Lignes directrices sur la présentation des demandes – Subventions de biens culturels mobiliers

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Partie I : Introduction

Les subventions de biens culturels mobiliers sont accordées par la ministre du Patrimoine canadien en vertu de la Loi sur l'exportation et l'importation de biens culturels. Ce guide de demande présente un aperçu du programme de subventions de biens culturels mobiliers et fournit les renseignements nécessaires pour vous aider à préparer votre demande de financement.

1.1 La Loi sur l'exportation et l'importation de biens culturels

La Loi sur l'exportation et l'importation de biens culturels a pour but d'encourager et d'assurer la préservation au Canada d'exemples importants de notre patrimoine artistique, historique et scientifique. La Loi comporte des mesures incitatives encourageant les Canadiens à donner ou à vendre des objets d'importance à des organismes désignés  par la ministre du Patrimoine canadien. Ces organismes désignés  ont démontré qu'ils étaient en mesure de garantir la préservation à long terme des biens culturels et de les exposer ou de les rendre accessibles au public par d'autres moyens.

En vertu de cette Loi, les organismes désignés  peuvent bénéficier de subventions de biens culturels mobiliers en vue d'acquérir des biens culturels qui répondent aux critères d'admissibilité. La Loi contient également des dispositions visant à réglementer l'exportation et l'importation de biens culturels dans le but de prévenir le trafic illicite de ces biens.

1.2 Objectif

Les subventions de biens culturels mobiliers permettent aux organismes désignés  d'obtenir une aide financière pour l'achat de biens culturels répondant aux conditions définies à l'article 35 de la Loi sur l'exportation et l'importation de biens culturels :

La ministre peut, sur les crédits affectés à ces fins par le Parlement, accorder des subventions et des prêts à des établissements et à des administrations sis au Canada en vue de l'acquisition soit d'objets pour lesquels une licence a été refusée en vertu de la présente loi, soit de biens culturels intéressant le patrimoine national et se trouvant à l'étranger.

1.3 Admissibilité

Le bien culturel et l'établissement concernés doivent tous deux répondre aux critères d'admissibilité pour qu'une subvention de bien culturels mobiliers soit accordée.

Pour être admissible à l'obtention d'une subvention de biens culturels mobiliers, le bien culturel doit répondre à l'un ou l'autre des critères suivants :

• avoir fait l'objet d'un refus de licence d'exportation de biens culturels pour lequel la Commission canadienne d'examen des exportations de biens culturels a fixé un délai d'exportation; ou,
• être situé à l'extérieur du Canada et être disponible à la vente sur le marché international. Ces objets doivent être étroitement liés au patrimoine national, mais ne doivent pas nécessairement être d'origine canadienne.

En outre, le demandeur doit être un établissement ou une administration du Canada ayant été « désigné(e) » par la ministre du Patrimoine canadien en vertu de la Loi sur l'exportation et l'importation de biens culturels.

Les établissements et administrations qui ne sont pas encore désignés peuvent présenter une demande de désignation en même temps que leur demande de subvention en vue de l’acquisition d’un bien culturel mobilier. Les établissements qui souhaitent faire l’acquisition d’un bien culturel pour lequel ils ne sont pas encore désignés doivent présenter une demande de désignation dans la catégorie « B » avec leur demande de subvention. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les critères d’admissibilité en matière de désignation, veuillez communiquer avec l'équipe du Programme des biens culturels mobiliers.

Les subventions doivent être versées au cours du même exercice financier (du 1er avril au 31 mars) que l’acquisition de l’objet.

1.4 Formulaires de demande

Pour obtenir un formulaire de demande, veuillez communiquer avec l'équipe du Programme des biens culturels mobiliers.

1.5 Dates limites

Il est possible de présenter des demandes de subvention de biens culturels mobiliers tout au long de l'année. Toutefois, les demandes de subvention présentées à la fin de l'exercice financier (entre le 15 février et le 31 mars) seront acceptées uniquement lorsque des circonstances exceptionnelles justifient une telle démarche (p. ex., en raison d'une vente aux enchères ou du caractère exceptionnel du bien culturel).

