Santé Canada Rapport annuel sur la Loi sur l'accès à l'information 2015-2016

Table des matières

• Introduction
  • I. Loi sur l'accès à l'information
  • II. À propos de Santé Canada
• Infrastructure de l'accès à l'information
  • I. Division des opérations de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)
  • II. Salle de lecture
• Délégation de pouvoirs
• Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information - données statistiques, interprétation et explication
  • I. Rapport statistique
  • II. Nombre de demandes d'accès et charge de travail
  • III. Disposition des demandes traitées
  • IV. Motifs d'exception invoqués
  • V. Exclusions citées
  • VI. Disposition et délai de traitement
  • VII. Prorogations
  • VIII. Traductions
  • IX. Format des renseignements communiqués
  • X. Frais
  • XI. Coûts
• Formation et sensibilisation
• Plaintes et demandes de révision par la Cour
  • I. Plaintes déposées auprès du Commissaire à l'information
  • II. Types de plaintes et leur disposition en 2015-2016
  • III. Demandes ou appels dont la Cour fédérale ou la Cour d'appel fédérale a été saisie
  • IV. Réponses aux recommandations soulevées par d'autres agents du parlement
• Annexe A: Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements - ordonnance de délégation des pouvoirs
• Annexe B : Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information

Introduction

I. Loi sur l'accès à l'information

La Loi sur l'accès à l'information (la Loi) accorde à la population canadienne le droit d'accéder aux renseignements conservés dans les dossiers du gouvernement fédéral, sous réserve de certaines exceptions spécifiques et limitées.

En vertu de la Loi, le chef de chaque institution du gouvernement fédéral doit soumettre au Parlement un rapport annuel sur l'administration de la Loi après la clôture de chaque exercice. Ce rapport annuel est rédigé et présenté devant chaque chambre du Parlement, conformément à l'article 72 de la Loi. Le rapport résume la façon dont Santé Canada a assumé ses responsabilités en matière d'accès à l'information au cours de l'exercice 2015‑2016.

II. À propos de Santé Canada

Santé Canada est le ministère fédéral chargé d'aider les Canadiens à maintenir et à améliorer leur état de santé.

Santé Canada s'est engagé à améliorer la vie de tous les Canadiens et à faire du Canada l'un des pays où les gens sont le plus en santé au monde, comme en témoignent la longévité, les habitudes de vie et l'utilisation efficace du système public de soins de santé.

En travaillant avec d'autres à obtenir la confiance des Canadiens, Santé Canada s'emploie :

• à prévenir et à réduire les risques pour la santé des personnes et l'ensemble de l'environnement;
• à promouvoir des modes de vie plus sains;
• à assurer la prestation de services de santé de grande qualité, efficaces et accessibles;
• à intégrer au renouvellement du système de soins de santé des plans à long terme de prévention, de promotion et de protection de la santé;
• à réduire les inégalités dans le domaine de la santé au sein de la société canadienne;
• à fournir des renseignements sur la santé afin d'aider les Canadiens à prendre des décisions éclairées.

Santé Canada a des bureaux régionaux en Colombie-Britannique, en Alberta, en Saskatchewan, au Manitoba, en Ontario, au Québec, et dans les régions de l'Atlantique et du Nord.

Pour de plus amples renseignements sur Santé Canada, veuillez visiter le site Web suivant : http://www.hc-sc.gc.ca/index-fra.php.

Infrastructure de l'accès à l'information

I. Division des opérations de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

La Division des opérations de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) relève de la Direction de la planification, de l'intégration et des services de gestion de la Direction générale des services de gestion de Santé Canada.

Le coordonnateur de l'AIPRP voit à l'élaboration, à la coordination et à la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures qui assurent le traitement efficace des demandes présentées en vertu de la Loi. Le coordonnateur est également responsable de la mise en œuvre des politiques, des systèmes et des procédures pangouvernementaux pertinents. La Division est responsable de toutes les exigences législatives relatives à l'accès à l'information en vertu de la Loi comme :

• répondre aux demandes d'accès à l'information dans le délai prévu par la loi ainsi que respecter le devoir d'aider les demandeurs;
• fournir des conseils et des lignes directrices aux employés ministériels sur l'application de la Loi et les politiques et les directives du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT);
• élaborer des protocoles et des pratiques dans l'ensemble du ministère pour guider l'accès à l'information;
• promouvoir la sensibilisation et offrir de la formation sur la Loi;
• rédiger des rapports annuels au Parlement;
• assurer une liaison avec le Commissariat à l'information du Canada (CIC), le SCT, d'autres ministères et organismes fédéraux, des ministères provinciaux de la Santé et d'autres intervenants clés.

