Plan de préservation numérique du Musée régimentaire du 8th Hussars

Option 1 – Multiples sauvegardes. Archives hors site du CANB. Copies de préservation d’autre contenu.

Nettoyer les supports de stockage physiques – déplacer le contenu des CD existants sur le disque dur de l’ordinateur de bureau, puis sur deux disques durs externes^{Note de bas de page 1}.

Terminer la numérisation à partir de supports de stockage analogiques (cassettes, films, etc., un à la fois) selon le temps et le budget disponibles. Faire des copies sur le disque dur de l’ordinateur de bureau et deux disques durs externes.

Pour les images, les enregistrements audio et les films numérisés : créer un système de dénomination qui permet d’attribuer un nom de fichier unique à chaque ressource. Consigner ce nom de fichier dans l’enregistrement de cette ressource dans la base de données archivistiques. Il est ainsi possible de faire une recherche de ressources numérisées à l’aide de la base de données.

Conserver toutes les copies opérationnelles de tous les biens numériques (tous les groupes) sur les disques durs internes des ordinateurs de bureau. Ceux-ci sont protégés par mot de passe au niveau du système d’exploitation (c.-à-d. qu’il faut fournir un mot de passe pour utiliser l’ordinateur).

Effectuer, sur deux disques durs externes, des sauvegardes régulières des répertoires pertinents pour tous les groupes de biens sur supports de stockage.

Régénérer ces supports en remplaçant le disque dur externe tous les cinq ans. L’ordinateur personnel de bureau (et, par conséquent, son disque dur interne) devra être remplacé à un intervalle similaire, vu que le poids des nouveaux logiciels ralentit habituellement des ordinateurs plus anciens que celui-ci.

Migrer les données vers de nouveaux formats de fichiers et de logiciels, au besoin.

La gestion des documents administratifs ne fait pas partie du présent plan de préservation, mais ceux-ci peuvent également être copiés sur des disques durs externes pour en conserver des sauvegardes.

Peu importe le moment où la migration se fait, s’assurer que les fichiers migrés sont sauvegardés sur les disques durs externes.

Conserver au moins un disque dur externe hors site.

Avantages de l’option 1

• Répond au besoin immédiat de déplacer les biens numériques de CD non archivistiques.
• Solution la plus simple – elle peut être mise en œuvre sans devoir suivre une longue formation.
• Abordable – n’exige que l’achat d’un deuxième disque dur externe.
• Offre une meilleure protection archivistique que le statu quo.

Inconvénients de l’option 1

• Aucune vérification de la fixité (aucun processus pour déterminer si un fichier a été changé par rapport à son état initial).
• La conservation de l’ensemble du contenu sur des disques durs ne respecte pas la règle 3-2-1^{Note de bas de page 2}.
• Aucune piste de vérification si le contenu archivistique est changé.
• Les archives sont vulnérables aux virus qui y sont transférés.

Option 2 – Même que l’option 1, mais comprend l’utilisation d’un générateur de totaux de contrôle

Les générateurs de totaux de contrôle comportent une fonction pour produire une valeur unique fondée sur le contenu d’un fichier. Si le contenu du fichier ne change ne serait-ce que d’un seul bit, on n’obtiendra pas le même total de contrôle la prochaine fois que le générateur est utilisé, indiquant ainsi que le fichier n’est pas le même, c.-à-d. qu’il est possible d’évaluer sa « fixité ».

Divers générateurs de totaux de contrôle sont pris en considération. Le premier ayant été examiné est Duke Data Accessioner (en anglais seulement), une application gratuite qui traite le contenu en faisant une copie d’un fichier (ou de plusieurs fichiers) dans des archives, en générant des métadonnées de préservation de base (p. ex. le nom de la personne qui a préservé le contenu et à quel moment, une brève description du contenu), puis en générant des totaux de contrôle. Des versions de ce logiciel sont accompagnées d’un manuel de l’utilisateur et peuvent être exécutées sur plusieurs systèmes d’exploitation courants.

