Modèles d'arbre décisionnel pour la préservation numérique servant à déterminer si les ressources numériques doivent être préservées

Voir aussi : Boîte à outils de préservation numérique

Cet arbre décisionnel sur la préservation numérique aide les institutions du patrimoine culturel à déterminer, parmi les ressources numériques existantes, celles qui devraient être préservées à long terme. L’arbre peut servir à élaborer la politique de préservation numérique de l’institution (un document clé qui appuie et aide à déterminer le Plan d’action de préservation numérique de l’institution) ou à appuyer une politique existante sur les ressources qui ne sont pas déjà couvertes par celle‑ci. La version de 2017 de cet arbre diffère des versions précédentes de deux manières. D’abord, plusieurs arbres pour biens sous format numérique et copies numériques ont été condensés en un seul arbre, qui s’applique à tous les biens numériques. Deuxièmement, contrairement aux versions précédentes de l’arbre où l’on pouvait décider de ne pas préserver si les limitations étaient trop importantes, dans la version actuelle, il est recommandé de préserver tout artefact numérique pour autant que la raison soit suffisante pour ce faire. Ce changement repose sur le principe que même si les limitations peuvent empêcher qu’un bien numérique soit préservé de la meilleure façon possible, tout effort de le faire vaut mieux que rien.

Table des matières

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Une ressource numérique existante devrait-elle être préservée? Un arbre décisionnel pour les institutions du patrimoine culturel

Le diagramme de l’arbre décisionnel sur la préservation numérique est expliqué en détail ci-dessous.

En utilisant cet arbre, les utilisateurs doivent tout d’abord considérer les raisons pour lesquelles cet objet devrait être préservé. Celles‑ci sont, entre autres,

  1. Politique existante : Une politique de préservation numérique existe peut-être déjà, selon laquelle des biens numériques de cette nature doivent être préservés. De même, un document d’orientation connexe (tel que le mandat de l’institution) pourrait suggérer de préserver la ressource;
  2. Obligations légales : Une entente relative à un don ou à un document semblable pourrait contenir une condition qui oblige légalement l’institution à préserver la ressource;
  3. Accès à l’original : L’original (physique) d’un objet pourrait être difficile à accéder en raison des mesures de préservation, de prêts à d’autres institutions, ou de retrait d’inventaire;
  4. Valeur à long terme : La valeur à long terme de la ressource pour l’institution peut être suffisante pour justifier de la préserver.

Si la réponse est « non » à ces quatre questions, il n’est pas nécessaire d’entamer une procédure quelconque, puisqu’il n'existe aucune raison valable de préserver le document.

En revanche, si la réponse à l’une de ces quatre questions est affirmative, les objets doivent être préservés. Le reste de l’arbre indique les facteurs limitatifs, et même si aucun d’eux ne devrait empêcher l’activité de préservation, ils pourraient déterminer dans quelle mesure une ressource peut être préservée:

  1. Finances : Cela comprend les dépenses en espèces pour toutes les ressources ou les activités nécessaires aux activités de préservation. Quand un plan et la technologie de préservation sont déjà en place, les « finances » se rapporteront aux coûts variables (heures de travail supplémentaires, espace disque, etc.) se rapportant à la préservation d’un objet ou d’un groupe d’objets. Par contre , si l’arbre est utilisé pour élaborer une politique de préservation (et plan subséquent), les « finances » viseront alors les coûts variables et les coûts fixes (technologie choisie, personnel assigné, formation, etc.), et seront un facteur déterminant dans le plan et la technologie choisis. Voir Comment utiliser le diagramme de flux de travail de la boîte à outils de la préservation pour en savoir plus sur l’ordre des opérations afin de créer des politiques et des plans de préservation.
  2. Métadonnées de préservation : Toute l’information sur la ressource numérique préservée. Elle peut être détaillée et complexe (et comprendre un schéma tel que PREMIS), ou elle peut se limiter à l’essentiel (et n’inclure que les dates de création et de modification et les renseignements sur les droits d’auteur indiqués généralement par les systèmes d’exploitation et les applications utilisées pour créer un fichier). Le niveau d’information disponible déterminera le degré d’accès à long terme garanti.
  3. Droit d’auteur : Si l’objet numérique est produit de façon commerciale et a une mesure technique de protection pour empêcher la copie, la Loi sur la modernisation du droit d’auteur canadienne rend illégal de copier l’objet (même aux fins de préservation) sans une injonction de la cour. Le cas échéant, il pourrait être logique d’acquérir une seconde copie de préservation, ou de tout simplement limiter l’accès à la copie actuelle. Dans les deux cas, la capacité de garantir un accès à long terme à l’objet sera limitée.
  4. Faisabilité technique : Si la ressource à préserver est dans un format propriétaire ou obsolète (que ce soit un format numérique ou un support physique), il pourrait être impossible sur le plan technique de migrer à des formats plus récents ou plus communs. Dans de tels cas, la meilleure solution peut être de préserver le mieux possible la ressource telle quelle (sans garantie d’accès à long terme) jusqu’à ce que la migration soit possible.

Une fois que toutes les limitations ont été prises en considération, la seule question qui reste est de déterminer dans quelle mesure les objets peuvent être préservés. Si les limitations sont surmontables, l’objectif de la préservation est d’y avoir un accès à long terme. À défaut de quoi, il faut les préserver le mieux possible, ou établir des priorités de travail en ce qui concerne les autres objets nécessitant une préservation.

