Sondage sur la préservation numérique : résultats préliminaires de 2011

Participation par province et territoire

Parmi les répondants figuraient des représentants des dix provinces et des trois territoires.

On a ensuite comparé les résultats du sondage avec les taux d'adhésion au RCIP par province. Cette comparaison a permis de constater que toutes les provinces étaient légèrement sous-représentées sur le plan des taux de participation au sondage par rapport au taux d'adhésion. Les taux de participation des territoires étaient soit identiques aux taux d'adhésion ou légèrement supérieurs, ce qui s'explique par le nombre peu élevé d'organisations membres dans les territoires.

Conclusion : Compte tenu de la différence peu marquée entre le nombre d'établissements membres du RCIP et le nombre de participants au sondage, il semblerait que le sondage ait attiré un échantillon représentatif de répondants du point de vue géographique.

Étendue des budgets

Les répondants devaient indiquer le budget de leur organisation en choisissant parmi 14 catégories, allant de 0 $ à 4 999 $ par année à plus de 4 000 000 $ annuellement.

Le sondage a permis de recueillir de l'information concernant toutes les catégories budgétaires établies.

Conclusion : Ces résultats ont permis de confirmer qu'un échantillon composé de tous les types d'organisations, allant de celles ayant les plus petits budgets à celles détenant les budgets les plus importants, a répondu au sondage et que cette répartition se reflète dans les résultats.

Existence de biens numériques

À la première question de la section « Inventaire des biens numériques », on demandait aux répondants d'indiquer si leur organisation possédait des biens numériques.

Conclusion : La très grande majorité des participants ont répondu « Oui » à la question 1a, confirmant que la plupart des membres du RCIP créent maintenant, à tout le moins, certains de leurs documents en version numérique.

Types de biens numériques

Les répondants devaient ensuite préciser les types de biens numériques qu'ils possèdent. Cinq catégories étaient présentées, les trois premières étant liées principalement aux biens culturels et patrimoniaux, alors que les deux dernières portaient davantage sur les documents administratifs, notamment ceux qui se rattachent aux systèmes de gestion des collections de même que les différents types de documents opérationnels créés à l'appui des activités muséales. Les cinq types de biens numériques sont définis ci-après.

1. Biens numériques impossibles à remplacer en cas de perte. Cette catégorie comprend notamment ce qui suit :
   • Artefacts créés sous forme numérique;
   • Œuvres d'art numériques;
   • Expositions virtuelles;
   • Publications numériques;
   • Documents pour lesquels il n'existe pas d'original physique;
   • Copies numérisées d'originaux physiques qui n'existent plus.
2. Copies numérisées pour lesquelles le processus de renumérisation serait difficile, coûteux ou nuisible à l'original.
   
   Cette catégorie peut comprendre des copies numérisées d'objets physiques originaux, tels que des artefacts, des œuvres d'art, des photographies analogiques, des publications ou des documents qui constituent une partie de votre collection.
3. Copies numérisées pouvant être renumérisées assez facilement, en cas de perte, à partir des mêmes documents d'origine.
   
   Cette catégorie peut comprendre des copies numérisées de documents de référence, notamment des photographies analogiques ou des microfilms portant sur des objets de votre collection.
4. Enregistrements dans un système de gestion des collections.
5. Autres documents en lien avec vos collections existant uniquement en format numérique, notamment ce qui suit :
   • Audioguides;
   • Dossiers d'acquisition;
   • Ententes sur la propriété intellectuelle;
   • Contrats.
   
   La plupart des répondants ont sélectionné plus d'une catégorie de biens numériques. L'option de réponse « Ne sais pas » a été éliminée de la figure 4 ci-dessous, car elle n'était pas significative du point de vue statistique.

Biens numériques par type

Le résultat le plus significatif (colonne 7, total = 218) représente les organisations qui possèdent un certain type d'inventaire des collections en format numérique. Ce résultat reflète l'introduction dans le passé d'applications de base de données pouvant être utilisées pour créer des listes de biens numériques. La préservation de telles bases de données et feuilles de calcul représente la méthode la plus fiable et la plus souvent mise à l'essai pour dresser l'inventaire des biens; habituellement, elle ne connaît aucun problème technique notable.

La deuxième catégorie en importance (colonne 5, total = 213) représente le contenu qui pourrait être renumérisé. Ce résultat corrobore l'hypothèse selon laquelle bon nombre des biens numériques détenus par les musées sont des photographies d'artefacts.^{Note en bas de page 2} Il peut se révéler difficile et coûteux, au fil du temps, de conserver des fichiers exclusifs ou dans des formats obsolètes; de plus, le contenu de ces fichiers peut être endommagé facilement. Par conséquent, il est souvent plus facile et moins coûteux de photographier de nouveau les artefacts en cause.

On trouve beaucoup moins de biens numériques dans la catégorie 1 (« Impossibles à remplacer », total = 157) et dans la catégorie 2 (« Difficiles à remplacer », total = 166). Toutefois, une fois combinées, ces données représentent la catégorie la plus importante de biens numériques indiqués dans le sondage (total = 323).

La dernière catégorie (« Autres ») peut comprendre des audioguides, sous la forme de scripts textuels ou de fichiers sonores enregistrés, ainsi que d'importants documents opérationnels comme des dossiers d'acquisition, des ententes sur la propriété intellectuelle et des contrats. Ces derniers ont vraisemblablement été créés, dans la plupart des cas, à l'aide de divers types de logiciels faisant partie de suites bureautiques.

Conclusion : Les biens numériques des deux premières catégories (« Impossibles à remplacer » et « Difficiles à remplacer ») sont ceux qui représentent le plus grand défi en matière de préservation numérique pour la plupart des organisations. Afin de bien cerner la nature et l'ampleur des activités de surveillance et des interventions requises pour préserver ces biens à long terme, on peut utiliser les données recueillies à l'aide des autres questions de la section « Inventaire des biens numériques » du sondage.

Pertes de biens numériques

Les répondants devaient indiquer si leur organisation avait déjà perdu des biens numériques, c'est-à-dire qu'elle était incapable d'y accéder physiquement ou qu'elle ne pouvait consulter le contenu des fichiers en cause.

Les réponses à la question 11 confirment que plusieurs organisations ont connu des difficultés liées à la perte de données numériques. Les risques que survienne une telle perte peuvent être encore plus grands dans un environnement où des changements fréquents au sein du personnel, une dépendance élevée à l'égard des bénévoles et des étudiants ainsi que la nature principalement saisonnière de l'horaire de fonctionnement nuisent à la continuité et au maintien de la mémoire institutionnelle. Le sondage n'a pas permis de recueillir des données sur l'importance des fichiers perdus ni la façon dont les organisations ont composé avec ces pertes.

Conclusion : Puisque 83 % des participants ont été en mesure de répondre à cette question par « Oui » ou « Non » (les autres ayant répondu « Ne sais pas »), on peut conclure que les organisations en cause sont très conscientes des risques de perte de données. Cela a sans aucun doute contribué à la mise en place d'un nombre important de mesures préventives. À titre d'exemple, 98 % des répondants ont recours à la création régulière de copies de sauvegarde (voir la question 9, Mesures de préservation actuellement en place).

Conditions d'entreposage

Le premier moyen d'intervention en ce qui concerne la préservation des documents numériques consiste à établir des conditions d'entreposage stables et appropriées. Les conditions requises dépendent dans une certaine mesure du type de dispositif de stockage utilisé. À titre d'exemple, les CD et les DVD figurent parmi les supports physiques numériques les plus fiables sur le marché. Ces supports peuvent être entreposés dans différents environnements. Toutefois, à l'instar de tous les autres supports physiques, dont le papier, la pellicule et les bandes magnétiques, il est important que la température et l'humidité relative ne fluctuent pas et que l'environnement dans son ensemble demeure stable.

