Chapitre 8 – Le temps venu d'attribuer la licence

La longueur de votre licence

Dès le début du processus d'octroi de licence, vous devriez commencer à envisager la longueur appropriée à donner à votre licence. À un bout du continuum se trouve un document d'une page toute simple qui indique les parties, le contenu utilisé, les fins auxquelles il servira, la durée de l'utilisation, le mode de paiement, les droits sous licence, une garantie que les œuvres appartiennent bel et bien à la partie qui les attribue par voie de licence, et les signatures des deux parties. À l'autre bout de ce même continuum se trouve une convention de 20 pages truffée de jargon juridique.

Concentrez vos efforts de négociation sur les points les plus utiles. Lorsque vous réfléchirez au temps et à l'énergie que vous investirez dans chacune des licences, attardez-vous à l'analyse des coûts avantages. Pouvez-vous utiliser une licence d'une page toute simple pour un court laps de temps ou pour une quantité réduite du contenu? Sinon, l'utilisation du contenu sous licence exige-t-elle des négociations à grand déploiement de toutes les clauses et la rédaction d'une licence exhaustive pluriannuelle?

Les conventions de longueur accrue font du processus de négociation et/ou de signature une tâche plus fastidieuse et plus coûteuse, et elles sont plus ardues à mener à terme. En outre, un contrat de 20 pages qui échoue sur votre bureau est plutôt intimidant, et si nous devions considérer d'attribuer par voie de licence un produit électronique de rechange à l'aide d'une licence plus simple, la plupart d'entre nous emprunteraient plutôt cette avenue. De plus, la signature d'une convention de 20 pages signifie plus de dépenses et plus de temps passé à interpréter les modalités de l'entente et à tenter de s'y conformer.

Il est primordial, toutefois, de régler les questions clés dans la convention et d'éviter que le mot « bref » soit synonyme d'omission de clauses importantes. Une façon de conserver une convention courte est de rédiger le contrat de la manière la simple possible, sans détails spécifiques, dans une entente « principale », puis d'annexer les détails tels que les droits de licences ou le calendrier de paiement, en tant que pièces jointes distinctes à la convention principale. Cette approche est avantageuse pour les propriétaires de contenu puisqu'ils peuvent ensuite avoir un contrat de licence type, puis traiter dans une annexe toute modification ou tout ajout pour chaque licence spécifique. Elle permet également d'alléger le fardeau administratif des propriétaires de contenu qui, au fil du temps, peuvent avoir différents contrats de licence avec différents détenteurs de licence. Pour des motifs similaires, les détenteurs de contenu peuvent trouver cette approche utile.

Un langage simple

Dans la mesure du possible, il est important d'encourager et d'utiliser des licences écrites en langage simple et non juridique et « accessible aux gens ». Un exemple de langage simple est d'éviter des termes tels que « donneur de licence » et « détenteur de licence », et d'utiliser plutôt et simplement les noms des deux parties tels que le musée Machin et les éditions Truc.

Les considérations linguistiques devraient également démontrer une sensibilité à l'égard de l'autre partie, et le ton que vous utilisez peut contribuer à refléter cette attitude.

Une licence écrite

Mettez votre licence par écrit. Ne laissez jamais reposer vos modalités de licence sur des hypothèses, des conversations ou des messages électroniques informels, ni même sur des ententes verbales.

On ne peut insister suffisamment sur l'importance d'avoir une convention écrite. Bien qu'il ne s'agisse pas d'une obligation légale dans tous les cas, celle-ci vous fournira un résumé de votre entente à propos de la manière dont le contenu électronique peut être utilisé. Elle s'avérera également un atout de taille lorsqu'une question surgira au sujet des conditions de l'attribution par voie de licence du contenu puisque vous aurez alors un document écrit à consulter. Ce document indiquera clairement la date de début et la date de fin de l'accord d'octroi de licence de même que les frais afférents. De plus, en raison du roulement constant de personnel, la convention écrite s'avérera un précieux registre des modalités de licences. Par exemple, admettons qu'un propriétaire de contenu et un musée négocient une licence, et que le négociateur du musée quitte l'établissement muséal, les modalités de la licence peuvent être perdues si elles ne sont pas mises sur papier.

La modification de clauses

Lorsque vous négociez diverses modifications à un contrat de licence, il est parfois nécessaire de corriger ces retouches avec votre logiciel de traitement de texte et de travailler avec une copie propre de la licence. Au moment de le faire, veillez à ce que les deux parties soient au fait des retouches apportées à la licence. Dans d'autres circonstances, où les modifications sont accessoires, vous pouvez rayer et/ou inscrire à la main les changements négociés, puis chaque partie devrait apposer ses initiales à chaque modification et/ou chaque page de la licence au moment d'y apposer sa signature.