Pour les demandeurs qui désirent une approbation de fonds afin de faire une offre pendant une vente aux enchères, il est recommandé que la demande soit faite le plus tôt possible avant que les enchères aient lieu afin qu'elle puisse être traitée à temps. Le personnel chargé du Programme mettra tout en œuvre pour traiter les demandes qui auront été présentées dans les dix jours précédant la date de la vente aux enchères; cependant, il est possible que les demandes présentées à la dernière minute ne puissent être approuvées avant la tenue de la vente aux enchères.

Si vous engagez des dépenses dans le cadre du projet avant d’avoir reçu la confirmation écrite de l’approbation de votre financement, vous le faites à vos propres risques. Si votre organisme est admissible à une subvention de biens culturels mobiliers, le fait de soumettre une demande ne garantit pas l’attribution d’un financement.

1.6 Normes de service

Patrimoine canadien a élaboré des normes de service quant aux délais de traitement des demandes (accusés de réception, décision de financement et paiement). Les normes de service suivantes ont été établies pour les subventions de biens culturels mobiliers :

Accusé de réception : Les accusés de réception sont transmis dans un délai de 15 jours civils.

Décision : Les avis écrits sur la décision de financement devraient être émis dans un délai de 13 semaines suivant la date de réception d'une demande de subvention dûment remplie. Seules les demandes complètes seront traitées.

Paiement : Un paiement sera émis dans un délai de 28 jours civils suivant l'envoi de la lettre d'octroi de subvention.

1.7 Critères d'évaluation

Les demandes de subventions de biens culturels mobiliers seront évaluées selon les critères suivants :

• l'importance de l'objet pour le patrimoine national du Canada;
• la façon dont les Canadiens tireront profit de l'acquisition du bien culturel;
• la pertinence du bien culturel pour la collection ou le mandat d'acquisition de l'établissement désigné;
• l'obtention par l'établissement d'un titre de propriété incontestable lors de l'achat du bien culturel;
• la justification du prix d'achat proposé, de façon à s'assurer que l'objet soit acheté au prix le plus bas possible;
• la capacité financière de l'établissement désigné de contribuer à l'achat.

La partie II du présent document fournit de plus amples détails sur les critères d'évaluation et les documents pertinents qui doivent accompagner la demande.

1.8 Négociation d'un prix juste (Achats négociés seulement)

Les demandeurs doivent noter que lorsqu'un bien culturel fait l'objet d'un délai d'exportation fixé par la Commission canadienne d'examen des exportations de biens culturels, la valeur du bien qui apparaît sur la licence d'exportation n'est pas nécessairement établie. Le demandeur est donc encouragé à négocier le prix d'achat en fonction de sa propre recherche du marché.

En outre, lorsque les vendeurs sont des contribuables canadiens, le demandeur est invité à offrir au vendeur de faire une demande à la Commission canadienne d'examen des exportations de biens culturels afin que le bien en question soit attesté et que le vendeur soit exempt de payer l'impôt sur les gains en capital réalisés par la vente du bien à l'établissement.

Lorsqu'un prix d'achat raisonnable a été établi, le demandeur devrait contribuer au financement de l'achat par l'entremise de son propre budget et/ou rechercher d'autres sources de financement avant de présenter une demande de subvention pour l'acquisition d'un bien culturel mobilier.

1.9 Financement

Les demandeurs devraient contribuer à 50 % ou plus du prix d'achat de l'objet qu'ils souhaitent acquérir. Les demandes de financement portant sur une subvention de 100 % de la valeur d'un bien feront l'objet d'un examen lorsque  des circonstances exceptionnelles le justifient. Le ministère du Patrimoine canadien détermine les circonstances exceptionnelles, celles-ci pouvant être envisagées lorsque l'objet présente une grande importance et que l'établissement a clairement démontré et justifié un besoin financier. Les partenariats public-privés sont également encouragés pour toutes les demandes de subvention. Les demandeurs devraient obtenir du financement auprès de sources du secteur privé, d'autres niveaux du gouvernement ou d'autres sources de financement avant de présenter une demande de subvention pour l'acquisition d'un bien culturel mobilier.

Le financement est uniquement admissible pour le prix d'achat du bien culturel. Lorsque le bien culturel est acquis par l'entremise d'une maison de vente aux enchères, le financement admissible comprendra le prix final et la prime d'achat.

