Guide du bénéficiaire d'un accord de contribution de Santé Canada

mai 2004

Préparé pour : Le Centre ministériel d'excellence sur les subventions
et les contributions

Par :
Don Parkinson
Parkinson Associates
Ottawa

Introduction

Bienvenue dans la grande famille d'organisations qui travaillent de concert avec Santé Canada pour conserver et améliorer la santé de toutes les Canadiennes et de tous les Canadiens. Santé Canada administre plus de 30 programmes qui englobent environ 1,4 milliard de dollars en vue d'appuyer des initiatives qui :

  • Fournissent des services de santé aux Premières nations et aux Inuits;
  • S'attaquent aux principales priorités nationales en matière de santé, comme le VIH/SIDA, le cancer du sein, le traitement en matière d'alcoolisme et de toxicomanie et l'hépatite C;
  • Réalisent des recherches pour faire progresser le développement des connaissances, des politiques ou la réalisation des programmes.

Cette trousse d'information contient :

  • Une vue d'ensemble des éléments compris dans la gestion d'un accord de contribution;
  • Des conseils utiles pour vous aider à bien démarrer et à atteindre des résultats;
  • Des renseignements sur les rôles, les responsabilités et les obligations mutuelles;
  • Des liens à du matériel précis sur le programme et à d'autres ressources.

Comme bénéficiaire de financement, vous travaillerez directement avec une des six directions générales de programmes de Santé Canada, notamment la :

  • Direction générale de la politique de la santé et des communications (DGPSC)
  • Direction générale de la santé de la population et de la santé publique (DGSPSP)
  • Direction générale des produits de santé et des aliments (DGPSA)
  • Direction générale de la santé environnementale et de la sécurité des consommateurs (DGSESC)
  • Direction générale de la santé des Premières nations et des Inuits (DGSPNI)
  • Direction générale de l'information, de l'analyse et de la connectivité (DGIAC)

Pour des renseignements supplémentaires sur des programmes précis, y compris les demandes de financement, ou pour obtenir des directives détaillées sur les exigences et les formulaires de rapport, suivez les liens ou communiquez avec un représentant de Santé Canada.

Qu'est-ce qu'une contribution?

Une contribution est un transfert conditionnel de fonds à une personne, à une organisation ou à un autre palier de gouvernement pour rembourser une certaine partie des coûts encourus pour réaliser un projet louable et que le gouvernement du Canada désire supporter :

  • Les conditions de paiement sont précisées dans un accord de contribution;
  • Le bénéficiaire doit rendre compte de l'utilisation des fonds et rapporter les résultats obtenus de l'utilisation des fonds;
  • La contribution peut être assujettie à une explication et à une vérification.

Les mots subventions et contributions sont souvent utilisés de façon interchangeable mais en fait, ils sont différents parce qu'une subvention est un transfert non conditionnel de fonds. La plus grande partie du financement de Santé Canada pour les projets est versée sous forme de contributions.

En vertu d'un programme de subvention ou de contribution, Santé Canada n'achète pas de biens ni de produits d'un bénéficiaire; toutefois, tant Santé Canada que les bénéficiaires ont la responsabilité d'assurer que les projets financés sont réalisés conformément à l'accord.

Conclure un accord de contribution

Un consultant de programme communiquera avec vous lorsque le ministre aura approuvé le financement de votre projet, il discutera avec vous de toutes les conditions du financement et il préparera un accord de contribution pour signature.

L'accord de contribution est composé de dispositions standard qui ne peuvent pas être changées et d'annexes ayant trait à votre projet précis, notamment :

  • Une description des objectifs du projet, des résultats mesurables, des activités et des calendriers;
  • Le budget du projet, y compris une prévision du mouvement de la trésorerie.

Quel est le rôle du consultant de programme de Santé Canada?

Le consultant de programme est votre principal point de contact à Santé Canada et il est responsable :

  • De négocier l'accord de contribution;
  • D'assurer que vous recevez des copies de l'accord signé ainsi que les directives et formulaires nécessaires pour présenter des rapports à Santé Canada;
  • De fournir des renseignements et des conseils;
  • De surveiller le projet pour déterminer si les activités et les dépenses correspondent à l'accord et si les objectifs sont atteints.
    • La surveillance s'effectue à l'aide de communications téléphoniques, de correspondance, d'examen des dossiers et de visites sur les lieux. Pour plus amples renseignements sur les visites sur les lieux, veuillez vous référer au document : Se préparer pour les visites sur les lieux de Santé Canada.

Le consultant de programme travaille aussi en étroite collaboration avec un agent financier qui examine vos demandes et prépare les paiements et qui peut communiquer directement avec le personnel du projet pour obtenir des renseignements et des documents justificatifs.

