Santé Canada - Loi sur la protection des renseignements personnels - Rapport annuel 2013-2014

Table des matières

Introduction

I. La Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) accorde aux citoyens canadiens et aux résidents permanents du Canada le droit d'accès aux renseignements qui les concernent et que conserve le gouvernement fédéral, sous réserve de certaines exceptions spécifiques et limitées. La Loi protège les renseignements personnels des individus par des dispositions qui s'appliquent à la collecte, à la conservation, à l'exactitude, au retrait, à l'utilisation et à la divulgation des renseignements personnels.

En vertu de la Loi, le responsable de chaque institution du gouvernement fédéral doit soumettre au Parlement un rapport annuel sur l'administration de la Loi après la clôture de chaque exercice. Ce rapport annuel est préparé et déposé devant chaque chambre du Parlement conformément à l'article 72 de la Loi. Ce rapport résume les mesures prises par Santé Canada pour remplir ses obligations en matière de protection des renseignements personnels au cours de l'exercice 2013-2014.

II. À propos de Santé Canada

Santé Canada est le ministère fédéral responsable d'aider les Canadiennes et les Canadiens à maintenir et à améliorer leur état de santé.

Santé Canada s'est engagé à améliorer la vie de tous les Canadiens et à faire du Canada l'un des pays où les gens sont le plus en santé au monde, comme en témoignent la longévité, les habitudes de vie et l'utilisation efficace du système public de soins de santé.

En travaillant avec les autres intervenants d'une manière qui inspire confiance aux Canadiens, Santé Canada vise à :

  • prévenir et réduire les risques pour la santé individuelle et pour l'ensemble de l'environnement;
  • promouvoir des modes de vie plus sains;
  • assurer la prestation de services de santé de grande qualité, efficaces et accessibles;
  • intégrer au renouvellement du système de soins de santé des plans à long terme de prévention, de promotion et de protection de la santé;
  • réduire les inégalités dans le domaine de la santé au sein de la société canadienne;
  • fournir de l'information sur la santé afin d'aider les Canadiennes et les Canadiens à prendre des décisions éclairées.

Santé Canada possède des bureaux régionaux en Colombie-Britannique, en Alberta, en Saskatchewan, au Manitoba, en Ontario, au Québec, dans la région de l'Atlantique et dans la région du Nord.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur Santé Canada, veuillez consulter notre site Web.

Infrastructure de protection des renseignements personnels

I. La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

La protection de la vie privée et la gestion appropriée des renseignements personnels, y compris des renseignements personnels sur la santé, sont extrêmement importantes pour les Canadiens et pour Santé Canada. Le Ministère prend au sérieux son rôle dans la gestion des renseignements personnels et a pris des mesures pour accroître la sensibilisation et mettre en œuvre des processus afin de se conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces mesures sont décrites dans le présent rapport.

La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) fait partie de la Direction de la planification, de l'intégration et des services de gestion de la Direction générale des services de gestion de Santé Canada.

En juin 2012, conformément aux conditions de l'entente de partenariat de services partagés conclue entre Santé Canada et l'Agence de la santé publique du Canada (l'Agence), un service partagé a été créé afin d'administrer la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels au sein des deux institutions. En 2013-2014, soit le premier exercice complet qui s'est déroulé dans le cadre de cette nouvelle entente, un nouveau modèle de coordonnateur unique de l'AIPRP a été mis sur pied pour Santé Canada et l'Agence. 

Le coordonnateur de l'AIPRP est responsable de l'élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures efficaces afin de permettre un traitement efficient des demandes en vertu de la Loi. Le coordonnateur est également responsable des politiques, des systèmes et des procédures connexes qui émanent de la Loi. La Division est chargée de toutes les exigences liées à la protection de la vie privée prévues par la Loi, notamment :

  • répondre aux demandes de renseignements personnels dans les délais prescrits et s'acquitter de l'obligation de venir en aide aux demandeurs;
  • fournir des conseils et des directives relativement à l'application de la Loi et des politiques et directives du Conseil du Trésor du Canada aux employés du Ministère;
  • élaborer des politiques et des pratiques ministérielles qui favorisent une culture axée sur la connaissance et la compréhension de la protection des renseignements personnels;
  • sensibiliser et former les employés relativement à la Loi;
  • faire en sorte que les fonds de renseignements personnels soient publiés dans Info Source;
  • coordonner et superviser le processus d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP);
  • coordonner la limitation, l'évaluation et le signalement des atteintes à la vie privée;
  • surveiller les tendances en matière de protection des renseignements personnels à l'échelle nationale et internationale afin de donner des conseils éclairés aux clients;
  • analyser les pratiques de protection des renseignements personnels dans le secteur de la santé;
  • rédiger le rapport annuel au Parlement et contribuer au Cadre de responsabilisation de gestion (CRG);
  • assurer la liaison avec le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP), le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), d'autres ministères et organismes fédéraux, les ministères provinciaux de la Santé et d'autres partenaires clés au sujet de l'application de la Loi afin d'élaborer des politiques, des lignes directrices et des outils pertinents.

