Réponse et plan d'action de la direction - Audit de la gestion des subventions et contributions à Santé Canada

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Réponse et plan d’action de la direction - Audit de la gestion des subventions et contributions
Recommandations Réponse de la direction et mesures prévues par la direction Produits livrables Date d'achèvement* Responsabilité
Recommandation 1

Il est recommandé que le sous-ministre adjoint principal de la Direction générale de la santé des Premières nations et des Inuits (DGSPNI) et que le sous-ministre adjoint de la Direction générale de la politique stratégique (DGPS) prennent des mesures pour renforcer, dans leur direction générale respective, les processus existants relatifs à la surveillance et à l'assurance de la qualité des programmes de subventions et de contributions (S et C), afin de garantir que tous les éléments principaux du Cadre de contrôle de gestion (CCG) du Ministère pour les S et C sont bien pris en compte. Il s'agirait notamment d'explorer une approche documentée fondée sur le risque qui illustre mieux la correspondance des activités d'assurance de la qualité et de surveillance avec les secteurs de risque liés à la gestion des programmes individuels et à l'intégration des critères de contrôle applicables décrits dans le CCG du Ministère pour les S et C.
La direction souscrit à cette recommandation.
Les responsables de la DGSPNI, en consultation avec les représentants régionaux, élaboreront une directive relative à la surveillance afin de garantir que les fonctions de gestion des programmes de S et C font l'objet d'une surveillance stratégique en vue de l'assurance de la qualité, et que les résultats sont communiqués à la haute direction et à d'autres décideurs importants. 1.1.1 Élaborer la directive afin de déterminer la cible annuelle des activités d'assurance de la qualité et d'évaluer 32 bénéficiaires pour l'AF 2017-2018. 30 avril  2018 Directeur — Direction de la capacité, de l'infrastructure et de l'imputabilité (DCII)
1.1.2 Les domaines visés clés en assurance de la qualité pour chaque année financière sont communiqués chaque année aux responsables régionaux. 30 avril 2018 Directeur — DCII
1.1.3 Les activités d'assurance de la qualité font l'objet de rapports au SMA. 30 novembre 2018 Directeur — DCII
DGPS La direction souscrit à cette recommandation.
La DGPS mène actuellement des activités d'assurance de la qualité sur les nouvelles ententes, les modifications, les modalités des programmes et les stratégies de mesure du rendement. 

De plus, la DGPS effectuera chaque année une analyse des risques des principales fonctions de gestion et des critères de contrôle décrits dans le CCG du ministère pour les S et C, en consultation avec la haute direction, afin de cerner les domaines d'intervention annuels visés pour les activités de surveillance et d'assurance de la qualité. 

Les résultats des activités de surveillance et d'assurance de la qualité seront communiqués au moins à chaque année à la haute direction de la DGPS.
1.2.1 Les résultats de la surveillance et de l'assurance de la qualité des activités actuelles sont communiqués au Comité exécutif de la direction générale (CEDG). 31 mars 2018 Programmes de santé et initiatives stratégiques (PSIS), DGPS
1.2.2 Les domaines visés clés en matière de surveillance et d'assurance de la qualité pour l'année financière sont pris en compte dans le Plan opérationnel annuel de la direction générale.

Production de rapports à l'intention du CEDG.
T2 (juillet) 2018

En cours
PSIS, DGPS
Recommandation 2

Il est recommandé que le sous-ministre adjoint principal de la Direction générale de la santé des Premières nations et des Inuits (DGSPNI) et que le sous-ministre adjoint de la Direction générale de la politique stratégique (DGPS), en collaboration avec le dirigeant principal des finances de la Direction générale du dirigeant principal des finances (DGDPF), renforce les processus existants relatifs à la surveillance et à la production de rapports pour les programmes de S et C. En vue du renforcement des processus, on devrait explorer l'établissement des exigences minimales en matière d'information et l'élaboration de mécanismes de production de rapports connexes, afin de faciliter un processus régulier et structuré de production de rapports destinés aux gestionnaires de programmes et aux comités de la haute direction.
La direction souscrit à cette recommandation.
La DGSPNI continuera de mettre à jour annuellement les exigences en matière de production de rapports pour tous les programmes, en garantissant que la collecte de données est nécessaire et utile pour mesurer le rendement et produire des rapports sur les résultats ministériels. 2.1.1 Consulter les responsables régionaux et la haute direction afin de déterminer les besoins et la fréquence en matière de production  de rapports sur l'information relative à la gestion des programmes de S et C. 31 août 2018 Directeur général (DG) — Direction de la politique stratégique, planification et information (DPSPI) en consultation avec la DCII
2.1.2 Mettre à jour le guide sur l'établissement de rapports et l'instrument de collecte de données (ICD) 31 octobre 2018 DG — DPSPI en consultation avec la DCII
2.1.3 Publier les nouveaux guides et les ICD aux régions, et les afficher dans l'intranet. 1er avril 2019 DG — DPSPI en consultation avec la DCII
DGPS La direction souscrit à cette recommandation.
Récemment, la DGPS a revu les exigences en matière d'établissement de rapports pour tous les programmes (profils d'information sur le rendement pour 14 programmes offerts à la direction générale), et elle garantit que la collecte de données est nécessaire et utile pour mesurer le rendement et produire des rapports sur les résultats ministériels.

En plus des données sur la gestion des programmes de S et C existants [p. ex. rapports sur les écarts financiers (REF), prévisions pluriannuelles des fonds, profils de risque des bénéficiaires annuels et plan d'audit], la DGPS consultera la haute direction et la DGDPF afin d'établir toute autre information, autre que celle de la Recommandation 1, qui devrait être communiquée régulièrement à la haute direction de la DGPS.

