2.4 Ébauche de la politique : Processus d'élaboration

Cette page Web a été archivée dans le Web

L’information dont il est indiqué qu’elle est archivée est fournie à des fins de référence, de recherche ou de tenue de documents. Elle n’est pas assujettie aux normes Web du gouvernement du Canada et elle n’a pas été modifiée ou mise à jour depuis son archivage. Pour obtenir cette information dans un autre format, veuillez communiquer avec nous.

2.4.1 Approches multiples

Il existe de multiples voies pour arriver au même but au moment de fixer une politique sur la PI. C'est particulièrement le cas des musées qui, même s'ils sont regroupés en une seule et même catégorie d'organisation culturelle, offrent une panoplie extrêmement diversifiée et éclectique. Comparer les méthodologies utilisées pour élaborer une politique sur la PI dans quelques musées seulement permet d'illustrer certaines des approches variées utilisées à ce jour :

  • Le musée d'art de l'Indianapolis (Indianapolis Museum of Art) a eu recours à une approche par comités pour élaborer sa politique sur la PI. Le processus a été amorcé par une intervention du coordonnateur des droits et reproductions et du responsable de la diapothèque du musée, qui ont réuni tout un groupe composé de registraires, de concepteurs de publications, de bibliothécaires, et de représentants en marketing pour repérer certains des écueils du droit d'auteur que devait contourner le musée. Une première ébauche de politique sur la PI est ressortie de ce comité. Le coordonnateur des droits et reproductions a remanié le texte, puis l'a présenté au comité consultatif sur la gestion des collections du musée, où le document a fait l'objet de discussions et de retouches supplémentaires. Ce comité a finalement avalisé la politique.Note en bas de page 20
  • Dans le cas du musée royal de l'Ontario (MRO) de Toronto, l'incitation à produire une politique sur la PI a découlé de la décision du conseil d'administration de mettre en œuvre un nouveau modèle de gouvernance qui obligeait l'organe exécutif à élaborer et surveiller des politiques (plus de 20 questions exigeant des énoncés de politiques officiels ont été définies au cours de ce processus). Des politiques sur la PI ont été rédigées par un consultant externe et un analyste en politiques contractuel, en consultation avec un groupe de travail du MRO qui comprenait le directeur des ressources néomédiatiques du musée, un adjoint au dirigeant principal de l'exploitation, et un conservateur chevronné représentant le vice-président des collections et de la recherche. Un processus d'examen officiel a permis de recueillir les commentaires de la totalité des employés et des membres du conseil d'administration avant l'approbation finale par le conseil d'administration en avril 2002. Des politiques connexes sur les publications, les marques de commerce, la recherche en conservation et la gestion de l'information ont également été mises au point et approuvées dans le cadre d'un effort élargi de création et de révision des politiques applicables à l'ensemble du musée.Note en bas de page 21
  • Le projet expérience musique (Experience Music Project) de Seattle, un musée qui se consacre à la musique populaire américaine, a reconnu très tôt dans son évolution - pendant qu'il en était encore aux étapes de planification à titre d'institution - que la gestion de la PI serait un volet crucial de ses activités au quotidien. Étant donné que la musique est un bien clé de la PI utilisé par ce musée et qu'il s'accompagne d'une longue tradition d'administration des droits, le musée a embauché un avocat en PI ayant œuvré dans l'univers musical pour diriger ses démarches d'élaboration et de mise en œuvre d'une politique sur la PI. Cet individu a mené une vérification des éléments d'actif de la PI du musée, examiné avec soin le matériel devant servir aux expositions et aux présentations, rédigé des politiques et des procédures pour guider les effectifs de conservation, et travaillé à la mise en œuvre et à la surveillance de la politique. Le musée a accordé dès le départ à cette personne le pouvoir de rechercher, de rédiger et de mettre en œuvre la politique à l'échelle de l'organisation.Note en bas de page 22

Les méthodologies utilisées par ces musées varient depuis des efforts isolés déployés par une personne nommée à cet effet jusqu'à des efforts collectifs de la part de comités de représentants muséaux et autres. Il y a toutefois des éléments communs à toutes ces approches : le besoin de découvrir les ressources et d'étudier l'historique, l'avalisation par l'administration tant au début qu'à la fin du processus, l'évaluation et la discussion, ainsi que la rédaction de la politique. Ces éléments sont abordés ultérieurement dans le présent chapitre.

2.4.2 Étapes du processus

2.4.2.1 Étape 1 : Rassembler l'information (c.-à-d. faire ses classes)

Une politique naît d'une compréhension des besoins de votre institution. Pour cette raison, l'une des premières étapes dans la création d'une nouvelle politique est de mener une recherche contextuelle (souvent appelée « exploration des ressources »), pour mettre au jour toute l'information que vous devez connaître pour prendre des décisions éclairées. Une exploration des ressources adéquate comprendra des activités à l'intérieur et à l'extérieur d'une institution.

2.4.2.1.1 Activités à l'interne

Identifier et examiner les politiques et procédures existantes

Un examen des politiques et procédures sur la PI des divers départements vous fournira un étalon de mesure des besoins, de l'utilisation et des préoccupations en matière de PI identifiés par des secteurs particuliers du musée. Par exemple, les départements de conservation peuvent avoir des politiques moins rigoureuses pour l'utilisation des images qu'un département de services des images / photographies, le premier étant plus favorable à un argument de « fair use » / « utilisation équitable » pour la recherche universitaire et le second étant enclin à des clauses de droits et permissions pour tous les usages. Au moment d'étudier ces énoncés des départements, vous devez chercher à repérer les divers points pour faire ressortir les cohérences, écarts et protections. Ensemble, ces éléments d'information vous donneront d'importants indices quant aux secteurs de la PI qui priment à l'échelle du musée.

Qu'arrive-t-il si les départements n'ont pas de politiques officielles? Revoyez les formulaires, permis et conventions qu'utilise chaque département. Ces documents-types comprennent souvent des formulations qui expriment des prises de position spécifiques, ou fournissent des indices menant à des politiques en vigueur qui n'ont pas été officiellement énoncées. Effectuer une revue de ces documents (vérification de formulaires) peut vous aider à « faire remonter » des politiques ou questions de politiques qui ont de l'importance pour votre musée. La liste suivante (Tableau D) indique certains des formulaires qui sont les plus fréquemment utilisés par les musées et que vous devriez examiner au moment de réaliser une vérification de formulaires dans le but de préciser les déclarations ou perspectives des politiques existantes portant sur la PI :

  • Contrat de donation ou autre document d'acquisition
  • Formulaires de prêts
  • Accords conclus avec des entrepreneurs indépendants (p. ex., accord avec l'auteur / éditeur; convention de conservation; entente de conception de logiciels / sites Web sur la TI; autres ententes avec des pigistes)
  • Ententes de commandites
  • Formulaires de photographie / imagerie (p. ex., accords sur les droits et reproductions)
  • Ententes de vente au détail émanant de la boutique du musée (p.ex., formulaires d'affranchissement des droits sur les produits; factures des distributeurs-fournisseurs ou factures d'achat de produits préfabriqués)
  • Formulaires réservés à l'usage des galeries (p. ex., permission d'utiliser des photographies personnelles, affichage de dessins / toiles dans les galeries)
  • Formulaires de photographies d'événements spéciaux (p. ex., contrats de type « œuvres à louer » conclus avec un photographe; libérations de photos)
  • Formulaires d'utilization d'archives et de bibliothèques
  • Formulaires de départements d'éducation (p. ex., accords conclus avec des chargés de cours, des conférenciers invités et des groupes scolaires)
  • Formulaires de commercialisation (p. ex., permission de reproduire à des fins de publicité)
  • Formulaires d'utilisation pour la recherche
Identifier la PI de l'institution (vérification de la PI)

Mener à terme l'étude des politiques / procédures départementales, c'est faire un examen des biens de la PI réels, ou plus adéquatement, l'information qui fixe l'état des droits sur ces éléments d'actif. Cet examen est appelé vérification de la PI. Il s'agit d'un examen méthodique et d'une recension de tous les biens de la PI que possède une institution, où ils se trouvent, comment ils sont utilisés, et quelle documentation existe au sujet de la propriété de la PI.