En 2013-2014, la Loi était administrée, dans la pratique, à Santé Canada par 9,36 équivalents temps plein (ETP) avec le soutien de services consultatifs (0,98 ETP) ainsi que par 0,14 employé occasionnel et étudiant à temps partiel, pour un effectif de 10,48 ETP.

En outre, environ 5,65 ETP travaillaient à une politique de protection des renseignements personnels pour les dossiers de Santé Canada. L'effectif des ETP liés à la protection des renseignements personnels au sein de Santé Canada s'élevait à 16,13 ETP.

Délégation du pouvoir décisionnel

Le 11 juillet 2013, la ministre de la Santé a signé une nouvelle délégation du pouvoir décisionnel pour la Loi sur l'accès à l'information. La nouvelle délégation du pouvoir décisionnel étend la délégation des pouvoirs décisionnels en dehors du coordonnateur aux niveaux du sous-ministre adjoint et du directeur général au sein de la Direction générale des services de gestion de Santé Canada. Des pouvoirs décisionnels sélectionnés ont également été délégués aux gestionnaires et aux analystes de l'AIPRP afin de gérer plus efficacement la quantité de demandes d'accès à l'information reçues. Cette approche révisée a été adoptée afin de porter au maximum l'efficacité opérationnelle tout en continuant de réduire au minimum les risques.

L'ordonnance de délégation des pouvoirs est présentée à l'annexe A.

Demandes en vertu de la loi sur la protection des renseignements personnels - Données statistiques, interprétation et explication

I. Rapport statistique

Cette section du Rapport comprend une interprétation et une explication des données contenues dans le rapport statistique de Santé Canada qui résume les activités liées à la protection des renseignements personnels pour la période du 1er avril 2013 au 31 mars 2014 (annexe B).

Nombre de demandes de renseignements personnels et charge de travail

Demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Le nombre de nouvelles demandes de renseignements personnels a augmenté au cours des cinq dernières années. En 2009-2010, on dénombrait 471 demandes de renseignements personnels comparativement à 627 en 2013-2014, ce qui représente une hausse de 33 %. Cette augmentation est attribuable, en partie, aux demandes de dossiers médicaux présentées dans le cadre des revendications relatives aux pensionnats indiens.

Charge de travail
Au cours de l'exercice 2013-2014, Santé Canada a traité 596 des 675 demandes actives (88 %). Les demandes actives comprenaient 627 nouvelles demandes et 48 demandes reportées de l'exercice 2012-2013.

Plusieurs facteurs sont attribuables à la diminution importante du nombre de pages examinées en 2013-2014 par rapport à l'année précédente. Premièrement, Santé Canada a tenté de gérer les demandes de façon plus stratégique et a affecté un plus grand nombre de ressources aux processus préliminaires. Par exemple, les demandes sont analysées de plus près et elles sont abordées dès le départ avec le demandeur afin de récupérer les documents qui répondent à ses besoins. Dans la même veine, l'équipe de l'AIPRP a collaboré avec les responsables ministériels afin de s'assurer que les documents récupérés correspondent à la demande. Enfin, il convient de mentionner que le nombre de pages examinées concerne uniquement les dossiers fermés en 2013-2014 et qu'il ne tient pas compte des demandes actives qui étaient encore à l'étude à la fin de l'exercice.

Pages examinées par exercice
Exercice Nbre de pages examinées
2009-2010 47 978
2010-2011 91 904
2011-2012 148 882
2012-2013 172 686
2013-2014 86 338

Demandes de consultation reçues des autres institutions gouvernementales
En 2013-2014, Santé Canada a traité en tout 12 demandes de consultation (112 pages) provenant d'autres ministères fédéraux. Cela représente un nombre légèrement plus élevé de cas (8) et 967 pages de plus qu'au cours de l'année précédente.

