La gestion numérique des droits – Guide à l'intention des musées

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David Green


À propos de l'auteur

David Green est le président de Knowledge Culture Consulting, un organisme qui offre des services de recherche et de consultation aux organismes culturels et académiques dans le domaine numérique. Parmi leurs clients les plus récents, on trouve la Andrew W. Mellon Foundation, le Réseau canadien d'information sur le patrimoine, la Fondation internationale pour la recherche artistique, le National Institute for Technology and Liberal Education et l'Université wesleyenne. Recherchiste en chef et stratège en solutions de 2008 à 2009 chez Learning Worlds Inc., une agence en innovation et en communications de New York, David Green est actuellement responsable du projet « Arts-Based Learning in the Sciences » financé par la National Science Foundation. Parmi ses publications les plus récentes, on compte « What Good are Artists? » (Journal of Business Strategies), Digital Technologies And The Management Of Conservation Documentation in Museums (Andrew W. Mellon Foundation, 2009), « Things To Do While Waiting For The Future To Happen: Building Cyberinfrastructure For The Liberal Arts » (en collaboration avec Michael Roy) [Educause Review, juillet-août 2008], « Cyberinfrastructure and the Liberal Arts (ed.) » (Academic Commons, décembre 2007) et « i-Quote » (Globe Pequot, 2007). De 1996 à 2003, il a été le directeur général fondateur de la National Initiative for a Networked Cultural Heritage (NINCH ou l'initiative nationale américaine pour un patrimoine culturel en réseau) et éditeur du NINCH Guide to Good Practice in the Digital Representation & Management of Cultural Heritage Materials. David Green possède un doctorat en American Studies (études des États-Unis d'Amérique) de l'université Brown et un certificat supérieur en gestion des systèmes de la School of Continuing and Professional Studies de l'université de New York.

1. Introduction

Dans les années 1990, le Réseau canadien d'information sur le patrimoine (RCIP), reconnaissant l'importance de l'arrivée du Web pour le domaine de la propriété intellectuelle (PI), a lancé une série de publications destinées aux professionnels des musées traitant de divers aspects de ces importants principes juridiques, allant de l'administration des droits et des pratiques d'octroi des licences à l'élaboration des politiques.

Le présent guide se joint à cette série de publications, dont bon nombre demeurent aussi pertinentes aujourd'hui qu'au moment de leur parution. C'est particulièrement le cas pour l'ouvrage de Diane Zorich Élaboration de politiques sur la propriété intellectuelle : Guide pratique à l'intention des musées (2003), et celui de Lesley Ellen Harris, Guide d'élaboration d'une stratégie d'octroi de licences à l'intention des musées canadiens (2004, en cours de révision pour une édition de 2010). Ces deux thèmes sont interdépendants, comme le souligne Lesley Ellen Harris : « Tandis que votre politique sur la PI [propriété intellectuelle] vous aidera à vérifier et à déterminer vos actifs assujettis au droit d'auteur, votre stratégie d'octroi de licences numériques vous fera passer à la prochaine étape de l'attribution de droits contre l'utilisation de ces biens intangibles par d'autres, et vous avantagera financièrement par le fait même. » Le présent guide, qui se fonde sur ces deux ouvrages, porte principalement sur les bases techniques et les décisions stratégiques de la gestion des droits dans le contexte actuel des nouveaux outils informatiques. Il suit le parcours de la gestion des droits à partir de la liste des droits que détient une institution (vérification de la propriété intellectuelle), en passant par la documentation et la gestion des droits relatifs aux images et aux objets, ainsi que par l'octroi de licences et le suivi et la protection relatifs à la propriété intellectuelle.

Le présent document du RCIP, La gestion numérique des droits – Guide à l'intention des musées, consiste en un examen des pratiques actuelles et en un guide de bonnes pratiques, mais également en un appel à l'action concernant le rôle de plus en plus crucial que joue la gestion de la propriété intellectuelle des objets et de leurs images dans la communauté du patrimoine culturel. Pour que les musées puissent avoir une participation active dans la culture du XXIe siècle, dont une grande partie se déroule sur Internet, ils doivent être le plus clairs possible, pour eux-mêmes et pour leurs communautés, au sujet des droits de propriété intellectuelle qu'ils détiennent, qui leur ont été accordés ou qu'ils peuvent obtenir, ainsi que ceux qu'ils ne possèdent pas.

La gestion efficace des droits de propriété intellectuelle des objets que les musées possèdent dans leurs collections et dans des produits dérivés peut leur permettre de les distribuer et de les diffuser avec plus d'assurance (et de savoir quand ne pas le faire), ainsi que de couvrir certaines dépenses connexes en octroyant des licences pour leur propriété intellectuelle à des fins commerciales. Quelles sont les images affichées dans les sites Web des musées que les visiteurs peuvent réutiliser et quelles sont celles dont la réutilisation leur est interdite ? De quelle façon les musées peuvent-ils prévenir efficacement l'utilisation illégale des images, de même que leur réutilisation « inappropriée », et devraient-ils le faire ? Dans quelle mesure les musées se servent-ils des licences Creative Commons pour renseigner leurs visiteurs à propos de la réutilisation légale et appropriée ? Quelle est l'incidence de Flickr, de Facebook et des autres médias sociaux sur les politiques relatives aux images des musées ? Quelles sont les technologies du futur qui contribueront efficacement à déterminer, à gérer et à protéger les images des objets que possèdent les musées ?

Le présent guide rappelle également le rôle des images au sein même de l'écosystème interne des musées, ainsi que dans la culture au sens large. Bien que les musées soient des endroits qui abritent des objets d'une grande valeur culturelle (ou du moins des objets intéressants) pour que les gens puissent les contempler et interagir avec eux, la force des images dérivées de ces objets augmente rapidement.

Le monde de la carte postale et du catalogue d'exposition imprimé, souvent très lourd, est en train d'être supplanté par celui des puissantes banques d'images numérisées (par exemple, celles d'ArtSTOR, de The Bridgeman Art Library, et de Corbis), des sites Web, des téléphones intelligents, des applications et des jeux. De plus en plus, les musées qui sont en phase avec leur clientèle, au lieu d'interdire la prise de photos dans leurs salles d'exposition, encouragent leurs visiteurs à en prendre, à les afficher dans leurs sites de médias sociaux comme Flickr et Facebook, et à les commenter. Flickr possède aujourd'hui plusieurs centaines de « groupes de musées » (dont 10 musées canadiens et quelque 150 musées américains – voir le site http://bit.ly/fNvq). Certains musées vont même jusqu'à afficher les images prises sur Flickr dans leur propre site Web. On peut voir, par exemple, l'image du Château noir de Cézanne qui se trouve sur le site du MoMA (Museum of Modern Art) de New York, ou télécharger une image (plutôt surexposée) à plus haute résolution de wallyg (avec le texte du MoMA), en vertu d'une licence Creative Commons non commerciale sur le site Flickr. On peut également afficher les images de la Schad Gallery of Biodiversity du Musée royal de l'Ontario sur son propre site, ou voir les images de J.S.D. Lee sur Flickr, ou une autre série sur la page Facebook du Musée royal de l'Ontario.

À mesure que les œuvres d'art deviennent plus visibles dans des mondes et des contextes bien plus vastes que ceux des musées et des disciplines académiques, l'établissement d'origine le devient à son tour, et tout porte à croire qu'il y a une corrélation positive entre les visites du public aux sites Web des musées (ou l'accès en ligne aux images des collections des musées) et les visites réelles aux musées.Note en bas de page 1 La numérisation et la diffusion accrues des œuvres d'art font en sorte que le « canon » artistique s'élargit.Note en bas de page 2 Plus les images deviennent accessibles et faciles à trouver sur Internet, plus elles entrent dans l'écosystème de l'image et plus elles font partie de l'actualité culturelle.

Bien que La gestion numérique des droits - Guide à l'intention des musées traite de la protection des droits, et de la sécurité et du contrôle de la propriété intellectuelle pour les protéger des activités illicites (ce qui est malheureusement et majoritairement devenu l'idée que se fait le public de ce qu'englobe la gestion numérique des droits), ce n'est pas là son sujet principal. La protection des droits est seulement une partie du champ bien plus vaste de la gestion des droits, soit les droits à l'interne et les demandes provenant de l'extérieur.

Dans la première section, La gestion numérique des droitstraite de l'histoire de la gestion des droits à travers les divers moyens techniques, des débuts de l'informatisation aux systèmes entièrement électroniques de gestion des droits, en passant par les premiers systèmes de gestion des collections et les systèmes de gestion des biens numériques.

La deuxième section examine les pratiques actuelles en matière de gestion des droits dans les musées en se fondant sur les données recueillies à l'aide d'un sondage auprès des musées canadiens et d'entrevues avec les responsables des plus importants musées du Canada, des États-Unis et du Royaume-Uni. Cette section est structurée autour du déroulement des opérations en matière de gestion des droits, de l'évaluation de la propriété intellectuelle qu'un musée possède ou dont il a besoin pour obtenir l'autorisation d'utilisation, en passant par l'enregistrement et le suivi de ces droits de propriété intellectuelle, jusqu'à l'octroi de licences de propriété intellectuelle à de tierces parties et l'enregistrement et le suivi de ces licences. Chaque section est suivie de recommandations, qui forment un guide de bonnes pratiques en matière d'utilisation des nouvelles technologies dans la gestion des droits de propriété intellectuelle. Ces recommandations sont fondées sur des exemples d'évaluation des pratiques actuelles et tiennent en compte la gamme des valeurs et des objectifs qu'ont à cœur les responsables des musées qui ont été consultés.

Pour conclure, je dois ajouter qu'il est important de tenir compte du fait que la présente publication se veut un guide de bonnes pratiques, et qu'elle ne représente en rien un guide de conseils juridiques.

2. Gestion des droits : De l'analogique au numérique

2.1. Gestion des droits à l'interne et des demandes provenant de l'extérieur

La gestion des droits au sein des institutions culturelles a longtemps fait partie du territoire du registraire et du bureau des droits et de la reproduction, dont les obligations comportent deux volets, soit la gestion des droits à l'interne et la gestion des demandes provenant de l'extérieur.

La gestion des droits à l'interne consiste à procéder à la découverte de connaissance, à clarifier et à enregistrer le statut des objets d'une collection en regard des droits d'auteur. Quelles œuvres sont du domaine public et quelles sont celles qui sont protégées par les droits d'auteur ? Pour les œuvres qui sont toujours protégées par les droits d'auteur, qui détient ces droits ? Si ce n'est pas l'établissement, le titulaire des droits d'auteur l'a-t-il autorisé à reproduire son œuvre ? À quelles conditions cette autorisation a-t-elle été accordée ? De telles activités ont toujours été effectuées par le registraire (responsable de l'enregistrement et du déplacement des œuvres à l'intérieur, autour et à l'extérieur du musée), en collaboration avec le bureau des droits et de la reproduction. Ces opérations consistaient généralement à associer le numéro d'enregistrement de l'œuvre à un énoncé sur son statut quant à la propriété intellectuelle, sous forme écrite et conservée sur papier : des renseignements sur les droits et le titulaire des droits ainsi qu'une simple déclaration ou une licence autorisant le musée à exposer et, dans certains cas, à reproduire l'œuvre.

La gestion des demandes provenant de l'extérieur a trait aux demandes de tierces parties concernant la reproduction ou toute utilisation des images d'œuvres qui font partie de la collection du musée. Au début du processus, il s'agit de regrouper la documentation du musée sur le statut des droits des objets en question et de leurs images, et par la suite d'enregistrer les demandes et d'en faire le suivi, ce qui consiste à déterminer si elles peuvent être acceptées pour les utilisations particulières citées et, le cas échéant, le montant des frais facturés. Il faut ensuite émettre une facture, répondre à la demande, traiter les paiements et enregistrer (à la toute fin, pour la bibliographie de l'œuvre reproduite) la date et le lieu auxquels l'image est reproduite. La négociation relative au suivi de la demande et à la passation du marché est habituellement effectuée par le personnel des droits et de la reproduction et celui de la comptabilité et des finances s'occupe du volet financier de la conclusion du marché.

2.2. Informatisation

Bon nombre des tâches liées à la documentation et à la gestion des droits qui sont rattachés à des objets et à leurs images qui, jusqu'à présent, étaient consignées dans des documents écrits et entreposés dans des bureaux et des classeurs, ont été graduellement informatisées. C'est au cours des années 1960 qu'on a commencé à utiliser la technologie informatique pour faciliter l'organisation des renseignements généraux sur les collections des musées.Note en bas de page 3 Jusque-là, selon les observateurs, la tenue et la gestion des dossiers s'effaçaient pour laisser la place à la conservation. Les systèmes de classement des musées étaient souvent plutôt particuliers à leur établissement.Note en bas de page 4

L'informatisation promettait un accès efficace et rapide à la documentation, un certain degré de normalisation et la capacité de rassembler des documents provenant de nombreux bureaux dans un système centralisé auquel on pourrait avoir accès à partir des postes de travail du musée.

La professionnalisation des musées a progressé rapidement au cours des années 1970. Au Canada, l'importante Politique nationale des musées (1972) a non seulement fourni une base solide au financement du gouvernement fédéral et à d'autres types d'aide offerte aux musées, mais elle a aussi mis sur pied le Programme du répertoire national (qui est devenu le Réseau canadien d'information sur le patrimoine), avec toutes les incidences de la conclusion d'un accord sur la normalisation de l'information. Aux États-Unis, l'American Association of Museums a lancé son programme de certification (1970), le National Endowment for the Arts a établi une répartition des musées (1971) et l'Institute for Museum Services a été créé en tant qu'organisme gouvernemental distinct (1977).

Ayant un nouveau mandat de reddition de comptes, les musées ont alors commencé à normaliser la documentation de base et à tenir des dossiers, et ont envisagé la mise en place de systèmes organisationnels plus vastes. En 1972, aux États-Unis, le Museum Data Bank Committee a procédé à la création d'un ensemble de normes sur le contenu des catalogues de musées, qui sont toujours en vigueur aujourd'hui.Note en bas de page 5 Puis, en 1978, Lenore Sarasen, qui fondera Willoughby Associates en 1980 (fabricant de l'actuel système de gestion des collections MIMSY), a créé la première base de données complète pour une collection muséale, le système de saisie rapide des données (Rapid Data Entry) pour le transfert de 300 000 dossiers écrits à la main dans un ordinateur central de la University of Illinois pour le Field Museum of Natural History, tous deux de Chicago.Note en bas de page 6

Dans les années 1980, avec les ordinateurs de bureau, moins chers, sont apparus des logiciels et des programmes de base de données accessibles et autonomes qui ont permis aux musées d'intégrer l'informatique à leurs opérations.Note en bas de page 7 Au fur et à mesure que ces programmes transformaient le monde des affaires, ils ont eu aussi une incidence importante sur la capacité des musées à améliorer leur efficacité et à adopter une approche plus professionnelle à la tenue de dossiers et à la documentation.

Toutefois, l'un des principaux problèmes, en particulier lors de l'utilisation des premières bases de données, était la multiplication et la redondance de l'information, comme le mentionne Robert Baron :

Les bases de données des collections entretenues par le registraire contiendront sans aucun doute certains ou une partie des renseignements sur les donateurs qui sont aussi enregistrés d'une façon ou d'une autre par l'agent de développement. Le registraire peut aussi conserver des renseignements en double sur le même objet, qui peuvent être découverts en examinant les dossiers des prêts, des expositions, des acquisitions, de l'inventaire et des artistes. Il se peut que le conservateur conserve ses propres notes sur les objets qui sont décrits en de moins amples détails dans le dossier d'inventaire du registraire.Note en bas de page 8

La grande promesse des systèmes de gestion des collections était qu'ils favoriseraient l'intégration des renseignements provenant de différents services d'un musée responsables de différentes fonctions. Prenant leur source dans des logiciels de bases de données, les systèmes de gestion des collections, grâce à leur configuration généralement modulaire et à leur souplesse relative qui permet de présenter les données dans différents formats, sont devenus d'excellents outils pour la centralisation et l'échange des renseignements. En particulier dans des établissements de grande taille, les systèmes de gestion des collections pouvaient à la fois centraliser l'information et créer un accès différentiel à l'information dans ses différents modules, n'accordant la capacité d'effectuer des modifications qu'au sous-groupe professionnel (conservateurs, registraires, restaurateurs, etc.) responsable des renseignements nécessaires à son travail. Ainsi, l'un des systèmes les plus populaires de nos jours, The Museum System (TMS), comporte 10 modules intégrés représentant différents aspects de la gestion d'une collection : les objets, les composants, la technique, les expositions, les prêts, l'expédition, la bibliographie, les événements, les sites et les assurances. Toutefois, il faut remarquer l'absence d'un module normatif de droits et de reproduction dans cet éventail de base.

Les renseignements de base sur les droits relatifs à un objet (le titulaire des droits, la date d'expiration du droit d'auteur, l'autorisation de reproduire) sont généralement conservés dans le module Objets dans ce genre de système de gestion des collections. De nos jours, le suivi des demandes de reproduction ou d'autorisation d'utilisation commerciale de l'image d'un objet est habituellement effectué dans une base de données externe connexe (Filemaker ou Access) ou dans un autre module du système de gestion des collections pris en charge à cette fin.

2.3. Gestion des biens numériques

L'avènement de la Toile (World Wide Web) au milieu des années 1990, avec ses navigateurs graphiques et la capacité de numériser les images et de les mettre en ligne, a eu une incidence immense sur le type de renseignements enregistrés dans les systèmes d'information des musées et sur les personnes ayant accès à ces renseignements.

Une importante nouvelle catégorie de documentation a été créée une fois que les images des objets d'une collection ont pu être conservées en format électronique dans des ordinateurs sous forme de fichiers numérisés ou numériques distribués par des serveurs, plutôt que sous forme d'impressions sur papier dans des dossiers physiques. Le « substitut » d'un objet généré numériquement est non seulement une copie parfaite de l'original, mais il est éminemment plus souple et fluide qu'une photo imprimée et il peut être facilement manipulé pour en éliminer les imperfections. De nombreuses versions différentes d'une image peuvent être créées et contrôlées. Une seule image « mère », surtout si elle a été prise à une résolution suffisamment élevée, peut générer toute une famille d'images, chaque image ayant ses propres caractéristiques voulues, adaptées aux différents utilisateurs et usages, sans qu'il soit nécessaire de photographier ou de numériser l'objet de nouveau. Les musées, tout comme d'autres producteurs de médias, considèrent les images numériques comme des « biens » auxquels on peut attribuer facilement une nouvelle fin, au besoin. Une vignette de faible résolution peut être utilisée dans un index rapide, un détail de très haute résolution être nécessaire aux services de la conservation, et une série d'images de différentes résolutions peut être utilisée pour des reproductions de cartes postales, des catalogues, d'autres publications et, bien sûr, le Web lui-même.

Alors que les systèmes de gestion des collections réussissaient à rassembler tous les documents requis associés aux objets d'une collection, un logiciel de nouvelle génération a été élaboré pour la gestion des biens numériques, telles les images numériques.

La production de systèmes de gestion des biens numériques a commencé au début des années 1990 avec le logiciel Cumulus de Canto (1992). De nos jours, les principaux logiciels de systèmes de gestion des biens numériques sont Extensis Portfolio (acquis d'Adobe sous le nom de Fetch en 1996), Artesia TEAMS (1999; maintenant Open Text Digital Media Group, Artesia DAM), MediaBin de Virage (1999) et Image Portal de NetXposure (2001; connu simplement sous le nom de NetXposure depuis 2008).

La décision de mettre en œuvre un système de gestion des biens numériques est souvent prise lorsque la gestion des images numériques et d'autres biens numériques au sein d'un établissement présente déjà des difficultés. Un bon exemple des problèmes qui mènent à la prise d'une décision a été expliqué clairement dans une brochure de 2008 de NetXposure sur la décision du Museum of Modern Art de New York d'adopter le système de gestion des biens numériques Image Portal de NetXposure.Note en bas de page 9

Voici quelques-unes des difficultés rencontrées par le Museum of Modern Art (selon la brochure), difficultés aggravées par les travaux d'agrandissement qui ont été réalisés en 2004 :

  • Les besoins en matière d'images augmentent rapidement : comme les collections, les expositions et le site Web croissaient rapidement, la demande de présentation d'images et d'information aux visiteurs au moyen de kiosques et de fichiers balado croissait de façon exponentielle;
  • La difficulté à trouver les biens : comme les fichiers sont entreposés sur des disques compacts et des disques durs à divers endroits, le Museum of Modern Art estimait que le personnel passait plus de 10 p. cent de son temps à tenter de trouver les images;
  • Un processus inefficace de gestion de la création et de la présentation des biens : Comme le nombre de projets nécessitant des formats d'image de haute résolution croissait, l'ancien système ne pouvait pas gérer le niveau de travail requis.

Voici quelques-uns des avantages de l'adaptation du nouveau système :

  • Accès facile aux images : Une banque de données centralisée lie les images et les autres objets numériques (de type audio ou vidéo) à des métadonnées contenues dans le système de gestion des collections du musée, ce qui permet au personnel de trouver les biens plus facilement;
  • Valeur accrue de l'ancien système : le fait de lier le système de gestion des biens numériques au système de gestion des collections accroît l'utilité de l'ancienne base de données, préservant ainsi l'investissement initial du Museum of Modern Art;
  • Productivité accrue : la collaboration sur le Web permet aux secteurs de créer, de mettre en mémoire, de rechercher et d'échanger des images de façon plus efficiente et efficace;
  • Économies d'argent et de temps : l'automatisation du travail et le contrôle accru des biens minimisent la nécessité de recréer des images, ce qui réduit le temps nécessaire à la recherche des biens.

Selon la brochure, le Museum of Modern Art a estimé qu'il pouvait réaliser des économies annuelles importantes grâce à une diminution du temps de recherche et de récupération de biens mal organisés et stockés à différents endroits tout en étendant l'utilisation de ses biens numériques par de multiples modes dans le musée et en ligne.

D'une certaine façon, comme le fait remarquer l'experte-conseil britannique auprès des musées, Naomi Korn, il y a quelque chose d'inévitable dans le passage de la gestion des images à la gestion des biens. Avec la production de plus en plus énorme de biens numériques à partir d'un ensemble d'objets de base, il est essentiel d'être en mesure de gérer ces biens efficacement. Selon Naomi Korn, cela concerne autant une vision pour l'ensemble de l'entreprise que les particularités de la gestion de tâches particulières. Elle se souvient que lorsqu'elle travaillait avec un grand établissement britannique, il est devenu très évident que tant que ce dernier n'aurait pas une meilleure compréhension ni une plus grande mainmise sur ses ressources, il ne constituerait pas une ressource efficace pour la découverte de connaissance en ligne. En d'autres mots, à moins qu'une aussi grande institution investisse dans un système sophistiqué de gestion des biens afin de favoriser la découverte optimale de ses propres ressources (tant pour les sources internes qu'externes), elle échouera dans sa mission principale, qui est de fournir la meilleure information possible à ses membres.Note en bas de page 10

L'objectif de tous les systèmes de gestion des biens numériques est de simplifier les processus liés aux biens numériques, c'est-à-dire l'organisation des renseignements visant à déterminer comment, quand et où un bien donné a été utilisé et sur la façon dont il peut être réutilisé. Comme le bien se trouve au centre du processus, tous les éléments du projet et les groupes d'utilisateurs sont décrits principalement en fonction de leur lien avec le bien. Alors qu'un projet particulier pouvant comprendre la production ou l'utilisation de biens numériques peut prendre fin, les biens, eux, demeurent et peuvent présenter une valeur future.

2.4. Gestion numérique des droits

Les images numériques ont non seulement compliqué la gestion des biens, elles ont également élargi le monde relativement simple des droits à l'interne et des demandes provenant de l'extérieur décrit ci-dessus. En plus de l'évaluation et de la documentation des droits liés aux objets d'une collection, les musées doivent tenir compte des droits de propriété intellectuelle des familles d'images numériques générées par ces objets et les documenter. De plus, alors que ces images proliféraient et pouvaient être téléchargées et copiées sans discrimination, on s'est intéressé à la protection numérique des images pour veiller à ce qu'elles ne soient pas utilisées à des fins allant à l'encontre de la volonté des titulaires de droits et de licences.

2.4.1 Déroulement des opérations en matière de gestion des droits

En 2003, dans un livre blanc présentant la relation entre les systèmes de gestion du contenu (autant la gestion des collections que des biens numériques) et de gestion des droits, Renato Iannella a avantageusement élargi le scénario des « droits à l'interne et des demandes provenant de l'extérieur ».Note en bas de page 11

Iannella parle de ce sujet en se basant sur le déroulement des opérations, du début à la fin, lors de l'attribution de licences : les activités se trouvant « en amont » de l'attribution de la licence (l'enquête, la découverte de connaissance, la clarification, l'organisation et l'enregistrement de renseignements sur les droits) et celles se trouvant « en aval » (la gestion et la mise en application des modalités de la licence après une transaction). Voici son schéma :

  1. Création du bien/enregistrement des droits : D'abord, les droits de toute propriété nouvellement créée ou obtenue doivent être clarifiés (par exemple, le propriétaire du bien matériel a-t-il le droit de créer du nouveau contenu à partir de celui-ci ?). Lorsque le statut des droits est clarifié, des droits sont créés ou affectés et un plan de travail est conçu pour permettre au personnel d'examiner et d'approuver le statut des droits de la nouvelle propriété;
  2. Gestion des biens : À mesure que les biens numériques se développent, de multiples versions et formats ainsi que des combinaisons avec d'autres biens généreront des ensembles de renseignements et de métadonnées sur les droits souvent très complexes. Ces données doivent être organisées, stockées et gérées de façon à ce que l'on puisse efficacement attribuer une licence aux biens. À cette étape, on conçoit une banque de données sur la propriété intellectuelle, à la fois pour le bien et les métadonnées sur sa description et ses droits, puis on conçoit les systèmes de licence et de paiement;
  3. Gestion des contrats : La troisième étape du processus consiste en la création (ou la traduction) des renseignements relatifs au contrat (droits, redevances, licences, etc.) en format numérique afin qu'on puisse les utiliser pour gérer l'octroi de la licence d'un bien (numérique ou physique) à un tiers et les revenus que le bien génère. Cette étape peut comprendre la mise en application de dispositions contractuelles (par exemple, avertir automatiquement le vendeur s'il n'a pas le droit de vendre un produit après une certaine date);
  4. Compensation : La quatrième étape est la gestion des éléments financiers d'une transaction commerciale numérique, allant du traitement des renseignements sur le paiement de l'acheteur jusqu'à la transmission des revenus au vendeur et aux titulaires des droits;
  5. Protection du bien/application des droits : La cinquième étape consiste à utiliser un ensemble de technologies (principalement l'apposition d'une empreinte numérique ou le cryptage et l'authentification) pour gérer l'utilisation du contenu après qu'une licence lui aura été attribuée, surtout en limitant l'accès et l'utilisation d'un fichier numérique et en effectuant le suivi de cet accès et de cette utilisation. C'est ainsi que l'on définit le plus souvent la gestion numérique des droits (DRM en anglais), soit des mesures technologiques employées pour empêcher que l'on copie ou modifie le contenu numérique. On les appelle aussi parfois « mesures de protection technologiques ».

Le schéma d'Iannella est accompagné d'un diagramme fort utile qui présente la progression de la gestion des droits et de la gestion du contenu ou des biens en parallèle.

Diagramme illustrant la relation entre la gestion du contenu et la gestion num?rique des droits
Dans la Figure 1, le cheminement du bas (en bleu) montre le déroulement des activités de gestion du contenu menées par un intermédiaire (éditeur, musée, etc.), d'abord en tant que contenu physique, puis en tant que contenu numérisé sous diverses formes, et enfin en tant que contenu publié (dans un livre, un site Web). Le cheminement du haut (en rouge) montre les transactions correspondantes en matière de droits.
Relation entre la gestion du contenu et la gestion numérique des droits - Renato Iannella. Reproduit avec permission.

Malheureusement, même si l'expression « gestion numérique des droits » s'applique à l'ensemble des activités de gestion des droits (étapes 1, 3, 4 et 5 dans le schéma), elle a été quelque peu récupérée par la presse populaire pour indiquer seulement la dernière étape, soit la « protection du bien/application des droits ». Comme l'explique Iannella, la gestion numérique des droits « comprend la description, la structuration en couches, l'analyse, l'estimation, le commerce et le suivi des droits associés aux biens. Si la gestion du contenu est intérieurement dirigée vers la création et l'intégration d'un produit, la gestion numérique des droits est plus extérieurement dirigée vers les relations avec les clients souhaitant octroyer une licence au bien ou à en faire le commerce d'une autre façon ».

Chacun de ces modules et leurs sous-éléments doivent fonctionner à l'intérieur d'autres modules de commerce électronique (comme les paniers d'achat, par exemple) et avec d'autres modules de gestion des biens numériques. Idéalement, insiste Iannella, ces éléments devraient être construits comme des modules pouvant fonctionner ensemble et que les clients pourraient assembler comme ils le souhaitent, bien que cette approche nécessite un ensemble commun de protocoles ou d'interfaces entre les modules.

2.4.2. Exemples de systèmes de gestion numérique des droits

2.4.2.1. RightsLine

Un exemple de système de gestion numérique de l'ensemble des droits, à l'exception de la gestion de la protection et de l'application des droits, qui utilise l'approche modulaire expliquée par Iannella, est la suite logicielle de RightsLine. D'abord créée en 1999 par trois anciens directeurs d'Oracle pour octroyer des licences pour des biens protégés par des droits à l'industrie du film, RightsLine a signé une entente avec Artesia en 2002 pour produire des trousses regroupant le logiciel TEAMS DAM d'Artesia avec ses propres approches de gestion des droits. En 2003, Corbis, la société d'images numériques commerciales, a annoncé qu'elle utilisait RightsLine pour normaliser son service des droits et des compensations.

La suite logicielle de RightsLine va de la gestion des droits à l'automatisation des licences, en passant par la déclaration des redevances. Son service de renseignements sur les droits est composé de cinq modules qui gèrent et maintiennent les renseignements sur les droits d'un établissement dans une banque de données centralisée, qui représente et archive également le comportement et les relations entre les droits, les paramètres du déroulement des activités, les modèles de transactions souples et les algorithmes avancés d'établissement des prix. Cette banque contient également des renseignements à propos des utilisateurs et des clients institutionnels (titulaires de licences, acheteurs, diffuseurs et autres).

Les cinq modules comprennent :

  • un module de bibliothèque, où sont archivés les renseignements sur les droits et les structures de métadonnées;
  • un module sur les acquisitions, qui gère les droits acquis sur un élément donné de propriété intellectuelle, qui génère les contrats appropriés et qui automatise toutes les activités d'acquisition;
  • un module sur les ventes, qui automatise les ventes et l'octroi de licences, de la demande jusqu'à la réalisation;
  • le module sur les licences électroniques, qui valide les renseignements sur les titulaires de licences et offre tous les renseignements nécessaires pour permettre la transaction;
  • le module sur la facturation, qui complète le processus de transaction en créant des factures et en offrant une piste de vérification complète du processus de facturation.

Non seulement la suite logicielle de RightsLine automatise-t-elle le processus des « droits à l'interne et des demandes provenant de l'extérieur », mais elle peut aussi analyser les biens pour cerner des possibilités non exploitées et aider les propriétaires à les exploiter. Elle calcule les droits « nets » en prenant tous les droits acquis ou produits et en soustrayant les « demandes provenant de l'extérieur » concernant des droits auxquels on a déjà attribué une licence ou qui ont déjà été vendus. Cette procédure donne un portrait clair des droits que l'on peut accorder par licence ou vendre pour toute période, des renseignements précieux qui peuvent ensuite être incorporés à un service de déclaration des droits qui permet aux vendeurs ou aux clients de chercher des droits disponibles en fonction de paramètres donnés.Note en bas de page 12

Diagramme illustrant la plateforme de gestion des biens et des droits et le portail d'octroi de licences en ligne de RightsLine
Figure 2. Ceci est un organigramme illustrant le système de gestion des droits numériques RightsLine. Le flux de travail commence l'acquisition de contenu par les concédants de licence ou les producteurs La plateforme de gestion des biens et des droits sépare les droits disponibles (Demande de droits a l'interne) des droits déjà autorisés ou vendu (Demandes de droits provenant de l'extérieur). Un portail d'octroi de licences en ligne est utilisé pour faciliter l'octroi des licences / Vente de droits restants aux Détenteurs de licences. Plateforme de gestion des biens et des droits, et portail d'octroi de licences en ligne de RightsLine.
Source : © RightsLine. Reproduit avec permission.
2.4.2.2. Rightslink

Un autre système qui se limite à l'automatisation des autorisations et de l'octroi de licences sur place pour le contenu en ligne, est le service Rightslink (http://rightslink.copyright.com), lancé en 2000 par le Copyright Clearance Center (bureau des droits d'auteur). Il s'agit d'un service centralisé qui permet aux clients d'enregistrer des titres, des taux de licence et des conditions, et d'ajouter le mécanisme Rightslink à leur propre site ou dans les biens à licencier (comme dans l'exemple du New York Times montré ci-contre).