Les dépenses suivantes ne sont pas admissibles et ne doivent pas être comprises dans la demande de financement : les taxes applicables, l'expédition, l'emballage, la mise en caisse, la récupération, les assurances, la restauration, l'entreposage, la recherche et l'exposition.

1.9.1 Financement de biens acquis lors de ventes aux enchères

Lorsque la subvention a été accordée et que le bien culturel a été acquis aux enchères, le demandeur est tenu de verser le montant d'engagement total inscrit sur la demande de subvention.

La subvention de biens culturels mobiliers correspondra au montant restant une fois que la contribution de l'établissement aura été prise en compte, mais ne dépassera pas le montant maximal approuvé par la ministre du Patrimoine canadien.

Si le prix d'adjudication final (prix final et prime d'achat) est supérieur au montant d'engagement total (contribution financière du demandeur et montant de la subvention approuvée par la ministre) et que le demandeur ne remporte pas les enchères, aucune subvention ne sera accordée. Veuillez consulter la Ligne 1 de l'exemple de financement accordé pour les ventes aux enchères ci-dessous.

Si le prix d'adjudication final est inférieur au montant de l'engagement financier du demandeur, aucune subvention ne sera accordée. Veuillez consulter la Ligne 4 de l'exemple de financement accordé pour les ventes aux enchères ci-dessous.

1.10 Trop-perçu

Lorsque la totalité de la subvention n'est pas utilisée (p. ex., lorsque le paiement est effectué en devises étrangères et que le prix total d'achat en dollars canadiens est finalement moins élevé que le montant indiqué dans la demande de subvention en raison d'une fluctuation du taux de change), le montant non utilisé doit être remboursé au receveur général du Canada.

1.11 Conditions

La décision de la ministre du Patrimoine canadien est définitive et ne peut faire l'objet d'un examen ou d'un appel.

Les demandeurs qui entreprennent des démarches avant de recevoir par écrit le résultat de l'examen de leur demande, comme enchérir lors d'une vente aux enchères, le font à leurs propres risques.

Lorsqu'une subvention pour bien culturel est accordée, l'établissement qui reçoit la subvention doit accepter :

• de fournir, dans un délai de six mois à compter de la date d'obtention de la subvention, les documents démontrant la conclusion de l'achat du bien culturel et le montant payé. Ces preuves d'achat peuvent inclure une copie du chèque annulé ou tout autre document bancaire qui prouve le paiement par l'établissement. Les copies de factures ou d'états avec la mention « PAYÉ » ne seront pas acceptées comme preuve de paiement. Les établissements qui ne présenteront pas de preuve d'achat peuvent s'attendre à ce que les fonds octroyés soient récupérés.
• de fournir les documents prouvant qu'une mention sur leurs étiquettes d'exposition, publications, outils de recherche, sites Web et médias sociaux souligne publiquement l'aide financière accordée par le ministère du Patrimoine canadien. Au besoin, les établissements peuvent consulter la publication Guide sur la reconnaissance publique de l'appui financier pour obtenir de plus amples renseignements à ce sujet.

Les établissements qui font l'acquisition d'un objet à l'aide d'une subvention de biens culturels mobiliers doivent conserver cet objet de façon à ce que tous les Canadiens puissent en bénéficier. S'ils se départissent de l'objet de façon permanente dans les dix années suivant la date de son achat, ils pourront se voir rejeter toute demande future, sauf si l'objet a été transféré à un autre établissement désigné dans la catégorie « A » en vertu de la Loi sur l'exportation et l'importation de biens culturels.

1.12 Pour nous joindre

Pour toute demande de renseignements, on encourage les personnes qui font des demandes de subventions de biens culturels mobiliers à communiquer avec le responsable du Programme des biens culturels mobiliers.

Partie II : Directives pour remplir le formulaire de demande

Cette partie fournit des directives détaillées sur la façon de remplir le formulaire de demande de subvention de biens culturels mobiliers.

Veuillez prendre note que seules les demandes dûment remplies seront traitées.

Partie A : Renseignements sur le demandeur

Champs 1 à 6 - Indiquez le nom et l'adresse postale complète de l'établissement désigné.