Une deuxième application, Md5 (en anglais seulement) Checker, est également gratuite. Elle crée uniquement des totaux de contrôle – pas d’autres métadonnées de préservation. Elle est toutefois plus facile à utiliser que Duke Data Accessioner (en anglais seulement) et était assez intuitive pour ne pas avoir à consulter le manuel (qui est disponible en ligne).

Avantages de l’option 2

• Il est facile d’évaluer la fixité des fichiers.
• L’utilisation d’un total de contrôle respecte les normes archivistiques du CANB (et, en fait, toutes les normes archivistiques).

Inconvénients de l’option 2

• Une formation peut s’avérer nécessaire.
• La génération d’un total de contrôle représente une étape supplémentaire dans le processus archivistique.

Option 3 – Même que l’option 2, mais comprend également un ordinateur de mise en quarantaine

On ajoute souvent des ordinateurs de mise en quarantaine entre les ordinateurs où sont conservées des copies opérationnelles de contenu à archiver, et les archives mêmes. Le contenu à archiver est transféré vers l’ordinateur de mise en quarantaine et conservé à cet endroit pendant une période de « quarantaine » pour s’assurer que les fichiers ne sont pas infectés avant d’être transférés dans les archives.

En règle générale, on utilise des ordinateurs de mise en quarantaine lorsque le contenu provenant d’une source externe est versé dans des archives. Bien que ce ne soit pas le cas pour le 8^th Hussars (tout le contenu destiné à des archives est généré à l’interne), il y a possibilité d’infection par le biais d’un ordinateur connecté à Internet. Le 8^th Hussars dispose actuellement de deux ordinateurs; le premier gère uniquement les archives et n’est connecté à aucun réseau. Le deuxième sert à toutes les autres activités, y compris le courriel et d’autres activités sur Internet.

L’ajout d’un ordinateur de mise en quarantaine entre l’ordinateur des archives et le disque dur qui servira à archiver le contenu numérique ne conférera aucune valeur, vu que l’ordinateur des archives est déjà isolé. En fait, un ordinateur de mise en quarantaine pourrait agir comme vecteur de transfert de virus entre l’ordinateur de bureau principal et l’ordinateur des archives. Il serait plutôt plus logique de consacrer un disque dur externe exclusivement à l’ordinateur des archives. Ce disque dur serait branché uniquement à l’ordinateur des archives – jamais à un autre ordinateur.

L’ajout d’un ordinateur de mise en quarantaine entre l’ordinateur de bureau principal et les archives numériques offrirait une certaine protection. Un logiciel antivirus pourrait être exécuté sur l’ordinateur de travail avant le transfert des fichiers vers l’ordinateur de mise en quarantaine. Les fichiers seraient ensuite transférés vers cet ordinateur à l’aide d’un câble croisé connecté temporairement, et y demeureraient pendant la période de quarantaine. Si, à la fin de cette période, aucun virus n’est détecté, les copies des archives seraient ensuite transférées de l’ordinateur de mise en quarantaine vers un disque dur externe. Si un virus est détecté pendant la période de quarantaine, on procéderait au balayage des deux ordinateurs et on y supprimerait le virus, et aucun fichier ne serait transféré pendant cette période.

On prendra en considération le pour et le contre de l’ajout d’un ordinateur de mise en quarantaine selon la configuration suivante uniquement :

• Ordinateur de bureau → ordinateur de mise en quarantaine → disque dur externe 1 des archives
• Ordinateur des archives → disque dur externe 2 des archives

Avantages de l’option 3

• Un ordinateur de mise en quarantaine offre un niveau de protection contre les virus qui n’ont pas pu être détectés par le logiciel antivirus de l’ordinateur de travail (peut-être parce que le virus est trop récent au moment de l’infection).