Nombre de consultations et de pages examinées provenant d'autres institutions fédérales
Institutions fédérales Nombre de consultations réalisées Pages examinées
Agence canadienne d'inspection des aliments 1 41
Gendarmerie royale du Canada 5 27
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada 1 25
Agence des services frontaliers du Canada 1 6
Service correctionnel Canada 1 5
Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada 1 5
Anciens Combattants Canada 1 2
Commission des libérations conditionnelles du Canada 1 1
Total 12 112

III. Répartition des demandes traitées

Les demandes traitées se répartissent comme suit :

Répartition des demandes traitées en pourcentage
Répartition des demandes Demandes traitées en pourcentage
Communication totale 29 %
Communication partielle 29 %
Aucun document n'existe 25 %
Demande abandonnée 17 %
Toutes exemptées 0 %
Toutes exclues 0 %

IV. Exceptions invoquées

Les articles 18 à 28 de la Loi précisent les exceptions qui visent à protéger les renseignements liés à un intérêt public ou privé particulier. L'article 26 « Renseignements concernant un autre individu », représentait 95 % de toutes les exceptions invoquées en 2013-2014.

Principales exceptions appliquées
Exceptions Nombre de cas dans lesquels l'exception a été appliquée
Article 26 - Renseignements concernant un autre individu 169
Article 22(1) - Enquêtes 3
Article 25 - Sécurité des individus 2
Article 27 - Secret professionnel des avocats 2
Article 20 - Affaires fédéro-provinciales 1

V. Exclusions citées

La Loi ne s'applique ni aux renseignements personnels qui sont accessibles au public (article 69) ni aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine, avec certaines exceptions (article 70). Les demandes contenant les exclusions proposées en vertu de l'article 69 doivent faire l'objet d'une consultation avec le ministère de la Justice et peut-être avec le Bureau du Conseil privé. En 2013-2014, Santé Canada n'a exclu aucun renseignement en vertu de l'article 69 ou 70.

VI. Délai de traitement

Santé Canada fait le suivi des demandes fermées et de leurs délais de traitement. Sur une charge de travail totale de 675 demandes, Santé Canada en a traité 596 et a reporté 79 demandes actives à l'exercice 2014-2015.

Santé Canada a été en mesure de répondre dans un délai de 30 jours ou moins dans le cas de 404 (68 %) des demandes traitées. Parmi les demandes restantes, 123 (20 %) ont été traitées dans un délai de 31 à 60 jours, 53 (9 %) dans un délai de 61 à 120 jours et 16 (3 %) dans un délai de 121 jours ou plus.

VII. Prorogations

Un délai légal a été invoqué dans 150 cas (25 %) parmi les 596 demandes traitées.

VIII. Traduction

Il n'y a pas eu de demandes de traduction de documents en réponse à des demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels en 2013-2014.

IX. Format de l'information divulguée

Parmi les demandes qui ont fait l'objet d'une communication complète ou partielle, 171 ont été envoyées en format papier. Par contre, cela représente seulement 14 % de l'ensemble des pages communiquées. En comparaison, les réponses à 246 demandes ont été communiquées par voie électronique, ce qui représente 86 % des pages divulguées.

L'imagiciel de Santé Canada permet au Ministère de répondre aux demandes officielles de renseignements personnels dans le format de document portable (PDF) qui propose plus d'options de livraison au public. Les documents divulgués peuvent être envoyés par la poste sur CD-ROM, éliminant ainsi la nécessité de les photocopier. L'utilisation de formats électroniques pour la communication des renseignements devrait aller en grandissant dans les années à venir.

X. Corrections et notations

Aucune demande de correction ou de notation de renseignements personnels n'a été présentée au cours de la période visée par le Rapport.

XI. Coûts

Les dépenses totales encourues par Santé Canada pour répondre aux demandes liées à la Loi s'élèvent à 863 519 $. Les coûts salariaux représentaient 707 572 $ de ce total et les coûts administratifs, 155 947 $. La majeure partie de cette somme a servi à retenir les services du personnel temporaire rendus nécessaires par le volume et la complexité des demandes. Pour l'exercice, la dotation totalisait 16,13 employés à temps plein qui se consacraient à des activités de protection des renseignements personnels. Ces chiffres ne comprennent pas les ressources destinées au soutien administratif, à la gestion, à la préparation de rapports, à la surveillance et aux politiques et ils n'incluent pas les frais indirects encourus pour l'ensemble du soutien aux activités d'application de la Loi. Il est important de noter que ces sommes concernent uniquement les coûts liés à la Division de l'AIPRP et qu'elles ne tiennent pas compte des frais encourus par les autres sections de Santé Canada pour répondre aux demandes de renseignements personnels.