Capture d'écran du formulaire d'octroi de licences pour le contenu en ligne de RightsLink
Figure 3. Exemple de formulaire d'octroi de licences pour le contenu en ligne de Rightslink.
Source : Copyright Clearance Center.
Reproduit avec permission.

Le service Rightslink automatise l'ensemble du processus d'octroi de licences, du traitement sécuritaire des demandes à la gestion des travaux, en passant par l'établissement de rapports en temps réel et le paiement de redevances. Les clients affectent différents niveaux d'accès à différents types d'utilisateurs et permettent une variété de structures de fixation des prix pour le commerce électronique, comme la possibilité de consulter un article gratuitement, mais en imposant des frais pour l'impression, l'envoi par courriel ou la consultation du code source. Les utilisateurs peuvent obtenir instantanément l'autorisation de reproduire un article en cliquant sur un lien vers les droits et autorisations situé près du contenu offert.

Pour un lecteur, le système Rightslink fonctionne de la façon suivante :

  • Un utilisateur obtient un niveau prédéterminé d'accès au contenu;
  • L'utilisateur clique sur un lien vers les autorisations pour obtenir un accès ou une licence supplémentaires;
  • La technologie de Rightslink détermine les détails sur la licence automatiquement, en fonction du type de contenu et des modalités générales spécifiées par le client;
  • Toutes les options de licences disponibles sont présentées à l'utilisateur;
  • Le logiciel affiche ensuite les conditions du client, enregistre l'acceptation de l'utilisateur, accorde la licence immédiatement et offre le contenu ou augmente le niveau d'accès.
2.4.2.3. ImageSpan

ImageSpan a été fondé en 2003 pour se concentrer sur l'octroi de licences pour les images et les vidéos, les sites hybrides du Web 2.0 et des projets comportant de multiples titulaires de droits. Le logiciel LicenseStream d'ImageSpan optimise le processus d'octroi de licences, tout comme le fait une agence d'images, en définissant les droits du nouveau contenu, en effectuant le suivi de l'utilisation et en veillant à l'exactitude de la déclaration des redevances et des paiements. Comme RightsLine et Rightslink, ImageSpan intègre et automatise bon nombre des éléments individuels du processus d'octroi de licences, allant de la création des licences à la gestion du paiement des redevances, en passant par le suivi de l'utilisation du contenu sous licence.

En octobre 2009, le Missouri History Museum (MHM) a annoncé qu'il utilisait le logiciel LicenseStream d'ImageSpan pour protéger ses photographies historiques en ligne par l'intermédiaire d'un site d'octroi de licences distinct, le Missouri History Museum Licensing Store. Dans le communiqué de presse, on citait le président du musée qui disait que le système avait déjà permis au musée de « publier plus de 3 000 images directement sur [son] site Web […] afin que toute personne puisse obtenir une licence pour ces images immédiatement et en un seul clic, au lieu de devoir attendre jusqu'à six semaines, comme c'était le cas avec les procédures manuelles précédentes ».Note en bas de page 13

Bien que le Licensing Store du MHM soit actuellement un site distinct, il intégrera bientôt son système de gestion de contenu au service LicenseStream, permettant à chaque image pouvant faire l'objet d'une licence d'avoir un lien « Licence » qui puisse faire parvenir l'image dans la plateforme ImageSpan, intégrant ainsi le service dans la structure du musée. Cette pratique est semblable à l'utilisation du logiciel 20/20 Software au Royaume-Uni dans le site de licence de bon nombre des grandes institutions culturelles.

ImageSpan a formé une alliance avec Digimarc en 2009 (voir ci-dessous) pour qu'un filigrane numérique soit ajouté aux images présentes dans le système, ce qui permet au logiciel de suivi du contenu de LicenseStream d'effectuer continuellement le suivi des images et de fournir un rapport sur leur utilisation. Si l'on découvre qu'une image sous licence est utilisée sans autorisation, le musée peut choisir d'intervenir de l'une des façons suivantes : une offre envoyée par courriel à l'utilisateur n'ayant pas de licence pour que celui-ci en obtienne une; une demande de mention de la source ou de lien vers le site du musée; la mise en place d'une procédure en matière de collections; une demande de retirer l'image.

2.4.3. Exemples de logiciels de protection des biens et d'application des droits

Il existe de nombreux exemples de systèmes de protection. En général, on peut les diviser en systèmes utilisant des technologies de filigrane numérique et en systèmes de cryptage des données.

2.4.3.1. Filigranes numériques

Le filigrane numérique est un processus qui consiste à entrer des renseignements dans un objet numérique pour permettre de déterminer la nature de l'objet, son origine, le ou les titulaires de ses droits, ses modalités d'utilisation et d'autres renseignements (lorsqu'on décode l'objet à l'aide du logiciel ou de l'appareil approprié). Les filigranes numériques visibles affichent une image sur l'œuvre protégée indiquant qui en est propriétaire, et sont généralement mal vus, puisqu'ils modifient l'œuvre tout en étant relativement faciles à retirer. Les agences d'octroi de licences d'images commerciales, comme Corbis ou Scala, utilisent des filigranes numériques visibles sur les agrandissements d'images dans leurs sites, à moins que l'utilisateur ne crée un compte et ne s'en serve pour voir les images. Le filigrane numérique consiste de plus en plus en l'ajout de bits dans des sections aléatoires d'un document. La distinction entre l'utilisation des filigranes numériques et l'incorporation de métadonnées dans un fichier image est qu'alors que les métadonnées ne sont ajoutées qu'à l'en-tête du fichier, le filigrane ajoute des données à l'image elle-même, modifiant ainsi l'image, parfois de façon imperceptible.

2.4.3.1.1. Digimarc

L'entreprise Digimarc a été l'une des pionnières du filigrane numérique. Elle a élaboré de nombreuses technologies dans de nombreux contenus numériques (elle possède actuellement 580 brevets et en attend 420 autres). Son logiciel d'application de filigranes numériques aux images permet aux logiciels compatibles avec le logiciel Digimarc (comme Photoshop d'Adobe, Photo-Paint de Corel et Internet Explorer) de lire les renseignements sur les droits d'auteur et les personnes-ressources, ce qui permet aux clients de déterminer le titulaire des droits d'une image et de communiquer directement avec le propriétaire de l'image aux fins d'obtention de licence; il offre également des possibilités d'octroi de licences et de commerce électronique. Sa fonction OnLine Image Tracking (autrefois appelée « MarcSpider ») parcourt le Web et signale les images d'un utilisateur inscrit lorsqu'elles sont diffusées et affichées dans des sites Web.

Les musées qui utilisent actuellement Digimarc comprennent le Whitney Museum of American Art et The Phillips Collection. Pour un aperçu de leurs pratiques, consulter la section 3.5.4. Protection des droits : Pratique actuelle.

Aujourd'hui, Digimarc a renouvelé l'importance accordée à la protection des images et au marché des images du patrimoine culturel. En 2009, ImageSpan et Digimarc ont formé un partenariat, combinant les plates-formes de traitement des licences automatisées, de publication et de traitement des redevances d'ImageSpan avec les technologies de protection et de suivi par filigrane numérique de Digimarc. Digimarc élabore maintenant une stratégie pour intégrer les services qu'elle fournit aux systèmes de gestion des biens et offre maintenant ses capacités en matière de filigrane numérique en tant que fonction complémentaire facile à utiliser pour les systèmes de gestion des biens numériques de MediaBin et d'Artesia.Note en bas de page 14

2.4.3.1.2. Signum

Un autre grand fournisseur de filigranes numériques est l'entreprise britannique Signum Technologies, qui offre deux principaux produits : VeriData, qui authentifie les documents où sont apposés des filigranes et en contrôle l'accès, et SureSign (également SureSign Enterprise pour les utilisateurs ayant un grand nombre de fichiers à traiter), qui applique un filigrane numérique aux documents visuels et en effectue le suivi (en formats numérique et papier) en reliant les images sous licence à une base de données de droits qui comprend des registres de transactions. La licence d'utilisation du logiciel permet aux utilisateurs d'apposer des filigranes à un nombre illimité d'images (dans le Web ou sur des supports amovibles) et d'obtenir des rapports sur l'utilisation de leurs images numériques, même dans le cas d'images reproduites dans des documents imprimés. De plus, une trousse de développement logiciel permet aux clients d'incorporer les technologies SureSign dans des images ou des applications logicielles. SureSign a été incorporé dans plusieurs systèmes de gestion des biens numériques (dont Canto et SealedMedia) pour aider à identifier le propriétaire des images provenant de l'extérieur. SealedMedia possède une licence d'utilisation des produits Digimarc dans ses propres produits depuis 2002.

En 2000, le British Museum a conclu une entente avec Signum pour apposer un filigrane numérique à chaque image numérique qui est affichée en ligne ou qui quitte le musée et, en juillet 2004, Signum a obtenu la licence de six importants projets de patrimoine culturel européen.Note en bas de page 15

2.4.3.2. Cryptage

L'autre catégorie importante de technologies utilisées pour protéger le contenu en ligne est le cryptage – la transformation des données numériques en un code caché – en plus de l'authentification. Pour lire un fichier crypté, il est nécessaire d'avoir accès à une clé, à un mot de passe ou à une application de décodage qui permet de le décrypter. Cette mesure permet l'application des droits de propriété intellectuelle, puisque seules les personnes qui ont le droit d'utiliser un produit (et en possèdent la clé) peuvent accéder au contenu. Voici une bonne explication offerte par un commentateur :

La gestion numérique des droits est un procédé en deux étapes. Elle compte sur le cryptage pour protéger le contenu en lui-même et sur les systèmes d'authentification pour veiller à ce que seuls les utilisateurs autorisés puissent déverrouiller les fichiers. Lorsqu'elle est appliquée, la Gestion numérique des droits brouille les données d'un fichier, les rendant impossibles à lire pour toute personne ne possédant pas la clé appropriée. Les systèmes d'authentification se placent entre les utilisateurs et les clés de décryptage et font en sorte que seules les personnes ayant les autorisations appropriées puissent obtenir une clé de décryptage.Note en bas de page 16

Microsoft et IBM sont d'importants fournisseurs de logiciels et de services de mise en application des droits, par l'intermédiaire du cryptage et de l'authentification. La plateforme Windows Media DRM de Microsoft et l'Electronic Media Management System d'IBM offrent tous deux une transmission sécuritaire de contenu audio et vidéo par un réseau IP vers un ordinateur ou un autre appareil pouvant le lire qui permet au distributeur de contrôler la façon dont le contenu est utilisé.

Plusieurs producteurs de systèmes de gestion numérique des droits moins importants se sont tournés soit vers des marchés de sécurité d'entreprise ou ont été achetés par de plus grandes entreprises. Par exemple, l'entreprise du Royaume-Uni SealedMedia, citée en 2001 en tant que « la seule technologie en matière de gestion numérique des droits qui soit compatible avec le contenu vidéo et audio, les images et le texte »Note en bas de page 17, a été achetée par Stellent Information Rights Management en 2006, qui a elle-même été achetée par Oracle.

Les produits plus modestes comprennent Copysafe et la suite Secure Image d'Artistscope, qui vise les personnes et les petites entreprises qui veulent empêcher que les images de leur site Web soient sauvegardées, copiées et réutilisées. Secure Image affiche les images protégées dans un applet spécial de sécurité pour empêcher qu'elles ne soient copiées; Domain Lock fait en sorte que les images peuvent seulement être vues sur le site Web d'où elles proviennent; Copysafe Pro et Secure Image Pro comprennent des éléments comme un registre permettant de gérer plusieurs sites, des effets s'activant lorsque le curseur de la souris se trouve sur une image, une importation de lots de fichiers par dossiers et un traitement par lots.

Actuellement, comme nous le verrons en détail dans la section suivante, les musées n'utilisent pas de systèmes modulaires complets de gestion numérique des droits (comme RightsLine). Ils utilisent plutôt le système qu'ils ont déjà (un système de gestion des droits d'auteur) pour gérer des ensembles de renseignements déjà complexes, auquel ils ajoutent des systèmes de gestion des biens, les reliant et les intégrant de diverses façons à leur système de gestion des droits d'auteur. Certains musées font appel à des services d'agences possédant des systèmes de licences automatisés ou élaborent leur propre agence ayant des éléments automatisés semblables (comme l'Image Store du Missouri History Museum, fonctionnant grâce à ImageScan, ou les bases d'images des grands établissements du Royaume-Uni, qui fonctionnent principalement avec des logiciels de 20/20 Software).

3. Gestion des droits : Bonnes pratiques actuelles

3.1. Méthodologie

Le présent guide à l'intention des musées s'inspire des réponses obtenues lors d'un sondage sur les pratiques de gestion des droits utilisant des technologies numériques dans les musées canadiens, mené par le RCIP en janvier 2010, et sur des entrevues réalisées à l'automne 2009 et au printemps 2010 avec plus d'une vingtaine de spécialistes et d'intervenants de premier plan en matière de gestion des droits travaillant dans des musées au Canada, aux États-Unis et au Royaume-Uni.

Les recommandations formulées dans le guide s'appuient sur les pratiques actuellement en place dans les musées, telles qu'illustrées par les réponses au sondage et les entrevues, et dans le contexte de l'évolution de la gestion des droits dans les musées.

Le sondage et les entrevues étaient axés sur les développements de pointe, afin de prévoir les difficultés et les besoins éventuels des musées les moins nantis sur le plan des ressources. Le sondage et le guide s'articulent autour du déroulement des opérations en matière de gestion des droits de propriété intellectuelle :

  • Vérification de la propriété intellectuelle : précision du statut des droits et des restrictions pour l'ensemble des œuvres d'une collection.
  • Saisie et gestion de l'information sur les droits pour les objets et leurs images.
  • Octroi de licences : gestion de l'octroi de licences à des tiers en ce qui a trait aux images d'objets.
  • Application des droits : suivi, protection et contrôle de ces images.

3.2. Vérification de la propriété intellectuelle (PI)

Il convient d'amorcer l'étude du déroulement des opérations en matière de gestion des droits au moment où les musées mesurent l'ampleur des connaissances fiables qu'ils possèdent sur les droits qu'ils ont accordés par licences ou qu'ils ont reçus ou attribués, pour afficher et utiliser autrement les images qu'ils ont des œuvres faisant partie de leurs collections.

La vérification de la propriété intellectuelle est un inventaire systématique du statut des droits afférents aux biens d'une institution. Il peut s'agir d'un des meilleures façons de déterminer les droits qu'une institution détient et ceux qu'elle ne détient pas. Il arrive parfois qu'une vérification révèle qu'une institution détient la propriété intellectuelle de biens, alors que cette dernière n'était pas au courant.Note en bas de page 18 La vérification de la propriété intellectuelle devrait assurément permettre de désigner le détenteur du droit d'utilisation de toute œuvre donnée. Elle peut également montrer la façon dont l'institution est parvenue à acquérir les droits qu'elle possède, ainsi qu'établir le moment où ces droits prennent fin, le cas échéant.

Rina Pantalony décrit de manière concise la vérification de la propriété intellectuelle comme : « un inventaire des actifs de propriété intellectuelle détenus par l'institution, que ce soit par voie de création, d'acquisition ou de licences. » Elle précise également qu'une bonne vérification des droits doit englober les « intérêts » du musée en matière de propriété intellectuelle (lorsque le musée ne détient pas les droits pour des œuvres dont il assure la garde ou quand le détenteur du droit est inconnu) et que les résultats devraient être documentés clairement. L'inventaire de propriété intellectuelle devrait être établi « en tenant compte de l'inventaire général de la collection » et les résultats intégrés dans le système de gestion des collections du musée.Note en bas de page 19

Pourquoi un musée devrait-il se donner la peine de dresser un tel inventaire, ce qui va au-delà de ses responsabilités, lesquelles se limitent aux biens dont il assure la garde ? Diane Zorich met le doigt sur un point fondamental lorsqu'elle écrit que non seulement une telle vérification rend une institution plus responsable et l'aide « à surveiller la conformité aux lois sur la propriété intellectuelle et à éviter les violations », mais elle pourrait également permettre à une institution de lancer des projets créatifs et commerciaux potentiellement utiles grâce à des biens « redécouverts » grâce à la vérification.Note en bas de page 20

3.2.1. Pratique actuelle

Les employés de près de la moitié des musées qui ont répondu au sondage aux fins du présent guide ont mentionné qu'ils détenaient des registres de propriété intellectuelle en bonne et due forme pour moins d'un quart de leurs biens.Note en bas de page 21 Pour certains, cela témoigne de la faible proportion des œuvres dans leur collection qui sont protégées par le droit d'auteur. Ainsi, tandis que le Musée des beaux-arts du Canada détient le droit d'auteur pour un tiers de ses collections (et possède des registres sur le statut de la propriété intellectuelle pour chacune d'entre elles), un musée canadien possédant d'importantes collections dans les domaines de l'histoire naturelle et de la science détient les droits d'auteur pour environ 1 à 5 p. cent de ses collections. De plus, seulement de 11 à 25 p. cent des collections pertinentes de ce musée (illustrations, photos, images, etc.) ont des registres indiquant leur statut en regard du droit d'auteur. La direction du musée mentionne que « cette situation est attribuable au fait que la plupart des documents sont créés par le personnel ou acquis en vertu de permis d'archéologie », et que le musée « a tendance à consigner les exceptions, c'est-à-dire lorsque le droit d'auteur n'appartient pas au gouvernement ».

Certains éléments prouvent que les musées sont de plus en plus sensibilisés à la nécessité et aux avantages d'une vérification de la propriété intellectuelle. Même si deux tiers des répondants au sondage de 2010 ont mentionné ne pas avoir mené de vérification intégrale de la propriété intellectuelleNote en bas de page 22, plusieurs ont nuancé leur déclaration en admettant avoir effectué des vérifications partielles. À titre d'exemple, un musée a procédé à une vérification d'une collection photographique entreposée séparément; un autre a fait appel à des photographes professionnels pour la vérification de ses photos d'architecture; un a mentionné que certaines vérifications sont menées seulement au besoin (par exemple en vue d'une exposition); et un autre a déclaré ne mener aucune vérification officielle à l'heure actuelle, et qu'une sorte d'inventaire de la propriété intellectuelle s'inscrirait dans une nouvelle démarche plus vigoureuse en matière de gestion du droit d'auteur.

La moitié des répondants qui ont mené des vérifications ont prétendu le faire chaque année. À titre d'exemple, un musée dont la collection est surtout composée d'objets d'art contemporain effectuait un suivi annuel des détenteurs des droits pour les œuvres acquises pendant l'année et possédait des registres pour plus de 75 p. cent d'entre elles, tandis qu'un autre ne vérifiait que de 1 à 10 p. cent de ses collections exposées.

Bien que la tenue d'expositions (au musée ou dans le site Web) soit la raison la plus commune de procéder à des vérifications partielles, il y a une pression croissante découlant des attentes des médias sociaux et du public qui veulent une expérience plus interactive dans les sites Web des musées, pour la tenue de vérifications afin de communiquer plus efficacement au public si, et comment, les images numériques affichées peuvent être utilisées ou réutilisées.

3.2.1.1. Exemples de vérification de la propriété intellectuelle : Les stagiaires embauchés pour l'été au Musée des beaux-arts de l'Ontario

Chaque été depuis 2002, le service des ressources en imagerie du Musée des beaux-arts de l'Ontario embauche des stagiaires pour effectuer l'examen et la vérification des coordonnées des artistes ou de leur succession, et des renseignements sur le statut relatif au droit d'auteur d'environ 1 200 œuvres d'art, dont les détenteurs des droits avaient cédé complètement les droits d'auteur au Musée.Note en bas de page 23 L'information avait été documentée de façon plus ou moins rigoureuse depuis des décennies sur des fiches signalétiques ainsi que dans des formulaires de droits et de reproduction. Ce nouvel effort permet à la fois de vérifier les données et de transférer les coordonnées des artistes ou de leurs héritiers dans un tableur Excel, et les cessions de droit d'auteur dans un système de gestion des collections fondé sur Access. Les données ont ensuite été téléchargées en amont vers un nouveau système (The Museum System, ou TMS), lequel a été adopté en 2010 pour remplacer la base de données Microsoft Access qui était utilisée par le service de la gestion des collections depuis 1998. Cette vérification a été un moment phare pour le Musée, non seulement en marquant le passage d'un système fondé sur le papier à un système électronique, mais également en rendant les responsables du Musée plus à l'aise pour utiliser ces œuvres aux fins de publication et de reproduction (entre autres pour les objets vendus à la boutique de cadeaux), sans avoir à demander l'autorisation ou à payer des frais, du moins pendant la durée de la cession.

3.2.1.2. Centre Canadien d'Architecture : Anniversaire, site Web et découverte

Le Centre Canadien d'Architecture (CCA) est une institution hybride; il abrite une bibliothèque, des documents d'archives de 150 architectes, ainsi que 160 000 estampes, dessins et photographies. En ce qui a trait à l'utilisation d'images, le CCA est davantage un centre de recherches et de documentation qu'un dépôt de documents ayant une valeur commerciale.Note en bas de page 24

En 2009, à l'occasion du 20e anniversaire de son ouverture au public, le CCA a lancé un nouveau site Web visant à mieux rejoindre son auditoire. Dans leur effort visant à présenter davantage d'activités du CCA en ligne, les responsables du Centre ont pris conscience qu'ils devaient d'abord savoir ce qu'ils pouvaient et ce qu'ils ne pouvaient pas montrer sur le Web. Ils se sont donc engagés à dresser l'inventaire de la collection de photographies contemporaines du CCA. L'examen a révélé que le Centre détenait des photographies de 531 photographes, que les employés ont ensuite classées selon les 3 catégories suivantes :

  • documents que le CCA a le droit d'utiliser;
  • documents dont les détenteurs des droits et leurs coordonnées sont connus;
  • documents dont les détenteurs des droits sont inconnus ou qui pourraient être problématiques.

Les résultats (noms, dates de naissance et de décès, ententes existantes et processus de suivi des ententes) ont été compilés dans un tableur Excel. Conformément à ce que les ressources permettront et à ce que les priorités exigeront, de nouvelles ententes seront conclues et l'information sera consignée dans TMS.

Ce projet, dans le cadre du nouvel effort visant à présenter davantage d'éléments en ligne, a appris aux responsables du Centre la grande pertinence d'avoir de l'information sur le droit d'auteur et l'importance d'effectuer une recherche rigoureuse sur les droits, ainsi que d'obtenir l'autorisation d'utiliser des documents protégés par droits d'auteur, tant pour les collections que pour les expositions. Cette nouvelle urgence de comprendre le droit d'auteur et d'améliorer la documentation fait en sorte que le Centre est maintenant disposé à embaucher un spécialiste du droit d'auteur pour agir à titre de personne-ressource à l'échelle de l'institution.

3.2.1.3. MoMA : Un nouveau site Web et la grande offensive

Même s'il ne mène aucune vérification officielle de la propriété intellectuelle, le Museum of Modern Art (MoMA), à New York, déploie régulièrement des efforts afin d'obtenir de l'information récente sur les objets dans sa collection, et ce, bien que l'obtention de droits fasse partie de ses procédures d'acquisition courantes. À titre d'exemple, juste avant que le site Web récemment restructuré du MoMA soit lancé en 2009, le musée a déployé un grand effort afin d'afficher un nombre beaucoup plus important d'images dans le site Web et de dresser un inventaire conséquent de la propriété intellectuelle pour l'ensemble de ses collections. À l'heure actuelle, l'information sur les droits est complète dans environ 65 p. cent des registres que renferme la base de données sur les collections du MoMA.Note en bas de page 25

3.2.1.4. MFA de Boston : Établissement des objectifs avec un nouveau service

À l'instar du MoMA, le Museum of Fine Arts (MFA) de Boston a déployé un important effort en 2002 en créant un service des ressources en imagerie numérique. Un des premiers gestes posés par la nouvelle directrice du MFA, Mme Debra LaKind, a été d'élaborer une initiative relative au droit d'auteur portant sur les quelque 23 000 objets des collections du musée qui sont encore protégés par le droit d'auteur et les 10 000 enregistrements d'objets dont les droits n'ont pas encore été examinés. Cette initiative découlait également d'un double effort du MFA visant à augmenter son acquisition d'œuvres contemporaines tout en rendant sa collection la plus accessible possible au public. Plus de 170 000 images sont donc disponibles à l'heure actuelle dans le site Web du MFA. Aujourd'hui, dans le cadre d'un effort continu, le service de Mme Debra LaKind, cherche systématiquement toutes les œuvres de la collection qui sont encore protégées par le droit d'auteur, en faisant appel à des stagiaires pour effectuer les recherches et à un employé pour travailler avec les services de la conservation sur les questions liées aux droits et aux autorisations.Note en bas de page 26

3.2.1.5. Examen annuel des Harvard Art Museums

Une vérification de la propriété intellectuelle est menée dans le cadre de l'examen annuel des acquisitions qui a lieu aux Harvard Art Museums, une des institutions interviewées pour ce guide. David Sturtevant, directeur de l'imagerie numérique et des ressources visuelles aux musées, avait été l'instigateur des vérifications de la propriété intellectuelle en 2001, alors qu'il dirigeait le service chargé de l'information sur les collections et de l'accès à celles-ci au San Francisco Museum of Modern Art. À son arrivée à Harvard en 2007, M. Sturtevant a entrepris d'organiser une vérification semblable, et cette activité est devenue centralisée au service de l'imagerie numérique et des ressources visuelles.Note en bas de page 27

Habituellement, pendant l'examen annuel des acquisitions de Harvard, environ 80 p. cent des œuvres se révèlent du domaine public, et les 20 p. cent restants sont examinés attentivement afin de vérifier l'exhaustivité des autorisations données aux musées pour l'affichage des œuvres en ligne, l'intégration des œuvres dans des publications ou la concession de licence à des tiers pour l'utilisation des œuvres en question. Même si le service de M. Sturtevant, recevra toute l'information disponible sur le droit d'auteur au moment de procéder à une acquisition, pendant l'examen annuel, il vérifiera non seulement s'il possède toute l'information sur le statut de l'œuvre, mais il profitera de l'occasion pour ressortir les dossiers sur toute autre œuvre du même artiste acquise antérieurement. Ainsi, a mentionné M. Sturtevant,, si une œuvre de Frank Egloff a été acquise en 2009, son service veillera à ce que toutes les œuvres d'Egloff (dans ce cas-ci de 1995 à 2002, et en 2009) soient ajoutées à la liste aux fins d'examen du droit d'auteur.

3.2.1.6. Brooklyn Museum : Vers une transparence complète

Le Brooklyn Museum, qui s'engage de plus en plus envers sa communauté, a décidé d'afficher le plus d'images possible de sa collection en ligne, et d'indiquer la façon dont ces images peuvent être réutilisées, le cas échéant. (On peut consulter l'énoncé du musée concernant le droit d'auteur à l'adresse suivante : http://www.brooklynmuseum.org/copyright.php.)

Étant donné la position prise dans la jurisprudence américaine concernant l'utilisation des vignettes dans Internet, le Brooklyn Museum peut profiter de la doctrine d'« utilisation équitable » « Fair Use » aux États-Unis en affichant autant de vignettes de référence que possible (accompagnées d'un lien expliquant la raison pour laquelle les images sont si petites lorsqu'il s'agit d'images nécessitant une autorisation pour être affichées dans un plus grand format).Note en bas de page 28 À partir de ce point, les employés ont mis en place l'importante initiative du musée visant à découvrir et à fournir de l'information sur le statut du droit d'auteur de toutes les œuvres de la collection.

Après l'affichage des vignettes, le service des collections et services numériques a créé une série de types de droits pour les objets, et en a assigné un à chaque dossier dans son système de gestion des collections, il a également élaboré une méthode pour permettre au public de soumettre de l'information ou de corriger des avis de droit d'auteur existants. Aux fins de diffusion publique, les types de droits ont été simplifiés pour constituer un ensemble de base de cinq, puis leur formulation a été peaufinée afin de constituer l'avis de droit d'auteur (Rights Statement) apparaissant dans le bloc d'information situé sous chacune des 90 000 images.Note en bas de page 29 Voici les cinq types de droits fondamentaux, accompagnés d'un exemple d'avis de droit d'auteur correspondant :

  • aucune restriction connue relativement au droit d'auteur : aucune restriction connue relativement au droit d'auteur;
  • protégé par le droit d'auteur : © artiste ou succession de l'artiste;
  • protégé par le droit d'auteur, licence obtenue : l'avis de droit précisé dans la licence (saisi dans TMS);
  • œuvre tridimensionnelle, licence de Creative Commons : Creative Commons-BY-NC;
  • statut inconnu, recherche nécessaire : statut de droit d'auteur inconnu.

Le personnel aborde tous les artistes (ou leurs représentants) qui ont créé après 1922 des œuvres faisant partie de la collection, afin de leur demander une licence non exclusive générale pour la reproduction de leurs œuvres en ligne. La vérification de la propriété intellectuelle menée à Brooklyn a entre autres permis de découvrir qu'il fallait communiquer avec 4 550 détenteurs de droits pour obtenir les droits de 22 621 œuvres. En janvier 2008, un stagiaire (le premier d'une série de six jusqu'ici) s'est attaqué à cette tâche. Deux ans plus tard, soit en mai 2010, Harvard avait obtenu l'autorisation d'utiliser sans restriction 3 215 œuvres de 326 artistes; les résultats sont affichés dans le site Web. (Pour consulter un inventaire quotidien des dossiers en ligne, rendez-vous à l'adresse suivante : http://www.brooklynmuseum.org/opencollection/collections/.) En mars 2010, le musée a publié plusieurs dizaines de milliers de dossiers dont le catalogage était incomplet, accompagnés d'un compteur d'intégralité indiquant, par différentes couleurs et une échelle de pourcentage, le degré d'intégralité des dossiers. Ce compteur apparaît au bas de la fiche descriptive accompagnant chaque image dans le site Web. (À titre d'exemple, vous pouvez lire la fiche et voir le compteur pour l'œuvre de Judy Chicago intitulée The Dinner Party.)

Selon Deborah Wythe, directrice des collections et des services numériques, en vue d'obtenir le plus d'autorisations possible, la stratégie du Brooklyn Museum consiste à établir l'ordre de priorité des œuvres de la façon suivante :

  • œuvres récemment acquises (le personnel responsable de la conservation possédera probablement des coordonnées récentes);
  • artistes ayant des œuvres exposées (les œuvres seront disponibles à l'échelle dans le site Web, et dans le guide et l'application de la galerie mobile du Brooklyn Museum);
  • sur demande de la part du personnel responsable de la conservation et de l'éducation (lorsqu'il veut utiliser un objet);
  • artistes quand les coordonnées sont faciles à obtenir (par exemple les recherches pour trouver des dates de naissance et de décès pour des artistes ne figurant pas dans la base de données ont débouché sur de nombreux sites Web pouvant être utiles aux stagiaires dans leurs recherches).