Une autre mesure de préservation importante en lien avec les conditions d'entreposage consiste à conserver une copie des biens numériques dans un autre lieu. Cette mesure toute simple permet de protéger les biens advenant une catastrophe telle qu'une inondation, un incendie, un tremblement de terre ou l'effondrement du bâtiment.

À la question 3, 40 % des répondants ont indiqué plus d'un espace d'entreposage. La plupart des répondants gardent leurs biens numériques dans un « espace de bureau » (total = 139); un nombre identique de répondants ont accès à des espaces d'entreposage spécialisés comme une « salle de serveur réseau » et une « chambre forte » (81 + 58 = 139). Certains répondants ont fourni des renseignements supplémentaires sur les espaces d'entreposage externes qu'ils utilisent, et ont indiqué leur emplacement, notamment à la maison, dans les espaces où les artefacts sont entreposés ou encore dans le nuage informatique.

Conclusion : De nombreuses organisations ont accès à un espace d'entreposage spécialisé.

Supports physiques

À la question 2 du sondage, on présentait 34 supports physiques de stockage différents pour les biens numériques, dont des dispositifs de stockage magnétique, optique et de mémoire Flash. Chose étonnante, les répondants ont déclaré utiliser pleinement 32 des 34 supports physiques indiqués. L'absence de réponse pour les formats LT02 et Blu-Ray-RE semble plutôt être un hasard et ne revêt aucune importance réelle sur le plan des résultats.

Supports plus récents

Aux fins de comparaison, on présente dans la première colonne de la figure 8 les données sur les disques souples de 5,25 po tirées de la figure 7. Le nombre de disques souples de ce type, soit 118, semble bien peu élevé comparativement au nombre important de disquettes de 3,5 po et de bandes audionumériques de 4 et de 8 millimètres (mm).

Parmi les formats plus récents présentés dans la figure 8, on peut voir clairement que les CD et les DVD, qui ont fait leur apparition il y a environ 15 ans, et les disques durs externes introduits il y a plus ou moins 5 ans, sont largement utilisés. Il s'agit des supports de stockage externes les plus communément indiqués dans le sondage, abstraction faite des disques durs internes et des serveurs de réseau qui sont utilisés dans le cadre des activités quotidiennes.

Bien que les disquettes de 3,5 po et les bandes audionumériques de 4 et 8 mm ne soient plus produites, leur retrait est relativement récent (2005-2009). Aujourd'hui, il est toujours possible de faire l'acquisition d'un lecteur de disquettes de 3,5 po muni d'une prise USB pour permettre la connexion avec les ordinateurs courants. Dans le cadre des initiatives de marketing des formats Linear Tape Open (LTO), on a toujours fait savoir ouvertement que ces formats deviendraient désuets rapidement; le format LTO 5 actuel permet uniquement de lire les données stockées au moyen des deux formats précédents (LTO 3 et LTO 4). Malgré la nature exclusive des CD-Photo de Kodak, qui pose un certain problème du point de vue technique, il semblerait que seules les organisations de grande taille, du moins si l'on s'appuie sur les réponses des participants au sondage, en font l'usage à grande échelle.

Conclusion : La grande majorité des formats de stockage numérique utilisés par les répondants peuvent être considérés comme des technologies actuelles. Il faudra recopier les données stockées, mais les organisations disposent de suffisamment de temps pour planifier des projets par étapes.

Formats analogiques

Les répondants étaient également invités à indiquer si leur organisation utilisait des formats autres que ceux présentés à la question 2. Les répondants ont fait part de 32 formats additionnels dans la catégorie « Autre ». Cependant, après une analyse attentive, on a constaté que plus de la moitié d'entre eux étaient des formats analogiques audio et vidéo, lesquels n'étaient pas visés par le sondage. Ces formats sont en majeure partie utilisés par des organisations qui se spécialisent dans le contenu audiovisuel. Un certain nombre de répondants ont toutefois indiqué détenir une petite quantité de formats plus communément utilisés par le grand public, comme les cassettes audio et les cassettes vidéo de 0,5 po.

Conclusion : Les formats audiovisuels désuets, lesquels ne sont pas examinés officiellement dans le cadre du sondage, comportent un risque de perte similaire à celui des formats numériques plus anciens. Lorsqu'il s'agit de prendre des mesures de préservation, il est important en premier lieu de séparer le contenu original du contenu préenregistré.

Formats de fichiers logiques

À la question 4, on présente 13 types de fichiers numériques créés par des catégories particulières de logiciels; les répondants devaient indiquer ceux utilisés au sein de leur organisation. Les données de la figure 9 montrent que les logiciels produisant des fichiers d'image fixe sont les plus couramment utilisés par les répondants (total = 300), suivis de près par les logiciels de traitement de texte (total = 270). Les feuilles de calcul (total = 207) et les bases de données (total = 184), qui sont des logiciels fréquemment utilisés pour des fonctions similaires, représentent quant à eux les troisième et quatrième formats de fichiers les plus souvent utilisés.

Une baisse importante peut être observée entre les huit types de fichiers les plus communément utilisés et les cinq types les moins utilisés. Les cinq dernières colonnes de la figure 9 correspondent à des types de fichiers numériques plus spécialisés qui ne semblent pas représenter une priorité pour le RCIP et ses établissements membres.

Dans la figure 10, les cinq types de formats de fichiers les moins utilisés ont été éliminés, tandis que les huit types de formats de fichier les plus communs ont été évalués par rapport aux cinq types de biens numériques définis à la question 1. Les trois premières catégories sont principalement liées aux documents culturels et patrimoniaux, tandis que les deux dernières comprennent plutôt des documents administratifs, notamment ceux qui se rattachent aux systèmes de gestion des collections de même que les divers « autres » types de documents opérationnels créés à l'appui des activités muséales.

Les formats de fichiers d'image fixe dominent clairement les catégories « Impossibles à remplacer », « Difficiles à remplacer » et « Faciles à remplacer », tandis que les fichiers de type traitement de texte occupent la deuxième position. De façon générale, les feuilles de calcul occupent la troisième place.

En ce qui concerne la catégorie « Gestion des collections », les fichiers de base de données occupent la première position, suivis des fichiers de traitement de texte et d'image. Le nombre relativement élevé de feuilles de calcul dans cette catégorie pourrait correspondre à la préférence actuelle de certains utilisateurs, qui choisissent de concevoir des applications de base de données simples en format feuille de calcul plutôt que de recourir à un logiciel de base de données.

On peut analyser ces données plus en profondeur en tenant compte des renseignements tirés des réponses à la première partie de la question 4, où on demandait aux répondants d'indiquer les trois progiciels les plus utilisés au sein de leur organisation. Parmi les répondants, 40 % ont indiqué que Microsoft Office, ou l'un de ses composants (Word, Excel, Access), est le progiciel qu'ils utilisent le plus. Le deuxième progiciel le plus utilisé par les répondants est Adobe Photoshop et ses logiciels affiliés comme Creative Suite, Elements ou InDesign. Le troisième groupe comprend des logiciels de gestion des collections destinés aux musées comme Past Perfect et Virtual Collections.

