Audit de la santé et de la sécurité au travail

Résumé

Aperçu de l'audit

Cet audit visait à déterminer si Santé Canada et l'Agence de santé publique du Canada (ASPC) disposent d'un programme de santé et de sécurité au travail (SST) conforme aux exigences juridiques et politiques. L'étendue de l'audit comprenait une évaluation des processus en place pour soutenir les exigences en matière de SST du 1^er avril 2019 au 31 juillet 2023, y compris la mise en place d'une gouvernance et d'une surveillance de la gestion.

Il convient de souligner que les activités de SST menées pendant la période couverte par l'audit ont été touchées par la pandémie de COVID-19. Pour tenir compte de l'évolution de l'environnement de travail pendant la pandémie, l'équipe d'audit a utilisé la dernière année complète de données disponibles pour évaluer la conformité aux exigences législatives annuelles. Des développements plus récents ont été pris en compte et ajoutés au rapport, le cas échéant.

Pratiques exemplaires

Nous avons constaté que les comités d'orientation en matière de SST de Santé Canada et de l'Agence de santé publique du Canada étaient généralement constitués et fonctionnaient conformément à la partie II du Code canadien du travail, ci-après le « le Code du travail ». Les activités de SST faisaient également l'objet d'un suivi et de rapports périodiques.

De plus, nous avons établi que des programmes de formation avaient été élaborés pour répondre aux exigences en matière de SST énoncées dans le Code du travail et que le Programme ministériel de santé et sécurité au travail, ci-après « le programme » ou PMSST, visait à promouvoir la sensibilisation à la formation requise au moyen de canaux de communication internes et de séances virtuelles.

Enfin, nous avons constaté que les exigences liées à la SST des installations en matière de protection contre les incendies, de signalisation de sécurité et d'équipement de protection individuelle (EPI) étaient généralement respectées et que la plupart des immeubles étaient bien entretenus.

Possibilités d'amélioration

Nous reconnaissons les difficultés liées à la mise en œuvre d'activités de SST pendant la pandémie de COVID-19, compte tenu de l'évolution des besoins de Santé Canada et de l'ASPC et des nouvelles réalités d'un lieu de travail hybride. Néanmoins, nous avons constaté que les organismes de surveillance ne respectaient pas entièrement les exigences du Code du travail et avons relevé des lacunes dans la composition et les activités de certains comités locaux de santé et de sécurité au travail (CLSST). Nous avons également remarqué que la documentation décrivant les rôles et les responsabilités était obsolète et ne faisait pas régulièrement l'objet d'un examen, et que les rôles et les responsabilités en matière de signalement des incidents et le respect et l'application des lois n'étaient pas clairs pour certains groupes au sein de Santé Canada et de l'ASPC.

De plus, nous avons constaté que la formation n'était pas tout à fait conforme aux exigences juridiques énoncées dans la partie II du Code canadien du travail. Nous avons ainsi constaté l'obsolescence ou la non-disponibilité de certains outils de formation, de faibles taux de participation aux cours existants, des différences dans la disponibilité des formations en matière de SST d'une direction à l'autre et un manque de conformité et d'application de la loi concernant l'achèvement des cours obligatoires.

Enfin, certains établissements ne respectaient pas entièrement les exigences en matière de SST en ce qui concerne les trousses de premiers secours, l'affichage sur les tableaux d'information sur la SST, l'inspection annuelle et les procédures et plans de préparation aux situations d'urgence. Nous avons constaté des incohérences entre les immeubles de Santé Canada et ceux de l'ASPC, certaines installations et CLSST assurant une surveillance plus étroite que d'autres. Nous avons aussi remarqué qu'il était possible d'améliorer les orientations en matière de SST dans le contexte du travail hybride.

Introduction

Un solide programme de SST est essentiel pour garantir un environnement de travail sain et sécuritaire et réduire le risque d'accidents, de blessures et de maladies. Cela permet non seulement de protéger le bien-être des employés, mais aussi d'améliorer la productivité, de réduire l'absentéisme et de promouvoir un environnement de travail favorable et productif.

Pour que tous les employés fédéraux aient accès à des environnements de travail sûrs et sains, le cadre de SST de la fonction publique fédérale est régi par plusieurs politiques et lois essentielles. Il s'agit notamment de la partie II du Code canadien du travail, du Règlement canadien sur la santé et la sécurité au travail (RCSST) et de la Directive sur les équipes d'urgence et d'évacuation des immeubles (EUEI) du Conseil du Trésor (CT).