Inconvénients de l’option 3

• L’ajout d’une copie supplémentaire des fichiers dans un ordinateur de mise en quarantaine constitue un lien additionnel dans la « chaîne d’authenticité », c’est-à-dire qu’il existe une copie intermédiaire d’un fichier outre la copie originale et la copie archivée.
• Un ordinateur de mise en quarantaine spécialisé et le logiciel antivirus supplémentaire entraînent des dépenses.
• Le processus de mise en quarantaine double le travail d’archivage des fichiers.
• Plus le niveau de protection contre les virus souhaité est élevé, plus la période de mise en quarantaine nécessaire est longue (afin de donner le temps aux concepteurs de logiciels antivirus de repérer et d’éliminer les nouvelles menaces). Il s’ensuit donc une augmentation du risque de perdre une ressource n’ayant pas encore été archivée (soit parce qu’elle a été modifiée, supprimée ou écrasée par inadvertance).

Option 4 – Créer des archives internes à l’aide du modèle de l’OAIS

Pour cette option, le logiciel le plus simple nécessaire à la création d’un modèle conforme à l’OAIS est envisagé. Le logiciel Archivematica a été examiné à cette fin, mais a été considéré beaucoup trop coûteux (tant du point de vue des coûts d’installation que de la complexité opérationnelle) pour être pratique pour un musée, sauf peut-être pour le plus grand. Aucune autre application conforme à l’OAIS n’a été considérée aussi abordable qu’Archivematica, ni aussi simple à utiliser.

Le pour et le contre de cette option ne sont pas pris en considération, vu qu’elle n’est pas jugée réaliste pour un petit musée.

Option 5 -  Utiliser un service d’archives externes

Si un organisme externe pouvait gérer des archives conformes à l’OAIS et que le musée du 8^th Hussars et des organismes semblables utiliseraient, on pourrait se décharger entièrement de la responsabilité liée à la régénération et à la migration. De plus, cela diminuerait la charge de travail du musée quant à l’enregistrement du contenu et à l’accès à celui-ci. Aucun service connu n’existe à l’heure actuelle (du moins, aucun service tenant compte des restrictions budgétaires du musée). Si on trouvait un tel service, il faudrait effectuer une analyse coûts-avantages à ce moment-là. Voici les principales préoccupations auxquelles il faudrait répondre :

• La capacité du service d’archives de gérer différentes formes de données (p. ex. les enregistrements Filemaker Pro).
• La facilité avec laquelle on peut faire des recherches dans le contenu et récupérer celui-ci.
• Considérations liées à la bande passante et à la durée en ce qui concerne le téléversement et le téléchargement de contenu.
• Viabilité financière du musée (imposition de frais d’utilisation des archives), viabilité financière du service d’archives, et garanties (obligations légales) que le service d’archives tiendra à jour le contenu du musée.

Le pour et le contre de cette option ne sont pas pris en considération en ce moment, vu qu’aucun service d’archives externes n’a été trouvé.

Risques inhérents au logiciel de sauvegarde planifiée et à la création de copies de préservation

Pour éliminer le risque de propager les écrasements, il faudrait utiliser le contrôle de versions dans la mesure du possible – il faudrait toujours sauvegarder un fichier modifié (que ce soit un fichier vidéo, audio ou texte, etc.) sous un nouveau nom. Sinon, le fichier ayant écrasé l’ancien fichier peut encore être renommé avant la sauvegarde hebdomadaire. Le disque dur cible conservera alors les deux versions (la version du fichier écrasé étant déplacée vers son dossier « Archives »).