La vérification de la PI dessert plusieurs fonctions. Elle vous indique avec exactitude quelle PI vous avez et quelle en est la provenance. Elle déclenche également des mesures qui permettent à un musée de rendre des comptes sur ses éléments d'actif et facilite des projets créatifs au moyen d'actifs « retrouvés ». En outre, elle aide une institution à surveiller la conformité aux règles de la PI et à éviter les cas de manquement.

Même lorsqu'un musée possède une bonne compréhension de ses biens de la PI, une vérification des éléments d'actif connexes peut donner lieu à de curieux résultats. Dans un document présenté à la réunion municipale sur le droit d'auteur de la NINCH tenue à TorontoNote en bas de page 24, Mme Maria Pallante-Hyun fait état d'un cas où ses collègues juridiques et elle ont découvert durant un inventaire de la PI que le musée Guggenheim (Guggenheim Museum) s'était fait léguer les droits sur la PI afférents à la toile de Roy Lichtenstein intitulée Grrrrrrrrrrr!! Cette information a déclenché un torrent de nouvelles idées sur la manière dont le musée pouvait maintenant utiliser l'œuvre (de sa publication sur le site Web du musée à la conception de nouvelles utilisations de vente au détail et de délivrance de licences).

Qui devrait mener une vérification de la PI? En fait, toute personne ayant un intérêt manifeste dans les questions relatives à la PI devrait en assumer la direction. Fréquemment, le personnel affecté aux droits et reproductions amorce le processus, mais un conservateur, un administrateur, un registraire ou tout autre membre des effectifs muséaux peut également donner le coup d'envoi à pareil effort. Chaque département d'un musée possède ses propres actifs de la PI qui se doivent d'être comptabilisés. Les dossiers du registraire comptent souvent de précieux documents tels que les cessions d'œuvres artistiques. Les dossiers des conservateurs peuvent fournir une preuve de l'intention d'un artiste de consentir une cession, élément d'information qu'il peut être utile de connaître. Les boutiques de vente au détail des musées ont souvent négocié des accords globaux de répartition, tandis que les services de publications peuvent avoir des affranchissements de droits sur les images ou d'autres renseignements sur les droits qui reviennent à l'auteur. Un service du contentieux d'un musée disposera de dépôts de demandes de marques de commerce, d'accords de licences, et d'autres documents juridiques qui servent à documenter les éléments d'actif. Étant donné que les départements individuels sont le plus au fait de leurs opérations respectives, ils sont les mieux placés pour mettre au jour et identifier leurs biens et ils devraient se voir attribuer la responsabilité en la matière. La vérification de la PI est une entreprise qui touche l'ensemble d'un musée. Elle devrait être lancée et coordonnée par une seule personne, avec l'appui des départements individuels. De plus, les représentants de ces départements devraient rencontrer périodiquement le directeur du projet de vérification pour faire état des constatations et pour évaluer les résultats.

Sur quels aspects devrait se concentrer la démarche au moment de l'exécution d'une vérification? Le processus est une mission d'exploration, et l'objectif consiste à identifier les biens de la PI et l'information qui documente ces éléments d'actif. Les actifs eux-mêmes se trouvent dans quatre grands secteurs du musée :

  1. les collections (p. ex., les objets et les images);
  2. la technologie (p. ex., les systèmes de bases de données sur la gestion des collections et les applications innovatrices en ligne);
  3. les activités scientifiques (p. ex., la recherche en conservation et en érudition); et
  4. l'administration (p. ex., les politiques institutionnelles, les déclarations et les formulaires).

Au moment de déterminer ce qui constitue un bien de la PI, la personne chargée de l'examen doit étudier la portée des œuvres qui relèvent des divers régimes juridiques régissant la PI (droits d'auteur, marques de commerce, brevets et secrets commerciaux). La majorité des éléments d'actif muséaux relativement à la PI tomberont sous le coup des droits d'auteur et des marques de commerce.

Les tâches qui composent le processus de vérification comprennent un examen approfondi des diverses sources de documentation : épuration de dossiers quelconques, des fichiers imprimés contenant des licences ou contrats officiels à la correspondance officieuse qui indique la propriété ou l'intention relativement aux droits sur la PI (notamment les lettres qui accompagnent souvent les dons, ou les articles de correspondance d'artistes ou de conservateurs). La documentation peut également inclure des fichiers numérisés, p. ex., courriels ou enregistrements de bases de données, quoique l'ampleur de la présence de renseignements sur la PI sous forme de fichiers muséaux informatisés demeure limitée. L'examen de la documentation a pour but de trouver des renseignements sur la propriété de la PI, les permissions, les données des personnes-ressources, les inscriptions de marques de commerce, les licences, ou tout autre accord qui pourrait fournir des pistes quant à l'utilisation et à la propriété d'un bien de la PI.

Étant donné que la vérification peut aisément s'animer d'elle-même, il est important d'établir des paramètres et d'organiser le processus selon la taille de votre organisation. Une petite maison historique ne doit pas (et ne pourrait sans doute pas) investir le même temps et les mêmes ressources qu'une grande institution. Avant d'aller de l'avant, il est utile d'identifier tous les secteurs de votre institution où la PI peut se trouver (p. ex., archives, départements d'exposition et d'éducation, bureau du registraire, bureaux du conservateur et du directeur, services du marketing ou des relations publiques, ou encore boutique du musée). L'emplacement de la PI variera selon chaque institution. Une brève enquête de suivi auprès des départements individuels aide souvent à faire ressortir lesquels des départements peuvent faire l'objet d'une vérification éclair par opposition à ceux qui pourraient signifier beaucoup de temps et de planification. En outre, le personnel départemental peut avoir besoin d'aide pour déterminer avec précision ce qui constitue un bien de la PI dans leurs départements respectifs. Le personnel affecté aux expositions, par exemple, peut ne pas envisager sa tâche du point de vue de la PI, bien que les titres, l'organisation, les montages, les graphiques et tout autre matériel des expositions qu'il met au point relèvent, en fait, de la catégorie des biens de la PI.

Concevoir un formulaire d'inventaire à utiliser au moment de l'exécution d'une vérification peut vous aider à saisir uniformément l'information, de façon à en assurer la saisie dans une base de données (b.d.d.) et à l'analyser de manière plus systématique. Un formulaire-type à des fins d'inventaire est illustré ci-après. (Les musées devraient envisager ce modèle comme point de départ et modifier leur formulaire selon les besoins locaux.)

Formulaire-type de vérification de la PI muséaleNote en bas de page 25

Une fois la vérification accomplie, vous devez analyser les résultats dans le contexte de votre institution. Sur quels éléments d'actif le musée détient-il des droits? Le musée exploite-t-il ces droits en ce moment? Souhaitera-t-il le faire à l'avenir? De quelle manière? Dans le cas des biens dont les droits appartiennent à d'autres, le musée souhaite-t-il demander une cession d'œuvre? Pour quelles utilisations? Y a-t-il des lacunes dans la documentation touchant une partie quelconque de ces éléments d'actif? Comment le musée devrait-il aborder la situation? Les constatations de la vérification, et l'évaluation que fera le musée de ces résultats à la lumière des besoins et des activités de son institution, aideront à déterminer quels aspects de la politique sur la PI doivent être élaborés.