La nécessité de récupérer les biens numériques contenus dans des formats de fichiers logiques désuets dépend largement de l'importance du contenu en question. Pour déterminer la mesure dans laquelle il est urgent de procéder à une telle opération, on tient compte de plusieurs facteurs; on vérifie, entre autres choses, si le fabricant du logiciel offre toujours un soutien pour ce dernier et si le créateur du fichier a toujours accès à l'application ayant servi à créer le fichier. Les données du sondage relatives aux formats de fichiers peuvent également être liées à l'âge des fichiers et à leur lisibilité. Si l'on procédait à une analyse en ce sens, cela pourrait permettre de produire jusqu'à 130 tableaux pouvant être utilisés pour évaluer les niveaux de risque actuels touchant des types de formats de fichiers particuliers.^{Note en bas de page 3}

Conclusion : L'unicité et l'importance du contenu des fichiers, ainsi que le degré de désuétude des formats de fichiers et la disponibilité d'outils de conversion fiables sont tous des facteurs qui devraient être pris en compte pour établir l'ordre de priorité des différentes mesures de préservation.

Systèmes d'affectation de noms

Les réponses à la question 5 montrent que trois types de processus interne de normalisation de l'affectation des noms de fichiers ont été adoptés par la majorité des répondants. Alors que le graphique donne à penser que les résultats obtenus sont positifs, un certain nombre de facteurs laissent croire que des problèmes pourraient survenir au fil du temps.

En premier lieu, la normalisation semble être menée à petite échelle, à l'égard de fichiers ou de projets particuliers. Un protocole d'affectation des noms de fichiers global ne semble donc pas être établi au sein de ces organisations. La logique qui sous-tend ces protocoles à petite échelle pourrait disparaître au fil du temps, laissant ainsi les organisations aux prises avec des noms de fichiers ayant perdu une bonne partie de leur valeur par rapport à la désignation des fichiers et à l'accès à ces derniers.

En deuxième lieu, la plupart des répondants ont sélectionné plus d'une option, ce qui signifie que les 250 réponses positives représentent en fait seulement 45 % des répondants. Ainsi, on constate que les organisations utilisent souvent une combinaison de systèmes d'affectation de noms, ce qui pourrait aggraver le risque de perte de continuité susmentionné. En fait, dans la catégorie générale « Interne, uniforme et normalisé », le nombre de répondants ayant répondu « Oui » est presque identique au nombre de participants ayant indiqué « Non ». Quelques répondants ont indiqué avoir adopté des systèmes d'identification uniques et permanents, comme les systèmes ARK (Archival Resource Key) et DOI (Digital Object Identifier), dont la tenue à jour peut exiger beaucoup de ressources et qui sont presque uniquement utilisés par des organisations de grande taille.

Enfin, tandis que 45 % des répondants ont indiqué avoir adopté un système d'affectation des noms de fichiers normalisé, 55 % d'entre eux ont affirmé ne pas l'avoir fait. Par conséquent, il est possible que le contrôle exercé sur les biens numériques soit inadéquat au sein de la majorité des organisations ayant pris part au sondage.

Dans leurs commentaires, les répondants ont donné d'importants éclaircissements, plusieurs d'entre eux ayant souligné que les biens utilisés afin d'assurer la gestion des collections font pour la plupart l'objet d'un contrôle, souvent par l'intermédiaire d'un système d'affectation des noms de fichiers normalisé inclus dans les programmes informatiques de gestion des collections. En ce qui concerne les documents opérationnels comme les pièces de correspondance, un certain nombre de répondants ont indiqué que leur organisation avait mis en place un système de classification des fichiers. Ce type de système ainsi que les numéros d'acquisition peuvent tous deux être utilisés pour attribuer aux fichiers un nom en lien avec les documents opérationnels et les biens des collections.

Conclusion : Une normalisation accrue des pratiques d'affectation des noms de fichiers permettrait à l'avenir de mieux désigner des biens numériques uniques, de faciliter l'extraction, de même que de réduire les cas de chevauchement des activités de préservation. Toutefois, les systèmes d'affectation des noms de fichiers préalablement utilisés par les organisations devraient être maintenus. Si les organisations renommaient maintenant les anciens fichiers, elles pourraient écraser d'importantes métadonnées. En outre, cela pourrait se traduire par l'élimination du lien entre les fichiers et l'historique de leur création et de leur tenue à jour. Le contrôle intellectuel des biens numériques plus anciens est plus efficace lorsque ces derniers sont pris en compte dans leur ensemble, notamment en tant que répertoire ou sous­répertoire (voir la question 6 ci-dessous).

Vue d'ensemble de l'organisation des fichiers

Non seulement faut-il mettre en place des pratiques d'affectation de noms normalisées pour les fichiers individuels, mais il faut également voir à l'uniformité des répertoires et des sous-répertoires dans lesquels ces fichiers sont regroupés. À la question 6, on a fait une distinction entre les données structurées et les données non structurées, les premières étant généralement représentées par des bases de données, et les secondes, par les fichiers informatiques individuels. La structure de la base de données établit une relation entre l'enregistrement de la base de données et tout objet numérique qui y est joint. Les données non structurées requièrent l'intervention du créateur des fichiers, qui doit définir les catégories et regrouper les fichiers dans chacune d'elles.

Données non structurées

Pour ce qui est du traitement des fichiers numériques non structurés, la majorité des répondants (total = 73) ont indiqué avoir mis au point des structures de répertoires et de sous-répertoires, et ce, projet par projet. Tel qu'il a été mentionné à la question 5 (ci-dessus), en ce qui concerne les pratiques d'affectation de noms, cela se traduit par l'établissement d'un processus de normalisation à petite échelle au sein de l'organisation plutôt que par l'adoption d'une approche plus globale dans l'ensemble de celle-ci. La logique qui sous-tend ces protocoles à petite échelle pourrait disparaître au fil du temps, laissant ainsi les organisations aux prises avec des noms de fichier ayant perdu une bonne partie de leur valeur par rapport à la désignation des fichiers et à l'accès à ces derniers.

Les structures de répertoires fondées sur un système de classification de fichiers existant sont plus susceptibles de s'intégrer dans une perspective organisationnelle plus vaste et pourraient permettre d'accroître les chances que soient maintenus les liens entre les fichiers opérationnels généraux et l'information relative à la gestion des collections, portant par exemple sur un même artefact ou donateur.

Les approches chronologiques pourraient permettre de réduire le volume des biens devant faire l'objet d'une recherche, mais seulement si une personne au sein de l'organisation est en mesure de se souvenir de l'année en cause.

Le classement par format de fichier peut faciliter les activités de préservation, notamment en regroupant tous les fichiers devant faire l'objet d'une conversion à un moment en particulier. Toutefois, il s'agit de la structure la plus susceptible de donner lieu à la séparation des fichiers connexes, ce qui empêche de bénéficier d'un aperçu organisationnel global d'une activité donnée, par exemple une acquisition ou une exposition.

Données structurées

En raison de l'utilisation répandue des systèmes de gestion des collections, une grande partie de l'information numérique détenue par les répondants se trouve dans des bases de données. Les objets connexes comme les photographies peuvent être liés aux enregistrements des bases de données, maintenant ainsi la relation entre les deux éléments. Un type de contrôle similaire peut être établi à l'aide d'un langage de balisage comme XML de même que d'objets liés entre eux.

La figure 13 montre que la grande majorité des répondants utilisent des bases de données traditionnelles. Beaucoup moins d'entre eux ont indiqué recourir à une approche plus récente axée sur le balisage des données et des objets afin de structurer les données.

Par comparaison avec les réponses données à la question 5, de 30 % à 50 % moins de répondants ont indiqué utiliser plus d'une approche pour l'organisation des biens numériques. Cette cohérence dans l'établissement de structures de répertoire est encourageante, puisqu'une structure organisationnelle solide et uniforme en ce qui concerne le classement des fichiers peut permettre d'établir un certain ordre, ce que les noms des fichiers eux-mêmes ne permettent pas.