Champs 7 à 14 - Inscrivez le nom et les coordonnées du directeur ou du président-directeur général de l'établissement. Cette personne doit signer la déclaration qui figure à la Partie K.

Champs 15 à 23 - Indiquez le nom et les coordonnées de la principale personne-ressource de l'établissement, s'il ne s'agit pas du directeur ou du président-directeur général. Cette personne est habituellement responsable des acquisitions et est la mieux informée en ce qui a trait aux biens culturels.

Partie B : Admissibilité

Champs 24 à 26 - Sélectionnez la catégorie d'admissibilité appropriée du bien culturel faisant l'objet de la demande de subvention. Un bien culturel fait l'objet d'un rapatriement s'il se trouvait auparavant au Canada, mais a quitté le pays à un certain moment. Un bien culturel fait l'objet d'une canadianisation s'il a été créé hors du Canada et ne s'est jamais trouvé au Canada. Pour les biens culturels faisant l'objet d'un délai d'exportation, indiquez le numéro d'appel et la date d'échéance du délai d'exportation.

Champs 27 à 30 - Sélectionnez la désignation appropriée de l'établissement. Pour les établissements dans la catégorie « A », indiquez la date de désignation et les groupes pour lesquels l'établissement a reçu une désignation. Pour les établissements dans la catégorie « B », indiquez la date à laquelle une demande de désignation a été présentée.

Partie C : Bien culturel

Champ 31 - Fournissez une description détaillée du bien culturel faisant l'objet de la demande. La description devrait comprendre les renseignements suivants, selon le cas :

• i) créateur/fabricant
• ii) titre/description de l'objet ou de la collection
• iii) date (s) de création
• iv) matière (s) utilisée (s) pour la création / fabrication de l'objet / de la collection
• v) numéro d'édition, le cas échéant
• vi) dimensions
• vii) signature / inscriptions, le cas échéant

Joindre une image de bonne qualité du bien culturel.

Champ 32 - Rédigez un résumé d'environ un ou deux paragraphes sur l'authentification du bien culturel. Ce résumé devrait comprendre les noms des spécialistes consultés ou qui ont participé à l'inspection, aux recherches et à l'analyse du bien culturel.

Joindre les copies des documents pertinents.

Champ 33 - Rédigez un résumé d'environ un ou deux paragraphes sur l'état actuel du bien culturel, y compris toute restauration qui a été effectuée sur l'objet ou toute restauration qui devra être faite lors de son achat. Dans le deuxième cas, expliquez votre niveau d'engagement dans la prise en charge des travaux de restauration nécessaires.

Joindre les copies de tous les rapports ayant été produits sur l'état de conservation de l'objet.

Champ 34 - Fournissez une justification d'environ une ou deux pages expliquant l'importance du bien culturel pour le patrimoine canadien. Veuillez tenir compte des facteurs d'intérêt exceptionnel et indiquer si l'objet présente un intérêt exceptionnel en raison de son rapport étroit avec l'histoire du Canada ou la société canadienne, de ses qualités esthétiques ou de sa valeur pour l'étude des arts ou des sciences. Des facteurs tels que la provenance, l'état, la rareté, l'authenticité, la valeur sur le plan de la recherche et l'importance régionale de l'objet peuvent appuyer son importance à titre de bien culturel.

Champ 35 - Fournissez une justification d'environ une ou deux pages expliquant l'importance du bien culturel pour le patrimoine canadien. Veuillez tenir compte des facteurs d'intérêt exceptionnel et indiquer si l'objet présente un intérêt exceptionnel en raison de son rapport étroit avec l'histoire du Canada ou la société canadienne, de ses qualités esthétiques ou de sa valeur pour l'étude des arts ou des sciences. Des facteurs tels que la provenance, l'état, la rareté, l'authenticité, la valeur sur le plan de la recherche et l'importance régionale de l'objet peuvent appuyer son importance à titre de bien culturel.

Les demandeurs devraient consulter les lignes directrices afin de rédiger une justification efficace de l'intérêt exceptionnel et de l'importance nationale (PDF, 476 Ko) pour obtenir de plus amples renseignements sur la justification de l'importance d'un objet pour le Canada.

Joindre la justification au formulaire de demande.

