21. En résumé, la politique de remise de frais proposée par le BCPAC consiste à rembourser un pourcentage des frais de demandes payés sur la base du barème ci-dessous. Les exceptions sont expliquées au paragraphe 27. Les détails de la politique de remise de frais proposée par le BCPAC figurent dans la boîte au paragraphe 29.

Justification de la politique de remise de frais proposée

22. Le BCPAC a pris en compte un certain nombre de facteurs dans l’établissement de son barème de remboursements.
23. Plus particulièrement, le BCPAC a pris en compte l’incidence du non-respect de la norme sur le payeur de frais. Les certifications délivrées par le BCPAC visent à permettre au contribuable de demander un remboursement d’impôt dans le cadre des programmes de CIPC ou de CISP. Le non-respect de la norme de service peut entraîner un retard dans la réception du remboursement d’impôt, mais ne privera pas le contribuable d’un tel remboursement. Le BCPAC est conscient que nombre de requérants du CIPC utilisent leurs certificats pour accéder à du financement de la part des radiodiffuseurs et des bailleurs de fonds. En outre, si les requérants ont contracté des prêts de financement provisoire, un retard de certification peut entraîner des frais d’intérêt supplémentaires. Dans son évaluation globale de l’incidence du non-respect de la norme de service sur le payeur de frais, le BCPAC a dû tenir compte du fait que cette incidence varie d’une demande à l’autre, et que l’objectif des remises n’est pas de compenser les répercussions des retards de certification qui ne relèvent pas de la compétence du BCPAC.
24. Le fait que la nouvelle norme de service proposée par le BCPAC soit plus ambitieuse que la norme actuelle en raison de l’inclusion de la phase d’inscription préliminaire est un autre facteur décisif dans l’établissement du taux de remise. Les orientations gouvernementales sur l’élaboration d’une politique de remise de frais proposent que les normes de service soient fixées de manière à ce que les remises soient des cas d’exception. Plutôt que de prolonger la durée prescrite par la norme de service dans le but d’éviter les remises, le BCPAC préfère prendre le risque d’avoir à payer davantage de remises de frais, mais de se doter d’une norme de service plus transparente quant aux délais de service attendus. Les remises de frais proposées commencent à des taux relativement bas pour aider à compenser le caractère plus ambitieux de la norme de service.
25. Le BCPAC a examiné les politiques de remise de frais d’autres ministères gouvernementaux pour voir des exemples de taux de remise de frais et d’approches mises en œuvre ailleurs. La Loi sur les frais de service ne s’applique qu’aux organismes du gouvernement du Canada qui facturent des frais de service, et ce ne sont pas tous les frais de service qui sont soumis aux exigences de la Loi. Aucun autre organisme proposant un service semblable au BCPAC ne s’est doté d’une politique de remise de frais. Le BCPAC a toutefois pu constater que d’autres organismes qui se conforment à la Loi ont adopté des approches raisonnables en matière de remise de frais.
26. Compte tenu de l’incidence d’un non-respect de la norme de service sur le payeur de frais, du caractère plus « ambitieux » de la norme proposée par le BCPAC, et des exemples de politiques de remise de frais consultés, le BCPAC estime qu’un taux de remise de 5 à 20 % des frais payés est raisonnable. Les quatre paliers de remise sont conçus pour offrir un remboursement modulé selon le degré de non-respect de la norme de service.

Exceptions

27. L’ébauche de politique de remise dépend de la norme de service proposée. Au moment de définir la norme de service, il s’agissait avant tout d’établir un énoncé clair indiquant le délai d’attente habituel pour la réception d’un certificat sous réserve que le requérant ait fourni tous les renseignements dont le BCPAC a besoin pour déterminer son admissibilité. La norme de service proposée ne tient pas compte des circonstances inhabituelles qui peuvent retarder la certification, par exemple lorsque des recherches plus approfondies s’imposent pour confirmer l’admissibilité d’une production. En outre, la norme de service ne tient pas compte des délais imputables à des parties autres que le BCPAC, sur lesquels ni le requérant ni le BCPAC n’ont un contrôle total, ni des circonstances qui empêchent le BCPAC de travailler, par exemple les cas de force majeure. Toutes ces causes de retard qui échappent au contrôle du BCPAC ou qui exercent une pression indue sur le BCPAC pour qu’il certifie une production qui n’est pas clairement admissible, ou pour qu’il refuse de certifier une production qui pourrait devenir admissible, seront considérées comme des exceptions dans l’ébauche de politique de remise de frais.

