Audit des Cartes d’achat à Santé Canada et l’Agence de la santé publique du Canada

Liste des acronymes

AQ

Assurance de la qualité

ASPC

Agence de la santé publique du Canada

CMCA

Coordonnateur ministériel des cartes d’achat

DGDPF

Direction générale du dirigeant principal des finances (SC)

DPF

Dirigeant principal des finances

GCC

Gestionnaire de centre de coûts

GLG

Grand livre général (dans le contexte de la codification pour les comptes de frais)

RRO

Rapport de rapprochement officiel

SC

Santé Canada

SCT

Secrétariat du Conseil du Trésor

TPS

Taxe sur les produits et services

TVH

Taxe de vente harmonisée

Résumé

Les cartes d’achat du gouvernement offrent un moyen économique, sécurisé et pratique de se procurer des produits et services et de les payer, tout en assurant un contrôle financier efficace.

L’utilisation des cartes d’achat est régie par la Directive sur les paiements – Annexe B : Norme sur les paiements par carte d’achat du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), les politiques et directives connexes, de même que la Norme sur les cartes d’achat de Santé Canada (SC) et de l’Agence de la santé publique du Canada (ASPC).

Au 31 mars 2018, il y avait 516 titulaires de carte actifs (449 à SC et 67 à l’ASPC) qui ont fait environ 70 000 transactions représentant 40 M$ en dépenses connexes (29,5 M$ pour SC et 10,7 M$ pour l’ASPC) au cours de l’exercice financier 2017-2018.

Objet de l’examen

L’objectif de cet audit était d’évaluer l’administration et l’efficacité des contrôles de gestion pour le programme de cartes d’achat à SC et à l’ASPC, ainsi que le degré de conformité à la législation, aux normes et aux procédures pertinentes.

Nous avons examiné le cadre de contrôle de gestion du programme de cartes d’achat. L’audit a examiné la gouvernance, la gestion du risque et les contrôles internes axés sur les aspects suivants :

• production des rapports pour la direction;
• mécanismes d’assurance de la qualité, de vérification et de surveillance;
• contrôle des cartes d’achat (délivrance, limites de crédit, suivi et annulation des cartes d’achat);
• conformité aux politiques et aux procédures.

Importance

L’utilisation des cartes d’achat est encouragée comme outil pour l’achat et le paiement de biens et de services de faible valeur et à faible risque qui sont utilisés pour répondre aux exigences opérationnelles. En raison de sa nature, le processus d’achat par carte d’achat n’est pas soumis aux principaux contrôles préventifs qui sont présents dans les processus normaux d’approvisionnement au paiement, puisque les titulaires de carte peuvent passer une commande, conclure un marché et effectuer un paiement pour un achat. Ainsi, même si le montant en dollars est faible, faire mauvais usage des cartes d’achat peut constituer un risque pour la réputation pour l’Agence et le Ministère. C’est pourquoi il importe de faire des audits périodiques indépendants afin d’encourager la conformité au sein du programme de cartes d’achat.

Constatations

Nous avons constaté que des contrôles de gestion efficaces et bien administrés étaient en place pour le programme de cartes d’achat à SC et à l’ASPC. De plus, nous avons trouvé que, pour la période de la portée de l’audit, l’utilisation de cartes d’achat et les transactions connexes respectaient la législation, les restrictions et les procédures administratives pertinentes. Voici des exemples de processus et de pratiques de gestion efficaces qui ont été identifiés :

• une structure centralisée pour la gestion du programme de cartes d’achat, supervisée par le coordonnateur ministériel des cartes d’achat (CMCA);
• une série complète de politiques, de procédures et d’outils connexes à l’appui de l’administration et de la gestion du programme;
• des mécanismes d’assurance de la qualité et de surveillance pour favoriser la conformité aux exigences, ainsi qu’identifier et gérer les risques importants associés à l’utilisation de cartes d’achat;
• la production régulière de rapports à la haute direction sur l’utilisation des cartes d’achat, ainsi que sur les activités de surveillance et d’assurance de la qualité.

Nous avons identifié une occasion d’améliorer les activités de surveillance en resserrant davantage la consolidation et la communication des résultats produits grâce aux divers mécanismes de surveillance et d’assurance de la qualité.

