Dans les règles de l'art : nouvelles normes de documentation pour les musées canadiens

Les normes sur les métadonnées

Les normes sur les métadonnées (parfois également appelées normes pour la structure des données) servent à définir les catégories d’information (ou les éléments ou les champs) qui constituent une notice. Tout comme la norme ISBD et le format MARC, utilisé par les bibliothèques pour définir les éléments d’information à utiliser, une norme sur les métadonnées muséales détermine quels éléments d’information seront consignés par les musées dans les fiches descriptives de leur collection. Par exemple, quels éléments d’information le musée enregistre-t-il au sujet des lieux géographiques associés à un objet particulier? Le lieu d’origine? Le lieu d’utilisation? Le lieu où l’objet ou le spécimen a été recueilli? Le lieu où l’objet a été créé? Une norme sur les métadonnées aidera le musée à déterminer l’information qui doit être enregistrée, à définir chaque élément d’information et à s’assurer de l’uniformité des métadonnées. Pour nombre de musées, le choix des champs est déterminé dans une large mesure par le système commercial de gestion des collections utilisé, mais la plupart des systèmes sont adaptables et permettent au musée d’enregistrer des renseignements supplémentaires au besoin. Les musées qui n’utilisent pas un système commercial doivent eux-mêmes déterminé les éléments d’information qui sont requis.

Le Dictionnaire de données des sciences humaines du Réseau canadien d’information sur le patrimoine (RCIP), offert en français et en anglais, est un exemple de norme sur les métadonnées largement utilisé au Canada. Il contient 654 champs de données ou éléments qu’un musée pourrait vouloir enregistrer au sujet de ses collections, structurés en 28 groupes. À titre d’exemple, 41 champs d’information sont regroupés sous l’en-tête « Description ». Chaque élément du dictionnaire de données inclut l’information requise pour guider le catalogueur.

En plus de fournir des définitions pour chacun des éléments d’information, le Dictionnaire de données des sciences humaines du RCIP offre des règles de saisie de données et des exemples d’utilisation. Il établit une distinction entre cet élément et des éléments connexes et suggère des sources de vocabulaires contrôlés qui faciliteront la saisie de données dans un champ particulier. Le fait d’utiliser une norme sur les métadonnées comme le Dictionnaire de données des sciences humaines du RCIP aidera le musée à :

• améliorer le repérage d’information, particulièrement dans un système automatisé ;
• promouvoir la cohérence dans les bases de données et entre celles-ci ;
• assurer l’enregistrement de l’information la plus importante ;
• faciliter les échanges d’information entre les bases de données ;
• faciliter la migration des données vers de nouveaux systèmes.

Selon un questionnaire du RCIP, auquel ont répondu 25 établissements canadiens de moyenne ou grande taille en 2009, 84 % d’entre eux affirment utiliser le dictionnaire de données du RCIP, avec certaines adaptations. Ils appliquent les règles de saisie du dictionnaire de données ou les utilisent afin d’élaborer leurs propres règles locales de saisie.

Les normes sur le vocabulaire

Comme les bibliothèques, qui utilisent des listes d’autorité afin de normaliser les noms d’auteurs, les lieux géographiques ou les sujets par exemple, les musées utilisent des normes de vocabulaire, y compris les listes d’autorité, les thésaurus et les systèmes de classification, pour :

• choisir le terme exact pour décrire un objet de façon précise et uniforme ;
• assurer une catégorisation cohérente des objets du musée ;
• relier les données sur les collections à des sources riches faisant autorité ;
• contextualiser la terminologie employée dans les notices descriptives muséales (par exemple, les relations unissant un terme à des termes plus génériques, plus spécifiques ou reliés) ;
• améliorer l’efficacité du repérage automatisé ou manuel des notices.

Des centaines de vocabulaires contrôlés sont utilisées dans les musées, et leur portée varie du plus général au très spécifique.