De même, pour éliminer le risque de modifications non désirées aux bases de données, la copie de la base de données située dans la sauvegarde devrait être déplacée chaque semaine vers le dossier Archives du disque dur cible (c.-à-d. le dossier contenant les fichiers ne se trouvant plus sur le disque dur source), et il faudrait renommer ce fichier en y intégrant la date de sauvegarde (selon le format AAAAMMJJ). Il y a amplement d’espace sur les disques durs de 2 To pour effectuer des sauvegardes des fichiers des bases de données de gestion des collections ou des bases de données archivistiques chaque semaine du mois (4-5 copies), et chaque mois de l’année (12 copies). Les copies hebdomadaires devraient être écrasées dans les mois qui suivent, de façon à ne conserver que cinq copies hebdomadaires. De même, il ne faut conserver que 12 copies mensuelles.

De plus, il y a un risque qu’un écrasement ou une modification erronée à une base de données ne soit pas perçu à temps pour corriger l’erreur (et celle-ci se propage au disque dur cible). Pour régler ce problème, une fois par année (tout de suite après la première sauvegarde), la racine de la sauvegarde (et tous les fichiers et les sous-répertoires qu’elle contient) sur le disque dur cible doit être copiée dans un nouveau répertoire sur le disque dur cible en utilisant les totaux de contrôle Md5 pour veiller à la fixité des fichiers (prenez note que le progiciel Bvckup 2 utilise ces totaux de contrôle, mais ils sont stockés dans un format propriétaire – rendant ainsi l’information inutilisable par toute autre application – c’est pourquoi il faudrait faire les copies dans le nouveau répertoire à l’aide du logiciel Md5 Checker). Le nom du nouveau répertoire devrait inclure la date à laquelle la copie a été faite (selon le format AAAAMMJJ), et l’utilisation du logiciel Md5 Checker afin de produire cette copie générera des totaux de contrôle Md5 pour tous les fichiers. Ce total de contrôle doit également faire partie de la racine du nouveau répertoire.

Malgré l’absence d’autres métadonnées de préservation dans cette copie, celle-ci sera tout de même une copie de « préservation », et il ne faudra jamais la supprimer ou la modifier.

Gestion des copies de préservation

Pour la plupart des petits et moyens musées, un disque dur externe de 2 To est suffisant pour stocker des copies s’échelonnant sur plus de cinq années. À la fin de la 4^e année, les noms des répertoires du disque dur externe devraient ressembler à ceci :

• <Copie de préservation sauvegardée le 30/04/2015>
• <Copie de préservation sauvegardée le 30/04/2016>
• <Copie de préservation sauvegardée le 30/04/2017>
• <Copie de préservation sauvegardée le 30/04/2018>
• <Sauvegarde actuelle>

Il faudrait également utiliser un deuxième disque dur externe pour tenir à jour des copies des dossiers ci-dessus, et il est possible de faire de telles copies une fois par mois (tout de suite après la première sauvegarde). Prenez note que le contenu des dossiers intitulés « Copie de préservation sauvegardée le… » ne change pas, et c’est pourquoi ces derniers n’ont besoin d’être copiés qu’une seule fois sur le deuxième disque dur externe. Le contenu du dossier « Sauvegarde actuelle » change toutes les semaines, et il devra être écrasé sur le deuxième disque dur externe chaque fois que le contenu et le disque dur sont synchronisés.

Le premier des deux disques durs externes peut être entreposé dans le bureau, et le deuxième doit être conservé hors site – p. ex. au domicile d’un membre du comité exécutif.

Sauvegarde du contenu sur l’ordinateur des archives

Toutes les archives situées sur l’ordinateur des archives du musée du 8^th Hussars sont maintenant versées dans la base de données du CANB, c’est-à-dire qu’il existe déjà deux copies de cette base de données – une entente devrait être conclue avec le CANB pour s’assurer que le contenu de ces copies demeure à jour. Un troisième disque dur externe (qui peut être entreposé dans le bureau, et qui ne devrait jamais être branché à un ordinateur) peut servir à créer une troisième copie de ces archives. Cette procédure consiste simplement à faire une copie du dossier de la base de données archivistiques sur le troisième disque dur externe une fois par semaine. Il faudrait conserver cinq dossiers de sauvegarde hebdomadaires (un pour chaque semaine du mois), chaque dossier hebdomadaire étant écrasé au cours des mois qui suivent.

