Déclaration de la perte ou du vol de cannabis

Table des matières

Avant-propos

Les lignes directrices sont des documents destinés à guider les parties réglementées et les personnes exemptées sur la façon de se conformer aux lois et règlements qui régissent leurs activités. Elles aident également les employés de Santé Canada à déterminer comment les mandats et les objectifs du ministère devraient être mis en œuvre d'une manière équitable, uniforme et efficace.

Les lignes directrices sont des outils administratifs n'ayant pas force de loi, ce qui permet une certaine souplesse d'approche. Les principes et les pratiques énoncés dans le présent document pourraient être remplacés par d'autres approches, à condition que celles-ci soient appuyées par une justification adéquate et répondent aux exigences des lois et règlements applicables en vertu de la Loi sur le cannabis ou des conditions de l'exemption accordée par le ministre. Ces autres approches devraient être examinées préalablement en concertation avec le programme concerné pour s'assurer qu'elles respectent les exigences des lois et des règlements applicables.

En complément de ce qui précède, il est également important de mentionner que Santé Canada se réserve le droit de demander des renseignements et des documents, ou de définir des conditions qui ne sont pas explicitement décrites dans les lignes directrices, afin que le ministère puisse être en mesure d'évaluer la conformité au règlement. Santé Canada s'engage à justifier de telles demandes et à documenter clairement ses décisions.

Le présent document devrait être lu en parallèle avec l'avis d'accompagnement et les sections pertinentes des autres lignes directrices qui s'appliquent.

1. Objectifs

Ce document fournit des directives aux parties réglementées et aux personnes exemptées en vertu de la Loi sur le cannabis (LC) et de son règlement pour remplir un formulaire de déclaration de la perte ou du vol de cannabis.

Les parties réglementées et les personnes exemptées doivent aviser le ministre de la perte ou du vol de cannabis conformément au règlement applicable ou aux conditions de leur exemption. De tels avis doivent être soumis à la Direction générale des substances contrôlées et du cannabis de Santé Canada au moyen du formulaire de déclaration de la perte ou du vol de cannabis (CS-FRM-011).

2. Portée

Le présent document a été élaboré dans le but de guider les parties réglementées et les personnes exemptées afin de satisfaire aux exigences réglementaires en matière de déclaration de perte et de vol de cannabis.

Aux termes de la LC, les parties réglementées comprennent (sans toutefois s'y limiter) les titulaires d'une licence de culture, de transformation, de vente, d'essais analytiques ou recherche; les titulaires d'une licence relative aux drogues contenant du cannabis; les personnes inscrites et désignées; les pharmaciens; les professionnels de la santé et les hôpitaux.

Ce document s'applique également aux personnes exemptées qui doivent déclarer toute perte ou tout vol conformément aux conditions de leur exemption.

2.1 Règlement régissant la déclaration des pertes ou des vols

Ce document n'est pas destiné à remplacer la LC ou son règlement en ce qui concerne la perte ou le vol de cannabis. La LC et son règlement auront, en toutes circonstances, préséance sur ces lignes directrices en cas de conflit.

3. Contexte

Le Canada est signataire de la Convention unique sur les stupéfiants de 1961, de la Convention sur les substances psychotropes de 1971, de la Convention contre le trafic illicite de stupéfiants et de substances psychotropes de 1988, et est partie aux résolutions adoptées par l'Organe international de contrôle des stupéfiants (OICS). Le mandat de l'OICS consiste notamment à prévenir le détournement de substances contrôlées, de précurseurs et de cannabis vers le marché illicite.

La DGSCC joue un rôle important dans la protection de la santé et de la sécurité publiques en contrôlant et en réglementant les substances contrôlées et le cannabis, et à ce titre, utilise différents moyens pour accomplir cette tâche, en administrant les lois et les activités régissant la possession, l'importation, l'exportation, la production, la vente et la distribution de cannabis. La prévention du détournement est également permise par la collecte de renseignements sur les pertes ou les vols de cannabis. Ces pertes ou vols peuvent être des sources importantes de substances pour le marché illicite.

De plus, conformément aux lignes directrices de l'OICS, le Canada est également tenu de soumettre des renseignements sur les pertes et les vols annuels ayant eu lieu à l'échelle nationale aux Nations Unies, de manière à donner une vue d'ensemble plus concrète du détournement des substances contrôlées et du cannabis au Canada.