Les règles de catalogage

Comme les bibliothèques, qui utilisent les Règles de catalogage anglo-américaines, 2e édition (RCAA2) et les règles pour la description et l’accès aux ressources (RDA), les musées exploitent des règles de catalogage pour déterminer la façon dont les données seront inscrites dans les champs de la description. Les règles de catalogage servent à définir l’ordre, la syntaxe et la forme des données (comme l’ordre des mots, la ponctuation, les signes diacritiques, l’usage des majuscules), la façon d’enregistrer des données vagues ou inconnues, les modalités d’enregistrement des titres, des noms de personnes, de lieux et d’organisations, l’inscription des dates et quantité d’autres directives favorisant l’uniformité de la description.

Parmi les règles de catalogage utilisées par les musées, mentionnons :

• les règles du Dictionnaire de données des sciences humaines du RCIP ;
• Cataloguing Cultural Objects (CCO), première série exhaustive de règles de catalogage pour les musées, disponibles en anglais uniquement.

Nomenclature 3.0

De nombreux musées canadiens (particulièrement les musées d’histoire) utilisent des versions plus anciennes de la Nomenclature. Sa première version remonte à 1978 et sa révision à 1988. Une nouvelle version 3.0 a été publiée en 2010 par l’American Association for State and Local History (AASLH).

Fait à souligner, parmi les 80 musées et établissements culturels dans le monde qui ont contribué à la terminologie et ont travaillé à la révision finale des catégories de Nomenclature, 21 d’entre eux (26 %) étaient canadiens. De ces 21 musées canadiens, 18 ont offert leur contribution à Nomenclature en participant à des groupes de travail sur les normes du RCIP. Ces 18 musées ont soumis à eux seuls plus de 5 000 termes au comité de Nomenclature et ont passé de nombreuses heures à revoir et à réviser les définitions des catégories et les listes de termes. Les musées qui ont offert leur contribution ont aidé à veiller à ce que les termes nécessaires au catalogage des collections muséales canadiennes soient ajoutés à cette norme importante.

Les mises à jour comprennent :

• des termes nouveaux, modifiés et déplacés : plus de 5 000 termes ont été ajoutés, d’autres ont été modifiés ou déplacés à des endroits plus appropriés à l’intérieur de la classification ;
• une nouvelle structure comprenant trois nouveaux niveaux hiérarchiques (ce qui porte le total à six) permettant de définir de façon plus précise les objets et leurs fonctions. De nombreuses sous-classes ont été ajoutées pour simplifier le catalogage et la consultation. Dans le but de regrouper des articles semblables, la nouvelle norme intègre également l’idée selon laquelle les termes devraient eux aussi être organisés de façon hiérarchique (par exemple les termes ont des relations génériques/spécifiques l’un par rapport à l’autre) plutôt qu’être présentés simplement en ordre alphabétique ;
• de nouvelles conventions visant à améliorer le repérage des noms d’objets à composantes et à fonctions multiples ;
• un nouveau produit résultant d’améliorations apportées à la conception de l’ouvrage et permettant aux fournisseurs de logiciels de gestion des collections d’intégrer une version électronique dans leurs produits.

Le comité de Nomenclature, dont font maintenant partie trois Canadiens, Heather Dunn du RCIP, ainsi que Rosemary Campbell et Jean-Luc Vincent de Parcs Canada, est responsable de la coordination des modifications proposées et des ajouts à la norme pour assurer sa mise à jour et sa pertinence. Sur un nouveau site Web communautaire (disponible en anglais seulement), les utilisateurs peuvent proposer de nouveaux termes et discuter de classification avec des collègues.

Cataloging Cultural Objects (CCO)

Cataloging Cultural Objects (CCO) est la première norme exhaustive sur le contenu des données (ou règles de catalogage) à l’intention des musées. Elle contient les règles pour décrire, documenter et cataloguer les objets culturels et leurs représentations visuelles. CCO vise à guider les musées dans le choix de termes et à établir l’ordre, la syntaxe et la forme dans lesquelles les données devraient être saisies. Ses objectifs et ses recommandations s’apparentent à ceux des règles de catalogage et de saisie de données proposées dans le Dictionnaire de données des sciences humaines du RCIP, mais les zones visées sont plus exhaustives.