Formation et sensibililation

Formation pour les employés de Santé Canada
Au sein de la Division de l'AIPRP, un employé est désigné en tant que coordonnateur de la formation à temps plein. La principale formation donnée par Santé Canada sur la question est le cours « Protection des renseignements personnels 101 ». Le cours traite d'un vaste éventail de sujets et s'attarde aux obligations du Ministère et des employés en vertu de la Loi ainsi qu'aux politiques et directives qui s'y rattachent. En 2013-2014, 136 employés de Santé Canada ont assisté à huit séances du cours « Protection des renseignements personnels 101 ».

En plus du cours « Protection des renseignements personnels 101 » offert par le Ministère, les secteurs de programmes demandent parfois une formation personnalisée. Ces cours abordent les volets de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée et leur contenu est adapté aux besoins du bénéficiaire. En 2013-2014, 44 employés de Santé Canada ont assisté à quatre de ces cours.

Il y a également un outil d'apprentissage en ligne appelé « Protection des renseignements personnels : introduction ». Ce cours d'apprentissage électronique est une introduction de base aux rôles et responsabilités des employés en matière de protection des renseignements personnels. Le cours a été conçu pour les sensibiliser aux lois sur la protection des renseignements personnels ainsi qu'aux politiques et directives qui régissent les pratiques relatives à la protection de la vie privée.

Orientation et sensibilisation
Santé Canada a continué de sensibiliser davantage les employés à leurs responsabilités aux termes de la Loi en annonçant des séances ouvertes à tous dans Nouvelles diffusées (un bulletin électronique quotidien envoyé à tous les employés de Santé Canada).

Séances d'information informelles
Dans le cadre de réunions de cadres supérieurs, le coordonnateur de l'AIPRP a donné des séances d'information sur différentes initiatives liées à la protection des renseignements personnels, notamment sur la conception d'une trousse d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.

Initiatives récentes relatives à la protection des renseignements personnels

Au cours des 12 derniers mois, le regain d'intérêt pour les questions de protection des renseignements personnels de la part de différents responsables de programmes au sein de Santé Canada et de l'Agence s'est accentué. La Division de l'AIRPR a travaillé en collaboration avec les secteurs de programmes afin de cerner les problèmes liés à la protection des renseignements personnels et de les atténuer. Voici quelques exemples d'initiatives récentes dans lesquelles la Division travaille en étroite collaboration avec les secteurs de programmes afin d'aborder les questions liées à la protection des renseignements personnels qui doivent être prises en considération.

Accord-cadre tripartite de la Colombie-Britannique (C.-B.)
Conformément à cet accord, le transfert, à la Régie de la santé des Premières Nations, de tous les programmes et services de santé destinés aux Premières nations de la C.-B. qui étaient auparavant administrés par Santé Canada a été amorcé en 2013. La Division de l'AIPRP a commencé à travailler avec les responsables des programmes et la Régie de la santé des Premières Nations, des premières étapes jusqu'aux dernières, afin de cerner et d'atténuer les problèmes liés à la protection des renseignements personnels au fur et à mesure qu'ils se présentaient. Cela impliquait d'aider à déterminer les renseignements personnels, les dossiers, les fichiers de clients et les renseignements sur les employés qui pouvaient être transférés et de préparer une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour cette initiative. La Division de l'AIPRP continue de collaborer avec les responsables du programme afin de répondre aux exigences relatives à la protection des renseignements personnels qui concernent le partage de l'information dans le but de soutenir cet accord-cadre.

Processus et trousse d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)
Une trousse d'EFVP pour Santé Canada et l'Agence a été approuvée en mars 2014. La trousse a été conçue dans le but d'aider les employés à comprendre les exigences d'une EFVP et de les guider tout au long de la mise en place d'une EFVP. La trousse est le fruit des nombreux commentaires sollicités auprès de tous les secteurs de Santé Canada et de l'Agence par l'entremise du Comité de protection des renseignements personnels du partenariat en santé (CPRPPS), qui a servi de véhicule pour les consultations. La trousse d'EFVP est un élément clé des activités de sensibilisation à la protection des renseignements personnels du Ministère qui se concentrent sur la protection des renseignements personnels que les employés peuvent maîtriser.

Politiques, lignes directrices et procédures nouvelles ou révisées propres à l'institution liées à la protection des renseignements personnels

I. La Division de l'AIPRP

Lancé le 29 juin 2012, le partenariat de services partagés entre Santé Canada et l'Agence a permis de rationaliser et de simplifier les activités d'AIPRP de Santé Canada et de l'Agence, qui comprenaient le traitement des demandes d'accès à l'information et de renseignements personnels ainsi que la politique à l'égard de la protection des renseignements personnels et d'autres fonctions clés. La période de 2013-2014 a été la première année complète qui s'est déroulée selon le nouveau modèle de services partagés, et les travaux se sont poursuivis afin d'intégrer et d'optimiser la prestation des services.