Vos circonstances particulières

Tout au long du présent ouvrage, on vous a rappelé que chaque licence peut être unique à chaque type de contenu sous licence. Par conséquent, vous devez toujours garder à l'esprit vos circonstances particulières au moment de négocier une licence. Examinez chaque contenu sous licence d'un œil nouveau pour ce qui est des modalités appropriées à ce contenu particulier.

Les musées se trouvent dans une position unique en ce sens qu'ils sont à la fois donneurs de licence et détenteurs de licence, selon les circonstances. À ce titre, vous pouvez être plus sensibles que d'autres aux besoins de l'autre partie. Servez-vous de cette connaissance spéciale au moment de négocier et essayez de faire en sorte que l'autre partie soit satisfaite des modalités que vous proposez.

Des termes et un libellé uniformes

Nonobstant le besoin de respecter vos circonstances particulières, vous souhaiterez sans doute prendre en compte le fait qu'il serait plus aisé pour vous d'utiliser des modalités uniformes dans chaque licence, et d'avoir des définitions similaires, par exemple des utilisations autorisées et des utilisateurs autorisés. Cela faciliterait aussi grandement le respect des modalités des licences à l'avenir. Cette approche pourrait faciliter la conception des interfaces dans les cas où votre musée a une page Web et fournit l'accès au contenu sous licence à partir de cette page ou au moyen d'ordinateurs sur place ou d'un serveur indirect. Cette tâche est plus difficile si vous êtes contraints de diviser les utilisateurs du contenu sous licence en catégories distinctes d'utilisateurs et si vous devez conserver des registres détaillés des personnes qui utilisent le contenu et du moment où elles le font.

La gestion de licences multiples

Que votre musée ait une poignée ou des centaines de licences pour une utilisation numérique dûment signées, il n'est jamais trop tôt ou trop tard pour instaurer un système qui en assure la gestion. Le fait de gérer vos licences vous sera utile lorsque vous devrez déterminer rapidement et efficacement quelles modalités d'utilisation s'appliquent à tel ou tel contenu sous licence et vous aidera à respecter les modalités qui y sont énoncées.

Pensez à créer une base de données simple. Vous pouvez fractionner la base de données en deux : une partie pour les licences signées en tant que donneur de licence et une autre pour celles signées en tant que détenteur.

Dans votre base de données, l'information sur chaque licence devrait comprendre le nom, les adresses de courriel et les numéros de téléphone des deux parties, ainsi qu'une description du contenu sous licence, les utilisations autorisées, l'identité des personnes reconnues comme utilisateurs autorisés, les sites à partir desquels le contenu est accessible et la date d'échéance de la licence. Elle devrait aussi préciser si la licence est automatiquement renouvelable. Bien entendu, vous pouvez inclure beaucoup plus d'éléments dans la base de données, et la liste de contrôle des contrats de licence présentée à l'annexe A fournit des en-têtes très utiles pour toute base de données du genre. Profitez de l'occasion pour centraliser vos licences – pensez à inclure les licences propres à l'organisation dans son ensemble, celles signées par certaines bibliothèques ou certains services (au sein d'une plus grande organisation) et celles pour lesquelles vous faites partie d'un consortium. Un logiciel de base de données standard peut répondre à vos besoins en ce qui concerne la gestion de vos licences, mais vous préférerez peut-être un logiciel personnalisé pour vous aider en ce sens.

Sensibilisation

Les musées ont plusieurs rôles à jouer lorsqu'il est question d'informer leurs employés sur l'octroi de licences. Il est essentiel de fournir à tous les membres du personnel des renseignements généraux sur les fondements du droit contractuel et sur ce que signifie l'octroi de licences dans le contexte muséal. Il est également essentiel de déterminer qui est autorisé en vertu de la loi à signer les contrats et les licences au nom du musée. Une entente peut être établie pour permettre à une organisation d'utiliser une image du musée sur la page couverture de son rapport annuel ou encore pour afficher des images dans le compte Flickr du musée. Au moment d'informer le personnel sur cette question, il est important d'insister sur la notion de base selon laquelle une licence n'est pas un transfert de propriété. Une licence est une autorisation d'utiliser le contenu (que cette autorisation soit obtenue ou accordée) suivant les modalités particulières convenues par les deux parties.