Champs 36 à 37 - Indiquez si d'autres objets semblables font partie de la collection de l'établissement ou d'autres collections publiques du Canada. Les demandeurs devront consulter la base de données Artefacts Canada ainsi que d'autres bases de données publiques pour obtenir ces renseignements. Si des objets semblables font déjà partie de collections publiques du Canada, vous devrez justifier pourquoi il est important d'acquérir le bien culturel en question.

Champ 38 - Expliquez pourquoi le bien culturel est important pour votre collection en particulier ou pour votre mandat d'acquisition. Dans quelle mesure l'acquisition de l'objet contribuera-t-elle à votre collection?

Champ 39 - Décrivez la façon dont le bien culturel sera rendu accessible au public. Indiquez si le bien culturel fera partie d'une exposition permanente, temporaire ou itinérante, s'il sera disponible pour des fins de recherche, s'il sera présenté dans une publication, sur le site Web de votre établissement ou sur un autre site Web, ou s'il sera mis à la disposition du public de toute autre manière.

Champ 40 - Fournissez des données sur la fréquentation de votre établissement (s'il y a lieu).

Partie D : Titre

Champs 41 à 42 - Si le demandeur ne peut obtenir un titre de propriété incontestable sur le bien culturel, expliquez la situation et précisez les mesures qui ont été prises afin de réduire les risques que pourrait encourir l'établissement.

Partie E : Demande de financement

Champ 43 - Indiquez le montant de la subvention demandée en dollars canadiens.

Champ 44 - Indiquez le montant de contribution proposé par le demandeur en vue de l'achat du bien culturel. Ce montant devrait comprendre le montant total de contributions provenant de budgets d'acquisition, de fiducies de revenus, de fonds de dotation, de fondations, de souscriptions publiques ou privées, etc.

Champ 45 - Indiquez le montant total requis pour l'achat du bien culturel. Ce montant devrait correspondre au prix d'achat négocié, à la valeur estimée aux enchères ou au juste montant pour l'offre d'achat au comptant acceptée.

Partie F : Renseignements financiers

Champ 46 - Indiquez le montant total des fonds disponibles en vue de l'achat du bien culturel pour l'exercice financier (p. ex., fonds provenant de budgets d'acquisition, de fiducies de revenus, de fondations, de fonds de dotation et d'autres fonds gérés par l'établissement).

Joindre les états financiers vérifiés les plus récents ET un état budgétaire à jour faisant état des engagements et des fonds disponibles.

Champ 47 - Indiquez le montant du budget d'acquisition de votre établissement.

Champ 48 - Indiquez le montant des fonds disponibles déjà dépensés ou engagés par votre établissement.

Champ 49 - Si votre établissement dispose de fonds suffisants pour contribuer à l'achat du bien culturel, mais ne s'est pas engagé à le faire, veuillez en expliquer les raisons (s'il y a lieu).

Champ 50 - Identifiez les autres sources de financement qui ont été sollicitées pour appuyer l'achat du bien culturel.

Champs 51 à 52 - Indiquez le montant recueilli auprès d'autres niveaux de gouvernement, de donateurs privés ou d'autres sources publiques pour contribuer à l'achat du bien culturel.

Joindre les lettres, courriels et autres documents qui confirment l'engagement de l'établissement ET/OU des sources externes à verser des fonds.

Partie G : Négociation des prix

Champ 53 - Indiquez si le bien culturel fait l'objet d'une vente privée, d'une vente aux enchères ou d'un juste montant pour l'offre d'achat au comptant déterminé  par la Commission canadienne d'examen des exportations de biens culturels.

• Remplissez uniquement les champs 54 à 60 s'il s'agit d'une Vente privée négociée.
• Remplissez uniquement les champs 61 à 79 s'il s'agit d'une Vente aux enchères.
• Remplissez uniquement les champs 80 à 87 s'il s'agit d'une Détermination d'in juste montant pour l'offre d'achat au comptant

Vente privée négociée

Champ 54 - Indiquez le prix d'achat négocié en dollars canadiens.
Joindre une copie de la facture du vendeur ou une lettre du vendeur confirmant le prix d'achat convenu, excluant toutes taxes ou autres dépenses associées.