Conclusion : Si l'on met l'accent sur les données non structurées, cela permettra d'accroître de manière notable le contrôle qu'exercent les établissements membres du RCIP sur les biens numériques qu'ils détiennent, ainsi que l'accès à ces biens. L'analyse combinée des données des questions 5 et 6 donne à penser que l'approche la plus directe consiste à renforcer l'organisation des fichiers, tout en introduisant des protocoles d'affectation de noms de fichiers plus cohérents pour l'avenir.

Mesures de sécurité

À la question 7, on présente quatre catégories de sécurité :

• Sécurité physique des lieux;
• Sécurité des systèmes appliquée à l'environnement informatique;
• Mécanismes de sécurité appliqués individuellement à chaque fichier;
• Mesures de sécurité conçues pour protéger les biens numériques qui sont en circulation ou qui ont été rendus accessibles.

Il est plus facile d'analyser ces différentes catégories de sécurité en les répartissant en plusieurs graphiques.

Mesures de sécurité – Sécurité physique des lieux

La majorité des répondants ont instauré jusqu'à un certain degré des mesures de sécurité physique afin de protéger leurs biens numériques. Les réponses négatives (« Non ») peuvent correspondre à différents scénarios. Il peut notamment s'agir d'une organisation qui dépend de l'équipement informatique installé au domicile de bénévoles, d'un musée qui dispose d'installations de petite taille et qui juge ainsi que les mesures de sécurité mises en place dans le bâtiment sont suffisantes pour protéger tout ce qui s'y trouve, ou encore d'une organisation qui se fie aux mesures de sécurité du réseau (dont il est question dans la prochaine section).

Conclusion : La mise en place de mesures de sécurité physique peut aller de pair avec l'établissement d'espaces d'entreposage adéquats (consulter la question 3, Conditions d'entreposage).

Mesures de sécurité – Sécurité des systèmes appliquée à l'environnement informatique

La mise en place de mesures de protection de l'environnement informatique est une pratique fort répandue, plus de 95 réponses positives (« Oui ») ayant été données pour 3 des 4 mesures. Seule la mesure « Accès aux utilisateurs » a obtenu moins de réponses positives (total = 79). Toutefois, dans certains cas, cela s'explique par le fait que les activités de l'organisation et, par extension, son matériel informatique ne sont gérés que par une seule personne. Il est également possible d'associer une partie des réponses négatives (« Non ») à des organisations disposant de budgets de moins de 200 000 $ et qui n'ont donc pas suffisamment de ressources pour obtenir l'expertise technique requise afin de mettre en place et de tenir à jour les dispositifs de sécurité en question.

Mesures de sécurité – Mécanismes de sécurité appliqués individuellement à chaque fichier, et mesures de sécurité conçues pour protéger les biens numériques qui sont en circulation ou qui ont été rendus accessibles

Les répondants évitent pour la plupart de mettre en application des mesures de sécurité exhaustives, comme la somme de contrôle ou les systèmes de cryptage, de façon individuelle pour chacun des biens numériques. Il en est ainsi parce que la mise en place et la tenue à jour de telles mesures peuvent nécessiter beaucoup de temps. La perte de la clé de cryptage est un risque réel au sein d'une organisation qui a recours à des bénévoles de même qu'à des étudiants pendant l'été. Si une telle perte survenait, il serait possible de récupérer les fichiers, mais le processus mobiliserait sans aucun doute l'ensemble des ressources technologiques de l'organisation. De même, l'adoption d'un système de cryptage incluant la compression avec perte endommagerait les fichiers de façon permanente.

D'un autre côté, l'existence de copies de préservation et de copies d'accès permet de protéger de manière notable les biens numériques d'une organisation qui sont en circulation. La mesure dans laquelle il est possible d'avoir accès aux copies maîtresses ainsi qu'aux copies de préservation de biens numériques à partir de différents ordinateurs du réseau de l'organisation ou par d'autres moyens employés par quiconque utilisant Internet n'a pas été examinée directement dans le cadre de cette question du sondage. Au moment de choisir les mesures de préservation qui seraient visées par le sondage, on a tenu pour acquis que les organisations procédaient au stockage hors ligne d'au moins une copie de préservation de chaque bien numérique afin de protéger les biens contre tout dommage susceptible d'être causé par des intrus.

Alors que, dans l'ensemble, les résultats sont excellents pour les 112 participants qui ont répondu à cette question, le portrait global est moins encourageant lorsqu'on tient compte, lors de l'examen de ces données, du nombre de personnes qui n'ont pas répondu à cette question. Une fois toutes les données combinées, on constate que seulement 23 % des répondants ont recours à des copies de préservation ou à des copies d'accès.

Conclusion : Selon les résultats, on peut vraisemblablement conclure que les répondants ont axé leurs initiatives de sécurité sur les mesures convenant le mieux à la structure et aux ressources de leur organisation. C'est en continuant de concentrer les efforts sur la correction des lacunes cernées en matière de mesures de sécurité physique et de circulation qu'on pourra apporter des améliorations dans une mesure importante, pourvu que les ressources nécessaires soient disponibles.

Droit de copier ou de convertir aux fins de préservation

Bien que la plupart des mesures de préservation soient de nature passive (p. ex. conditions d'entreposage, entretien du matériel, activités de surveillance), au moins deux d'entre elles sont intrusives et peuvent représenter dans certains cas une violation des droits de propriété intellectuelle des créateurs. Il s'agit de la production de multiples copies d'un fichier informatique à partir du format de fichier d'origine dans lequel le bien a été créé ou acquis, de même que de la conversion de ce fichier dans un format que l'établissement chargé de la préservation considère comme plus durable à long terme. Dans les deux cas, ces mesures sont plus faciles à prendre lorsque l'organisation détient les droits de propriété intellectuelle des biens numériques à préserver.

La figure 17 illustre clairement que les répondants assurent le contrôle des droits de propriété intellectuelle pour une grande majorité de leurs biens numériques. Cela est particulièrement important pour les biens des catégories « Impossibles à remplacer » et « Difficiles à remplacer », qui sont les plus susceptibles d'être soumis à des activités de préservation. Peu de répondants, soit moins de 8 % d'entre eux, ont indiqué « Aucun » ou « Ne sais pas » à cette question.

La figure 18 contient les mêmes données que la figure 17, mais on y a ajouté une catégorie, soit les répondants qui n'ont pas répondu à la question 8. Ce groupe représente 62 % des répondants, ou près des deux tiers des participants au sondage.

Il nous serait possible de croire que l'omission de répondre à cette question signifie que les participants en cause ne savaient pas si leur organisation assurait ou non le contrôle du droit de copier ou de convertir ses biens numériques. Toutefois, certains répondants ont pris le temps d'expliquer qu'ils auraient eu besoin d'une liste plus détaillée de leurs biens pour pouvoir répondre à la question. Ce sont les organisations qui disposaient d'un inventaire plus détaillé de leurs biens numériques qui pouvaient inclure cette information dans leur recherche.

Conclusion : Si l'on s'appuie sur le nombre de participants qui n'ont pas répondu à cette question, on peut conclure que les répondants ne savent pas s'ils ont le droit de réaliser certaines des activités de préservation des biens numériques, notamment copier un fichier ou convertir le format de celui-ci. Si une organisation procède à de telles activités de copie ou de conversion de fichiers sans avoir obtenu la permission au préalable, cela pourrait entraîner des réactions défavorables de la part des donateurs et des détenteurs des droits de propriété intellectuelle.

Mesures de préservation actuellement en place

À la question 9, on présente 11 mesures de préservation possibles. Les répondants devaient indiquer si ces mesures avaient été mises en œuvre au sein de leur organisation. Les résultats ont été répartis en trois graphiques afin d'en faciliter l'analyse. Le premier graphique (figure 19) fait part des trois mesures de préservation les plus fréquemment adoptées, alors que le deuxième graphique (figure 20) présente les quatre mesures qui suivent. Enfin, le dernier graphique (figure 21) indique les quatre mesures de préservation les moins fréquemment utilisées.