Un facteur important à envisager dans l'analyse en vérification de la PI est la valeur. Aux yeux de qui les actifs sont-ils précieux? La valeur est-elle de nature financière, ou découle-t-elle du contrôle de l'accès à ce bien? Ajouterait-on de la valeur en élaborant un jeu d'actifs plutôt qu'un autre (p. ex., parfaire les éléments d'actif financièrement lucratifs et rendre plus librement accessibles les biens moins prometteurs sur le plan financier)? Le MIT (Massachusetts Institute of Technology ou institut de technologie du Massachusetts), par exemple, a récemment conclu que le «  matériel » didactique élaboré par les membres de son corps professoral offrirait une valeur accrue s'il était rendu librement disponible au public plutôt que d'être rendu accessible moyennant un frais.Note en bas de page 26 L'institut a reconnu que la valeur financière afférente à ce matériel tient au savoir-faire enseignant et érudit qui le sous-tend, dont l'on peut seulement tirer parti lorsque les étudiants s'inscrivent au cours intégral et y participent (en payant les droits d'usage). Le MIT perd très peu financièrement (et gagne beaucoup en « mérite ») en rendant le matériel de cours accessible séparément des cours comme tels.

Comment déterminez-vous la valeur d'un bien de la PI? La seule manière absolue de fixer l a valeur financière est de « calculer la valeur marchande » de l'élément d'actif sur le marché libre, mais il existe plusieurs manières de déterminer la valeur relative (à la fois financière et autre) pour vous aider à prendre des décisions au sujet de l'utilisation du bien et de la politique connexe. Examiner la valeur d'actifs similaires ayant fait l'objet d'une licence d'exploitation accordée à d'autres peut vous donner des indications quant à la valeur commerciale éventuelle. Vous pouvez également envisager la valeur à la lumière des droits conférés par rapport aux modalités et conditions d'utilisation. Par exemple, si un détenteur de droits vous consent une cession générale pour utiliser un bien particulier à des fins éducatives, mais qu'un autre exige une permission spécifique pour chacune des utilisations, vous pouvez accorder une valeur accrue dans le premier cas (puisque le bien visé y est plus facilement accessible pour fins d'utilisation) plutôt que dans le deuxième.

Évaluer le niveau d'aversion au risque de l'institution

Identifier le niveau de confort de votre institution par rapport aux activités impliquant des risques, et le degré d'évolution de sa stratégie de gestion des risques, est une troisième composante cruciale d'un examen interne. Les musées sont souvent confrontés à des situations où ils souhaitent utiliser le matériel, mais ne peuvent repérer un détenteur de droits. Ou ils peuvent utiliser une œuvre sans demander la permission étant donné qu'ils croient que l'œuvre cadre dans l'une des exemptions aux règles régissant la PI (fair use / utilisation équitable, etc.). Lorsque pareilles circonstances surviennent, combien confortable votre institution est-elle face au fait de prendre des risques? Choisit-elle de « faire reculer les limites du possible », adopte-t-elle une perspective de type « mieux vaut prévenir que guérir », ou opte-t-elle pour une solution mitoyenne?

Pour jauger les risques, une institution doit d'abord bien saisir ce qui peut advenir si elle utilise la PI qui n'est pas du domaine public ou si elle n'a pas fait affranchir les droits relatifs à l'utilisation prévue. La procureure en PI Leslie Ellen Harris, qui a examiné les questions de gestion des risques dans le cas des muséesNote en bas de page 27, identifie succinctement les ramifications de ces risques comme suit :

  • des frais ou sanctions élevés, si l'utilisation est contestée par le créateur ou fait l'objet d'une poursuite;
  • de l'embarras officiel;
  • des délais coûteux et fastidieux, et même une cessation des activités par suite du retrait de l'œuvre de tout emplacement où il est utilisé (p. ex., suppression d'un site Web; interruption de la production d'une publication, d'une séance d'éducation ou d'un matériel publicitaire où l'œuvre était censée paraître, etc.).

Pour mieux identifier la probabilité d'assumer les risques, Harris suggère aux institutions d'envisager les six facteurs suivants :

  • Origine de l'œuvre
    • Le détenteur de droits est-il bien connu?
    • Le détenteur de droits a-t-il comme réputation de faire valoir ses droits sur la PI?
    • Dans l'affirmative, est-il plus susceptible d'intenter une poursuite judiciaire ou de chercher à négocier des droits en matière de paternité d'œuvre?
    • Si le détenteur de droits est plus susceptible d'intenter une poursuite judiciaire, a-t-il la réputation d'aller jusqu'à la tenue d'un procès?
  • Accès à l'œuvre
    • Qui a accès à l'œuvre?
    • L'accès est-il restreint (une monographie scientifique) ou élargi (un site Web)?
  • Budget institutionnel
    • Pouvez-vous vous permettre d'assumer des redevances « après coup », des règlements financiers hors cour, des droits de greffe et/ou des conseils juridiques sur la manière de traiter un manquement présumé au droit d'auteur?
  • Répercussions sur les politiques et les relations publiques
    • Quelles seraient les répercussions publiques et politiques à l'utilisation de la PI sans autorisation?
    • La compromission des fonds publics [ou privés]?
    • La réprobation du public quant à l'irrespect de la loi?
  • Protection contre la responsabilité
    • Disposez-vous d'une assurance-responsabilité qui prévoit une protection contre tout manquement à la PI?
    • Dans l'affirmative, à quel point une réclamation en contrefaçon affecterait-elle votre protection et vos primes?
  • Effets à l'interne
    • Quels sont les effets internes d'une réclamation pour violation du droit d'auteur?
    • Comment cette réclamation affecterait-elle vos employés? Votre organe directeur?

Plus votre institution identifiera des problèmes selon chacun des facteurs énoncés, plus grand sera le risque que vous prendrez dans l'utilisation de matériel sans autorisation. Les musées doivent également se rappeler que les lois sur la PI sont rigoureuses en matière de responsabilité : malgré tout effort de bonne foi que vous avez pu déployer pour identifier un détenteur de droits, l'utilisation d'une œuvre sans permission constitue toujours une violation. (En d'autres termes, les efforts « de bonne foi » ne constituent pas un motif de défense). En fin de compte, un musée doit assurer un juste équilibre entre les problèmes éventuels (poursuites judiciaires, publicité négative, etc.) et son désir d'utiliser le matériel. Harris conclut que, en matière d'évaluation du risque, une institution « "doit prendre une décision [avec laquelle elle est] confortable, [c'est-à-dire] conforme aux autres politiques de [cette] organisation, et justifiable" » [Traduction libre], compte tenu de toutes les circonstances en jeu.

2.4.2.1.2 Activités à l'externe

Examiner les politiques sur la PI des autres musées et organisations

Examiner les politiques sur la PI des autres institutions fournit d'importants éléments d'information sur les types de défis que doivent relever les autres organisations (qui peuvent ou non ressembler aux enjeux de votre institution). L'exercice offre également des pistes donnant sur la formulation, le format, et la disposition que vous pourriez choisir d'envisager (ou d'éviter) pour votre propre politique. Des douzaines de politiques sur la PI d'universités sont disponibles sur le Web; les politiques de musées sont plus difficiles à repérer, étant donné qu'elles sont moins nombreuses et que la plupart d'entre elles sont accessibles sous forme de documents internes seulement. Cette situation sera fort probablement temporaire : à mesure que les politiques sur la PI deviendront plus courantes dans les musées, le niveau d'hésitation à les rendre publiquement disponibles s'estompera. Entre-temps, les musées doivent « faire le tour » des institutions et demander à la pièce les politiques qui y ont été fixées.