Lors de la première sauvegarde hebdomadaire de chaque mois, il faudrait faire une copie de cette sauvegarde sur le même disque dur dans un dossier portant le nom du mois. Il faudrait conserver 12 dossiers de sauvegarde mensuels (un pour chaque mois).

Une fois par année (dès la première sauvegarde), il faudrait également faire une copie de la plus récente sauvegarde hebdomadaire à l’aide du logiciel Md5 Checker, et les totaux de contrôle pour tous les fichiers de cette sauvegarde devraient être ajoutés à ce dossier. Encore une fois, malgré l’absence d’autres métadonnées de préservation, ces sauvegardes annuelles sont considérées comme des copies de « préservation » de la base de données archivistiques. Le nom du dossier devrait indiquer qu’il s’agit d’une copie de préservation de la base de données archivistiques, et inclure le mois et l’année de création.

Si des sauvegardes ont été effectuées la première fois en juin 2015, après deux ans d’utilisation de ce protocole, le nom du répertoire racine de ce disque dur externe se lira comme suit :

• <001-Weekly Archives Database backup> (001-Sauvegarde hebdomadaire de la base de données archivistiques)
• <002-Weekly Archives Database backup> (002-Sauvegarde hebdomadaire de la base de données archivistiques)
• <003-Weekly Archives Database backup> (003-Sauvegarde hebdomadaire de la base de données archivistiques)
• <004-Weekly Archives Database backup> (004-Sauvegarde hebdomadaire de la base de données archivistiques)
• <005-Weekly Archives Database backup> (005-Sauvegarde hebdomadaire de la base de données archivistiques)
• <01-Jan Monthly Archives Database backup> (01-Jan Sauvegarde mensuelle de la base de données archivistiques)
• <02-Feb Monthly Archives Database backup> (02-Fév Sauvegarde mensuelle de la base de données archivistiques)
• <03-Mar Monthly Archives Database backup> (03-Mars Sauvegarde mensuelle de la base de données archivistiques)
• <04-Apr Monthly Archives Database backup> (04-Avr Sauvegarde mensuelle de la base de données archivistiques)
• <05-May Monthly Archives Database backup> (05-Mai Sauvegarde mensuelle de la base de données archivistiques)
• <06-Jun Monthly Archives Database backup> (06-Juin Sauvegarde mensuelle de la base de données archivistiques)
• <07-Jul Monthly Archives Database backup> (07-Juil Sauvegarde mensuelle de la base de données archivistiques)
• <08-Aug Monthly Archives Database backup> (08-Août Sauvegarde mensuelle de la base de données archivistiques)
• <09-Sep Monthly Archives Database backup> (09-Sept Sauvegarde mensuelle de la base de données archivistiques)
• <10-Oct Monthly Archives Database backup> (10-Oct Sauvegarde mensuelle de la base de données archivistiques)
• <11-Nov Monthly Archives Database backup> (11-Nov Sauvegarde mensuelle de la base de données archivistiques)
• <12-Dec Monthly Archives Database backup> (12-Déc Sauvegarde mensuelle de la base de données archivistiques)
• <201506 Archives Preservation Copy> (Copie de préservation d’archives 06/2015)
• <201606 Archives Preservation Copy> (Copie de préservation d’archives 06/2016)
• <201706 Archives Preservation Copy> (Copie de préservation d’archives 06/2017)

Test de la fixité

Une fois par année, il faudrait tester tous les totaux de contrôle pour s’assurer que les fichiers des dossiers de préservation n’ont pas changé (c.-à-d. en tester la fixité). Il est possible de le faire avec le logiciel Md5 Checker. Le protocole de traitement d’un fichier changé dépendra des résultats du test. Si, par exemple, certains fichiers sur un disque dur ne peuvent être lus, c’est qu’il y a un problème avec le disque dur même, et il faudrait le remplacer. Si, toutefois, le total de contrôle d’un seul fichier est changé et que ce dernier peut toujours être lu, il peut tout simplement s’agir d’une écriture de fichier par inadvertance, et on pourrait récupérer le fichier original à partir d’une autre copie de préservation.