Ordonnance de délégation des pouvoirs liés à la protection des renseignements personnels
Comme il a été mentionné précédemment, le 11 juillet 2013, la ministre de la Santé a signé une nouvelle ordonnance de délégation des pouvoirs. La nouvelle ordonnance étend la délégation des pouvoirs en dehors du coordonnateur aux niveaux du sous-ministre adjoint et du directeur général et, dans certains, cas, aux gestionnaires et aux analystes de l'AIPRP. L'approche révisée a été adoptée afin de porter au maximum l'efficacité opérationnelle tout en continuant de diminuer au minimum les risques.

Renouvellement organisationnel
Les travaux se sont poursuivis afin d'améliorer les ressources de manière à renforcer et à stabiliser la fonction d'AIPRP à Santé Canada et à l'Agence. Ces travaux incluaient une stratégie pour délaisser les conseillers temporaires et se tourner plutôt vers des employés à temps plein. Des processus de dotation par voie de concours ont été réalisés dans le quatrième trimestre de 2013-2014 afin de permettre à l'équipe de l'AIPRP de combler les postes vacants en 2014-2015 dans le but de soutenir la structure révisée. Les activités de dotation devraient se poursuivre tout au long de 2014-2015 afin de renforcer les capacités internes.

Méthodes administratives
En 2013-2014, les travaux se sont poursuivis afin d'harmoniser les processus institutionnels entre Santé Canada et l'Agence. L'un des jalons a été la mise sur pied d'un modèle qui prévoit un seul coordonnateur de l'AIPRP pour les deux institutions. Cette approche, qui serait la première du genre au sein du gouvernement fédéral, a été adoptée à la suite de consultations ministérielles exhaustives avec l'Unité des services juridiques et la section des ressources humaines. Le modèle, qui est tout à fait conforme aux exigences législatives, implique une nomination conjointe d'autorités déléguées sélectionnées pour les deux institutions.

Santé Canada et l'Agence ont également abordé l'aspect lié à « l'entretien et la garde » des documents qui appartiennent à un ministère, mais qui sont utilisés par l'autre. Par exemple, Santé Canada est chargé de l'entretien et de la garde des dossiers liés aux ressources humaines de l'Agence, qui sont maintenant accessibles grâce à un processus institutionnel harmonisé.

L'équipe de la direction et les membres du personnel continuent de se consacrer à la mise en œuvre des procédés renforcés concernant les demandes d'AIPRP.

Modernisation des systèmes de TI
Un système de gestion des cas et d'imagerie a été acquis afin de renforcer les capacités pour suivre les demandes et y répondre, d'améliorer les gains en efficience, de rationaliser les processus d'AIPRP et d'accroître les capacités pour faire des comptes rendus. Les travaux réalisés en 2013-2014 se résumaient, pour la plupart, à modifier et à tester les systèmes, en collaboration avec des experts internes et externes.

Gouvernance et sensibilisation
On continue d'accorder une grande importance à la participation des employés dans la Division et à la mobilisation des intervenants en tenant des réunions avec les directions générales, les organismes centraux et les autres ministères. En 2013-2014, le Comité de protection des renseignements personnels du partenariat en santé (CPRPPS) a tenu trois réunions. Composé de représentants de tous les domaines de Santé Canada et de l'Agence, ce comité, qui tient lieu de forum pour les directeurs, suscite des discussions et des approbations qui touchent aux orientations, aux pratiques et aux outils liés à la protection des renseignements personnels, collabore afin de s'assurer que les exigences de conformité en matière de protection de la vie privée soient satisfaites et formule des recommandations à l'intention des cadres supérieurs.

II. Autres initiatives

Vérifications internes
En décembre 2012, Santé Canada a procédé à une vérification interne des pratiques relatives à la protection de la vie privée. Cette vérification portait principalement sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée et sur l'observation de la Loi.

La vérification a révélé que, dans l'ensemble, l'institution gère les renseignements personnels qui sont sous sa gouverne avec soin et attention et qu'il règne une culture dynamique qui est axée sur la sécurité et la confidentialité de la prestation des activités des programmes de base.

La vérification a donné lieu à six recommandations pour renforcer les pratiques relatives à la protection de la vie privée et un plan d'action de la gestion a été conçu afin d'aborder les points cernés lors de la vérification. Les recommandations, qui sont abordées dans une perspective de service partagé, seront mises en place, s'il y a lieu, à Santé Canada et à l'Agence.