Les trois mesures de préservation les plus fréquemment adoptées

La création régulière de copie de sauvegarde représente davantage une exigence opérationnelle quotidienne qu'une mesure de préservation en soi, car les fichiers de sauvegarde sont créés sous la forme de fichiers exclusifs et dépendent de la fonction « Restaurer » du système d'exploitation qui a généré les fichiers à l'origine. À titre d'exemple, Windows 7 de Microsoft permet de restaurer les fichiers de sauvegarde créés à l'aide d'un ordinateur sur lequel est installé Windows Vista ou Windows 7, mais non ceux créés au moyen d'un ordinateur muni d'un système d'exploitation de Microsoft plus ancien.^{Note en bas de page 4} Les fichiers de sauvegarde constituent le mécanisme de défense de première ligne le plus facile à mettre en œuvre pour prévenir la perte catastrophique de biens numériques. Selon les résultats du sondage, le taux de mise en œuvre parmi les répondants est de 85 % (total = 98).

La maintenance régulière du matériel informatique, des systèmes d'exploitation et des applications logicielles permet de contrer les limites qu'établissent souvent les manufacturiers en ce qui touche l'interopérabilité entre leurs propres dispositifs et produits informatiques, de même qu'avec ceux de leurs concurrents. Le nombre de répondants ayant indiqué qu'ils procédaient régulièrement à la maintenance du matériel informatique (total = 73) et des logiciels (total = 75) pourrait signifier que les organisations en cause n'ont pas à leur disposition toutes les ressources nécessaires pour mettre à niveau le matériel aussi fréquemment que le souhaite l'industrie informatique, et non qu'elles ont nécessairement adopté une stratégie de préservation consciencieuse. Toutefois, lorsqu'on bénéficie de plus longues périodes de stabilité, cela permet de réduire la fréquence des cycles de copie et de conversion, et, par extension, de réduire les coûts.

Les quatre mesures de préservation dont le taux d'adoption se situe au milieu du classement

La figure 20 illustre l'ampleur de la mise en œuvre des quatre mesures de préservation étroitement liées qui se situent au milieu du classement.

La nécessité de « mettre à jour le support physique » est la plupart du temps guidée par la rapidité avec laquelle les supports physiques deviennent désuets, de même que par l'amélioration constante des supports plus anciens produits par l'industrie. Cela tend à masquer le fait que les supports physiques peuvent parfois donner de très mauvais résultats, en raison, entre autres, de problèmes touchant les conditions de l'espace d'entreposage ou le processus de fabrication. L'exposition à une chaleur ou à une humidité extrême peut entraîner l'apparition de moisissures ou de champignons, ou encore la délamination des CD et des DVD. La décomposition chimique de certaines des couches d'un support peut endommager une partie des données qui y sont stockées ou même effacer les données complètement. Le rafraîchissement des copies physiques est l'une des mesures de préservation les plus simples; cela exige toutefois d'importantes ressources, dont des supports vierges et de multiples nouveaux lecteurs, ainsi que du temps pour créer les nouvelles copies, réaliser des évaluations de la qualité et générer de nouveaux documents de contrôle.

La dernière catégorie figurant dans le graphique, « Créer des copies de préservation », touche davantage les biens numériques plutôt que les supports sur lesquels ils sont stockés. Avant de créer des copies de préservation, une organisation doit sélectionner un ou plusieurs formats physiques ou logiques et s'engager à les préserver à long terme. L'adoption de plus d'un type ou d'une marque de support de stockage physique peut permettre d'éviter les mauvais résultats inattendus concernant les formats, tel qu'il a été mentionné précédemment. Il est plus coûteux pour une organisation de conserver deux copies de biens numériques donnés dans différents formats.

La mise en place d'une procédure permettant de « Maintenir les conditions d'entreposage stables » représente la meilleure mesure possible pour prolonger la durée de vie des supports de stockage physiques et réduire les coûts associés aux cycles de rafraîchissement fréquents. Pour être en mesure de prolonger efficacement la durée de vie d'un type particulier de support physique, l'organisation doit veiller à ce que le matériel servant à lire ce support physique et à ce que tout logiciel nécessaire au décodage de son contenu soient maintenus en bon état de marche.

Les quatre mesures de préservation les moins fréquemment adoptées

La figure 21 présente les quatre mesures de préservation les moins fréquemment adoptées par les répondants. Le concept d'entreposage des biens numériques dans des lieux géographiques distincts a été examiné à la question 3, laquelle porte sur les conditions d'entreposage (voir Conditions d'entreposage). L'apport d'améliorations à cet égard peut permettre d'accroître rapidement le niveau de préservation numérique et ouvrir la voie à d'éventuelles initiatives de collaboration en matière d'entreposage, qu'il s'agisse du simple échange de copies avec d'autres organisations membres, du recours aux réseaux LOCKSS (Lots of Copies Keep Stuff Safe) ou de la mise au point de dépôts numériques fiables.

Le nombre de répondants ayant indiqué « Non » pour les deux dernières activités, soit « Inspecter les copies de préservation » et « Confirmer la lisibilité des fichiers », surpasse le nombre de participants ayant répondu « Oui ». Puisque seulement 17,5 % des répondants (total = 54) créent des copies de préservation, il n'est pas surprenant qu'un nombre encore moins élevé d'organisations procède à l'inspection de ces copies de façon régulière (total = 32, ou 10,4 %). L'inspection physique des copies et la confirmation de la lisibilité des fichiers sont des activités techniques qui demandent beaucoup de temps; cependant, les résultats qui en découlent peuvent permettre de cerner tôt les risques de perte d'accès aux biens numériques. La détection précoce de problèmes éventuels peut permettre de réduire les pertes et les coûts associés au contrôle, puisqu'on disposera de suffisamment de temps pour examiner le problème comme il se doit et mettre en œuvre la solution la plus appropriée, et ce, de la façon la plus rentable possible. Dans certains cas, les dommages touchant les supports physiques sont attribuables aux conditions d'entreposage. On peut limiter ces dommages en améliorant les conditions dans l'espace d'entreposage, sans devoir procéder à un cycle de rafraîchissement complet. Pour leur part, les problèmes de lisibilité peuvent être réglés par l'acquisition d'une version plus récente du progiciel requis, plutôt que par la conversion en un format de fichier différent.

Conclusion : La fréquence des activités de préservation réalisées par les établissements membres du RCIP ayant répondu au sondage est encourageante. En plus d'inviter les différentes organisations à mettre en œuvre les mesures de préservation indiquées dans le sondage, le RCIP devrait également examiner la possibilité de mener des initiatives de collaboration régionales, provinciales et nationales, lesquelles pourraient réduire les coûts souvent élevés associés à la préservation numérique, et faciliter l'accès, pour ses membres, à l'expertise technique nécessaire à la mise en œuvre de ces mesures.

Politique, stratégie ou plan, et lignes directrices

Les réponses données à la question 10 indiquent que, dans une mesure considérable, les organisations ayant pris part au sondage ont omis de produire des documents énonçant des politiques, des stratégies ou des lignes directrices en matière de préservation numérique. L'élaboration de tels documents est une mesure essentielle à la mise en œuvre de programmes actifs de préservation numérique. Dans nombre de cas, le processus pourrait se baser sur des modèles de documents; ces modèles pourraient servir de fondement aux discussions et aux activités pour l'établissement des priorités au sein des organisations.

Conclusion : Les données du sondage nous permettent de cerner un aspect pour lequel d'importantes améliorations peuvent être apportées. Ces résultats vont dans le même sens que ceux tirés des réponses à la question 14 (Capacité de formation interne en matière de préservation numérique), où bon nombre de répondants ont choisi « Stratégies de préservation et outils » parmi les sujets de formation à privilégier.

