Préparation et maintenance de la copie conforme d’une étiquette : Une exigence pour les fournisseurs en vertu du SIMDUT 2015

(17 mai 2019)

1.0 Objectif

Le document présent vise à présenter aux fournisseurs de produits dangereuxdes directives au sujet des exigences établies à l'article 14.3 de la Loi sur les produits dangereux (LPD). À savoir, l'obligation pour chaque fournisseur de préparer et de gérer un document contenant une copie conforme de l'étiquette d'un produit dangereux vendu ou importé et destiné à être utilisé, manutentionné ou stocké sur un lieu de travail au Canada.

2.0 Contexte

Le Système d'information sur les matières dangereuses utilisées au travail (SIMDUT) est un système d'information national qui vise à protéger la santé et la sécurité des travailleurs canadiens par la communication d'information sur les produits dangereux. Les principaux éléments du système sont la classification des dangers et leur communication par l'apposition d'étiquettes de sécurité sur les contenants et la fourniture de fiches de données de sécurité (FDS), ainsi que les programmes de sensibilisation et de formation des travailleurs.

Le 11 février 2015, le gouvernement du Canada a publié dans la Partie II dela Gazette du Canada le Règlement sur les produits dangereux (RPD) qui, en plus des modifications apportées à la LPD, modifie le SIMDUT afin d'intégrer le Système général harmonisé de classification et d'étiquetage des produits chimiques (SGH) des Nations Unies visant les produits dangereux utilisés autravail. Le Règlement sur les produits contrôlés (RPC) et la Liste de divulgation des ingrédients du SIMDUT original de 1988 ont étés abrogés et remplacés par le RPD. Les exigences du SIMDUT en vertu de la LPD modifiée et du RPD sont désignées sous l'appellation SIMDUT 2015.

Une des principales modifications apportées à la LPD comprend des exigences en matière de conservation des documents visant les fournisseurs de produits dangereux. Comme spécifié dans l'article 14.3 de la LPD, tout fournisseur qui vend ou importe un produit dangereux destiné à être utilisé, manutentionné ou conservé dans un lieu de travail au Canada est tenu de préparer et de conserver des documents, ce qui comprend des copies conformes des étiquettes et des FDS ainsi que des renseignements relatifs aux ventes et aux achats, de conserver ces documents pendant la période prévue à cette disposition, et de les fournir au ministre ou à un inspecteur sur demande.

Le 17 mai 2019, Santé Canada a aussi publié une mise à jour, de la fiche d'information générale destinée à guider les fournisseurs de produits dangereux concernant les exigences en matière de conservation de documents. Cette fiche d'information contient des informations sur l'obligation de conserver ces documents dans les deux langues officielles (anglais et français), sur la durée des exigences de conservation des documents, sur l'emplacement où les documents doivent être conservés et sur les procédures à suivre lors de la réception d'une demande écrite du ministre de la Santéou d'un inspecteur. La fiche d'information est disponible en ligne.

3.0 Obligation de préparer et de maintenir des copies conformes des étiquettes

En ce qui concerne l'obligation de préparer et de conserver des documents, en particulier la copie conforme d'une étiquette, la LPD définit les éléments suivants :

14.3 (1) Le fournisseur qui vent ou importe un produit dangereux à être utilisé, manutentionné ou stocké dans un lieu de travail au Canada tient :

• a) un document dans lequel figure une copie conforme d'une étiquette qui représente l'étiquette qui, au moment de la vente ou de l'importation, est apposée, imprimée, écrite ou fixée sur le produit ou sur son contenant pour satisfaire aux exigences prévues aux alinéas 13(1)b) ou 14b), selon le cas;

Cette exigence, en vigueur depuis le 11 février 2015, a été introduite dans la LPD modifiée afin de mieux permettre la mise en application de cette Loi et de ses Règlements.

Au cours d'une inspection effectuée en vertu de la LPD, un inspecteur peut déterminer si l'étiquette et/ou la FDS d'un produit dangereux sont conformes aux exigences de la LPD et/ou du RPD ou pour vérifier la conformité d'une étiquette ou d'une FDS qui est maintenu conformément aux exigences de conservation de documents de la LPD et de ses Règlements. Ceci inclut vérifier la conformité d'une étiquette et / ou d'une FDS préparée et maintenue conformément aux exigences de conservation de documents de la LPD.

