Audit de la prestation des services de dotation : Réponse et plan d'action de la direction

Mars 2021

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Recommandations

Livrables

Date d'achèvement prévue

Responsabilités

Recommandation 1

La sous-ministre adjointe (SMA) de la Direction générale des services de gestion (DGSG) devrait s'assurer que la Direction des services en ressources humaines (DSRH) :

  • Accroît la transparence des bassins de candidats pour les conseillers en dotation et les gestionnaires recruteurs;
  • Clarifie les directives ministérielles quant à la possibilité que les gestionnaires recruteurs restreignent l'accès aux candidats dans leurs bassins existants;
  • Détermine avec précision le nombre de nominations tirées des bassins.

La direction est d'accord avec cette recommandation.

La mise en œuvre d'un Guide de gestion des bassins à l'intention des gestionnaires, ce qui offre aux gestionnaires recruteurs une orientation au sujet des diverses mesures flexibles qu'ils peuvent utiliser pour établir un bassin et donne un aperçu des exigences en matière de la gestion des bassins comme ressources ministérielles. Le Guide de gestion des bassins conseille aux gestionnaires qu'ils doivent tenir en compte les bassins actuels avant de lancer un nouveau processus d'embauche.

Terminé

Le Guide de gestion des bassins a été achevé et affiché sur MaSource.

Le directeur exécutif de la Division des politiques ministérielles, des programmes et de la santé mentale est responsable du Guide de gestion des bassins.

La mise en œuvre d'un tableau de bord des bassins qui sera le dépôt central de tous les bassins actuels en place à Santé Canada et l'ASPC. On peut produire des rapports par moyen de PeopleSoft qui indiquent le nombre de nominations fondées sur le mérite qui proviennent des bassins. De plus, la DSRH gère les rapports des comités d'évaluation qui donnent un aperçu de toutes les nominations qui proviennent des bassins et comprennent des renseignements sur les détachements, les mutations et autres mesures de dotation qui ne sont pas basées sur le mérite et sont liées à des bassins particuliers.

Terminé

L'initiative du tableau de bord des bassins a été lancée et communiquée aux gestionnaires subdélégués en décembre 2020.

La directrice exécutive de ka Division du service à la clientèle (DSC) de la DSRH est responsable du tableau de bord des bassins.

Recommandation 2

Démarrer des initiatives et des outils qui soutiennent le Cadre de surveillance de la dotation et la Stratégie de modernisation de la dotation

Afin d'appuyer la surveillance et les mesures de suivi du rendement, la SMA de la DGSG devrait veiller à ce que la DSRH recueille suffisamment d'information pour :

  • évaluer la rapidité de toutes les étapes des processus de dotation;
  • évaluer l'efficacité des processus de dotation, du début à la fin;
  • relever périodiquement les erreurs courantes dans les documents soumis par les gestionnaires d'embauche.

La direction est d'accord avec cette recommandation.

  • Diffuser un ensemble révisé de lettres automatisées de dotation

Terminé

La DGSG a diffusé un ensemble mise à jour de lettres automatisées de dotation (qui réduit le nombre d'erreurs et améliore le processus de dotation) afin de remplacer l'Outil de développement des lettres de dotation, qui a été déclassé par la Commission de la fonction publique à la fin de l'exercice financier de 2020-2021.

Le directeur exécutif de la Division des politiques ministérielles, des programmes et de la santé mentale et la DSC ont une responsabilité partagée dans ce domaine.

  • Concrétiser les flexibilités de la CFPC afin d'assurer l'intégralité des processus de dotation

Terminé

Ressources humaines ont concrétisés les options flexibles en matière d'Évaluations de langue seconde (ELS) afin de continuer à appuyer les besoins en matière de dotation de SC et ASPC pour soutenir la dotation continue et la rétention de ressources.

  • Élaborer un inventaire valide et à jour des travailleurs occasionnels

Terminé

Un inventaire a été lancé pour embaucher des travailleurs occasionnels de partout au Canada avec in processus de réception continu, y compris un suivi occasionnel avec les candidats afin de confirmer leur disponibilité continue (appuie des données précises et la disponibilité en temps opportun des candidats).

  • Mettre en œuvre des inventaires et des processus pour assurer des données et du contenu précis

Terminé

Plusieurs inventaires et processus collectifs ont été mis en œuvre pour appuyer la dotation urgente à SC et l'ASPC (c.-à-d, BI-02 à BI-05, CH-02 à CH-05, PM-01 à PM-06, SG-SRE 03 à SG-SRE 07).
(appuie des données précises et la disponibilité en temps opportun des candidats)

  • Renforcer l'efficience et l'amélioration des périodes de traitement des mesures en dotation avec la mise en œuvre des Délais requis RH-à-paye

Terminé
Délais requis RH-à-paye a été mise en œuvre. Ces mesures d'efficience ont été mises en place pour assurer que les clients présentent toute la documentation de dotation requise pour le traitement dans une trousse complète, et non au coup par coup, aussi réduisant les erreurs. Le processus décrit des rôles et responsabilités très clairs pour les clients et pour les ressources humaines et comprend un échéancier de produits livrables pour chacun.

À l'avenir :

On s'attend que les projets qui examinent la façon dont l'IA peut être utilisé pour simplifier l'efficience des processus de dotation et d'embauche.

Explorer comment un système de gestion des cas pourra automatiser des processus opérationnels, retenir les renseignements nécessaires pour accomplir une tâche et peut soutenir des services de ressources humaines modernisées pour les clients.

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