En tant qu'employeurs, Santé Canada et l'ASPC ont la responsabilité d'assurer l'établissement, la mise en œuvre et la tenue à jour de processus qui favorisent des conditions de travail sécuritaires et respectent les lois et politiques susmentionnées en matière de santé et de sécurité. Ainsi, Santé Canada et l'ASPC doivent s'assurer de la conformité des 138 installations qu'ils gèrent au Canada. Celles-ci emploient environ 15 000 travailleurs répartis dans la région de la capitale nationale et dans les bureaux régionaux.

À Santé Canada et à l'ASPC, c'est au moyen du programme, qui relève de la Direction générale des services de gestion (DGSG) de Santé Canada, que ces responsabilités sont assumées, au titre de l'entente de partenariat pour les services partagés. À cette fin, dans le cadre du programme, les politiques de SST de Santé Canada et de l'ASPC ont été établies en 2015, lesquelles décrivent les responsabilités dans ce domaine, ainsi que les engagements en matière de conformité.

Le programme permet également d'assurer la supervision de divers comités. Il s'agit notamment des comités d'orientation en matière de santé et de sécurité au travail de Santé Canada et de l'ASPC, lesquels sont composés d'un nombre égal de représentants de la direction et du personnel qui fournissent des conseils stratégiques sur les questions de santé et de sécurité au travail et la mise en œuvre des politiques. Le programme est aussi chargé de fournir des conseils, des orientations, des formations et un soutien aux différents CLSST mandatés en vertu de la partie II du Code canadien du travail. Ces comités en milieu de travail traitent de questions propres à la SST, participent aux inspections et enquêtes sur le lieu de travail et assurent la tenue de dossiers sur les accidents au sein de leurs installations respectives.

Étant donné que le programme de Santé Canada et de l'ASPC n'a jamais fait l'objet d'un audit, celui-ci visait à évaluer les risques éventuels pour la santé et la sécurité des membres de leur personnel, au moyen de visites physiques effectuées dans un échantillon d'installations et de laboratoires des deux organisations. L'audit avait également pour but d'évaluer le respect de la législation, de la réglementation et des exigences stratégiques en matière de SST, et de prendre en compte les complexités supplémentaires créées par les modalités du travail hybride depuis le début de la pandémie de COVID-19. Il convient de souligner que l'équipe d'audit a utilisé la dernière année complète de données disponibles pour évaluer la conformité avec les exigences législatives annuelles. Bien que les développements postérieurs à cette date aient été pris en compte, ils n'ont pas été utilisés pour tirer des conclusions sur le respect des exigences législatives.

Critère 1 – Gouvernance

Contexte

Selon les dispositions de la partie II du Code canadien du travail, tout ministère ou organisme fédéral comptant au moins 300 employés doit constituer un comité d'orientation en matière de santé et de sécurité, anciennement appelé comité ministériel de SST. Les exigences du Code du travail prévoient également la création d'un comité local de santé et de sécurité au travail pour tout immeuble comptant 20 employés ou plus, ceux qui comptent moins de 20 employés n'ayant besoin que d'un représentant en matière de santé et de sécurité. Étant donné le nombre d'employés que comptaient Santé Canada et l'ASPC au moment de l'audit, un comité d'orientation en matière de santé et de sécurité était nécessaire dans les deux ministères, mais il faut souligner que les deux comités se réunissaient conjointement. On a par ailleurs déterminé que 40 immeubles devaient être dotés de comités de santé et de sécurité au travail.

Ce que nous nous attendions

Nous nous attendions à ce que des organismes de surveillance de la gouvernance de SST soient en place à Santé Canada et à l'ASPC, et à ce que la composition des comités soit conforme aux exigences de la partie II du Code canadien du travail. Nous nous attendions également à ce que les rôles et les responsabilités soient bien définis, documentés et communiqués, et à ce que les comités discutent en temps utile des questions sur la SST pertinentes, tout en assurant un suivi attentif des incidents survenus sur le lieu de travail, des inspections mensuelles et d'autres aspects pertinents en matière de SST, afin d'assurer un contrôle efficace, conforme aux exigences législatives.

Pourquoi est-ce important?

