Demande de propositions pour un système de gestion des collections

Table des matières

Introduction
Planifier et définir le projet
- Définir les exigences
Approches en matière d’acquisition
Aperçu de la demande de propositions
En conclusion

Introduction

Ce document fournit des directives sur l’information faisant généralement partie d’une demande de propositions (DP) rédigée pour un système de gestion des collections (SGC). Au moment de la rédaction d’une DP, vous établissez les exigences et les objectifs pour lesquels des fournisseurs potentiels peuvent présenter une soumission pour un SGC.

Comme les besoins de chaque établissement sont différents, la DP varie : elle peut être extrêmement complexe ou relativement simple, selon la situation de l’établissement. Même si la DP est simple, un établissement aura besoin de faire des recherches et des plans préliminaires pour s’assurer que ses besoins sont clairement déterminés avant de poursuivre, étant donné que le système sera probablement en place pendant plusieurs années. Les lignes directrices proposées ici vous aideront à respecter la procédure.

Un document de DP doit comprendre suffisamment de détails pour couvrir tous les éléments qu’un établissement aimerait retrouver dans le contrat définitif une fois que le travail a été attribué. Cela peut sembler représenter une grande charge de travail initiale. Toutefois, cette étape vous évitera de devoir produire deux documents distincts et vous permettra d’avoir un processus d’achat équitable et transparent.

Planifier et définir le projet

Formez une équipe de projet pour :

déterminer la portée du projet;
déterminer les raisons qui justifient la sélection d’un nouveau système;
définir le rôle de l’équipe de projet;
déterminer l’autorité contractante;
déterminer les intervenants concernés, ainsi que leurs rôles et leurs besoins;
définir les exigences exactes du système;
déterminer l’échéance et le budget (pour l’installation et le soutien);
établir un calendrier de projet qui inclut les phases de planification, d’approvisionnement, de lancement et d’essai;
examiner et consigner l’environnement et l’état actuels des documents sur les collections;
déterminer l’environnement cible;
établir une stratégie de communication afin d’informer les gens des changements possibles à venir.

Même dans un petit établissement ne possédant pas une grande équipe, un chef de projet doit être choisi pour superviser le travail.

Définir les exigences

La première étape de l’élaboration d’une DP consiste à définir les exigences du système. Pour commencer, consignez toutes les unités d’information et les fonctions requises dans le système, ainsi que les processus de gestion des collections ou de l’information utilisés dans le système actuel ou au sein de votre établissement (si vous n’avez pas de SGC). Cette étape vous permettra de déterminer les forces et les faiblesses des pratiques actuelles de gestion des renseignements de l’établissement et de faciliter les améliorations futures.

La Liste de critères d’évaluation de logiciels de gestion des collections du Réseau canadien d’information sur le patrimoine (RCIP) vous aidera à déterminer les caractéristiques requises pour la rédaction de la section « Exigences » de la DP. Il est essentiel de consulter vos intervenants (toutes les personnes ou tous les groupes du musée qui se fient directement ou indirectement à l’information de gestion des collections) au moment de définir ces exigences. Consignez de façon exacte les données qui seront entrées dans le système et ce que l’on en fera. Cela permettra de déterminer les types d’intrants et d’extrants requis. Considérez les besoins actuels et potentiels de même que les utilisateurs actuels et potentiels des données des collections.

Approches en matière d’acquisition

Une fois que les exigences de l’établissement et de tous les utilisateurs ont été définies, vous pouvez adopter plusieurs approches pour acquérir un SGC :

A. Acheter un progiciel offert sur le marché

Achetez une application prête à utiliser pour effectuer la totalité ou la plupart des fonctions, qui est hébergée par votre établissement ou par le fournisseur du logiciel (selon la situation). L’approche et la cible de ces applications logicielles différeront, mais elles sont vendues avec la plupart des unités d’information et des fonctionnalités requises. Emprunter cette voie nécessitera probablement certains compromis, car les intervenants considéreront rarement une application comme étant la solution parfaite, mais il s’agit généralement de la solution la moins coûteuse à court et à long terme. Les avantages d’un progiciel offert sur le marché comprennent le développement continu fourni par les fournisseurs du système et une communauté préexistante d’utilisateurs.
B. Acheter un progiciel commercial et le faire personnaliser pour l’exécution de fonctions propres à votre établissement