Participer aux activités de perfectionnement professionnel

Les possibilités de perfectionnement professionnel offrent aux institutions une manière structurée de devenir plus éclairées et plus sensibilisées aux lois sur la PI et aux aspects spécifiques qui ont de l'importance pour votre institution. Puisque les questions de la PI sont une préoccupation relativement récente chez les musées, la plupart des effectifs muséaux présentent des lacunes en matière d'éducation structurée dans ce domaine et doivent remonter une courbe d'apprentissage, une situation que les possibilités de perfectionnement professionnel peuvent aider à corriger.

Les activités de perfectionnement professionnel sont dispersées dans le secteur du patrimoine culturel, et les individus à la recherche de pareilles occasions doivent chercher au-delà de leur discipline immédiate pour trouver tout ce qui est accessible. Des cours sur les questions de la PI dans les musées sont offerts par l'AAM (American Association of Museums ou association américaine des musées)Note en bas de page 28 et l'ALI-ABA (American Law Institute - American Bar Association ou institut américain du droit - association américaine du barreau), soit un cours annuel sur les problèmes juridiques dans le contexte muséal.Note en bas de page 29 Les cours en ligne tout à fait gratuits ou à base de frais sont périodiquement offerts par des organisations telles que le RCIPNote en bas de page 30, ainsi que par bon nombre de bureaux de la PI universitaires.Note en bas de page 31 Les ateliers relatifs à la PI sont souvent offerts à l'occasion de colloques d'associations nationales et régionales. Des événements moins officiels, tels que les réunions municipales de la NINCH, des séances thématiques à l'occasion de congrès, et des conférences périodiques fournissent également des débouchés d'apprentissage utiles, et vous permettent de rencontrer des individus qui peuvent fournir de précieux conseils au cours du processus d'élaboration de politiques.

Discuter des enjeux, politiques et pratiques de la PI avec les collègues

Rien ne peut remplacer les conseils pratiques et la sagesse née de l'expérience que peuvent fournir les collègues. Les occasions de pareils échanges en toute collégialité sont plus présentes que jamais, grâce aux courriels et aux serveurs de listes tels que CNI-COPYRIGHT, Musip, MCN-L et DIGITAL-COPYRIGHT.Note en bas de page 32 Ces échanges virtuels, jumelés aux rencontres traditionnelles en personne aux conférences et à d'autres avenues professionnelles, sont d'inestimables façons d'apprendre et de conserver ses connaissances à jour.

2.4.2.2 Étape 2 : Analyser et discuter - Un processus itératif

2.4.2.2.1 Analyser la mission

Un musée doit amorcer l'étape d'analyse du processus d'élaboration de politiques en faisant le point sur sa mission. Georgia Harper de l'université du Texas (University of Texas) note que les missions institutionnelles doivent maintenant être examinées à la lumière de l'environnement électronique qui a fait de la PI une question éminente. Dans cet environnement, un musée qui interprète sa mission comme si elle était de protéger la qualité et l'utilisation de ses collections se dotera d'une politique différente d'une institution qui voit sa mission comme étant si elle consistait à exploiter de manière dynamique les nouvelles occasions d'utiliser ses éléments d'actif. La première catégorie d'établissements peut adopter des mesures protectionnistes telles que les filigranes, la poursuite des contrevenants ou une restriction intentionnelle du contenu, tandis que la seconde catégorie peut envisager activement des occasions de partenariats visant à rendre ses collections accessibles en mode numérique, ou à permettre une interprétation libérale des notions « fair use » / « utilisation équitable » dans un environnement numérisé. Comme le souligne Harper, « malgré l'importance de clarifier la propriété et de bien gérer les œuvres […] il peut être encore plus important de clarifier la cible que vise une institution, de sorte que ses politiques l'aident à l'atteindre » [Traduction libre].Note en bas de page 33

Le musée royal de l'Ontario (MRO) a récemment respecté cette approche au moment d'élaborer ses propres politiques sur la PI. Les politiques du MRO ont été élaborées au moment où le musée entreprenait plusieurs initiatives d'envergure, y compris un effort pan-muséal visant la numérisation de ses collections. Ce passage à l'ère du numérique était perçu comme une occasion pour le musée de faire valoir les aspects économiques de sa PI, et le MRO a ébauché des politiques qui contribueront à la réalisation des objectifs pertinents.Note en bas de page 34

Examiner sa mission dans l'environnement électronique aide un musée à clarifier comment il souhaite se positionner à l'avenir. Fort de cette compréhension, ainsi que d'une connaissance nette des biens de la PI qu'il possède et utilise (comme en fait foi la démarche d'exploration des ressources mentionnée précédemment), un musée peut poser les choix de politiques qui sont requis et qui l'aideront à atteindre ses objectifs.

2.4.2.2.2 Analyser les constatations de la recherche

Dès qu'un musée a terminé de déployer ses efforts de mise au jour de ses ressources, la prochaine étape consiste à identifier les questions clés à résoudre dans le cadre d'une politique. L'étude des politiques et pratiques départementales en matière de propriété intellectuelle, et la vérification de la PI, devraient faire ressortir les domaines de la PI qui importent pour votre institution.

Cette phase de l'élaboration de politiques exige une analyse et une évaluation. Une façon de lancer la démarche est d'explorer de manière générale chaque régime juridique. Lesquels de ces régimes protègent les biens de la PI de votre musée? Lesquels vous préoccupent? La plupart des musées se concentreront sur les droits d'auteur et les marques de commerce, un faible pourcentage devant également se pencher sur les questions de brevets et peut-être de secrets commerciaux.

Après avoir identifié les régimes, considérez les questions spécifiques que chacun d'eux permet de résoudre. C'est à ce moment-ci que les aspects externes de vos efforts antérieurs d'exploration des ressources porteront fruit. Si vous vous êtes bien familiarisés avec les « aspects fondamentaux » du droit de la PI, et avec les domaines législatifs qui sont d'intérêt pour la plupart des musées, vous serez en meilleure posture pour franchir cette étape. Lors de l'étude des questions relatives au droit d'auteur, par exemple, vous pourriez choisir de commencer par examiner tous les droits que la législation sur la protection des œuvres de votre pays accorde aux créateurs, déterminer lesquels de ces droits votre musée valorise ou souhaite valoriser, et établir comment il doit y parvenir. Considérez également les exemptions que comprennent les lois sur le droit d'auteur et sur les autres thèmes connexes de votre pays, si ces exemptions ont trait à votre musée, si vous souhaitez les appliquer et quand il est indiqué pour vous de le faire. Les musées des États-Unis, par exemple, voudront tenir compte de la notion de « fair use » et des exemptions prévues dans la loi américaine sur l'harmonisation de la technologie, de l'éducation et du droit d'auteur (TEACH Act), tandis que les musées canadiens souhaiteront envisager la notion d' « utilisation équitable » et les exceptions spécifiques accordées aux établissements d'enseignement, aux musées, aux bibliothèques et aux archives.

Envisagez aussi les grands enjeux qui recoupent les lois et missions muséales, telles que les droits moraux des artistes, l'importance du domaine public, de même que le rôle et la réputation du musée à titre d'établissement d'enseignement. Le niveau d'aversion au risque de votre musée devrait également entrer en jeu ici, surtout au moment d'évaluer les questions d'utilisation qui relèvent des « zones grises » juridiques. Tout aussi important est le besoin de traiter du double rôle du musée en tant que détenteur de droits et qu'utilisateur des éléments d'actif de la PI. Les politiques ne devraient pas pencher indûment d'un côté, en traitant uniquement des droits du musée et non de ses responsabilités.