Glossaire

Accès
La libération des droits qui permet de numériser une ressource ou de faire une copie d’une ressource numérique existante à des fins de préservation ne donne pas automatiquement à un musée le droit d’en permettre l’accès. L’utilisation du contenu préservé doit faire l’objet d’une entente préalable avec le détenteur des droits d’auteur.
Affranchissement des droits d’auteur
L’affranchissement des droits d’auteur comprend l’obtention du droit de faire des copies numériques d’une ressource (si nécessaire et si ce droit n’a pas déjà été accordé), de faire des copies en différents formats et sur différents supports physiques à des fins de préservation numérique, et le droit de donner un accès à cette ressource conformément à la politique de préservation numérique du musée.
Finances
En règle générale, les coûts associés à la préservation des ressources numériques sont inclus dans le projet de numérisation du musée. Cependant, la préservation de certaines ressources particulières peut entraîner des coûts importants (coûts de numérisation quand la ressource n’a pas encore été numérisée, recours aux services d’un programmeur dans le cas d’un logiciel propriétaire complexe, etc.). Les coûts d’entretien des supports physiques et de migration des formats de fichiers inhérents au processus de préservation nécessitent une planification financière à long terme et doivent donc aussi être pris en compte.
Métadonnées de la préservation numérique
Ces métadonnées servent à décrire les ressources à préserver. Elles comprennent généralement des fichiers contenant la date de préservation, les noms des personnes qui ont conçu la ressource et qui ont assuré sa préservation, le matériel utilisé pour la numérisation, l’historique des changements apportés à la ressource pendant l’étape de la gestion des données, etc. En l’absence de ces renseignements, le contenu peut perdre de son sens et sa préservation peut revêtir un intérêt moindre.
Obligations légales
Le contenu qui doit être préservé à des fins légales peut comprendre les données financières (relatives à un point de vente, aux revenus, aux dépenses, etc.), les courriels en lien avec des accords, des ententes ou des avis et toutes autres données administratives. Il peut aussi comprendre les métadonnées des collections, particulièrement quand elles font l’objet d’obligations légales de préservation et qu’aucun autre document relatif à ces métadonnées n’est disponible. Enfin, il peut aussi comprendre des ressources créées en format numérique (qui n’existent sous aucune autre forme) si elles ont été acquises par le musée dans une perspective de préservation.
Plan de préservation numérique

Le plan de préservation numérique est un document de base qui permet d’intégrer toutes les questions relatives aux caractéristiques et aux objectifs du musée en matière de préservation numérique et d’élaborer une stratégie (ou un plan d’action pour la préservation numérique). Le plan de préservation doit tenir compte des objectifs du musée, de ses obligations légales, des finances, des infrastructures organisationnelles et techniques ainsi que des besoins des utilisateurs. Du plan découlent un certain nombre de stratégies, qui, après avoir été évaluées, permettront la recommandation d’un plan d’action contenant :

  1. une série de mesures visant à assurer la préservation des ressources numériques;
  2. l’identification des responsables de ces mesures et des ressources nécessaires;
  3. les conditions dans lesquelles ces mesures seront prises.
Politique de préservation numérique
Les musées devraient se doter d’une politique de préservation numérique portant sur des enjeux comme les objectifs qui sous-tendent les activités de préservation numérique, les participants au processus et leurs responsabilités, le type de matériel à préserver, etc. Un cadre stratégique de la préservation numérique utilisé pour la conception de politiques similaires est disponible sur le site Échange professionnel.
Spécifications techniques
Certains documents peuvent être stockés sur des supports physiques dépassés ou susceptibles de le devenir. Les formats de fichiers (en particulier les formats propriétaires moins fréquemment utilisés) posent aussi un problème. Ils sont susceptibles de devenir dépassés et impossibles à lire par les nouvelles versions des logiciels. Des spécifications techniques (p. ex. les formats de fichiers et les types de supports qui peuvent être utilisés) doivent être établies afin d’assurer que le contenu puisse être converti en un format adapté à la préservation à long terme et que cela puisse être fait de manière à prévenir ou à limiter la perte d’information.
Valeur à long terme
La question de la valeur à long terme est souvent soulevée dans le cadre des politiques de préservation numérique. Si certaines ressources sont exclues en vertu d’une politique, il se pourrait qu’elles méritent tout de même d’être préservées en raison de leur valeur à long terme, que ce soit pour le musée ou pour ses parties intéressées

Références des arbres décisionnels pour la préservation numérique

The Digital Preservation Coalition, Interactive Assessment: Selection of Digital Materials for Long-term Retention, http://www.dpconline.org/publications/digital-preservation-handbook, consulté en janvier 2013.

Jones, Maggie, et Neil Beagrie, Preservation Management of Digital Materials: A Handbook, Londres, The British Library, 2001, p. 85, document imprimé.

Digital Preservation Decision Tree, Digital Preservation Assessment, Parliamentary Archives, http://www.parliament.uk/documents/upload/digital-preservation-decision-tree.pdf (version PDF, 46 Ko), consulté en janvier 2013.

Comité de conservation du Conseil canadien des archives, Arbre de décision pour des projets de numérisationhttp://www.cdncouncilarchives.ca/f-digitarc.html#f-tree, 2002, consulté en janvier 2013.

Planning Digital Preservation, http://www.bl.uk/blpac/pdf/digitalstartglaspeach.pdf , consulté en janvier 2013.

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