Les organismes de surveillance de SST sont essentiels pour favoriser un environnement de travail sain et sécuritaire. En effet, ils simplifient les activités dans l'ensemble de l'organisation, assument la surveillance et la responsabilité des activités de SST et favorisent le respect de la législation pertinente. Le rôle essentiel des organismes de gouvernance est reflété dans la partie II du Code canadien du travail, qui impose légalement à Santé Canada et à l'ASPC de mettre en place certains comités chargés de la surveillance de la SST.

Constatations clés

Rôles et responsabilités

Nous avons constaté que les politiques de Santé Canada et de l'ASPC en matière de SST prévoyaient des rôles et des responsabilités détaillés pour la mise en place et le fonctionnement des activités dans ce domaine. Les politiques définissent les rôles des intervenants de différents niveaux, notamment ceux du programme, de la haute direction, des comités de SST, des autorités responsables des immeubles (ARI), des gestionnaires et des employés. Les rôles et responsabilités détaillés des principaux intervenants ont également été décrits dans un autre document interne sur le sujet, bien que celui-ci n'ait pas été formellement approuvé pendant la période couverte par l'audit. De plus, les rôles et responsabilités des membres des comités d'orientation en matière de santé et de sécurité ont été définis dans les documents portant sur le mandat, conformément aux exigences législatives.

Nous avons toutefois constaté que les politiques de Santé Canada et de l'ASPC en matière de SST étaient largement dépassées. Il convient de souligner que celles-ci n'ont pas été révisées depuis leur approbation initiale, en 2015, malgré le fait qu'une révision obligatoire doit être effectuée tous les trois (3) ans. En juin 2024, des politiques mises à jour avaient été élaborées et étaient en attente d'approbation. Nous avons constaté que la définition des rôles et des responsabilités dans les politiques mises à jour se limitait à ceux des membres de la direction, les responsabilités des intervenants et des comités devant être définies dans des documents distincts.

De même, nous avons remarqué que les cadres de référence des comités d'orientation en matière de SST n'ont pas été revus ou mis à jour régulièrement pendant la période couverte par l'audit. Nous avons également établi que seulement 67 % des CLSST de l'échantillon disposaient de documents de cadre de référence décrivant les rôles et les responsabilités des membres. Ce chiffre tombe à 52 % lorsque seuls les comités de santé de sécurité au travail ayant mis à jour leur mandat au moins une fois tous les deux (2) ans sont pris en compte. Toutefois, nous avons constaté que les cadres de références des comités d'orientation en matière de SST de Santé Canada et de l'ASPC ont été mis à jour en janvier 2024.

De plus, nous avons noté que la communication des rôles et des responsabilités en matière de SST pouvait être améliorée au sein de Santé Canada et de l'ASPC. Par exemple, un certain manque de communication sur les exigences en matière de rapports d'incidents et la formation requise pour les membres des comités de SST a été mentionné lors des entretiens.

Fonctionnement des comités de SST

Comités d'orientation en matière de SST de Santé Canada et de l'ASPC

Nous avons constaté que les comités d'orientation de Santé Canada et de l'ASPC en matière de SST étaient généralement établis et fonctionnaient conformément à la partie II du Code canadien du travail. Par exemple, il a été démontré que les comités se sont réunis tous les trimestres en 2020, 2021, 2022 et 2023 pour discuter des questions de SST, comme l'exige la loi. Nous avons également constaté que les comités s'acquittaient des tâches énumérées dans le Code du travail, comme en témoignent les comptes rendus de réunions. Ils doivent notamment contribuer à l'élaboration de politiques et de programmes, superviser le suivi des incidents, les inspections et les enquêtes, et participer à la mise en œuvre des processus de SST. Les comités d'orientation en matière de SST de Santé Canada et de l'ASPC ont généralement conservé les comptes rendus de leurs réunions, comme l'exige le Code du travail.

Comités locaux de santé et de sécurité au travail (CLSST)

Si la plupart des CLSST ont été créés conformément aux exigences du Code du travail, des lacunes ont été constatées sur les plans de la disponibilité des données et de la conformité. Il convient de souligner que, pour 8 des 40 établissements comptant 20 employés ou plus, nous n'avons pu déterminer si un CLSST était en place en raison de données limitées. Par ailleurs, deux (2) des 21 établissements échantillonnés n'avaient pas de représentants à la coprésidence de leur CLSST, comme l'exige le Code du travail.