Ce type de personnalisation peut permettre d’éviter certains des compromis nécessaires lors de l’utilisation de progiciels offerts sur le marché, mais ces progiciels sont habituellement plus chers et pourraient vous empêcher de bénéficier des mises à niveau générales apportées par le fournisseur du logiciel à l’avenir. Le coût initial et les exigences relatives au soutien continu dépendront de l’ampleur des personnalisations. Il est aussi possible d’acheter un progiciel commercial et de le personnaliser en fonction du temps et des ressources dont vous disposez; cependant, cette possibilité devrait être évaluée dès le début.
C. Acquérir un logiciel libre qui comprend une option de développement prévue au contrat

Un établissement peut opter pour un logiciel libre et sous-traiter la personnalisation à un développeur. Le coût initial et les exigences en matière de soutien continu dépendront de l’ampleur de la personnalisation, mais la sous-traitance du soutien continu signifie que l’établissement n’aura pas besoin de l’expertise interne généralement requise pour les produits à licence ouverte. Cette solution peut s’appliquer aux systèmes en nuage et aux systèmes internes.
D. Acquérir un logiciel libre et le développer à l’interne

Même si un logiciel libre peut être acquis gratuitement, il peut s’avérer coûteux de l’adapter et de le tenir à jour, surtout en ce qui concerne les coûts en ressources humaines. Cette solution ne doit être envisagée que par les établissements ayant des ressources considérables dans le domaine de la technologie de l’information (TI) pour installer, mettre à l’essai, personnaliser, tenir à jour et soutenir le logiciel au sein de l’environnement technique de l’établissement (ou en ligne si une solution en nuage doit être adoptée). Remarque : Cette solution est donnée à titre d’information seulement, mais elle ne requiert pas de DP si l’on fait appel à l’expertise à l’interne.
E. Développer un système personnalisé

Cette solution consiste à utiliser un logiciel de programmation (par exemple, Access ou FileMaker Pro) ne possédant pas de fonctionnalité intégrée de gestion des collections. Elle demande beaucoup de temps et une expertise spécialisée dans les phases de conception, de développement et de maintenance. Cette solution ne doit être choisie que par les établissements possédant les capacités ou les fonds nécessaires pour tenir à jour et soutenir le logiciel une fois qu’il est conçu, puisqu’il ne sera pas possible de se fier à un fournisseur ou à une communauté de soutien. Cette solution est rarement opportune ou rentable.

Une fois que les exigences ont été déterminées et que des approches d’acquisition ou d’approvisionnement potentielles ont été examinées, commencez l’ébauche de la DP. Dans le cas de projets complexes, il pourrait être nécessaire de faire appel à une expertise en passation de marchés pour l’élaboration d’une DP détaillée.

Aperçu de la demande de propositions

Les lignes directrices suivantes fournissent une approche de base pour l’élaboration d’une DP. Elles ne s’appliquent pas aux projets complexes pour lesquels un consultant doit gérer le processus de la DP et ne doivent pas être considérées comme des conseils juridiques.

Page couverture

Pour faciliter le travail des futurs soumissionnaires, fournissez une page couverture comprenant le nom de votre établissement, le budget alloué au projet, une courte description du but de la DP et un échéancier général qui comprend la date limite de soumission de la DP, ainsi que les dates de début et de fin du projet.

Contexte

Décrivez l’établissement, le mandat ainsi que la collection (taille, type) en mentionnant les prévisions de croissance des dossiers de collection. Ajoutez aussi l’état actuel des images numérisées ou d’autre matériel multimédia, les documents et le contenu en ligne connexes, ainsi que les plans de croissance dans ce domaine.

Environnement technique

Décrivez en détail tout SGC actuel et l’environnement technique de l’établissement. L’environnement technique comprend le réseau, les systèmes d’exploitation, les appareils informatiques, les navigateurs utilisés, etc. Les établissements qui désirent remplacer un SGC doivent se poser quelques questions avant de procéder à leur choix, notamment :

Combien de dossiers devront être transférés du système actuel?
Combien de personnes travaillent avec ce système et quels types d’accès ont-ils présentement (pour la saisie de données et l’accès en lecture seule)?
Y a-t-il un administrateur de système local?
Y a-t-il des utilisateurs multiples?
Doit-il est compatible avec certains systèmes (par exemple, un système de gestion des biens numériques [SGBN])?
Y a-t-il des choses à prendre en considération en ce qui a trait à la sécurité, comme des pare-feu?