À titre de bénéficiaire de financement, quelles sont les connaissances de base que je dois avoir au sujet des programmes de contributions?

  1. L'accord de contribution est ce qui compte
    Veuillez le lire soigneusement et demander des clarifications, le cas échéant :
    • C'est le fondement à partir duquel Santé Canada surveillera votre progrès et évaluera vos demandes de paiement;
    • L'accord précise la contribution fédérale maximale et les activités qui sont admissibles pour le financement;
    • Il résume les objectifs du projet et comment ils seront mesurés et elle détermine les réalisations attendues;
    • L'accord précise à quelle fréquence vous devez présenter des rapports de progrès et des demandes de remboursement;
    • L'accord a préséance sur tous les autres documents ayant trait au projet lorsqu'il s'agit de déterminer les obligations d'une partie ou de l'autre de l'accord;
    • Il entre en vigueur seulement après que les deux parties ont signé;
    • Vous ne serez pas remboursé pour des dépenses de projet encourues avant que Santé Canada signe l'accord ni pour des dépenses encourues après la date d'achèvement précisée dans l'accord.
  2. Modifications à l'accord
    • Des modifications pourront être nécessaires pour ajuster la prévision des dépenses, pour augmenter ou diminuer la contribution fédérale globale, afin de modifier les calendriers d'achèvement du projet ou le plan de travail ou pour traiter des situations nouvelles;
    • Des modifications financiers pourront être possibles et ils seront assujettis aux critères du programme et à la disponibilité des fonds;
    • Il n'est pas possible de faire des modifications après l'expiration de l'accord de contribution;
    • Les demandes de modifications doivent être transmises par écrit et aucune mesure ne doit être adoptée par rapport aux changements qui comportent des dépenses jusqu'à ce que les deux parties aient signé la modification.
  3. Veuillez communiquer avec votre consultant de programme si vous avez des questions au sujet de l'accord ou au sujet des politiques et procédures en matière des modifications.
  4. Restez en contact avec Santé Canada

    Il vous incombe d'informer votre consultant de programme de tous les changements au projet, comme l'endroit, la dotation, les retards dans le programme, le budget ou tout autre élément qui pourrait affecter le projet.
  5. Sachez comment et quand vous serez payé

    Chaque accord précise les modalités de paiement, y compris les intervalles entre les soumissions des rapports et des demandes à Santé Canada.
  6. Le moment où vous recevez un chèque dépend du moment où vous soumettez des rapports de progrès et des rapports financiers

    Santé Canada ne peut pas émettre de paiement jusqu'à ce que vous rendiez compte des dépenses à l'aide du rapport de demande de paiement et de progrès.

    Pour de plus amples renseignements sur l'information financière, veuillez vous référer au document : De fil en aiguille : guide pour le formulaire des prévisions et de l'état des dépenses trimestrielles.
  7. Vérification

    Santé Canada peut faire une vérification des comptes du projet afin d'assurer le respect de l'accord. Sinon, Santé Canada pourra vous demander de faire faire une vérification indépendante du projet achevé. Le coût de la vérification est une dépense admissible.
  8. Évaluation

    La plupart des projets doivent faire l'objet d'une évaluation indépendante et soumettre un rapport d'évaluation comme partie intégrante de la trousse de rapport final. Embauchez un évaluateur au début du projet, clarifiez les rôles et les responsabilités et planifiez à l'avance la cueillette des données.

    Pour obtenir de l'aide pour planifier votre évaluation, veuillez vous référer à : L'effet de ricochet, partir des résultats pour planifier et diriger le travail communautaire.
  9. Responsabilités au personnel de projet

    Vous êtes responsable d'assurer que toutes les lois ayant trait au travail, à la santé et à la sécurité sont respectées et que les employés se voient confier des espaces de travail adéquats et que les modalités ayant trait aux conflits d'intérêt résumées dans l'accord sont respectées.
  10. Vie privée/confidentialité

    Les deux parties de l'accord ont l'obligation de protéger toute l'information confidentielle en vertu des lois fédérales, provinciales ou territoriales et de protéger de divulgation toute information confidentielle aux tiers conformément à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements confidentiels. Votre accord peut préciser des exigences supplémentaires en ce qui a trait à votre projet.
  11. Langues officielles

    Vous êtes tenu de respecter l'esprit et l'intention de la Loi sur les langues officielles touchant le domaine dans lequel les activités de projet sont mises en oeuvre. Faites donc la planification nécessaire pour la traduction des documents, le cas échéant.
  12. Retenue du paiement final/recouvrement de fonds
    L'accord précise une somme de retenue de garantie qui ne sera pas dégagée avant que Santé Canada reçoive et examine tous les rapports exigés par l'accord.