Le musée permet la prise de photos, à des fins personnelles et non commerciales, dans ses galeries où sont exposées ses collections permanentes, et il possède une galerie Flickr active visant à encourager les visiteurs à ajouter leurs propres photos des expositions du musée, à les marquer à l'aide de mots-clés et à y ajouter leurs commentaires. Le musée essaie également de changer la culture des prêts pour des expositions spéciales afin de permettre aux visiteurs de prendre des photos à l'intérieur des galeries au lieu de l'interdire, comme c'était le cas en vertu des contrats antérieurs. Avec environ 4 300 de ses propres images sur Flickr, le musée est étiqueté dans environ 16 000 images prises par ses visiteurs (26 mai 2010)

3.2.2. Recommandations

La vérification de la propriété intellectuelle, menée de façon parallèle à l'inventaire des œuvres de la collection réalisé par le registraire, constitue une activité structurée permettant de vérifier la connaissance réelle d'un musée relativement au statut des droits d'auteur afférents aux œuvres dans ses collections et, par conséquent, de la valeur de la propriété intellectuelle de ses biens. La vérification de la propriété intellectuelle permet d'établir un registre fiable afin que l'administration puisse savoir en tout temps quelles sont ses possibilités et ses obligations, à savoir : quelles œuvres peuvent être exploitées et/ou partagées librement avec le public, et quelles œuvres doivent faire l'objet d'une surveillance attentive en ce qui concerne l'utilisation des images de ces œuvres. Le fait de cerner ce qu'un établissement sait et ne sait pas en ce qui concerne le statut de propriété intellectuelle de l'ensemble des œuvres de sa collection et des images de celles-ci peut lui permettre d'acquérir une certaine assurance lorsque vient le moment de réaliser des activités de publication et d'octroi de licences. Ces connaissances représentent un atout en soi.

Bon nombre de décisions doivent être prises lorsqu'il s'agit de procéder à une vérification de la propriété intellectuelle. Voici les principales questions à se poser :

  • Doit-on procéder à une évaluation, et à quel moment doit-on commencer ?
  • Doit-on procéder à une vérification complète ou partielle ? (Et cette vérification doit-elle faire partie du processus de gestion des collections de façon ponctuelle ou régulière ?)
  • Qui devrait coordonner la vérification, et qui devrait y prendre part ?
  • De quelle façon les ressources humaines et financières doivent-elles être allouées ? (Quelle est la proportion d'employés et de stagiaires à privilégier, et de quels services doivent provenir ces personnes ?)
  • De quelle façon les résultats de la vérification seront-ils documentés ?
  • De quelle façon donnera-t-on suite aux résultats de l'évaluation ?
3.2.2.1. Rendre le processus régulier

Idéalement, une vérification de la propriété intellectuelle approfondie devrait être réalisée chaque année. Les vérifications effectuées régulièrement permettent d'amoindrir la charge de travail avec le temps. Si l'établissement est en mesure d'enregistrer l'année d'expiration du droit d'auteur associé à une œuvre, une vérification annuelle permet ensuite de transférer l'œuvre dans le bassin des œuvres du domaine public en temps opportun. Dans un monde idéal, la vérification de la propriété intellectuelle serait une activité annuelle, indépendante des acquisitions, des occasions soudaines ou des scandales. En réalité, toutefois, de telles vérifications sont généralement effectuées de façon partielle et irrégulière. Peu importe le moment auquel les vérifications sont réalisées, celui-ci peut constituer une base de référence en vue de mener des vérifications plus régulières.

3.2.2.2. Mise en correspondance des résultats avec le système de gestion des collections

Pantalony recommande que toute vérification de la propriété intellectuelle soit faite en tenant compte de l'inventaire des objets de la collection et d'en intégrer les résultats dans le système de gestion des collections de l'établissement.Note en bas de page 30 Cela permet de mettre en commun les résultats de toute vérification de la propriété intellectuelle quelle que soit la personne l'ayant réalisée. Cela laisse également supposer qu'en théorie, le « Formulaire-type de vérification de la PI muséale », créé par Diane Zorich. et Maria Pallante-Hyun pour le guide Élaboration de politiques sur la propriété intellectuelle : Guide pratique à l'intention des musées et publié par le Réseau canadien d'information sur le patrimoine (RCIP), constitue un excellent point de référence en ce qui a trait aux questions auxquelles il faut répondre dans le cadre d'une vérification, mais que, dans la réalité, le formulaire utilisé et les questions posées découlent souvent de l'écran de saisie relatif au droit d'auteur du système de gestion des collections de l'établissement.

Formulaire type de vérification de la propriété intellectuelle muséale
Figure 4. Source : Diane Zorich, Élaboration de politiques sur la propriété intellectuelle : Guide pratique à l'intention des musées, Réseau canadien d'information sur le patrimoine, 2003.
Formulaire élaboré avec l'aide de Maria Pallante-Hyun.

Par exemple, les Harvard Art Museums utilisent une liste de vérification en quatre points (abstraction faite des questions permettant d'identifier l'artiste et le titre de l'œuvre) :

  • Œuvre protégée en vertu du droit d'auteur :
    1. Oui (communication requise);
    2. Non (possibilité d'utiliser les images), autorisation spéciale inscrite au dossier.
  • Image protégée en vertu du droit d'auteur :
    1. Oui (communication requise);
    2. Non (possibilité d'utiliser l'image), autorisation spéciale inscrite au dossier.
  • Date d'entrée dans le domaine public.
  • Restriction imposée par le donateur :
    1. Oui (impossibilité d'utiliser les images),
    2. Non (possibilité d'utiliser les images dans toutes les situations);
    3. Utilisation restreinte (possibilité d'utilisation uniquement dans certaines situations).

Ces éléments sont pratiquement identiques aux principaux éléments contenus dans l'« Exemple de feuille d'inventaire nº 1 » présenté par Pantalony :

  • Expiration du droit d'auteur/Entrée dans le domaine public ?
  • Licence et durée
  • Restrictions d'utilisation
  • Droits d'utilisation électronique?Note en bas de page 31
3.2.2.3. Saisir l'occasion

Un événement important comme le lancement du nouveau site Web d'un musée ou la tenue de célébrations soulignant un anniversaire peut fournir la raison, la justification et même les fonds permettant de dresser l'inventaire du statut de propriété intellectuelle du plus grand nombre d'œuvres possible. Soulignons notamment des exemples d'initiatives, comme celle du Museum of Modern Art (MoMA) et du Centre Canadien d'Architecture (CCA), qui ont mis à profit le lancement d'un nouveau site Web, celle de The Exploratorium et du CCA, qui ont profité des célébrations entourant un anniversaire, et celle du Brooklyn Museum, qui a misé sur le renouvellement de l'importance accordée à sa mission communautaire, toutes permettant d'obtenir l'autorisation de publier et d'afficher en ligne le plus grand nombre d'images possible.

3.2.2.4. Mettre au point une stratégie

La stratégie mise de l'avant par le Brooklyn Museum, misant sur l'embauche de stagiaires à temps partiel pour communiquer avec les 4 000 artistes dont les 16 000 œuvres nécessitaient l'obtention d'une autorisation, repose sur l'établissement de priorités en ce qui concerne les œuvres ciblées : œuvres récemment répertoriées, artistes dont les œuvres étaient exposées à ce moment, œuvres requises par le personnel des services de la conservation et du programme éducatif, et artistes dont les coordonnées sont facilement accessibles.

3.2.2.5. Accroître la portée de la vérification

Alors que l'idéal consiste à ne pas attendre un élément déclencheur (comme une exposition, un don, une acquisition ou un anniversaire) pour mener une vérification, une bonne pratique consiste à accroître la portée de la vérification réalisée à ces occasions. Pourquoi ne pas examiner des façons d'accroître la portée des vérifications partielles ou bien la possibilité de jumeler les vérifications de la propriété intellectuelle aux autres activités annuelles d'examen de l'établissement ? Par exemple, aux Harvard Art Museums, lors de l'examen annuel des acquisitions, on extrait toutes les œuvres préalablement acquises pour chacun des artistes examinés afin de s'assurer que les renseignements concernant le droit d'auteur de ces artistes sont complets. Dans le cadre de son examen trimestriel des acquisitions, la Vancouver Art Gallery (VAG) veillera, de façon similaire, à ce que les artistes des œuvres récemment acquises aient reçu les formulaires relatifs à l'entente-cadre portant sur toutes les autres œuvres de l'artiste appartenant au musée. La VAG a également été en mesure d'obtenir des subventions afin de mener des projets d'examen plus approfondi des droits allant au-delà de ce que lui permettait son budget normal.

3.2.2.6. Localiser les détenteurs des droits

Les musées ont parfois de la difficulté à localiser les détenteurs des droits de certaines œuvres. Voici quelques conseils à cet égard tirés de l'expérience d'établissements interviewés dans le cadre du projet :

  1. Collaborer avec le conservateur ayant acquis l'œuvre ou étant responsable de son éventuelle acquisition. Les détenteurs des droits des acquisitions les plus récentes sont généralement les plus faciles à retrouver. Les dossiers internes de conservation peuvent également s'avérer utiles;
  2. En ce qui concerne les artistes contemporains, mener une recherche sur le site Web de l'artiste en question à l'aide de Google et de sites comme peoplesearch.com. Le Drawings Study Center du MoMA de New York est réputé pour être une bonne source de renseignements en ce qui a trait aux coordonnées d'artistes (dsc@moma.org);
  3. Consulter les pages Prints, Drawings and Photographs du site Web de la Library of Congress (Bibliothèque du Congrès des États-Unis), qui contiennent des renseignements sur le statut de droits d'auteur : http://www.loc.gov/rr/print/res/rights.html;
  4. Mettre à profit les connaissances et l'expérience des collègues de la liste de diffusion du groupe Museum IP de Yahoo (http://groups.yahoo.com/group/musip/);
  5. Consulter les collectifs voués au respect du droit d'auteur comme le Canadian Artists' Representation Copyright Collective (www.carcc.ca);
  6. Consulter le site Web WATCH (Writers, Artists and Their Copyright Holders) géré par le Harry Ransom Center de l'université du Texas à Austin en collaboration avec l'University of Reading (http://tyler.hrc.utexas.edu/);
  7. Consulter les sites Web suivants :
    1. Pour une liste détaillée d'artistes, de marchands d'œuvres d'art, d'agents et autres professionnels du domaine : Artincontext (www.artincontext.org);
    2. Pour les artistes contemporains du Japon : http://www.momak.go.jp/English/contact.html, Musée national d'art moderne, Kyoto;
    3. Pour des biographies d'artistes et des renseignements relatifs aux collections et aux enchères : www.artnet.com et www.askart.com.

3.3. Documentation et gestion des droits de propriété intellectuelle

La documentation des résultats d'une vérification mène naturellement à la deuxième partie des opérations de gestion des droits de propriété intellectuelle : de quelle façon les droits sont enregistrés et avec quelle efficacité ceux-ci peuvent être invoqués lorsque nécessaire.

3.3.1. Pratiques actuelles

Dans le cadre du sondage mené auprès des musées canadiens pour les besoins du présent guide, les établissements devaient indiquer s'ils conservaient des dossiers complets (et en préciser le format) pour les sept catégories suivantes de renseignements sur les droits :

  • Statut des droits d'auteur;
  • Coordonnées des détenteurs des droits;
  • Correspondance avec les détenteurs des droits;
  • Permissions accordées pour reproduire les œuvres sans confirmation nécessaire;
  • Contrats de licence;
  • Production de rapports sur les licences d'utilisation;
  • Déroulement des opérations relatives aux droits et aux reproductions.

Malgré le fait que moins des trois quarts des 17 répondants du sondage aient affirmé tenir des « dossiers complets » sur le statut des droits d'auteur de leurs œuvres, 88 p. cent d'entre eux conservent les coordonnées des détenteurs et la correspondance dans leurs dossiers, et 82 p. cent tiennent des dossiers complets sur les autorisations accordées et les contrats de licence conclus avec des tiers.

Le format le plus souvent utilisé pour documenter les renseignements demeure le document imprimé. Par exemple, ceux qui utilisent Microsoft Word utilisent toujours des documents imprimés en plus. Les répondants qui utilisent un système de gestion de contenu ou un système de gestion des biens numériques dans le cadre du processus de gestion des droits l'utilisent beaucoup plus au cours des premières étapes (statut des droits d'auteur : 65 p. cent, et coordonnées : 53 p. cent) que des étapes suivantes du processus (déroulement des opérations relatives aux droits et aux reproductions : 12 p. cent, et suivi de l'utilisation des œuvres protégées par des droits : 18 p. cent).

Pour la tenue de dossiers sur le statut des droits d'auteur, 65 p. cent utilisent un système de gestion des collections ou un système de gestion des biens numériques, et la moitié de ces répondants (35 p. cent) utilisent également des documents imprimés. Microsoft Word est principalement utilisé pour documenter les contrats de licence (sept répondants, ou 41 p. cent, soit deux fois plus que pour toute autre fonction). Trois établissements utilisent Excel (pour le statut des droits d'auteur et les coordonnées; trois l'utilisent pour le déroulement des opérations relatives aux droits et aux reproductions); un établissement utilise Access.

Parmi les 17 établissements interrogés, 4 d'entre eux utilisent le système TMS (The Museum System) et 4 autres utilisent le système MIMSY pour les fonctions de gestion des droits, bien que cette utilisation ne semble pas être systématique. Parmi les 4 établissements qui utilisent TMS :

  • un établissement consigne seulement le statut des droits d'auteur;
  • un établissement consigne le statut des droits d'auteur et les coordonnées;
  • un établissement consigne quatre catégories de renseignements (statut, coordonnées, correspondance et suivi);
  • un établissement, en cours de migration de l'utilisation de multiples bases de données vers TMS, prévoit utiliser ses modules Objects Rights and Reproductions et Media pour consigner des renseignements sur les droits d'auteur.

Au sein de ce groupe, le système MIMSY XGest plus utilisé que TMS pour consigner les renseignements sur les droits d'auteur :

  • un établissement consigne six catégories de renseignements (statut, coordonnées, autorisations, contrats de licence, suivi et déroulement des opérations relatives aux droits et aux reproductions).
  • un établissement consigne cinq catégories de renseignements (statut, coordonnées, autorisations, correspondance avec Outlook et contrats de licence).
  • un établissement consigne quatre catégories de renseignements (statut, coordonnées, autorisations et contrats de licence).
  • un établissement consigne seulement les renseignements relatifs au statut des droits d'auteur.

Deux établissements utilisent Cuadra STAR :

  • un établissement consigne seulement les coordonnées;
  • l'autre établissement utilise le système pour quatre fonctions (statut, correspondance, autorisations et contrats de licence), en plus des bases de données Access.

Trois établissements utilisent le système de gestion des biens numériques Extensis Portfolio :

  • un établissement utilise ce système pour consigner sept catégories de renseignements, mais il le remplacera par ZyImage (un système de gestion des collections pour les collections historiques, scientifiques et muséales qui offre des fonctions de recherche et d'indexation multimédia détaillées);
  • un établissement utilise ce système pour consigner le statut et les coordonnées, mais il utilise également Excel pour consigner le statut, les coordonnées, la correspondance et les autorisations et est en voie de créer une base de données Filemaker pour gérer les renseignements sur les droits d'auteur;
  • un troisième établissement a utilisé le système Portfolio durant plus de 10 ans comme système de gestion des biens et de stockage d'images qui publie des images sur le Web et dont les renseignements proviennent d'un système de gestion des collections basé sur Access, et l'établissement travaille à l'intégration complète à une nouvelle mise en œuvre de TMS.

Bien que les deux tiers des musées canadiens visés par le sondage semblaient utiliser un système de gestion des collections pour au moins une partie du processus d'enregistrement et de gestion des droits relatifs aux objets de leurs collections, tous les établissements interrogés utilisaient ce type de système, et ce, même si les pages de renseignements sur les droits sont souvent limitées dans un système de gestion des collections.

3.3.1.1. Établissements favorables à TMS

Deux musées ont déclaré être presque entièrement satisfaits de la version actuelle de TMS pour consigner les renseignements sur les droits d'auteur, intégrer et échanger des renseignements sur les images et les objets avec un système de gestion des biens numériques : le Museum of Modern Art (MoMA) de New York et le Brooklyn Museum. Les collections du MoMA comportent une proportion inhabituellement élevée d'œuvres protégées par des droits d'auteur et contrôlées par des artistes ou leurs représentants, et c'est pourquoi ces questions sont importantes pour l'établissement. Au MoMA, le système TMS fonctionne bien pour le suivi des renseignements de base sur les objets protégés par des droits d'auteur ainsi que pour l'échange de renseignements appropriés sur les images et les objets avec le système de gestion des biens numériques du musée, le portail NetXposure's Image Portal. Comme mentionné précédemment, Jeri Moxley, directrice des technologies des collections et des expositions (CETech) du MoMA, a affirmé que 65 p. cent des dossiers de la base de données sur les collections du MoMA contenaient des renseignements complets sur les droits d'auteur.

Au MoMA, le processus de collecte de renseignements sur les droits d'auteur débute rapidement après l'acquisition d'une œuvre. Les services de la conservation appropriés commencent par vérifier s'il y a déjà une licence générale pour les œuvres de l'artiste en question. S'il n'y a pas d'entente de licence non exclusive dans les dossiers, un adjoint à la conservation doit envoyer un formulaire de demande produit par TMS par courrier ou par courriel au détenteur des droits. La licence non exclusive permet au MoMA d'utiliser des images des œuvres acquises à des fins associées à ses missions éducative et muséale. Lorsque le formulaire signé est retourné, celui-ci est numérisé et le fichier PDF est envoyé à l'avocat général et au CETech, où le personnel peut l'ajouter à l'enregistrement « Personnes et institutions » associé à l'artiste dans TMS. Le personnel du CETech vérifie toujours l'uniformité de la saisie des données sur les droits dans les dossiers des objets lorsqu'une nouvelle entente est conclue et il examine régulièrement la conformité des données dans tous les dossiers relatifs aux droits d'auteur.

La documentation relative aux droits sur les objets est conservée dans deux banques de données de TMS : sous l'onglet « Documentation » de l'enregistrement « Personnes et institutions » associé à l'artiste, et à l'écran « Droits et reproduction » du dossier de l'objet pour chaque tâche. Moxley mentionne qu'un des secrets du succès de l'utilisation de TMS aux fins de suivi des droits consiste à veiller à ce que les renseignements soient saisis dans ces deux systèmes. Par exemple, dans le cas où une licence non exclusive générale est obtenue pour l'œuvre d'un artiste et que d'autres œuvres de cet artiste sont acquises ultérieurement, il est important de s'assurer qu'une entrée est faite dans le dossier de l'artiste de l'application subséquente d'une licence générale, de sorte que la demande ne soit pas envoyée de nouveau à cet artiste dans le cadre de la procédure d'acquisition.

Écran « Droits et reproduction » du module Objets de TMS, tel qu'utilisé au Museum of Modern Art
Figure 5. Reproduit avec permission.

À l'écran « Droits et reproduction », le MoMA consigne un des quatre principaux types de droits sur les objets [Traduction] :

  • ARS (licence accordée par la Artists Rights Society)
  • Consulter l'avocat général (détails dans le champ « Notes »)
  • Licence non exclusive –générale
  • Licence non exclusive – particulière à une œuvre

S'il y a des restrictions relatives à l'utilisation des œuvres, celles-ci sont mentionnées dans le champ « Restrictions ».

La principale responsabilité des services de la conservation qui a fait l'acquisition d'une œuvre consiste à entrer toutes les métadonnées relatives à l'objet en question dans TMS, y compris les renseignements sur les droits.

Bien que le système TMS soit l'autorité en matière de métadonnées sur les objets au MoMA, le système de gestion des biens numériques NetXposure's Image Portal est l'autorité en matière de métadonnées sur les images, et ce, même si les deux systèmes contiennent des métadonnées sur les objets et les images. Le projet de système de gestion des biens numériques est en développement continu depuis quatre ans et il est utilisé à l'interne par un groupe restreint d'intervenants. Il est accessible dans l'ensemble du musée depuis l'été 2009. Puisqu'il s'agit d'un système Web, il a été facile de fournir un accès aux partenaires de licence du MoMA sur son réseau privé virtuel. Les deux systèmes sont synchronisés chaque nuit : les métadonnées relatives aux objets sont transférées de TMS au portail Image Portal. Les métadonnées relatives aux droits d'auteur sur les images qui sont affichées dans Image Portal comprennent : « Credit Line » (mention de source), « Credit Line for Reproduction » (mention de source aux fins de reproduction) et « Object Rights Type » (type de droits sur l'objet). Toute restriction de publication sur le Web étant imposée en fonction de l'artiste ou de l'objet, elle serait incluse dans les champs importés de TMS.

Écran des attributs d'Image Portal pour l'image de Portrait de Joseph Roulin par Van Gogh, du Museum of Modern Art
Figure 6. Reproduit avec permission, Museum of Modern Art.

Un système d'approbation automatisé envoie des courriels d'information à chaque service de la conservation sur le nombre de nouvelles images qui nécessitent une approbation. Le service examine chacune des images et prend des décisions individuelles pour confirmer que la taille de l'image et le cadrage sont acceptables aux yeux du conservateur pour la publication sur le Web. Un menu déroulant « Curator Approved Crop » indique si le cadrage a été approuvé par le conservateur (Yes/Oui, No/Non, Pending/En attente), et on trouve une zone de texte pour les notes sur le cadrage ainsi qu'une zone pour le nom du conservateur qui l'a approuvé. La fonction « Zoom » est une nouvelle fonction qui figure sur le site Web du MoMA, et ainsi, la permission d'ajouter un nouveau champ « Zoom/No Zoom » est à l'étude.

Le Brooklyn Museum utilise également le module « Droits et reproduction » de TMS pour archiver des renseignements généraux. Comme dans le cas du MoMA, le Brooklyn Museum consigne un des types de droits sur les objets avec une déclaration de droits d'auteur confirmée et des renseignements détaillés sur les autorisations accordées et les restrictions imposées sur l'utilisation des objets. Le Brooklyn Museum utilise le système de gestion des biens numériques Luna Insight pour stocker et gérer les images. Comme dans le cas du MoMA, le système TMS et le système de gestion des biens numériques ont été mis au point par les membres du personnel afin de fusionner les données. Au Brooklyn Museum, les métadonnées de base sur les objets sont transmises chaque semaine de TMS à Luna, tandis que les images et les métadonnées sur les images sélectionnées sont stockées dans TMS chaque nuit.

3.3.1.2. Museum of Fine Arts de Boston : Au-delà de TMS

Le Museum of Fine Arts (MFA) de Boston travaille depuis près de deux décennies sur l'intégration et la fusion de ses systèmes de renseignements sur ses collections. Depuis 2002, le MFA a consigné et assuré le suivi de tous les renseignements sur la propriété intellectuelle au moyen de son système de gestion des collections interne, Artemis, qui utilise TMS comme principale base de données. Tous les objets, physiques, numériques et analogiques), ont été catalogués dans TMS. Les fichiers comprennent des photographies professionnelles des objets, des instantanés pris par les conservateurs, des documents et des photographies de conservation ainsi que de nombreux formats de documents (chiffriers électroniques Excel, documents Word, fichiers PDF, vidéos QuickTime, fichiers audio, fichiers vidéo, etc.). Tous ces fichiers sont associés aux dossiers dans un ou plusieurs des modules de TMS. Parmi tous les plugiciels développés pour le système Artemis, le plus sophistiqué est celui qui a été créé pour le service des ressources en imagerie numérique (DIR du musée. Ce plugiciel utilise des données de base extraites de TMS, mais le personnel du DIR peut imprimer divers formulaires adaptés à leurs tâches, y compris des contrats de licence (d'après Crystal Reports, les renseignements extraits de TMS et les données saisies et archivées dans les tableaux du plugiciel).

Comme il a été mentionné précédemment, la vérification de la propriété intellectuelle est un processus continu important pour le MFA, puisque le service de LaKind, effectue des recherches systématiques parmi l'ensemble des œuvres d'art de la collection qui sont toujours protégées par des droits d'auteur. Ce service a recours à des stagiaires pour effectuer ces recherches, et d'autres employés des services de la conservation sont chargés des questions relatives aux droits d'auteur et aux autorisations.

Le MFA continue d'optimiser le processus d'obtention et de suivi des autorisations d'utilisation des œuvres dans ses collections. Tous les détenteurs de droits reçoivent des demandes de permission autorisant le MFA à reproduire simultanément les œuvres selon les huit catégories suivantes : signalisation et documents imprimés du musée; livres et catalogues du musée; films et émissions de télévision; reproduction de détails ou recadrage d'une œuvre; surimpression de texte; site Web du musée et médias éducatifs; affiches et articles de papeterie vendus par le musée; articles divers. Bien que le musée souhaite obtenir une autorisation pour chaque catégorie, le détenteur des droits est, bien sûr, libre d'accepter ou non d'accorder une autorisation pour chaque catégorie. Tous les renseignements, y compris les coordonnées des détenteurs de droits, sont consignés dans Artemis, le système de gestion générale de la collection du MFA. Au MFA, les coordonnées des détenteurs de droits sont conservées dans une base de données centralisée à accès restreint faisant partie d'Artemis, de sorte qu'une seule personne communiquera avec le détenteur des droits au sujet des autorisations de reproduction, ce qui permet d'éviter que plusieurs demandes ne soient faites pour la même autorisation ou pour des autorisations ayant déjà été accordées.

Les résultats des demandes d'utilisation des œuvres protégées par des droits d'auteur et de la recherche pour la publication sur le Web sont présentés dans les champs Web du service des ressources en imagerie numérique (DIR) indiqués ci-dessous. Il y a quatre choix à cocher pour accorder ou refuser une autorisation de publication d'une œuvre sur le Web :

  1. Publication Web autorisée :
    • Autorisation de publication sur le Web : peut être publié en ligne;
    • Domaine public : fait partie du domaine public et peut donc être publié en ligne;
    • Détenteur des droits introuvable : après une recherche approfondie, il a été impossible de communiquer avec le détenteur de droits, et l'œuvre peut donc être publiée en ligne;
    • Droits inconnus (données supplémentaires requises) : les renseignements disponibles ne permettent pas de déterminer le statut des droits; il est donc possible de publier les œuvres en ligne, à moins que des renseignements obtenus ultérieurement ne viennent changer la situation.
  2. Publication Web non autorisée :
    • En attente : le service des ressources en imagerie numérique (DIR) attend une réponse du détenteur des droits;
    • Refusée : le détenteur des droits n'a pas accordé au service des ressources en imagerie numérique (DIR) l'autorisation de publier l'œuvre en ligne;
    • Frais exigés : l'autorisation est conditionnelle à l'acquittement de frais;
    • Recherche sur les droits : l'œuvre ne fait pas partie du domaine public et une recherche doit être menée jusqu'à ce que le détenteur des droits soit déterminé.
Écran des autorisations de publication en ligne du système Artemis de gestion des droits et de la reproduction du Museum of Fine Arts de Boston
Figure 7. Chaque case à cocher activée par l'analyse des droits affiche un indicateur de statut qui autorise ou interdit l'ajout de l'image à la base de données des collections en ligne.
Reproduit avec permission.
3.3.1.3. Harvard Art Museums : Personnalisation de TMS

Aux Harvard Art Museums, tous les renseignements sur les droits d'auteur sont consignés dans TMS et les tâches relatives aux licences sont gérées par une base de données Filemaker (décrite ci-dessous). Les musées utilisent le Digital Repository Service du système de l'université Harvard pour l'archivage et l'indexation des images puisque le directeur du service des Digital Imaging and Visual Resources (DIVR) estime qu'un système de gestion des biens numériques distinct n'est pas nécessaire.

Contrairement au Brooklyn Museum et au MoMA, où TMS est utilisé dans sa version originale, les Harvard Art Museums utilisent le module bibliographique pour consigner les renseignements sur les droits d'auteur (en plus de l'utiliser pour la bibliographie et les dossiers de droits d'auteur et d'autorisations de reproduction).

Capture d'écran du module Bibliographie de TMS
Figure 8. Harvard Art Museums. Le module Bibliographie de TMS utilisé pour consigner les autorisations accordées aux Harvard Art Museums par les titulaires de droits.
Saisie d'écran reproduite avec permission, Harvard Art Museums

Sous l'onglet « General Info » (renseignements généraux) du module Bibliographie (voir figure 8), on tient des dossiers sur les autorisations d'utilisation des œuvres accordées par les détenteurs de droits. La mention « Copyright » (droits d'auteur) est entrée dans le champ « Heading » (en-tête) en haut à droite pour indiquer qu'il s'agit d'un dossier sur les droits d'auteur. Ce dossier contient les coordonnées du détenteur des droits, le statut des droits d'auteur de l'œuvre, etc.

Sous l'onglet « Text Entries » (saisie de texte), le déroulement des activités d'envoi de lettres et de réception de réponses est noté. C'est également à cet endroit que l'avis de droit d'auteur est consigné, lequel peut être affiché sur une page Web ou utilisé à d'autres fins.

Le module Multimédias de TMSImage Vetting » ou contrôle de l'utilisation des images – voir figure 9) permet de contrôler le contenu publié sur le Web. Il s'agit d'une combinaison de renseignements sur les objets (autorisation de publication d'image sur le Web, par exemple) ainsi que d'autres renseignements relatifs aux droits d'auteur administrés par le Digital Imaging and Visual Resources (DIVR) et des renseignements sur les images (approbation ou rejet) administrés par les services de la conservation.

Capture d'écran du module Multimédias de TMS
Figure 9. Harvard Art Museums. Le module Multimédias de TMS montrant les renseignements sur les autorisations en lien avec les objets et les images. Saisie d'écran reproduite avec permission, Harvard Art Museums.

La boîte de dialogue « Web Image Permissions » (autorisations d'affichage d'images sur le Web) affiche les permissions ou les restrictions relatives à la diffusion sur le Web. La majorité des établissements visés par l'enquête utilisaient une variante quelconque de cette matrice des autorisations accordées pour différents usages des images des œuvres par le musée :

  • display Thumbnail: yes; Full image: yes; (afficher la vignette : oui; image complète : oui);
  • display Thumbnail: yes; Full image: no; (afficher la vignette : oui; image complète : non);
  • display Thumbnail; no; Full image: no; (afficher la vignette : non; image complète : non);
  • not yet researched [defaults to: Thumbnail yes, Full image no] (aucune recherche encore effectuée [par défaut : afficher la vignette: oui; image complète : non).

Le réglage par défaut pour les objets est « Thumbnail, Yes; Full Image, No » (afficher la vignette: oui; image complète : non) dans lequel cas, à condition que l'image ait été approuvée par les services de la conservation, celle-ci sera publiée sur le Web dans un format réduit (le Digital Imaging and Visual Resources peut modifier la taille des images affichées en ligne).

Pour chaque image, les conservateurs peuvent approuver ou refuser des images (« public » ou « study only » [« accessible au public » ou « pour étude seulement »]). Les options sont les suivantes :

  • « Approved (public) » (approuvée [public]) signifie que l'image peut être publiée (dans un format donné) sur le Web;
  • « Approved (study) » (approuvée [étude]) signifie que l'image de l'objet ne peut être utilisée qu'à des fins d'étude et qu'elle ne s'affiche que dans les systèmes internes;
  • « Disqualified » (refusée) signifie que l'image de l'objet ne peut être utilisée (par exemple, si l'image présente des défauts quelconques et ne devrait être accessible qu'aux membres du personnel ayant un droit d'accès à TMS) jusqu'à ce qu'elle soit corrigée.

Le réglage par défaut est « Not Assigned » (non attribuée), ce qui signifie que les conservateurs doivent passer les images en revue avant qu'elles ne soient approuvées pour la publication sur le Web ou aux fins de référence; lorsque des images refusées sont corrigées, celles-ci sont rétablies au statut « Not Assigned » aux fins d'examen par le conservateur.

3.3.1.4. Vancouver Art Gallery

La Vancouver Art Gallery (VAG) a une collection de quelque 10 000 œuvres d'art. Des photographies de qualité de publication élevée ont été prises pour la moitié de la collection et le musée a obtenu des autorisations d'approximativement 50 p. cent des détenteurs de droits pour l'utilisation des formats électroniques, la reproduction et l'exposition des œuvres. Comparativement, la VAG présente peu d'œuvres en ligne actuellement et elle travaille à l'élaboration d'une base de données en ligne pour sa collection.Note en bas de page 32 Cela dit, la VAG a créé une impressionnante exposition en ligne sur Emily Carr (1871-1945), une artiste reconnue de la Colombie-Britannique dont l'œuvre s'inspire de la culture autochtone. L'exposition fait partie du Musée virtuel du Canada.