Champ 55 - Rédigez un texte d'un paragraphe ou deux sur les négociations qui ont conduit au prix d'achat. Si le bien culturel fait l'objet d'une vente privée auprès d'un particulier ou d'un marchand, le demandeur doit s'assurer de négocier le prix le plus bas possible.

Le demandeur doit fournir des preuves attestant que le prix d'achat proposé est raisonnable et/ou reflète de façon appropriée la conjoncture du marché; celles-ci peuvent comprendre les documents suivants :

• consultations auprès des marchands;
• comparaisons des prix obtenus pour des objets semblables lors de ventes publiques et/ou privées tenues récemment (au cours des trois dernières années);
• toute évaluation monétaire ayant été étudiée ou commandée

Joindre à la demande les copies des consultations / recherches comparatives / évaluations.

Champs 56 à 60 - Indiquez le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et l'adresse courriel (si celle-ci est connue) du propriétaire du bien culturel.

Vente aux enchères

Champs 61 à 63 - Indiquez le nom de la salle des ventes ainsi que la ville et le pays où elle est située.

Champs 64 à 65 - Indiquez la date de la vente aux enchères et le(s) numéro(s) du(des) lot(s).

Champs 66 à 70 - Si vous le connaissez, indiquez le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et l'adresse courriel du propriétaire du bien culturel vendu aux enchères.

Champs 71 à 73 - Indiquez le prix d'achat estimé figurant dans le catalogue de la vente aux enchères, la prime d'achat et le coût total estimé dans la devise d'origine.

Champs 74 à 76 - Convertissez le prix d'achat estimé, la prime d'achat et le coût total estimé en dollars canadiens.

Champs 77 à 78 - Indiquez le taux de conversion utilisé ainsi que la date de conversion.

Champ 79 - S'il y a lieu, justifiez pourquoi vous demandez un montant de subvention plus élevé que le prix d'achat estimé de la vente aux enchères. Si des données du marché récentes démontrent que le prix d'achat réel peut dépasser le prix d'achat estimé de la vente aux enchères, le demandeur doit présenter les documents qui justifient ce prix plus élevé. Ces documents peuvent comprendre :

• consultations auprès d'experts qualifiés / de marchands;
• comparaisons de prix obtenus pour des objets semblables lors de ventes aux enchères tenues au cours des trois dernières années.

Joindre des copies des consultations et/ou des recherches comparatives à votre demande.

Détermination d'un juste montant pour l'offre d'achat au comptant

Champ 80 - Dans les cas où un délai d'exportation a été fixé et que l'offre du demandeur n'a pas été acceptée, l'une ou l'autre des parties peut demander à la Commission canadienne d'examen des exportations de biens culturels de proposer un juste montant pour l'offre d'achat au comptant. Cette demande peut être présentée par écrit, par l'une ou l'autre des parties, 30 jours ou plus avant la fin du délai d'exportation. Si la Commission d'examen a déterminé un juste montant pour l'offre d'achat au comptant, veuillez indiquer ce montant.

Champs 81 à 82 - Indiquez si votre établissement et le vendeur sont parvenus à s'entendre sur ce montant. Si ce n'est pas le cas, veuillez expliquer la situation.

Champs 83 à 87 - Indiquer le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et l'adresse courriel (si vous la connaissez) du propriétaire du bien culturel.

Partie H : Profil de financement

Champ 88 - Indiquez si votre établissement a bénéficié d'une subvention de biens culturels mobiliers au cours des dix dernières années.

Champ 89 - Le cas échéant, précisez si certains des biens culturels acquis ou la totalité de ceux-ci font toujours partie de la collection permanente de l'établissement.

Champ 90 - Le cas contraire, identifiez le(s) objet(s) aliéné(s) et rédigez un texte d'environ un ou deux paragraphes expliquant pourquoi il(s) a(ont) été aliéné(s). Indiquer si l'objet a été transféré à un autre établissement  désigné dans la catégorie « A », à un organisme public ou à un organisme privé.

Partie I : Liste de vérification

Champ 91 - Joignez tous les documents requis à votre demande.

Partie J : Déclaration

Champs 92 à 95 - La déclaration du directeur ou du président-directeur général doit être signée par la personne identifiée à la Partie A (champs 8 et 9) de la demande.