Selon nos observations, la majorité des CLSST respectaient les exigences opérationnelles, mais nous avons relevé quelques cas de non-conformité. Par exemple, 17 des 20 (85 %) comités échantillonnés se sont réunis à la fréquence requise en 2022, et 19 des 21 (90 %) CLSST se sont réunis à la fréquence requise en 2023. Par ailleurs, nous avons déterminé que les comités de SST remplissaient certaines fonctions énumérées dans la partie II du Code du travail, mais que celles qui concernent le contrôle de l'EPI, le soutien et la promotion de la mise en œuvre d'un programme de prévention des risques (PPR) et l'aide aux enquêtes sur l'exposition à des substances dangereuses n'étaient pas bien établies.

Surveillance et production de rapports

Nous avons obtenu certains éléments attestant de suivis et de rapports périodiques sur les activités de SST. Par exemple, on a mis en place, dans le cadre du programme, un processus de signalement des incidents liés au travail, et ces données ont été examinées lors des réunions des comités d'orientation en matière de SST. De plus, le Programme ministériel de santé et sécurité au travail (PMSST) ont accepté d'organiser des réunions régulières avec une direction générale à haut risque afin de communiquer les données agrégées sur les incidents à la haute direction. Les entretiens ont mis en évidence des problèmes de communication et un manque de clarté quant aux responsabilités et aux attentes liées au processus de signalement des incidents. Par exemple, le suivi manuel des incidents a donné lieu à des incohérences dans la collecte des données d'une direction générale à l'autre. Par ailleurs, la déclaration tardive des incidents à la haute direction par la direction générale à haut risque susmentionnée a parfois eu pour conséquence que les erreurs n'ont pu être repérées en temps utile.

Nous avons relevé des éléments probants indiquant que les données d'inspection mensuelles des CLSST faisaient l'objet d'un suivi dans le cadre du programme et qu'elles étaient présentées lors des réunions annuelles conjointes des comités d'orientation en matière de SST de Santé Canada et de l'ASPC. Il convient de souligner qu'en 2021, les rapports annuels du Programme du travail ont été soumis par tous les CLSST de Santé Canada et par 15 des 17 CLSST de l'ASPC (88 %). Tous les comités de Santé Canada et de l'ASPC ont présenté leur rapport annuel en temps voulu, en 2022. Cela indique que les comités d'orientation en matière de SST et les responsables du programme ont reçu de l'information en temps utile pour assurer un suivi efficace.

Toutefois, nous avons constaté que le contrôle du respect des inspections obligatoires en milieu de travail pouvait être amélioré. Les taux d'inspection obligatoire des lieux de travail étaient faibles en 2021, avec un taux d'achèvement de 55 % à Santé Canada et de 29 % à l'ASPC. Nous avons constaté que ceux-ci sont passés à 43 % en 2022 et à 64 % en 2023, ce qui suggère que les comités d'orientation en matière de SST et les responsables du programme ont reçu de l'information en temps utile pour assurer un suivi efficace. Toutefois, les objectifs d'inspection fixés n'ont pas été systématiquement atteints. En outre, les preuves liées aux activités de conformité et d'application de la loi étaient généralement limitées, et nous avons relevé des possibilités de renforcer la surveillance dans ce domaine.

Conclusion

Dans l'ensemble, nous avons constaté que les organismes de surveillance étaient en partie conformes aux exigences du Code du travail. Bien que la plupart des comités d'orientation en matière de SST et des comités de SST aient été créés et qu'ils fonctionnent comme prévu, nous avons relevé des lacunes dans la composition et les activités de certains d'entre eux. Par ailleurs, nous avons remarqué que la documentation décrivant les rôles et les responsabilités était obsolète et ne faisait pas régulièrement l'objet d'un examen. Enfin, nous avons recensé des erreurs dans les rapports annuels, et relevé un manque de clarté dans les rôles et les responsabilités, notamment en ce qui concerne les rapports d'incidents, la conformité et l'application de la loi.

Recommandations

Recommandation 1 (priorité élevée)

La sous-ministre adjointe (SMA) de la Direction générale des services de gestion (DGSG) devrait veiller à ce que les rôles et les responsabilités des organismes de surveillance de la SST soient clairs, documentés et communiqués afin d'assurer leur harmonisation avec les exigences législatives et de promouvoir leur normalisation au sein de Santé Canada et de l'ASPC.