Les questions de propriété sont susceptibles de jouer un rôle plus éminent que par le passé. Bien que les œuvres produites par le personnel muséal soient généralement jugées appartenir au musée, il surgit beaucoup de nouvelles circonstances qui viennent ébranler cette hypothèse. Le phénomène des conservateurs « de renom », le recours à des consultants, l'apport de bénévoles qualifiés aux expositions, aux sites Web et aux programmes d'ordinateur créent tous des situations poussent un musée à clarifier sa position de propriétaire auparavant présumée. La politique sur le droit d'auteur du musée royal de l'Ontario insiste beaucoup sur les questions de propriété, clarifiant la propriété par rapport aux employés, aux bénévoles et aux ressources contractuelles de tiers tant dans les projets des musées que dans les initiatives parrainées par l'extérieur.Note en bas de page 35

À mesure que vous évoluerez dans ce processus d'identification des questions à l'intérieur des régimes juridiques et entre eux, vous aurez besoin de préciser la portée de chaque enjeu pour votre musée, c.-à-d. les aspects particuliers de la question que votre institution devrait aborder et peut-être résoudre dans la politique. Dans certains cas, la portée sera plutôt restreinte. Le musée Tech, par exemple, sachant qu'il ne souhaitait pas intenter des poursuites pour faire valoir ses droits sur la PI de ses expositions brevetables, devait seulement clarifier les motifs pour lesquels il ne souhaitait pas exercer ces droits, puis décider de la manière dont il souhaitait reconnaître l'attribution de ces droits à d'autres. Si le musée Tech avait adopté une position contraire (c.-à-d. s'il avait décidé de breveter ses expositions et d'affirmer ses droits en vertu de la législation sur les brevets), la question devrait être étudiée beaucoup plus à fond - délimitation des frontières entre les droits, les redevances et la propriété, précision des utilisations, etc.

Le processus de mise au jour des enjeux et de leur portée doit être documentée, sinon il deviendra rapidement trop compliqué. Consigner et rédiger l'information aident également à l'évaluer et à l'analyser de manière plus systématique. Lorsqu'une première série d'efforts raisonnables est déployée pour identifier les enjeux, préciser la portée et analyser chaque source de préoccupation pour le musée, l'information doit être diffusée à un auditoire plus vaste que la simple liste d'individus qui ont participé au processus d'évaluation jusque là. Selon votre institution, cela pourrait être les autres comités existants, les chefs de départements ou l'ensemble des effectifs muséaux. Vous devriez inviter ces auditoires élargis à faire part de leurs commentaires, pour fins de considération à nouveau par les évaluateurs.

L'analyse et l'évaluation constituent un processus itératif, et peut-être l'étape la plus fastidieuse de toute la démarche d'élaboration de politiques. Le nombre d'examens aller-retour effectués dépendra des résultats de l'analyse initiale et des circonstances de chaque institution. Si l'analyse initiale est exagérément exhaustive, et qu'un examen par d'autres auditoires ne révèle aucun enjeu d'envergure, alors un seul cas d'examen peut suffire. Dans les plus grands établissements, il y aura fort probablement plus de voix et donc plus de commentaires qui nécessiteront plus de retouches et d'examens avant l'obtention d'un consensus. Les buts premiers de tout processus d'examen sont de recueillir un vaste échantillon de commentaires et d'asseoir un consensus, de sorte que le produit ultime - c.-à-d. la politique - puisse refléter les besoins réels d'une institution. Un objectif non énoncé mais tout aussi important est de faire avaliser la politique, du fait qu'elle aura été rédigée par les personnes chargées de la régir et celles qui ont l'expérience requise et l'intérêt manifeste par rapport aux questions à l'étude.

2.4.2.3 Étape 3 : Rédiger la politique

Avant de formuler par écrit la politique, vous aurez besoin d'envisager les questions suivantes :

  • Qui devrait rédiger la politique?
    • Le processus d'analyse devrait sans doute donner lieu à un long document détaillé qui devra être condensé et résumé en un énoncé de politique, habituellement sous forme d'un document court et concis. Les personnes ont recours à différentes stratégies pour réaliser cette étape (pensez à la manière dont vous pouvez résumer toute une recherche en un document écrit), bien que la majorité des méthodes exigent l'identification des priorités, la fusion et la synthèse des éléments d'information, et l'application de pratiques d'édition disciplinées. D'ordinaire, une personne du musée - un rédacteur, un chercheur, un éducateur - maîtrise ces habiletés et est retenue pour rédiger les diverses versions de la politique. Cependant, la personne chargée de rédiger la politique n'a pas besoin de relever de l'effectif muséal : le musée royal de l'Ontario a embauché un consultant externe et un analyste de politiques contractuel qui ont accompli la rédaction comme telle, en consultation avec le personnel du MRO.
    • Au risque d'offenser des légions de juristes-conseils, le consensus des élaborateurs de politiques est que les avocats ne devraient pas rédiger votre politique sur la PI. Vous ne pouvez vous attendre que des conseillers juridiques saisissent les besoins d'un musée aussi bien que ce que peut le faire le personnel muséal. Ils ne sont pas formés dans les divers domaines de l'administration et de la gestion des musées, pas plus qu'ils ne sont au fait des questions de PI auxquelles sont confrontées au quotidien les équipes muséales. Leur obligation à préserver le bien-être juridique de leur client les rend également encore moins enclins à courir des risques que ce qu'accepterait votre musée. En outre, les habiletés en rédaction requises dans la profession juridique ont tendance à être les mêmes compétences que vous ne voulez pas voir appliquées à la rédaction de votre politique (voir ci-après).
  • Quel style de rédaction et quelle prose conviennent?
    • Les lignes directrices sur la rédaction de politiques insistent sur l'importance d'utiliser un langage clair et simple. Évitez le jargon juridique et les libellés spécialisés; dans les cas où ils doivent être inclus, expliquez le sens des termes / expressions juridiques dans une section « Définition » de la politique. Puisque la politique est une ligne directrice, et non un règlement, évitez d'utiliser des mots qui sous-entendent une obligation, notamment « devra » ou « doit ». (Bon nombre de politiques optent pour le terme « devrait » au lieu de ces mots, ou « pourrait » au moment de présenter des options.) En général, choisissez les mots avec soin et utilisez aussi peu de mots que nécessaire pour transmettre votre message.
    • La prose devrait guider le lecteur tout au long du document. Évitez des phrases longues et complexes (elles sont facilement mal interprétées) et conservez la politique aussi brève que possible. Regroupez les concepts similaires (p. ex., toutes les questions liées à la propriété dans une même section) si possible. Un défi constant que doivent relever les personnes chargées de la rédaction d'une politique est de conserver une nette distinction entre « politique » et « procédure » (voir Section 1.3), et de tenter de garder le second élément hors de la politique, sauf par renvoi (p. ex., « Voir Procédures de demande de reproduction des collections »[…]).
  • Qui devrait examiner les ébauches de la politique?
    • Un juriste-conseil devrait faire partie de l'équipe chargée d'examiner la politique dans ses diverses versions, tout comme un groupe présélectionné d'employés muséaux qui sont au fait des enjeux et qui ont participé au processus d'élaboration de la politique. Si votre musée fait partie d'une infrastructure élargie, notamment une université ou un système relevant d'un État ou d'une administration fédérale, vous voudrez sans doute faire revoir l'ébauche par un représentant autorisé de ce système (un agent du droit d'auteur, par exemple) pour vous assurer que la formulation soit conforme aux grandes lignes des politiques de l'organisation ou de l'agence « mère ».
  • Quel format devrait être utilisé?
    • L'organisation, la structure et les composantes de la politique sont grandement à la merci de vos choix et préférences. Dans votre examen externe des politiques des autres musées et institutions connexes, vous aurez vu toute une variété de formats et de modèles d'organisation, dont certains fonctionnent mieux que d'autres. Si vous relevez d'une organisation élargie, vous disposez sans doute déjà d'un format de politique prescrit par votre institution « mère ». Il existe des formats convenus qui sont désormais jugés des « normes » applicables à la plupart des politiques. Ces formats sont présentés dans le tableau qui suit.