Tous les problèmes que nous avons déterminés comme étant mineurs ont été portés à l’attention de la direction.

Les possibilités d’amélioration relevées dans ce rapport d’audit et les recommandations connexes, en plus de la prise en considération des problèmes mineurs discutés avec la direction, renforceront collectivement la gestion du programme des cartes d’achat.

A – Introduction

1. Les cartes d’achat offrent un moyen simple, pratique et économique de se procurer des biens et des services représentant des opérations de faible valeur et de volume élevé, tout en exerçant un contrôle financier efficace. Elles visent à simplifier le processus d’approvisionnement en permettant à un employé d’imputer des achats de biens et de services à une carte et de régler ces achats directement à la société émettrice de la carte. Un paiement unique à la société émettrice de la carte pour régler tous les achats d’un mois faits avec des cartes d’achat permet aux ministères de réaliser des économies dans le processus d’approvisionnement et de paiement. Aucuns frais ne sont exigés pour l’utilisation de ces cartes, et les sociétés émettrices accordent aux ministères des réductions en échange d’un règlement électronique plus rapide.
2. Au 31 mars 2018, il y avait 516 titulaires de carte actifs à SC et à l’ASPC (449 à SC et 67 à l’ASPC). Durant l’exercice financier 2017-2018, environ 70 000 opérations ont été faites avec des cartes d’achat, totalisant 40 millions de dollars (29,5 millions de dollars pour SC et 10,7 millions de dollars pour l’ASPC). Les réductions générées par les cartes d’achat durant la même période ont totalisé environ 562 000 $.
3. L’utilisation des cartes d’achat est régie par la Directive sur les paiements – Annexe B : Norme sur les paiements par carte d’achat et la Directive sur l’engagement des dépenses et le contrôle des engagements du SCT, ainsi que par la Loi sur la gestion des finances publiques.Le chapitre 9 du Manuel du receveur général – Programme de cartes d’achat du gouvernement du Canada fournit d’autres renseignements.La Norme sur les cartes d’achat de SC et de l’ASPC établit des exigences particulières pour l’utilisation de cartes d’achat au sein du Ministère et de l’Agence.
4. Le programme de cartes d’achat de SC et de l’ASPC est administré par le chef, Politique financière, de SC, qui est désigné comme le coordonnateur ministériel des cartes d’achat (CMCA). Le CMCA est responsable de la gestion de la prestation du programme ministériel de cartes d’achat. Il supervise les coordonnateurs régionaux des cartes d’achat, fournit des conseils, des renseignements et de l’aide au besoin et communique à SC et à l’ASPC les modifications au programme ministériel de cartes d’achat.
5. Durant la phase de planification de l’audit, nous avons déterminé que certaines mesures de contrôle visant le programme de cartes d’achat étaient strictes et il en découlait une exposition minimale au risque. Parmi celles-ci figurent l’existence de documents et outils traitant des politiques, procédures et directives, la formation obligatoire des titulaires de carte, ainsi que de rigoureux processus et mesures de contrôle de délivrance et d’annulation de cartes. En conséquence, cet audit n’a pas porté sur ces aspects et s’est plutôt concentré sur l’examen d’aspects pouvant présenter des problèmes plus importants.

