Réponse et plan d'action de la direction - Audit de la gestion des comptes débiteurs à Santé Canada

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Réponse et plan d'action de la direction - Audit de la gestion des comptes débiteurs à Santé Canada
Recommandations Réponse de la direction et mesures prévues par la direction Produits livrables Date d'achèvement Responsabilité
Recommandation 1

Le dirigeant principal des finances (DPF) renforce la production de rapports en matière de comptes débiteurs afin d'aider à gérer les risques liés au recouvrement et la probabilité de recouvrement des comptes débiteurs en souffrance.
La direction souscrit à cette recommandation.
La Direction des opérations financières (DOF) intégrera la production périodique de rapports au DPF et aux adjoints aux dirigeants principaux des finances (ADPF), qui illustre la situation des comptes débiteurs en souffrance en fonction du type et de l'antériorité. 1.1 Rapport trimestriel 31 mai 2018 (pour les comptes débiteurs en souffrance en date du 31 mars 2018) Directeur, Division des opérations et systèmes comptables (DOSC)/dirigeant principal des opérations comptables/coordonnateur des comptes débiteurs du Ministère
Recommandation 2

Le dirigeant principal des finances modifie les documents et les procédures d'orientation pour améliorer la gestion des comptes débiteurs, y compris :
  • uniformiser et préciser les rôles et les responsabilités pour le rétablissement de dettes, ainsi que la surveillance et le recouvrement de dettes liées à des trop-payés dans le cadre d'ententes de contribution;
  • élaborer des documents d'orientation pour faciliter les activités de recouvrement, comme la localisation du débiteur et la détermination de la capacité du débiteur à rembourser la dette;
  • établir une méthode pour déterminer si le coût du recouvrement n'est pas justifiable en fonction du montant de la dette ou de la probabilité de la recouvrer.
La direction souscrit à cette recommandation.
DOF précisera la Norme sur la gestion des comptes débiteurs afin de clarifier les rôles et responsabilités en lien avec les activités telles que la surveillance continue et le recouvrement de dettes liées à des trop-payés dans le cadre d'ententes de contribution.

La DOF préparera un document d'orientation afin d'appuyer le personnel des services de comptabilité à déterminer les activités de recouvrement avancées à mener en fonction de la nature de la dette. Le document comprendra des directives sur l'examen du coût du recouvrement au moment de déterminer l'activité de recouvrement appropriée.
2.1 Nouvelle Norme sur la gestion des comptes débiteurs 30 septembre 2018 Directeur, Contrôles internes et politique financière
2.2 Document d'orientation sur les activités de recouvrement 30 juin 2018 Directeur, DOSC/dirigeant principal des opérations comptables/coordonnateur des comptes débiteurs du Ministère
Recommandation 3

Le directeur exécutif de l'Agence de réglementation de la lutte antiparasitaire (ARLA) finalise les procédures opérationnelles normalisées pour les comptes débiteurs et s'assure qu'ils cadrent avec la Norme sur la gestion des comptes débiteurs de Santé Canada-l'Agence de la santé publique du Canada.
La direction souscrit à cette recommandation.
L'ARLA finalisera les procédures opérationnelles normalisées (PON) afin de mettre en œuvre pleinement l'article 23 de la Loi sur les produits antiparasitaires (LPA) pour les comptes débiteurs en souffrance. 3.1 PON finales pour les comptes débiteurs pour appuyer la mise en œuvre de l'article 23 de la LPA. 31 mai 2018 Directeur, Division de la planification stratégique et des opérations financières et d'affaires (DPSOFA), ARLA
Recommandation 4

Le sous ministre adjoint de la Direction générale de la santé environnementale et de la sécurité des consommateurs (DGSESC) veille à ce que les procédures de recouvrement soient conformes à la Norme sur la gestion des comptes débiteurs de Santé Canada-l'Agence de la santé publique du Canada.
La direction souscrit à cette recommandation.
Les activités et les procédures de recouvrement des Services nationaux de dosimétrie (SND) de la DGSESC sont généralement conformes à laNorme sur la gestion des comptes débiteurs de SC/ASPC. Cependant, le calendrier utilisé par les responsables du programme pour faire un suivi sur les comptes en souffrance est limité par la fonctionnalité du logiciel actuel du système de gestion de dosimétrie (SGD), qui lance un suivi après 60 jours en souffrance, au lieu des 30 jours indiqués dans la Norme.

Tandis que le remplacement du système est un des objectifs du programme, étant donné le processus actuel d'établissement de priorités recommandé par le Conseil du Trésor et les priorités ministériels, la mise en œuvre d'une nouvelle solution n'est pas réalisable. Par conséquent, jusqu'au moment où le logiciel prévu à remplacer le SND est mis en œuvre, le programme continuera à effectuer des activités et procédures de recouvrement tel que décrit dans les procédures opérationnelles actuelles.
4.1 Inclure les exigences administratives pour être capable de cadrer la fréquence de suivi sur les comptes en souffrance avec la Norme et le Document des exigences administratives du logiciel prévu à remplacer le SND. Jusqu'au moment où le logiciel prévu à remplacer le SND est mis en œuvre, le programme continuera à effectuer des activités et procédures de recouvrement tel que décrit dans les procédures opérationnelles actuelles.   31 octobre 2018   Directeur général de la Direction des sciences de la santé environnementale et de la radioprotection de la Direction générale de la santé environnementale et de la sécurité des consommateurs (DGSESC)
Recommandation 5

Le dirigeant principal des finances  examine les comptes débiteurs de plus d'un an, afin que des mesures de recouvrement ou de radiation de dettes puissent être prises en temps opportun, et renforce le processus pour établir une provision pour les comptes douteux.         
La direction souscrit à cette recommandation.
Les rapports trimestriels présentés au DPF et aux ADPF tiendront clairement compte des comptes débiteurs en souffrance depuis plus d'un an afin pour en faciliter la consultation, et ils seront utilisés pour cibler les mesures de recouvrement. Les résultats des mesures de recouvrement seront également échangés tous les trimestres avec les responsables de la comptabilité ministérielle, afin qu'ils les examinent en vue de déterminer les provisions pour créances douteuses. 5.1 Rapport trimestriel 31 mai 2018 (pour les comptes débiteurs en souffrance en date du 31 mars 2018) Directeur, DOSC/dirigeants principaux, services de comptabilité/coordonnateur des comptes débiteurs du Ministère
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