Recommandation 2 (priorité moyenne)

La SMA de la DGSG devrait établir un processus officiel d'examen des politiques de SST de Santé Canada et de l'ASPC et le mettre régulièrement à jour.

Critère 2 – Formation en matière de SST

Contexte

La partie II du Code du travail exige que les membres des comités d'orientation et des comités en milieu de travail doivent recevoir une formation prescrite en matière de SST et être informés de leurs responsabilités dans ce domaine.

Ce que nous nous attendions

Nous nous attendions à ce que les outils de formation en matière de SST soient élaborés, révisés régulièrement et communiqués aux principaux intervenants afin de garantir leur harmonisation avec les exigences du Code du travail. Nous nous attendions également à ce que le contenu des outils de formation en matière de SST définisse efficacement les rôles et les responsabilités, et à ce qu'une surveillance soit effectuée pour garantir le respect des exigences relatives à la formation obligatoire.

Pourquoi est-ce important?

Un manque de formation en matière de SST augmente les risques d'accidents, de blessures et de maladies sur le lieu de travail. Ces risques sont seulement en contradiction avec le concept d'un environnement de travail sain et sécuritaire, mais ils peuvent également entraîner une baisse de la productivité et une augmentation de l'absentéisme, empêchant Santé Canada et l'ASPC d'atteindre leurs objectifs opérationnels et stratégiques.

Constatations clés

Nous avons constaté que des programmes de formation ont été élaborés pour répondre aux exigences en matière de SST énoncées dans le Code du travail. Nous avons également remarqué que le programme prévoyait des cours et une sensibilisation des membres des comités et des principaux intervenants à l'importance de la formation requise en matière de SST. Par exemple, il a été prouvé que le programme comprenait la mise en œuvre de projets de réforme réussis et l'organisation de séances de formation virtuelles en matière de SST dans l'ensemble des installations de Santé Canada et de l'ASPC. Par ailleurs, nous avons vu que certaines formations spécifiquement conçues pour les laboratoires avaient été mises en place pour les directions générales dont les employés effectuent des travaux dans ce type d'environnement.

Cependant, nous avons relevé plusieurs points à améliorer dans les programmes de formation de l'organisation. Ceux-ci comprennent notamment le matériel de formation obsolète, le non-respect des exigences du Système d'information sur les matières dangereuses utilisées au travail (SIMDUT) en matière d'examen annuel de la formation, le manque de normalisation entre les directions générales et une formation insuffisante en matière de respect et d'application de la loi sur la santé et la sécurité au travail.

Par exemple, la liste des formations obligatoires en matière de SST à Santé Canada et à l'ASPC n'avait pas été approuvée par les comités d'orientation en matière de SST pendant la période couverte par l'audit, et nous avons constaté que deux (2) cours obligatoires ne figuraient plus sur la plateforme d'apprentissage et qu'aucune séance n'était prévue dans l'avenir. Cela a pu empêcher les employés de comprendre les formations requises et de suivre les cours nécessaires. Nous avons toutefois noté qu'une nouvelle norme de formation a été approuvée en juin 2024, ce qui témoigne d'efforts renouvelés pour promouvoir la formation obligatoire des membres des CLSST et des comités d'orientation en matière de SST.

Nous avons également constaté que, pour les membres des comités, les taux d'achèvement des formations en SST étaient faibles. Par exemple, seuls 124 des 286 (43 %) membres des CLSST ont suivi le cours obligatoire « Code canadien du travail, partie II : un aperçu » pendant la période couverte par l'audit. Parallèlement, seuls 12 des 59 (20 %) membres des comités d'orientation en matière de SST ont reçu la formation pendant cette même période. Nous avons constaté que des séances sur les services de sécurité et de prévention en milieu de travail avaient été organisées par un prestataire externe à l'intention des membres des comités d'orientation en matière de SST en 2020, mais seuls 19 des 29 (62 %) membres des comités à l'époque auraient suivi l'intégralité de cette formation. Il en ressort que les données sur les formations obligatoires sont recueillies, mais que les résultats visés manquent de clarté et ne peuvent en assurer l'achèvement.