Besoins organisationnels à l'appui de la préservation numérique

À la question 13, on présentait sept types de besoins susceptibles de faire partie de ceux des organisations pour la mise en œuvre d'un programme de préservation. Les répondants pouvaient classer ces types de besoins par ordre de priorité, 1 étant le plus haut niveau de priorité, et 7, le plus bas. Aux fins d'analyse, les données ont été réparties en deux graphiques.

Les deux besoins organisationnels auxquels on a attribué le degré de priorité le plus élevé

Comme aperçu initial, la figure 23 présente seulement deux types de besoins, soit « Financement » et « Priorité établie par la direction ». Ce n'est pas surprenant que le « Financement » se retrouve au premier rang, surpassant toutes les autres priorités. L'option « Priorité établie par la direction » occupe, globalement, le dernier rang dans l'ordre de priorité des besoins. Toutefois, cette option a été sélectionnée à tous les niveaux de priorité possibles par les différents répondants; une analyse plus approfondie permet d'établir une corrélation entre le degré de priorité accordé à cette option et la taille de l'organisation (selon le budget). En effet, cette question de gestion occupe un niveau de priorité plus élevé aux yeux des organisations de plus grande taille. Par contre, pour celles de petite taille, ce type de besoin ne semble pas être jugé pertinent.

Besoins organisationnels d'intérêt moyen

Alors que l'axe vertical de la figure 23 s'étend de 0 à 80, celui de la figure 24 ne va que de 0 à 45, puisque les priorités occupant le premier et le dernier rang n'y figurent pas. Dans ce deuxième graphique, le rang relatif occupé par les cinq autres types de besoins est plus facile à cerner : la catégorie « Infrastructure et équipement », étroitement liée à la catégorie « Financement », se classe comme la deuxième priorité en importance.

La catégorie « Formation du personnel » occupe le troisième rang selon un point de vue global, c'est-à-dire si l'on combine les cotes les plus élevées accordées pour les troisième et quatrième niveaux de priorité. La catégorie « Expertise technique » s'est principalement vu accorder des cotes de priorité plus basses, ce qui donne à penser que les organisations ont constaté que les compétences requises en ce sens peuvent être acquises à l'interne ou obtenues par l'intermédiaire de contrats ou encore auprès d'étudiants employés pendant la période estivale. La catégorie « Normes, lignes directrices, etc. » figure également au bas de l'ordre de priorité, peut-être parce que bon nombre de documents à cet égard sont déjà disponibles en ligne. L'option « Capacité organisationnelle » occupe quant à elle le milieu du classement.

Certains répondants ont pris le temps d'indiquer des besoins additionnels, notamment la rénovation des installations, des espaces d'entreposage supplémentaires, des fournitures, de même que des employés et bénévoles additionnels. Dans quelques-uns des commentaires formulés, les répondants ont insisté sur l'importance d'autres éléments auxquels ils ont également attribué des cotes de priorité élevées, comme le financement. D'autres ont rappelé, à juste titre, que les besoins des établissements membres sont diversifiés. La formation de base, l'accès à de l'expertise et à des conseils techniques ainsi que la mise en place de lignes directrices et de pratiques exemplaires appropriées continuent de figurer au nombre des besoins étant donné que de nouveaux bénévoles, de nouveaux membres et de nouvelles organisations joignent les rangs du réseau culturel et patrimonial que représente le RCIP.

Conclusion : L'ordre de priorité selon lequel ont été classés les besoins organisationnels donne à penser que nombre de répondants seraient prêts à aller de l'avant et à mener des activités de préservation numérique si leurs organisations respectives étaient en mesure de regrouper des ressources très concrètes et très spécifiques, notamment en ce qui touche le financement, l'infrastructure et l'équipement nécessaires, de même que divers programmes de formation à l'intention du personnel. Dans un tel contexte, il est probablement raisonnable de présumer que la formation serait axée sur des plans et des procédures de mise en œuvre particulières propres à l'organisation en question.

Capacité de formation interne en matière de préservation numérique

Les besoins organisationnels ayant été cernés à la question 13, on s'est servi de la question 14 pour examiner plus en détail la catégorie « Formation du personnel » du point de vue de la capacité de formation disponible à l'interne, capacité qui pourrait être partagée avec d'autres établissements membres du RCIP. Trois catégories en matière de capacité de formation sont présentées, soit « Personnel spécialisé », « Ressources écrites » et « Outils », dans onze domaines en lien avec la préservation numérique. De nombreux répondants ont sélectionné plus d'une option.

Au cours des dernières années, la numérisation de documents aux fins d'utilisation sur les sites Web et dans le cadre d'expositions virtuelles a connu une importance particulière, d'où la quantité importante de ressources à ce sujet. Comme pour les autres questions du sondage, il est important toutefois de garder à l'esprit que ce ne sont pas tous les participants qui ont répondu à l'ensemble des questions. Ainsi, près de 60 % des répondants n'ont pas répondu à la question 14.

Les résultats très élevés obtenus pour la catégorie « Personnel spécialisé » dans la plupart des domaines de la préservation numérique sont encourageants et renforcent l'hypothèse soulevée à la question 10 (voir Politique, stratégie ou plan, et lignes directrices), à savoir que la principale lacune est l'absence d'une compréhension stratégique générale de la question et des liens d'interdépendance entre ses différentes composantes, et non un manque d'expertise dans certains domaines techniques.

En ce qui a trait aux questions plus larges et complexes comme celles se rattachant aux catégories « Normes » et « Droit d'auteur », les réponses indiquent que les organisations se fient grandement aux ressources écrites et à l'expertise du personnel. Les résultats plutôt faibles obtenus pour la catégorie « Modèles d'affaires durables » s'expliquent par le caractère récent de ces outils ainsi que par le manque de ressources écrites détaillées sur le sujet.

Conclusion : Les résultats du sondage donnent à penser qu'il existe des occasions pour les établissements membres du RCIP de s'offrir mutuellement de la formation. Les réponses recueillies à la question 16, présentées ci-après, indiquent une forte préférence à l'égard de la formation en personne. Ensemble, les réponses à ces deux questions nous amènent à nous demander si la coordination régionale pourrait créer de nouvelles occasions de formation.

Besoins en formation en matière de préservation numérique

Afin de confirmer les besoins courants en matière de formation, on a présenté à la question 15 onze sujets de formation que les répondants devaient classer par ordre de priorité. En outre, ces derniers étaient invités à proposer d'autres sujets. Les résultats ont été répartis en deux graphiques afin de faciliter l'analyse des données.

Sujets classés aux deux premiers rangs, et sujet figurant au dernier rang

La figure 26 présente les sujets classés aux deux premiers rangs par les répondants, ainsi que le sujet figurant au dernier rang. Les « Stratégies de préservation et outils » ainsi que la « Numérisation » sont les deux sujets auxquels on a attribué le plus de cotes de niveau 1 (total = 24 chacun) et de niveau 2 (total = 15 chacun).

L'importance donnée au sujet « Stratégies de préservation et outils » renforce l'hypothèse soulevée précédemment (à la question 10, Politique, stratégie ou plan, et lignes directrices, et à la question 14, Capacité de formation interne en matière de préservation numérique), à savoir que les répondants connaissent plutôt bien certaines des composantes de la préservation numérique, mais qu'ils souhaiteraient qu'on leur donne un aperçu du domaine dans son ensemble afin de pouvoir établir leurs plans et leurs priorités en conséquence. Le résultat le plus étonnant est le classement au dernier rang des « Modèles d'affaires durables ».