CCO a été conçu pour les musées, les ressources visuelles, les archives et les bibliothèques. La norme couvre les collections d’objets fonctionnels, d’œuvres d’art, d’œuvres d’architecture et les autres collections de matériel visuel. Une version imprimée est offerte par l’American Library Association et on peut également en télécharger une version électronique. CCO est le fruit d’efforts conjoints par les communautés de spécialistes du catalogage et celles du patrimoine artistique et culturel. Elle a été rédigée par des experts du domaine de la documentation du patrimoine culturel et révisée par un comité international, incluant le RCIP. Elle est gérée par la Visual Resources Association Foundation et le comité d’experts de Cataloging Cultural Objects, et financée par la Getty Foundation, la Digital Library Federation et la Andrew W. Mellon Foundation.

Le RCIP s’est impliqué dans l’élaboration de CCO ; il a formulé des suggestions afin de s’assurer que CCO prenne en considération les pratiques exemplaires adoptées par les musées canadiens et qu’une grande diversité de types de collections soient représentés plutôt que les seules collections artistiques. Après la publication de la première ébauche de CCO, un groupe de travail sur les normes a été créé au RCIP, expressément pour évaluer la norme et la mettre à l’essai dans les collections canadiennes. Le groupe de travail sur le CCO du RCIP était constitué d’une quarantaine de professionnels du domaine muséal de partout au Canada et de représentants du RCIP. Ce groupe a :

• produit une comparaison détaillée entre trois sections de la nouvelle norme et le Dictionnaire de données des sciences humaines du RCIP (les sections sur le Type de l’objet et le Titre, la Classification et les Dimensions) ;
• mené un sondage auprès des membres du groupe de travail au sujet de recommandations spécifiques de CCO, de leur conformité à la pratique dans les musées canadiens et du niveau de divergences existant ;
• mené une enquête sur les implications de l’utilisation de CCO dans leurs propres établissements et dans le répertoire national Artefacts Canada ;
• réalisé un projet de validation de CCO pour le catalogage de la collection d’archéologie de l’Université de l’Alberta.

Le groupe de travail du RCIP a conclu que CCO était grandement approprié pour orienter la sélection, l’organisation et la présentation (l’ordre, la syntaxe et la forme) des données dans les notices descriptives des collections muséales. En général, CCO ne diffère pas beaucoup de la pratique canadienne. Les règles du Dictionnaire de données du RCIP ne sont pas en contradiction avec CCO, et ce dernier enrichit les règles de saisie existantes. Bien qu’il y ait eu quelques désaccords au sein du groupe de travail au sujet de règles propres à CCO, cette norme représente en général la pratique exemplaire en ce qui concerne la saisie de données dans les musées. Les règles de CCO peuvent être considérées comme l’objectif à atteindre, même si les musées peuvent être incapables d’appliquer l’ensemble des règles au niveau local. Le groupe de travail a recommandé l’utilisation de CCO par les musées canadiens pour le catalogage des collections de sciences humaines.

Parce que CCO n’existe qu’en anglais, et afin de rendre les règles accessibles dans les deux langues et dans un format auquel les musées canadiens ont été habitués, le groupe de travail a préparé une révision du Dictionnaire de données des sciences humaines du RCIP qui intègre les règles de CCO, lancée en 2010. Il est souhaitable que ces règles soient adoptées progressivement par la communauté des musées canadiens, ce qui assure la conformité aux normes internationales et facilite l’échange et la réutilisation de l’information sur les collections patrimoniales.

Le travail préliminaire d’harmonisation du Dictionnaire de données des sciences humaines du RCIP et du Dictionnaire de données d’Artefacts Canada avec les règles de CCO a mis l’accent sur les champs obligatoires et recommandés dans Artefacts Canada. Les entrées révisées du dictionnaire de données comprennent 49 champs d’information parmi les 132 champs utilisables dans la base de données nationale, Artefacts Canada.