B – Constatations, recommandations et réponses de la Direction

Surveillance

Gestion de l’information

6. Pour exercer une surveillance efficace, la haute direction a besoin des renseignements suffisants et en temps opportun concernant les programmes, les activités et les processus connexes.
7. Nous nous attendions à constater que la haute direction de SC et de l’ASPC reçoit des renseignements complets, pertinents et en temps opportun pour éclairer la prise de décisions relatives au programme de cartes d’achat.
8. Nous avons examiné les rapports fournis à la direction durant l’exercice financier 2017-2018 et constaté que les rapports trimestriels « Tableau de bord du programme de cartes d’achat » et « Résultats de l’échantillonnage statistique » présentés à la direction contiennent des renseignements pertinents et opportuns, principalement axés sur la conformité aux exigences et les risques associés à une mauvaise utilisation des cartes d’achat. Des paramètres sur le programme de cartes d’achat ont été également fournis. Les principaux renseignements présentés dans ces rapports comprenaient ce qui suit :
   • détermination du taux d’erreurs critiques au moyen du processus d’assurance de la qualité, et mesures correctives prises;
   • résultats de la surveillance exercée par le CMCA relativement aux cartes inactives, aux opérations inhabituelles et aux frais contestés;
   • comparaisons des réductions accumulées avec les périodes antérieures;
   • mesures de l’utilisation des cartes d’achat (dépenses, nombre d’opérations, dépenses moyennes);
   • conclusions sur le fonctionnement continu du programme de cartes d’achat, y compris le niveau général de conformité aux exigences.
9. Dans l’ensemble, nous avons conclu que des renseignements adéquats et en temps opportun ont été fournis à la direction pour éclairer les décisions concernant le programme de cartes d’achats.

Gestion des risques

Mécanismes de surveillance et d’assurance de la qualité

10. La gestion du risque fait partie intégrante des bonnes pratiques de gestion qui aident les organisations à faire des choix éclairés en décelant et en atténuant les menaces en fonction du niveau de risque perçu, de la tolérance au risque, de même que du contexte opérationnel et des contraintes qui y sont associées.
11. En raison de leur nature, les cartes d’achat se prêtent moins à des contrôles préventifs efficaces. De ce fait, nous nous attendions à constater la présence de rigoureux contrôles sous forme de surveillance pour déceler et gérer les principaux risques liés à la non-conformité et à une possible mauvaise utilisation.
12. Un cadre d’assurance de la qualité (AQ) fondé sur le risque pour SC et l’ASPC a été établi et documenté. Conformément à la matrice du profil de risque du document du cadre, et en raison de leur nature et de leur faible valeur, les dépenses par cartes d’achat ont été évaluées comme présentant un faible risque. Nous avons remarqué que, si certaines dépenses associées à un risque plus élevé (accueil, colloques, conférences) sont réglées par cartes d’achat, l’immense majorité des dépenses sont liées à des biens présentant un faible risque (fournitures de bureau, médicales et de laboratoire).
13. Grâce à des entrevues et à l’examen des documents, nous avons constaté que trois principaux mécanismes sont en place pour la surveillance et l’AQ des activités liées aux cartes d’achat : les tests par échantillonnage statistique, la surveillance ciblée mensuelle et la vérification mensuelle des rapports de rapprochement officiels (RRO).

Tests par échantillonnage statistique

14. La Division des opérations comptables procède chaque trimestre à des activités d’AQ liées aux opérations par carte d’achat, conformément au cadre d’AQ établi. Le cadre définit les paramètres raisonnables de l’échantillonnage statistique, y compris un taux d’erreurs acceptable de 8 % pour les opérations à faible risque, et un niveau de confiance de 90 % à l’égard de la représentativité des résultats de l’échantillonnage par rapport à l’ensemble de la population.
15. Nous avons examiné les résultats des activités trimestrielles d’AQ pour l’exercice financier 2017-2018 et déterminé que ces activités ont été menées conformément au cadre d’AQ. Les conclusions tirées et le rapport soumis à la haute direction sont appuyés par les résultats de l’AQ. De plus, nous avons constaté que les résultats de nos propres tests, présentés dans la section sur la conformité du présent rapport, concordent avec les résultats des activités d’AQ menées par la Division des opérations comptables.

Surveillance ciblée mensuelle

16. L’Unité de la politique financière, sous la supervision du CMCA, effectue chaque mois une surveillance ciblée et un examen des opérations dont le risque pourrait être élevé, et se concentre sur celles qui sont :
    • perçues comme étant pour un usage personnel, frauduleux ou non conforme aux politiques;
    • faites auprès de fournisseurs inhabituels;
    • faites avant ou après les heures d’ouverture;
    • contestées par le titulaire de la carte.
17. Nos propres tests ciblés, présentés dans la section sur la conformité du présent rapport, ont porté sur des opérations qui ont été testées dans le cadre de la stratégie de surveillance ciblée de l’Unité de la politique financière. Nous avons constaté que les résultats de nos tests ciblés concordent avec ceux de la surveillance ciblée effectuée par l’Unité de la politique financière.