La VAG utilise l'ensemble des fonctions du système de gestion des collections Cuadra STAR et, même avec un effectif minimal, elle a personnalisé la programmation de l'écran de saisie de renseignements sur les droits d'auteur pour refléter ses besoins relatifs au déroulement des opérations. Un écran de base personnalisé a été créé en 2005. Celui-ci a ensuite été mis à jour en 2010 pour refléter les modifications apportées au déroulement des opérations sur les droits d'auteur, notamment les ententes conclues avec les détenteurs de droits, la fréquence du suivi auprès des détenteurs de droits, les restrictions d'utilisation approuvées, etc. Le personnel a conçu un formulaire d'entente sur les droits d'auteur pour les détenteurs de droits qui définit plus clairement les droits visés par la demande et qui utilise un langage clair. Durant le processus de mise à jour de l'écran STAR, les membres du personnel communiquaient avec le personnel du Glenbow Museum de Calgary, en Alberta, qui utilise également le système Cuadra STAR et qui procédait aussi à la mise à jour de son écran sur les droits d'auteur. Cependant, il était évident que l'approche du Glenbow Museum était différente. Alors que la Vancouver Art Gallery a mis en place une liste des restrictions et des conditions qui doivent être satisfaites et qui peuvent être cochées à l'écran STAR (par exemple pas de recadrage, pas d'agrandissement, etc.), le Glenbow Museum indique les types d'utilisation pour lesquels une autorisation a été accordée (et ceux pour lesquels il n'y en a pas).Note en bas de page 33

Malgré le fait que la personnalisation de Cuadra STAR ait amélioré la fiabilité et l'accessibilité des données sur les ententes relatives aux droits d'auteur, les coordonnées des détenteurs de droits sont archivées dans une base de données Access isolée qui n'offre pas d'interface avec le système de gestion des collections.

3.3.1.5. Centre Canadien d'Architecture : Redécouverte du droit d'auteur

Comme mentionné précédemment, le Centre Canadien d'Architecture (CCA) – à la fois un musée et un centre de recherche – se compose d'une bibliothèque (215 000 volumes et 5 000 titres de périodiques) et de trois collections : archives (de 150 architectes), estampes et dessins (plus de 100 000) et photographies (plus de 60 000). Les renseignements sur les collections et les ententes connexes sont très différents : les archives complètes, par exemple, sont plus faciles à gérer que la collection de photographies. Habituellement, les archives sont régies par des ententes générales qui permettent au CCA d'utiliser la majeure partie des documents et d'accorder des licences à des tiers (bien qu'elles contiennent souvent des documents sur lesquels des tiers ont des droits).

Le CCA est relativement jeune (ouvert au public depuis 1989), et le logiciel TMS n'est utilisé que depuis 2006 pour les archives, les estampes et dessins ainsi que les photographies, et il n'est pas utilisé pour documenter les renseignements sur les droits d'auteur de façon approfondie. Cependant, un nouveau site Web reflète l'importance que le Centre accorde maintenant aux renseignements sur les droits d'auteur pour déterminer ce que le Centre peut faire avec ses images. À cette fin et pour d'autres raisons, le CCA prévoit embaucher un spécialiste des droits d'auteur.

Le CCAprévoit également reconcevoir son déroulement des opérations pour la gestion des droits et reproduction et centraliser le plus possible la collecte et la documentation de renseignements sur les droits d'auteur, puisque l'un des avantages des dossiers électroniques est qu'il n'est plus nécessaire d'effectuer des recherches parmi de nombreux documents de papier conservés à plusieurs endroits.

Compte tenu de l'accélération des demandes d'autorisations relatives à la création de sa banque d'images en ligne, le CCA commence à planifier la mise en œuvre possible d'un système de gestion des biens numériques. L'établissement a entrepris une analyse des besoins et un examen de l'utilisation actuelle des images en ligne. Actuellement, les images sont archivées sur des serveurs où elles sont accompagnées de vignettes avec des fonctions de zoom intégrées à un moteur de recherche sur le Web. Le CCA porte maintenant une attention particulière aux champs sur les droits d'auteur qui n'étaient pas pleinement exploités auparavant. À l'heure actuelle, les droits d'auteur relatifs aux images ne sont pas considérés comme étant aussi problématiques (deux photographes faisant partie du personnel du musée prennent la majorité des photos des objets des collections) que la gestion des détails des droits d'auteur relatifs à la réutilisation de contenu tiré des œuvres de tiers. Par exemple, le Centre s'est vu interdire la distribution de photographies d'une exposition où on pouvait voir des images des Jeux olympiques (pour lesquelles une licence avait été accordée pour l'exposition).

3.3.1.6. San Francisco Museum of Modern Art : En transition

Au San Francisco Museum of Modern Art (SFMOMA), le service Collections Information and Access (CIA) gère le système de gestion des collections EmbARK, le système de gestion des biens numériques MediaBin et les activités de propriété intellectuelle associées aux expositions et à la collection du musée.

Dans le cas des droits relatifs à la conservation et à la présentation d'installations et d'œuvres à dimension temporelle, une équipe composée de conservateurs, de restaurateurs, de registraires et du directeur du Collections Information and Access (CIA) est chargée de prendre des décisions sur diverses questions comme les paramètres nécessaires pour effectuer des copies d'une vidéo aux fins de conservation et d'exposition. L'équipe utilise le système EmbARK, des documents imprimés et des fichiers électroniques.

Pour ce qui est des droits relatifs à la reproduction des images d'œuvres d'art, le Collections Information and Access (CIA) consigne les renseignements de base sur les droits du musée de reproduire des images des œuvres – faisant principalement partie de la collection du musée – dans le système de gestion des collections EmbARK. Le CIA utilise également une base de données Filemaker pour gérer son déroulement des opérations sur les licences, documenter les demandes soumises par d'autres musées, des universitaires et des éditeurs pour utiliser les images produites par le SFMOMA. Le musée utilise le système de gestion des biens numériques MediaBin pour gérer et partager les images des œuvres d'art, mais la transmission des renseignements sur la gestion des droits au moyen d'EmbARK et son potentiel de soutien d'un déroulement des opérations pour les licences dans l'ensemble du musée sont en cours de discussion.

Un employé du Collections Information and Access (CIA) responsable de la propriété intellectuelle communique avec les détenteurs de droits, idéalement immédiatement après l'acquisition d'une œuvre, pour obtenir une licence pour le plus de droits non exclusifs possible selon différents niveaux. Les réponses ou les décisions découlant de cette communication sont consignées dans le système EmbARK :

  • Niveau 1 : utilisation dans les recherches académiques, les partenariats de recherche et les bases de données de recherche;
  • Niveau 2 : utilisation dans les projets éducatifs, y compris le projet Explore Modern Art, le contenu éditorial, les panneaux de signalisation pour les visiteurs, des livres d'art, des catalogues d'exposition et des revues de presse;
  • Niveau 3 : utilisation dans la promotion et la publicité associées aux programmes du musée et à sa mission éducative;
  • Niveau 4 : prolongement de ces autorisations aux établissements qui empruntent les œuvres.

Un adjoint consigne dans EmbARK les niveaux convenus par le détenteur des droits, ce qui suppose des activités de communication et de fournir un avis de droit d'auteur (voir figure 10 ci-dessous). Les fichiers imprimés sont fréquemment utilisés et constituent la principale source d'ententes signées, de licences de marchandises et de correspondance reçue par courrier ou courrier électronique.

En règle générale, les artistes ou les détenteurs de droits d'auteur accordent des autorisations pour un ou plusieurs niveaux, ou demandent d'être consultés au cas par cas. L'octroi d'une licence à des fins commerciales doit être négocié individuellement au besoin. Excluant les cas d'utilisation équitable « Fair Use », le musée communique avec ARS ou VAGA pour reproduire des images des œuvres des artistes qu'ils représentent.

Écran sur le droit d'auteur du logiciel EmbARK utilisé par le San Francisco Museum of Modern Art
Figure 10. San Francisco Museum of Modern Art (SFMOMA), écran sur le droit d'auteur d'EmbARK.
Reproduit avec permission.

Les données sélectionnées sur les œuvres d'art sont importées automatiquement dans MediaBin à partir d'EmbARK (par exemple : nom de l'artiste, titre de l'œuvre, date de l'œuvre et avis de droit d'auteur). Le personnel doit également utiliser les champs définis par l'utilisateur dans MediaBin pour trouver, par exemple, toutes les restrictions connues relatives à l'utilisation d'une image, le nom du photographe, la source de l'image et diverses données sur les images qui ne figurent pas dans les métadonnées de l'objet d'EmbARK.

Le San Francisco Museum of Modern Art examine comment les droits et les renseignements sur les licences peuvent être plus centralisés au sein du musée et de ses systèmes, y compris comment MediaBin peut être intégré plus clairement au sein d'un déroulement des opérations « de A à Z » sur les droits et les reproductions pour l'ensemble du musée. Le CIA cherche activement à obtenir des droits de reproduction d'images (et autres objets numériques) pour des services comme les relations publiques, le marketing, le développement et la boutique. Cependant, actuellement, le suivi des renseignements sur les licences pour des projets particuliers gérés par ces services (par exemple campagnes de promotion pour des expositions temporaires) est effectué au moyen de fichiers imprimés et électroniques qui ne sont pas nécessairement consignés dans EmbARK (puisque EmbARK contient habituellement des renseignements de base sur les types d'utilisation généraux et non l'historique de toutes les utilisations particulières) et ne sont pas consignés dans MediaBin.

Le service de l'éducation administre la majeure partie de ses licences selon ses besoins, mais actuellement il n'y a pas d'alerte automatique, par exemple, dans le cas où une licence serait sur le point d'échoir. Le service des publications est responsable d'obtenir les droits pour les livres. Le CIA veille à ce que tous les services partagent les coordonnées des détenteurs de droits sur EmbARK ou dans une base de données centralisée de coordonnées dans Outlook. Intégrer un déroulement des opérations « de A à Z » sur les droits et les reproductions dans MediaBin signifierait, entre autres, que les coordonnées pourraient être facilement importées de multiples sources, en plus de permettre d'élaborer de nouvelles fonctions pour des déroulements des opérations partagés.

3.3.2. Le rôle croissant des systèmes de gestion des biens numériques

3.3.2.1. Metropolitan Museum of Art de New York

Le Metropolitan Museum of Art (MET) de New York se démarque, ne serait-ce que par la taille et la complexité de ses collections. Avec près de 2,5 millions d'objets, plus de 2 millions de fichiers d'images, 850 000 diapositives 35 mm, plus de 85 000 acétates couleur grand format, un million de négatifs noir et blanc, une collection en pleine expansion de plus de 700 000 images numérisées produites par le studio de photographie du musée et nombre d'autres fournisseurs de contenu, ainsi qu'une importante collection de biens numériques non inventoriés qui ne proviennent pas du studio de photographie, et 17 services consacrés à la conservation qui utilisent 21 différentes bases de données TMS, le MET présente de nombreux défis logistiques.Note en bas de page 34

L'enregistrement des données sur les droits n'a pas été une priorité pour les services de la conservation (le droit d'auteur est plus important pour 3 des 17 services : l'art moderne, les dessins et estampes, et les photographies), et les données sur les droits des objets qui sont saisies dans l'ensemble des 21 bases de données de TMS au MET sont souvent minimes et manquent d'uniformité. Les différents services ont des normes différentes les uns des autres concernant l'entrée de données. Les employés de chaque service saisissent les données par eux-mêmes et ne sont pas tenus de suivre de nombreuses lignes directrices à l'échelle de l'établissement. Bien que parfois les responsables des services saisissent les données au moment de l'acquisition d'un objet, ils le font plus souvent lorsque la décision est prise d'afficher l'image de l'objet dans le site Web. Les champs d'origine de TMS relatifs aux droits sont utilisés : type de droits, ligne de crédit pour la reproduction, restrictions sur les prêts et la reproduction, dates des ententes (envoyé, reçu, signé).

3.3.2.1.1. Planification pour le système de gestion des biens numériques

Pour des raisons semblables à celles exprimées par le MoMA (le nombre croissant d'images numériques décentralisées, incontrôlées et dupliquées qui sont créées dans tout le musée, les divers formats d'images et les outils de recherche où l'on se perd souvent, les mécanismes compliqués de diffusion interne et externe d'images, ainsi qu'un manque de règles de catalogage normalisées et de conventions de désignation des fichiers), les employés du MET ont lancé le débat dès les années 1990 au sujet de la nécessité de mettre en place un programme global de gestion des images. La planification de ce qui allait devenir le projet « MET Images » a commencé sérieusement en 2002. Le « MET Images » est un plan visant à trouver une solution complète au problème de la gestion des images numériques, allant de la saisie des données concernant les objets et les images à l'exécution de la commande des images et au suivi des images protégées.

La solution technologique qui a été retenue est le système de gestion des biens numériques MediaBin, qui a été mis en place en 2006, première année de son plan de mise en œuvre en trois étapes et d'une durée de trois ans. Or cette solution demandait que l'on fasse une recherche très approfondie dans les valeurs et les priorités du Metropolitan Museum. Un compte rendu de cette recherche se trouve dans l'article de 2006 de Susan Chun et Michael Jenkins.Note en bas de page 35

3.3.2.1.2. Inventaire d'images

Un inventaire d'images partiel a été effectué dans le cadre de la préparation à la mise en œuvre du système MediaBin. Comme les services de la conservation des musées recueillent ou créent des images d'œuvres qui se trouvent dans leurs collections, il était important de sélectionner les meilleures images disponibles pour la banque d'images du système de gestion des biens numériques (qu'elles soient créées localement par les services de la conservation ou par le studio de photographie du MET). Les employés des services de la conservation ont indiqué quelles images ou collections d'images analogues ou numériques devraient être numérisées ou comprises dans la gestion des biens numériques et ont répondu à des questions au sujet de l'unicité des œuvres, de la taille de la collection, des caractéristiques et des formats des fichiers, de l'étendue du catalogue, de la fréquence d'accès des employés, etc. L'inventaire a révélé l'endroit où se trouvaient bon nombre d'œuvres de grande valeur et a servi dans bien des cas à indiquer aux services de la conservation l'endroit où se trouvaient les images à plus haute résolution que celles dont ils se servaient. Étant donné la grande quantité d'œuvres, au départ, seules les images pour lesquelles le musée possède les droits sans contredit, ou pour lesquelles les problèmes de droits ont été clairement cernés ou déterminés, sont saisies à l'heure actuelle dans le système de gestion des biens numériques.

3.3.2.1.3. Métadonnées des images

Le système de gestion des biens numériques MediaBin du Metropolitan Museum de New York doit gérer une vingtaine de champs relatifs aux droits des images (ainsi que des champs relatifs aux droits des objets et quelques-uns concernant les images elles-mêmes). Les champs relatifs aux droits des objets sont ceux qui ont été mentionnés plus haut et sont tirés de TMS. Les métadonnées relatives aux droits des images comprennent le statut des droits d'auteur des images et les avis de droit d'auteur s'y rattachant, les utilisations permises, les données sur la ligne de crédit du photographe, le cas échéant, et l'identité de la personne ou de l'entité qui a fourni l'image (les services de la conservation ou le studio de photographie du MET, par exemple). Le MET revendique les droits de toutes les photos qui proviennent de son studio de photographie et la Image Library travaille de très près avec le bureau des affaires juridiques afin de déterminer s'il possède l'original de la photo ou de l'image. Bon nombre de collections privées et de détenteurs des droits de succession de collections privées sont très restrictifs quant aux utilisations des objets en leur possession et des images qui en sont tirées. Billy Kwan a fait remarquer que bien qu'un objet médiéval, par exemple, puisse ne pas être protégé par le droit d'auteur durant des siècles, il existe néanmoins des restrictions importantes relatives aux donateurs et aux objets qui doivent être respectées.

Métadonnées sur les droits liés aux images : l'écran de MediaBin, utilisées par le Metropolitan Museum of Art
Figure 11. Metropolitan Museum of Art, métadonnées sur les droits relatifs aux images, écran de MediaBin.
Reproduit avec permission, Metropolitan Museum of Art.

La plupart des champs dans un dossier MediaBin ne seront pas remplis, et il revient au bibliothécaire du musée pour la Image Library et à son personnel de vérifier et de faire les recherches pour les droits des images qui sont demandées. Bien souvent, un dossier MediaBin montrera la restriction relative à la licence comme « non attribuée », ce qui signifie normalement que les restrictions sont soit inconnues ou, plus fréquemment, qu'elles n'ont pas été examinées.

MediaBin a grandement simplifié l'utilisation interne des images au Metropolitan Museum of Art. Plus de 700 000 images numériques sont maintenant accessibles aux employés, et la politique du musée en ce qui concerne l'utilisation interne des images est clairement affichée sur la page d'accueil de MediaBin : « Il est permis au personnel du musée de télécharger des images à basse résolution directement à partir de MediaBin aux fins de recherche, de conférence et d'utilisation normale dans un contexte d'enseignement. Les images à haute résolution peuvent être récupérées à partir de la Image Library pour les projets et les publications du musée; la responsabilité relative aux autorisations d'utilisation interne des images repose sur l'utilisateur et devrait être conforme aux pratiques en vigueur dans le service de l'utilisateur, y compris la consultation auprès des services de la conservation et l'évaluation selon les procédures reconnues du musée. Toutes les demandes et tous les projets qui ne sont pas associés au musée doivent être soumis au personnel de la Image Library responsable des licences, qui devront les examiner et les traiter. » [Traduction]

En tant que consultant en matière de normes de documentation, Michael Jenkins fait toutefois remarquer que, en raison de l'intégration croissante de TMS et de MediaBin, davantage d'employés sont susceptibles de voir les images dans TMS qui ont été automatiquement générées à partir de MediaBin que d'utiliser MediaBin pour trouver les renseignements relatifs aux objets.Note en bas de page 36

Bien que MediaBin soit utilisé dans les faits comme un système de gestion des biens numériques, Billy Kwan souligne que les systèmes de gestion des biens numériques ne sont pas conçus pour gérer les droits des images, pas plus que les systèmes de gestion des collections ne sont conçus pour gérer les droits des objets. En fait, MediaBin a été d'abord conçu pour des entreprises comme Coca Cola et Reebok, et non pour des établissements culturels. Bon nombre d'enjeux concernant les droits d'auteur des images par rapport à ceux des objets, les métadonnées relatives aux objets et les pratiques des musées en matière d'octroi de licences peuvent ne pas s'appliquer au secteur commercial.

3.3.2.2. National Gallery of Art

La National Gallery of Art (NGA) est un bon exemple de la façon dont un système de gestion des biens numériques qui évolue est crucial pour la gestion numérique des droits et pour la gestion des images.Note en bas de page 37 Le service de l'imagerie numérique et des services visuels, qui fut créé en 2004 sous la direction d'Alan Newman, est actuellement en train de mettre sur pied un service d'images aussi homogène que possible : de la saisie et de la documentation des images à l'ordre de travail interne et à l'octroi externe de licences. Dans ce cas, le système de gestion des collections TMS joue un rôle auxiliaire. Alan Newman et son gestionnaire de systèmes de gestion des biens numériques, Peter Dueker, ont mis en œuvre le système de gestion des biens numériques Extensis Portfolio en se servant d'une approche par étapes, premièrement pour gérer la saisie d'image de haute qualité, et un système de gestion par la couleur du déroulement des opérations, de façon à établir et à gérer une banque centralisée d'images numériques. Dès 2006, Extensis Portfolio gérait tous les formats d'images, y compris le contrôle des versions, de même que les produits dérivés dont se servait la NGA, et administrait toutes les métadonnées techniques, administratives et descriptives des images. L'étape suivante consistait à travailler sur le transfert de l'ancien système d'ordre de travail interne en six parties (et en format papier) pour les images vers un système pour navigateurs de services de traitement des demandes internes d'images (IRIS) qui appuierait l'exécution et la gestion de toutes les commandes internes d'images, puis à travailler sur la mise à jour du système obsolète de gestion des droits et des reproductions fondé sur dBase5 pour en faire une application Web qui s'appellerait NGA Images (voir les détails plus bas).

À la fin de 2010, grâce au nouveau TMS et aux processus de gestion des images du système de gestion des biens numériques Portfolio en place, de même qu'à l'application NGA Images en cours de mise en œuvre, la National Gallery of Art (NGA) se tournera vers les logiciels de gestion des droits. Le processus est en cours depuis un bon moment. Comme de nombreux dossiers concernant les droits et les autorisations sont conservés uniquement en format papier dans divers endroits du musée, la NGA a engagé un stagiaire juridique en 2007 pour effectuer des entrevues auprès d'intervenants internes au sujet des pratiques actuelles en matière de documentation des droits et de ce qu'ils souhaiteraient voir dans un système mis à jour. En se basant sur ces entrevues, le stagiaire a créé un schéma des pratiques actuelles. Une consultante, Diane Zorich, a été embauchée pour effectuer des entrevues auprès des employés et pour faire des recommandations à propos d'un futur système de gestion des droits. Son rapport, intitulé An Assessment of Image Intellectual Property Policies and Procedures at the National Gallery of Art (une évaluation des politiques et procédures concernant la propriété intellectuelle des images à la National Gallery of Art), s'est avéré être une feuille de route de planification très utile. Les exigences particulières associées à cette application restent à déterminer, y compris sa relation avec TMS, Extensis Portfolio et NGA Images.

Selon Alan Newman, les champs de données qui devraient minimalement être compris dans cette application sont les suivants :

  • La date du contrat de donation (avec l'emplacement du fichier, ou un extrait des autorisations accordées);
  • La date de la création de l'objet (tirée de TMS);
  • Le nom de l'artiste (tiré de TMS);
  • La nationalité de l'artiste (tirée de TMS);
  • La date de première publication (lorsqu'elle est connue);
  • La ligne de crédit de l'image;
  • D'autres contrats avec les artistes, leurs successions ou les tierces parties en ce qui a trait aux autorisations;
  • La date de recherche du droit d'auteur;
  • Le nom de la personne qui a fait la recherche;
  • Le détenteur du droit d'auteur;
  • Déterminer s'il s'agit d'un objet du domaine public;
  • La justification de la décision relative au droit d'auteur;
  • Le nom du représentant de la tierce partie détentrice du droit d'auteur (si autre);
  • Le numéro du contrat de la NGA;
  • La date de la signature du contrat;
  • Les utilisations autorisées;
  • Les restrictions pour l'octroi de licences.

Le nouveau système de gestion de la propriété intellectuelle serait en mesure de gérer les autorisations reçues de la part des détenteurs du droit d'auteur pour les objets dans la collection de la NGA ainsi que pour les œuvres des expositions prêtées temporairement, ou les images s'y rattachant, protégées aux fins de publication. L'élément principal qu'il faut noter à propos de ce changement est sans doute le fait qu'il s'agira d'une application de gestion des droits destinée au Web visant à s'intégrer étroitement au système de gestion des collections TMS, au système de gestion des biens numériques Extensis Portfolio et au logiciel d'octroi de licences NGA Images.

3.3.2.3. Exploratorium

Un système de gestion des biens numériques a également été crucial dans le processus d'archivage très particulier des œuvres qui se trouvent à l'Exploratorium, alors que l'anniversaire du musée et son déménagement imminent ont centré l'attention sur l'importance de l'archivage et sur son rôle dans la détermination des accomplissements passés et dans la création d'articles de marque. En 2001, Rose Falanga, directrice de Media Archiving, a coordonné un projet expérimental financé par l'Institute of Museum and Library Services (IMLS) visant à examiner les avantages de l'utilisation d'un système de gestion des biens numériques au sein d'un musée pour contrôler des œuvres multimédias qui servent à réaliser les expositions. Aucun accent particulier n'était mis sur les droits, et la structure de la base de données Canto Cumulus ne comprenait que quatre champs consacrés à la propriété intellectuelle : créateur du bien; éditeur; statut du droit d'auteur; avis de droit d'auteur. L'expérience a été un succès et la Taskforce for Digital Archiving for Preservation & Access (l'équipe de travail responsable de l'archivage numérique pour la préservation et l'accès) résultante (et son groupe de travail sur la propriété intellectuelle) poursuit le travail entamé dans ce projet afin de saisir la grande quantité d'œuvres créées et utilisées pour les expositions de l'Exploratorium à l'intérieur du musée ou sur Internet. La majeure partie de la propriété intellectuelle de l'Exploratorium est plutôt simple : dans un ensemble de plus de 18 000 images, l'Exploratorium détient les droits d'auteur de toutes les images, sauf 1 257 d'entre elles. Il y a de nombreuses collections d'images dont les droits sont attribués de façon non exclusive au musée pour les expositions et pour diffusion gratuite aux fins d'enseignement. Cela comprend les travaux des employés qui ont créé des biens dans leurs temps libres. L'Exploratorium possède des protocoles d'entente avec ces employés (et d'autres) pour l'utilisation non exclusive de leurs travaux avec une attribution et peu de restrictions aux fins de diffusion gratuite. Si l'Exploratorium a l'occasion d'obtenir une licence pour ces travaux, il partage à parts égales les bénéfices avec ses partenaires de protocoles d'entente.

La version d'origine consultable sur Internet du système de gestions des biens numériques de l'Exploratorium (http://www.exploratorium.edu/digital_library/login.php) (en anglais seulement) a été un premier pas qui a permis aux enseignants de rechercher et de télécharger du contenu à partir de ses 14 000 images, activités, documents PDF, vidéos QuickTime, fichiers audio, etc. Aujourd'hui, en travaillant avec la dernière version du système de gestion des biens numériques, Cumulus 8, le musée élargit ses capacités en offrant à ses employés un accès illimité au contenu qui se trouve dans le système de gestion des biens numériques, y compris des ressources récentes et un catalogue de la prochaine génération, et en utilisant une interface simplifiée et un accès facile au contenu à haute résolution. À la suite de cela, et grâce à Modula4, un module Web créé par un partenaire de chez Canto, qui intègre très bien du contenu à une interface publique Web, les employés prépareront une interface à accès public plus restreint, suivie d'une autre interface distincte pour les licences commerciales.

3.3.2.4. National Museum of American History de la Smithsonian Institution

L'un des porte-paroles sachant le mieux démontrer l'importance des systèmes intégrés de gestion numérique des droits pour les musées est Alicia Cutler, gestionnaire du programme de gestion des biens numériques au National Museum of American History (NMAH) de la Smithsonian Institution.Note en bas de page 38 Son livre blanc de 2006, intitulé Besoins des musées relativement au système de gestion numérique des droits, est reproduit à l'annexe 4.1 ci-dessous.

Le National Museum of American History utilise le système de gestion des droits d'auteurs MIMSY, mais il l'utilise davantage comme un système de renseignements sur les collections que comme un véritable système de gestion. Cutler a affirmé que le système MIMSY avait une capacité de gestion des droits rudimentaire – un élément consignant les droits associés aux objets ou aux techniques et un autre consignant les demandes de reproduction d'images et les frais. Toutefois, les huit services de la conservation distincts du musée traitent les demandes liées aux images séparément et effectuent la documentation et la gestion des droits différemment : certains ne font pas le suivi des licences et gardent un simple chiffrier électronique; d'autres conservent les détails dans des bases de données autonomes; bon nombre gèrent les droits et les reproductions à l'aide de documents en format MS Word. Il n'y a aucune surveillance centralisée et aucun bureau unique des droits et des reproductions pour l'ensemble du musée. Même si l'attribution d'une autorisation est une opération simple, toute demande de licence doit passer par un autre service de la Smithsonian Institution pour qu'on puisse envoyer une image à un client.

Cutler croit qu'un système de gestion numérique des droits est essentiel pour gérer les droits numériques à un niveau supérieur. « Nous avons besoin d'un système dont la portée est plus grande que celle du système de gestion des collections, puisque de nombreuses personnes donnant les autorisations d'utilisation au National Museum of American History n'ont pas nécessairement accès à ce système. Nous avons besoin d'un système à l'échelle de la gestion des biens numériques, un système qui gère à la fois les droits matériels et non matériels. » Actuellement, un tel système n'existe pas et la situation a peu changé depuis 2006. L'une des raisons de la lenteur de la progression au National Museum of American History est que l'ensemble de la Smithsonian Institution's attaque à ces problèmes. Un système de gestion des biens numériques central (fonctionnant avec le logiciel TEAMS d'Artesia) pour la Smithsonian Institution est en place, mais son lancement est lent – à l'heure actuelle (2010), le National Museum of American History n'en fait pas partie.

La vision qu'a Cutler d'un système de gestion des biens numériques – où les droits sur les objets font partie du système de gestion des collections ou du système de renseignements sur les collections, où les droits des images numériques (ou autres objets numériques) sont consignés dans un système de gestion des biens numériques, et où les deux éléments sont mis au point et reliés par un intergiciel – est ce que l'on voit apparaître dans un certain nombre d'institutions. Selon Cutler, un système idéal combinant la gestion des biens et des droits devrait offrir les neuf éléments suivants :

  1. Permet l'interfonctionnement avec le musée, la bibliothèque et les archives, ainsi qu'avec les systèmes de gestion de contenu;
  2. Incorpore la gestion du déroulement des opérations (créer des demandes et des ventes, accorder et renouveler des droits, vérifier le paiement, la livraison et l'autorisation à chaque étape);
  3. Traite divers droits pour divers segments dans un seul enregistrement numérique ou analogique (certains provenant d'artefacts, d'autres pas, par exemple des balados);
  4. Aide à gérer les biens offerts par d'autres personnes – comporte des rappels automatiques pour l'utilisation et le renouvellement des droits;
  5. Créera et dirigera des renseignements dans un système de gestion du contenu aux fins d'accès et de partage (ne doit pas nécessairement être sur Internet, même si ce serait bien);
  6. Comporte de multiples niveaux d'accès pour les utilisateurs (d'une consultation limitée à un accès d'administrateur);
  7. Est capable de saisir des données à partir du fichier numérique. Cette fonction permettrait d'économiser du temps et fonctionnerait bien si des données particulières pouvaient être normalisées et appliquées à l'échelle du musée (par exemple JPEG, XMP ou IPTC);
  8. Est capable d'étiqueter facilement des types de biens (biens du domaine public ou biens protégés par le droit d'auteur) et l'état de l'affranchissement (ententes actuelles ou ententes expirées);
  9. Comporte des champs extrêmement détaillés pour les données techniques décrivant les formats audio, vidéo, d'images et de documents (peut-être aussi les formats de logiciels) et comprenant des notes et des réglages de l'équipement et des logiciels.

Plusieurs musées incorporent maintenant des métadonnées dans l'en-tête des fichiers image à mesure que la numérisation s'effectue (le Musée des beaux-arts de l'Ontario, le Musée canadien de la nature et le Center for Contemporary Photography sont quelques-uns de ces musées). Le National Museum of American History (NMAH) comprend certains champs plutôt généraux, dont un avis de droit d'auteur (« Cette image provient de la Smithsonian Institution. L'image ou son contenu peuvent être protégés par des lois internationales sur le droit d'auteur. » [Traduction]) et des modalités sur l'utilisation des droits (simplement un lien vers la page sur les droits d'auteur et l'utilisation des images du National Museum of American History). La majorité des champs principaux des formats IPTC et XMP sont compris dans des champs non modifiables dans Artesia.

3.3.2.5. Musée des beaux-arts de l'Ontario : Le pivot de Portfolio

Fondé en 1900, le Musée des beaux-arts de l'Ontario possède une collection d'environ 80 000 œuvres, y compris la plus grande collection d'art canadien au monde et la plus grande collection d'œuvres d'Henry Moore. Le Musée a récemment connu une importante transition, appelée Transformation AGO (2002-2008), qui a enrichi sa collection, son espace (l'agrandissement d'un bâtiment conçu par Frank Gehry) et l'expérience des visiteurs.

Du point de vue de la gestion des droits, le Musée des beaux-arts de l'Ontario présente un autre cas intéressant d'un établissement en transition, ayant des points en commun avec la National Gallery of Art en ce qui concerne la progression d'un établissement en fonction de la souplesse du système de gestion des biens numériques nommé Portfolio et sa capacité de commencer petit et de croître en fonction des capacités de l'organisation. Portfolio a d'abord été utilisé en tant que système de gestion d'images en 2002, alors que le Musée passait au numérique en numérisant des œuvres de sa collection de diapositives.Note en bas de page 39 Lorsque les capacités de numérisation du Musée des beaux-arts de l'Ontario sont devenues plus sophistiquées, celui-ci a été en mesure de passer de sa première version autonome de Portfolio à la version actuelle du système de gestion des biens numériques (version 8.5), fonctionnant sur un serveur SQL.