Au cours de la dernière période visée par le Rapport, les résultats des travaux sur les recommandations de la vérification englobaient la mise sur pied d'un cadre de gestion de la protection des renseignements personnels à l'échelle de l'organisation ainsi que la mise à jour des processus et des outils d'EFVP. Les travaux en cours comprennent la conception et la mise en place d'outils pour les avis de confidentialité ainsi qu'une orientation sur la collecte, l'utilisation, la divulgation et la conservation des renseignements personnels.

La Division répond également aux recommandations qui émanent de la vérification dans d'autres secteurs du Ministère et qui ont des retombées sur la protection de la vie privée. L'un des points en cours d'élaboration est un cadre des divulgations autorisées, qui sera utilisé par les responsables des programmes et des services au sein des deux institutions afin de guider les communications en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Cadre de gestion de la protection des renseignements personnels 
En 2013-2014, Santé Canada et l'Agence ont continué de mettre en place un cadre de gestion de la protection des renseignements personnels (CGPRP) afin de renforcer la gestion de la vie privée dans les deux institutions. Le CGPRP comporte quatre volets : i) les lois, les politiques et la gouvernance; ii) la gestion des risques d'entrave à la vie privée; iii) la sensibilisation et la formation;  iv) l'assurance de la conformité, et les travaux qui portent sur différentes initiatives se sont poursuivis dans les quatre domaines pendant l'année. 

Nouvelles lignes directrices et outils d'évaluation des risques normalisés
Les travaux se sont poursuivis en 2013-2014 afin de normaliser les outils d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, le processus de gestion des atteintes à la vie privée et l'inscription des banques de renseignements personnels. L'utilisation, par Santé Canada et l'Agence, d'une trousse d'EFRVP mise à jour a été approuvée en mars 2014.

Groupe de protection des renseignements personnels sur la santé
En tant que membre de ce groupe fédéral-provincial-territorial, Santé Canada continue de se pencher sur les questions de protection des renseignements personnels liées à la création des dossiers de santé électroniques au Canada.

Principales questions soulevées dans le cadre de plaintes et d'enquêtes relatives à la protection de la vie privée

I. Plaintes déposées auprès du Commissaire à la protection de la vie privée

Au cours de l'exercice 2013-2014, 12 plaintes liées au traitement, par Santé Canada, de demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels ont été déposées auprès du Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP).

Le Ministère a également reçu une plainte entamée par le Commissaire en novembre 2013 au sujet de l'envoi de publicités par des responsables du Programme d'accès à la marihuana à des fins médicales (PAMM). La trousse d'information du PAMM a été transmise à plus de 40 000 personnes et portait une adresse de retour renvoyant au nom du prgamme. L'enquête du CPVP dans ce dossier est en cours.

II. Types de plaintes et décisions connexes

En 2013-2014, le CPVP a mené six enquêtes sur des plaintes qui touchaient au traitement, par Santé Canada, des demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les six plaintes étaient liées à une présomption de refus et bien fondées.

Le Ministère examine les résultats de toutes les enquêtes du CPVP et intègre, s'il y a lieu, les leçons tirées aux méthodes administratives.

III. Demandes ou appels dont la Cour fédérale ou la Cour d'appel fédérale ont été saisies

Aucune demande ou aucun appel n'a été présenté à la Cour fédérale ou à la Cour d'appel fédérale au cours de l'exercice 2013-2014.

IV. Réponses de Santé Canada aux recommandations d'autres agents du Parlement

Aucune recommandation n'a été faite par d'autres agents du Parlement au cours de l'exercice 2013-2014.

V. Vérifications de la protection des renseignements personnels

Aucune vérification de la protection des renseignements personnels n'a été effectuée au cours de l'exercice 2013-2014.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée effectuées

Des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée ont été réalisées pour les activités suivantes de Santé Canada au cours de la dernière période visée par le Rapport :

  • Le Fichier dosimétrique national : Un registre qui contient l'enregistrement de doses d'individus dont l'exposition aux rayonnements en milieu de travail est surveillée.
  • Déclaration obligatoire et volontaire des incidents liés aux matériels médicaux : Un programme qui a pour objet d'améliorer la surveillance et de réduire la récurrence d'incidents liés aux matériels médicaux au Canada, et de veiller à ce que le risque lié aux matériels problématiques, pour les Canadiens, soit géré de façon appropriée. 

Divulgations aux termes de l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Conformément à l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, des renseignements personnels peuvent être divulgués lorsque, de l'avis du responsable de l'institution gouvernementale, des raisons d'intérêt public justifieraient nettement une éventuelle atteinte à la vie privée.