Lignes directrices sur le format des politiques

Selon la norme établie, toute politique doit comprendre les éléments de format suivants :

1. Titre de la politique

Un nom abrégé / succinct de la politique. Il n'est pas nécessaire d'inclure le nom de l'institution si la politique est imprimée sur le papier à en-tête du musée.
Exemples :
Politique sur la propriété intellectuelle
Politique sur les droits d'auteur, les marques de commerce et les brevets

2. Intitulés de sections des politiques

Les politiques devraient être structurées selon les intitulés de sections comprenant des mots clés qui reflètent le contenu de chaque section. Les sections devraient être regroupées de manière logique et être uniformes à l'étendue des politiques, le cas échéant.
Exemples :
Objet
Surveillance et application

3. Système de numérotation commun

Les politiques qui comportent des sections et sous-sections devraient utiliser un plan de numérisation uniforme pour augmenter la lisibilité du document. Si la politique est très longue, une table des matières pourrait être ajoutée afin d'aider les lecteurs à identifier des volets spécifiques de la politique en un coup d'œil.
Exemple :

  • 2.0 Propriété
  • 2.1 Possession par les employés
    • 2.1.1 Consultants
4. Politiques, procédures et documents connexes

Les renvois à d'autres documents peuvent être inclus directement dans la section de la politique où ils sont pertinents, ou ils peuvent être énumérés dans une rubrique générale portant sur les documents connexes.

Exemples :

Traduction libre d'un extrait de la politique sur la propriété intellectuelle (Intellectual Property Policy) de l'université McMaster (McMaster University)Note en bas de page 36

4.3 La propriété intellectuelle ne doit pas inclure ce qui suit : […] c) toute question traitée dans la politique de répartition des recettes de la vente de matériel didactique (Policy for the Distribution of Income from the Sale of Instructional Materials) […].

Traduction libre d'un extrait de la politique sur la gestion de l'information et la bibliothèque (Information Management and Library Policy) du musée royal de l'OntarioNote en bas de page 37

Politiques pertinentes

Le MRO aborde bon nombre des points précédents dans plusieurs des politiques de son conseil d'administration, y compris :

  • Politique sur l'accès public (Public Access Policy)
  • Politique sur les collections (Collections Policy)
  • Politique sur les communications (Communications Policy)
  • Politique sur les droits d'auteur (Copyright Policy)
Pense-bête : Questions à conserver à l'esprit au moment de la rédaction

Au moment de rédiger diverses composantes d'une politique, il est facile de s'éloigner par mégarde des grands objectifs de la politique ou d'ébaucher des énoncés qui ne sont pas soutenables. Afin d'éviter que cette situation ne survienne, il y a certaines questions que vous devriez vous poser à intervalles périodiques au cours du processus d'écriture.

  • Le contenu relève-t-il des pouvoirs du musée et du conseil d'administration?
    Vous ne pouvez édicter de politiques dans des sphères d'activités débordant du champ de compétence du musée ou de celui du conseil d'administration : vous n'avez ni le droit de le faire ni les outils pour appliquer la politique dans des domaines à l'extérieur de votre institution.
  • Est-il conforme aux lois locales, étatiques / provinciales et fédérales?
    Bien que la politique puisse proposer des mécanismes pratiques pour traiter des questions que la législation n'aborde pas, votre politique ne peut faire valoir des mesures qui sont illicites. Un nombre étonnant de politiques enfreignent cette règle, soit par ignorance ou par l'utilisation d'un langage flou qui donne lieu à des énoncés formulés avec ambiguïté. Pour cette raison, il est important de faire revoir vos ébauches par un juriste-conseil dès les premières étapes du processus pour vous assurer de la rédaction d'une politique en toute conformité de la loi.
  • Peut-il conserver sa validité au niveau international?
    Des biens de la PI sont régulièrement utilisés sur la scène internationale, où les lois locales n'ont pas préséance. Si vous vous fiez grandement aux exemptions qui existent dans la loi sur la PI de votre pays (p. ex., le « fair use » aux États-Unis ou l' « utilisation équitable » au Canada), comment votre politique desservira-t-elle la PI de pays dont les lois ne reconnaissent pas ces exemptions? Votre politique viole-t-elle des accords internationaux? Un juriste-conseil est d'une importance cruciale pour l'examen de la viabilité d'une politique dans un contexte international.
  • Appuie-t-il la mission et les valeurs fondamentales de l'organisation?
    Chaque élément de la politique que vous élaborez devrait promouvoir la mission et les valeurs de base de votre musée. Il est souvent utile de conserver à portée de main l'énoncé de mission de votre musée au moment de rédiger la politique, et de le consulter fréquemment en cours de rédaction. De même, il est utile d'ébaucher l'énoncé des valeurs fondamentales avant même d'écrire les autres parties de la politique, de manière à le conserver à l'esprit durant tout l'exercice.
  • Est-il raisonnable et pratique?
    Lorsque les institutions disposent d'une politique que personne ne respecte, c'est souvent que les gens ne « peuvent » la respecter, même s'ils essayaient, étant donné que la politique s'avère exagérée ou irréaliste. Attribuer les responsabilités à des individus ou à des départements qui ne peuvent les assumer ou formuler des énoncés capricieux sont deux exemples de façons de rendre une politique inutile, à défaut d'être réalisable.
  • Est-il conforme aux pratiques commerciales du musée et aux transactions d'affaires actuelles ou éventuelles?
    La politique entrera-t-elle en conflit avec toute pratique permanente ou toute possibilité de marché de licence que le musée a mise en place ou envisage? Prenez le temps de mettre au jour pareilles pratiques ou transactions d'affaires éventuelles « avant » de procéder.

2.4.2.4 Étape 4 : Adopter la politique

Une forme quelconque de processus d'adoption officiel touchant la politique sur la PI est cruciale à son acceptation et à son utilisation. L' « adoption » rend la politique officielle, offrant un imprimatur qui procure une crédibilité institutionnelle à la politique, au travail sous-jacent et à son utilisation dans le cadre du musée. Règle générale, les politiques sont approuvées aux niveaux les plus élevés qui soient d'administration ou de gouvernance d'une institution : habituellement le conseil d'administration ou le directeur exécutif d'un établissement. Parmi les quelques musées qui ont élaboré des politiques sur la PI à ce jour, les organes directeurs ont eu tendance à être des comités internes chargés par l'administration du musée de surveiller l'élaboration des politiques. Cependant, les enjeux relatifs à la propriété et à l'utilisation de la PI augmentent grandement, ce qui justifie leur examen et leur adoption par le pouvoir de régie le plus élevé d'un musée - en général, il s'agit du conseil d'administration.

2.4.2.5 Étape 5 : Mettre en œuvre la politique

Avoir une politique officiellement adoptée est un grand accomplissement et l'achèvement d'un processus long et ardu. Bien qu'il marque la fin de l'effort de fixation, il signale également le début d'un processus de mise en œuvre. Ce processus constitue un engagement à long terme, et il implique des démarches d'éducation et de formation, de promotion, d'utilisation, de surveillance et de mise en application. Il exige également des ressources financières et humaines, que l'administration d'un musée doit être prête à fournir, sinon la politique sera laissée en friche et ne nourrira aucun but ultime.