Décrivez la situation actuelle en fournissant le plus de détails possible. Si vous cherchez à acquérir un SGC pour la première fois, certains renseignements généraux seront différents. Si vous effectuez la migration à partir d’un système non spécialisé de feuille de calcul ou de base de données, décrivez le logiciel et la version que vous utilisez.

Dans certains cas, un schéma pour le système technique et un glossaire des termes peuvent être mis en annexe.

Renseignements contractuels généraux

Fournissez les coordonnées de l’autorité administrative (agent de la passation des marchés) et de toutes les personnes avec qui les fournisseurs peuvent communiquer s’ils ont des questions. Consignez le processus et l’échéancier pour les questions et les réponses. Définissez le processus pour les addendas en fonction des réponses aux questions. Indiquez les dates limites des demandes d’addenda.

Échéancier

Présentez les dates clés de la DP; par exemple, les dates définitives de soumission des propositions, l’échéancier d’évaluation des propositions et les dates de début et de fin du projet. Déterminez les jalons importants qui surviendront au cours du projet.

Portée des travaux

La portée des travaux et les exigences techniques sont le cœur de la DP, et les détailler vous demandera plus de temps. La portée devrait décrire en détail ce que recherche l’établissement. Bien que la liste ne soit pas exhaustive, les questions suivantes vous aideront à définir cette section. Fondez la portée des travaux sur vos recherches internes préliminaires.

Quels sont les principaux objectifs de ce projet?
Est-ce que le SGC est réservé à la gestion interne ou est-ce qu’un SGC et une interface de publication en ligne sont requis? (Base de données des collections + exportation vers des expositions virtuelles ou vers un accès public en ligne?)
La contribution à un autre type de système externe est-elle requise (par exemple, un SGBN)? Faites la liste de toutes les interfaces de programmation d’applications (API) qui pourraient être requises.
Si vous recherchez une solution en ligne (basée sur un navigateur), quels sont les navigateurs Web préférés/compatibles?
Préférez-vous opter pour une solution en nuage? Si la réponse est oui, des contraintes de sécurité s’appliquent-elles à l’emplacement de stockage de l’information?
Préférez-vous stocker l’information sur un système local?
Désirez-vous faire les copies de sauvegarde de votre système local sur un système en nuage?
Quelles sont vos attentes concernant le processus de sauvegarde, entre autres, la fréquence et le type?
Qui est censé effectuer la migration?
Quelle formation et quels documents seront requis, et dans quel format?
Quel type de soutien est requis pendant et après l’installation, et pour quelle période?

Limites

Décrivez les limites. Décrivez les paramètres du projet. Un soutien est-il requis de façon continue ou au cas par cas? Y a-t-il des limites quant à la durée du contrat?

Indiquez le budget maximal.

Exigences en matière de gestion des collections

Le RCIP recommande aux musées canadiens de respecter les procédures opérationnelles de Spectrum. Spectrum est une norme de gestion des collections conçue au Royaume-Uni par Collections Trust et qui est utilisée partout dans le monde. Elle est répartie en 21 activités ou procédures. Les procédures primaires sont celles que les musées utilisent le plus souvent. Les musées doivent déterminer les procédures requisesdevant être soutenues par le futur SGC. (Les procédures de Spectrum 5.0 sont accessibles en ligne sur le site Web Collections Trust [en anglais seulement]. Le RCIP est en train de traduire Spectrum en français.)

La liste des procédures est la suivante :

l’entrée d’objets (primaire);
l’acquisition et l’enregistrement des acquisitions (primaire);
le contrôle de l’emplacement et des déplacements (primaire);
l’inventaire (primaire);
le catalogage (primaire);
la sortie d’objets (primaire);
les objets empruntés) (primaire);
les objets prêtés) (primaire);
la planification de la documentation (primaire);
la vérification de l’état et l’évaluation technique;
le soin des collections et leur conservation;
l’établissement de la valeur;
l’assurance et l’indemnisation;
la planification d’urgence pour les collections;
les dommages et les pertes;
le retrait d’inventaire et l’aliénation;
la gestion des droits;
la reproduction;
l’utilisation des collections;
l’examen des collections;
la vérification.

Voici un exemple de formulation concernant la conformité à Spectrum pour une DP :

Le Soumissionnaire doit s’assurer que le système proposé est conforme aux procédures suivantes de Spectrum 5.0 : (établissez la liste des procédures requises).