En 2015-2016, la Loi était administrée par 26,87 employés équivalents temps plein (ETP) avec le soutien des services de consultants (9,15 ETP) et de quelques employés à temps partiel et occasionnels (0,97 ETP) pour un total de 36,99 ETP.

II. Salle de lecture

Au titre de l'article 71 de la Loi, les institutions gouvernementales ont l'obligation d'avoir des locaux où le grand public peut consulter les manuels qu'utilisent les employés pour administrer ou mener à bien les programmes ou les activités dont ils sont chargés qui touchent le grand public. Santé Canada met à la disposition du grand public une salle de lecture où le public peut pour prendre des arrangements pour examiner le matériel.

Le lieu suivant de Santé Canada à Ottawa a été désigné en tant que salle de lecture que le public peut utiliser :

Division des opérations de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
1600, rue Scott, Holland Cross, tour B, 7e étage, bureau 700
Ottawa (Ontario)  K1A 0K9

Délégation de pouvoirs

Le 25 novembre 2015, une ordonnance de délégation de pouvoirs pour la Loi a été signée par la ministre de la Santé. L'ordonnance de délégation de pouvoirs élargit la délégation de pouvoirs au-delà de l'échelon du coordonnateur au sous-ministre adjoint et du directeur général au sein de la Direction générale des services de gestion de Santé Canada. L'ordonnance de délégation de pouvoirs reconnaît la nouvelle Division de la gestion des renseignements personnels et établit une distinction entre les fonctions de la gestion des renseignements personnels et des opérations de l'AIPRP. En outre, l'ordonnance de délégation de pouvoirs reconnaît la fonction de directeur adjoint, un nouveau poste au sein de la Division des opérations de l'AIPRP.

L'ordonnance de délégation de pouvoirs forme l'annexe A.

Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information - Données statistiques, interprétation et explication

I. Rapport statistique

Cette section du rapport comprend une interprétation et une explication des données contenues dans le rapport statistique de Santé Canada qui résume l'activité relative à l'accès à l'information pour la période allant du 1er avril 2015 au 31 mars 2016 (annexe B).

II. Nombre de demandes d'accès et charge de travail

Nombre de demandes d'accès

En 2015-2016, SC a reçu 1 222 demandes, une diminution d'environ 22 % par rapport à 1 569 demandes en 2014-2015. La diminution est attribuable en partie aux décisions des demandeurs de regrouper des demandes similaires, ce qui réduit les frais de demande et le fardeau administratif lié au traitement séparé des dossiers. Toutefois, puisqu'on récupère les mêmes fichiers, cela n'a pas d'incidence sur le volume de fichiers récupérés, examinés ou communiqués.

Source des demandes : Tendances

Comme par les années passées, le plus grand nombre de demandes reçues par Santé Canada provient d'entreprises cherchant des renseignements sur des produits pharmaceutiques, des appareils médicaux et des produits de santé naturels. Des 1 222 demandes d'accès à l'information reçues par Santé Canada en 2015-2016, 589 provenaient du secteur des affaires, représentant 48 % de toutes les nouvelles demandes. Un nombre important des demandes traitées par Santé Canada nécessitent plusieurs consultations complexes avec des tiers pour recenser les renseignements commerciaux confidentiels qui doivent être protégés. Ces dossiers concernent souvent d'importants volumes de renseignements techniques et scientifiques, lesquels peuvent prendre du temps supplémentaire à examiner.

Pour l'exercice financier 2015-2016, le changement le plus important relativement à la source des demandes a été l'option « refus de s'identifier », qui représente 8 % des demandes reçues. Il s'agit de la première année pendant laquelle l'option était disponible pour les demandeurs qui auparavant pouvaient s'identifier en indiquant une autre source (par exemple, médias ou public), mais qui décident maintenant de ne pas s'identifier. Le tableau ci-après indique le pourcentage de demandes selon les sources, y compris les écarts par rapport à 2014-2015. On devra déterminer s'il s'agit d'une tendance ou si ce nombre se stabilisera à l'avenir.

Demandes non officielles

Dans la mesure du possible, Santé Canada traite les demandes de façon informelle comme étant des demandes « non officielles ». On a observé une augmentation de l'utilisation de cette méthode de traitement, laquelle comprend les dossiers communiqués auparavant en vertu de la Loi. En 2015-2016, Santé Canada a traité 391 demandes « non officielles » comparativement à 314 demandes en 2014-2015.