Parmi les divers énoncés compris dans toute politique se trouve la nomination d'une personne ou d'un comité à qui il incombera de surveiller l'élaboration de la politique. Ce rôle de surveillance est diversifié (pour de plus amples renseignements au sujet du rôle d'un surveillant de politique, voir Section 3.1.2.2), mais l'une des fonctions premières qui y est rattachée est l'organisation d'une méthode de déploiement de la politique à l'échelle de l'institution. Comprises dans tout effort de mise en œuvre se trouvent les tâches suivantes :

Annoncer la politique

La politique doit être promue, et la façon standard d'amorcer ce processus est d'annoncer l'adoption de la politique aux effectifs muséaux, et de manière plus vaste au conseil d'administration du musée (si les employés n'ont pas participé au processus), aux bénévoles, aux membres du musée et autres professionnels muséaux. Une annonce officielle vise plusieurs fins :

  1. elle insiste sur l'importance de la politique (les actualités mondaines ne méritent pas une telle annonce);
  2. elle offre une occasion de relations publiques où faire valoir les plus récents efforts du musée en matière d'élaboration et d'instauration de normes professionnelles supérieures dans le cadre de l'institution;
  3. elle donne aux employés du musée, aux bénévoles et aux entrepreneurs indépendants un signal que de plus amples événements surviendront à mesure que la politique sera lentement intégrée au musée; et
  4. elle fournit au musée une occasion plus officielle de reconnaître tous les efforts qui ont été déployés dans la fixation de la politique.

Les musées qui rechercheraient des conseils spécifiques sur la manière de promouvoir une politique au sein de leur institution peuvent choisir d'examiner les lignes directrices élaborées par l'université du Minnesota (University of Minnesota).Note en bas de page 38 Même si elles ont été créées pour un contexte universitaire, ces lignes directrices offrent de précieux outils applicables aux musées et aux institutions, y compris une liste de contrôle sur la manière d'élaborer un plan de promotion relatif à une politique.

Diffuser la politique

Des copies de la politique doivent être diffusées à tout le personnel, en plus d'être rendues disponibles à des emplacements faciles d'accès tels que l'intranet du musée, le manuel de l'employé(e), le babillard du personnel, etc. Plus il sera simple pour les effectifs de repérer la politique, plus cette politique aura de chances d'être référencée et utilisée.

Les musées devraient également envisager d'afficher leurs politiques sur leurs sites Web. Bien que la plupart des musées soient réfractaires à l'idée de le faire, ils constituent les derniers remparts de résistance sur ce front. Les universités, les autres organisations culturelles et même les milieux scolaires (de la maternelle à la 12e année) affichent maintenant invariablement leurs politiques sur les zones publiques de leurs sites Web. Ils procèdent ainsi pour deux motifs de base : 1) il s'agit de la manière la plus rapide et la plus simple de renvoyer les gens à la politique; 2) cela permet aux institutions d'utiliser les merveilleuses fonctions de liens du Web pour transformer leur politique en un document éducatif élargi. Le manuel de mise en œuvre des règles du droit d'auteur (Copyright Implementation Manual) du district scolaire de Groton (Groton School District)Note en bas de page 39, par exemple, illustre très bien la manière dont une politique versée sur le Web peut établir des liens vers diverses sections de la législation sur le droit d'auteur, la jurisprudence et d'autres ressources visant à sensibiliser ses employés à des aspects spécifiques des règles de droit en matière de PI.

Informer et sensibiliser le personnel

Il est important de diffuser la politique aux employés touchés, mais la diffusion à elle seule ne suffit pas. Vous ne pouvez vous assurer que le personnel lira la politique ou qu'il en saisira la pertinence, en particulier s'il travaille dans des secteurs du musée où les questions de PI ne sont pas prédominantes ou constituent une considération relativement nouvelle (intervenants en sécurité, équipes chargées des événements spéciaux, guides-interprètes, bénévoles, etc.). Par conséquent, une fois la politique annoncée, un musée doit déployer un effort concerté pour éduquer les effectifs à l' « application » de la politique. Tous les employés doivent être informés de leurs fonctions et responsabilités juridiques en vertu de la politique, ainsi que des procédures de signalement des problèmes, des cas de violation ou des modalités d'obtention de clarifications.

Des tribunes éducatives éventuelles comprennent des séances d'orientation générales, des réunions départementales, des ateliers ou des séminaires. Certaines institutions exigent des nouveaux employés qu'ils assistent à des séances personnalisées intensives avec le surveillant de la politique sur la PI ou avec la personne qui occupe un poste équivalent, afin d'obtenir une vue d'ensemble de la politique et des procédures connexes. La formation devrait être la plus complète qui soit dans le cas des employés couramment aux prises avec des questions de PI dans l'exécution de leurs activités quotidiennes.

Adapter aux tâches ou activités particulières du musée les séances de sensibilisation à l'égard des politiques est une manière pratique de démontrer comment la politique joue un rôle dans les activités quotidiennes du personnel. Par exemple, les sessions d'information menées au département de l'éducation pourraient porter sur les secteurs où la politique affecte la programmation éducative et les travaux d'élaboration, tandis que les sessions menées au département des expositions pourraient insister davantage sur la manière dont la politique affecte la PI couramment utilisée dans les expositions et les présentoirs.

La politique sur la PI devrait être examinée périodiquement avec le personnel pour maintenir la conscientisation des employés et pour annoncer et décrire toute modification ou circonstance qui affecte la politique. Certaines institutions signalent qu'une utilisation périodique des courriels décrivant la politique à la lumière de certaines circonstances récentes est une manière efficace de « rappeler » aux effectifs certains aspects particuliers des politiques et de les garder dans leur champ d'attention.

Appliquer

Les meilleures politiques comprennent une certaine méthode permettant de les appliquer. L'application est cruciale pour mettre en œuvre la politique et la rendre efficace. Bon nombre de sociétés obligent leurs employés à signer et à dater un document déclarant que l'employé(e) a lu et compris la politique. Cette procédure fait ressortir l'importance de la politique et, dans les grandes entreprises, elle est déterminante pour l'application de la politique si un employé ou une employée venait à l'enfreindre.

Bien que les musées aient tendance à être moins rigoureux, l'application devrait néanmoins être un volet crucial de leur politique sur la PI et de sa mise en œuvre. Si, par exemple, après beaucoup de pourparlers, de séances de formation et d'investissements de temps, vous constatez qu'un employé ou une employée de votre département de vente au détail omet toujours de se conformer à la politique en ne demandant pas l'autorisation de reproduire des produits, vous devez disposer d'une certaine méthode en place pour faire valoir le pouvoir du musée de corriger la situation. Cela peut être une chose aussi simple qu'un énoncé dans la politique qui décrit l'obligation des effectifs de s'y conformer et les pénalités pour toute inobservation (notamment une réprimande officielle ou, dans les cas extrêmes, le congédiement).

La mise en œuvre de toute nouvelle politique soulève fréquemment des défis politiques et sociaux internes. Une institution peut avoir une culture et une histoire particulières qui la rendent moins réceptive à une nouvelle politique dans ce domaine, ou des employés peuvent éprouver du ressentiment face à ce qu'ils perçoivent comme de l'ingérence dans les activités qu'ils maîtrisent le mieux. La manière la plus efficace d'atténuer ou de faire tomber les défis de cet ordre durant la phase de mise en œuvre est d'adopter des mesures « avant » le déploiement. En rendant le processus d'élaboration de politiques aussi inclusif ou englobant que possible dès le début - c.-à-d. en communiquant les tâches du comité d'élaboration de politiques à intervalles périodiques et en fournissant des occasions de formuler des commentaires à diverses étapes du processus - vous réduisez grandement la possibilité d'emportements et de réticence une fois la politique prête pour la mise en application.