Vérification mensuelle des rapports de rapprochement officiels

18. Le processus des rapports de rapprochement officiels (RRO) fait partie des procédures de vérification continue de la Division des opérations comptables concernant les achats avec une carte d’achat. Chaque mois, les relevés individuels de carte d’achat, dont le rapprochement est effectué par le titulaire de la carte et qui sont examinés et attestés par le gestionnaire de centre de coûts (GCC), sont soumis à une procédure de vérification des comptes par les centres comptables de l’Est et de l’Ouest. Il existe un processus documenté pour la vérification des RRO, et appuyé par des listes de contrôle appropriées. Ce processus comprend une procédure d’AQ minimale pour toutes les opérations et une procédure d’AQ complète pour celles ayant un code de « risque plus élevé » dans les comptes du grand livre général (GLG), y compris l’accueil, les colloques, les conférences et les frais d’adhésion.
19. Nous avons effectué un examen approfondi d’un échantillon de 49 RRO (26 provenant de SC et 23 provenant de l’ASPC). L’examen a confirmé que les centres comptables font preuve de diligence dans l’exécution des procédures d’AQ et de vérification requises. La procédure d’AQ minimale^{Note de bas de page 1} est exécutée pour tous les RRO, et les opérations à risque plus élevé sont soumises à la procédure d’AQ complète^{Note de bas de page 2}, conformément aux procédures de vérification établies. Les résultats de notre examen concordent avec ceux des centres comptables. Les erreurs relevées sont liées principalement à une application erronée de la taxe sur les produits et services (TPS) et de la taxe de vente harmonisée (TVH), à des erreurs de code dans le GLG et à une documentation inadéquate des biens et services reçus. L’examen a également confirmé que les titulaires de carte effectuent avec diligence et en temps opportun le rapprochement de leurs relevés. Les opérations contestées sont signalées, inscrites dans le système financier et résolues rapidement (l’émetteur de la carte, la BMO, porte un crédit au compte du titulaire le cas échéant).
20. Nous avons également examiné la façon dont les résultats de la vérification des RRO sont documentés. Nous avons constaté que si le centre comptable de l’Est tient à jour un registre mensuel détaillé des erreurs par type d’erreur, le processus utilisé par le centre comptable de l’Ouest est moins détaillé et que les erreurs ne sont pas relevées et consignées de façon uniforme. Résultat, il est difficile de savoir si les erreurs ont été réellement consignées comme erreurs, ou si elles ont simplement été corrigées, et de savoir de quel type d’erreur il s’agit et de les regrouper par type. Nous avons appris qu’après la phase du déroulement de l’audit, le centre comptable de l’Ouest a été transféré à Services aux Autochtones Canada.
21. Notre examen des documents et les discussions de suivi que nous avons eus avec le personnel responsable de la comptabilité au centre comptable de l’Est nous ont permis de constater que lorsque des erreurs sont relevées, elles font l’objet d’un suivi et que des mesures correctrices sont prises, comme celles de communiquer avec les titulaires de cartes et de corriger les erreurs. Cependant, les résultats généraux de la vérification des RRO et le nombre d’erreurs commises par les titulaires de carte individuels ne sont pas toujours communiqués à l’Unité de la politique financière.
22. Il serait bon pour le programme d’avoir un processus plus constant et plus complet pour suivre, regrouper et signaler les erreurs, y compris celles qui sont issues des activités de surveillance et d’AQ, et qui sont associées aux titulaires de carte et aux GCC. Ainsi, l’Unité de la politique financière et le CMCA seraient mieux capables :
    • de prendre des mesures en vertu de la Norme sur mesures correctives dans les cas de non-conformité;
    • de cibler plus efficacement les directives et la formation;
    • d’adapter plus efficacement les activités de surveillance et d’AQ à venir.

Recommandation 1

Le dirigeant principal des finances devrait s’assurer que les résultats de toutes les activités de surveillance et d’assurance de la qualité sont regroupés et communiqués efficacement au coordonnateur ministériel des cartes d’achat.