La haute direction de la DGPS examinera à chaque année les exigences et les processus relatifs à l'information et aux rapports, et les adaptera au besoin afin de garantir leur pertinence.
2.2.1 Les exigences minimales en matière de données pour la production de rapports réguliers sur la gestion des programmes de S et C à la haute direction des programmes et de la direction générale sont documentées. Cela comprendra le processus de communication des données (p. ex. tableaux de bord, autres) et les responsabilités associées (p. ex. gestionnaires de programmes, le Bureau des subventions et des contributions). 30 juin 2018 PSIS, DGPS
Recommandation 3

Il est recommandé que le dirigeant principal des finances de la Direction générale du dirigeant principal des finances (DGDPF), en collaboration avec le sous‑ministre adjoint de la Direction générale de la politique stratégique (DGPS) et le sous-ministre adjoint principal de la Direction générale de la santé des Premières nations et des Inuits (DGSPNI) veillent à ce que les contrôles relatifs à l'accès des utilisateurs au Système de gestion d'information des subventions et contributions (SGISC) soient renforcés. Voici certaines mesures qui renforceraient les contrôles existants :
  • un processus officiel visant à garantir que les propriétaires d'entreprise avisent rapidement le fournisseur de service des exigences de changement de l'accès des utilisateurs, renforcé par une communication adéquate des responsabilités associées du gestionnaire;
  • des examens et des mises à jours plus fréquents des profils d'accès des utilisateurs et des privilèges connexes.
La direction souscrit à cette recommandation.
Les responsables de la DGSPNI travailleront avec les responsables régionaux afin de garantir que les formulaires de contrôles d'accès sont examinés et mises à jour de manière à tenir compte des profils appropriés d'accès des utilisateurs. 3.1.1 Ajouter un rappel dans le bulletin mensuel expliquant que les formulaires d'accès des utilisateurs doivent être examinés et mises à jour. En cours (les dernières données probantes seront présentées le 31 octobre 2018) Directeur — DCII
3.1.2 Présenter un rapport trimestriel aux directeurs fonctionnels afin de garantir qu'ils examinent et mettent à jour l'accès de leurs employés. Trimestriel (les dernières données probantes seront présentées le 31 octobre 2018) Directeurs fonctionnels régionaux/Directeur de la DCII
     
DGDPF La direction souscrit à cette recommandation.
Le processus de départ ministériel a déjà été officialisé pour informer des changements apportés aux exigences d'accès découlant des départs. La DGDPF publiera des avis afin de renforcer les responsabilités des gestionnaires.

La DGDPF travaillera avec le fournisseur de service afin de garantir que l'on effectue des examens plus fréquents des profils d'accès des utilisateurs et des privilèges connexes.
3.2.1 Procès-verbaux de la téléconférence nationale. 8 septembre 2017

Réalisé par la DGDPF.
Gestionnaire, Services de gestion des transferts de paiements (SGTP)
  3.2.2 Message relatif au SGISC 5 octobre 2017

Réalisé par la DGDPF.
Gestionnaire, SGTP
  3.2.3 Nouveaux accords sur les niveaux de service (ANS) du SGISC. 31 mars 2018 Directeur exécutif, Division des politiques, des contrôles internes et de la comptabilité ministérielle (DE, DPCICM)
Comité consultatif mixte de la haute direction du SGISC
Recommandation 4

Il est recommandé que le dirigeant principal des finances de la Direction générale du dirigeant principal des finances (DGDPF), en collaboration avec le sous‑ministre adjoint de la Direction générale de la politique stratégique (DGPS) et le sous-ministre adjoint principal de la Direction générale de la santé des Premières nations et des Inuits (DGSPNI), et le fournisseur de service, veillent à ce que les modifications apportées au SGISC qui touchent les opérations de SC sont appuyées par des mises à l'essai suffisantes des utilisateurs de SC, qui comprennent une participation appropriée des techniciens spécialisés de SC et sont accompagnées de mises à jour opportunes à la documentation du système.
La direction souscrit à cette recommandation.
Cette recommandation a été abordée. La consultation de toutes les parties fait maintenant partie intégrante de l'étape de conception et de développement de toute nouvelle fonctionnalité.
Il sera possible d'examiner les documents du SGISC au moment de l'essai d'acceptation des utilisateurs. De plus, beaucoup plus d'éléments doivent maintenant être examinés ou mis à l'essai (c.-à-d. documents). Par conséquent, on a alloué plus de temps à l'essai d'acceptation des utilisateurs dans le plan de projet préparé par Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC). Il est donc possible de procéder à de nouveaux essais en cas de besoin. Le déploiement d'une nouvelle fonctionnalité peut être retardé jusqu'à ce que la documentation interne soit actualisée et que les formateurs maîtrisent les documents avant de donner la formation.
4.1.1 Compte rendu des décisions (CRD) du Comité consultatif mixte de la haute direction du SGISC, présentation au Comité consultatif mixte de la haute direction du SGISC. Réalisé par la DGDPF. DGDPF
DGDPF La direction souscrit à cette recommandation.
Cette recommandation a été abordée. Au moment du lancement du SGISC en décembre 2017, il sera possible d'examiner les documents du SGISC au moment de l'essai d'acceptation des utilisateurs. De plus, on a alloué plus de temps à l'essai d'acceptation des utilisateurs dans le plan de projet préparé par AANC. Le déploiement d'une nouvelle fonctionnalité peut être retardé jusqu'à ce que la documentation interne soit actualisée et que les formateurs maîtrisent les documents avant de donner la formation. 4.1.2 Compte rendu des décisions (CRD) du Comité consultatif mixte de la haute direction du SGISC, présentation au Comité consultatif mixte de la haute direction du SGISC. 27 mars 2017

Réalisé par la DGDPF.
DE, DPCICM
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