4. Définitions

Autre type de perte ou de vol
Tout autre type de perte ou de vol n'appartenant à aucune des catégories mentionnées (p. ex. erreurs de fabrication).
Chapardage
Le vol de cannabis perpétré par un employé de l'établissement pendant les heures de travail.
Date de la découverte
La date à laquelle la partie réglementée prend connaissance de la perte ou du vol. Veuillez noter que cette définition s'applique à une situation où on suppose qu'une perte ou un vol a eu lieu, même si une enquête est en cours afin de le confirmer. Si la situation ne correspond plus à la définition d'une perte ou d'un vol devant être déclaré(e), une modification à la déclaration de perte ou de vol doit être envoyée à Santé Canada.
Établissement
Le site ou les locaux utilisés dans le but de réaliser des activités réglementées avec du cannabis.
Gaspillage inusité
Les allégations de gaspillage de cannabis qui peuvent s'expliquer, mais non au regard des activités opérationnelles généralement reconnues (p. ex. déchets de production, pertes de rendement).
Introduction par effraction
Le vol de cannabis dans un endroit destiné à l'entreposage à la suite d'une entrée par effraction en dehors des heures de travail.
Parties réglementées
Comprend (sans toutefois s'y limiter), en vertu de la LC, les titulaires d'une licence de culture, de transformation, de vente, d'essais analytiques ou recherche; les titulaires d'une licence relative aux drogues contenant du cannabis; les personnes inscrites et désignées; les pharmaciens; les professionnels de la santé et les hôpitaux.
Personne exemptée
Toute personne ou catégorie de personnes qui bénéficie d'une exemption conformément à l'article 140 de la LC.
Perte durant le transport
Une situation où le cannabis a été perdu ou égaré pendant le transport, la livraison ou l'envoi d'emplacement à un autre.
Perte inexpliquée
S'entend des cas suivants, notamment les écarts d'inventaire qui ne peuvent être expliqués (veuillez commenter la fréquence des bilans comparatifs) :
  1. une perte inexpliquée au moment de la déclaration qui continue de faire l'objet d'une enquête interne; une fois l'enquête terminée, les renseignements additionnels recueillis doivent être soumis à la DGSCC sous forme de modification au formulaire original;
  2. une perte qui demeure inexpliquée après une enquête interne, qui fera l'objet d'une enquête externe menée par les forces de l'ordre et pour laquelle un rapport modifié doit être envoyé à la DGSCC une fois l'enquête terminée, s'il y a lieu;
  3. une perte qui ne peut être attribuée à aucune cause ou action (exclut le gaspillage inusité).
Responsable
Le professionnel de la santé réglementé ou toute autre personne désignée conformément à la LC et à son règlement qui est responsable de veiller au nom de l'organisation ou de l'établissement à ce que les activités réglementées, comme la possession, la fourniture, la délivrance, l'importation, l'exportation et la production, soient conformes aux dispositions de la LC et aux règlements s'appliquant au cannabis. Il est à noter que cette personne est responsable des renseignements inscrits dans le formulaire de perte ou de vol. Le responsable varie en fonction du type d'établissement. Par exemple, dans le cas du titulaire d'une licence, le responsable principal mentionné à l'article 37 du Règlement sur le cannabis ou son suppléant est le responsable. Dans le cas d'une pharmacie, le responsable est un pharmacien employé dans cette pharmacie ou le gestionnaire de la pharmacie (s'il s'agit d'un pharmacien).
Titulaire d'une licence relative aux drogues contenant du cannabis
Le titulaire d'une licence délivrée en vertu du paragraphe 62(1) de la LC, à l'exception d'un titulaire d'une licence assujetti au Règlement sur le chanvre industriel.
Vol à la sauvette
Le vol de cannabis dans un établissement pendant les heures de travail sans avertissement. La personne qui commet le vol s'empare du produit et s'échappe.
Vol à main armée
Le vol de cannabis accompagné de menaces de violence envers le personnel d'un établissement pendant les heures de travail.
Vol durant le transport
Une situation où un produit a été volé pendant le transport, la livraison ou l'envoi d'emplacement à un autre.