Prenez note que lorsque vous signez un accord en vue d'utiliser le contenu d'autrui, vous pourriez être obligé, suivant une des conditions de cet accord, d'établir des politiques visant à faire connaître aux utilisateurs les usages permis du contenu sous licence. Que vous y soyez contraint ou non, lorsque vous signez une licence, vous devez vous assurer que les personnes qui ont accès au contenu connaissent les conditions d'utilisation qui s'y rattachent, c'est-à-dire les conditions et modalités énoncées dans la licence.

La sensibilisation peut prendre différentes formes, à savoir l'affichage à l'écran d'une simple liste des « choses à faire et à ne pas faire » avant de présenter le contenu, un tutoriel en ligne sur les contrats de licence ou encore l'organisation périodique de séminaires en personne sur l'octroi de licences pour l'utilisation de contenu numérique. Différents formats peuvent être utilisés selon la situation et les personnes qui auront accès au contenu. Les petites organisations peuvent faire appel aux associations professionnelles qui offrent des cours et des séances d'information sur les questions touchant le droit d'auteur et l'octroi de licences.

La sensibilisation aidera à protéger votre musée contre toute violation des modalités énoncées dans vos licences. En outre, les employés seront plus à l'aise au moment de consulter le contenu sous licence s'ils connaissent les utilisations qu'ils peuvent en faire. La sensibilisation peut également aider à « mettre en valeur » tout contenu sous licence et à attirer un plus vaste public, ce qui permettra d'augmenter la valeur de ce contenu pour votre musée.

Chaque fois que vous envisagerez des activités de sensibilisation, rappelez-vous que vous avez déjà en main un document qui pourrait vous servir de fondement, à savoir la licence elle même. Une politique écrite sur l'établissement de contrats de licence pour l'utilisation de contenu numérique et une base de données de licences constituent également des documents utiles pour la formation. En plus de ces ressources particulières sur l'octroi de licences, pensez à créer une section de références où seraient présentées les ressources générales offertes à cet égard. Cette section pourrait être accessible sur support physique ou électronique et permettre aux membres de votre équipe muséale de consulter rapidement et facilement des ressources générales fiables et des renseignements détaillés sur différents aspects de l'octroi de licences. Vous pouvez également ajouter sur votre site intranet de l'information et même une foire aux questions sur les licences en général.

Voici quelques aspects à examiner lorsque vous organisez les activités de sensibilisation sur l'octroi de licences de votre musée :

• Évaluez la nécessité de sensibiliser vos employés et d'autres personnes et déterminez le type d'activité de sensibilisation ou de mesure de perfectionnement professionnel qui leur serait le plus profitable;
• Tenez compte du budget dont vous disposez pour les activités de sensibilisation;
• Planifiez bien vos activités de sensibilisation (par exemple, évitez de les prévoir en fin d'exercice puisque d'autres questions seront prioritaires);
• Déterminez à qui s'adressent vos activités de sensibilisation (votre séminaire convient il à tous ou devez vous organiser une formation séparée pour le personnel du musée, les chercheurs et le public?);
• Déterminez la nature de la formation (en personne, en ligne, apprentissage mixte ou selon un rythme personnel);
• Déterminez la portée de la sensibilisation (de simples questions touchant le droit d'auteur à l'attribution de contenu par voie de licence en général ou aux particularités de certains de vos contrats de licence);
• Évaluez si une seule séance répond à tous les besoins ou si plusieurs séances s'imposent;
• Recherchez le bon formateur (une personne à l'interne responsable, entre autres, des droits et de la reproduction, un avocat ou un formateur externe?);
• Élaborez le contenu sous forme de matériel didactique (cette mesure est elle nécessaire ou est il plus pertinent de discuter de la politique sur les contrats de licence pour l'utilisation de contenu numérique ou encore d'une de vos licences?).

Au moment de déterminer ce qui est pertinent pour vous, gardez à l'esprit l'objectif de la sensibilisation, à savoir s'assurer que les personnes qui utilisent votre contenu sous licence connaissent les considérations juridiques, financières et déontologiques énoncées dans les modalités de vos contrats de licence. En outre, pensez à faire participer le plus grand nombre possible d'employés de votre musée à vos stratégies de sensibilisation au droit d'auteur.

L'évolution des technologies et la transformation des besoins

Il est possible et probable que le contrat de licence que vous concluez aujourd'hui ne sera pas aussi efficace que prévu demain. Bien qu'un contrat de licence puisse répondre à tous vos besoins technologiques actuels au moment de la signature, dès le lendemain vos besoins techniques peuvent changer et vous pouvez avoir besoin de traiter d'utilisations nouvelles ou différentes du contenu sous licence, ou exiger une modification de certaines modalités afin de pouvoir utiliser efficacement le contenu sous licence. Des modifications peuvent devoir être apportées au contrat pour des motifs économiques, techniques, juridiques ou autres.