Publication des demandes d'accès à l'information traitées

Santé Canada a respecté l'exigence du SCT visant à afficher de façon proactive sur le portail ouvert.canada.ca, les résumés mensuels des demandes d'accès à l'information traitées, lesquelles facilitent le droit d'accès des Canadiens aux dossiers ministériels.

Charge de travail

Pendant l'exercice 2015-2016, Santé Canada a traité 1 026 des 2 073 (49 p. 100) demandes actives. Les demandes actives incluaient 1 222 nouvelles demandes et 851 demandes reportées des années précédentes. Sur le total des demandes reçues en 2015-2016, Santé Canada en a fermé 671 pendant l'année fiscale, représentant 55 p. 100 des demandes reçues dans l'année.

Bien que l'exercice 2015-2016 ait connu une diminution importante par rapport à l'année précédente quant au nombre de pages examinées, cette diminution a grandement été influencée par un effort constant d'augmenter l'efficacité et de s'assurer que seulement les pages qui respectaient le cadre des demandes aient été examinées. L'emphase mis sur l'amélioration des processus opérationnels,  incluant la mise en place d'un nouveau système TI ainsi que la formation des employés ont contribué au fait que Santé Canada a été dans l'impossibilité de fermer des demandes dans les temps requis. Par contre, ces améliorations permettront à Santé Canada d'améliorer  son  taux de conformité au cours des années à venir.

Consultations réalisées pour d'autres institutions

En 2015-2016, Santé Canada a réalisé 180 consultations représentant 8 907 pages d'autres institutions fédérales, et réalisé 25 consultations représentant 1 450 pages d'autres territoires de compétence. Ces chiffres sont comparables à ceux de 2014-2015, un exercice durant lequel SC a réalisé 154 consultations (12 353 pages) d'autres institutions fédérales et 23 consultations d'autres territoires de compétence.

III. Disposition des demandes traitées

Les demandes traitées se répartissent comme suit.

Plus de 60 % des demandes traitées en 2015-2016 ont donné lieu à une communication partielle (40 %) ou totale (22 %). En outre, 22 % des demandes ont été fermées parce qu'abandonnées. Un certain nombre de facteurs ont contribué à ce résultat. En premier lieu, certains demandeurs ont abandonné leurs demandes en raison du temps nécessaire au traitement desdites demandes. Les renseignements demandés n'étaient plus nécessaires et le demandeur a décidé d'abandonner leur demande. En outre, un grand nombre de demandes ont été abandonnées parce que les demandes n'étaient pas claires ou les frais n'avaient pas été payés et les demandeurs ont refusé de continuer à communiquer avec nous. En dernier lieu, parfois on a déterminé pendant le traitement de la demande qu'il serait plus facile pour un demandeur d'obtenir les dossiers d'une autre source ou que les dossiers demandés n'étaient pas conservés par un organisme fédéral. Ces demandes ont été abandonnées parce qu'une réponse n'était plus nécessaire.

IV. Motifs d'exception invoqués

Les articles 13 à 24 de la Loi portent sur les exceptions qui visent à protéger des renseignements concernant un segment particulier du public ou des intérêts privés, et l'article 26 de la Loi est une exception temporaire liée à la publication des renseignements.

La vaste majorité des 887 motifs d'exception invoqués par Santé Canada portait sur 3 articles de la Loi : l'article 19 (renseignements personnels), l'article 20 (renseignements de tiers) et l'article 21 (activités du gouvernement). Ensemble, ils représentent 736 (ou 83 p. 100) des exceptions appliquées en 2015-2016. Il faut noter que l'invocation de l'article 20 à 215 occasions a nécessité de nombreuses consultations avec des tiers, dont un grand nombre était de grandes sociétés multinationales. Ces consultations sont complexes et exigeantes en matière de ressources.

V. Exclusions citées

La Loi sur l'accès à l'information ne s'applique pas aux documents publiés ou mis en vente dans le public ou conservés à des fins de référence pour le public (article 68), ni aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada (article 69). Les documents faisant l'objet de propositions d'exclusion en vertu de l'article 69 nécessitent une consultation auprès du ministère de la Justice du Canada et parfois également auprès du bureau du Conseil privé du Canada.

Pendant l'exercice 2015-2016, Santé Canada a appliqué 9 exclusions en vertu de l'article 68 de la Loi et 28 exclusions en vertu de l'article 69 de la Loi.

