Réponse et plan d’action de la direction - Audit des Contrats et de l’approvisionnement à Santé Canada et à l’Agence de la santé publique du Canada

Recommandation 1

Le dirigeant principal des finances de Santé Canada devrait analyser régulièrement les types de contrats qui ne respectent pas les normes de service, afin d'identifier les problèmes sous-jacents et de prendre les mesures appropriées pour y remédier, y compris travailler auprès de la direction au besoin.

La direction accepte cette recommandation.

Comme l'indique le rapport, le gestionnaire du centre de coûts du client, l'agent d'approvisionnement et la Division de la gestion de la sécurité ont tous un rôle à jouer dans le processus d'approvisionnement. La Division de la gestion du matériel et des biens (DGMB) est en mesure de déterminer l'état et la responsabilité d'un dossier donné par type et à tout moment, ce qui donne lieu aux rapports de service dont il est question ici. Une analyse régulière de ces renseignements sera fournie au directeur général, Direction des opérations financières (DG DOF) et au DPF, ainsi que partagé avec les deux Comités exécutifs (CE).

1.1 Le DPF va afficher des rapports trimestriels au sujet des normes de service sur son page Web intranet.

31 octobre 2019

DG DOF

1.2 La DOF et la DGMB effectuera une analyse des divers types de contrats et enjeux qui affectent la capacité de la DGMB et de la direction à satisfaire aux normes de service.

31 décembre 2019

DG DOF

1.3 La DOF et la DGMB utiliseront les résultats du rapport pour travailler auprès des équipes de gestion et élaborer des plans d'amélioration, y compris de la formation et des outils.

31 mars 2020

1.4 La DOF et la DGMB travailleront auprès de la direction afin de déterminer la pertinence des diverses normes et viser la modification de certaines normes, le cas échéant.

30 septembre 2020

Recommandation 2

Le dirigeant principal des finances de Santé Canada devra déterminer les raisons sous-jacentes pour lesquelles les contrats de faible valeur n'ont pas été pris en charge en temps opportun, et prendre des mesures correctives

La direction accepte cette recommandation.

Bien qu'il soit toujours possible de faire mieux, 98,3 % des demandes de faible valeur ont été traitées dans les délais prescrits (59,2 % de celles où un contrat était en place dans moins de la moitié du délai normal). La direction s'assurera que les superviseurs confirment que toutes les demandes sont prises en charge dans les 72 heures ou qu'elles sont retournées au client si elles sont incomplètes.

De plus, on doit noter que la DGMB a tenu des discussions régulières avec les directions générales afin de déterminer la priorité relative de leurs dossiers. Ceci aide à assurer que les besoins les plus urgents en matière d'approvisionnement sont abordés de la façon la plus opportune. Ce qui veut dire qu'au cours des périodes les plus occupés, certains des contrats de faible valeur, qui sont moins importants à la direction générale dans plusieurs cas, pourront être retardés.

2.1 Une vérification de la prise en charge de la demande sera ajoutée à l'assurance et l'analyse, ainsi qu'à la liste de travail régulier de l'équipe des rapports.

31 décembre 2019

DG DOF

2.2 Examiner les normes de service pour les demandes de contrats de faible valeur et présenter les résultats de l'analyse et des conseils ou des options (recommandation 1) aux tableaux de gouvernance à des fins de rétraction et de conseils.

30 novembre 2019 pour les conseils ; 31 mars 2020 pour la mise en œuvre des recommandations.

DG DOF

Recommandation 3

Le dirigeant principal des finances et le sous-ministre adjoint, Direction générale des services de gestion, doivent veiller à ce que des directives claires soient communiquées aux gestionnaires de centres de coûts et aux agents d'approvisionnement sur les exigences obligatoires de la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité pour tous les contrats de Santé Canada et de l'Agence de la santé publique du Canada.

La direction accepte cette recommandation.

La DGSG collaborera avec la Division de la gestion du matériel et des biens afin d'obtenir des conseils sur l'utilisation de la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité;

la Direction générale des services de gestion collaborera avec la Division de la gestion du matériel et des biens sur une trousse de formation et de sensibilisation pour les gestionnaires des centres de coûts de Santé Canada et de l'ASPC.

3.1 Trousse de questions-réponses pour la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité

30 novembre 2019

Directeur exécutif de SC et Agent de sécurité du ministère en collaboration avec le DG DPF

3.2 Trousse de formation et de sensibilisation

31 décembre 2019

Directeur exécutif de SC et Agent de sécurité du ministère en collaboration avec le DG DPF

Recommandation 4

Le dirigeant principal des finances de Santé Canada doit s'assurer que le processus d'assurance de la qualité est suivi et que la surveillance est fondée sur une tolérance acceptable au risque

La direction accepte cette recommandation.

DGMB examinera le processus de l'assurance de la qualité afin d'assurer que la tolérance au risque est suffisamment abordée.

DGMB examinera les options pour des approches axées sur les risques à la fonction de l'approvisionnement. Les options vont examiner ce que font les autres ministères du gouvernement, les considérations, les impacts et les risques; les options devront être présentées aux DPF et aux administrateurs généraux à des fins de considération.

4.1 Examen des options et des possibilités pour mettre en œuvre des approches axées sur les risques.

30 novembre 2019

DGMB

4.2 Effectuer une analyse des impacts et présenter des options aux DPF à des fins de considération.

Décembre 2019

4.3 Présenter des options et des choix, y compris les risques et les impacts, aux administrateurs généraux.

31 mars 2020

Recommandation 5

Le dirigeant principal des finances devrait s'assurer que les attributions du Comité d'examen des contrats (CEM) de niveau 1 sont mises à jour pour y inclure tous les types de contrats que le CEM n'examine pas. De plus, un processus de consignation des transactions du CEM devrait être mis en œuvre pour assurer une tenue des dossiers complète et efficace.

La direction accepte cette recommandation.

La DGDPF révisera le cadre de référence du CEM pour y inclure tous les types de contrats. Le CEM entretient un compte rendu des décisions, qui sera amélioré afin d'inclure des activités donnés au niveau de la transaction.

5.1 Mise à jour du cadre de référence du CEM afin d'assurer que les types d'examens de contrats sont précisés.

30 septembre 2019

DG FOD

5.2 Les dossiers de transactions du CEM seront documentés et conservés.

DGMB

Recommandation 6

Le dirigeant principal des finances de Santé Canada devrait déterminer la façon dont Analyse comparative fondée sur le sexe et le genre plus (ACSG+) pourrait être appliquée au sein de la Division de la gestion du matériel et des biens.

La direction accepte cette recommandation.

Le dirigeant principal des finances va consulter avec Services publics et Approvisionnement Canada et le Secrétariat du Conseil du Trésor, et, au minimum, va assurer que les agents d'approvisionnement ont participé à une formation sur l'ACSG+.

6.1 Tous les agents d'approvisionnement doivent compléter la formation de familiarisation à l'ACSG+

30 septembre 2019

DG DOF

6.2 DGMB va confirmer auprès des clients que l'ACSG+ a été prise en considération au cours de l'élaboration des énoncés des besoins ou de travail.

30 septembre 2019

DG DOF

6.3 DGMB va consulter avec la Commission de la fonction publique et le SCT pour chercher leur rétroaction au sujet de la mise en œuvre de l'ACSG+ pour les processus de contrats et de l'approvisionnement.

31 mars 2020

DG DOF