Réponse de la direction

Contrôle des cartes

23. Le chapitre 9 du Manuel du receveur général – Programme de cartes d’achat du gouvernement du Canada précise que la délivrance et le contrôle des cartes sont l’un des principaux aspects qui doivent être pris en charge par un cadre ministériel de contrôle des cartes d’achat. Nous nous attendions donc à constater que des contrôles de gestion des cartes efficaces sont en place concernant la délivrance, les limites de crédit, le suivi et l’annulation des cartes d’achat.
24. Durant la phase de planification de l’audit, nous avons constaté que certaines mesures de contrôle visant la délivrance et l’annulation des cartes d’achat sont rigoureuses et il en découlait une exposition minimale au risque. Le présent audit a examiné le caractère approprié des limites et des autres restrictions des cartes.

Limites des cartes et autres restrictions

25. Nous nous attendions à ce que les restrictions quant à l’utilisation des cartes d’achat soient clairement documentées et conforme à la Directive sur les paiements – Annexe B : Norme sur les paiements par carte d’achat du SCT et aux politiques et directives connexes. Nous nous attendions également à ce que les limites financières liées à l’utilisation des cartes d’achat soient raisonnables et reflètent les besoins et les habitudes de dépense des titulaires de carte.
26. Nous avons examiné la Norme sur les cartes d’achat de SC et de l’ASPC et déterminé qu’elle reflète les principales exigences et restrictions des directives connexes du SCT ainsi que les renseignements fournis au chapitre 9 du Manuel du receveur général – Programme de cartes d’achat du gouvernement du Canada. La conformité aux exigences est présentée dans la section sur la conformité du présent rapport.
27. Nous avons également constaté que le CMCA utilise la fonction de « blocage » offerte par le fournisseur de cartes d’achat pour empêcher efficacement l’utilisation des cartes chez certaines catégories de marchands afin de réduire le risque d’utilisation des cartes pour des achats inadmissibles. Nous avons remarqué que la mise en œuvre de cette mesure de contrôle risque de nuire aux exigences opérationnelles légitimes et qu’à ce titre, qu’elle a été faite de manière judicieuse.
28. Nous avons également examiné les limites financières établies pour l’utilisation des cartes d’achat. La limite pour chaque opération a été fixée à 5 000 $ et correspond aux exigences de la Norme sur les cartes d’achat de SC et de l’ASPC. Notre examen et notre analyse des opérations par carte d’achat ont révélé qu’à l’exception d’un très petit nombre d’achats qui ont été faits en monnaie étrangère, toutes les opérations respectent la limite établie.
29. Notre examen du processus de délivrance des cartes et d’établissement de la limite mensuelle a révélé que les cartes sont délivrées avec une limite par défaut de 25 000 $ et que les augmentations de limite demandées par les GCC sont soumises à l’approbation du CMCA. Nous avons effectué une analyse des dépenses mensuelles pour l’exercice financier 2017-2018 et avons déterminé que pour un grand nombre de cartes, y compris les cartes dont la limite est la limite par défaut de 25 000 $, les limites mensuelles dépassent de beaucoup la moyenne des dépenses mensuelles, de même que le montant le plus élevé dépensé au cours d’un mois. Par exemple, au cours de l’exercice financier 2017-2018, pour 83 des cartes dont la limite était de 25 000 $, soit la limite par défaut (plus de 20 % de toutes ces cartes), le montant maximal d’un achat porté sur une carte a été inférieur à 2 500 $, et le total pour l’année a été inférieur à 10 000 $.
30. Nous avons noté que le CMCA relève les cartes qui sont inactives pendant 90 jours et confirme avec les GCC respectifs si les cartes sont encore nécessaires. De plus, des examens des limites mensuelles des cartes dont la limite mensuelle est supérieure à la limite par défaut de 25 000 $ ont été effectués. Le dernier examen effectué avant le présent audit a eu lieu en juin 2016. L’Unité de la politique financière nous a informés qu’après le présent audit, un examen des limites des cartes a été effectué.
31. Les cartes dont la limite est supérieure aux besoins augmentent l’exposition aux risques financiers et liés à la réputation découlant d’une éventuelle mauvaise utilisation, de la compromission de la carte ou d’autres activités frauduleuses.
32. Le CMCA et l’Unité de la politique financière sont d’avis que les avantages opérationnels d’une limite par défaut de 25 000 $ dépassent les risques qui y sont associés. La limite de 25 000 $ a été fixée principalement pour répondre aux besoins d’approvisionnement lorsque le volume d’achat augmente de façon imprévue, par exemple lorsqu’un titulaire de carte doit « remplacer » un autre titulaire en congé ou ayant quitté l’organisme.
33. Nous avons constaté la présence d’un processus efficace permettant au CMCA d’augmenter rapidement la limite d’une carte à la demande des GCC. Dans ce contexte, le CMCA est encouragé à examiner plus régulièrement les limites mensuelles des cartes et à remettre en question leur fonction, ce qui pourrait comprendre un processus plus souple d’augmentation des limites à la demande, plutôt que de fixer des limites plus élevées par mesure de prévoyance.

