Politique de préservation numérique du Musée régimentaire du 8th Hussars

Introduction

Cette version de la Politique de préservation numérique du Musée régimentaire du 8^th Hussars (un document vivant) a été rédigé en Mars, 2015.

Le Musée régimentaire du 8^th Hussars (ci-après nommé « le 8^th Hussars ») est un musée et un service d’archives dirigés par des bénévoles. Il vise à consigner et à célébrer l’histoire du régiment du 8^th Hussars, qui s’étend sur 167 ans, et les activités militaires concomitantes autour du Camp Sussex, l’un des plus anciens camps militaires permanents du Canada formés après la Confédération dans le sud-est du Nouveau-Brunswick. Le musée possède plus de 7700 images et autre contenu numérisé (y compris les films) et prévoit réaliser d’autres activités de numérisation. D’autres documents, p. ex. des entrevues, sont créés numériquement et ne peuvent être remplacés si on n’y a plus accès. Le présent document décrit la politique de préservation numérique pour le musée.

• Reconnaissance des normes archivistiques existantes : La politique de préservation de ce musée reconnaît les normes de préservation numérique existantes dans le milieu des archives. Le Musée du 8^th Hussars a collaboré avec le Réseau canadien d’information sur le patrimoine (RCIP) de Patrimoine canadien, ainsi que les Archives provinciales du Nouveau Brunswick (ministère des Services gouvernementaux) afin de prendre en considération ces normes, dans la mesure du possible, en tenant compte des ressources limitées du musée.

• Responsabilité administrative : D’après le mandat énoncé plus bas, les membres du personnel du 8^th Hussars souscrivent à une politique de préservation numérique dont le but et les objectifs sont les suivants :

  • Mandat : Toutes les décisions concernant les activités et les politiques du musée, y compris l’élaboration et la mise en œuvre de la présente politique de préservation numérique, sont prises par consensus du comité exécutif du musée.

  • But : Le musée du 8^th Hussars consigne et célèbre l’histoire du régiment du 8^th Hussars des Forces armées canadiennes, qui s’étend sur 167 ans. La présente politique vise à appuyer ces activités en préservant les artefacts numériques et les représentations numériques des avoirs du musée ainsi que les biens numériques nécessaires à son exploitation et en assurant l’accès à long terme à l’ensemble de ces biens.

  • Objectifs : En vertu de la présente politique, le musée du 8^th Hussars vise à préserver ses avoirs numériques et à en assurer l’accès à long terme, plus particulièrement les copies numériques des images, des films numérisés, des enregistrements d’entrevues créés numériquement et des artefacts numériques semblables du musée. Un autre objectif consiste à fournir l’accès, aussi longtemps qu’il le faudra, aux biens numériques nécessaires à l’exploitation du musée. Un nombre limité d’employés du musée devraient avoir accès à tous ces biens numériques, sur demande, et pourraient ensuite décider à qui distribuer des copies des biens.

• Viabilité organisationnelle : La section suivante résume les biens qui seront préservés ou non et la durée de préservation (d’après le calendrier de conservation et d’élimination de biens numériques du musée), les principales contraintes et considérations liées aux activités de préservation, les personnes qui seront responsables de la gestion de la préservation, la méthode de sélection des ressources qui seront préservées à l’avenir, les personnes qui devraient avoir accès aux copies préservées, et les risques liés à la mise en œuvre d’un plan de préservation.

  • Portée : Tous les biens numériques que le Musée du 8^th Hussars possède ont été identifiés dans le modèle d’inventaire de la préservation numérique^{Note de bas de page 1} du musée et classés dans sept groupes. D’après le calendrier de conservation et d’élimination de biens numériques^{Note de bas de page 2} du musée, les biens classés dans tous ces groupes (excepté le groupe 2 – documents administratifs) doivent être préservés indéfiniment.

    Les documents administratifs doivent (en règle générale) être conservés pendant sept ans, et ne sont pas pris en compte dans le reste de la présente politique de préservation numérique, ni dans le plan connexe. Il est possible de gérer ces biens par de simples sauvegardes.