D'autre part, l'importance accordée au sujet « Numérisation » peut être considérée comme une surprise, compte tenu des efforts en matière de perfectionnement et de formation déployés par le RCIP de 2001 à 2010 dans le cadre de la Stratégie sur la culture canadienne en ligne.

Conclusion : Bien que la numérisation ne joue qu'un rôle marginal en ce qui a trait à la préservation de documents analogiques, permettant principalement de réduire la manipulation et l'exposition des artefacts originaux, les résultats obtenus ici confirment que la numérisation demeure importante pour les répondants. Ils soulignent également l'importance de procéder à la mise à jour des ressources du RCIP en fonction de l'information récemment acquise, plus particulièrement en ce qui touche les connaissances de plus en plus vastes en matière de préservation numérique. Dans les documents plus anciens portant sur l'adoption de technologies numériques, on examine rarement les questions de préservation, ce qui laisse entendre qu'on estimait que ces questions, à l'instar de celles liées aux documents analogiques, pouvaient être prises en compte ultérieurement. L'expérience acquise en matière de biens numériques ainsi que les recherches continues sur les différents aspects qui s'y rapportent permettent de conclure que l'étape de planification représente le moment idéal pour examiner les préoccupations relatives à la préservation numérique, avant même la création de nouveaux documents.

Sujets d'intérêt moyens

La figure 27 présente les quatre sujets de formation se situant au milieu du classement dans l'ordre de priorité, une fois retirés les sujets « Stratégies de préservation et outils », « Numérisation » et « Modèles d'affaires durables ». Le sujet « Infrastructure et équipement » devance manifestement les autres sujets inclus dans cette figure et occupe le troisième rang parmi les priorités, alors qu'on a principalement accordé à la catégorie « Droit d'auteur » des cotes associées aux deux premiers et aux deux derniers rangs, ce qui pourrait peut-être donner à penser qu'il s'agit d'un sujet qui continue de revêtir une importance pour certains répondants qui connaissent déjà bien la question, alors qu'il est relativement nouveau pour d'autres. Les sujets « Normes » et « Organisation et identification des fichiers » se situent près du milieu du classement, la catégorie « Normes » ayant un léger avantage compte tenu de la vaste portée de ce sujet.

Conclusion : Comme il a été mentionné précédemment, le RCIP devrait faire connaître les ressources plus anciennes figurant sur le site Web Échange professionnel, dont celles en lien avec le droit d'auteur et les normes.

Sujets de faible intérêt

Les sujets présentés dans la figure 28, auxquels les répondants ont accordé des cotes de priorité peu élevées, sont tous de nature plutôt technique.

Conclusion : Lorsqu'une organisation prend des décisions en lien avec ces sujets, notamment en ce qui concerne les conditions d'entreposage ou les mesures de sécurité, elle s'appuie généralement sur des recommandations et des rapports présentés par des institutions de recherche et des établissements de grande taille œuvrant dans le domaine culturel et patrimonial comme l'Institut canadien de conservation et la Bibliothèque du Congrès des États-Unis.

Méthodes préférées de prestation de la formation

Les réponses indiquent une nette préférence pour les cours en personne, un nombre de participants ayant accordé les cotes 1 et 2 aux « Cours en personne d'une journée » (total = 53 + 19) et aux « Cours en personne d'une demi-journée » (total = 14 + 39). Toutefois, dans plusieurs de leurs commentaires, les répondants ont fait part des difficultés et des dépenses associées à la formation en personne.

Dans la figure 30, les deux choix les plus privilégiés ont été omis afin d'illustrer clairement le degré de priorité accordé aux quatre autres options.

Parmi les options présentées dans le sondage, il convient d'établir une comparaison entre la formation de type « Webinaire en direct » et les « Cours en ligne à progression autocontrôlée ». Les webinaires en direct ont généralement lieu en temps réel et doivent être suivis à un moment prédéterminé. Ce désavantage potentiel est fréquemment atténué par le fait que les participants peuvent poser des questions au formateur. Le problème associé à la nécessité de participer en temps réel est aggravé par les différents fuseaux horaires du Canada. En effet, les formations débutent tôt le matin pour certains et se terminent tard en après-midi pour d'autres, en plus de poser problème pour ce qui est d'établir le moment où auront lieu les pauses­repas. Une fois la présentation initiale donnée, les webinaires demeurent souvent accessibles en ligne, sans toutefois permettre l'interactivité. En revanche, les cours en ligne à progression autocontrôlée demeurent toujours accessibles et peuvent être suivis au moment qui convient le mieux aux participants. Cependant, ils n'offrent peut-être pas la possibilité de poser des questions aux personnes ayant préparé la formation. Les données présentées à la figure 30 montrent que, de manière générale, les participants ont accordé des cotes de priorité plus élevées à l'option « Cours en ligne à progression autocontrôlée » qu'à l'option « Webinaire en direct », ce qui est vraisemblablement attribuable aux difficultés en lien avec l'horaire auxquelles les membres du personnel et les bénévoles sont confrontés.

Les deux dernières options présentées à la question 16, soit « Site Web » et « Service en ligne continu », représentent des approches diamétralement opposées en matière de formation. Les sites Web, comme les cours offerts en ligne, sont accessibles en tout temps, mais il est parfois difficile d'y trouver de l'information sur un sujet en particulier et, contrairement aux cours structurés, ne présentent pas toujours le contenu de façon logique, soit de l'introduction à la conclusion, ou d'une manière qui convient à tous les participants, ceux-ci ne connaissant pas nécessairement tous dans la même mesure le sujet en cause. Toutefois, la consultation de sites Web est généralement axée sur la situation particulière de l'organisation en question, améliorant ainsi les chances que l'information fournie soit pertinente. De façon générale, les résultats du sondage révèlent que la catégorie « Site Web » est l'option la moins privilégiée par les répondants, ce qui est attribuable en partie au fait que les établissements membres du RCIP ont déjà accès à un site contenant différentes ressources d'information. Le RCIP mène régulièrement des sondages afin de vérifier le degré de satisfaction des utilisateurs, et ce, en ce qui touche les sites Web du Réseau dans leur ensemble et, plus particulièrement, le site Échange professionnel. Ces sondages montrent que les utilisateurs sont, dans l'ensemble, très satisfaits de ces sites.

Enfin, le concept de « Service en ligne continu » a été choisi de 16 à 25 reprises aux différents niveaux de priorité; ainsi, les répondants ont été relativement nombreux à sélectionner cette option, attribuant toutefois à celle-ci, de façon générale, des cotes de priorité moyennes. Dans certains de leurs commentaires, les répondants font mention d'ententes de mentorat, de visites sur place par des conseillers, d'initiatives d'encadrement (coaching) et d'activités d'évaluation des sites, ce qui laisse entendre qu'ils privilégient l'établissement d'une relation plus personnalisée entre l'organisation et les conseillers.

Conclusion : Même si les répondants préfèrent la nature structurée et interactive des cours en personne traditionnels, ils sont manifestement disposés à mettre à l'essai d'autres approches, particulièrement si ces approches permettent d'accroître la formation disponible à l'échelle du pays.

Inventaire des biens numériques

Un bien numérique est un fichier informatique unique, ou un groupe de fichiers informatiques, dont le contenu représente une valeur pour votre organisation. Voici quelques exemples :

1. Des artefacts créés ou acquis initialement sous forme numérique (p. ex. une photo numérique, une vidéo numérique ou un jeu d'ordinateur).
2. Une copie numérique d'un artefact pour lequel votre organisation ne détient pas l'original (p. ex. une copie numérisée d'une photographie analogique).
3. Une copie numérique d'un artefact pour lequel votre organisation détient l'artefact physique original (p. ex. une sculpture ou un journal intime) et la copie (qu'elle soit créée en numérisant ou en photographiant l'objet avec un appareil photo numérique).
4. Une copie du ou des fichiers informatiques contenant le système de gestion des collections de votre organisation.
5. Des documents numériques créés par votre organisation qui doivent être conservés pendant de longues périodes, tels que les audioguides, les fichiers d'acquisition, les ententes sur la propriété intellectuelle, les contrats ou la correspondance avec les donateurs.

