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Comité consultatif de la médecine tropicale et de la médecine des voyages (CCMTMV) : Cadre de référence

Mise à jour du 12 juillet 2023

1.0 Contexte

Lors de sa réunion annuelle de 1988, le Comité consultatif de l'épidémiologie a exprimé le besoin que le Canada se dote de lignes directrices rationnelles, cohérentes et largement diffusées en matière de médecine des voyages et de médecine tropicale. Il a recommandé la création d'un comité consultatif à cet effet. C'est ainsi que le Comité consultatif de la médecine tropicale et de la médecine des voyages (CCMTMV) a vu le jour. Il a tenu sa première réunion en février 1990.

Le CCMTMV fonctionne comme un organisme consultatif indépendant conformément à la Politique sur la gestion des organismes consultatifs externes de l'Agence de la santé publique du Canada (ASPC). Tous les éléments de la politique s'appliquent, sauf s'il est expressément indiqué autrement dans ce cadre de référence. L'ASPC conserve tous les pouvoirs décisionnels, les responsabilités en matière d'élaboration des politiques et les responsabilités en matière d'enquête.

2.0 Mandat

Le CCMTMV fournit à l'ASPC des conseils de santé à l'intention des voyageurs et des professionnels de la santé.

Pour s'acquitter de son mandat, le CCMTMV exécute les tâches suivantes :

Le CCMTMV est appelé à émettre des recommandations sur les sujets suivants :

3.0 Les membres

Le nombre de membres du CCMTMV ne doit pas dépasser dix (10) membres bénévoles votants, dont un président et un vice-président. Les postes vacants sont pourvus par le biais d'un processus de nomination ouvert pour les candidats intéressés. Le dossier des candidats qualifiés qui n'ont pas été sélectionnés pour pourvoir un poste vacant peut être conservé pour de futurs postes pendant une période maximale de deux ans.

Les membres du CCMTMV doivent représenter un éventail de connaissances, d'expertise, d'expérience et de perspectives pertinentes liées à la santé des voyageurs, à la médecine tropicale et aux maladies infectieuses, et ce, dans diverses régions géographiques. L'ASPC nomme des représentants qui deviennent membres du CCMTMV conformément aux principes et aux critères énoncés dans la Politique sur les organismes consultatifs externes de l'ASPC.

De plus, le CCMTMV cherche à refléter la diversité et la démographie du Canada, ce qui comprend des facteurs comme le sexe, la langue officielle, la race et l'origine ethnique, afin d'assurer une représentation équilibrée des points de vue. Il est important de préciser que les membres ne peuvent pas être représentés par des remplaçants.

Comme condition d'adhésion, les membres consentent à la divulgation publique d'un résumé de leur expertise, de leur expérience, de leurs affiliations et de tout conflit d'intérêts potentiel. Cette information sera disponible en ligne afin de promouvoir la transparence et la responsabilisation

3.1 Modalités de nomination

Les membres sont nommés par le vice-président (VP) de la Direction générale de la réglementation, des opérations et de la gestion des urgences (DGROGU) de l'ASPC, sur les recommandations du secrétaire général, du président et du vice-président.

Durée du mandat et nomination du président

Le président du CCMTMV est un membre votant du comité et est nommé par le VP de la DGROGU, sur les recommandations du secrétaire général. La sélection se fera en consultation avec le président sortant et en fonction de la capacité démontrée de diriger et de travailler efficacement avec les membres et les autres participants au CCMTMV. Le vice-président sera le principal candidat envisagé pour succéder au président sortant. Toutefois, si le vice-président refuse le poste de président, un nouveau processus de nomination sera lancé, regroupant les commentaires et les nominations des membres du CCMTMV.

Le président aura un mandat de trois ans avec la possibilité d'un renouvellement d'un mandat d'une durée de trois ans. Six mois avant la fin du mandat du président, on procède à la nomination d'un président désigné. Au cours de l'année suivant la fin de son mandat, le président sortant peut aider et soutenir le nouveau président dans le fonctionnement du comité en lui fournissant des conseils, une collaboration et une aide rédactionnelle, au besoin.

Duré du mandat et nomination du vice-président

Le vice-président du CCMTMV est un membre votant du comité et est nommé par le VP de la DGROGU, sur les recommandations du président et du secrétaire général. Le processus de sélection tiendra compte de la capacité démontrée de la personne à collaborer efficacement avec les membres et les autres participants au CCMTMV.