VI. Disposition et délai de traitement

Santé Canada fait un suivi de la disposition des demandes complétées  et du temps qu'il a fallu pour effectuer ce traitement. De la charge de travail totale des 2 073 demandes, Santé Canada a traité 1 026 demandes et reporté 1 047 demandes actives à l'exercice 2016-2017.

Santé Canada a pu répondre en 30 jours ou moins à 366 (36 %) des demandes traitées. Le temps de traitement des demandes restantes, catégorisées en segments temporels de 31 à 60 jours, de 61 à 120 jours, et de 121 jours ou plus, est illustré dans le tableau ci-après. Il est important de noter que le délai pour un grand nombre de ces demandes a été prorogé en vertu de la Loi.

Santé Canada a affecté davantage de ressources au traitement de certaines des demandes les plus anciennes, ce qui a causé une augmentation du pourcentage de demandes fermées après plus de 120 jours. Ces dossiers sont souvent volumineux et complexes et le traitement nécessite plus de temps. Enfin, les défis qu'a représenté la migration vers le système d'exploitation Windows 7 ont retardé le traitement de tous les dossiers.

VII. Prorogations

Les prorogations prévues par la loi ont été plus fréquemment invoquées pour avoir le temps d'effectuer des consultations et des avis avec des tiers et de traiter des dossiers volumineux. En 2015-2016, Santé Canada a invoqué 522 prorogations en vertu du paragraphe 9(1) de la Loi, une baisse par rapport à 694 en 2014-2015.

VIII. Traductions

Aucune traduction n'a été nécessaire pour répondre aux demandes en 2015-2016.

IX. Format des renseignements communiqués

De toutes les communications totales ou partielles, 490 ont été faites en format papier. Comparativement, 148 communications ont été faites électroniquement.

Le logiciel d'imagerie de Santé Canada permet au Ministère de répondre aux demandes officielles d'accès à l'information en format Portable Document Format (PDF), lequel offre davantage d'options de livraison au public. Les documents communiqués peuvent être envoyés sur CD-ROM, éliminant ainsi le besoin de faire des photocopies et les coûts associés pour les demandeurs. On prévoit que l'utilisation des formats électroniques pour la diffusion des renseignements continuera d'augmenter au cours des prochaines années.

X. Frais

La Loi autorise l'imposition de frais pour certains aspects du traitement des demandes officielles et la structure des frais est établie dans le Règlement sur l'accès à l'information. Par conséquent, Santé Canada ne peut pas exiger de frais pour l'examen ou l'envoi de documents, les frais généraux et les cinq premières heures consacrées à la recherche du document ou au prélèvement de la partie communicable.

En outre, SC ne peut plus imposer des frais pour faire des recherches ou préparer des documents électroniques. Le 31 mars 2015, la Cour fédérale dans Commissaire à l'information c. Procureur général du Canada, 2015 CF 405, a confirmé la position du commissaire, soit que les documents qui « ne sont pas informatisés » sont des documents qui ne sont pas stockés en format électronique. Cela signifie qu'on ne peut pas exiger des frais de traitement, sauf 5 $ pour la demande conformément à la Loi, pour les fichiers stockés sur un support électronique, par exemple dans des courriels, des logiciels de traitement de texte (Microsoft Word) ou des bases de données.

Selon les demandes traitées en 2015-2016, Santé Canada a recueilli 4 505 $ en frais d'application et 280 $ en frais de recherche, pour un total de 4 785 $ soumis au receveur général du Canada. De plus, Santé Canada a accordé des dispenses totalisant 3 262 $ pour 662 demandes. On peut accorder des dispenses de frais en raison d'un certain nombre de facteurs, mais généralement il s'agit du coût du papier ou d'une copie numérique lorsque les frais sont inférieurs à 25 $.

XI. Coûts

Santé Canada a dépensé un total de 4 303 539 $ pour les fonctions d'accès à l'information en 2015-2016. De ce total, les salaires représentent 2 516 084 $ et, l'administration représente 1 715 511 $ qui ont majoritairement été utilisés pour se procurer de l'aide temporaire pour faire face au volume et à la complexité des demandes. Les effectifs affectés aux activités liées à l'accès à l'information pendant l'exercice étaient de 37 ETP. Au cours des années précédentes, ces chiffres n'incluaient pas le soutien administratif, la gestion, la production de rapports, la surveillance et les ressources stratégiques, ni les frais généraux qui contribuaient au soutien global des activités d'application de la Loi. Au cours du présent exercice (2015-2016), ces éléments ont été intégrés aux coûts notés ci-dessus.