1a. Votre organisation possède-t-elle des biens numériques?

Oui / Non / Ne sais pas

1 b. Votre organisation possède-t-elle l'un des types de biens numériques suivants?

(Répondez «Oui», «Non» ou «Ne sait pas» pour chacune des types suivants):

1. Biens numériques impossibles à remplacer en cas de perte. Cette catégorie comprend notamment ce qui suit :
   • artefacts créés sous forme numérique;
   • œuvres d'art numériques;
   • expositions virtuelles;
   • publications numériques;
   • documents pour lesquels il n'existe pas d'original physique;
   • copies numérisées d'originaux physiques qui n'existent plus.
2. Copies numérisées pour lesquelles le processus de renumérisation serait difficile, coûteux ou nuisible à l'original. Cette catégorie peut comprendre des copies numérisées d'objets physiques originaux, tels que des artefacts, des œuvres d'art, des photographies analogiques, des publications ou des documents qui constituent une partie de votre collection.
3. Copies numérisées pouvant être assez facilement renumérisées à partir des mêmes documents d'origine en cas de perte. Cette catégorie peut comprendre des copies numérisées de documents de référence, tels que des photographies analogiques ou des microfilms portant sur des objets de votre collection.
4. Enregistrements dans un système de gestion des collections.
5. Autres documents en lien avec votre collection existant uniquement sous forme numérique telle que :
   • audioguides;
   • dossiers d'acquisition;
   • ententes sur la propriété intellectuelle;
   • contrats.

3a. Veuillez indiquer si votre organisation possède les types suivants d'espace d'entreposage pour ses biens numériques :

1. Salle du serveur réseau (pour les disques durs partagés, les disques durs personnels ou l'espace Web contrôlé par votre organisation).
2. Chambre forte ou espace d'entreposage réservé à cette fin.
3. Espace de bureau ordinaire (entreposage sur les disques durs des ordinateurs ou sur des tablettes).
4. Entrepôt externe (p. ex. un centre d'archivage, le stockage en nuage, un dépôt numérique fiable ou un autre type d'entreposage institutionnel).

3c. Veuillez identifier tout autre espace d'entreposage utilisé par votre organisation pour ses biens numériques, et indiquer si ceux-ci sont situés dans un environnement de bureau régulier ou bien dans un environnement spécialisé.

4b. Veuillez indiquer tout autre format numérique utilisé par votre organisation, la date approximative de création des fichiers et l'état de lisibilité actuel.

4c. Parmi les progiciels utilisés par votre organisation, veuillez indiquer les trois qui sont utilisés le plus souvent.

5b. Veuillez indiquer les autres méthodes utilisées par votre organisation pour déterminer les noms des fichiers numériques.

6b. Veuillez indiquer les autres façons de classer les fichiers numériques dans votre organisation.

7. Quelles sont les mesures de sécurité en place pour protéger les biens numériques? Cochez toutes les réponses qui s'appliquent.

9b. Veuillez indiquer les autres mesures prises par votre organisation pour protéger les biens numériques de votre collection.

11. Votre organisation a-t-elle déjà perdu physiquement des biens numériques ou l'accès à ces biens?

Oui / Non / Ne sais pas

12. Veuillez fournir des renseignements additionnels sur les biens numériques de votre organisation et ses besoins de préservation qui n'ont pas été traités dans le cadre du présent sondage.

Détermination des besoins de votre organisation

13a. De quoi votre organisation a-t-elle besoin pour préserver ses biens numériques? Veuillez prioriser les options suivantes, où 1 indique la plus haute priorité, et 7, la plus basse priorité.

Besoin organisationnel - Ordre de priorité (1 à 7)

• Financement
• Infrastructure et équipement
• Capacité organisationnelle
• Normes, lignes directrices ou pratiques exemplaires
• Formation et perfectionnement du personnel
• Priorité établie par la direction
• Expertise technique

13b. Veuillez indiquer les autres besoins de préservation qui s'appliquent à votre organisation, mais qui ne figurent pas dans la liste ci-dessus.

14b. Veuillez indiquer les autres capacités de formation en matière de préservation numérique que possède votre organisation, mais qui ne figurent pas ci-dessus.

15a. Quelle formation en matière de préservation numérique serait utile à votre organisation? Veuillez prioriser les options suivantes, où 1 indique la plus haute priorité, et 11, la plus basse priorité.

Besoins en matière de formation - Ordre de priorité (de 1 à 11)

• Droit d'auteur
• Numérisation
• Formats de fichier
• Infrastructure et équipement
• Organisation et identification des fichiers
• Formats d'entreposage physique
• Stratégies de préservation et outils
• Sécurité
• Normes
• Conditions d'entreposage
• Modèles d'affaires durables

15b. Veuillez indiquer les autres besoins de formation en préservation numérique dont profiterait votre organisation, mais qui ne figurent pas dans la liste ci-dessus.

16a. Veuillez indiquer les méthodes de prestation de la formation que vous préférez. Veuillez prioriser les options suivantes, où 1 indique la plus haute priorité, et 6, la plus basse priorité.

Méthode de formation - Ordre de priorité (de 1 à 6)

• Cours en personne d'une demi­journée
• Cours en personne d'une journée
• Webinaire en direct
• Cours en ligne à progression autocontrôlée
• Site Web
• Service en ligne continu pour répondre à vos questions sur la préservation numérique

16b. Veuillez indiquer les méthodes de prestation de la formation qui conviendraient à votre organisation, mais qui ne figurent pas dans la liste ci-dessus.

17. Veuillez indiquer tout autre renseignement au sujet des besoins de votre organisation en matière de formation sur les biens numériques qui n'ont pas été abordés dans le présent sondage.

Profil de l'organisation

18. Dans quelle province ou quel territoire êtes-vous situé?

• Alberta
• Colombie­Britannique
• Manitoba
• Nouveau­Brunswick
• Terre­Neuve­et­Labrador
• Territoires du Nord­Ouest
• Nouvelle­Écosse
• Nunavut
• Ontario
• Île-du-Prince-Édouard
• Québec
• Saskatchewan
• Yukon

19. Quel est le budget de fonctionnement annuel actuel de votre organisation? Veuillez fournir l'estimation la plus exacte possible.

• 0 $ à 4 999 $
• 5 000 $ à 24 999 $
• 25 000 à 49 999 $
• 50 000 $ à 99 999 $
• 100 000 $ à 199 999 $
• 200 000 $ à 399 999 $
• 400 000 $ à 699 999 $
• 700 000 $ à 999 999 $
• 1 000 000 $ à 1 499 999 $
• 1 500 000 $ à 1 999 999 $
• 2 000 000 $ à 2 999 999 $
• 3 000 000 à 3 999 999 $
• Plus de 4 000 000 $
• Ne sais pas

Nom de l'organisation (facultatif) :

Figure 1

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Figure 2

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Figure 3

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Figure 4

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Figure 5

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Figure 6

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Figure 7

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Figure 8

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Figure 9

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Figure 10

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Figure 11

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Figure 12

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Figure 13

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Figure 14

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Figure 15

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Figure 16

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Figure 17

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Figure 18

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Figure 19

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Figure 20

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Figure 21

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Figure 22

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Figure 23

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Figure 24

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Figure 25

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Figure 26

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Figure 27

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Figure 28

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Figure 29

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Figure 30

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