Liste de critères d’évaluation de logiciels de gestion des collections du RCIP

La Liste de critères d’évaluation de logiciels de gestion des collections vous aidera à déterminer les autres exigences, qui devront être présentées par ordre de priorité selon qu’il s’agit d’exigences obligatoires ou seulement souhaitables. Élaborez des exigences précises en fonction des réponses de l’établissement aux éléments de la liste de critères. Pour les fonctions désignées comme obligatoires, la formulation suivante peut être utilisée :

Le système doit être en mesure de...

Pour les fonctions qui sont désignées comme étant souhaitables, vous pouvez utiliser la formulation suivante :

Le système devrait…

Dans les cas où le processus doit être décrit, l’exigence peut être formulée sous forme de question demandant au soumissionnaire de décrire la façon dont le système effectue une tâche.

Les aspects pour lesquels vous aurez peut-être à préciser les exigences sont les suivants :

l’interface utilisateur;
les requêtes;
les rapports;
la gestion améliorée des collections;
les exigences techniques;
l’administration du système;
l’installation;
la migration;
la mise à l’essai;
la formation;
la documentation;
les produits livrables pour chaque phase (pour un grand projet);
la fréquence et le type de copies de sauvegarde requis;
l’accessibilité;
la langue de l’interface (capacité bilingue ou multilingue);
la langue (capacité bilingue ou multilingue pour la saisie de données et la gestion du développement et de la personnalisation de l’interface Web).

Exigences de soumission

Indiquez, dans cette section, ce que les soumissionnaires doivent indiquer dans leur soumission, notamment :

l’endroit et le moment où présenter la soumission;
le nombre de copies;
le format de la soumission (par exemple, version papier accompagnée d’une version électronique envoyée à une adresse électronique précise).

On peut demander d’inclure, dans la DP, les renseignements suivants.

Le profil d’entreprise du soumissionnaire :
- la dénomination sociale de l’entreprise;
- la biographie des membres du personnel qui travailleront sur le projet, ainsi qu’une description de leur rôle et de leur niveau de participation;
- l’adresse professionnelle, les numéros de téléphone et de télécopieur et l’adresse du site Web;
- les coordonnées du représentant pour la soumission;
- le résumé et l’historique des activités de l’entreprise;
- les renseignements sur le produit;
- les langues officielles utilisées;
- l’accès à un bureau de soutien au Canada ou en Amérique du Nord, y compris les heures d’ouverture.
Un énoncé sur la façon dont les soumissionnaires respecteront les exigences précisées.
L’expérience avec des projets connexes :
- Demandez au soumissionnaire de fournir la liste des clients dont les systèmes sont de taille et de portée semblables, ainsi que trois références et leurs coordonnées.
- Demandez si d’autres clients dans votre région utilisent le système.
L’approche et la méthodologie qui seront utilisées (utilisez tous les éléments pouvant s’appliquer au projet et tout autre élément correspondant à vos besoins) :
- la description du SGC, y compris les options d’hébergement et de déploiement;
- la description exacte et précise de la tarification des contrats de licence (nombre d’utilisateurs, nombre de dossiers, etc.);
- les coûts associés aux logiciels et la grille tarifaire;
- la répartition des coûts de tous les logiciels et de leur installation :
  - Le paiement pour l’application s’effectue-t-il par modules ou par paiement unique?
  - Des droits annuels d’utilisation doivent-ils être versés?
  - Des frais de mise à niveau s’appliquent-ils?
  - Des frais de documentation s’appliquent-ils?
  - Quels sont les coûts de soutien et de maintenance?
  - Des coûts sont-ils associés à la formation?
  - Quels seront les coûts si la taille ou l’usage du système change?
  - Un plan de conversion des données est-il en place et des frais de chargement s’appliquent-ils?
- les options d’achat de modules supplémentaires une fois que le système a été mis en place;
- les autres frais et la façon dont ils sont déterminés;
- la fréquence des mises à jour des logiciels (Quelle est la date de la dernière mise à niveau importante?);
- la façon dont les mises à niveau (mineures et majeures), les correctifs et les corrections de bogues sont pris en charge et s’ils sont couverts par une entente de service;
- le plan de maintenance et de soutien après l’achèvement du projet;
- les options en matière d’hébergement et de déploiement;
- le processus de migration des données;
- le plan de projet détaillé comprenant l’échéancier du projet et les jalons connexes;
- un exemple de contrat ainsi que les clauses normalisées, les droits et la durée du contrat;
- le plan d’essai;
- l’essai d’acceptation par l’utilisateur;
- la sécurité (par exemple, l’endroit où les données seront stockées s’il s’agit d’une solution en nuage).