En guise de système de gestion des collections, le Musée des beaux-arts de l'Ontario utilisait une base de données Access créée à l'interne depuis 1998. Ce n'est que récemment que le besoin d'un système de gestion des collections a été compris, et le logiciel TMS a été installé en 2010. À présent, comme dans les établissements telle la National Gallery of Art, on détermine sa relation avec Portfolio. Un chiffrier électronique Excel était utilisé pour consigner les renseignements concernant les droits sur les objets. Les renseignements sur l'artiste et sa succession du document Excel ont maintenant été transférés dans le nouveau système TMS, mais le document Excel restera sur certains postes de travail en guise d'outil de référence rapide à utiliser lorsque les renseignements sur l'image seront secondaires.

Il est important de noter que pour tous les établissements canadiens, l'inclusion du droit d'exposition dans la Loi sur le droit d'auteur en 1988 complique la documentation sur les droits d'auteur. Ce droit garantit le paiement de frais d'exposition à un artiste pour des œuvres protégées par des droits créées après le qui sont exposées dans un lieu public. Bien que les renseignements sur les droits d'exposition n'aient pas été documentés de façon uniforme dans le passé, partiellement en raison de zones grises dans le droit d'auteur, le Musée des beaux-arts de l'Ontario offrira ces renseignements dans le module « Personnes et institutions » de TMS.

Plusieurs champs de métadonnées des objets ont été importés dans Portfolio à partir d'Access (par l'intermédiaire d'un format délimité par des onglets dans Excel). De plus, certaines données sur le droit d'auteur de photos sont consignées par les photographes dans Photoshop, et les données ajoutées sont extraites dans le registre de Portfolio. Ces données comprennent habituellement les champs suivants :

  • Statut des droits d'auteur : Protégé
  • URL des renseignements sur les droits d'auteur : www.ago.net (en anglais seulement)
  • Avis de droit d'auteur : Pour obtenir une autorisation d'utilisation, communiquer avec le Musée des beaux-arts de l'Ontario
  • Créateur de l'IPTC : Photographie par…

Un champ sur le droit d'auteur personnalisé dans Portfolio consigne quelques déclarations de droit d'auteur habituelles en lien avec les objets, comme « © Fondation Henry Moore » ou « La collection Thomson © Musée des beaux-arts de l'Ontario ». Un champ « Avis de droit d'auteur » est disponible pour consigner des renseignements supplémentaires. Quatre champs supplémentaires ont été ajoutés à l'écran sur le droit d'auteur de Portfolio (encerclés dans la figure 12) :

  • Année de décès de l'artiste : (Utilisé pour signaler les œuvres à réaffecter au domaine public chaque année – 50 ans après la mort de l'artiste)
  • droits d'auteur généraux ? : Oui/Non (un champ du système de gestion des collections qui indique si l'artiste ou sa succession a accordé des droits généraux au Musée)
  • Droits : Restreints/Non restreints/À vérifier
  • Statut des droits d'auteur : Domaine public/Droits accordés/Vide
Capture d'écran des droits d'auteur de Portfolio montrant les renseignements sur une oeuvre faisant partie du domaine public
Figure 12. Écran sur les droits d'auteur de Portfolio du Musée des beaux-arts de l'Ontario montrant les renseignements sur une œuvre faisant partie du domaine public. Les champs ajoutés sont indiqués en rouge.
Reproduit avec permission, Musée des beaux-arts de l'Ontario.

Pour le champ sur les droits :

  • Pour les images d'œuvres ne faisant pas partie du domaine public ou des œuvres n'étant pas encore officiellement la propriété du Musée des beaux-arts de l'Ontario, on indique « Restreint »;
  • Pour les images d'œuvres faisant partie du domaine public, mais n'étant pas encore officiellement la propriété du Musée des beaux-arts de l'Ontario, on indique « Restreint » et « Domaine public »;
  • Pour les images d'œuvres faisant partie du domaine public et étant officiellement la propriété du Musée, on indique « Non restreint » et « Domaine public ». Ces images peuvent être consultées par la collectivité externe, comme les universités (voir ci-dessous), et des catalogues peuvent être générés à partir d'onglets.
Capture d'écran des droits d'auteur de Portfolio montrant les renseignements sur une oeuvre régie par des droits d'auteur
Figure 13. Écran sur les droits d'auteur de Portfolio du Musée des beaux-arts de l'Ontario pour une œuvre régie par des droits d'auteur ainsi que les droits de reproduction accordés au musée.
Reproduit avec permission.

Lorsque l'on entre « Oui » dans le champ « Droits d'auteurs généraux? » (c.-à-d. que l'artiste ou son successeur a accordé au Musée des beaux-arts de l'Ontario des droits généraux pour toutes les œuvres de l'artiste), on indique d'abord « À vérifier » pour les images, ce qui indique le besoin de vérifier les modalités d'utilisation auprès de l'administrateur des droits d'auteur du musée. D'autres services du musée (celui du marketing, par exemple) peuvent chercher, dans le réseau intranet NetPublish, des œuvres pour lesquelles on a indiqué « Non restreint » ou « À vérifier » afin de trouver des images qui peuvent être utilisées dans les publications.

Ce processus devrait s'améliorer grandement lorsque TMS deviendra une application en ligne. Le Musée des beaux-arts de l'Ontario profitera sûrement également de la capacité de Portfolio d'ajouter des données à l'en-tête d'un fichier image (XMP) pour ajouter davantage de renseignements sur la gestion des droits.

Le réseau NetPublish de Portfolio est utilisé pour publier le catalogue d'images, y compris les renseignements sur les droits, sur le réseau intranet du Musée des beaux-arts de l'Ontario. Actuellement, Portfolio contient environ 100 000 images, dont 23 000 sont des images d'œuvres de la collection, qui compte plus de 79 000 œuvres. Toutefois, la politique actuelle du musée est de ne pas permettre que le catalogue soit accessible au public sur Internet. Bien que l'on puisse dire que les énergies du musée ont été concentrées à l'agrandissement du bâtiment et que le site de médias sociaux interrégional, Collection X, dont la manifestation à Toronto a été organisée par le Musée des beaux-arts de l'Ontario avec d'autres établissements de la région, ait montré certaines œuvres du domaine public, il y a toujours un très petit pourcentage de la collection du musée qui est accessible en ligne, ceci en raison d'inquiétudes concernant les droits d'auteur.

3.3.2.6. Center for Creative Photography

Une étude de cas intéressante concernant des essais d'élaboration d'un système intégré, à l'aide d'un système de gestion des collections pour gérer les biens numériques par l'ajout de données et en reliant le système à un logiciel de traitement et d'application des licences, est celui du Center for Creative Photography (CCP).Note en bas de page 40 Le CCP est un centre d'archives et de recherche situé sur le campus de l'université de l'Arizona. Le centre comprend plus de 200 archives de certains des photographes les plus importants du XXe siècle (dont Ansel Adams, Edward Weston, Garry Winogrand et Harry Callahan). Initialement appelé Exposure Project (projet visibilité), le projet de numérisation du centre a été planifié en 2004 et consistait à numériser les 80 000 photographies de sa collection et à les rendre accessibles dans une base de données, sur un site qui a été lancé en 2009.

Le projet a offert au CCP l'élan nécessaire pour effectuer une vérification complète de la propriété intellectuelle. Le Centre possède ou administre de nombreux droits d'auteur (l'octroi de licences étant ainsi une proposition qui vaut grandement la peine), mais la collection est composée en majeure partie d'œuvres contemporaines; il est donc crucial de retrouver les titulaires des droits pour 2000 artistes. La vérification comprenait la centralisation de tous les renseignements sur les droits d'auteur qui pourraient se retrouver à six ou sept endroits différents, que ce soit dans une base de données électronique ou dans des dossiers physiques.

Le Centre, passant d'une vieille base de données composée d'un fichier non hiérarchique à un système relationnel de renseignements sur les collections, souhaitait également utiliser le nouveau système en tant que gestionnaire des biens numériques.Note en bas de page 41 Sur les conseils du service des TI de la bibliothèque de l'université de l'Arizona, le Centre a choisi le puissant système de gestion des collections appelé Minisis, conçu pour traiter le contenu de bibliothèque, d'archives et de musée. L'une des difficultés a été de travailler avec Minisis pour élargir le module des droits et de la reproduction du système, afin d'y incorporer une série de nouveaux éléments de données et des listes déroulantes améliorées pour attribuer des licences aux œuvres de la collection et en consigner l'utilisation.

L'une des promesses du système était sa capacité d'extraire les renseignements des en-têtes des images nouvellement numérisées et de les analyser dans des champs de métadonnées techniques correspondants dans le module de traitement des images de la base de données. Ainsi, à mesure que les images étaient individuellement numérisées ou, plus tard, rappelées dans Minisis, le logiciel recueillait les métadonnées techniques des en-têtes des fichiers et les sauvegardait dans une base de données connexe.

On s'attendait également à ce que Minisis échange des données avec QuickBooks Pro, le système comptable du centre, en ce qui concerne la reproduction d'œuvres de la collection. Ainsi, les cartels, les factures et les lettres d'autorisation, ainsi que les éléments de données comme l'artiste, le titre, la date, l'avis de droit d'auteur et les crédits seraient automatiquement transférés dans le module sur les droits et la reproduction à partir de champs existants dans le module de catalogage.

Plusieurs détails ont mal tourné dans la mise en œuvre du système, ce qui a empêché l'utilisation du système de renseignements sur les collections en tant que système efficace de gestion des biens numériques, partiellement en raison de l'incapacité de l'équipement de numérisation du centre d'exporter les métadonnées nécessaires dans le système de renseignements sur les collections. À titre de compromis, les images numériques sont actuellement organisées en fichiers, gérées par des numéros d'accès et liées au système de renseignements sur les collections par l'intermédiaire de vignettes.

Les plans visant à développer le module des droits et de la reproduction de Minisis ont été abandonnés, puisqu'ils nécessitaient trop de travail pour faire en sorte que le module puisse interagir avec le système de gestion du centre. Ainsi, aujourd'hui, Minisis fonctionne à titre de système de renseignements sur les collections, et QuickBooks est utilisé pour effectuer le suivi et produire les factures des demandes de licences et de reproduction. QuickBooks ne peut pas automatiquement extraire les titres et les dates du système de renseignements sur les collections, mais le système est modifiable. Avec l'aide du service des TI de la bibliothèque de l'université de l'Arizona, le Centre prévoit intégrer l'aspect financier du service des ressources en imagerie dans un site de commerce électronique pleinement fonctionnel. QuickBooks sera très utile d'ici là.

Comme c'est le cas pour les Harvard Art Museums, l'un des avantages d'être associé à une université est d'être en mesure d'utiliser son dépôt d'archives institutionnel. Plutôt que d'élaborer son propre système de gestion des biens numériques, le Center for Creative Photography compte maintenant sur le dépôt d'archives de l'université de l'Arizona (UAiR) pour exporter des images, épurer les métadonnées et exporter plus facilement le catalogue vers la page Web. Les résultats commencent maintenant à être visibles, puisque les catalogues complets d'Ansel Adams (2 665 images), d'Edward Weston (2 997 images) et d'autres artistes peuvent maintenant être consultés.

3.3.3. Recommandations

3.3.3.1. Effectuer une analyse du déroulement des opérations

Au moment de concevoir les composants de tout système de gestion des droits, il est essentiel de créer un modèle en ce qui a trait au déroulement des opérations associé à la gestion des droits d'un établissement, allant des droits à l'interne aux droits pour des demandes provenant de l'extérieur et au suivi nécessaire des documents autorisés (ce qui s'apparente au modèle réalisé par Iannella et aux schémas RightsLine).

Une conception adéquate repose sur une analyse efficace. Cela implique de procéder à une analyse et à une évaluation des valeurs, des besoins, des ambitions et des capacités de l'établissement. Une fois que les valeurs sont clarifiées, il est possible d'établir les objectifs et les priorités ainsi que de définir les capacités requises. À titre d'exemples extrêmes, un établissement privé peut déterminer que sa principale priorité consiste à protéger et à préserver sa collection. Pour sa part, un établissement de recherche américain peut décider qu'il est essentiel d'afficher des vignettes pour tous les éléments de sa collection afin de permettre aux chercheurs de comprendre plus rapidement la nature de son catalogue. De son côté, une organisation communautaire financée par l'État peut conclure qu'il importe de partager les images des objets de la collection ainsi que les renseignements à cet égard avec la collectivité, et même d'afficher des photos prises par des visiteurs sur son site Web.

Nous avons constaté qu'avant d'aller de l'avant avec l'achat et la mise en œuvre d'un système de gestion des biens numériques, le Metropolitan Museum of Art a entrepris une longue analyse exhaustive au sein de tous les services et secteurs fonctionnels du musée afin de déterminer le rôle des images dans l'écosystème du musée (l'enregistrement, l'exposition, les prêts, la conservation, l'éducation, l'obtention de permis, etc.), ainsi que les utilisations et les besoins prévus en ce qui concerne l'ensemble des types d'objets (physique, analogiques et numériques) de la collection.

Un tel exercice doit faire ressortir toutes les hypothèses non exprimées au préalable : tous les sujets doivent être mis sur le tapis. Chun et Jenkins ont souligné qu'il existait des questions quantitatives faciles à se poser (« Combien de biens possédons-nous ? »), mais qu'il existait également des questions allant davantage en profondeur (« Qui gère les biens ? », « Qui détermine qui peut utiliser les biens au sein et en dehors de l'établissement ? », « L'objectif du MET consiste-t-il à tirer profit de l'octroi de licences pour des images ou à soutenir un mandat éducatif en vue d'assurer une vaste diffusion ? »). Comme le mentionnent Chun et Jenkins : « Toutes ces questions doivent être prises en considération à la lumière d'un processus qui, inévitablement, viserait à automatiser les réponses. Les processus et les politiques qui, jusque-là, avaient été confiés à des personnes travaillant au sein de l'organisation devraient être officialisés afin de permettre au système d'en assurer la gestion. Les décisions qui devaient être prises de façon ponctuelle devront maintenant être considérées comme les modèles qui ont permis de façonner les politiques. »

Les hypothèses concernant les efforts déployés auMETont également changé. Chun et Jenkins expliquent de quelle façon, au départ, un effort considérable a été déployé afin d'être en mesure d'organiser une opération de grande envergure relativement aux licences. Après plusieurs mois de discussions, le personnel du Metropolitan Museum a conclu qu'il désirait adopter un système de gestion de l'image complet, pleinement intégré et global, étant donné que le fait de procéder à une opération plus lucrative relativement aux licences permettrait d'assurer le rendement du capital investi. Toutefois, au bout d'un certain temps, le conseil d'administration est intervenu afin de ralentir le processus : « Ils ont laissé entendre que l'objectif du projet pourrait plutôt viser à effectuer des investissements essentiels dans les biens et l'infrastructure du musée qui permettraient de soutenir les objectifs fondamentaux de la mission du musée, c'est-à-dire la recherche, la documentation et l'éducationNote en bas de page 42. » Cela a marqué le début d'une analyse exhaustive des besoins et des objectifs qui ont permis de relier les nombreuses composantes d'une entreprise, lesquelles sont souvent fractionnées. Cela a également contribué à mettre de nouveau l'accent sur le développement du contenu (de l'inventaire et du catalogage à l'aménagement de divers accès pour le personnel et le public).

3.3.3.2. Se fonder au départ sur le système de gestion des collections

Au lieu de mettre en place un système de gestion des droits exclusifs complet (comme RightsLine), où les renseignements concernant les droits sont séparés des autres renseignements concernant les objets, ce qui intéresse un grand nombre de musées est le perfectionnement de leur système de gestion des collections déjà en place, où les droits font partie intégrante du profil de tous les objets du musée ainsi que de leurs images. Un système de gestion des collections est un moteur de recherche qui peut s'avérer excellent pour rassembler et centraliser les renseignements concernant les objets de tous les services d'un musée, notamment si un objet est installé, en tournée, exposé, conservé, utilisé dans un contexte éducatif, etc. Plus tard, s'il devient de plus en plus complexe de composer avec les divers biens numériques dérivés des objets (surtout les images, mais également d'autres objets numériques comme les fichiers audio et texte connexes), il est de plus en plus pertinent d'utiliser un système de gestion des biens numériques afin de gérer le déroulement des opérations liées à ces biens ainsi que leur archivage, y compris gérer leurs droits.

Bien qu'un grand nombre de musées aient toujours recours à des dossiers en format imprimé, on déploie de plus en plus d'efforts afin de rassembler les renseignements concernant les objets dans le système de gestion des collections. Malgré de nombreux obstacles, il pourrait être raisonnable de se fixer pour objectif la centralisation des renseignements pertinents et cohérents concernant les droits associés aux objets auxquels il sera possible d'avoir accès au sein de l'établissement. Certains musées confèrent à leurs services une certaine latitude en leur permettant d'élaborer leurs propres pratiques. De plus, aucune pratique n'est imposée à l'ensemble de l'établissement, en particulier au sein des services où la plupart des objets relèvent du domaine public. Dans d'autres établissements, il existe une règle de conformité plus stricte, en particulier si une proportion plus élevée d'œuvres est protégée par le droit d'auteur ou assujettie à des restrictions imposées par les détenteurs de droits et les successions, et s'il est essentiel de connaître le statut des droits de tous les objets et de leurs images.

3.3.3.3. Automatiser la gestion des droits au moyen du système de gestion des collections

S'il est intégré de façon appropriée dans un déroulement des opérations efficace, le système de gestion des collections peut permettre de retirer des avantages de l'automatisation de la gestion des droits. Bien que le fait de rechercher des renseignements concernant les détenteurs de droits et de traiter les autorisations puisse exiger beaucoup de temps, les résultats obtenus, une fois intégrés dans le système de gestion des collections, peuvent faciliter et simplifier ultérieurement certaines étapes du déroulement des opérations associé à la gestion des droits. Par exemple, dans le système Artemis du Museum of Fine Arts (MFA) de Boston, chaque case cochée des résultats de l'analyse des droits à l'interne fait apparaître un « drapeau indiquant le statut » qui autorisera ou interdira l'intégration d'une image dans la base de données des collections en ligne, en plus d'indiquer si la vignette et l'image qui peut être zoomée pourront être affichées. De la même façon, au Brooklyn Museum, si le type de droits relatifs à un objet est « protégé par le droit d'auteur de 1923 à 1977 », le programme prévoit que seule une vignette s'affichera sur le site Web, accompagnée de l'avis de droit d'auteur contenu dans un paragraphe passe-partout (« © Artiste ou succession de l'artiste ») ainsi qu'un texte connexe expliquant pourquoi seule une vignette est disponible, si aucune autre autorisation n'a été accordée.

Le MFA centralise les coordonnées des détenteurs de droits dans une base de données à accès limité pour garantir qu'une seule personne communiquera avec les détenteurs de droits afin d'obtenir une autorisation en vue d'une reproduction, ce qui permet d'éviter que plusieurs demandes ne soient soumises pour une même autorisation ou pour des droits déjà accordés. Le MFA requiert également l'autorisation des détenteurs de droits pour obtenir une licence non exclusive relativement à un maximum de huit possibilités d'utilisation de l'œuvre en question par le musée.

3.3.3.4. Mettre les systèmes au point

Le Brooklyn Museum et le MoMA de New York ont utilisé TMS tel quel, avec peu de fonctions personnalisées, quoique accompagné d'un important soutien technique interne, d'une centralisation bien définie de la gestion des protocoles rigoureux. Au MoMA, les services de la conservation qui font l'acquisition d'une œuvre sont principalement responsables de saisir toutes les métadonnées relatives aux objets dans le dossier de TMS, notamment les renseignements concernant les droits. Le Brooklyn Museum, utilise également l'écran « Rights and reproduction » (droits et reproduction) de TMS pour archiver les renseignements de base, en enregistrant son propre ensemble de types de droits relatifs aux objets (lequel a récemment été modifié), accompagné d'une confirmation de l'avis du droit d'auteur, ainsi que des détails concernant les autorisations accordées et les restrictions mises en place relativement à l'utilisation d'un objet. Il est à noter que le Brooklyn Museum, et le MoMA ont également mis au point l'implantation de TMS en tenant compte de leur système de gestion des biens numériques (Luna et NetXposure, respectivement) afin d'assurer une compatibilité sans heurts entre les deux systèmes, en particulier au moment d'importer et d'exporter des renseignements.

3.3.3.5. Parfaire le système

D'autres ont réussi à personnaliser TMS afin que celui-ci offre davantage de fonctions. Le personnel du MFA de Boston a intégré et unifié les anciennes bases de données et les anciens systèmes, qui sont innombrables et disparates, afin de créer un système qui, aujourd'hui, permet de cataloguer tous les objets de type physique, analogique et numérique dans TMS au moyen de fichiers numériques associés aux dossiers des modules de TMS. Parmi les nombreux modules d'extension Artemis qui ont été élaborés, le plus sophistiqué a été conçu pour les ressources relatives aux images numériques (Digital Image Resources), qui permettent d'imprimer un grand nombre de formulaires afin de soutenir son déroulement des opérations, notamment les contrats de licences. Les Harvard Art Museums ont eu recours à un moyen différent, personnalisant TMS en munissant certains de ses modules de nouveaux outils qui leur permettent de servir les fonctions relatives aux droits d'auteur et aux licences.

3.3.3.6. Personnaliser et partager

Des musées de plus petite taille ont également été en mesure de personnaliser les systèmes de gestion des collections en réalisant une représentation embryonnaire de diverses pages présentant des renseignements concernant les droits. Par exemple, la Vancouver Art Gallery a personnalisé considérablement la page d'entrée des renseignements relatifs aux droits d'auteur de son système Cuadra STAR. D'autres musées procèdent également de cette façon. Le Glenbow Museum, par exemple, déploie des efforts en matière de personnalisation qui diffèrent considérablement afin de mieux s'adapter au déroulement des opérations.

Il faut donc retenir qu'il importe de prendre toutes les mesures nécessaires pour centraliser les renseignements relatifs aux objets et aux images dans le système de gestion des collections, en plus de communiquer les pratiques et les expériences en mettant au point les systèmes et en élaborant des modules d'extension et des solutions de contournement, par exemple. Gallery Systems, pour sa part, a vu ses clients aborder ce sujet lors de son congrès annuel sur l'imagination collective.

3.3.3.7. Reconnaître qu'il est impossible de modifier les systèmes

L'expérience du Center for Creative Photography, situé en Arizona, s'est avérée instructive en ce sens qu'elle a permis de mettre en garde les établissements contre le fait de tenir pour acquis qu'un système logiciel vaste et puissant sera adaptable, ou que les fabricants des systèmes commerciaux tiendront compte des besoins de chaque musée; ceux-ci représentent en effet une fraction de leur marché. Le fait de tenter d'adapter un système au déroulement des opérations d'une organisation peut créer des obstacles importants.

3.3.3.8. Faire une tentative d'intégration

Les établissements qui sont sans doute les plus représentatifs sont ceux qui tentent toujours d'intégrer les données et le déroulement des opérations des différents systèmes et des différents services. Par exemple, dans l'un des établissements interviewés, le service chargé d'assurer la gestion des collections et des droits tente toujours d'obtenir des appuis à son rôle de centralisation. Bien qu'il s'agisse de négocier des droits pour la plupart des autres services, certains projets autorisés ne seront parfois pas inscrits dans le système de gestion des collections et ne feront pas l'objet d'un suivi dans le système de gestion des biens numériques. Le service tente de mettre au point une stratégie afin que le musée reconnaisse l'utilité de mettre en œuvre une base de données centrale pour les détenteurs de droits.

3.3.3.9. Mettre d'abord l'accent sur les droits à l'aide d'un système de gestion des biens numériques

Au lieu de remanier le système de gestion des collections pour faire en sorte qu'il permette d'assurer plus efficacement la gestion des droits, certaines organisations ont d'abord recours au système de gestion des biens numériques. Le Metropolitan Museum of Art est un exemple d'établissement où le système TMS est fracturé en quelque sorte (même si le système TMS du MET, qui a récemment été consolidé, doit être parachevé en 2012)Note en bas de page 43; chaque service possède son propre TMS et a sa propre méthode pour traiter les renseignements concernant les droits. En remaniant et en réorganisant la gestion des images numériques, le MET a mis en œuvre un nouveau type de base de données (le système de gestion des biens numériques MediaBin), qui sera plus centralisée au départ. Bien que MediaBin ne permette jamais d'organiser des données relationnelles complexes en vue de gérer les œuvres d'art comme le permet TMS, il met l'accent sur les métadonnées relatives aux droits et contribue à catalyser une approche davantage consolidée et intégrée où l'on accorde une présence institutionnelle plus importante aux droits. Plusieurs des champs des métadonnées relatives aux droits peuvent être vides pour le moment, mais le processus visant à examiner le travail réalisé en vue d'obtenir des licences et de répondre aux demandes contribuera à remplir ces champs.

De la même manière, en conceptualisant le défi relatif à la gestion des droits afin d'en faire un service complet en ce qui en trait aux images (de l'étape de la saisie des images à l'émission des mandats externes visant à octroyer des licences aux fins d'utilisation externe), la National Gallery of Art a déployé des efforts considérables afin d'intégrer son système de gestion des biens numériques au cœur du processus. D'ici la fin de ce processus, une série de systèmes logiciels connexes sera créée : le système de gestion des biens numériques (Portfolio), le système de gestion des collections (TMS), un système Web interne de gestion des droits, ainsi qu'un logiciel d'octroi de licences (NGA Images). La composante relative à la gestion des droits est en cours d'implantation depuis 2007. Un sondage et une série d'entrevues ont été réalisés à cet égard afin de créer un schéma de la pratique actuelle qui a permis de déterminer des exigences particulières. D'ici la fin de l'année 2010, grâce à la mise en place du nouveau TMS et des processus de gestion des images de Portfolio et à l'implantation en cours de NGA Images, la National Gallery of Art aura lancé un logiciel de gestion des droits relationnel et pleinement intégré.

Le Metropolitan Museum et la National Gallery of Art ont ainsi illustré la pratique recommandée pour l'analyse de système, la prise en compte des valeurs et des priorités, et l'implantation progressive d'un véritable système de gestion des collections qui permet d'assurer la création et la gestion des images et des autres biens. Le Museum of Fine Arts de Boston a été un précurseur à cet égard en mettant en place le système Artemis, qui comprend la base de données principale de TMS ainsi que plusieurs modules d'extension.

Les établissements qui possèdent un vaste système de gestion des biens numériques vous diront qu'il faut beaucoup de temps pour en assurer la mise en œuvre et que l'on se heurte souvent à des difficultés. Il a fallu quatre ans au MoMA pour parachever la mise en œuvre de ce système. Il en a fallu trois au MET, en plus de plusieurs autres années pour réaliser une analyse interne, tenir des discussions et assurer la planification, en plus de procéder à un inventaire des images, ce qui s'est avéré particulièrement important.

Pour résumer, bien qu'un modèle consiste à faire en sorte que le système de gestion des biens numériques s'apparente au système de gestion des collections et à améliorer la relation qui existe entre les deux (comme c'est le cas au MoMA et au Brooklyn Museum), d'autres modèles consistent à apparenter le plus possible le système de gestion des collections à un système de gestion des biens numériques (les Harvard Art Museums et le Museum of Fine Arts de Boston), à placer le système de gestion des biens numériques au centre des opérations (le Metropolitan Museum of Art) et à mettre en œuvre une série de systèmes interfonctionnels autour du système de gestion des biens numériques (la National Gallery of Art).

3.4. Octroi de licences

3.4.1. Pratiques actuelles

3.4.1.1. Résultats du sondage : Ressources requises

Plus de 80 p. cent des répondants (14) du sondage mené auprès des musées canadiens en 2010 ont indiqué que leur établissement octroyait des licences pour des versions numériques des œuvres de leur collection à des fins d'utilisation commerciale. Soulignons toutefois qu'il ne s'agit pas d'une activité principale pour aucun des musées sondés (par exemple, « Nous fournissons à l'occasion des versions numériques d'images à des fins d'utilisation commerciale, notamment à des éditeurs de manuels. De telles demandes sont évaluées selon les besoins par les conservateurs. ») Parmi ces 14 répondants, 10 d'entre eux possédaient une série d'images fréquemment demandées (3 d'entre eux disposaient de plus de 1 000 images, 3 autres d'une série de 51 à 200 images, et 4 répondants de 50 images et moins).

Les répondants ont démontré un intérêt réel pour le commerce électronique, mais ont exprimé beaucoup de frustration en ce qui a trait aux obstacles en matière de ressources humaines et financières, principalement à l'égard du manque d'infrastructure en place et du peu d'importance accordé à cette activité institutionnelle. Parmi les répondants, cinq ont indiqué que les lacunes en matière d'infrastructure technologique pouvaient être à l'origine du peu de progrès en la matière, alors que cinq autres ont déploré les coûts associés à cette technologie. Plusieurs répondants considèrent que les éléments fondamentaux du commerce électronique, soit la numérisation et la disponibilité en ligne d'une part importante de la collection, ne sont pas en place. Voici certains problèmes liés à l'infrastructure relevés par les répondants :

  • « La faible proportion des collections numérisées et la dotation. »
  • « La base de données de la collection n'est pas disponible en ligne. »
  • « Les incohérences en matière de gestion des droits avant 2006 font en sorte qu'il est pratiquement impossible de retracer les droits attachés à certaines des images les plus utiles contenues dans nos archives. »
  • « [Nous ne] disposons d'aucun mécanisme en ligne en ce qui concerne le commerce électronique. Nous devons accorder les autorisations au cas par cas pour une utilisation unique au sein de publications spécifiques, de sites Web, etc., et nous imposons des frais ou non selon l'utilisation. »
  • « Différents niveaux de technologie, règles de comptabilité et coûts d'entretien de l'application utilisée. »
  • « Ressources limitées et nécessité d'accroître la cadence en ce qui concerne le développement d'applications en ligne et d'outils de gestion des images (système de gestion des biens numériques). »
  • « Lacunes en ce qui a trait à l'accès aux coordonnées de la succession des artistes (un registre centralisé serait utile); amélioration des organismes de renseignements en ce qui concerne les artistes inuits et leurs communautés; clarté du statut des œuvres orphelines. »

Plusieurs répondants considèrent que les activités de numérisation de base pour les besoins du site Web et du commerce électronique représentent des dépenses peu prioritaires :

  • « Les coûts associés à l'élaboration de technologies et de logiciels et le développement Web sont élevés et ne constituent pas une priorité. »
  • « Les coûts associés à la mise en œuvre d'un système, ce qui comprend les ressources humaines nécessaires à la gestion du système [sont trop élevés]. »
  • « [Nos] ressources humaines et financières nécessaires à la préparation, à la numérisation et à la mise en œuvre du contenu [sont insuffisantes]. »
  • « Les coûts associés à la mise en œuvre [sont trop élevés] par rapport au volume des ventes en ligne prévu. »

Quelques répondants ont souligné le manque d'orientation politique dans ce domaine :

  • « Nous attendons toujours des politiques gouvernementales et des mécanismes centraux en ce qui concerne le commerce électronique. »
  • « Les ressources humaines et financières de même que les priorités institutionnelles; pour un musée provincial, le commerce électronique ne constitue pas une priorité pour le moment. »

Toutes les personnes interrogées mènent des activités relatives à l'octroi de licences et la plupart d'entre elles font appel à des sous-traitants à cet effet, notamment les entreprises Art Resource, Scala et Bridgeman. L'un des principaux avantages de la sous-traitance en ce qui concerne ces activités est qu'elle permet de rejoindre les marchés externes au milieu artistique. La plupart des répondants ont reconnu que l'octroi de licences commerciales pour les images de leurs collections ne représentait pas une source importante de revenu, mais que cette activité constituait un élément important de leur système d'imagerie (production d'images et de métadonnées connexes pour une multitude d'utilisations internes et externes) et qu'elle contribuait néanmoins à réaliser une portion des activités d'imagerie qui font partie intégrante du fonctionnement d'un musée.