5. Perte devant être déclarée

Aux fins du présent document, une perte devant être déclarée subie par le titulaire d'une licence en vertu de la Loi sur le cannabis est un incident caractérisé par le fait que la perte ne peut être expliquée au regard des pratiques normales et acceptables ou des activités opérationnelles généralement reconnues, selon le cas. À l'exception des écarts décrits à la section 5.1 du présent document (c.-à-d. les pertes explicables), toutes les autres pertes doivent être déclarées. Cela dit, tout écart pouvant être expliqué au regard des pratiques normales et acceptables ou des activités opérationnelles généralement reconnues, selon le cas, doit être consigné dans un rapport d'incident et conservé sur place pendant une période de deux ans afin que les inspecteurs puissent le consulter.

Remarque : Le cannabis perdu peut, par exemple provenir de stocks inutilisables, d'ordonnances préparées pour la cueillette ou la livraison ou de l'inventaire, ou peut avoir été perdu durant le transport. Ces renseignements doivent figurer aux sections 8 et 14 de la déclaration de perte ou de vol soumise.

5.1 Exemples de cas qui correspondent à la définition d'une perte devant être déclarée et qui doivent être déclarés et consignés par le titulaire d'une licence aux termes de la Loi sur le cannabis :

Un bilan comparatif régulier aidera à prévenir le détournement de cannabis.

5.2 Exemples de cas qui ne correspondent pas à la définition d'une perte devant être déclarée, mais qui doivent être consignés par le titulaire d'une licence aux termes de la Loi sur le cannabis (dans les dossiers conservés sur place) :

Remarque : Il n'est pas nécessaire de déclarer les excédents de cannabis. Toutefois, ils doivent être consignés dans un rapport d'incident.

Les personnes inscrites et personnes désignées, les pharmaciens, les praticiens, les professionnels de la santé et les hôpitaux doivent déclarer toute perte à la DGSCC après en avoir pris connaissance. Le bénéficiaire d'une exemption conformément à l'article 140 de la LC doit déclarer toute perte ou tout vol de cannabis conformément aux conditions de l'exemption, selon le cas.

6. Vol

Un vol est le retrait d'une certaine quantité de cannabis placé sous la garde d'une partie réglementée ou d'une personne exemptée sans son consentement légitime explicite.

7. Enquête interne

Les parties réglementées et les personnes exemptées doivent, dans la mesure du possible, lancer une enquête interne sans tarder si l'on constate qu'il y a eu une perte ou un vol ou si l'on soupçonne un tel incident. Si, au moment de la déclaration, une enquête interne est en cours (c.-à-d. dans les délais précisés dans la section 10 du présent document), il faut l'indiquer sur le formulaire. Une fois l'enquête interne terminée, les renseignements additionnels recueillis doivent être soumis à la DGSCC sous forme de modification au formulaire original. Il faut alors préciser que cette modification s'ajoute à la déclaration de perte ou de vol originale précédemment soumise.

Une enquête interne peut être utile, car elle pourrait révéler des incohérences dans certaines procédures ou attirer l'attention sur des points à améliorer.

Si du cannabis que l'on pense perdu ou volé est retrouvé, il faut informer la DGSCC que ledit cannabis n'est plus considéré comme perdu ou volé, et que la déclaration originale doit être retirée. Pour ce faire, il faut remplir un nouveau formulaire de déclaration de la perte ou du vol de cannabis en cochant « récupération » à la case 1, afin de modifier la déclaration précédente.

8. Déclaration de perte ou de vol

8.1 Coordonnées pour adresser les déclarations de perte ou de vol

Les déclarations de la perte ou du vol de cannabis en vertu du Règlement sur le cannabis doivent être adressées à la DGSCC. Le bénéficiaire d'une exemption conformément à l'article 140 de la LC doit déclarer toute perte ou tout vol de cannabis à la DGSCC conformément aux conditions de l'exemption, selon le cas.

Les coordonnées se trouvent à la fin du document.

8.2 Situations où une perte ou un vol doit être déclaré

Un formulaire de déclaration de la perte ou du vol de cannabis doit être rempli et soumis à la DGSCC en cas de perte (tel que ce terme est défini à la section 4 du présent document) ou de vol de cannabis. Certains types de perte ou de vol sont énumérés à la section 4 du présent document.