Formation et sensibilisation

Formation pour les employés de Santé Canada

Les séances de formation concernant la Loi et les processus connexes sont données aux employés de Santé Canada régulièrement. Pendant l'exercice 2015-2016, la Division des opérations de l'AIPRP a organisé 23 séances de formation « Accès à l'information 101 » pour 323 participants. En outre, trois séances visant les cadres de direction ont été organisées pour 43 participants au début de 2016. Les objectifs de base du cours sont de faire comprendre la Loi, les rôles et les responsabilités, le traitement des demandes officielles et officieuses, les motifs de base pour lesquels on peut refuser de divulguer des renseignements et la façon de traiter une demande d'accès à l'information. Des efforts importants ont été déployés pour mettre à jour le matériel et les outils de formation. De plus, un nouveau processus pour cerner et évaluer stratégiquement les besoins en formation et fournir une formation personnalisée aux groupes cibles a été mis en œuvre.

Orientation et sensibilisation

La Division des opérations de l'AIPRP a travaillé en collaboration avec différents secteurs de programme pour promouvoir la sensibilisation et élaborer une formation personnalisée pour répondre aux besoins de Santé Canada. Grâce à cette collaboration, on a organisé 12 séances générales de sensibilisation pour 145 participants. Cette approche a entraîné une mobilisation et une sensibilisation accrues. La Division a également continué d'accroître la sensibilisation des employés de Santé Canada à leurs responsabilités en vertu de la Loi en annonçant les séances ouvertes à tous les employés.

Plaintes et demandes de révision par la Cour

I. Plaintes déposées auprès du Commissaire à l'information

En 2015-2016, 44 plaintes en vertu de la Loi ont été déposées auprès du Commissariat à l'information du Canada (CIC) relativement aux demandes traitées par Santé Canada.

Le Ministère examine les résultats de toutes les enquêtes du CIC et, s'il y a lieu, intègre les leçons apprises aux processus opérationnels.

Santé Canada a été un des six ministères qui ont participé au projet pilote du CIC concernant les enquêtes sur les plaintes relatives aux retards (présomption de refus) et aux prorogations. Le projet pilote a permis de rationaliser les processus administratifs concernant les enquêtes sur ces plaintes dans le but de régler rapidement les plaintes pour le plaignant et l'institution. Les résultats préliminaires indiquent que ces types de plaintes sont réglés plus rapidement que par le passé.

II. Types de plaintes et leur disposition en 2015-2016

III. Demandes ou appels dont la Cour fédérale ou la Cour d'appel fédérale a été saisie

Au cours de 2015-2016, une nouvelle demande d'examen de la décision de Santé Canada de divulguer des renseignements a été présentée à la Cour fédérale en vertu du paragraphe 44(1) de la Loi. Dans ce cas, un tiers a demandé un examen de la décision de Santé canada de divulguer les renseignements de ce tiers. On a présenté une nouvelle demande en vertu de l'article 41. En 2014, un demandeur a demandé un examen des mesures prises par Santé Canada par suite d'une plainte au Commissaire à l'information. La demande a été rejetée en décembre 2015.

IV. Réponses aux recommandations soulevées par d'autres agents du Parlement

Aucune recommandation n'a été soumise par d'autres agents du Parlement au cours de l'exercice 2015-2016.

Annexe A: Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements - Ordonnance de délégation des pouvoirs

L'ordonnance de délégation des pouvoirs

Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements

En ma qualité de ministre de la Santé et en vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, je délègue par la présente aux titulaires des postes énoncés à l'annexe de délégation de pouvoirs ci-après, ou aux personnes occupant lesdits postes à titre intérimaire, les attributions dont je suis investie, à titre de ministre de Santé Canada, aux termes des dispositions des lois et des règlements connexes mentionnés en regard de chaque poste. Le présent document remplace toute ordonnance de délégation de pouvoirs antérieure.

L'honorable Jane Philpott, députée
Ministre de la Santé
Nov 25, 2015

Annexe B : Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information

TBS/SCT 350-62
Nom de l'institution :  Santé Canada
Période d'établissement de rapports : 2015-04-01 au 2016-03-31

Partie 1 - Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Partie 2 - Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.5 Complexité

2.6 Présomptions de refus

Partie 3 - Prorogations

Partie 4 - Frais

Partie 5 -Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

Partie 6 - Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels Cabinet

Partie 7 - Plaintes et enquêtes

Partie 8 - Recours judiciaire

Partie 9 - Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information

Nota : Inscrire les valeurs avec deux décimales.