Date d’entrée en vigueur

28. La nouvelle norme de service et la nouvelle politique de remise de frais du BCPAC entreront en vigueur le 1er avril 2025.

Ébauche de la politique de remise de frais

29. Une ébauche de la politique de remise de frais est présentée ci-dessous.

Exemples de scénarios

30. L’annexe A démontre, exemples à l’appui, comment la nouvelle norme de service serait mesurée et les remises de frais calculées.

Appel aux commentaires

31. Le BCPAC sollicite des commentaires écrits sur tout aspect de la nouvelle norme de service proposée et de l’ébauche de politique de remise de frais. Tous les commentaires doivent être reçus par le BCPAC d’ici le 1er novembre 2024. Les présentations doivent indiquer le nom de la personne ou de l’organisme qui formule les commentaires. Les paragraphes doivent être numérotés. Tous les commentaires reçus seront dûment pris en compte.
32. Veuillez envoyer vos commentaires par courriel, à l’adresse bcpac-cavco@pch.gc.ca à l’attention du directeur, BCPAC, en indiquant la mention Avis public 2024-03 en objet.
33. Toute question concernant le présent avis public peut être transmise au BCPAC par courriel, à l’adresse bcpac-cavco@pch.gc.ca ou par téléphone, au numéro sans frais 1-888-433-2200.

Annexe A

Les scénarios ci-dessous sont des exemples fictifs destinés à illustrer comment la norme de service proposée et les remises de frais seraient calculées.

Scénario 1

Le requérant présente une demande le 1er janvier 2026. Les frais de demande s’élèvent à 2191,03 $. Le BCPAC examine la demande le 8 janvier 2026 et détermine que celle-ci est complète. Lors de la phase d’analyse, le BCPAC dispose de tous les renseignements nécessaires pour recommander la certification. La production est certifiée le 9 juillet 2026.

Scénario 2

Le requérant présente une demande le 1er janvier 2026; ses frais de demande s’élèvent à 1321,00 $. Le BCPAC examine la demande le 8 janvier 2026 et constate qu’un numéro personnel BCPAC est manquant dans la demande. Le BCPAC en informe le requérant, et ce dernier transmet le numéro personnel BCPAC manquant le 15 janvier 2026. Le 16 janvier 2026, le BCPAC confirme que la demande est maintenant complète. À l’étape de l’analyse, le BCPAC constate des divergences dans les renseignements financiers fournis et demande des éclaircissements au requérant le 9 juin 2026. Le requérant fournit des documents mis à jour le 24 juillet 2026. La production est certifiée le 9 octobre 2026.

Scénario 3

Le requérant présente une demande le 14 septembre 2025; ses frais de demande s’élèvent à 598,82 $. Le BCPAC examine la demande le 18 septembre 2025 et détermine qu’elle est complète. À l’étape de l’analyse, le BCPAC peine à déterminer si la société de production est une société canadienne imposable visée par règlement. Le 9 octobre 2025, le BCPAC demande plus de renseignements sur la structure de l’entreprise. Le requérant fournit les renseignements demandés le 24 avril 2026. La production est certifiée le 29 mai 2026.

Scénario 4

Le requérant présente une demande le 11 novembre 2025; ses frais de demande s’élèvent à 9116,10 $. Une catastrophe naturelle à l’administration centrale du BCPAC provoque une interruption des systèmes du 12 au 17 novembre 2025. Le 24 novembre 2025, le BCPAC examine la demande et détermine qu’elle est complète. À l’étape de l’analyse, le BCPAC dispose de tous les renseignements nécessaires pour recommander la certification. La production est certifiée le 26 mai 2026.