En 2013-2014, Santé Canada a fait une divulgation de renseignements personnels en vertu du sous-alinéa 8(2)m)i) de la Loi. Cette divulgation concernait la communication de coordonnées et d'opinions personnelles, qui ont servi à corroborer un témoignage devant un comité permanent d'une assemblée législative provinciale qui menait une enquête sur la surveillance, le contrôle et la réglementation de l'industrie pharmaceutique. Le CPVP avait été avisé avant la divulgation.

Annexe A :  Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels - Ordonnance de délégation des pouvoirs

L'ordonnance de délégation des pouvoirs

Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels

En ma qualité de ministre de la Santé et en vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, je délègue par la présente aux titulaires des postes énoncés à l'annexe de délégation de pouvoirs ci-après, ou aux personnes occupant lesdits postes à titre intérimaire, les attributions dont je suis investie, à titre de ministre de Santé Canada, aux termes des dispositions des lois et des règlements connexes mentionnés en regard de chaque poste.  Le présent document remplace toute ordonnance de délégation de pouvoirs antérieure.

L'honorable Leona Aglukkaq, c.p., députée
Ministre de la Santé
11 juillet 2013

Annexe de délégation de pouvoirs
Poste Loi sur l'accès  à l'information et Règlements Loi sur la protection des renseignements personnels et Règlements
Sous-ministre adjoint, Direction générale des services de gestion

Santé Canada (SC) / Agence de la santé publique du Canada (ASPC)

Autorité absolue Autorité absolue
Directeur (trice) général(e), Direction de la planification, de l'intégration et des services de gestion, Direction générale des services de gestion

SC/ASPC

Autorité absolue Autorité absolue
Directreur (trice), Accès à l'information et protection des renseignements personnels (Coordonnateur)

SC/ASPC

Autorité absolue Autorité absolue
Chef, Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels Articles : Autorité absolue sauf : 35(2), 52(2)b), 52(3), 72
Règlements : Articles : Autorité absolue
Articles : Autorité absolue sauf : 8(2)j), 8(2)m), 8(4), 8(5), 33(2) 51(2)b), 51(3), 72(1)
Règlements : Articles : Autorité absolue sauf : 7
Chef d'équipe Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels Articles : 4(2.1), 7, 8(1), 9(1), 9(2), 10(1), 10(2), 11(2), 11(3), 11(4), 11(5), 11(6), 12(2)b), 12(3)b), 19, 25, 27(1), 27(4), 33, 43(1), 44(2)
Règlements : Articles : Autorité absolue
Articles : 14, 15, 16, 17(2)b), 17(3)b), 26, 31
Règlements : Articles : 9, 11(2), 13(1), 14
Analyste principal, Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels Articles : 4(2.1), 7, 9(2), 27(1), 27(4), 33
Règlements : Articles : 5
Règlements : Articles : 9, 11(2)
Analyste, Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels Articles : 4(2.1), 7, 9(2)
Règlements : Articles : 5
Règlements : Articles : 9, 11(2)

Annexe B : Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP)

TBS/SCT 350-63
Nom de l'institution : Santé Canada
Période d'établissement de rapports : 2013-04-01 to 2014-03-31

Partie 1 - Demandes en vertu de la LPRP

1 Nombre de demandes
Demandes Nombre de demandes
Reçues pendant la période d'établissement de rapports 627
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapports précédente 48
Total 675
Fermées pendant la période d'établissement de rapports 596
Reportées à la période d'établissement de rapports suivante 79