  • Principes directeurs : Étant donné le temps et les ressources limités, il ne faut pas consacrer beaucoup plus de temps ou de fonds au processus de préservation numérique qu’aux procédures existantes d’enregistrement et de sauvegarde de données du musée. C’est ce qui explique l’impossibilité d’effectuer une mise en œuvre complète de l’OAIS. Toutefois, les processus généraux suivants seront exécutés :

    1. Le contenu numérique sera créé en vue de le préserver (génération de métadonnées pour le contenu, dans la mesure du possible).
    2. Des copies de préservation du contenu seront faites régulièrement.
    3. On utilisera un processus automatisé de création de métadonnées de préservation de base à mesure que des copies de préservation sont faites.
    4. Des copies de préservation seront conservées sur de nombreux types de supports de stockage physiques, dans de nombreux emplacements.
    5. On vérifiera régulièrement l’intégrité des données des copies de préservation.
    6. Ces copies seront régulièrement régénérées vers de nouveaux supports.
    7. Ces copies seront migrées vers de nouveaux formats, au besoin.
    8. L’accès aux copies de préservation se limitera à certains employés du musée.

  • Sélection et acquisition : Prenez note que cette section porte sur la sélection et l’acquisition des biens numériques du musée dans son contenu archivé; il ne faut pas confondre celles-ci avec la sélection et l’acquisition des ressources matérielles du musée.

    Si un bien numérique est classé dans le groupe 1, 3, 4, 5, 6 ou 7 (selon le modèle d’inventaire de la préservation numérique du musée), il faut le préserver. S’il s’agit d’un bien numérique non indiqué sur le modèle, il est possible d’utiliser les arbres décisionnels de la boîte à outils de préservation numérique du RCIP pour déterminer s’il faut le préserver^{Note de bas de page 3}.

  • Accès et utilisation : La préservation numérique du contenu du musée s’adresse essentiellement aux personnes qui s’intéressent à l’histoire du régiment du 8^th Hussars. On prévoit que ces membres auront accès (par l’intermédiaire du personnel du musée) à du contenu préservé afin qu’ils puissent en profiter ou contribuer à la base de connaissances du musée.

    Il faudrait réduire le délai d’accès aux copies de préservation des biens numériques en s’assurant que les copies de travail du contenu ne sont pas condensées, cryptées ou modifiées de quelque façon que ce soit qui nuit à la capacité de recherche.

  • Défis et risques
    1. Supports de stockage physiques existants : Certains biens numériques sont actuellement stockés sur des CD non archivistiques (dans certains cas, des CD réinscriptibles). Certains de ces biens ont été créés numériquement, et il n’en existe aucune autre copie. Le risque demeure jusqu’à ce que le contenu puisse être migré vers un support physique plus fiable.
    2. Temps et ressources limités : Ces contraintes empêchent le musée d’adopter un modèle standard de l’OAIS, et une solution hybride est nécessaire. Ainsi, aucun logiciel d’archivage officiel ne sera utilisé. En s’assurant que le processus est simple et abordable, on s’attend à ce qu’il soit durable.
    3. Formation : Malgré le processus simplifié, une formation sera nécessaire. Le Réseau canadien d’information sur le patrimoine (RCIP) offre son aide pour réaliser cette étape.
    4. Risques inconnus : Vu que le processus ne suit pas le modèle conventionnel de l’OAIS, une caractéristique importante de ce modèle pourrait être oubliée.

• Viabilité financière : En veillant à ne pas consacrer beaucoup plus de temps au plan, on s’attend à ce que les ressources humaines actuelles soient suffisantes à long terme. En s’assurant de n’avoir à acquérir que quelques logiciels, voire aucun, les coûts à long terme de la préservation seront viables. De plus, le Musée du 8^th Hussars souscrit à la préservation à long terme de ses biens numériques dans son engagement à consigner et à célébrer l’histoire du régiment du 8^th Hussars des Forces armées canadiennes. Aucun partenariat à long terme (exception faite du soutien initial offert par le RCIP et du soutien informel offert par les Archives provinciales du Nouveau-Brunswick) n’est jugé nécessaire pour ce processus.

• Pertinence technologique et procédurale : Cette section sera achevée dans les versions à venir, lorsque la technologie de préservation numérique aura été choisie.

• Sécurité des systèmes : Le musée établira un registre complet et exact du contenu numérique archivé en maintenant de nombreuses copies sur des supports de stockage physiques distincts, dans des emplacements distincts.

• Procédures et responsabilités : Le musée doit rendre compte à son comité exécutif. Toutefois, on pourrait procéder à une vérification externe si on fait une demande de fonds de subventions. Le musée s’engage à effectuer des vérifications ponctuelles régulières du contenu numérique archivé et utilisera un logiciel de totaux de contrôle pour vérifier de manière approfondie l’intégrité du contenu préservé