Toute perte qui ne peut s'expliquer au regard des pratiques normales et acceptables ou des activités opérationnelles généralement reconnues, selon le cas, telle qu'une pénurie chez le fabricant, une perte de rendement inexpliquée pendant la fabrication ou l'emballage, et toute autre perte inexpliquée doivent également être déclarées par le titulaire d'une licence conformément au règlement.

Remarque : Il incombe au responsable de déclarer la perte ou le vol à la DGSCC. Les erreurs d'emballage et les pénuries chez le fabricant doivent être déclarées par le responsable de l'entité qui constate l'erreur (p. ex. le receveur, après avoir signé la chaîne de signatures, ou le titulaire d'une licence, si l'erreur est découverte avant ou pendant le transport).

Les personnes inscrites et personnes désignées, les pharmaciens, les praticiens, les professionnels de la santé et les hôpitaux doivent déclarer toute perte ou tout vol à la DGSCC après en avoir pris connaissance.

8.3 Situations où la déclaration n'est pas obligatoire

Un formulaire de déclaration de la perte ou de vol de cannabis n'est pas obligatoire pour le titulaire d'une licence s'il s'agit de pertes de cannabis qui peuvent s'expliquer au regard des pratiques normales et acceptables ou des activités opérationnelles généralement reconnues, selon le cas, comme une perte de rendement pendant la fabrication qui se situe dans les limites acceptables prédéfinies par l'organisation. Lorsqu'un incident a lieu et rend un produit inutilisable (p. ex. en cas de déversement, de bris pendant le transport, de bris sur place), le responsable n'a pas besoin de déclarer une perte ou un vol, mais doit créer un rapport d'incident ou son équivalent et conserver celui-ci sur place dans ses dossiers pendant une période minimum de deux ans. Le responsable doit élaborer sa propre méthode de documentation des pertes ne devant pas être déclarées pour ses dossiers d'inventaire.

Un rapport d'incident doit être signé par le responsable et un témoin, et doit au moins comporter les renseignements indiqués ci-dessous :

9. Formulaire de déclaration de la perte ou du vol de cannabis

Le formulaire de déclaration de la perte ou du vol de cannabis peut être obtenu sur la page Web de Santé Canada ou en écrivant à hc.compliance-cannabis-conformite.sc@canada.ca.

Le formulaire de déclaration à remplir en ligne peut être sauvegardé et envoyé par courriel à hc.compliance-cannabis-conformite.sc@canada.ca, et il s'agit là de la méthode de soumission privilégiée. Le formulaire peut aussi être imprimé et rempli à la main (à l'encre bleue ou noire) et envoyé par télécopieur ou par courrier à la DGSCC. Les coordonnées se trouvent à la fin du document.

9.1 Directives pour remplir le formulaire de déclaration de la perte ou du vol de cannabis.

9.1.1 Renseignements administratifs

Les renseignements administratifs devant être fournis sur le formulaire sont les suivants :

Signalement à la police

9.1.2.1 Déclaration obligatoire

Les titulaires d'une licence et les personnes inscrites ou désignées ont l'obligation de déclarer immédiatement à la police toute perte ou tout vol de cannabis dans les 24 heures suivant la date de la découverte. Les pharmaciens, les professionnels de la santé, les praticiens et les hôpitaux n'ont pas besoin de déclarer des pertes ou des vols à la police.

9.1.2.2 Personne inscrite ou personne désignée

Veuillez noter qu'en vertu de l'alinéa 327(1)(c) du Règlement sur le cannabis, une personne inscrite qui est autorisée à produire du cannabis, ou pour laquelle une personne désignée peut le produire, doit aviser un service de police de la perte ou du vol du cannabis ou du certificat d'inscription, au plus tard 24 heures après en avoir pris connaissance. De même, une personne désignée doit aviser un service de police de la perte ou du vol du cannabis qu'elle a en sa possession ou du document visé au paragraphe 313(3) du Règlement sur le cannabis dans les 24 heures après en avoir pris connaissance. La personne inscrite ou la personne désignée doit aviser le ministre par écrit au plus tard soixante-douze heures après avoir pris connaissance de la perte ou du vol, et lui confirmer que la police a été avisée de la perte ou du vol.

9.1.2.3 Déclaration volontaire

La réglementation n'exige pas que tous les types de perte ou de vol de cannabis soient déclarés à la police, mais il est recommandé que le responsable informe le service de police local de toute perte ou de tout vol devant être déclaré(e).