Enfin, les entretiens ont révélé un manque de cohérence entre les directions générales de Santé Canada et de l'ASPC, en particulier pour les groupes qui, en raison de leurs activités, doivent suivre une formation supplémentaire en matière de SST. Il convient de souligner que le personnel interrogé a mentionné des lacunes dans la formation en matière de santé et de sécurité au travail. En effet, si certaines personnes estimaient que la formation en SST était appropriée, d'autres ont souligné un manque d'intégration dans les procédures d'accueil des nouveaux membres du personnel. Certains ont également fait état d'une formation inadéquate sur des sujets précis, comme les déversements en laboratoire, l'utilisation de respirateurs et la prise en compte de facteurs propres au site.

Conclusion

Dans l'ensemble, nous avons constaté qu'une certaine formation en matière de SST était en place pendant la période couverte par l'audit, mais qu'elle n'était pas entièrement conforme aux exigences juridiques énoncées dans la partie II du Code du travail. Nous avons remarqué que le matériel de formation était obsolète ou non disponible, que les taux de participation aux cours existants étaient faibles, que l'approche de la formation en matière de SST était décentralisée et qu'il n'y avait pas de mesures de conformité et d'application de la loi liées à l'achèvement des cours obligatoires.

Recommandations

Recommandation 3 (priorité élevée)

La SMA de la DGSG devrait établir un processus pour s'assurer que la formation obligatoire est revue et mise à jour régulièrement et qu'elle est promue, suivie et appliquée, comme l'exige le Code canadien du travail.

Critère 3 – Installations et préparation aux situations d'urgence

Contexte

Selon le Code du travail, les installations du gouvernement fédéral doivent se conformer à plusieurs exigences en matière de santé et de sécurité au travail (SST). Il s'agit notamment de communiquer la législation en matière de SST sur les panneaux d'affichage, d'assurer l'entretien des immeubles, de placer des panneaux de sécurité dans des endroits bien visibles, de fournir de l'EPI et du matériel de premiers secours, de prévoir des équipes d'urgence et d'évacuation des immeubles (EUEI) sur les lieux et de procéder régulièrement à des inspections et à des exercices. La partie II du Code canadien du travail stipule également que tout lieu de travail comptant 50 employés ou plus doit disposer d'un plan d'évacuation d'urgence à jour et adapté à tous les membres du personnel, notamment ceux qui ont besoin d'une assistance particulière.

Ainsi que les exigences législatives énoncées dans le Code du travail, le règlement ministériel en matière de santé et de sécurité au travail exige l'organisation de réunions régulières sur la gestion des urgences et la tenue d'exercices d'urgence dans les installations gouvernementales. Au sein des ministères et des organismes, ces activités sont menées par les autorités responsables des immeubles (ARI) mandatées en vertu des politiques de SST de Santé Canada et de l'ASPC pour exécuter plusieurs fonctions de gestion des urgences qui garantissent la sécurité des employés.

Ce que nous nous attendions

Nous nous attendions à ce que les processus de gestion des urgences soient définis et communiqués au personnel, conformément aux exigences législatives. Nous nous attendions également à ce que les exigences en matière de SST soient mises en œuvre dans les installations de Santé Canada et de l'ASPC, et à ce qu'elles fonctionnent comme prévu pour favoriser un environnement de travail sain et sécuritaire. Nous avons toutefois noté des difficultés liées à la conduite des activités de SST dans l'environnement de travail hybride suscité par la pandémie de COVID-19, et en avons tenu compte lors de notre évaluation.

Pourquoi est-ce important?

Il est important que les installations de Santé Canada et de l'ASPC demeurent des environnements de travail sûrs afin de limiter les risques sur le plan juridique et de préserver la santé et la sécurité des employés au sein du milieu de travail. Outre les exigences habituelles en matière de SST, la préparation aux situations d'urgence dans les immeubles de Santé Canada et de l'ASPC est essentielle pour garantir la sécurité des employés lors de situations d'urgence.

Constatations clés

Les visites des 20 installations de Santé Canada et de l'ASPC échantillonnées ont permis à l'équipe d'audit de déterminer que l'équipement de protection contre les incendies répondait aux exigences dans 14 d'entre elles (70 %), que des panneaux de signalisation des dangers étaient en place dans 12 des 20 installations échantillonnées (60 %); de l'EPI était généralement fourni aux employés selon les besoins. Nous avons également constaté que 17 des 20 (85 %) immeubles échantillonnés étaient bien entretenus, à quelques exceptions près. Il s'agit notamment de la présence de contaminants, comme des parasites, et du mauvais entreposage ou de l'encombrement d'articles désuets ou excédentaires, comme des appareils électroniques, du mobilier et des accessoires de bureau, ainsi que des câbles.