Le vice-président sera nommé pour un mandat de trois ans avec la possibilité d'un renouvellement d'un mandat d'une durée de trois ans d'un commun accord. Il est d'usage que le vice-président soit considéré comme le successeur du président lorsque le mandat de ce dernier est terminé. Toutefois, si le vice-président refuse la nomination, le comité proposera une nouvelle candidature au poste de président.

Modalités de sélection des membres

Les membres du CCMTMV sont nommés par le VP de la DGROGU selon les recommandations du secrétaire général et après consultation du président et du vice-président du CCMTMV. Les membres doivent comprendre des experts reconnus en santé liée aux voyages, en médecine tropicale ou en maladies infectieuses, et ils ne peuvent être des employés du gouvernement fédéral. Le mandat des membres sera limité à une période maximale de quatre ans. Dans des circonstances appropriées, l'ASPC peut envisager de prolonger le mandat d'un membre pour une période maximale de quatre ans. Pour les membres qui terminent leur dernier mandat, une prolongation supplémentaire (jusqu'à un maximum de deux ans) peut être envisagée, sous réserve de recommandations du président, du vice-président et du secrétaire général du CCMTMV, ainsi que du groupe de travail responsable, s'ils dirigent l'élaboration de lignes directrices qui n'est pas encore terminée.

Rôles et responsabilités

Les responsabilités des membres comprennent, sans s'y limiter :

Les membres ne peuvent pas désigner un remplaçant s'ils ne peuvent assister aux réunions.

Le président a les mêmes responsabilités que les membres ainsi que d'autres responsabilités, y compris, sans s'y limiter :

Le vice-président, à la demande du président ou en son absence, peut diriger la ou les réunions et assumer d’autres tâches ou responsabilités au besoin ou à la demande du président.

3.2 Processus de démission

Un membre peut démissionner du CCMTMV en écrivant au secrétaire général, avec copie au président du CCMTMV, en indiquant la date d'entrée en vigueur de sa démission.

3.3 Motifs de fin de mandat

Le mandat d'un membre peut prendre fin pour diverses raisons, notamment :

Le secrétaire général avise le membre par écrit de la fin de son mandat et lui indique les motifs de la décision, ainsi que la date d'entrée en vigueur de la fin de mandat.

4.0 Autres participants

4.1 Représentants d'office

Les représentants d'office sont recommandés par leur organisation pour une période de temps déterminée. Le secrétaire général obtient ensuite l'aval du vice-président de la DGROGU pour la nomination du représentant d'office.

Les représentants d'office n'ont pas le droit de vote.

Les représentants d'office peuvent avoir des remplaçants. Ils appuient le travail du CCMTMV et de l'ASPC :

4.2 Les agents de liaison

Des représentants d'associations ou de comités nationaux ou professionnels peuvent être invités à participer aux activités du CCMTMV en tant qu'agents de liaison. Chaque groupe sera invité à désigner un agent qui devra apporter ses connaissances et ses commentaires aux discussions du CCMTMV, exprimer les points de vue de son organisation et communiquer les conseils du CCMTMV à son organisation. Le Secrétariat du CCMTMV partage cette information avec le Secrétariat du CCNI s'il le juge approprié. L'organisation peut procéder à une rotation d'agents ou au remplacement de son agent de liaison comme elle le juge approprié.

Les agents de liaison n'ont pas le droit de vote.

La nomination des agents de liaison, pour une période de temps déterminée par leur organisation, sera approuvée par le vice-président de la DGROGU, sur recommandation du secrétaire général et du président, afin d'optimiser l'utilisation des ressources pour la fourniture d'expertise technique ou thématique.

Le rôle des agents de liaison est d'appuyer le travail du CCMTMV :

Les agents de liaison doivent déclarer leurs affiliations et intérêts et aviser par écrit (courriel) le Secrétariat et le président de tout changement dans leurs affiliations et intérêts liés au mandat du comité pendant qu'ils en sont membres.

4.3 Présentateurs, invités et observateurs

Le CCMTMV peut inviter des personnes qui ne sont pas membres d'un organisme consultatif ou des représentants participants à donner leur avis sur un sujet ou un point précis de l'ordre du jour. Ces demandes devraient être transmises au secrétaire général du CCMTMV pour approbation par l'ASPC. À la discrétion du CCMTMV, et avec l'approbation de l'ASPC, les parties intéressées ou des membres du public peuvent être invités à faire des présentations au CCMTMV par écrit ou en personne.