Détails contractuels

Énumérez les renseignements juridiques généraux, y compris les détails suivants :

l’agent d’émission n’est pas tenu de payer les coûts liés à l’élaboration de la proposition;
les questions précises liées à la sous-traitance;
les canaux de communication précis;
une description du droit d’annuler la DP;
si une retenue de paiement est appliquée jusqu’à l’acceptation du système, décrivez-la clairement.

Si vous le désirez, décrivez le droit d’annuler le processus de la DP et de recommencer avec le même ensemble d’exigences ou des exigences modifiées. Certaines DP peuvent préciser dès le début le droit de négocier une modification de la portée du travail au cours du processus d’évaluation. Vous pouvez aussi indiquer dans la DP que les propositions pour lesquelles les références ne sont pas satisfaisantes seront rejetées.

Ces détails contractuels devraient être rédigés avec l’aide d’un service juridique ou d’un conseiller en passation de marchés.

Critères d’évaluation

Décrivez au fournisseur les critères selon lesquels les éléments des propositions seront évalués et qui effectuera les évaluations (les rôles plutôt que le nom des personnes). Assurez-vous d’exiger une démonstration des systèmes de tous les soumissionnaires qui réussissent l’examen initial. Les propositions peuvent être évaluées en fonction des exemples suivants :

la compréhension des besoins de l’établissement (les recommandations du fournisseur permettront d’évaluer ce critère);
la clarté de la proposition;
la solution répond aux exigences de la DP;
le coût total du projet;
le calendrier et la stratégie sont conformes à l’échéancier;
les réalisations antérieures du fournisseur pour ce type de projet (selon les références);
la disponibilité et la qualité des membres du personnel pour le soutien pendant et après l’installation;
la capacité de personnaliser le logiciel pour répondre aux besoins de l’établissement.

Une façon de mener l’évaluation consiste à attribuer des points en se fondant sur les priorités établies à la suite du classement des exigences. En voici un exemple :

vaste expérience des solutions de gestion des collections (25 points);
exhaustivité de la proposition technique – profil d’entreprise, approche, calendrier, équipe de projet, soutien continu (25 points);
proposition de prix (20 points);
entrevue, y compris la démonstration (15 points);
références (15 points).

Remarque : il s’agit simplement d’un exemple. L’établissement doit déterminer les priorités en fonction desquelles il veut évaluer les propositions.

Vous pouvez indiquer dans la DP que seuls les fournisseurs qui respectent les exigences obligatoires peuvent passer à l’évaluation des exigences non obligatoires. Une autre option est d’évaluer simplement toutes les propositions qui respectent l’ensemble des exigences et de choisir un seul critère (par exemple, l’optimisation des ressources) comme élément décisif, pourvu que ce critère soit clairement énoncé.

Démonstration du système

Décrivez le type de démonstration désiré : pour une version téléchargeable, pendant combien de temps l’établissement peut-il accéder au système en vue de le tester? Dans le cas d’une démonstration en direct, quelles caractéristiques seront présentées? Comment cela sera-t-il réalisé? Est-ce seulement pour les soumissionnaires ayant obtenu un certain résultat cumulatif?

En conclusion

La réussite d’une DP dépend des efforts initiaux que déploie l’établissement pour comprendre et définir clairement ses besoins et ses capacités en matière de gestion des collections et de critères techniques. Si vous déployez ces efforts au début de votre projet, vous serez en mesure de produire une DP claire et de trouver la solution de SGC qui vous convient parfaitement. Vous pouvez utiliser les lignes directrices présentées dans ce document pour guider votre approche lors de la recherche et de la rédaction de votre DP en utilisant la table des matières pour personnaliser votre document.

Ces lignes directrices ont été élaborées en fonction de textes d’introduction d’examens antérieurs menés par le RCIP sur des SGC et d’un certain nombre d’exemples de DP, ainsi que des commentaires de la communauté muséale. Elles fournissent une orientation quant à l’élaboration d’une DP, mais chaque établissement devra déterminer ses besoins selon les commentaires des intervenants.

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Date de modification :: 2018-04-13

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