Régénération des supports

Lorsqu’on fait l’achat de disques durs externes, il faudrait y apposer des étiquettes indiquant le contenu des disques (c.-à-d. Copies de préservation 1, ordinateur de travail / Copies de préservation 2, ordinateur de travail / Copies de préservation, ordinateur des archives) ainsi qu’un avis indiquant « Remplacer le AAAA MMM », « AAAA MMM » correspondant à la date cinq ans après la date d’achat du disque dur. Il faudrait aussi remplacer les disques durs internes de l’ordinateur, mais cela se fera probablement lors du renouvellement régulier de l’équipement de bureau et est moins essentiel que la régénération des disques durs contenant les copies de préservation.

Lorsque les disques durs de préservation sont remplacés, il est possible de copier directement le contenu des anciens disques durs vers les nouveaux en connectant les deux disques durs aux ports USB du même ordinateur et en glissant-déplaçant les dossiers d’un disque dur à l’autre. Il faut utiliser le logiciel Md5 Checker avant la copie pour s’assurer que les totaux de contrôle existants correspondent au total de contrôle actuel afin d’établir la « fixité » (c.-à-d. que les fichiers n’ont pas du tout changé).

Il faudrait examiner l’espace utilisé pour les sauvegardes des cinq années précédentes et se servir de cette donnée pour extrapoler le besoin d’espace supplémentaire au cours des cinq années à venir. On pourrait probablement répondre aux besoins d’archivage de n’importe quel petit musée en raison des coûts moindres et du rendement accru de l’espace de stockage, mais si l’espace devenait un problème, les copies de préservation effectuées tous les deux ans (en commençant par les premières années) peuvent être supprimées pendant le processus de régénération afin de réduire les besoins d’espace sur les nouveaux disques durs.

Formats de fichier et migration de données

Il faudrait tenir à jour une liste des applications logicielles et de leurs formats de fichier connexes. Si on envisage l’utilisation d’une nouvelle application pour le remplacement d’un système existant, ou si on envisage d’utiliser un format de fichier plus récent, il faut élaborer un plan de migration des fichiers à ce moment-là.

De plus, lorsqu’on prévoit la migration vers de nouveaux formats de fichier ou un nouveau logiciel, il faudrait garder à l’esprit l’utilisation de formats propices à la préservation à long terme.

À vrai dire, en règle générale, les documents administratifs (groupe de biens 2) ne font pas partie d’un plan de préservation, mais ils sont inclus ici, vu que le processus de préservation de l’ensemble du contenu est suffisamment simple pour intégrer tous les groupes sans devoir faire d’efforts supplémentaires. Il est peu probable que ces documents exigent un plan de migration, vu que les logiciels plus récents (traitement de texte, tableurs, etc.) ont une compatibilité descendante suffisante pour pouvoir conserver ces documents pendant sept ans.

À faire immédiatement :

• Acheter (ou s’assurer que le musée possède) trois nouveaux disques durs USB externes, d’au moins 2 téraoctets (To) chacun (300 $ au total). Étiqueter les disques ainsi :
  • Copies de préservation 1, ordinateur de travail – Remplacer le AAAA MMM
  • Copies de préservation 2, ordinateur de travail – Remplacer le AAAA MMM
  • Copies de préservation des archives – Remplacer le AAAA MMM

  … « AAAA MMM » correspondant à la date cinq ans après la date d’achat de ces disques.