5.0 Secrétariat et secrétaire général

5.1 Secrétariat

Dans les limites des ressources disponibles, l'ASPC fournira le soutien administratif, les services d'information publique et l'aide technique raisonnables et nécessaires. Le Secrétariat préparera un procès-verbal des décisions pour toutes les réunions du comité. Le CCMTMV validera l'exactitude des procès-verbaux de toutes les réunions du comité. Les procès-verbaux s'en tiendront au minimum de détails nécessaires pour résumer efficacement les débats et refléter les décisions prises. Les procès-verbaux des réunions se limiteront au minimum de détails nécessaires pour résumer efficacement les débats et refléter les décisions prises.

Les procès-verbaux des comités du CCMTMV seront disponibles sur le site Web de l'ASPC.

Les déclarations du CCMTMV concernant l'utilisation des vaccins seront communiquées au gestionnaire du Secrétariat du CCNI à l'étape de l'ébauche. De même, le gestionnaire du Secrétariat du CCNI est chargé de communiquer toutes les ébauches de déclaration visant les voyageurs au gestionnaire du Secrétariat du CCMTMV afin que ce dernier les commente.

5.2 Secrétaire général

L’ASPC est représentée par la directrice de la Division de la santé des voyageurs (DSV) du Centre pour la santé aux frontières et aux voyageurs, qui agit à titre de secrétaire général du CCMTMV, sans droit de vote.

Le secrétaire général assure le leadership et fournit des conseils stratégiques et travaille en étroite collaboration avec le président et le secrétariat afin d'aider les comités à remplir leur mandat de manière efficace et efficiente. Le secrétaire général fournit des conseils à l'ASPC sur les questions liées au CCMTMV et tient les membres du CCMTMV informés des questions qui peuvent avoir une incidence sur son fonctionnement.

6.0 Sous-comités

Les membres du CCMTMV peuvent demander au secrétaire général de créer un sous-comité chargé d'examiner des questions particulières ou d'élaborer des déclarations. Le président d'un sous-comité est nommé par le vice-président de la DGROGU, sur recommandation du secrétaire général. La sélection se fait en consultation avec le président sortant du sous-comité et le président du CCMTMV, et en fonction d'une capacité démontrée de diriger et de travailler efficacement avec les membres et les autres participants au CCMTMV.

Les recommandations élaborées par les sous-comités sont soumises de nouveau au CCMTMV pour approbation finale par consensus. Si les membres votants ne parviennent pas à un consensus, on a recours au vote à la majorité (6/10). Une fois approuvées, les recommandations sont considérées comme approuvées par le CCMTMV.

Le Sous-comité sur le paludisme est un sous-comité permanent du CCMTMV responsable de la révision et de la mise à jour régulières des recommandations canadiennes pour la prévention et le traitement du paludisme chez les voyageurs internationaux. Le sous-comité permanent sur le paludisme a été créé en raison du risque continu de paludisme pour les Canadiens, de l'évolution constante du fardeau découlant de la maladie, des domaines de risque, de la résistance aux médicaments et de la documentation toujours plus abondante sur la question. Les recommandations élaborées par ce sous-comité sont rapportées au CCMTMV de la même manière que toutes les déclarations du CCMTMV.

7.0 Affiliations et intérêts

Pour être pris en considération en vue d'une nomination, les candidats aux postes de membre du Comité doivent remplir le Formulaire de déclaration d'affiliations et d'intérêts et le retourner au Secrétariat du CCMTMV.

Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels, un formulaire de déclaration d'affiliations et d'intérêts dûment rempli est traité de façon confidentielle. L'ASPC ne rendra publique aucune information tirée du formulaire sans l'autorisation du membre. Toutefois, comme condition d'adhésion, les candidats doivent permettre à l'ASPC de publier, sur son site Web et sur papier, un résumé de leur expertise, de leur expérience, de leurs affiliations et de leurs intérêts, tiré de leur formulaire.

En plus de publier le résumé, l'ASPC ou le président demande également aux membres de divulguer verbalement tout changement pertinent aux affiliations et aux intérêts au début de chaque réunion du comité consultatif.

Les membres doivent mettre à jour leur déclaration par écrit chaque fois que leur situation change.

La divulgation devrait être faite le plus tôt possible et, en tout état de cause, avant toute discussion et toute prise de décision sur des sujets connexes. Dans les situations où un conflit d'intérêts ou une apparence de conflit d'intérêts survient dans le cadre des travaux du CCMTMV, les participants doivent déclarer l'existence du conflit d'intérêts et peuvent être tenus de se retirer eux-mêmes des discussions ou de toute autre activité du CCMTMV ou d'un groupe de travail selon ce qu'exigent les circonstances.