3.4.1.2. Modèle « Panier d'achat »

Tout comme pour d'autres parties du processus de gestion des images, on observe une tendance de plus en plus marquée vers l'automatisation des aspects non complexes de l'octroi de licences. Les établissements de grande taille cherchent à maximiser le nombre d'utilisations potentielles de leur série d'images de base, pour lesquelles les frais d'utilisation sont établis d'avance. Une licence peut être obtenue pour ces images qui peuvent être commandées au moyen d'un panier d'achat sur le site Web de l'établissement. Malgré la présence de nombreux obstacles qui freinent un tel mouvement (de plus amples détails à cet effet se trouvent ci-dessous), bon nombre d'institutions vont tout de même de l'avant. Plusieurs établissements britanniques poursuivent cette voie avec dynamisme et, animés d'un sens aigu de l'image de marque, MBAC ont établi leur propre agence à but lucratif concurrençant les agences commerciales (et établissant parfois des partenariats avec elles). Soulignons notamment les sites V&A Images, « la ressource créative en matière de beaux-arts, d'arts décoratifs, de photographie, de mode et de conception d'imagerie », British Museum Images (BMI), « la principale source d'images illustrant la culture et l'histoire du monde »Note en bas de page 44, Images Online de la British Library ainsi que Tate Images.

Ces sites disposent d'une fonction de calcul des prix et d'un panier d'achat pour différents types d'utilisation. Le site BMI offre les catégories d'utilisation suivantes : Édition, Marchandise, Promotion et Entreprise. Le site Tate Images offre quant à lui les catégories Télévision, Vente au détail, Publicité et promotion. La British Library comprend : Publicité (électronique, extérieure et imprimée), Produits de consommation, Entreprise et Édition. La catégorie d'utilisation Édition constitue la catégorie dont l'approbation en ligne est la plus simple et permet au détenteur de licence de saisir des données spécifiques quant à l'utilisation sur le site du musée et d'effectuer la transaction à l'aide d'une carte de crédit au moyen d'une application Panier d'achat. En ce qui concerne les autres types d'utilisation, le client doit parfois fournir différents niveaux de détails associés à l'utilisation proposée et communiquer directement avec le musée.

Alors que la plupart des boutiques d'images utilisent des filigranes visibles et invisibles, il semble que peu de musées procèdent ainsi (à l'exception du British Museum et de la British Library). À cet effet, se reporter au point 3.5.4. Protection des droits : Pratique actuelle ci-dessous portant sur l'expérience de bon nombre de musées en ce qui concerne cette technologie.

3.4.1.3. Museum of Modern Art : Sous-traitance complète

Au Museum of Modern Art (MoMA) de New York, toutes les activités d'octroi de licences sont dorénavant la responsabilité de Scala (et de son représentant pour la ville de New York, Art Resource; consulter l'énoncé concernant l'autorisation d'utilisation d'images du MoMA) à cet effet. Scala dispose d'un répertoire de base de 6 500 images provenant du MoMA pour lesquelles l'entreprise octroie des licences, mais il demande fréquemment davantage d'images. Le MoMA exige l'approbation des services de la conservation pour toutes les ventes commerciales (qui représentent 75 p. cent des ventes) par l'entremise d'un concédant de licence. L'approbation, simplifiée par l'échange de courriels, est généralement rapide mais peut parfois être ralentie par un conflit potentiel avec les propres activités de détail du MoMA. L'un des avantages du portail Web d'images lié au système de gestion des biens numériques consiste en la facilité d'accès à Scala par le truchement du réseau privé virtuel (réseau VPN). Si l'agence Scala/Art Resource reçoit une demande pour une image qui ne se trouve pas dans sa banque d'images de base, elle peut effectuer une recherche en vue d'obtenir l'image demandée et, malgré le fait qu'elle ne dispose pas des privilèges de téléchargement direct, peut ensuite transmettre un panier d'achat au coordonnateur des licences du musée qui versera l'image au moyen d'un protocole de transfert de fichier (ou à l'aide du logiciel YouSendIt fréquemment utilisé de nos jours). Le suivi des licences octroyées ainsi que l'intégration des rapports de vente de Scala/Art Resource au système de gestion des biens numériques sont actuellement examinés.

3.4.1.4. Museum of Fine Arts de Boston : Gestion des activités d'octroi de licences à l'aide du système de gestion des collections

Au Museum of Fine Arts (MFA) de Boston, où on a procédé à l'intégration massive de bases de données anciennement disparates, les activités d'octroi de licences sont réalisées en grande partie en ligne à l'aide d'Artemis. Le site MFA Images offre des licences pour près de 160 000 images (provenant d'une collection composée de 450 000 œuvres, dont 346 000 sont consultables en ligne). Les images ne possèdent pas de filigrane, peuvent toutes être agrandies en format d'affichage minimal de 800 x 800 pixels et pour la plupart d'entre elles, il y a un lien « Obtenir la licence pour cette image » menant à un formulaire détaillé de demande de reproduction en vue d'obtenir un fichier numérique ou une copie imprimée à basse ou haute résolution. Le demandeur doit préciser dans ce formulaire le type d'utilisation demandé (13 types d'utilisation possibles, taille de la reproduction, couverture ou cadrage, etc.) et ensuite procéder au paiement.

Bien que le formulaire en ligne permette de filtrer les demandes avec précision en tenant compte de la plupart des situations, le processus n'est toutefois pas automatique. Un examen de la demande par le personnel est requis et il est parfois nécessaire de communiquer directement avec le demandeur de licence. Le processus est généralement complété dans un délai d'une à deux semaines (toutefois, moyennant des frais de 250 dollars, le processus peut être complété en moins d'une semaine). Les contrats sont traités pour la plupart de façon électronique au moyen d'un échange de documents PDF. Le MFA travaille à la mise en place d'un système encore plus automatisé (similaire à celui du site du British Museum), mais le processus prendra un certain temps. Le MFA collabore avec six partenaires en ce qui a trait aux activités d'octroi de licences : Scala, Bridgeman, DNP, Lebrecht, Culture Images et Scholars Resource.

3.4.1.5. Harvard Art Museums : Utilisation de Filemaker

Aux Harvard Art Museums, l'ensemble du processus associé à l'octroi de droits et aux demandes de reproduction est géré au moyen d'une base de données Filemaker. À chacune des images du site Web est associé un lien « Commander cette image » menant à un formulaire de demande d'image en format PDF téléchargeable dans lequel il faut préciser simplement si l'image est utilisée aux fins d'étude ou de reproduction. Le formulaire doit être ensuite transmis par la poste, par courriel ou par télécopieur au service responsable de l'imagerie numérique et des ressources visuelles (DVIR), des Harvard Art Museums. Ce dernier se chargera de la saisie des renseignements au moyen d'une nouvelle entrée dans le système Filemaker. Le service indiquera également dans le système le numéro d'accession et la fiche technique de l'œuvre de même que les renseignements relatifs au droit d'auteur extraits du système TMS. L'image peut être visionnée à l'aide d'une fenêtre dans le système de recherche documentaire. Si aucune image n'est disponible, Filemaker est programmé pour prévoir la prise d'une nouvelle image et pour assurer le suivi à cet effet (voir figure 14).

Les renseignements relatifs à la commande se trouvent dans la partie supérieure de l'écran de Filemaker. L'application permet de créer des formulaires d'acceptation, de calculer les frais, d'assurer le suivi du processus de contrat et de la diffusion de l'information. Harvard mise également sur la sous-traitance en ce qui concerne les activités d'octroi de licences et fait appel à Art Resource et Bridgeman, toutes deux disposant d'un répertoire d'images du musée composé d'environ 200 images les plus demandées.

Capture d'écran d'une page du Filemaker de Harvard Art Museums
Figure 14. Harvard Art Museums, écran de Filemaker montrant des renseignements tirés de TMS, une gestion de base du studio et de l'image, et un lien vers l'image dans le système de recherche documentaire.
Reproduit avec permission, Harvard Art Museums.
3.4.1.6. Musée des beaux-arts du Canada : MIMSY

Le Musée des beaux-arts du Canada (MBAC) a plus de 20 000 images disponibles en ligne aux fins de recherche et pour lesquelles une licence peut être obtenue. Le MBAC ne fait pas appel à des sous-traitants pour ses activités d'octroi de licences. Un formulaire de commande en ligne est disponible en format panier d'achat et permet aux demandeurs de licence de sélectionner la résolution de l'image (ou la taille de la copie imprimée demandée), la taille et le placement de l'image de même que le type d'utilisation demandé (13 options sont possibles dont impression, page Internet, format électronique, film et télévision). Une réponse sera faite dans un délai de trois à cinq jours ouvrables suivant la réception du courriel pour confirmer la disponibilité de l'image, les droits exigés et la date prévue de conclusion de la commande.

Toutes les demandes de licence effectuées auprès du MBAC sont au départ enregistrées en format Excel. Seules les demandes conclues sont enregistrées dans le système MIMSY et accompagnées des renseignements connexes, soit le placement de l'image, l'information client et les frais payés. Le système MIMSY est utilisé depuis 2003 pour enregistrer l'ensemble des contrats de licence externes et depuis 2008 pour les demandes internes de publication et autres utilisations. Le MBAC dispose d'un petit répertoire d'images d'environ 30 images les plus demandées.

3.4.1.7. San Francisco Museum of Modern Art : Obtention de licence gratuite pour le milieu universitaire

Le San Francisco Museum of Modern Art (SFMOMA) utilise une base de données Filemaker pour enregistrer et gérer l'ensemble des demandes externes relatives aux droits rattachés aux œuvres de sa collection. Depuis environ deux ans, le SFMOMA offre des images gratuitement au milieu universitaire à des fins de recherche et de publication. Lorsqu'une image doit être créée, des frais sont exigés pour « l'obtention du bien » mais pas pour l'obtention d'une licence. Malgré le fait qu'il a été approché par plusieurs agences d'octroi de licences, le SFMOMA ne fait pas appel à des sous-traitants en ce qui a trait à ses activités de licence. Le SFMOMA ne dispose pas de lien « Commander l'image » sur son site Web et reçoit environ cinq demandes de reproduction d'œuvre par semaine. Environ 5 p. cent de ces demandes sont de nature commerciale alors que la majorité des autres demandes sont formulées par d'autres musées, des gens du milieu universitaire ou à des fins éducatives. Le service responsable de l'accès aux collections et des renseignements connexes du San Francisco Museum of Modern Art s'est vu confié le mandat de recueillir 15 000 dollars par année par le truchement des revenus de licence.

3.4.1.8. Musée des beaux-arts de l'Ontario : Processus d'octroi de licences commerciales en développement

Avec seulement quelques images disponibles en ligne, le Musée des beaux-arts de l'Ontario n'octroie que peu de licences commerciales. Le Musée fait appel à Bridgeman Art Library en ce qui concerne l'octroi de licences pour certaines de ses images et a approuvé l'utilisation de plusieurs centaines de ses images pour le programme « Art on Demand » du Art Group. La mise en œuvre du site Web « Art on Demand » du Musée devrait être terminée d'ici l'automne 2010.Note en bas de page 45

Le Musée a établi des contrats de licence avec des universités canadiennes. Selon ces accords, le Musée fournira gratuitement des images à haute résolution aux fins d'enseignement par le truchement des réseaux privés des universités. L'accord touche actuellement 10 universités canadiennes et permet de fournir 1 000 images canadiennes du domaine public et 1 000 images non canadiennes provenant de la Collection Thomson. Ce projet découle du fait que le Musée considérait que les facultés téléchargeaient des images de ses œuvres de piètre qualité et à basse résolution à partir d'autres sites Web ou bien qu'elles balayaient ces images à partir de manuels et de diapositives aux fins d'enseignement. Le Musée considérait qu'il existait une solution plus professionnelle à cette question. La possibilité d'accroître le programme et de le rendre accessible de la maternelle à la 12e année est actuellement à l'étude.

Le Musée n'utilise pas les systèmes Portfolio et TMS pour assurer la documentation et le suivi de ses activités d'octroi de licences. Toutefois, la fonction « Signaler avec un drapeau » de Portfolio est utilisée pour générer les catalogues d'images du domaine public mis à la disposition des universités. Un vocabulaire contrôlé est utilisé pour indiquer si une image est du domaine public ou privé de même que pour indiquer les restrictions relatives à la photographie le cas échéant.

3.4.1.9. National Gallery of Art : Création du système NGA Images

Comme il a été mentionné précédemment, la National Gallery of Art procède à la mise à jour et à l'intégration de ses systèmes d'images et vise à créer un service d'imagerie qui soit le plus uniforme et complet possible, de la saisie et la documentation de l'image, en passant par la commande interne à l'octroi de la licence externe. Au cœur du processus se trouve le système de gestion des biens numériques Extensis Portfolio utilisé afin d'établir et de gérer la banque d'images centralisée de la National Gallery of Art. Une nouvelle version du système TMS est en place depuis le milieu de l'année 2010 et la National Gallery of Art procède à la mise à jour de son application de base de données relative aux droits et à la reproduction (dbase 5 sur DOS), qui est fonctionnelle mais désuète au plan technologique, et qui n'est pas en mesure d'interagir avec le système de gestion des biens numériques ni avec le système TMS.

Le nouveau système, qui se nommera NGA Images, offrira un catalogue d'images en ligne accessible au public de même que des fonctions de gestion des droits, d'octroi de licences et de commerce électronique en vue de traiter les demandes d'images et de générer des contrats de licence liés aux images à l'aide de logiciels commerciaux.Note en bas de page 46

3.4.1.10. Le Metropolitan Museum of Art : Sous-traitance mais toujours énormément de travail à accomplir

Le Metropolitan Museum of Art fait également appel à Art Resource en ce qui a trait aux demandes de licence présentées par les autres musées (40 p. cent) et le milieu universitaire (40 p. cent), et aux demandes de nature commerciale (20 p. cent). Art Resource a été désignée comme principale ressource en ce qui concerne ces demandes. Toutes les demandes effectuées au moyen du système Image Library sont transmises à Art Resource et tous les formulaires de demande d'image remplis en ligne sont automatiquement transmis à Art Resource (une copie du formulaire est également transmise au musée aux fins d'archives). Le formulaire comprend le type d'utilisation prévu (quatre catégories sont disponibles : Étude/Utilisation personnelle, Publication, Diffusion télévisuelle ou production filmographique, et Autre), les renseignements relatifs à l'utilisateur de même que l'information relative à la facturation et à l'expédition.

Art Resource possède un répertoire de base regroupant environ 7 000 images du musée pour lesquelles l'approbation requise aux fins de publication et d'utilisation commerciale et éducative a été obtenue. Toute demande d'utilisation à d'autres fins doit être approuvée par Art Resource par le truchement du système Image Library. Art Resource est autorisée à agir à titre de principale ressource d'information au nom du musée en vue de répondre aux questions relatives aux images contenues dans son répertoire, mais l'organisme transmet généralement les demandes au musée. Le musée a également établi des ententes avec plusieurs fournisseurs du domaine de l'éducation, notamment avec ARTstor, Scholars Resource et Oxford University Press (le Grove Dictionary of Art).

Plusieurs demandes doivent toutefois être acheminées à Julie Zeftel, bibliothécaire du Musée pour le système Image Library, ainsi qu'aux membres de son équipe. Ces personnes effectuent des recherches concernant les droits associés aux images et aux œuvres pour de nombreuses demandes de licence lorsque les images concernées ne sont pas encore parvenues au fournisseur indépendant ou lorsque les images demandées sont assujetties à des restrictions supplémentaires qui empêchent leur diffusion à un autre fournisseur. Mme Zeftel a indiqué notamment que le musée envoie des photographes partout dans le monde et que l'obtention des autorisations nécessaires n'est pas toujours simple, notamment en ce qui concerne les photographies de fouilles archéologiques qui représentent une question particulièrement sensible. Malgré le fait que le musée possède les droits d'auteur des images, divers aspects de nature délicate doivent être pris en considération.

Les demandes sont souvent peu claires en ce qui concerne les exigences et le personnel du service des droits et autorisations peut tirer de nombreux renseignements en disposant des détails relatifs à la source de la demande, qu'elle soit présentée par Art Resource, un universitaire ou qu'elle provienne d'une tout autre source. L'efficacité de la recherche d'une image dépend des capacités du demandeur, du personnel et des intermédiaires. Alors, malgré le fait que le processus d'octroi de licences pour les images soit automatisé, bon nombre de demandes doivent toujours être examinées individuellement par le personnel. Avec plus de cent ans de collecte de contenu analogique, le personnel comprend que les anciens documents requièrent un déchiffrement et un décodage supplémentaires et que les recherches d'images ou d'œuvres ne sont pas toujours simples en raison de la taille des collections du musée.Note en bas de page 47

Mme Zeftel a précisé dans le cadre d'une entrevue que le logiciel MediaBin a été incroyablement utile lors de la centralisation du placement de l'ensemble des images des œuvres faisant partie des collections du Musée. Auparavant, les images pour lesquelles une licence était octroyée ne pouvaient pas être visualisées par le personnel. Il reste énormément de travail à accomplir, mais MediaBin a permis de diminuer le nombre d'endroits où chercher les images. La vaste base de données relative aux droits de MediaBin (plus de 20 champs relatifs aux droits associés aux images) fait en sorte que ce logiciel constitue réellement un système de gestion numérique des droits.

Mme Zeftel a également souligné l'importance des champs Image Condition (état de conservation de l'image) et Image Source (source de l'image) des ensembles de métadonnées de MediaBin. Les renseignements relatifs à l'état de conservation (tant en ce qui concerne l'œuvre que l'image disponible) peuvent s'avérer importants lorsqu'il s'agit de déterminer si une image peut être diffusée ou si sa diffusion doit être mise en attente ou bien si l'image doit être prise à nouveau. Par exemple, il est essentiel de savoir si un négatif est endommagé ou si l'émulsion s'est évaporée laissant le négatif sillonné et inutilisable tout comme il faut connaître la provenance de l'image, qu'elle ait été prise par les services de la conservation, le studio de photographie ou qu'elle provienne d'un livre.

L'utilisation d'une image ultérieure à l'octroi d'une licence ne fait pas l'objet d'un suivi au sein de MediaBin. La date de publication d'une image peut être saisie dans la bibliographie contenue dans le système TMS et tenue à jour par les services de la conservation.

3.4.1.11. Picture Licensing Universal System (PLUS) : Orchestrer les métadonnées internationales portant sur les droits relatifs aux images

De plus en plus de musées intègrent automatiquement des métadonnées dans les en-têtes des fichiers image lorsque les œuvres sont numérisées. Certaines de ces métadonnées peuvent contenir de l'information de nature technique (comportant des détails relatifs à la saisie de l'image) alors que d'autres contiennent des renseignements de nature plus générale (par exemple la notice concernant le droit d'auteur du National Museum of American History : « Cette image a été obtenue auprès de la Smithsonian Institution. Cette image ou son contenu peuvent être protégés en vertu de lois internationales sur le droit d'auteur, » [Traduction]) ainsi que des avis relatifs aux modalités d'utilisation et aux droits connexes qui ne sont pas spécifiques aux renseignements relatifs à l'image. Ces métadonnées peuvent demeurer intégrées à l'image malgré le fait qu'elles sont parfois retirées. Elles peuvent également être extraites, analysées et sauvegardées au sein de bases de données d'images ou de systèmes de gestion des biens numériques.

La PLUS Coalition fait la promotion de l'intégration de métadonnées afin de communiquer de l'information plus spécifique relative aux licences. La Coalition assure la coordination des normes internationales en matière de métadonnées portant sur les droits liés aux images de façon à simplifier et à automatiser la gestion des droits liés aux images à l'échelle des communautés du domaine. Le système PLUS (Picture Licensing Universal System) comprend un glossaire (normalisant la terminologie relative aux licences); une matrice de type d'objets (définissant et organisant les catégories d'objets par type à l'aide de codes de facturation universels) ainsi qu'un format de données de licence (License Data Format) (format de données lisible par ordinateur offrant une norme générale concernant la description de licences).

Les champs pertinents du format de données License Data Format (LDF) du système PLUS peuvent être intégrés à des fichiers image, utilisés au sein de base de données ou intégrés à des documents analogiques ou numériques. L'intégration de métadonnées peut être effectuée à l'aide du format XMP, de systèmes de gestion des biens numériques, de bases de données d'images ou de documents en lien avec des images.

Le système PLUS ne se rattache toutefois pas uniquement aux licences, à la commercialisation ou à la restriction de l'utilisation d'images. Il permet également de communiquer efficacement de l'information portant sur les droits relatifs aux images lorsqu'il n'existe pas de licence ou lorsque le détenteur des droits souhaite encourager les gens à diffuser librement une image.

D'un point de vue général, la PLUS Coalition souhaite établir une collaboration avec l'ensemble des autres initiatives de normalisation afin d'éviter les conflits et le dédoublement. La PLUS Coalition collabore notamment avec Creative Commons (CC) afin de veiller à ce que les utilisateurs de CC soient en mesure d'intégrer de l'information relative aux licences à des fichiers image.

Les bibliothèques et les musées sont représentés au sein du conseil d'administration de la PLUS Coalition et occupent 2 des 11 sièges destinés à l'industrie. Un groupe de travail sur le patrimoine culturel a été créé en 2009 et compte notamment parmi ses membres la National Gallery of Art, le Metropolitan Museum of Art, le Musée d'Israël, le Museum of Fine Arts de Boston et le J. Paul Getty Museum.

Jeff Sedlik, président et président-directeur général de la PLUS Coalition, est enthousiaste en ce qui concerne la participation des musées. Il a indiqué dans le cadre d'une entrevue qu'avec la croissance phénoménale et continue de la demande d'images des musées, il sera de plus en plus nécessaire, dans la mesure du possible, d'assurer l'automatisation du processus d'octroi de licences.Note en bas de page 48 Il a également souligné qu'au sein des systèmes de gestion des collections des musées et des diverses autres bases de données utilisées, l'information relative aux droits, généralement un avis sur les droits d'auteur ainsi qu'une note concernant les restrictions et les utilisations possibles, est généralement rassemblée dans un même et unique champ. Non seulement cela laisse-t-il place à l'interprétation, mais au fur et à mesure que des images numériques sont introduites, cela soulève également la question de la gestion des droits pour, par exemple, un million d'images.

Lorsque les musées font appel à des tiers pour distribuer des images autorisées sous licence, les restrictions relatives à l'utilisation sont indiquées dans les contrats de licence établis avec les utilisateurs, documents qui peuvent parfois être séparés des images en question. Un utilisateur peut posséder des centaines d'images sur son ordinateur et ne pas connaître leur source ni le statut des droits qui s'appliquent à chacune d'elles. Cette situation est un problème important alors que la quantité de contenu numérique distribué ne cesse de croître. Les institutions devront de plus en plus être en mesure d'intégrer automatiquement des métadonnées relatives aux droits afin de gérer adéquatement leurs biens. Il est essentiel que cela se fasse efficacement et sans heurts puisque, contrairement à la plupart des autres métadonnées, les métadonnées relatives aux droits sont étroitement liées à des questions de responsabilité.

Avec le système PLUS, les utilisateurs peuvent choisir les champs pertinents qui correspondent à leurs besoins pratiques à partir de catégories de métadonnées spécifiques (information relative à l'image, information relative à la licence, parties concernées par la licence, détails concernant les autorisations, restrictions et exigences) et remplir ces champs à l'aide d'un vocabulaire hiérarchique. Les métadonnées peuvent être intégrées à une image à l'aide de XMP ou être utilisées dans les systèmes de gestion des biens numériques, les bases de données d'images ou les documents associés aux images. Le registre du système PLUS permet d'utiliser des identificateurs uniques et permanents (PLUSID) liés à des métadonnées dynamiques relatives aux droits et entreposées à distance. Lorsque l'identificateur PLUS-ID est intégré à l'image, les métadonnées sont ajoutées au registre du système PLUS, permettant ainsi un accès instantané de système à système, de façon manuelle ou automatisée, au moyen d'une connexion à un service Web. L'identificateur peut aussi être utilisé dans les bases de données et les documents contractuels et offrir ainsi un lien vers les métadonnées détaillées. M. Sedlik a également souligné qu'il existe de nombreux autres registres d'images commerciales spécifiques à des communautés. Le registre du système PLUS servira de plaque tournante afin qu'une recherche au sein de celui-ci permette de sonder l'ensemble de ces registres.

Le registre permet à tous de vérifier les droits d'auteur relatifs à une image (à l'aide de l'identificateur de l'image ou en faisant correspondre l'image du registre avec celle recherchée), les coordonnées du détenteur des droits (à l'aide de son nom ou de l'identificateur PLUS-ID) ainsi que la licence associée à une reproduction spécifique d'une image à l'aide de l'identificateur de licence du registre (License-ID).

Les normes du système PLUS peuvent être utilisées gratuitement par tous. Les personnes qui ne sont pas membres de la PLUS Coalition sont encouragées à adopter et à utiliser ces normes. La PLUS Coalition privilégie toutefois le téléchargement et l'intégration des normes à un système ou à un logiciel de gestion d'images afin que l'application des normes du système puisse être la plus transparente possible. L'objectif consiste en fait à ce que les champs et les métadonnées du système soient intégrés à tous les systèmes de gestion des biens numériques et logiciels d'octroi de licences relatives aux images afin qu'ils puissent être intégrés et lus universellement.

3.4.2. Recommandations

3.4.2.1. Envisager l'octroi de licences

Bien que, de nos jours, la plupart des images d'objets appartenant à un musée qui sont saisies, traitées et cataloguées soient destinées au site Web de ce musée, elles figurent également souvent dans les publications savantes ou à vocation pédagogique, et sont aussi utilisées à des fins commerciales; ces deux derniers cas sont assujettis à des procédures d'octroi de licence.

Bien que certains se demandent si les musées ont le droit de diffuser à leur guise des images au public tout en maintenant un système d'octroi de licences commerciales, bon nombre d'établissements le font.Note en bas de page 49 Entre ces deux positions, on trouve une approche évolutive relative à la publication savante, car de plus en plus de musées allègent le fardeau des frais (souvent payés par les chercheurs à titre individuel) inhérents à la publication d'images dans des textes érudits à des fins non commerciales.

Dans son article « Reproduction charging models & rights policy for digital images in American art museums », publié en 2004, Simon Tanner a montré que pratiquement aucun établissement culturel ne profite réellement financièrement de l'octroi de licences pour l'utilisation des images numériques. Lors d'un atelier sur l'octroi de licences organisé en 2009, dans le cadre de la conférence du Museum Computer Network, les participants ont été invités à indiquer d'autres motifs pouvant justifier l'octroi de licences. Parmi les neuf premières raisons invoquées, la promotion du musée et de ses collections arrivait en tête de liste, suivie de la prestation de services au milieu de l'éducation et à la collectivité en général. Bien que la « récupération des coûts » ait été la troisième réponse la plus populaire, personne n'a mentionné la possibilité de « faire de l'argent ».

3.4.2.2. Favoriser la découverte de connaissance par Internet grâce à l'octroi de licences

Au cours d'une discussion sur la promotion, Denise Bastien, spécialiste de l'information sur les collections et de l'imagerie au Rhode Island School of Design Museum, a affirmé que l'octroi de licences constituait une solution intéressante pour un musée, puisqu'il permettait la « découverte de connaissance par la publication ». Aujourd'hui, a-t-elle ajouté, il permet la « découverte de connaissance par Internet », et ce, non seulement par l'entremise du site Web du musée, mais aussi grâce à d'autres sites Web, aux médias sociaux, aux applications pour appareils mobiles et à l'utilisation d'interfaces de programmation, lorsque les musées les rendent disponibles, pour permettre au public d'intégrer des images et des données provenant de musées à leurs propres applications.Note en bas de page 50

L'octroi de licences peut être considéré comme l'un des divers canaux, ou volets, de la participation d'un musée à une forme d'écosystème d'images universel. Les musées peuvent aussi répondre aux besoins en images de communautés locales immédiates ou de communautés thématiques, et servir de ressource de recherche en ligne pour les chercheurs. L'octroi de licences peut servir à faire circuler davantage des images et leurs métadonnées, mises en marché et en contexte par le musée et sa collection, selon la meilleure représentation possible.

Comme il a été mentionné précédemment, plus les œuvres sont offertes à de vastes publics et dans des contextes différents, plus l'établissement lui-même accroît sa visibilité : différentes études, dont une du RCIP et une autre de l'IMLS, publiées récemment, établissent une corrélation positive entre le nombre de consultations du site Web d'un musée (ou de visionnements d'images des collections en ligne de ce musée) et le nombre de visites sur place.

3.4.2.3. Être conscient des obstacles à l'octroi de licences : Politiques et technologie

De nos jours, l'efficacité de l'octroi de licences dépend de la capacité d'utiliser les images numériques et leurs métadonnées. Il est certain que pour traiter avec des agences d'octroi de licences d'images commerciales, ainsi qu'avec les clients eux-mêmes, un établissement se doit de disposer d'un catalogue de grande qualité qui, en plus d'être inventorié adéquatement, renvoie idéalement à différents marchés et peut être consulté en ligne. L'élaboration d'un système en ligne garantissant une prestation rapide et fiable est également nécessaire.

Environ 80 p. cent des répondants au sondage et la totalité des personnes interviewées aux fins du présent guide octroient, d'une manière ou d'une autre, des licences pour l'utilisation de leurs documents. De nombreux participants au sondage ont manifesté à la fois le désir de s'engager davantage dans le commerce électronique et une certaine frustration à l'égard des obstacles financiers et humains nuisant au progrès : une infrastructure insuffisante et la priorité peu élevée accordée à l'octroi de licences en tant qu'activité institutionnelle.

Bien que l'assise financière pour développer l'infrastructure technologique soit un problème manifeste pour de nombreux établissements, on constate également un lien étroit important entre les politiques, l'économie et la technologie. Pour un nombre croissant d'établissements, l'espace Internet d'un musée est désormais aussi important que l'espace physique. Avec des représentations détaillées de leurs collections et de leurs expositions spéciales, une présence accrue dans les médias sociaux et des directives claires et précises au sujet de l'utilisation acceptable ou interdite des images des œuvres par les internautes, les musées virtuels constituent un partenaire important des musées. Cependant, d'autres établissements ne voient pas la chose du même œil, et considère le site Web plutôt comme une brochure faisant la publicité du musée que comme une expérience esthétique ou éducative en soi. Certaines de ces réticences sont attribuables aux inquiétudes liées à la publication d'objets protégés par des droits d'auteur en ligne, question qui sera abordée dans la section 3.5 sur la gestion des risques et la protection des droits.

3.4.2.4. Premières étapes : Examiner les logiciels et les systèmes nécessaires

La première étape vers un système d'octroi de licences efficace consiste à disposer d'un catalogue d'œuvres et de leurs images qui soit exact. Tout comme un musée abrite principalement des objets, la Toile, quant à elle, abrite surtout des images. Bien qu'un système de gestion des collections serve principalement à gérer l'information au sujet des objets physiques d'une collection, il devient de plus en plus un système de gestion des biens numériques qui gère les images des objets du musée.

Nous avons constaté que bien que certains musées gèrent leurs images à l'aide du système de gestion des collections – le MFA de Boston (Artemis), le Musée des beaux-arts du Canada (MIMSY) et, jusqu'à un certain point, le Center for Contemporary Photography (Minisis) et les Harvard Art Museums (TMS) –, de plus en plus de musées se trouvent confrontés à une situation où il leur faut un système qui soit en mesure d'organiser et de gérer la multitude d'images numériques, souvent décentralisées, non contrôlées et en double, qu'ils ont eux-mêmes créées, souvent dans des formats différents et sans avoir dresser un catalogue normalisé (voir plus haut l'exemple du Museum of Modern Art et du Metropolitan Museum of Art, à New York). Plutôt que de commencer par un examen majeur des pratiques en vigueur, d'autres établissements, dont le Musée des beaux-arts de l'Ontario et la National Gallery of Art, ont tiré profit de la capacité de gestion des biens numériques d'Extensis Portfolio pour commencer par une implantation modeste et abordable, et de poursuivre au fur et à mesure de l'évolution des besoins et des fonctions du musée.