2.4.2.6 Étape 6 : Évaluer et réviser la politique

Tel qu'il est mentionné précédemment, vous devez examiner les politiques à intervalles périodiques pour vous assurer qu'elles demeurent pertinentes au fil du temps. L'arène de la PI est particulièrement vulnérable aux changements introduits par les nouvelles technologies de l'information, changements qui peuvent avoir des incidences sur les politiques. Les musées subissent également une transformation rapide, puisqu'ils nouent de nouveaux liens d'affaires et se définissent de nouveaux rôles qui mettent en jeu la création et l'utilisation de biens de la PI.

À quelle fréquence une politique devrait-elle être examinée? Les cycles d'examen mentionnés dans les politiques existantes sur la PI varient habituellement d'une fois l'an à une fois tous les cinq ans. Même si un processus d'examen de politique ne soit pas aussi ardu qu'un processus d'élaboration de politique, il faut lui consacrer un certain temps pour mener une évaluation approfondie. Un examen de politique annuel est sans doute irréaliste dans le cas des musées, compte tenu des contraintes temporelles auxquelles sont confrontés la plupart des employés muséaux. Pourtant, le rythme rapide de transformation de l'arène de la PI rend un cycle d'examen quinquennal (c.-à-d. de cinq ans) en apparence long. Une stratégie de compromis qu'appliquent bon nombre d'institutions est l'exécution d'un examen de politique initial après un an, et la tenue d'examens périodiques tous les deux ou trois ans par la suite.

Les examens initiaux et périodiques peuvent être aussi officielsNote en bas de page 40 ou officieux que ce que juge approprié l'institution. Le point important à se rappeler est que la politique « doit être examinée à intervalles définis », de manière à demeurer pertinente malgré les changements incessants et les considérations déontologiques du musée, et à la lumière du contexte élargi du droit, de la technologie et de la société.

2.4.2.6.1 Examen initial

Un examen initial est le tout premier examen dont fait l'objet une politique après son application pendant une période désignée (habituellement un an). Un an est généralement considéré comme un délai suffisamment long pour mettre en œuvre la politique et en évaluer l'utilité par rapport aux enjeux du monde réel, et assez court pour identifier et corriger tout problème avant qu'il ne prenne racine. Essentiellement, la période d'examen initial est une occasion d'évaluer l'utilisation de la nouvelle politique au sein de votre institution, d'en étudier les conséquences, et d'apporter toute modification nécessaire.

Chaque musée doit décider lequel des individus ou des groupes mènera son examen de politique, bien qu'il soit tout indiqué que certains des individus qui ont aidé à ébaucher la politique siègent également au comité d'examen. L'individu ou le comité doit, pendant cette période d'un an, observer et surveiller avec soin l'usage qui est fait de la politique, et obtenir activement les suggestions de modifications de politiques auprès du personnel. Au moment de l'évaluation de la politique, les questions suivantes portant sur la clarté et l'utilisation offrent des points de départ à l'examen :

  • "Le personnel souscrit-il à la politique? Dans la négative, est-il indiqué d'offrir davantage de formation? Plus de promotion et de sensibilisation à l'égard de la politique?
  • Plus de démarches d'application? Y a-t-il eu de fréquentes questions ou demandes de clarification relativement à la politique?
  • Ces demandes sont-elles survenues en début d'année (lorsque la politique était encore « fraîche »), puis se sont amenuisées au fil des mois? Pareille tendance laisse entendre que le personnel a besoin de pousser sa formation et de parfaire son expérience avant de devenir confortable et familiarisé avec la politique.
  • Les demandes de précisions ont-elles affiché une cadence constante tout au long de l'année? Une cadence constante de demandes peut révéler un besoin d'améliorer la clarté du document de politique.
  • Certains aspects de la politique sont-ils remis en question ou exigent-ils des éclaircissements plus fréquents que d'autres? Ces sections peuvent avoir besoin d'être repensées et réécrites.
  • La politique a-t-elle une incidence globale favorable sur l'institution? Favorise-t-elle de nouvelles idées et contribue-t-elle à promouvoir de nouvelles initiatives?
  • Le personnel a-t-il une meilleure compréhension de l'importance de la PI au musée, comme en témoignent une communication accrue, un « suivi » amélioré des processus et procédures et des questions plus songées?
  • La politique favorise-t-elle parmi le personnel des procédures plus coordonnées et uniformes à l'échelle du musée?
  • Dans le cas des musées qui font partie d'une organisation élargie : La politique est-elle entrée en conflit avec tout autre secteur de votre institution mère?"

Mme Rachelle Browne, conseillère générale adjointe à l'institut Smithsonian (Smithsonian Institution), dans un exposé relatant les valeurs véhiculées dans une politique sur la PINote en bas de page 41, suggère également qu'un musée examine - dans le contexte élargi de la mission et des valeurs du musée - les conséquences de sa politique à la lumière des questions suivantes :

  1. "Comment la politique cadre-t-elle dans l'énoncé de mission du musée?
  2. Comment la politique améliore-t-elle la prestation des services éducatifs et culturels du musée ou tout autre bien public?
  3. La politique respecte-t-elle et appuie-t-elle l'innovation et la création, comme en témoigne le niveau d'équité avec lequel elle traite les artistes, les donateurs, les collectivités d'origine, les utilisateurs et les visiteurs?
  4. La politique est-elle conforme aux responsabilités d'intendance du musée?"

2.4.2.6.2 Examen périodique

Une fois l'examen initial accompli, des examens subséquents devraient avoir lieu à intervalles périodiques (on suggère tous les deux ou trois ans). Ces examens périodiques peuvent servir à revoir certaines des questions internes discutées à l'examen initial, mais ils sont susceptibles de privilégier un regard plus prospectif, en entrevoyant la politique à la lumière des modifications à la législation sur la PI, aux tendances technologiques actuelles et aux relations au niveau des utilisateurs.

2.4.2.6.3 Amendements et modifications

Toutes les politiques sont éventuellement amendées ou (si des changements draconiens sont justifiés) réécrites. Chaque fois que des modifications ou changements sont apportés à une politique, on doit obtenir l'approbation du même fondé de pouvoir que celui chargé d'approuver la politique initiale. Les politiques révisées devraient être identifiées en tant que telles (habituellement, par l'apposition du terme « amendé » et de la date soit du début ou de la fin du document de politique). Cela aide à établir un « contrôle des versions » (en s'assurant que les gens suivent et citent la version la plus récente de la politique) et rend clair le fait que la politique amendée a été officiellement avalisée.

Une fois les changements approuvés, le personnel devrait être informé des révisions et recevoir des copies de la politique nouvellement révisée. Si les changements sont importants, le musée peut souhaiter tenir des séances d'orientation générales ou des séances départementales pour mettre à jour le personnel et s'assurer que la politique nouvellement révisée soit clairement comprise.

Coordonnées pour cette page Web

Ce document est publié par le Réseau canadien d’information sur le patrimoine (RCIP). Pour fournir des commentaires ou des questions à ce sujet, veuillez communiquer directement avec le RCIP. Pour trouver d’autres ressources en ligne destinées aux professionnels de musées, visitez la page d'accueil du RCIP ou la page Muséologie et conservation sur Canada.ca.

Signaler un problème ou une erreur sur cette page
Veuillez sélectionner toutes les cases qui s'appliquent :

Merci de votre aide!

Vous ne recevrez pas de réponse. Pour toute question, contactez-nous.

Date de modification :