• Établir un protocole avec le CANB pour s’assurer que le contenu de l’ordinateur des archives et la base de données du CANB demeurent régulièrement synchronisés.
• Télécharger une copie du logiciel de sauvegarde Bvckup 2 et l’installer sur l’ordinateur de bureau (ordinateur de travail). Brancher à cet ordinateur le premier disque dur externe (étiqueté « Copies de préservation 1, ordinateur de travail »), puis planifier une sauvegarde hebdomadaire lorsque l’ordinateur est en marche, mais ne sera probablement pas utilisé. Lors de cette sauvegarde planifiée :
  • Identifier comme répertoires sources tous ceux dont le contenu a été classé dans les groupes de biens 1 à 3 et 5 à 7.
  • S’assurer que les fichiers supprimés sur le disque source sont archivés sur le disque cible.
  • Attribuer le nom « Sauvegarde actuelle » au dossier de destination sur le disque cible.
• Télécharger et installer une copie du logiciel Md5 Checker sur l’ordinateur de bureau.
• Copier tout le contenu des CD existants (et, en particulier, le contenu de tous les CD non archivistiques) sur les disques durs des ordinateurs de bureau (les archives étant copiées sur l’ordinateur des archives, et le reste du contenu étant copié sur l’ordinateur de travail [ordinateur de bureau]).
• Terminer la numérisation à partir de supports de stockage analogiques (cassettes, films, etc., un à la fois) selon le temps et le budget disponibles. Il faudrait stocker le contenu sur le disque dur de travail de l’ordinateur approprié (ordinateur de bureau ou ordinateur des archives).
• Après la première sauvegarde planifiée (on peut effectuer la toute première sauvegarde plus tôt, si on le désire), remplacer le nom du dossier « Sauvegarde actuelle » par « Copie de préservation sauvegardée le AAAAMMJJ », « AAAAMMJJ » étant la date de sauvegarde. Ouvrir le logiciel Md5 Checker et l’exécuter pour tous les fichiers du nouveau dossier « Copie de préservation ». Stocker dans ce dossier les totaux de contrôle obtenus grâce au logiciel.
• Brancher le deuxième disque dur externe et y copier le contenu du premier disque dur externe.

Exécuter ces tâches selon le temps disponible :

• Pour les images, les enregistrements audio et les films numérisés : créer un système de dénomination qui permet d’attribuer un nom de fichier unique à chaque ressource. Un nom de fichier idéal contient l’identificateur de l’enregistrement pour n’importe quelle base de données à laquelle le fichier est associé (par exemple, un code d’accession). De même, pour le contenu numérisé associé aux bases de données archivistiques ou aux bases de données de gestion des collections, attribuer aux noms de fichiers de contenu un champ non utilisé dans ces bases de données, et consigner ces noms dans ce champ. Il est ainsi possible de localiser rapidement le contenu numérisé grâce à des recherches dans les bases de données.

À faire régulièrement :

• Maintenir la protection par mot de passe sur les deux ordinateurs du musée. Le faire au niveau du système d’exploitation (c.-à-d. exiger un mot de passe pour ouvrir une session dans l’ordinateur) suffit pour un petit musée.
• Entreposer les premier et troisième disques durs externes (« Copies de préservation 1, ordinateur de travail » et « Copies de préservation 2, ordinateur de travail ») dans le bureau du musée. Conserver le deuxième disque dur externe (« Copies de préservation, ordinateur des archives ») hors site – p. ex. au domicile d’un membre du comité exécutif.
• Utiliser le contrôle des versions (c.-à-d. nommer les fichiers dans l’ordre selon lequel ils ont été modifiés, avec un numéro de version ou une date de modification) pour tous les documents qui seront modifiés. Renommer les fichiers qui ont été écrasés par inadvertance afin que le fichier original soit archivé sur les disques durs de sauvegarde.
• Migrer les données vers de nouveaux formats de fichiers et de logiciels, au besoin. Consulter la section « Formats de fichier et migration de données » pour en savoir plus.