Hormis le catalogue, qu'utilisent les musées pour assurer un suivi actif de l'octroi de licences ? Boston a recours à son système de gestion des collections centralisé, Artemis (avec TMS comme élément de base), qui dispose d'un module capable d'assurer le suivi des activités d'octroi de licences et d'imprimer des contrats. Le Musée des beaux-arts du Canada, qui à priori consigne toutes les demandes de licence dans Excel, enregistre les contrats remplis dans MIMSY, notamment les renseignements sur les clients, les droits payés et l'utilisation de l'image. Le Center for Contemporary Photography avait prévu d'élaborer un module de droits et de reproductions avec Minisis, le créateur de son système de gestion des collections, qui aurait été intégré à QuickBooks Pro, son système de comptabilité, pour produire des cartels, des factures et des lettres d'autorisation. Comme nous l'avons mentionné précédemment, cette intégration n'a pas fonctionné, et aujourd'hui Minisis sert de système d'information sur les collections et Quickbooks est utilisé séparément pour assurer le suivi et la facturation des demandes d'octroi de licences et de reproduction, bien qu'une future intégration soit toujours envisagée. L'un des projets les plus ambitieux et les mieux planifiés mis en œuvre actuellement est NGA Images, de la National Art Gallery, un catalogue d'images Web qui sera intégré aux autres systèmes de la NGA, et qui comprend des fonctions de commerce électronique et d'octroi de licences d'œuvres protégées par des droits d'auteur qui permettront de traiter les demandes d'images reçues et de produire des contrats de licences pour des images à l'aide d'un logiciel commercial élaboré par la société britannique Capture.

3.4.2.5. Envisager l'externalisation

Pour un répertoire d'images pour lesquelles toutes les autorisations ont été obtenues, l'externalisation à des agences d'images commerciales élimine une grande partie du fardeau administratif associé à l'octroi de licences et permet de joindre des marchés très différents de ceux auxquels le milieu artistique est habitué. Les principaux concédants du domaine des arts sont Art Resource, Scala et Bridgeman. Parmi les autres, mentionnons DNP, Lebrecht, Culture Images et Scholars Resource. Certains musées font même affaire avec Corbis et d'autres sociétés en vue. Toutes ces sociétés étiquettent ces images à l'aide de mots-clés afin qu'elles soient faciles à repérer pour les clients de différents marchés.Note en bas de page 51 L'objectif des agences consiste à trouver la bonne image en vue de répondre à un besoin particulier, et elles seront en général beaucoup plus efficaces que les musées à cet égard. Cette situation est d'autant plus vraie pour les petits musées, qui seront habituellement moins visibles dans l'écosystème plus général de l'image. Comme l'a affirmé un participant : « Si vous voulez un Jackson Pollock, vous irez chercher le leader en la matière – et c'est ce que nous faisons. »

Donc, surtout pour les établissements relativement méconnus, conclure une entente avec une agence d'octroi de licences peut aider à simplifier le processus, surtout s'il existe un répertoire d'images qui sont plus souvent demandées. Cependant, la collaboration avec une agence nécessite tout de même du personnel et la préparation d'un catalogue d'images et de métadonnées conformes aux normes en vigueur.

3.4.2.6. Créer un panier d'achat virtuel, tout en tenant compte des limites de l'automatisation

Les demandes de reproduction ou pour d'autres utilisations d'une image à des fins personnelles, savantes ou commerciales vont habituellement de la simple demande d'une des images les plus populaires offertes par un musée (voir le « Top 10 » du Musée des beaux-arts du Canada, par exemple) à des fins de reproduction dans un livre, jusqu'à la demande d'un chercheur qui souhaite obtenir une image d'un objet qui ne figure sur aucune photo et qui est rarement montré, en passant par une demande provenant d'un réalisateur de films qui souhaite obtenir une image d'un article endommagé et très fragile. Comme a bien su le formuler Julie Zeftel, bibliothécaire du Metropolitan Museum, ces dernières demandes exigent une attention individuelle et requièrent souvent de collaborer avec l'auteur de la demande, les conservateurs, les restaurateurs et d'autres intervenants de nombreux services. Par contre, le flot de demandes pour une toile populaire peut facilement être automatisé ou externalisé. Comme il a été mentionné précédemment, certains musées adoptent une approche plus automatisée en ce qui concerne l'octroi de licences commerciales, comprenant des opérations commerciales sur le Web et dotées de paniers d'achat virtuels. Les établissements se tournent de plus en plus vers cette solution, à l'aide de logiciels de commerce électronique conviviaux. Toutefois, Erik Landsberg, chef de l'imagerie des collections au Museum of Modern Art, émet des réserves à l'égard de cette façon de procéder : « La plupart des musées doivent tout de même examiner attentivement les questions de droit d'auteur et les politiques de contrôle des images applicables à leur établissement avant d'implanter un système de panier d'achat virtuel ou de commerce électronique pour les images des objets de leurs collections. Donc, bien que cette procédure soit désormais réalisable sur le plan technique, ce ne sont pas tous les établissements qui pourront l'appliquer à leur programme de diffusion d'images. »Note en bas de page 52

3.4.2.7. Utiliser des métadonnées intégrées pour faciliter l'automatisation

Une des formes prometteuses d'automatisation de l'octroi de licences est l'ensemble de normes sur les métadonnées de la PLUS Coalition en vue d'intégrer des données critiques et spécifiques, ainsi que des données sur les droits et l'octroi de licences dans l'en-tête des fichiers d'images. Cette intégration peut être effectuée au moment de la numérisation des images, au moyen de systèmes de gestion des biens numériques ou d'autres bases de données d'images. Bien que les métadonnées elles-mêmes puissent être intégrées, il sera éventuellement possible d'intégrer des identificateurs uniques permanents (PLUS-ID) qui seront automatiquement reliés à un registre conservant à distance les métadonnées sur les droits, lesquelles peuvent être mises à jour par le détenteur de droits ou le concédant. L'adoption de cette méthode exigerait l'élaboration de conditions d'octroi de licences assez standard pour chaque élément. Or, une fois cette étape franchie, la capacité de transmettre l'information sur les droits d'auteur, et tout autre renseignement pertinent sur l'octroi d'une licence, en même temps qu'une image semble extrêmement prometteuse, et nous recommandons aux établissements de suivre attentivement les progrès réalisés par le Cultural Heritage Working Group de PLUS, mis sur pied en 2009.

3.5. Gestion des risques et protection des droits

3.5.1. Introduction à la gestion des risques

Il y aura toujours un certain niveau de risque associé à l'utilisation d'une œuvre protégée par le droit d'auteur, puisque le détenteur du droit peut intenter une action en justice contre le musée pour avoir violé son droit d'auteur ou demander que son œuvre soit retirée de l'exposition dont elle fait partie. Le niveau de risque augmente quand un musée n'est pas en mesure d'identifier le détenteur du droit d'une œuvre, de communiquer avec lui ou d'obtenir une réponse de sa part, et qu'il utilise l'œuvre en question sans licence ou autorisation particulière. Ce risque entre également en jeu si les responsables du musée estiment qu'ils peuvent utiliser des œuvres de façon équitable en vertu des concepts d'utilisation équitable (Canada) et de « Fair Use » (États-Unis).

Ces concepts, ou ces doctrines, font allusion aux limites des droits exclusifs accordés aux détenteurs de droits d'auteur dans de nombreux pays de common law anglophones. L'utilisation équitable renvoie à un ensemble de défenses possibles contre une action en justice pour violation (même si elle a également été reconnue comme un droit de l'utilisateur). Les dispositions sur l'utilisation équitable dans la Loi sur le droit d'auteur du Canada permettent aux personnes d'utiliser des œuvres protégées par le droit d'auteur sous certaines conditions touchant la recherche, l'étude privée, la critique, le compte rendu ou la communication des nouvelles.Note en bas de page 53 En règle générale, l'utilisation équitable n'est pas un concept aussi permissif ou souple que le « Fair Use », lequel permet une utilisation limitée des œuvres protégées par le droit d'auteur sans autorisation aux fins de commentaire, de critique, de communication de nouvelles, de recherche, d'enseignement ou d'obtention d'une bourse d'études. Quatre facteurs sont utilisés pour déterminer si une utilisation est équitable ou non, soit le but et le type de l'utilisation, notamment à savoir si elle est commerciale ou à des fins éducatives sans but lucratif; la nature de l'œuvre protégée par le droit d'auteur; la proportion et l'importance de la partie utilisée par rapport à l'œuvre protégée par le droit d'auteur dans son ensemble; et l'incidence de l'utilisation sur le marché potentiel pour l'œuvre protégée par le droit d'auteur ou sur la valeur potentielle de celle-ci.

3.5.2. Gestion des risques : Pratique actuelle

Un quart des répondants canadiens qui ont participé au sondage ont mentionné que des projets sont bloqués en raison des inquiétudes que soulève la propriété intellectuelle dans l'environnement en ligne sur le plan de la sécurité et de l'intégrité. La moitié (huit) des répondants a déclaré que leur institution redoutait « quelque peu » les risques en ce qui a trait à l'offre de contenu en ligne, que ce soit par crainte d'une appropriation illicite des œuvres ou d'une ambigüité entourant les droits de propriété des œuvres. L'autre moitié a répondu que leur établissement était très (3), peu (3) ou aucunement (2) craintif à l'égard des risques.

Une des institutions très craintive à l'égard des risques est « certainement en voie d'intensifier ses procédures en matière de droits d'auteur pour les œuvres qui seront utilisées en ligne », et « effectue toujours un suivi des rapports signalant que ses œuvres sont utilisées sans autorisation dans les sites Web de tiers ».

Parmi les établissements qui redoutent « quelque peu » les risques, un a mentionné qu'il y a « un équilibre entre les préoccupations liées aux risques et l'objectif qui consiste à accroître l'accès aux œuvres des collections aux fins de la recherche en donnant un accès en ligne », et un autre « entreprend d'obtenir des autorisations pour l'ensemble des œuvres utilisées en ligne et affiche actuellement des images dans un très petit format (250 pixels) pour promouvoir ses expositions (la base de données sur les collections n'est pas en ligne) ». Un troisième établissement a toutefois déclaré : « Nous ne publions pas d'images en ligne qui ne nous appartiennent pas ou qui ne sont pas du domaine public. »

Une des trois institutions qui redoutaient peu les risques a répondu qu'elle avait eu peu de problèmes : « Nous nous assurons d'avoir le droit d'utiliser l'œuvre et nous examinons attentivement la requête d'utilisation avant d'accorder une autorisation. » Cependant, elle utilise encore seulement des versions à basse résolution (et des vignettes) des images pour le Web et les étiquette comme étant protégées par le droit d'auteur : « Cela fait valoir notre droit d'auteur sur les images et notre droit de propriété », et les utilisateurs potentiels qui veulent des versions à haute résolution « sont informés qu'ils doivent communiquer avec nous pour les obtenir ». Parmi les deux institutions qui ont mentionné ne redouter « aucunement » les risques, une se demandait si elle était « suffisamment consciente des risques ».

La plupart des musées américains ayant répondu au sondage avaient pour objectif de mettre en place l'infrastructure technologique nécessaire pour afficher le catalogue de leur collection en ligne. L'objectif, qui consistait auparavant à représenter les collections avec quelques œuvres clés, a définitivement changé et consiste maintenant à montrer le plus d'œuvres possible en ligne. Le commerce électronique semble être une composante de cet effort visant à présenter la collection en ligne, mais il est considéré davantage comme une façon nécessaire de faire des affaires – une retombée ou une prochaine étape nécessaire – plutôt qu'une question en soi. Les musées sont de plus en plus conscients qu'il n'y a aucun bénéfice exceptionnel à réaliser en commercialisant des images de leur collection, mais que le revenu découlant du travail lié à la photographie, à la numérisation, au catalogage et à la préparation des œuvres aux fins de présentation en ligne peut être mis à profit au moyen du commerce électronique afin de produire un revenu utile.

Le degré de tolérance aux risques des musées interrogés peut être mesuré au moyen du mécanisme intégré par défaut dans leurs types de droits. Si le Brooklyn Museum ne reçoit pas l'autorisation d'afficher des œuvres toujours protégées par le droit d'auteur, ou si on lui demande de payer des frais élevés pour le faire, il continuera d'afficher une vignette de l'œuvre puisque cela respecte selon lui le concept du « Fair Use ».Note en bas de page 54 Si le détenteur du droit ne peut être retracé, l'œuvre en question fera l'objet d'un processus de recherche, de documentation et d'approbation plus rigoureux avant d'être déclarée « œuvre orpheline », et c'est seulement à ce moment-là que le Brooklyn Museum affichera une grande image de l'œuvre. Toutefois, les détenteurs de droits de toutes les œuvres initialement désignées jusqu'ici par les stagiaires comme étant orphelines ont pu être identifiés au cours du processus de suivi.

Au MFA de Boston, deux types de droits sur des œuvres peuvent être affichés en ligne, soit « Rights Holder Not Found » (c.-à-d. après une recherche approfondie, aucun détenteur de droit n'a été trouvé) et « Rights Unknown (need additional data) » (c.-à-d. puisque l'information actuelle ne permet pas de déterminer le statut du droit d'auteur, l'œuvre peut être montrée en ligne, à moins que des renseignements ultérieurs n'indiquent le contraire).

3.5.3. Gestion des risques : Recommandations

David Sturtevant, a fait remarquer que dans le passé, les Harvard Art Museums ne permettaient l'affichage d'aucune image dont le statut de droit d'auteur n'avait pas été examiné – c'est-à-dire les objets dont on ne peut affirmer avec certitude l'appartenance au domaine public, mais dont le statut de droit d'auteur exact n'a pas fait l'objet d'une recherche approfondie. Aujourd'hui, M. Sturtevant utilise l'analyse des risques et les principes de la gestion des risques pour évaluer le bien-fondé d'afficher de telles œuvres. À titre d'exemple, lorsqu'ils ont une œuvre dont le détenteur du droit ne peut être localisé, les Harvard Art Museums prennent une décision, en évaluant la valeur et l'utilisation de l'image par rapport aux résultats possibles (tels que décrits ci-dessous par Lesley Ellen Harris). Si une image est essentielle au contenu d'une exposition ou d'une publication (en ligne ou non), ou si le délai pour une publication ou une exposition n'est pas suffisant pour obtenir toutes les autorisations requises, mais que l'utilisation ne risque pas de contrevenir au concept de « Fair Use », l'image sera utilisée et la recherche se poursuivra.

Dans le même ordre d'idées, le Musée des beaux-arts du Canada, qui effectue des recherches rigoureuses sur les droits liés à toute image destinée à être publiée sur papier ou en ligne, crée toujours un dossier documentant son processus de diligence raisonnable. Si après des recherches approfondies, l'identité du détenteur du droit ne peut être déterminée, une évaluation des risques est effectuée pour décider si l'image sera affichée ou non.

À l'instar du Brooklyn Museum, les Harvard Art Museums estiment que l'affichage de vignettes constitue une utilisation équitable (ce qui n'entrerait malheureusement pas dans les exceptions permises au Canada et dans d'autres pays) et une activité aujourd'hui essentielle pour tout établissement de recherche.

Une partie de la stratégie de gestion des risques consiste, pour une institution, à évaluer son propre niveau d'aversion aux risques tout en conciliant sa crainte d'être poursuivie en justice et les intérêts du plus vaste public possible. Dans son article de 2003 intitulé « Developing A Copyright Risk Management Plan », Lesley Ellen Harris donne un aperçu d'une liste de sept facteurs pouvant être utilisés pour mesurer le niveau de risque susceptible d'être associé à un dossier en particulier.Note en bas de page 55 Plus le musée a de la difficulté à répondre aux questions liées à chacun de ces facteurs, plus il est risqué d'utiliser les œuvres sans autorisation :

  1. L'origine des œuvres. L'auteur est-il bien connu ? Ceci pourrait être plus risqué. L'auteur ou le détenteur du droit d'auteur a-t-il la réputation de surveiller de façon rigoureuse l'utilisation de ses œuvres ? Le détenteur du droit d'auteur est-il susceptible d'intenter une action en justice ou de négocier une redevance de droit d'auteur ? Le détenteur du droit d'auteur est-il susceptible de se rendre jusqu'au procès s'il intente une action en justice ?
  2. Qui aura accès aux œuvres ? Si elles sont reproduites en ligne, elles sont alors accessibles à un nombre très élevé de personnes partout dans le monde.
  3. Analysez votre budget pour les paiements de redevances après coup, les ententes hors cour, les droits judiciaires et les avis juridiques en cas de violation.
  4. Quelles sont les conséquences « politiques » d'utiliser les œuvres sans autorisation ? Une mauvaise presse signifierait-elle une baisse du financement public ? Quel serait le message au public quant au respect de la loi sur le droit d'auteur ? Cela nuirait-il à votre organisation autrement que sur le plan monétaire ?
  5. Avez-vous une protection d'assurance pour manquement au droit d'auteur ? Cette utilisation serait-elle couverte ? Comment cela affecterait-il votre protection et vos primes ?
  6. Quels sont les coûts « émotionnels » d'une réclamation contre vous pour manquement au droit d'auteur ? Comment cela affecterait-il vos employés et votre organe directeur ?
  7. Pondérez le temps et l'inconvénient de composer avec une réclamation pour violation et les avantages d'utiliser des œuvres autorisées.

En fin de compte, beaucoup de choses dépendront de la culture de l'institution. Quelles sont ses priorités ? Comment pondère-t-elle les problèmes potentiels par rapport à sa mission, à ses valeurs fondamentales et à l'ensemble global des politiques qu'elle applique relativement à ses collections et à son public ?

Un important fait nouveau ayant caractérisé la dernière décennie est la séparation des nombreux droits faisant partie du droit d'auteur (point sur lequel Creative Commons a mis l'accent), en plus de la sensibilisation croissante au fait que ce pourrait être une bonne chose pour les institutions publiques d'être de plus en plus transparentes en ce qui a trait au profil de droits d'auteur des œuvres dont ils ont la responsabilité. L'époque des déclarations générales à savoir que « tous les droits sont réservés » tire à sa fin, puisque les musées reconnaissent qu'ils ont une responsabilité envers leur public (et envers les détenteurs de droits d'auteur) qui consiste à consacrer certains efforts à la recherche sur les droits et à divulguer les résultats de celle-ci. Essentiellement, le but consiste à clarifier les risques en s'engageant à mieux connaître le statut de droit d'auteur d'une image et à communiquer les résultats à la collectivité.

3.5.4. Protection des droits : Pratique actuelle

Un tiers (six) des musées canadiens ayant répondu au sondage ont indiqué qu'ils utilisaient une forme de filigrane numérique pour protéger leurs images. Toutefois, deux de ces musées intégraient en fait des métadonnées dans l'en-tête du fichier image afin de gérer l'image et non pas de la protéger; ils procédaient ainsi plutôt que d'ajouter un filigrane à l'image elle-même.

Un des musées ajoute un filigrane numérique aux « images à haute résolution présentées en ligne aux fins d'études [afin qu'elles] ne puissent être téléchargées », et un autre musée, le Nova Scotia Museum, appose un filigrane visible seulement sur les images à basse résolution du site « Images Nova Scotia » (voir figure 15).

Toutefois, un autre musée était plutôt catégorique quant au fait de ne pas publier d'images du tout : « Nous ne publions pas d'images pour le grand public. En raison de restrictions relatives au droit d'auteur, notre base de données n'est pas disponible en ligne. Lorsque nous publions des images, nous les transmettons habituellement directement à un éditeur, interne ou externe, une fois que nous avons obtenu l'autorisation de l'artiste ou de sa succession. »

Exemple d'une image avec le filigrane visible du Nova Scotia Museum
Figure 15. Exemple de filigrane visible du Nova Scotia Museum créé par Images Nova Scotia. Boatbuilding Shop - framed boat before planking.
Sherbrooke Village Museum. Photographe inconnu, 1973. Reproduit avec permission, Nova Scotia Museum.

Cinq des six musées utilisant les filigranes sont « assez satisfaits » et un autre n'est « ni satisfait, ni insatisfait » du processus. Le Nova Scotia Museum a indiqué que l'« emplacement des filigranes est devenu un problème – ils ont été ajoutés en 2002 environ – il existe probablement une meilleure technologie aujourd'hui ». Un autre musée a déclaré : « Nous utilisons des filigranes visibles à des fins d'identification. Ils aident à assurer un suivi de façon passive. Nous ne sommes pas liés à Digimarc, mais nous y avons pensé. » Un autre musée a indiqué que « ce n'est pas une question d'absence ou d'inefficacité de la technologie, mais plutôt que les gens de nos institutions n'en savent pas encore suffisamment sur les divers moyens de protéger les œuvres » (et ce commentaire provient d'une institution importante). Il existe donc un intérêt manifeste pour ces questions et un désir d'en savoir plus.

Parmi les musées américains interrogés, le Center for Contemporary Photography, le Whitney Museum of American Art et la Phillips Collection utilisent le filigrane numérique (les deux derniers employant Digimarc).

Le Center for Creative Photography (CCP) a récemment entrepris le processus d'apposition de filigranes numériques visibles sur les images qu'il présente (bien que leur taille ne soit que de 650 pixels). Le filigrane, conjugué à la désactivation de la fonction « copier » en cliquant sur le bouton droit de la souris, est une mesure de sécurité supplémentaire, et le centre a découvert que cette mesure rassure à la fois les clients et les personnes qui ont prêté l'œuvre. Le Ansel Adams Publishing Trust, par exemple, est plus à l'aise lorsqu'il sait que les œuvres qui se trouvent en ligne contiennent un filigrane numérique et qu'elles sont protégées par une mesure de sécurité désactivant la fonction « copier » à l'aide du bouton droit de la souris. Enfin, la mesure de sécurité optimale consiste à limiter la taille des images. Dans l'interface du CCP, l'utilisateur doit aussi s'inscrire pour pouvoir visionner les images dans un format plus gros que les vignettes.

Jusqu'à maintenant, le CCP n'est au courant d'aucune appropriation illicite d'images présentées sur son site Web, cependant le personnel sait que d'autres images, dont les droits sont détenus par le CCP, ont été utilisées de façon illicite à partir d'autres sources. Le Centre fait ce qu'il peut pour lutter contre ces infractions, s'attaquant d'abord aux utilisations commerciales les plus flagrantes ou à celles qui sont les plus évidentes. Le personnel est bien conscient qu'il est difficile de donner accès aux œuvres protégées par des droits d'auteur et de protéger ces œuvres contre les utilisations illicites. Finalement, Denise Gosé, la responsable de la gestion des ressources en imagerie et des droits d'auteur, a déclaré que le Centre fera davantage preuve d'initiative et offrira certaines images à télécharger, en commençant par des œuvres faisant partie du domaine public.

Le Whitney Museum of American Art a utilisé Digimarc pour la première fois en 1999, lors de la création d'un important site Web pour accompagner son immense exposition intitulée The American Century: 1900-2000 Art & Culture. Le site Web était hébergé par Intel et présentait plusieurs milliers d'images, des frises chronologiques et des extraits de films et de musique. Les artistes et les détenteurs de droits ont été pleinement rassurés lorsque le musée Whitney a annoncé que toutes les œuvres contiendraient un filigrane numérique et seraient protégées par Digimarc. Aucune violation du droit d'auteur ou appropriation illicite n'a été constatée pendant la période où le site était en service (soit de 1998 à 2001). Malheureusement, les coûts des licences étaient très élevés et le site Web a été fermé en 2001.

Le musée Whitney utilise de nouveau Digimarc dans le cadre de la relance de son site Web (http://whitney.org) en 2009, qui présente une collection d'environ 500 grandes (800 × 800 pixels) images d'œuvres d'art et qui, selon les prévisions, devrait présenter de 200 à 500 nouvelles images par année.Note en bas de page 56 En plus du site lui-même, des images et d'autres contenus seront offerts sur des sites de réseautage social (www.twitter.com/whitneymuseum; www.flickr.com/groups/whitneymuseum; www.youtube.com/user/WhitneyFocus; et www.facebook.com/whitneymuseum). Encore une fois, les artistes, leur succession et les associations d'artistes devaient être rassurés quant au fait que leurs images seraient protégées.

Le musée The Phillips Collection a commencé à apposer des filigranes numériques en 2004, à l'aide de Digimarc. La majorité des œuvres du musée sont toujours protégées par des droits d'auteurs, et, lorsque l'institution a commencé à procéder à une numérisation à grande échelle de la collection, le personnel a exploré diverses méthodes de protection des droits d'auteur, tout en soutenant fermement l'utilisation équitable.Note en bas de page 57 Le personnel était parfaitement conscient que le musée est un établissement à vocation éducative et n'œuvre pas dans le domaine de l'application des droits. Bien qu'il eût été en mesure de rassembler les documents nécessaires pour se défendre contre toute accusation de violation des droits d'auteur, il avait besoin d'un mécanisme permettant de garantir aux autres titulaires de droits (surtout les organisations de défense de droits d'auteur préoccupées par la publication d'œuvres en ligne) que les œuvres seraient activement protégées sur Internet.

Digimarc remplissait les exigences. Il était relativement abordable, mentionne Darci Vanderhoff, dirigeant principal de l'information, et The Phillips Collection l'utilise depuis 2004 en tant que partie intégrante de son processus de numérisation. Aujourd'hui (en 2010), The Phillips Collection est à mi-chemin de son processus de numérisation et de publication en ligne de sa collection comptant environ 3 000 œuvres (voir www.phillipscollection.org/research/american_art/collection/collection-artist_ab.htm). Parmi les diverses images tirées des œuvres d'art, seules celles en format JPEG destinées au Web portent le filigrane numérique invisible de Digimarc. Jusqu'à maintenant, on n'a signalé aucune appropriation illicite d'œuvres présentées sur le site Web du musée The Phillips Collection.

Le Centre Canadien d'Architecture (CCA), redécouvrant l'importance de son site Web en tant qu'outil de recherche, a exprimé un grand intérêt de publier davantage de collections de recherche en ligne et de créer une fonction permettant de zoomer et d'examiner les œuvres de plus près. Le Centre est également séduit par la nouvelle tendance des institutions comme le Victoria and Albert Museum qui encourage de façon délibérée la réutilisation des œuvres présentées sur le site, à condition de ne violer aucun droit d'auteur.Note en bas de page 58 Les inquiétudes à propos des risques sont contrebalancées par l'objectif d'augmenter l'accès aux œuvres de la collection à des fins de recherche. Bon nombre des images du site Web du CCA sont d'une bonne qualité et d'une bonne taille à l'écran, mais n'ont pas une résolution suffisante pour qu'il soit intéressant de les télécharger à des fins de réutilisation. Bien que le CCAait déjà eu recours aux filigranes numériques, il ne les utilise pas actuellement sur son site Web. Jusqu'à présent, le Centre n'a eu aucun problème de piratage connu, et le personnel a conclu qu'il est difficile d'effectuer le suivi des œuvres ayant fait l'objet d'une appropriation illicite et que cela ne vaut pas la peine que l'on y consacre du temps et des ressources. Toutefois, le personnel croit fermement que la mise en place d'un forum ou l'accès à une plus grande expertise pourrait l'aider à réfléchir à certains des enjeux concernant la protection des droits – ce qui est une autre raison de créer un poste dont le titulaire aurait des connaissances spécialisées en matière de droits d'auteur.

Au Musée des beaux-arts du Canada, bien que des discussions aient eu lieu concernant l'utilisation de filigranes numériques pour protéger les œuvres, aucune mesure n'a été prise. Le Museum of Fine Arts de Boston apposait auparavant un filigrane numérique sur ses images, mais, aux dires de Mme Debra LaKind, il n'en voit plus la nécessité. La National Gallery of Art a participé à la mise à l'essai des produits de Digimarc il y a quelques années, mais elle n'utilise pas elle-même les filigranes numériques. En l'absence d'une évaluation officielle, le musée a décidé que le processus des filigranes numériques ne constitue pas la meilleure utilisation de ses ressources, et que ce processus ainsi que le suivi des images ne correspondent pas à une bonne politique publique et ne génèreront pas de rendement du capital investi.

Selon David Sturtevant, des Harvard Art Museums, de nombreuses institutions souhaiteraient apposer des filigranes à leurs images, mais elles ne disposent pas des ressources ou de l'expertise nécessaire – une opinion qui provient des réponses au sondage mené auprès des musées canadiens. De nombreuses institutions ayant utilisé des filigranes numériques ont perdu l'intérêt ou n'ont plus les ressources nécessaires pour assurer le contrôle. M. Sturtevant a indiqué que bien que le processus d'ajout d'un filigrane ne soit pas compliqué, qu'il soit facile à maintenir une fois qu'il est intégré dans un déroulement des opérations et que certaines institutions l'utilisent peut-être encore, « le contrôle s'est affaibli ».

L'archiviste des biens numériques du Missouri History Museum, quant à elle, se dit très intéressée par la nouvelle capacité du LicenseStream ContentTracker d'ImageSpan. Le musée participe avec enthousiasme à Flickr, qui contient plus de 1 000 images provenant de ses collections ou qui ont été affichées par ses visiteurs (www.flickr.com/photos/mohistory/), et à Facebook (www.facebook.com/missourihistorymuseum). Toutefois, il se méfie de l'utilisation non autorisée des images du musée (pour la publicité politique, par exemple). Le musée est convaincu qu'à l'avenir, la fonction de suivi de contenu d'ImageSpan et de Digimarc aidera à détecter les utilisations illicites, et le personnel apprécie le fait de pouvoir envoyer divers avis (exemple, « Merci d'utiliser notre image dans votre blogue, veuillez indiquer qu'elle provient du MHM » ou un avis demandant de retirer l'image accompagné de documents juridiques dans le cas d'une utilisation politique ou commerciale non autorisée.Note en bas de page 59 Le contrôle n'est pas un processus actif; il consiste plutôt à décider de la façon de réagir à des signalements automatiques.

3.5.5. Protection des droits : Recommandations

Plutôt qu'une fonction ajoutée à la fin du déroulement des opérations, la protection des droits devrait être présente à la fois en tant que concept et en tant qu'activité à l'étape de la planification des travaux liés à l'imagerie. Après tout, afin d'appliquer les droits et de protéger les documents protégés par droits d'auteur, il doit être clair que toute institution doit faire la recherche nécessaire pour découvrir les droits qu'elle détient, ou qu'elle a reçus, à la fois pour l'objet et pour les images ou autres objets numériques dérivés de l'original.

L'une des leçons qu'enseigne Renato Iannella (voir la section 2.4.1, Déroulement des opérations en matière de gestion des droits, ci-dessus) est que la gestion numérique des droits (qui, sous l'appellation anglaise DRM, signifie maintenant la protection globale du contenu numérique) est un processus plus long que la protection par chiffrement ou la protection par enveloppe rigide dont nous avons beaucoup entendu parler.Note en bas de page 60 Lorsque la gestion numérique des droits est comprise et appliquée en tant que processus responsable englobant la recherche sur les droits, une documentation et une gestion minutieuses, et l'adoption de bonnes pratiques en matière d'octroi de licences, elle peut souvent mener à une protection adéquate de la propriété intellectuelle protégée par le droit d'auteur.

De bonnes pratiques de numérisation, de documentation et de catalogage des collections doivent englober la recherche, la documentation et la communication (interne et publique) de l'historique des droits relatifs à chaque objet et aux images dérivées de cet objet. La nouvelle tendance, illustrée par les activités récentes (2010) du Brooklyn Museum, qui communique de façon très explicite les renseignements sur ses catalogues et ses droits, ajoute des licences de Creative Commons à certaines œuvres, encourage les visiteurs à prendre des photos et à les afficher, et utilise des interfaces de programmation (IPA) pour intégrer les images du musée dans des applications sur ordinateur, est le genre de transparence complexe à propos des droits que nous devrions encourager.

L'une des tendances notables est que bien que les musées encouragent une utilisation personnelle plus active de leurs images, ils confient la tâche de l'octroi des licences commerciales à des agences professionnelles qui rassemblent des millions d'images et qui pénètrent des marchés commerciaux auxquels un musée d'art n'a pas accès. Certains des plus grands établissements reconnus internationalement, comme la Tate Gallery, le Victoria and Albert Museum et le British Museum, ont mis sur pied leurs propres agences de licences commerciales, en tant qu'entité distincte. Toutes ces institutions utilisent le filigrane numérique et le chiffrement pour protéger leurs images sur le marché commercial. Toutefois, l'arrivée du système PLUS, dans lequel il est possible d'entrer et d'enregistrer les détails concernant l'octroi de licences en utilisant des termes et des formats normalisés et de les ajouter à l'en-tête des fichiers image, annonce un style d'application des droits et des ententes axé sur la gestion plutôt que sur le contrôle.