Bien que les exigences soient généralement respectées, nous avons constaté que certaines installations n'étaient pas entièrement conformes au Code du travail. Par exemple, nous avons observé que les ressources et les exigences en matière de SST n'étaient pas systématiquement affichées sur les tableaux d'information dans 8 des 20 (40 %) installations échantillonnées, et que 12 d'entre elles (60 %) disposaient de matériel de premiers secours périmé. Par ailleurs, nous avons constaté des lacunes dans les plans d'évacuation et les inspections annuelles. Il convient de souligner que seuls 7 des 20 (35 %) établissements échantillonnés ont été en mesure de fournir des plans d'évacuation ou une documentation équivalente, et 7 des 19 (37 %) CLSST échantillonnés ont effectué les 12 inspections annuelles requises en 2021 et 2022. Toutefois, nous avons constaté que 43 % des CLSST de Santé Canada et de l'ASPC ont effectué toutes les inspections requises en 2022 et que 64 % des comités ont fait de même en 2023. Il en ressort que la fréquence des inspections s'est améliorée entre 2021 et 2023, conformément aux orientations liées à la reprise des activités.

Par ailleurs, nous avons remarqué qu'il était possible d'améliorer les orientations sur les procédures des EUEI au sein des installations. Nous avons constaté l'exclusion des EUEI dans les politiques de SST, ce qui a incité certaines équipes à créer leurs propres approches en matière de gestion des urgences. Les modèles et les documents n'étaient pas uniformes d'un immeuble à l'autre, ce qui a entraîné un manque de normalisation de la préparation aux situations d'urgence au sein de Santé Canada et de l'ASPC. Cependant, 16 des 20 établissements échantillonnés ont fourni des preuves que des exercices d'urgence ont été mis sur pied. Bien que nous ayons relevé des incohérences dans les rapports sur les exercices d'évacuation annuels, 80 % des établissements de l'échantillon étaient en mesure de satisfaire aux exigences en matière d'exercices annuels énoncées dans la directive du CT sur les EUEI.

Enfin, nous avons constaté qu'il était difficile de recruter des membres pour l'EUEI et des secouristes dans le contexte du travail hybride, compte tenu notamment de l'évolution des orientations du CT pendant la pandémie de COVID-19. Étant donné que les politiques de SST de Santé Canada et de l'ASPC n'avaient pas été mises à jour depuis 2015 et qu'elles ne tenaient pas compte du travail hybride, le PMSST s'est adapté en formant un ratio d'employés plus élevé que ce qui est strictement requis afin d'assurer une couverture adéquate de ces postes.

Conclusion

Dans l'ensemble, nous avons constaté que les exigences en matière de SST étaient respectées dans la majorité des installations, en ce qui concerne l'entretien, l'équipement de lutte contre les incendies et la signalisation des dangers. Cependant, nous avons observé que la majorité des installations échantillonnées avaient du matériel de premiers secours périmé et des ressources insuffisantes affichées sur les tableaux d'information sur la SST, qu'elles ne respectaient pas les exigences en matière d'inspection annuelle et qu'elles avaient mis en œuvre des procédures et des plans de préparation aux situations d'urgence insuffisants. Nous avons également constaté des incohérences entre les immeubles de Santé Canada et de l'ASPC, certains établissements et CLSST assurant une surveillance plus étroite que d'autres. Enfin, nous avons remarqué qu'il était possible d'améliorer les orientations en matière de SST dans le contexte du travail hybride.

Recommandations

Recommandation 4 (priorité élevée)

La SMA de la DGSG devrait mettre en place un système de contrôle solide pour suivre la conformité aux exigences juridiques en matière d'inspections mensuelles et de mesures de préparation aux situations d'urgence.

Recommandation 5 (priorité élevée)

La SMA de la DGSG devrait mettre en œuvre une formation normalisée sur la préparation aux situations d'urgence et des exercices pour les employés dans l'ensemble des installations, conformément à la Directive sur les équipes d'urgence et d'évacuation des immeubles du CT.

Recommandation 6 (priorité moyenne)

La SMA de la DGSG devrait revoir les processus de préparation aux situations d'urgence afin d'évaluer leur efficacité dans la nouvelle réalité des milieux de travail hybrides.