Certaines façons d'aborder la technologie en évolution rapide et constante ont été traitées tout au long du présent guide. Ces suggestions comprennent un contrat de licence à court terme ou une entente à court terme prévoyant des renouvellements automatiques. Une clause d'amendement est importante puisqu'elle vous procure un mécanisme de modification facile du contrat. Vous souhaiterez peut-être conclure une licence pour une période d'essai fournissant à la fois au propriétaire de contenu et au détenteur de licence une occasion d'aplanir les difficultés, de découvrir et de résoudre des questions spécifiques, ou chercher des solutions techniques, avant de conclure un engagement à long terme. Le soutien à la clientèle peut être utile puisqu'il peut fournir aux détenteurs de licence une possibilité de comprendre le contrat de licence du point de vue du propriétaire de contenu. Pour pousser plus loin la réflexion, le soutien à la clientèle pourrait signaler au propriétaire de contenu et/ou au détenteur de licence toute question ou difficulté qui exige une discussion et/ou une inclusion dans les contrats de licence ultérieures. Des formulaires de rétroaction pourraient être placés sur le site du détenteur de licence à cette fin. Enfin, une réduction du droit de licence peut être appropriée dans certaines circonstances. Par exemple, si le propriétaire de contenu doit supprimer certains éléments du contenu sous licence précisés dans la licence, alors le détenteur de licence devrait être admissible à un remboursement proportionnel à son droit de licence. De plus, si le contenu sous licence n'est pas disponible pendant une longue période, le détenteur de licence peut être admissible à une certaine réduction ou à un remboursement du droit de licence.

La frustration et la patience

Les contrats de licence s'accompagnent souvent de frustration. En tant que détenteur de licence, il y a frustration du fait que les détenteurs tels que les musées doivent maintenant conclure des accords juridiques simplement pour accéder au contenu dont ils ont besoin. Il y a frustration du fait que l'accès à des juristes-conseils n'est pas toujours disponible ou immédiat, et que cette démarche peut être coûteuse. Il y a frustration du fait que la technologie rend périmées des ententes qui semblaient parfaitement adéquates au moment de leur signature. Il y a frustration du fait que les utilisations électroniques du contenu doivent être surveillées ou régies dans une certaine mesure tandis que le personnel et les équipes de recherche peuvent plus librement parcourir les étagères d'ouvrages imprimés des donneurs de licence sans les mêmes restrictions. Il y a frustration du fait que la partie avec laquelle vous négociez une licence a moins de connaissances du domaine que vous, ce qui complexifie le processus de négociation. De plus, il y a frustration du fait que de nouvelles connaissances et des considérations de coûts et de temps entrent en jeu dans la négociation d'une licence, ce qui n'était pas le cas au moment d'acquérir des ouvrages imprimés. Enfin, un sentiment de frustration peut également résulter de la nécessité d'informer les employés du musée du fait que de « simples » gestes tels que publier une image sur Flickr ou une vidéo sur YouTube risquent de soulever un certain nombre de questions en ce qui a trait à l'octroi de licences qui devront être préalablement examinées.

Malheureusement, il n'y a pas de solution-miracle permettant de surmonter ces frustrations et d'autres du même genre. Certes, le temps peut apaiser certaines de ces frustrations (bien qu'il puisse en engendrer d'autres!). Il est préférable d'amorcer toute négociation de licence avec l'esprit ouvert, beaucoup de patience, et espérons qu'au bout du compte vous obtiendrez le contenu et la licence qui répondent le mieux à vos besoins.

De plus amples réflexions

L'octroi de licences fait partie de la vie et des tâches quotidiennes des musées. Les connaissances et les habiletés relatives à l'attribution de ces licences que doivent posséder les membres de votre équipe muséale s'accentuent rapidement, tout comme les rôles qu'ils doivent jouer à cet égard. Connaître vos objectifs, comprendre les clauses qui figurent dans les licences et amorcer le processus de négociation avec une perspective souple et les pouvoirs pertinents dévolus par votre musée mèneront à des licences qui répondent à vos besoins. Une communication efficace tout au long du processus avec votre équipe muséale de même qu'avec l'autre partie permettra d'assurer une démarche harmonieuse et efficace.