Conformité

34. Comme il a déjà été mentionné, les exigences et les restrictions relatives à l’utilisation des cartes d’achat sont clairement établies à SC et à l’ASPC et concordent avec les exigences des politiques et directives connexes du SCT. De plus, à la phase de planification de l’audit, nous avons constaté que des mesures de contrôle supplémentaires sont en place pour favoriser la conformité aux exigences, y compris une formation obligatoire dans le cadre du processus de délivrance des cartes, et qu’il existe des directives, des outils et des procédures, dont certains sont accessibles sur le site intranet MaSource. En conséquence, nous nous attendions à ce que les opérations par carte d’achat soient conformes aux directives du SCT ainsi qu’aux normes et aux procédures établies de SC et de l’ASPC.
35. Nous avons testé un échantillon de 272 opérations sélectionnées de façon aléatoire (136 provenant de SC et 136 provenant de l’ASPC) pour évaluer l’efficacité des mesures de contrôle et leur niveau de conformité avec les exigences et les restrictions. Les critères des tests étaient les mêmes que ceux qui étaient utilisés pour l’échantillonnage statistique du processus d’AQ respectant le cadre d’AQ établi, comme il a été mentionné plus haut dans la section sur la surveillance et l’assurance de la qualité du présent rapport. Dans l’ensemble, les opérations testées ont été traitées conformément aux procédures établies et aux exigences des normes relatives aux cartes d’achat. Nous avons relevé quelques erreurs (exceptions et cas de non-conformité). Toutefois, le taux d’erreurs critiques^{Note de bas de page 3} de l’échantillon était bien en deçà du niveau acceptable de 8 % établi par SC et l’ASPC pour les opérations par carte d’achat. Le test a donné un taux global d’erreurs non critiques de 8,46 %, lié principalement à des erreurs de codes dans le GLG (3,31 %) et à l’application de la TPS et de la TVH (5,15 %).
36. En plus de l’échantillon aléatoire, nous avons sélectionné un échantillon de 147 opérations « ciblées » aux fins d’examen. Ces opérations ont été sélectionnées parce qu’elles présentaient un risque inhérent de non-conformité plus élevé en raison de diverses caractéristiques, dont des dépenses liées aux exigences de politiques particulières (accueil, articles nécessitant l’approbation du dirigeant principal de l’information, prix, formation, dépenses relatives aux véhicules, conférences et colloques), des achats, y compris des achats en ligne, auprès de fournisseurs inhabituels, des opérations la fin de semaine et les jours fériés de même que de possibles cas de « fractionnement de transactions » pour contourner la limite d’une carte d’achat individuelle ou la limite du pouvoir délégué de passation de marchés. Nous avons constaté que, dans l’ensemble, les cartes d’achat sont utilisées pour des dépenses permises, que les opérations sont traitées conformément aux exigences des politiques et qu’il n’y a pas de preuve de fractionnement systémique des transactions ou des marchés. Les taux d’erreurs suivants ont été constatés dans certains aspects non critiques :
    • application inappropriée de la TPS et de la TVH (13,29 %);
    • codes inappropriés du GLG (11,03 %).
37. Exception faite des erreurs mineures notées pour des aspects non critiques, le niveau de conformité aux normes et aux procédures du SCT et de SC et de l’ASPC était inférieur au niveau acceptable établi par SC et l’ASPC. Compte tenu de la faible importance des dépenses par carte d’achat, il est peu probable que les répercussions possibles d’erreurs non critiques posent d’importants risques financiers, opérationnels ou liés à la réputation.
38. En plus des nombreux renseignements sur MaSource, l’Unité de la politique financière souligne les exigences au moyen de communiqués à l’intention des titulaires de carte et des GCC. Un renforcement continu est encouragé pour des aspects non critiques, y compris les codes du GLG, l’application et le traitement de la TVH, et les achats en ligne faits au nom du Ministère. La mise en œuvre de la recommandation 1 améliorera la capacité du programme à mieux cibler les renseignements et les activités de formation à l’intention de titulaires de carte particuliers et des GCC.