Les groupes de travail sur les normes du RCIP œuvrent maintenant à l’harmonisation des champs d’information restants ; le travail en cours s’applique aux champs reliés aux emplacements géographiques. Le projet initial visait uniquement les champs pour les données géographiques primaires (pays et provinces d’origine et d’utilisation), mais le groupe a choisi d’intégrer onze champs supplémentaires pour consigner des données géographiques.

Guides sur les normes

Plusieurs ressources bilingues concernant les normes muséales ont été publiées sur le site du RCIP :

• Normes principales pour les musées canadiens — Cette ressource offre de l’information sur les normes couramment utilisées par les musées canadiens et sur les normes recommandées par le RCIP. Ce guide comprend des normes sur les métadonnées, des normes sur le vocabulaire et la classification et des règles de catalogage ;
• Guide du RCIP sur les normes pour les musées — Le guide contient de l’information fondamentale sur l’importance des normes de documentation pour les musées et décrit les principaux types de normes et la façon dont elles sont utilisées dans les musées canadiens. Il offre également un accès direct à ces normes.

Introduction à la documentation des collections patrimoniales

Le cours en ligne bilingue Introduction à la documentation des collections patrimoniales, propose une approche modulaire qui favorise l’apprentissage autonome, progressif et continu. Ce cours couvre les questions fondamentales liées à la documentation des collections patrimoniales. Il est destiné aux professionnels des établissements du patrimoine et aux bénévoles qui souhaitent acquérir des connaissances sur la documentation des collections ou parfaire leurs connaissances, de la planification des projets jusqu’à leur mise en œuvre.

La documentation des arts médiatiques

Une série de ressources bilingues, élaborées pour aider les musées avec la documentation des arts médiatiques, est également disponible. Le RCIP a participé activement au projet DOCAM (Documentation et conservation du patrimoine des arts médiatiques), une alliance de recherche quinquennale financée par le programme des Alliances de recherche universités-communauté (ARUC) du Conseil de recherche en sciences humaines du Canada (CRSH) et dirigée par la Fondation Daniel Langlois. DOCAM a rassemblé des experts provenant de musées et d’universités, qui ont étudié les enjeux reliés à la documentation et à la préservation des collections de nouveaux médias. De nombreux musées possèdent des œuvres d’art médiatique dans leurs collections, mais jusqu’à récemment, les ressources pour les documenter étaient peu nombreuses. L’alliance de recherche DOCAM a mené un certain nombre d’études de cas sur des œuvres qui présentent des composantes technologiques dans les collections de musées membres du RCIP et partenaires de l’Alliance.

Le travail pratique effectué dans le cadre de ces études de cas a permis le développement de cinq outils et guides librement accessibles sur le site Web du projet. Des références à ces outils sont également accessibles à partir du site Échange professionnel du RCIP :

• un guide de catalogage pour les collections de nouveaux médias ;
• un guide de conservation pour les œuvres à caractère technologique ;
• une frise chronologique (timeline) des technologies, comprenant des œuvres d’art médiatique et des composantes technologiques ;
• un modèle documentaire adapté aux œuvres médiatiques ;
• un glossaurus DOCAM, outil terminologique bilingue tenant à la fois du glossaire et du thésaurus : le Glossaurus DOCAM.

En complément aux outils développés par l’Alliance de recherche DOCAM, le RCIP a travaillé avec le Musée des beaux-arts de Montréal, un partenaire de DOCAM, à l’édition d’un document d’introduction aux arts médiatiques, Arts médiatiques et musées : Lignes directrices et études de cas. Conçue pour les professionnels œuvrant dans les musées, cette introduction vise à les conscientiser aux défis que posent les œuvres médiatiques et à fournir des recommandations pour une documentation adéquate et une préservation efficace des œuvres intégrant des composantes technologiques.

Un autre module sur les arts médiatiques a été élaboré par le Musée des Beaux-Arts de Montréal, dans le cadre de ce projet.