Si un rapport de police a été rempli, il faut cocher la case appropriée sur le formulaire et fournir les renseignements suivants :

9.1.3 Perte ou vol durant le transport

9.1.3.1 Transport

Le responsable du cannabis pendant le transport doit indiquer le nom de la compagnie qui assure le transport du cannabis.

Remarque : L'organisation canadienne chargée de l'envoi, de la livraison ou du transport du cannabis est responsable du produit pendant son transport au Canada jusqu'à ce que le destinataire le reçoive. Par conséquent, toute perte ou tout vol doit être déclaré(e) par l'organisation canadienne qui expédie le produit si le destinataire n'a pas encore reçu le cannabis.

9.1.3.2 Rapport d'enquête

Tout autre renseignement obtenu de la compagnie assurant l'envoi, la livraison ou le transport du cannabis doit être soumis sous forme de pièce jointe, notamment :

9.1.4 Liste de cannabis perdu ou volé

Le responsable doit veiller à ce que les renseignements qui suivent concernant le cannabis déclaré comme perdu ou volé soient inclus.

Remarque : Le dernier inventaire des stocks consigné peut être utilisé pour déterminer la quantité de cannabis perdue ou volée dans les cas où un nombre exact pourrait être difficile à déterminer, comme les vols, les vols à main armée et le chapardage.

9.1.5 Découverte : les détails

Dans le rapport destiné à Santé Canada, le responsable, la personne inscrite, la personne désignée ou la personne exemptée peut aussi fournir les renseignements qui suivent sous forme de pièce jointe.

Dans le cas des cultivateurs, transformateurs ou vendeurs autorisés, les changements apportés à la sécurité physique du site ou des zones d'entreposage du cannabis pourraient devoir être approuvés avant d'être mis en œuvre. Veuillez soumettre tout changement proposé à la sécurité à l'adresse HC.licensing-cannabis-licences.SC@canada.ca.

Dans le cas des responsables autorisés des essais analytiques, des chercheurs autorisés ou des titulaires d'une licence relative aux drogues contenant du cannabis, les changements apportés à la sécurité physique du site ou des zones d'entreposage du cannabis pourraient devoir être approuvés avant d'être mis en œuvre. Veuillez soumettre tout changement proposé à la sécurité à l'adresse hc.sp-licensing-cannabis-licences-sp.sc@canada.ca.

10. Transmission du formulaire de déclaration dûment rempli

La déclaration de la perte ou du vol de cannabis doit être transmise à la DGSCC dans les délais précisés dans le Règlement.

Tableau 1 : Délais relatifs à la déclaration
Parties réglementées Perte ou vol devant être déclaré(e) à la police dans un délai de : Perte ou vol devant être déclaré(e) au ministre dans un délai de :
Titulaires d'une licence 24 heures 10 jours
Pharmaciens, professionnels de la santé, praticiens ou hôpitaux S.O. 10 jours
Personnes inscrites ou personnes désignées 24 heures 72 heures

Le formulaire de déclaration à remplir en ligne (CS-FRM-011) peut être sauvegardé et envoyé par courriel à hc.compliance-cannabis-conformite.sc@canada.ca, et il s'agit là de la méthode de soumission privilégiée. Le formulaire peut aussi être imprimé et rempli à la main (à l'encre bleue ou noire) et envoyé par télécopieur ou par courrier à la DGSCC. Les coordonnées se trouvent à la fin du document.

Tout renseignement additionnel présenté après la soumission du formulaire doit être envoyé sous forme de modification à la version originale et doit être indiqué comme tel sur le formulaire. Il est important de préciser la date de soumission de la déclaration originale et de cocher le type de rapport qui s'applique dans la case 1.

Pour déclarer la perte ou le vol des documents suivants visés par la Loi sur le cannabis et son règlement : renseignements ou documents officiels tels que : licences, certificats d'inscription et permis d'exportation ou d'importation. Communiquez avec la DGSCC à l'adresse hc.compliance-cannabis-conformite.sc@canada.ca.

Coordonnées de la Direction générale des substances contrôlées et du cannabis

Santé Canada
Direction générale des substances contrôlées et du cannabis
I.A. 0300B
Ottawa (Ontario) K1A 0K9
Numéro sans frais : 1-866-337-7705
Télécopieur : 613-941-6840
Courriel : cannabis@canada.ca

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