Conclusion

39. Nous avons constaté que le programme de cartes d’achat à SC et à l’ASPC fait l’objet de contrôles de gestion efficaces et bien administrés. De plus, nous avons conclu que pour la période sur laquelle portait l’audit, l’utilisation de cartes d’achat et les opérations connexes respectaient la législation, les restrictions connexes et les procédures administratives pertinentes. Voici des exemples de processus et de pratiques de gestion efficaces constatés :
    • une structure centralisée pour la gestion du programme de cartes d’achat, supervisée par le coordonnateur ministériel des cartes d’achat;
    • une série complète de politiques, de procédures et d’outils connexes à l’appui de l’administration et de la gestion du programme de cartes d’achat;
    • des mécanismes d’assurance de la qualité pour favoriser la conformité aux exigences, de même que repérer et gérer les risques importants associés à l’utilisation de cartes d’achat;
    • la production régulière de rapports à la haute direction sur l’utilisation des cartes d’achat et les activités de surveillance et d’assurance de la qualité.
40. Nous avons relevé une occasion d’améliorer les activités de surveillance en resserrant davantage la consolidation et la communication des résultats obtenus grâce aux divers mécanismes de surveillance et d’AQ.
41. Tous les problèmes que nous avons déterminés comme étant mineurs ont été portés à l’attention de la direction.
42. Les possibilités d’amélioration relevées dans le cadre du présent rapport d’audit et les recommandations connexes, en plus de la prise en compte des problèmes mineurs discutés avec la direction, renforceront collectivement la gestion du programme des cartes d’achat.

Appendice A – Feuille de pointage

Audit des cartes d’achat à Santé Canada et à l’Agence de la santé publique du Canada

Critère	Notation	Conclusion	No de la recomm.
Gouvernance/Surveillance
Gestion de l’information	Aucune lacune	Un processus est en place pour la production régulière de rapports. Dans l’ensemble, l’information fournie à la haute direction est adéquate et en temps opportun, et éclaire les décisions de la direction relativement au programme de cartes d’achat. Les aspects pour lesquels la production de rapports pourrait être élargie ont été présentés à la direction.	-
Gestion des risques
Mécanismes de surveillance et d’assurance de la qualité	Lacunes mineures	Des mécanismes efficaces de surveillance e d’assurance de la qualité sont en place pour relever et régler les problèmes de mauvaise utilisation, de non-conformité et d’activités frauduleuses. Cependant, les résultats des activités d’AQ et de vérification effectuées par les centres comptables n’ont pas fait l’objet d’un suivi ou d’un regroupement uniforme permettant de relever de façon systématique les erreurs ou les cas de non-conformité par les titulaires de carte individuels et les GCC. La mise en œuvre d’un processus efficace à cette fin améliorerait la capacité de l’Unité de la politique financière et du CMCA : de prendre des mesures en vertu de la Norme sur mesures correctives; de cibler plus efficacement les directives et la formation; d’adapter plus efficacement les activités de surveillance et d’AQ à venir.	1
Contrôle des cartes
Limites des cartes et autres restrictions	Aucune lacune	Les restrictions quant à l’utilisation des cartes sont clairement définies et correspondent aux exigences des directives du SCT. Les limites pour les opérations sont établies conformément à la Norme sur les cartes d’achat de SC et de l’ASPC, et les limites mensuelles des cartes sont établies en fonction des demandes du GCC et approuvées par le CMCA. Cependant, pour plusieurs cartes, y compris certaines dont la limite est la limite par défaut de 25 000 $, les limites ne reflètent pas les habitudes de dépenses. La direction est d’avis que les avantages de limites plus larges pour les cartes dépassent le risque opérationnel en cas de demande imprévue pour les cartes.	-
Conformité
Utilisation des cartes et conformité	Aucune lacune	Les cartes d’achat sont utilisées comme prévu, et le niveau de conformité à la Norme sur les cartes d’achat est élevé et respecte le niveau acceptable établi par SC et l’ASPC. La conformité est légèrement inférieure pour certains aspects non critiques, y compris les codes du GLG, l’application et le traitement des taxes et la documentation relative aux achats en ligne. Un renforcement continu des exigences pour ces aspects est encouragé.	-