L'inspecteur peut demander par écrit que le fournisseur fournisse la copie conforme de l'étiquette de ce produit dangereux. Sur réception d'une telle demande écrite, le fournisseur doit fournir la copie conforme de l'étiquette, conformément à l'alinéa 14.3 (3) de la LPD. En examinant la copie conforme de l'étiquette, l'inspecteur peut ensuite déterminer si l'étiquette apposée, imprimée ou fixée sur le produit dangereux ou le contenant dans lequel il est emballé est conforme aux exigences du RPD (par exemple: vérification que les éléments d'information de l'étiquette sont conformes à l'article 3.4 du RPD en ce qui concerne la lisibilité). De cette manière, l'obligation de préparer et de conserver des copies conformes des étiquettes peut grandement améliorer les activités d'inspection menées dans le cadre du programme de conformité et d'application de la loi.

3.1 Interprétation et conseils sur l'obligation de préparer et de conserver des copies conformes des étiquettes

Dans le contexte de l'article 14.3 de la LPD, et pour réitérer ce qui est publié dans le Guide technique de Santé Canada concernant les exigences dela Loi sur les produits dangereux et le Règlement sur les produits dangereux (Guide technique), un inspecteur doit au moins pouvoir regardez une « copie conforme » qui répond aux exigences suivantes:

• a) En couleur;
• b) Lisible
• c) Clair
• d) Reflète avec précision la taille réelle de l'étiquette

Bien qu'il incombe au fournisseur de s'assurer que l'exigence de la "copie conforme" est satisfaite (quel que soit le format choisi), les documents suivants sont tous considérés comme des "copies conformes" dans le contexte de la LPD, tant qu'ils répondent aux quatre exigences énumérées ci-dessus. Le programme a par le passé accepté ce qui suit:

• a) Un exemple réel d'étiquette - une étiquette coupée ou décollée du contenant ou de l'emballage ou un exemple conservé d'un contenant vide avec son étiquette, ou des copies matérielles des étiquettes originales obtenues au moment de l'impression initiale;
• b) Modèles électroniques - un modèle électronique de l'étiquette originale ayant servi au processus d'impression initiale;
• c) Une véritable photocopie de papier en couleur de l'étiquette^{Note de bas de page *} - la photocopie doit être claire et suffisamment grande pour permettre à un inspecteur de lire le contenu de l'étiquette. Une photocopie floue n'est pas une copie conforme;
• d) Une photo avec la couleur réelle de l'étiquette^{Note de bas de page *} - la photo doit être claire et suffisamment grande pour permettre à un inspecteur de lire le contenu de l'étiquette. Une photo floue n'est pas une copie conforme;
• e) Une photo couleur numérique (électronique) de l'étiquette^{Note de bas de page *} - l'inspecteur doit pouvoir y accéder, à l'aide de l'instrument approprié fourni sur place par le fournisseur. La photo numérique doit être claire et suffisamment grande pour permettre à un inspecteur de lire le contenu de l'étiquette sur l'écran de l'ordinateur du fournisseur ou un autre instrument applicable. Une photo numérique floue n'est pas une copie conforme; et
• f) Photo couleur PDF (électronique) de l'étiquette^{Note de bas de page *} - l'inspecteur doit y avoir accès avec les instruments applicables fournis sur place par le fournisseur. La photo PDF doit être claire et suffisamment grande pour permettre à un inspecteur de lire le contenu de l'étiquette sur l'écran de l'ordinateur du fournisseur ou sur un autre instrument applicable. Une photo PDF floue n'est pas une copie conforme.

Dans le cas où le fournisseur choisirait de conserver une photo couleur numérique ou électronique en format PDF ou une photocopie de l'étiquette, il pourrait être acceptable d'utiliser quelque chose qui permettrait de représenter la taille de la photo de façon objective afin d'indiquer avec précision la taille réelle de l'étiquette. Les fournisseurs peuvent également utiliser d'autres méthodes pour indiquer la taille dans le cadre d'une photo numérique en couleur ou d'une photocopie.

Les fournisseurs doivent conserver ces documents pour une période de six ans, et ils doivent être conservés dans les deux langues officielles.

Il n'est pas nécessaire que les copies conformes soient conservées sur le lieu de travail, mais le fournisseur doit être en mesure de les produire dans son lieu d'affaires au Canada (p. ex. siège social au pays) à la demande de l'inspecteur. Il en va de même pour les documents électroniques des fournisseurs. Les fournisseurs doivent être en mesure de les produire sur leur lieu de travail au Canada à un inspecteur, sur demande.

4.0 Autres renseignements

Pour en savoir davantage sur le SIMDUT, veuillez consultez le site Web du SIMDUT de Santé Canada ou le portail national du Canada sur le SIMDUT.

Santé Canada accueille les demandes de renseignements et les commentaires des parties prenantes. Veuillez communiquer avec le Bureau des matières dangereuses utilisées au travail de Santé Canada à l'adresse suivante: hc.whmis_simdut.sc@canada.ca ou au 1-855-407-2665.