Réponse et plan d'action de la direction - Vérification des pratiques des renseignements personnels

Décembre 2012

Vérification des pratiques des renseignements personnels
Recommandations Réponses et mesures prévues par la direction Produits livrables Date d'achèvement prévue Responsabilité
Recommandation 1

Il est recommandé que le sous-ministre adjoint (SMA), Direction générale des services de gestion (DGSG), mette en œuvre un cadre de gestion de la protection des renseignements personnels pour appuyer la gestion et la surveillance de la pratique ministérielle liée à la protection des renseignements personnels.

(Cette recommandation remplacera la recommandation 5b de la Vérification de la gestion de l'information)

La direction souscrit à cette recommandation.

Un cadre de gestion de la protection des renseignements personnels sera finalisé afin d'exposer les règles et les pratiques sur lesquelles la haute direction s'appuie pour définir les attentes à l'égard de la protection des renseignements personnels, attribuer ou déléguer des pouvoirs et des responsabilités, ainsi que la responsabilisation relativement à la conformité à la Loi et à ses politiques connexes.

Il convient de noter que Santé Canada fournit des services de gestion à l'Agence de la santé publique du Canada depuis juin 2012, et que lorsqu'il sera finalisé, le Cadre de gestion du rendement sera utilisé par les deux organisations.

Le Cadre de gestion de la protection des renseignements personnels  de l'entreprise présenté au Comité exécutif du Partenariat

Mars 2013

SMA - DGSG

Recommandation 2

Il est recommandé que le sous-ministre adjoint, Direction générale des services de gestion, examine et mette à jour son arrêté de délégation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels de manière à indiquer clairement à qui incombe les responsabilités en matière  des responsabilités protection des renseignements personnels.

La direction souscrit à la recommandation.

L'arrêté de délégation sera examiné afin de déterminer s'il est nécessaire ou approprié de réaffecter les pouvoirs, les tâches et les fonctions en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Si nécessaire, un arrêté de délégation sera mis en place à la suite de l'examen.

Révision de l'arrête de délégation est finalisée.

Mars 2013

SMA - DGSG

Recommandation 3

Il est recommandé que le sous-ministre adjoint, Direction générale des services de gestion, améliore le processus d'Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du Ministère pour qu'il soit mieux harmonisé avec la Directive du Conseil du Trésor.

La direction souscrit à cette recommandation.

La Boîte à outils des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) actuelle est en place depuis 2006. Toutefois, elle sera examinée, améliorée et mise à jour pour l'utilisation de Santé Canada et de l'Agence de la santé publique du Canada.

La Direction générale élaborera une stratégie des communications interne pour promouvoir la compréhension de la part des employés du besoin et du processus impliqué quant à la  mise au point d'une Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Dans le cadre de cette stratégie à plusieurs volets, la boîte à outils sera affichée sur le site intranet de Santé Canada.

Boîte à outils des ÉFVP de l'entreprise mise à jour.

Juin 2013

SMA - DGSG

Débuter la mise en œuvre de la stratégie des communications internes.

Juin 2013

SMA - DGSG

Recommandation 4

Il est recommandé que le sous-ministre adjoint, Direction générale des services de gestion, améliore la stratégie de sensibilisation et de formation à l'égard de la protection des renseignements personnels en établissant des exigences de formation particulières à l'intention des employés de Santé Canada qui participent le plus activement au traitement de renseignements personnels.

La direction souscrit à cette recommandation.

Une stratégie complète sur la sensibilisation à la protection des renseignements personnels sera élaborée et celle-ci identifiera des exigences de formation pour les employés de Santé Canada et de l'Agence de la santé publique du Canada qui participent le plus activement au traitement des renseignements personnels.

Stratégie sur la formation de l'entreprise présentée au Comité exécutif du Partenariat

Juin 2013

SMA - DGSG

Recommandation 5

Il est recommandé que le sous-ministre adjoint, Direction générale des services de gestion, collabore avec les autres directions générales pour coordonner l'examen des formulaires qu'utilisent les directions opérationnelles pour recueillir des renseignements personnels afin de respecter la disposition relative à l'avis prévue à la Loi et à la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée.

La direction souscrit à cette recommandation.

La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels examinera, conjointement avec la direction générale convenable, les formulaires identifiés dans le cadre de cette vérification comme étant non conformes aux dispositions de la Loi relatives à l'avis afin d'identifier si des modifications doivent être effectuées.

Un examen sera effectué pour tous les formulaires du Ministère utilisés pour la collecte des renseignements personnels pour assurer que les directions générales correspondantes sont au courant des exigences et qu'elle effectuent des modifications, le cas échéant.

Les formulaires identifiés ont été examinés.

Juin 2013

SMA - DGSG

Tous les formulaires sont examinés

Juin 2014

SMA - DGSG

Recommandation 6

Il est recommandé que le sous-ministre adjoint, Direction générale des services de gestion, collabore avec les autres directions générales pour coordonner l'examen et la mise à jour des procédures opératoires normalisées, des lignes directrices et des protocoles du Programme afin de renforcer les contrôles relatifs à la collecte, à l'utilisation, à la divulgation et à la conservation des renseignements personnels.

La direction souscrit à cette recommandation.

Des lignes directrices pour la collecte de renseignements personnels seront émises par la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels.

Un échantillon de procédures et protocoles du programme sera examiné par la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels à l'intérieur de l'année suivant la publication des lignes directrices susmentionnées pour assurer que la collecte des renseignements personnels est menée en conformité à celles-ci.

Lignes directrices élaborées et fournies aux programmes

Décembre 2013

SMA - DGSG

Révision complète.

Décembre 2014

SMA - DGSG

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