Ce débat se poursuivra, avec, d'un côté, ceux qui sont convaincus que l'utilisation de filigranes numériques sur des images représentant des œuvres d'art « transmet le mauvais message », et, de l'autre côté, ceux qui croient que les filigranes invisibles apposés sur les images d'œuvres protégées par des droits d'auteur offrent aux titulaires de droits et aux prêteurs un degré d'assurance et de tranquillité d'esprit qui peut faire en sorte que la présentation à plus grande échelle d'œuvres en haute résolution se produise plus souvent.

3.6. Conclusion

3.6.1. Aperçu

Le présent guide préconise l'idée qu'il faut traiter la gestion numérique des droits comme un processus inclusif touchant l'ensemble des systèmes. Nous maintenons que la gestion numérique des droits ne concerne pas simplement la protection des droits, mais aussi la découverte de connaissance, l'évaluation, la documentation et la monétisation des droits sur les images. Elle concerne également l'utilisation responsable de ces droits afin de mettre en valeur et de diffuser davantage le patrimoine culturel mondial.

Le guide indique comment les solutions technologiques peuvent aider à normaliser, à simplifier et à automatiser le processus de la gestion des droits d'un musée – des droits à l'interne aux demandes provenant de l'extérieur – idéalement conçu en fonction de la mission d'un musée, de ses politiques et de ses expositions, des présentations en ligne, des publications, de l'octroi des licences et des stratégies globales de développement institutionnel.

Les principales observations découlant de la présente étude sont les suivantes :

  • La technologie peut faciliter l'automatisation et la simplification;
  • La technologie peut mener à l'engorgement;
  • Une bonne conception dépend d'une bonne analyse;
  • La mentalité de contrôle fait place au partage;
  • La transparence des droits d'auteur et l'éducation devraient être les objectifs visés.

3.6.2. La technologie peut faciliter l'automatisation et la simplification

Même si les documents papier sont toujours la méthode par défaut utilisée par de nombreuses institutions, l'informatisation continue de promettre non seulement de rendre les choses plus rapides et plus efficaces, mais aussi de transformer les tâches : en permettant la centralisation et la découverte instantanée de renseignements ainsi que l'automatisation des tâches simples et souvent répétées. Les alertes automatisées, par exemple, lorsque la licence autorisant l'affichage d'une œuvre prend fin ou lorsque l'œuvre passe au domaine public, peuvent être très utiles. L'automatisation de l'octroi de licences en ligne pour des utilisations simples, à des fins éducatives ou éditoriales, est adoptée par un certain nombre d'agences et de musées, qui utilisent des fonctions de paniers d'achat. Le système PLUS, qui offre un moyen d'incorporer des renseignements détaillés relatifs aux droits et aux licences dans l'en-tête des images (ou par des adresses Web persistantes) conformément aux normes internationales intersectorielles, pourrait simplifier de façon radicale la découverte de connaissance liée aux droits et les activités entourant l'octroi de licences.

3.6.3. La technologie peut mener à l'engorgement

Bien qu'un objectif intermédiaire raisonnable devrait être, à tout le moins, la capacité de centraliser des renseignements de qualité et uniformes au sujet des droits sur les objets et les images qui peuvent être accessibles dans une institution (les conditions préalables à l'automatisation), trop souvent, les systèmes prolifèrent, l'information est créée en double et l'intégration est mise de côté. En effet, le commentaire formulé en 1991 par Robert BaronNote en bas de page 61, cité précédemment, à propos du manque d'intégration de l'information, est une plainte que l'on entend encore souvent aujourd'hui.

3.6.4. Une bonne conception dépend d'une bonne analyse

L'une des réponses au problème d'une mauvaise intégration se trouve dans l'analyse rigoureuse du processus de gestion des droits actuel, mis en contexte dans une analyse plus vaste des valeurs, des besoins, des ambitions et des capacités d'un établissement. Conformément à sa mission, quel est objectif d'un musée et de quoi a-t-il besoin pour atteindre cet objectif ? Un modèle d'une telle analyse est présenté dans le document de Chun-Jenkins, intitulé « Why Digital Asset Management? A Case Study », qui souligne non seulement les étapes répétitives de la planification de la mise en œuvre d'un système de gestion des biens numériques au Metropolitan Museum, mais aussi la réévaluation des objectifs et des ambitions au cours du processus.Note en bas de page 62

Tout au long du présent guide, j'ai insisté sur l'importance de garder le processus des droits et de la reproduction au premier plan. De façon générale, je trouve que la meilleure illustration est celle de Iannella et Higgs (Figure 1) qui montre la progression de la découverte de connaissance liée aux droits, en passant par la numérisation, la documentation, la gestion et le placement interne et externe, jusqu'aux ordres de travail ou à l'octroi de licences. Un certain nombre d'institutions (surtout de grande taille) adoptent la pratique recommandée qui consiste à analyser l'ensemble du système, à tenir compte des valeurs et des priorités et à développer par étapes un véritable système de gestion des collections qui incorpore la création et la gestion d'images et d'autres biens (et qui va au-delà de ce que font aujourd'hui les systèmes de gestion des collections). La façon d'aider les petits établissements à progresser à cet égard est une question importante qui ne peut être abordée dans le présent rapport, mais qui est clairement implicite tout au long de ce rapport.

3.6.5. La mentalité de contrôle fait place au partage

Une partie du contexte dans lequel ce genre d'analyse a lieu est le nouvel univers des images créé par Internet il y a 20 ans. Depuis le lancement du premier navigateur Web en 1993, les attitudes des musées à l'égard de la publication en ligne d'images de leurs collections afin que le monde entier puisse les voir, les télécharger et les réutiliser, ont considérablement évolué. Au départ, on a fait croire à des musées qu'ils pourraient tirer des avantages financiers de la commercialisation de leurs images : quelques entreprises ont même tenté de conclure des ententes exclusives de numérisation et de commercialisation des images d'un musée.

En raison de la surévaluation de l'image numérique, quelle qu'elle soit, on craignait que les images des objets ayant été conservés, protégés et entreposés de façon sécuritaire par les musées puissent faire l'objet d'une appropriation illicite de masse à partir du Web et être utilisées par autrui dans le but de réaliser des bénéfices commerciaux, aux dépens des musées.Note en bas de page 63 De plus, on avait également l'impression que même dans le cas des images d'œuvres faisant partie du domaine public, les musées qui hébergent les objets sont responsables de juger de l'utilisation « appropriée » de ces œuvres.

La mentalité de contrôle est toujours forte, comme l'a amplement illustré Kenneth Hamma, et elle est justifiée.Note en bas de page 64 D'un autre côté, à mesure que le temps passe, et que quelques musées subissent des dommages irréparables découlant de la publication d'images en haute résolution dans leurs sites Web, de nombreuses personnes croient que les institutions publiques ont un droit moral et la responsabilité (envers leur mission et leur collectivité) de distribuer librement des images en haute résolution d'objets faisant partie du domaine public (auxquels ne s'applique aucune restriction sur le plan juridique). Aux États-Unis, la disposition sur l'utilisation équitable « Fair Use » de la loi sur le droit d'auteur a été invoquée pour l'affichage d'œuvres protégées par des droits d'auteur sous forme de vignettes aux fins d'identification, et de plus en plus, les titulaires de droits (surtout les jeunes artistes) se rendent compte de la valeur de distribuer des versions de haute qualité de leurs œuvres à des fins éducatives et d'usage personnel. De plus en plus, les musées présentent des images de grande taille, de grande qualité et aux couleurs calibrées dans leurs sites Web, et analysent les détails à propos des droits.

3.6.6. La transparence des droits d'auteur et l'éducation doivent être les objectifs visés

Principalement en raison de l'expérience du Web et du fait que nous soyons inondés de produits culturels, les attentes du public à propos de ce qu'il trouvera dans le site Web d'une institution publique changent. Un simple accès n'est pas nécessairement suffisant. Comme l'a expliqué l'historien de la culture Josh Greenberg, directeur de la stratégie numérique et du savoir à la bibliothèque publique de New York, « afficher une œuvre sur un écran constitue un point de départ, mais ce n'est pas tout ce à quoi nous aspirons, les gens que nous servons souhaitent pouvoir faire quelque chose avec les œuvres que nous présentons ».Note en bas de page 65

De plus en plus, les musées encouragent activement le public à réutiliser leurs œuvres, tout en lui rappelant les contraintes légales. Plutôt que d'apposer la mention « Tous droits réservés », nous pourrions nous attendre à ce que les musées suivent l'exemple du Brooklyn Museum, qui a décidé non seulement de déterminer et de documenter de façon dynamique le statut des droits d'auteurs de toutes les œuvres de sa collection, mais aussi de présenter ces renseignements dans leur intégralité et de façon transparente au public. Le musée revendique-t-il les droits sur les objets ou les images de ces objets ? Sensibilisons le public à cette différence et à propos de ce qu'il peut et ne peut pas faire avec l'image du point de vue légal.

4. Annexes

4.1. Besoins des musées en matière de système de gestion numérique des droits

Museum Computer Network Conference

Pasadena, Californie

Document présenté par Alicia Cutler, National Museum of American History, Smithsonian Institution

Reproduit avec l'autorisation de l'auteur.

Au National Museum of American History, nous utilisons un système de renseignements sur les collections pour gérer les artefacts et les images numériques de ces artefacts. Pour certaines de nos collections, nous utilisons également d'autres types d'objets numériques : articles publiés, conceptions d'expositions, courriels, graphiques d'exposé, audio numérisée, et ainsi de suite. Il s'agit d'une pratique relativement nouvelle dans notre musée – utiliser le système de renseignements sur les collections pour entreposer de l'information au sujet des objets numériques autres que les images – mais notre but est de continuer à enrichir nos registres à mesure que nous planifions les prochaines expositions et cataloguons les nouvelles acquisitions. Malheureusement, bien que l'idée d'utiliser un seul système pour documenter les collections de façon complexe soit merveilleuse, les questions des droits et des restrictions nous ont quelque peu pris au dépourvu.

Bien que nous maîtrisions la technologie de la numérisation et de la reproduction, nous progressons lentement dans l'élaboration et la mise en œuvre d'un système informatisé qui peut être partagé dans l'ensemble du musée afin de traiter les demandes de reproduction simples et de saisir les droits associés à nos diverses collections et à nos différentes plateformes. Cette situation est en partie attribuable à la structure de la Smithsonian Institution et en partie au fait qu'il n'existe pas de solution commerciale. De plus, nous venons tout juste d'atteindre l'étape où nous pouvons commencer à analyser nos besoins relativement à ce genre de système. Je sais qu'il n'y a pas de solution universelle pour tous les musées, mais j'espère que la présente analyse aidera les développeurs de logiciels destinés aux musées à comprendre les besoins complexes de ces derniers.

En tant qu'institution publique, nous avons comme politique de ne pas restreindre l'accès à nos collections (à moins qu'il n'existe des restrictions particulières à l'accessibilité en soi) et nous offrons souvent aux chercheurs des reproductions photographiques ou numériques d'artefacts. En plus des images, des photocopies ou des copies audio ou vidéo, nous fournissons aussi aux chercheurs tous les renseignements nécessaires que nous avons consignés sur la propriété intellectuelle de l'artefact. Puisque le personnel est limité et que les demandes des chercheurs augmentent, il est évident qu'une gestion minutieuse de ces renseignements est essentielle à l'avenir de notre musée.

Bien que nos demandes d'images suivent une procédure assez standard, les renseignements sur la propriété intellectuelle sont souvent dispersés entre divers services, étant donné qu'un système qui fonctionne pour le personnel responsable de la conservation ne répond pas aux exigences du personnel responsable de la reproduction. Puisque nous ne possédons pas de système qui convient à tous les utilisateurs et qu'il n'y a pas de bureau central pour traiter les demandes de reproduction d'œuvres autres que des images (récits oraux, films, manuels d'instruction désuets) ou d'objets autres que des artefacts (enregistrements de programmes publics, matériel didactique), les renseignements sur la propriété intellectuelle fournis aux personnes qui font des recherches sur les détenteurs des droits sont rarement consignés d'une façon qui facilitent leur communication. Toutefois, puisque l'une des directives de la Smithsonian Institution est de protéger les droits de propriété intellectuelle des créateurs et des titulaires de la propriété intellectuelle, ainsi que de promouvoir la diffusion responsable des connaissances, il est dans notre intérêt de gérer nos biens (de façon analogique ou numérique) dans un système informatisé partagé qui permet de consigner suffisamment de renseignements sur la propriété intellectuelle. Ainsi, nous avons besoin d'un système central qui combine divers types de champs relatifs à la propriété intellectuelle et de champs techniques, et de multiples ententes sur les droits et l'utilisation, et qui permet de simplifier le déroulement des opérations.

Notre plus récent projet de numérisation met l'accent sur la nécessité d'un tel système de gestion. Nous numérisons actuellement une petite partie d'une collection de disques 78 tours en gomme-laque datant d'avant les années 1960. La collection d'enregistrements sonores comporte plus de 80 000 disques, et environ un tiers de ces enregistrements sont dans des formats qui ne sont plus accessibles à la plupart des gens, comme les cylindres, les disques d'Edison et les disques en gomme-laque. Ces objets sont à risque car ils sont faits de matériaux relativement fragiles. Les formats désuets et le peu d'équipement disponible pour faire jouer les enregistrements limitent également la capacité d'effectuer des recherches dans cette collection – et une collection dont les enregistrements sonores sont en grande partie épuisés n'est d'aucune utilité si l'information est inaccessible.

Pour illustrer la nécessité de ce projet, il suffit de se reporter au Survey of Reissues of U.S. Recordings, publié en août 2005 par le National Recording Preservation Board and Council on Library and Information Resources, qui a confirmé que seulement 14 p. cent des enregistrements historiques des États-Unis sont mis en circulation par les titulaires des droits d'auteur, même si environ 84 p. cent des enregistrements de 1890 à 1964 sont toujours protégés par des droits d'auteur. Bien que les pourcentages de l'enquête ne soient pas définitifs, les conclusions sont une bonne indication de la mesure dans laquelle les premiers enregistrements sonores peuvent être inaccessibles et de ce que nous pourrions perdre si nous ne prenons pas immédiatement des mesures pour préserver ces enregistrements.

Outre les enjeux liés à la conservation, au reformatage numérique et à la préservation, le principal problème d'une collection d'enregistrements sonores est que souvent le musée ne détient pas les droits des renseignements contenus dans les objets – même les récits oraux dont est responsable le personnel de la conservation de la Smithsonian Institution ne sont pas à l'abri des questions liées au droit d'auteur. Toutefois, puisque ces collections doivent être numérisées, tant aux fins de préservation que d'accessibilité, nous avons décidé d'aller de l'avant, car nous estimons que ces enregistrements sonores constituent de l'information essentielle.

Notre processus comprend la documentation de renseignements sur les éventuels titulaires de droits – qui peuvent être nombreux. Ce n'est pas une mince tâche, puisque l'industrie phonographique est connue pour être complexe, et l'information relative aux étiquettes et aux éditeurs qui n'existent plus et aux artistes qui ont quitté la scène peut être difficile à trouver ou à vérifier. Des métadonnées sont entrées dans le module de reproduction de notre système actuel de renseignements sur les collections et intégrées au fichier numérique (si le format le permet). Ce n'est pas la meilleure solution, et celle-ci ne peut être utilisée que pour les substituts numériques des artefacts physiques de nos collections, mais notre système d'information sur les collections nous permet de saisir des renseignements, quoique limités. Cependant, nous aimerions un jour élargir cette gestion des droits pour inclure les biens qui ne sont pas des artefacts. Nous aimerions également pouvoir associer la propriété intellectuelle et les droits avec tous les segments d'un enregistrement complexe qui peut comporter de multiples éléments de propriété et de droits : la musique, les paroles, l'étiquette et la conception graphique. Par exemple, un balado peut contenir des récits oraux, de la musique et du nouveau contenu. Chacun des segments du balado peut devoir être traité séparément ou tous ensemble.

Comme vous le savez tous, la question de la propriété intellectuelle ne se limite pas à nos propres artefacts et au contenu que nous produisons. Non seulement avons-nous besoin de divers niveaux de détails pour les données reproduites (images ou vidéos) et pour la propriété intellectuelle de la copie numérique et de l'artefact original, nous devons également retracer les renseignements sur les images et autres objets numériques provenant de sources externes, par exemple, les vidéos utilisées lors d'une exposition. Ces fichiers et les droits connexes doivent être gérés avec le même soin avec lequel les musées gèrent les renseignements sur les artefacts prêtés. Nous empruntons le bien de quelqu'un d'autre et nous devrions être en mesure d'effectuer le suivi des renseignements concernant ce bien et des restrictions y étant associées de la même façon dont nous le faisons pour nos biens. Malheureusement, un système de renseignements sur les collections n'est pas conçu pour effectuer cette tâche.

Alors, dans un monde idéal, j'aimerais voir un système combiné de gestion des biens et des droits qui :

  • permet l'interopérabilité entre le musée, la bibliothèque et les archives, ainsi qu'avec les systèmes de gestion de contenu;
  • incorpore la gestion du déroulement des opérations : la création des demandes et des ventes, l'octroi et le renouvellement des droits, la vérification des paiements, la livraison et l'autorisation à toutes les étapes;
  • traite de multiples droits pour plusieurs segments dans un seul enregistrement numérique ou analogique (certains axés sur les artefacts, d'autres pas, comme les balados);
  • aide à gérer les biens offerts par autrui – et comprend des rappels automatiques pour le renouvellement des droits et de l'utilisation;
  • crée et envoie l'information dans un système de gestion du contenu aux fins d'accès et de partage (bien que ce soit préférable, il n'est pas nécessaire que ce soit en ligne).

Voici d'autres éléments qui seraient importants (bon nombre existent déjà dans les systèmes de gestion des biens numériques) :

  • offrir plusieurs niveaux d'accès utilisateur (d'une consultation limitée à un accès d'administrateur);
  • avoir la capacité de saisir des données provenant du fichier numérique. Cela permettrait de gagner du temps et fonctionnerait bien si des données précises pouvaient être normalisées et appliquées à l'échelle du musée (c.-à-d. JPEG, XMP ou IPTC);
  • avoir la capacité d'indiquer facilement le type de biens : domaine public ou protégés par des droits d'auteur, et état de l'affranchissement : ententes actuelles ou ententes terminées;
  • comporter des champs extrêmement détaillés pour les données techniques décrivant les formats audio, vidéo, d'images et de documents (peut-être aussi les formats de logiciels) et comprenant des notes et des réglages de l'équipement et des logiciels.

Puisqu'un système de renseignements sur les collections agit en tant que fonction qu'il est préférable de garder séparée d'un système de gestion des biens numériques, je privilégierais l'utilisation de systèmes distincts relié par un intergiciel afin de leur permettre de fonctionner ensemble. Toutefois, un système de gestion des droits pourrait bien fonctionner en tant que composante d'un système de gestion des biens si ce système de gestion des biens était élargi pour gérer à la fois les formats numériques et analogiques. Autrement, un système de gestion des droits doit aussi rester séparé d'un système de gestion des biens numériques. Dans l'ensemble, je ne suis pas contre un système qui rassemble toutes ces fonctions, mais je crois qu'un système combiné ne répondra pas à tous les besoins et rendra plus difficile la gestion des biens n'étant pas des artefacts. Toutefois, le plus important est de comprendre que tous ces systèmes doivent être complètement interopérables, puisque aucune des fonctions d'un musée n'est séparée des autres.

4.2. Musées ayant participé au sondage sur la gestion numérique des droits

  • Anonyme
  • Aquarium de Vancouver
  • Centre Canadien d'Architecture
  • Centre des sciences de Montréal
  • Manitoba Museum
  • Musée canadien de la nature
  • Musée d'art contemporain de Montréal
  • Musée des beaux-arts de l'Ontario
  • Musée des beaux-arts de Montréal
  • Musée des beaux-arts du Canada
  • Musée national des beaux-arts du Québec
  • Nova Scotia Museum
  • Royal Alberta Museum
  • Royal BC Museum
  • Royal Tyrrell Museum
  • The Rooms: Provincial Archives, Art Gallery and Museum of Newfoundland
  • Vancouver Art Gallery

4.3. Personnes ayant fait l'objet d'une entrevue

  • Denise Bastien
    Spécialiste de l'information sur les collections et de l'imagerie, Rhode Island School of Design Museum
  • Jennie Choi
    Gestionnaire de TMS (The Museum System), Metropolitan Museum of Art
  • Elspeth Cowell
    Directrice, Services des collections et des programmes, Centre Canadien d'Architecture, Montréal
  • Danielle Currie
    Coordonnatrice des reproductions et des droits d'auteur, Vancouver Art Gallery
  • Alicia Cutler
    Gestionnaire, Programme de gestion des biens numériques, National Museum of American History, Smithsonian Institution
  • Anita Duquette
    Gestionnaire, Droits et reproductions, Whitney Museum of American Art
  • Syvalya Elchen
    Coordonnatrice des droits sur les images, Musée des beaux-arts de l'Ontario
  • Rosemarie Falanga
    Gestionnaire, Archivage des médias; gestionnaire intérimaire, The Learning Commons; et coordonnatrice du projet de gestion des biens numériques de l'Exploratorium, Exploratorium
  • Denise Gosé
    Responsable de la gestion des ressources en imagerie et des droits d'auteur, Center for Contemporary Photography, Université de l'Arizona, Tucson
  • Naomi Korn
    Directrice, Naomi Korn Copyright Consultancy, Londres
  • Mary Kuch-Nagle
    Gestionnaire des partenaires en matière de licences, Digimarc Corporation
  • Billy Kwan
    Bibliothécaire-analyste adjoint, The Image Library, Metropolitan Museum of Art
  • Debra LaKind
    Chef des ressources en imagerie numérique, Museum of Fine Arts, Boston
  • Erik Landsberg
    Chef de l'imagerie des collections, Museum of Modern Art, New York
  • Jeri Moxley
    Directrice, Technologies des collections et des expositions, Museum of Modern Art, New York
  • Alan Newman
    Chef, Imagerie numérique et services visuels, Musée des beaux-arts du Canada
  • Jane Rhodes
    Responsable du classement des ressources visuelles, Musée des beaux-arts de l'Ontario, Toronto
  • Marie-Claude Rousseau
    Directrice, Division des droits d'auteur, Musée des beaux-arts du Canada
  • Jeff Sedlik
    Président et président-directeur général, PLUS Coalition
  • David Sturtevant
    Directeur de l'imagerie numérique et des ressources visuelles, Harvard Art Museums
  • Simon Tanner
    Directeur, Services de consultation en matière de numérisation,King's College, Londres
  • Darci Vanderhoff
    Dirigeant principal de l'information, The Phillips Collection
  • Layna White
    Directrice, Renseignements sur les collections et accès, San Francisco Museum of Art
  • Deborah Wythe
    Directrice des collections et services numériques, Brooklyn Museum
  • Julie Zeftel
    Bibliothécaire du Musée, système Image Library, Metropolitan Museum of Art

Glossaire

Applications (ou Apps)
– Applications ou programmes informatiques faisant référence aujourd'hui principalement aux applications développées pour des dispositifs mobiles et conçues notamment pour les plateformes iPhone d'Apple et Android de Google. Les applications Web (Web apps) sont similaires à ces dernières, mais conçues pour une utilisation de nature plus générale sur Internet à l'aide d'un navigateur, par exemple le courriel Web, les ventes et enchères en ligne, les wikis, etc.
Biens numériques
– Toute œuvre en format numérique dont les droits sont détenus ou ont été cédés.
CIA
Collections Information and Access Department du San Francisco Museum of Modern Art (service responsable de l'accès aux collections et des renseignements connexes).
Commerce
électronique
– Octroi d'une licence en vue de l'utilisation de la propriété intellectuelle d'un musée par des agences commerciales, moyennant un tarif commercial, à l'aide d'un site Web et d'autres technologies de communication numérique et de transaction, de même qu'impartition du processus d'octroi de licences commerciales concernant l'imagerie à des agences. Pour de plus amples renseignements sur ce sujet, voir « Perspectives commerciales pour les musées », dans Guide OMPI de gestion de la propriété intellectuelle à l'intention des musées, publié par Rina Elster Pantalony à l'adresse suivante : http://www.wipo.int/copyright/fr/museums_ip.
DIR
– Le Department of Digital Image Resources du Museum of Fine Arts de Boston (service responsable des ressources en imagerie numérique).
Digital Imaging
and Visual Resources (DIVR)
– Le Department of Digital Imaging and Visual Resources des Harvard University Art Museums (service responsable de l'imagerie numérique et des ressources visuelles).
EXIF
– Le format Exchangeable Image File Format ou EXIF est une spécification de format de fichier pour les images utilisées par les appareils photo numériques. Il permet de définir les balises de métadonnées, dont les données de date et d'heure et les renseignements concernant l'appareil (la marque et le modèle, de même que l'ouverture, la vitesse d'obturation, la longueur focale, l'orientation et la sensibilité ISO). Il offre aussi une vignette afin de prévisionner l'image sur l'appareil photo, un gestionnaire de fichiers ainsi qu'un logiciel d'édition d'image. La plupart des logiciels de photographie numérique sont en mesure d'afficher les données EXIF, mais il est généralement impossible de les modifier.
Gestion numérique
des droits
(DRM en anglais)
– Dans le présent document, la gestion numérique des droits signifie la gestion des droits associés à une propriété intellectuelle (pas nécessairement une œuvre numérique) à l'aide de technologies numériques. Ce terme couvre l'ensemble du cycle de gestion des droits, comme indiqué à la section 2.4, depuis la création d'une œuvre et des droits associés, de la clarification et de la documentation de ceux-ci, de la cession de ces droits, de la passation de contrats et de licences connexes jusqu'à la protection et à l'application de ceux-ci. Toutefois, le terme « gestion numérique des droits » est généralement utilisé en référence à la dernière phase de ce long processus, soit l'application des limites quant à l'utilisation du contenu et des dispositifs numériques.
IMLS
– L'Institute of Museum and Library Services est une agence du gouvernement fédéral américain qui octroie des subventions aux musées et aux bibliothèques en tous genres (www.imls.gov).
IPA
– Interface de programme d'application (ou interface de programmation) : une interface ordinateur permettant à un programme d'interagir avec d'autres logiciels. Une IPA est souvent utilisée pour permettre le partage de contenu entre des communautés et des applications de façon à ce que le contenu créé par un établissement puisse être affiché et mis à jour de façon dynamique à divers emplacements sur le Web.
IPTC
– Norme en matière de métadonnées élaborée dans les années 1970 par le Conseil international des télécommunications de presse. Au milieu des années 1990, le format « File Info » du logiciel Photoshop de l'entreprise Adobe a permis aux utilisateurs d'insérer et de corriger des métadonnées IPTC au sein de fichiers d'images numériques, et la norme IPTC a ensuite été adoptée par les agences de presse et les photographes, de même que par divers intervenants à l'extérieur du milieu de la presse.
Licences Creative
Commons
Creative Commons (http://creativecommons.org) est une société sans but lucratif dont le but est de simplifier et de faciliter l'accès aux usagers à des œuvres protégées par le droit d'auteur afin qu'ils puissent s'en servir pour leurs propres créations – ceci en respectant les limites juridiques du droit d'auteur. Les détenteurs du droit d'auteur peuvent sélectionner un large éventail de licences Creative Commons (CC) permettant à tous de se servir de leurs œuvres selon certaines conditions. Voici des exemples de ces licences :
Icon - Attribution Attribution
(sigle cc by) : Permet à quiconque de copier, de diffuser, d'afficher et de présenter une œuvre protégée, mais uniquement si celle-ci s'est vue attribuer la licence requise par le détenteur du droit d'auteur.
Icon - Share Alike Share Alike
(sigle cc by-sa) : Les œuvres dérivées d'une œuvre protégée peuvent être diffusées uniquement en vertu d'une licence identique à celle régissant cette œuvre.
Icon - Non-Commercial Non-Commercial
(sigle cc by-nc) : Les œuvres peuvent être copiées, diffusées, affichées ou présentées, et de nouvelles œuvres peuvent en être dérivées, mais ceci à des fins non commerciales uniquement.
Icon - Non-CommercialNo Derivative Works
(sigle cc by-nd) : les œuvres peuvent être copiées, diffusées, affichées et présentées, mais uniquement dans leur intégrité – aucune œuvre ne peut être dérivée de ces œuvres.
Médias sociaux,
réseautage social
– En ce qui concerne les établissements et les entreprises, formes d'interaction en ligne au moyen desquelles les visiteurs, les membres de l'auditoire ou les clients sont encouragés à partager leur opinion de même que du contenu avec les autres internautes. Ces éléments sont ensuite utilisés afin d'améliorer ou de transformer les objectifs ou les activités de l'établissement ou de l'entreprise. Ces types de médias ou de réseaux comprennent notamment les blogues individuels ou institutionnels, Facebook, Flickr, Twitter et les wikis.
Protection contre la copie
au moyen du bouton droit
– Niveau de protection de base contre la copie à l'aide d'un simple codage HTML en langage Java permettant de désactiver l'option « copier » généralement contenue dans le menu affiché lorsque l'utilisateur clique sur le bouton droit de la souris.
Système de gestion des
biens numériques
– Système de rationalisation des processus associés aux biens numériques permettant de structurer les données portant sur la façon dont ceux-ci ont été utilisés, le moment et l'emplacement où ils ont été utilisés et la façon dont ils peuvent être réutilisés. Les biens étant au centre du processus, tous les éléments d'un projet et les groupes d'utilisateurs sont décrits principalement par leur relation avec le bien. Alors qu'un projet spécifique se rapportant à la production ou à l'utilisation de biens numériques peut prendre fin, les biens, eux, subsistent et offrent une valeur future. L'un des premiers systèmes de gestion des biens numériques est Cumulus, un système créé par l'entreprise Canto en 1992.
Système de gestion
des collections
– Une base de données relationnelle utilisée dans les institutions culturelles afin d'intégrer les renseignements des divers services chargés de différentes fonctions relatives à la gestion des biens culturels. Généralement dotés d'une configuration modulaire, les systèmes de gestion des collections disposent d'une certaine souplesse leur permettant de présenter les données sous divers formats. Un système de gestion des collections constitue un excellent outil pour regrouper et partager les données. Actuellement, les principaux systèmes de gestion des collections sont MIMSY (1990), créé par Willoughby Associates, une entreprise fondée par Lenore Sarasen en 1980, et les programmes The Museum System (TMS) et EmbARK, créés par Gallery Systems, une entreprise fondée en 1981.
TMS
– Il s'agit du système The Museum System, l'un des systèmes de gestion de collection les plus populaires mis au point par Gallery Systems.
Types de droits
– Catégorie assignée (idéalement à chaque objet documenté dans le système de gestion des collections et à chaque image contenue dans le système de gestion des biens numériques) indiquant le statut des droits : a) d'une œuvre d'art (type de droits pour un objet) et b) d'un ensemble d'images afférentes à une œuvre d'art (type de droits pour une image). Généralement, les types de droits relatifs à un objet comprennent, par exemple, une œuvre du domaine public, les droits détenus par l'artiste ou sa succession (©), les droits et l'autorisation détenus par l'Artists Rights Society (ARS), le statut inconnu, etc.
Vérification de la
propriété intellectuelle (PI)
– Inventaire systématique du statut des droits qu'un établissement détient relativement à ses biens, « que ce soit par voie de création, d'acquisition ou de licences ».Note en bas de page 66
XMP
– Le format Extensible Metadata Platform ou XMP est un format de métadonnées basé sur le langage XML créé par Adobe Systems Inc., permettant de traiter et d'enregistrer des renseignements normalisés et exclusifs concernant le contenu d'un fichier. Ce format permet aux utilisateurs d'ajouter leurs propres renseignements descriptifs à une photographie numérique ou au sein d'un fichier image. Le format XMP intègre également les anciennes en-têtes IPTC. Les métadonnées XMP relatives aux images sont généralement archivées dans des fichiers JPEG et TIFF.

Bibliographie

Coordonnées pour cette page Web

Ce document est publié par le Réseau canadien d'information sur le patrimoine (RCIP). Pour fournir des commentaires ou des questions à ce sujet, veuillez communiquer directement avec le RCIP. Pour trouver d'autres ressources en ligne destinées aux professionnels de musées, visitez la page d'accueil du RCIP ou la page Muséologie et conservation sur Canada.ca.

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