À faire chaque semaine :

• Vérifier que tous les groupes de biens font partie de la sauvegarde hebdomadaire (c.-à-d. que tous les répertoires pertinents sont énumérés dans la sauvegarde hebdomadaire). Ajouter ceux qui ne s’y trouvent pas.
• Copier la base de données de gestion des collections de l’ordinateur de travail (ordinateur de bureau) dans le sous-dossier « Archives » du dossier « Sauvegarde actuelle » du disque dur externe étiqueté « Copies de préservation 1, ordinateur de travail », d’après la section « Risques inhérents au logiciel de sauvegarde planifiée et à la création de copies de préservation » du présent document.
• Exécuter (ou autoriser l’exécution automatique) les sauvegardes hebdomadaires de tous les répertoires pertinents de tous les groupes de biens de l’ordinateur de travail sur le disque dur externe étiqueté « Copies de préservation 1, ordinateur de travail », d’après la section « Sauvegarde planifiée » du présent document.
• Copier manuellement la base de données archivistiques sur le (troisième) disque dur externe étiqueté « Copies de préservation, ordinateur des archives », d’après la section « Sauvegarde du contenu sur l’ordinateur des archives » du présent document.

À faire chaque mois :

• Faire une copie mensuelle de la plus récente sauvegarde hebdomadaire de la base de données de gestion des collections qui est située dans le sous-dossier « Archives » du dossier « Sauvegarde actuelle » sur le disque dur externe étiqueté « Copies de préservation 1, ordinateur de travail ». Il faudrait également conserver ce dossier mensuel dans le dossier « Archives » d’après la section « Risques inhérents au logiciel de sauvegarde planifiée et à la création de copies de préservation » du présent document.
• Copier sur le (deuxième) disque dur externe, étiqueté « Copies de préservation 2, ordinateur de travail » le dossier « Sauvegarde actuelle » et les nouveaux dossiers « Copie de préservation… » situés sur le disque dur externe étiqueté « Copies de préservation 1, ordinateur de travail », d’après la section « Gestion des copies de préservation » du présent document.
• Dans un dossier mensuel du troisième disque dur externe (« Copies de préservation, ordinateur des archives »), copier la plus récente sauvegarde hebdomadaire de la base de données archivistiques. Écraser la sauvegarde du même mois de l’année précédente, d’après la section « Sauvegarde du contenu sur l’ordinateur des archives » du présent document.

À faire chaque année :

• Tout de suite après la première sauvegarde sur l’ordinateur de travail, utiliser le logiciel Md5 Checker pour copier le dossier « Sauvegarde actuelle » et tous ses sous-dossiers situés sur le disque dur externe étiqueté « Copies de préservation 1, ordinateur de travail » dans un nouveau dossier nommé « Copie de préservation sauvegardée le AAAAMMJJ » (« AAAAMMJJ » correspondant à la date de sauvegarde) sur ce même disque dur. S’assurer que le logiciel Md5 Checker crée et stocke les totaux de contrôle pour tous les fichiers dans ce nouveau répertoire, d’après la section « Risques inhérents au logiciel de sauvegarde planifiée et à la création de copies de préservation » du présent document.
• Tout de suite après la première sauvegarde sur l’ordinateur des archives, utiliser le logiciel Md5 Checker pour copier la plus récente sauvegarde hebdomadaire (située sur le troisième disque dur externe) de la base de données archivistiques, ainsi que les totaux de contrôle, dans un dossier annuel nommé « Copie de préservation » sur ce même disque dur, d’après la section « Sauvegarde du contenu sur l’ordinateur des archives » du présent document.
• Tester la fixité de tous les dossiers de préservation sur les trois disques durs externes, d’après la section « Test de la fixité » du présent document.

À faire tous les cinq ans :

Acquérir trois nouveaux disques durs externes, tester la fixité des fichiers dans les copies de préservation des disques durs actuels, copier tous les dossiers sur les nouveaux disques durs et éliminer les anciens disques durs externes, d’après la section « Régénération des supports » du présent document.