Attribuer par voie de licence le contenu sur supports numériques est une tâche encore relativement nouvelle pour tous. Bien que certaines tendances commencent à émerger, l'octroi de licences pour l'utilisation de contenu numérique n'en est qu'à ses balbutiements. Même si l'absence d'uniformisation peut s'avérer frustrante, elle permet la créativité et à l'expérimentation, et laisse du temps pour réfléchir aux besoins des propriétaires de contenu et des détenteurs de licence. L'étude des questions et des clauses abordées dans le présent ouvrage et les discussions soutenues avec les autres propriétaires de contenu, détenteurs de licence et juristes-conseils qui négocient les licences contribueront à l'élaboration d'une approche cohérente et uniforme relativement à vos stratégies pour l'établissement de contrats de licence.

Il n'existe pas de méthode absolue. Le meilleur contrat de licence est celui qui répond à vos besoins et qui établit un lien solide avec l'autre partie. Les deux camps visent un accès équitable à un prix équitable.

Dans toute situation d'octroi de licences, vous devez examiner vos perspectives et objectifs, ainsi que ceux de l'autre partie. Il est important d'adapter vos négociations et contrats à vos circonstances particulières. Il y a toujours place à la créativité dans vos licences. Comme pour toute entente, il est préférable, dans la mesure du possible, de consulter un juriste-conseil avant de signer le long de la ligne pointillée, plutôt que d'en consulter un ultérieurement lorsqu'un conflit surviendra.

Une stratégie de contrats de licence bien élaborée permettra de rédiger des ententes qui énonceront clairement le lien entre les parties et les aspects détaillés du contenu visé par la licence, et vous aidera à éviter des différends au cours des années à venir. Elle garantira l'établissement de contrats de licence concis et tenant compte de vos besoins en tant que donneur ou détenteur de licence.

Les conseils en matière d'octroi de licences : un résumé

Le présent ouvrage contient une foule de conseils pour vous aider à vous assurer que les contrats de licence fonctionnent pour vous. Vous trouverez ci-après 10 règles de base que vous devriez toujours garder présentes à l'esprit au moment de négocier des licences pour une utilisation numérique.

1. Sachez quel est votre rôle. Êtes-vous un détenteur ou un donneur de licence, ou bien les deux à la fois? Vous devez vous poser cette question chaque fois que vous abordez un nouveau contrat de licence et vous assurer que votre réponse porte sur le contrat en question.
2. Prenez le temps de bien élaborer par écrit votre politique sur les contrats de licence. Durant le processus de négociation, reportez-vous à votre politique aussi souvent que nécessaire. Son objectif est de vous guider plus aisément et plus uniformément tout au long du processus d'attribution de licences.
3. Évitez les ententes verbales. Bien que ce ne soit pas toujours obligatoire, utilisez des conventions écrites. Votre licence écrite est un résumé des modalités d'utilisation du contenu sous licence – vous l'utiliserez à des fins d'interprétation chaque fois qu'une question sera soulevée concernant votre contrat de licence.
4. Assurez-vous de bien comprendre vos obligations. Avant d'apposer votre signature sur la ligne pointillée, assurez-vous d'être à l'aise quant aux obligations qui vous incombent. Ne faites jamais reposer votre entente sur des échanges verbaux. Si vous repérez une clause que vous n'aimez pas, mais pour laquelle l'autre partie vous dit de ne pas vous inquiéter car elle ne sera jamais appliquée, faites supprimer cette clause. Assurez-vous de pouvoir respecter toute obligation énoncée dans le contrat.
5. Couvrez tous les aspects. N'hésitez pas à inscrire dans le contrat de licence tout point pertinent parce que vous pensez que cette question pourrait « faire fuir » l'autre partie. Il est préférable de tout mettre sur la table dès le départ et d'éviter des conflits éventuels.
6. Évitez le jargon juridique. Le langage non juridique et simple constitue la meilleure approche. Vous voulez utiliser une formulation qui est claire pour les deux parties signataires de la convention, et pour quiconque devra ultérieurement interpréter ou appliquer cet accord. Définir tout mot technique, ambigu ou nouveau peut être utile à cette fin.
7. Pensez à l'avenir. Avec les supports numériques, l'avenir semble à nos portes avant même que nous ayons compris le fonctionnement des supports et de la technologie actuels. Quels que soient les changements survenus, les droits électroniques continueront de s'appliquer à l'utilisation des différentes œuvres dans les nouveaux médias. Pensez à l'incidence que les contrats de licence que vous signez aujourd'hui peuvent avoir sur des médias et des technologies encore inconnus.
8. Soyez uniforme. Utilisez des termes et des expressions de façon cohérente. N'utilisez pas le mot « contenu » dans une clause, « documentation » dans une autre, puis « publication » ailleurs.
9. Faites preuve de créativité, de patience et de souplesse.
10. Sachez quand vous retirer.