L'ASPC examinera les déclarations avant de procéder aux nominations et de façon continue, au moins une fois par année, ainsi qu'à chaque fois que le mandat de l'organisme consultatif est modifié.

On s'attend à ce que les membres se conduisent d'une manière appropriée. Ils ne peuvent utiliser leur position au sein d'un organe consultatif pour leur profit personnel ni pour le profit d'une autre personne ou d'une société.

8.0 Confidentialité

Pour appuyer leur capacité de fournir des conseils éclairés, les membres peuvent recevoir des renseignements confidentiels. Tout le monde doit signer une entente de confidentialité avant de participer en tant que membre, représentant, présentateur, invité ou observateur.

L'entente de confidentialité interdit la divulgation de tout renseignement confidentiel reçu dans le cadre de la participation à l'organisme consultatif, y compris les renseignements reçus oralement ou par écrit, par courrier électronique, par téléphone, dans des documents imprimés, lors de discussions, etc.

Le président donnera à toutes les personnes participant à la réunion, à la discussion téléphonique, à l'échange de courriels ou à une autre forme de communication des instructions claires sur la confidentialité des délibérations.

9.0 Indemnisation

Tous les membres sont bénévoles. L'ASPC s'engage à fournir à ses membres bénévoles de l'organisme consultatif une protection contre la responsabilité civile à condition que le membre bénévole agisse de bonne foi, dans le cadre de son mandat d'organisme consultatif externe, n'agisse pas contre les intérêts de l'État et ne dispose pas déjà de ce type d'assurances.

Les membres agissent collectivement à titre de conseillers de l'ASPC en ce qui concerne le mandat de leur organisme consultatif, mais ils ne sont pas les décideurs finaux. L'ASPC est responsable en dernier ressort de toute décision découlant des conseils reçus d'un organisme consultatif externe.

Les membres du CCMTMV doivent aviser rapidement l'ASPC de toute réclamation, action, poursuite ou procédure intentée contre le membre. Si le membre est admissible à la protection contre la responsabilité civile, l'ASPC participera, à ses frais, à la défense contre toute réclamation, action, poursuite ou procédure et à toute négociation visant le règlement de différends.

10.0 Réunions, délibérations, recommandations et rapports finaux

L'utilisation de l'une ou l'autre des langues officielles du Canada (français ou anglais) est encouragée.

Une réunion du comité principal aura lieu au moins une fois par an. La DSV, DGROGU peut également envisager d'autres réunions ou conférences téléphoniques du comité principal ou de tout sous-comité, si les circonstances le justifient.

L'ordre du jour de chaque réunion sera établi par le président en collaboration avec le secrétaire général.

Les délibérations, les recommandations et les rapports finaux doivent être élaborés par les membres du CCMTMV. Ces rapports doivent être soumis au vice-président de la DGROGU par l'entremise du secrétariat du CCMTMV pour faire approuver le contenu qui sera affiché sur le site Web de l'ASPC.

11.0 Voyages et autres frais

Les frais de déplacement et les indemnités journalières des membres sont payés par l'ASPC et payés conformément à la Directive du Conseil du Trésor sur les dépenses de voyages, d'accueil, de conférences et d'événements et la Directive sur les voyages du Conseil national mixte. Les dépenses des agents de liaison sont payées par l'organisme qu'ils représentent.

Les frais de déplacement et les indemnités journalières du membre ou du représentant du CCMTMV qui assiste aux réunions du CCNI en tant que représentant du CCMTMV seront payés par l'ASPC, conformément à la Directive sur les dépenses de voyage, d'accueil et de conférences du Conseil du Trésor et à la Directive du Conseil national mixte sur les voyages. Aucune rétribution n'est versée.

12.0 Médias et communications

Toutes les demandes des médias concernant le CCMTMV doivent être adressées au secrétariat pour obtenir une orientation et une réponse de la Direction générale des communications et des affaires publiques (DGCAP) de l'ASPC. Si les médias posent aux membres une question liée au mandat du CCMTMV, ils peuvent y répondre à titre personnel ou professionnel (par exemple, un professeur universitaire peut parler de sa recherche).

Les membres du CCMTMV doivent éviter d'exprimer des opinions au nom du CCMTMV ou de l'ASPC, ou de fournir des renseignements qui seraient considérés comme confidentiels, ou en rapport avec un projet de déclaration du CCNI ou du CCMTMV.

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