Appendice B – Au sujet de l’audit

1. Objet de l’audit

Cet audit visait à évaluer l’administration et l’efficacité des contrôles de gestion pour le programme de cartes d’achat à SC et à l’ASPC, de même que le degré de conformité à la législation, aux normes et aux procédures pertinentes.

2. Portée de l’audit

La portée de l’audit comprenait les processus de gestion établis et les opérations par carte d’achat traitées entre le 1er avril 2017 et le 31 mars 2018 pour SC et l’ASPC.

Les travaux comprenaient un examen des processus de gestion en place, de même que des activités menées par la Division des opérations comptables de la DGDPF (centre comptable de l’Est ou région de la capitale nationale et centre comptable de l’Ouest ou Winnipeg) et l’Unité de la politique financière de la DGDPF.

Sont exclues de la portée de l’audit les activités liées à la délivrance, au renouvellement et à l’annulation des cartes d’achat, de même que l’application appropriée des dispositions de l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques. L’Analyse comparative fondée sur le sexe et le genre en est aussi exclue. Ces aspects ont été jugés à faible risque en raison des travaux faits par l’équipe d’audit pendant l’étape de planification de l’audit.

3. Approche de l’audit

L’audit a été mené conformément à la Politique sur l’audit interne du Conseil du Trésor. Une quantité suffisante d’éléments pertinents a été obtenue pour fournir une assurance raisonnable concernant les conclusions de l’audit.

Les procédures d’audit utilisées durant la phase de l’examen pour répondre aux critères de l’audit sont notamment :

• l’examen de la surveillance et de la production de rapports;
• l’examen des processus de gestion des limites des cartes de crédit;
• des entrevues avec des membres clés du personnel responsable du programme de cartes d’achat;
• l’examen des mécanismes d’assurance de la qualité en place pour relever, évaluer et atténuer les risques et en faire rapport;
• des tests des mesures de contrôle internes et de conformité de l’utilisation des cartes d’achat et des opérations connexes aux directives et aux normes applicables.

Énoncé de conformité

Le présent audit a été mené conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne, comme le confirment les résultats du Programme d’assurance et d’amélioration de la qualité du Bureau de l’audit et de l’évaluation.

Appendice C – Secteurs d’intérêt et critères

Audit des cartes d’achat à SC et à l’ASPC

Intitulé du critère	Critère de l’audit
Premier secteur d’intérêt : gouvernance et surveillance
Gestion de l’information	1. La direction (dirigeant principal des finances et Bureau du dirigeant principal des finances) reçoit une information complète et pertinente pour éclairer la prise de décisions relatives au programme de cartes d’achat.
Deuxième secteur d’intérêt : gestion du risque
Mécanismes de surveillance et d’assurance de la qualité pour gérer le risque	2. Des mécanismes de surveillance et d’AQ sont en place pour relever, évaluer et atténuer les risques (mauvaise utilisation, abus et activités frauduleuses) et en faire rapport.
Troisième secteur d’intérêt : contrôle des cartes
Limites des cartes d’achat	3. Les cartes d’achat sont contrôlées pour s’assurer que les limites des cartes de crédit et les autres restrictions reflètent de façon appropriée les habitudes d’achat des titulaires de carte.
Quatrième secteur d’intérêt : conformité
Limites des cartes d’achat	4. Les opérations sont conformes aux directives et aux normes du SCT et du Ministère concernant l’utilisation acceptable des cartes et les restrictions.