Annexe A

Objectif de l'audit

L'objectif de cette mission était de déterminer si Santé Canada et l'ASPC avaient mis en œuvre des mesures de contrôle clés pour garantir que le programme de SST était établi et fonctionnait conformément aux exigences juridiques et politiques afin de favoriser des environnements de travail sains et sécuritaires.

Portée de l'audit

La portée de l'audit comprenait une évaluation des processus en place pour soutenir les exigences en matière de SST, y compris l'établissement de mécanismes de gouvernance et de surveillance de la gestion. Les composantes clés comprennent :

• la mise en place et le fonctionnement de comités de SST locaux et organisationnels;
• le programme de déclaration d'incident et les processus de résolution;
• les programmes de formation;
• les enquêtes, les inspections périodiques et l'entretien;
• une surveillance opérationnelle;
• les ressources et outils pour la production de rapports;
• les rôles et les responsabilités;
• les programmes de préparation aux situations d'urgence dans les installations de l'organisation.

L'audit ne permettait pas d'évaluer l'administration plus large du Programme de santé au travail de la fonction publique (PSTFP) ou des orientations connexes pour l'ensemble de la fonction publique.

L'audit couvrait la période du 1^er avril 2019 au 31 juillet 2023.

Approche d'audit

L'audit comprenait notamment les éléments suivants :

• entrevues avec les gestionnaires, les membres des comités, le personnel et les principaux intervenants;
• entrevues et sondages auprès de membres de comités en milieu de travail choisis par échantillonnage discrétionnaire;
• examen des documents, des procès-verbaux et de la gouvernance publiés dans le cadre du programme et par les principaux intervenants;
• sondages et entrevues des membres de comités d'orientation;
• vérification des dossiers et des registres tenus par les comités en milieu de travail;
• échantillonnage discrétionnaire pour l'examen des dossiers et du suivi en matière de formation et de sensibilisation;
• analyse des données des outils de production de rapports (p. ex., incidents, risques);
• examen des manuels de sécurité des laboratoires;
• visite des lieux de travail, y compris les bureaux et les laboratoires, à l'aide de listes de contrôle.

Énoncé de conformité

Le Bureau de l'audit et de l'évaluation (BAE) a mené cette mission d'audit conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne de 2017. L'audit a également été soutenu par un programme interne d'assurance et d'amélioration de la qualité, garantissant ainsi que l'équipe d'audit a recueilli des éléments probants suffisants et pertinents pour répondre aux critères d'audit et étayer ses conclusions.

Critères d'audit

Critère d'audit n^o 1 : Des organismes de surveillance efficaces sont mis en place et fonctionnent conformément aux exigences juridiques.

Critère d'audit n^o 2 : Des programmes de formation et de sensibilisation à la santé et à la sécurité au travail sont mis en place et conformes aux exigences juridiques.

Critère d'audit n^o 3 : Les installations de santé et de sécurité au travail et les exigences en matière de préparation aux situations d'urgence sont mises en place et conformes aux exigences juridiques.

Annexe B – Échelle de cotation des recommandations

Les recommandations sont classées afin d'aider la direction à hiérarchiser ses réponses aux constatations de l'audit. Ces notations sont destinées à faciliter l'affectation des ressources afin de remédier aux faiblesses recensées et d'améliorer les contrôles internes et l'efficacité opérationnelle. Veuillez noter que les classements ne sont donnés qu'à titre indicatif. La direction doit évaluer les notations fournies par le BAE en fonction de sa propre expérience et de sa tolérance au risque.

Les recommandations sont classées selon les définitions suivantes :

• Priorité élevée : La question doit faire l'objet d'une attention immédiate en raison d'une faiblesse importante du contrôle, comme l'absence de contrôle, la conception ou le fonctionnement inadéquats de celui-ci ou la possibilité d'apporter de grandes améliorations sur le plan opérationnel.
• Priorité moyenne: La faiblesse du contrôle ou une amélioration opérationnelle doit être traitée à court terme.
• Priorité faible: Il s'agit d'une recommandation non critique qui peut être appliquée pour renforcer le contrôle interne ou améliorer l'efficacité, normalement avec un coût et un effort minimes. Les notations ne doivent pas être considérées séparément, et leur effet sur les autres objectifs doit être pris en compte.