    Santé Canada prendra les mesures nécessaires pour recouvrer les fonds qui ont été avancés et pour lesquels aucune activité de comptabilité ou de dépense n'a été effectuée adéquatement.

Conseils pour assurer que votre projet est bien géré

Conseil # 1 - Avoir un gestionnaire et un commis-comptable compétents

Les experts en la matière peuvent ne pas avoir le temps ou être la personne indiquée pour gérer et compiler les rapports exigés par Santé Canada :

  • Les projets complexes exigent un gestionnaire ou un coordonnateur qui possède de bonnes habiletés générales en gestion;
  • L'imputabilité financière exige de bonnes habiletés en tenue de livre et en finances.

Conseil # 2 - Établir de bons systèmes et de bonnes procédures de gestion interne

Vous devez garder des dossiers financiers séparés et exacts pour le projet, rendre compte des progrès et assurer que les objectifs résumés dans l'accord sont atteints à l'intérieur des délais négociés. Il est recommandé de garder un compte de banque séparé pour le projet.

  • Les bons systèmes internes assureront que vous pourrez :
  • Respecter les obligations de rendre compte de Santé Canada;
  • Gérer adéquatement votre projet;
  • Recueillir les données pour le rapport d'évaluation de votre projet.

Conseil # 3 - Fournir le leadership et favoriser le travail d'équipe

Assurez-vous que tous les membres de l'équipe comprennent la mission et les objectifs du projet et comment ils doivent participer. Gardez les lignes de communication ouvertes entre les groupes de travail, les comités de gestion, le personnel, les partenaires et votre consultant de programme de Santé Canada.

Conseil # 4 - Développer une stratégie pour la gestion des changements

Lorsque votre projet est apte à entraîner des changements dans la culture ou les opérations d'une organisation, comme lorsque Télésanté est ajoutée à un système de prestation de soins de santé, il est important de rallier tous les participants qui seront affectés et d'obtenir leur collaboration.

Conseil # 5 - Établir un mécanisme pour le règlement des différends

Des conflits pourraient survenir au cours de la mise en oeuvre du projet. Établissez des politiques et des procédures pour régler les différends et communiquez-les à toutes les parties impliquées.

Conseil # 6 - Savoir où on en est avec nos partenaires

Les partenaires présentent des compétences, une expertise et souvent, des ressources financières à un projet et qui aident à assurer le succès du projet et à contribuer à la durabilité après la fin du financement de Santé Canada :

  • Préparez des accords écrits avec les partenaires qui résument les conditions de leur contribution au cours du projet et après le projet.

Santé Canada exige des rapports détaillés sur les contributions en argent et en nature des partenaires :

  • Établissez un système pour suivre les contributions au projet comme le temps du personnel, l'espace physique, les fournitures et le matériel.

Conseil # 7 - Choisir les conseillers avec soin

Les conseillers peuvent jouer un rôle important en fournissant les habiletés nécessaires pour l'équipe de projet, en partageant des conseils spécialisés et en effectuant une évaluation indépendante du projet :

  • Obtenez plus qu'une proposition et évitez les conflits d'intérêt possibles;
  • Rédigez un accord précisant le maximum global qui sera payé, le taux quotidien, les réalisations attendues et les calendriers pour l'achèvement des tâches.

Conseil # 8 - Communiquez ce que vous faites

Comme les Canadiennes et les Canadiens sont intéressés à être au courant des réalisations des programmes de financement du fédéral, vous êtes encouragé à faire un lancement du projet et de la publicité sur vos activités tout au long du cycle de vie du projet. De plus, Santé Canada pourrait présenter le profil de votre projet sur son site Web ou faire référence au projet dans d'autres supports publicitaires.

Conseil # 9 - Achèvement du projet

Santé Canada doit rapprocher les dépenses avec les contributions versées et vérifier les résultats atteints avant que la retenue de garantie des fonds soit versée. Les fonds qui ne sont pas utilisés doivent être remis au Receveur général. Les exigences et la date d'échéance de votre rapport final ou de vos rapports finals seront précisées dans votre accord ou elles vous seront communiquées par correspondance par Santé Canada.

À tout le moins, vous devez planifier soumettre :

  • Un état financier final de toutes les dépenses encourues pour le projet, les revenus de toutes les sources, l'application des revenus et une demande de paiement final accompagnée de tous les documents justificatifs exigés par le programme;
  • Un rapport de progrès final sur les activités, les défis et les réalisations;
  • Un rapport d'évaluation officiel;
  • Une liste des biens, y compris les numéros de série du matériel acheté en vertu de l'accord.

Veuillez vérifier les exigences de clôture de projet auprès de votre consultant de programme.

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