Partie 2 - Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapports

2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 21 90 44 19 1 0 0 175
Communication partielle 18 51 63 28 8 4 0 172
Toutes exemptées 0 0 0 0 0 0 0 0
Toutes exclues 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n'existe 89 46 8 3 0 0 0 146
Demande abandonnée 77 12 8 3 0 1 2 103
Total 205 199 123 53 9 5 2 596
2.2 Exceptions
Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes
18(2) 0 22(1)a)(i) 0 23a) 0
19(1)a) 0 22(1)a)(ii) 0 23b) 0
19(1)b) 0 22(1)a)(iii) 0 24a) 0
19(1)c) 0 22(1)b) 3 24b) 0
19(1)d) 0 22(1)c) 0 25 2
19(1)e) 0 22(2) 0 26 169
19(1)f) 0 22.1 0 27 2
20 1 22.2 0 28 0
21 0 22.3 0  
2.3 Exclusions
Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes
69(1)a) 0 70(1)c) 0
69(1)b) 0 70(1)d) 0
69.1 0 70(1)e) 0
70(1)a) 0 70(1)f) 0
70(1)b) 0 70.1 0
2.4 Support des renseignements divulgués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 113 62 0
Communication partielle 58 114 0
Total 171 176 0
2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages divulguées Nombre de demandes
Communication totale 24 088 24 088 175
Communication partielle 57 910 55 731 172
Toutes exemptées 0 0 0
Toutes exclues 0 0 0
Demande abandonnée 1 344 0 103
2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes
Disposition Moins de 100
pages traitées
101 à 500
pages traitées
501 à 1 000
pages traitées
1 001 à 5 000
pages traitées
Plus de 5 000
pages traitées
Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées
Communication totale 106 2 287 58 12 732 8 5 011 3 4 058 0 0
Communication partielle 48 2 116 94 22 622 17 10 912 13 20 081 0 0
Toutes exemptées 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Toutes exclues 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 101 0 0 0 2 0 0 0 0 0
Total 255 4 403 152 35 354 27 15 923 16 24 139 0 0
2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Avis juridique demandé Renseignements entremêlés Autres Total
Communication totale 3 0 0 3 6
Communication partielle 12 2 0 7 21
Toutes exemptées 0 0 0 0 0
Toutes exclues 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 1 0 0 1 2
Total 16 2 0 11 29
2.6 Présomption de refus

2.6.1 Raisons du non-respect des délais prévus par la loi
Nombre de demandes fermées après le délai prévu par la loi Raison principale
Charge de travail Consultation externe Consultation interne/capacité Autres
76 55 4 0 17
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours après le délai prévu par la loi Nombre de demandes après le délai prévu par la loi, dans les cas où le délai n'a pas été prorogé Nombre de demandes après le délai prévu par la loi, dans les cas où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 8 20 28
16 à 30 jours 6 4 10
31 à 60 jours 6 12 18
61 à 120 jours 5 7 12
121 à 180 jours 1 5 6
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 2 0 2
Total 28 48 76
2.7 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l'anglais au français 0 0 0
Du français à l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Partie 3 - Communications en vertu du paragraphe 8(2)

3 Communications en vertu du paragraphe 8(2)
Alinéa 8(2)e) Alinéa 8(2)m) Total
5 1 6

Partie 4 - Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

4 Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
Demandes Nombre
Demandes de correction reçues 0
Demandes de correction acceptées 0
Demandes de correction refusées 0
Mentions annexées 0

Partie 5 - Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes nécessitant une prorogation 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
Communication totale 46 0 2 0
Communication partielle 82 0 7 0
Toutes exemptées 0 0 0 0
Toutes exclues 0 0 0 0
Aucun document n'existe 6 0 0 0
Demande abandonnée 7 0 0 0
Total 141 0 9 0
5.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
1 à 15 jours 0 0 0 0
16 à 30 jours 141 0 9 0
Total 141 0 9 0

Partie 6 - Demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales et organismes

6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales et organismes
Consultations Autres institutions fédérales Nombre de pages à traiter Autres organismes Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapports 12 112 1 1
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapports précédente 0 0 0 0
Total 12 112 1 1
Fermées pendant la période d'établissement de rapports 12 112 1 1
Reportées à la période d'établissement de rapports suivante 0 0 0 0
6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 5 5 0 0 0 0 0 10
Communiquer en partie 1 0 1 0 0 0 0 2
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 6 5 1 0 0 0 0 12
6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organismes
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 0 1 0 0 0 0 0 1
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 1 0 0 0 0 0 1

Partie 7 - Délais de traitement des consultations sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7 Délais de traitement des consultations sur les renseignements confidentiels du Cabinet
Nombre de jours Nombre de réponses reçues Nombre de réponses reçues après le délai
1 à 15 0 0
16 à 30 0 0
31 à 60 0 0
61 à 120 0 0
121 à 180 0 0
181 à 365 0 0
Plus de 365 jours 0 0
Total 0 0

Partie 8 - Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

8.1 Coûts
Dépenses Montant
Salaires 697 194 $
Heures supplémentaires 10 378 $
Biens et services 155 947 $
• Marchés pour les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée 60 397 $  
• Marchés de services professionnels 51 550 $
• Autres 44 000 $
Total 863 519 $
8.2 Ressources humaines
Ressources Voués à la LPRP
à temps plein
Voués à la LPRP
à temps partiel
Total
Employés à temps plein 1,00 8,36 9,36
Employés à temps partiel et occasionnels 0,00 0,13 0,13
Employés régionaux 0,00 0,00 0,00
Experts-conseils et personnel d'agence 0,00 0,98 0,98
Étudiants 0,00 0,01 0,01
Total 1,00 9,48 10,48
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