Annexe à la déclaration de responsabilité de la direction englobant les contrôles internes en matière de rapports financiers Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada Exercice 2017-2018

Sur cette page

  1. Introduction
  2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers
  3. Résultat de l’évaluation ministérielle au cours de l’exercice 2017-2018
  4. Plan d’action ministériel pour le prochain exercice et les exercices ultérieurs
  5. Résultats de l’évaluation annuelle des fournisseurs de services communs au cours de l’exercice 2017-2018

1. Introduction

Ce document présente un résumé des mesures prises par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (le Secrétariat) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), qui comprend des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats de l’évaluation et les plans d’action connexes.

Il est possible de trouver des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les programmes du Secrétariat dans ses plus récents Plan ministériel et Rapport sur les résultats ministériels.

2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers

Dans cette section
  1. Gestion du contrôle interne
  2. Ententes de services afférentes aux états financiers

2.1 Gestion du contrôle interne

Le Secrétariat est doté d’une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d’évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Cette structure est formalisée dans le Cadre de gestion financière et de contrôle interne du Secrétariat, qui est approuvé par la secrétaire, et comprend les éléments suivants :

  • des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d’appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité liés à la gestion du contrôle interne;
  • un Bureau des valeurs et de l’éthique, qui offre des programmes de formation et de sensibilisation et qui a produit un code de conduite ministériel;
  • des activités de communication et des séances de formation continue sur les exigences législatives et les politiques visant à assurer une saine gestion financière et de contrôle;
  • un groupe relevant de la dirigeante principale des finances (DPF) chargé de la surveillance du CIRF, dont l’objectif principal consiste à maintenir des documents sur le contrôle interne et à effectuer des évaluations pour appuyer la gestion et de la surveillance du système de CIRF;
  • des moyens de surveillance et des mises à jour régulières sur la gestion du contrôle interne en plus de rapports sur les résultats d’évaluation et de plans d’action connexes à l’intention de la secrétaire, de la haute direction ministérielle et du Comité de vérification du gouvernement du Canada (CVGC) du Secrétariat.

Le CVGC est un comité consultatif indépendant et objectif du Secrétariat. Il a pour fonction de fournir des conseils au secrétaire concernant le caractère adéquat et le fonctionnement du processus de gestion du risque du Secrétariat, du contrôle et du cadre de gouvernance et des processus qui comprennent la révision des rapports financiers clés du ministère et la divulgation de renseignements financiers.

Le CVGC réunit la secrétaire, le secrétaire délégué ainsi que quatre membres qui ne font pas partie de l’administration publique fédérale. L’un des membres de l’extérieur préside le Comité. Étant donné le caractère indépendant du comité, ce dernier joue un rôle essentiel pour garantir l’intégrité des rapports de gestion, ainsi que pour fournir une perspective objective et plus générale sur les risques et les contrôles. La DPF, le dirigeant principal de la vérification du Secrétariat, ainsi que le contrôleur général du Canada assistent à toutes les réunions du CVGC. Les membres du CVGC se réunissent en personne au moins quatre fois par année et peuvent convoquer des téléconférences, si la situation l’exige.

2.2 Ententes de services afférentes aux états financiers

En tant que ministère, le Secrétariat a recours à d’autres organismes pour le traitement de certaines opérations qui sont comptabilisées dans ses états financiers. Les deux types d’ententes de services utilisées par le Secrétariat sont des ententes courantes utilisées par la plupart des ministères et des ententes particulières, telles qu’elles sont décrites ci-dessous :

Ententes en matière de services communs
  • Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) est responsable de la gestion centralisée de la rémunération et de l’approvisionnement en biens et en services, conformément à la délégation de pouvoirs du Secrétariat qui lui sont délégués, en plus de fournir des services de gestion des locaux.
  • Le Secrétariat, un organisme central, offre des services liés aux régimes d’assurance destinés aux fonctionnaires fédéraux et il est responsable de la gestion centralisée du paiement de la part de l’employeur des cotisations aux régimes d’avantages sociaux des employés prévus par la loi (le Régime de pension de retraite de la fonction publique, le Régime d’assurance-emploi [AE], le Régime de pensions du Canada ou le Régime des rentes du Québec [RPC/RRQ] et le Régime de prestations supplémentaires de décès) pour le compte d’autres ministères et organismes.
  • Le ministère de la Justice Canada fournit des services juridiques au Secrétariat.
  • Services partagés Canada (SPC) fournit des services d’infrastructure de technologie de l’information (TI) au Secrétariat dans les domaines des centres de données et des services des réseaux. La portée et les responsabilités sont énoncées dans l’accord interministériel entre SPC et le Secrétariat.

Les lecteurs de cette annexe peuvent se reporter aux annexes des organisations susnommées pour mieux comprendre les systèmes de CIRF relativement à ces services particuliers.

Ententes particulières
  • SPAC s’occupe de l’administration quotidienne du Régime de pension de retraite de la fonction publique.
  • Tous les trois ans, le Bureau de l’actuaire en chef, qui relève du Bureau du surintendant des institutions financières Canada, prépare une évaluation actuarielle du Régime de pension de retraite de la fonction publique.
  • SPAC s’occupe de l’administration quotidienne de certaines dépenses financées par l’administration centrale, comme les cotisations de l’employeur au titre du RPC/RRQ, les cotisations d’assurance-emploi et les cotisations sociales provinciales. Ces types de dépenses sont consignés dans les états financiers du Secrétariat en tant que fonds pangouvernementaux, et elles reflètent le rôle du Conseil du Trésor à titre d’employeur de la fonction publique.

De plus, le Secrétariat a recours aux fournisseurs de services externes pour le traitement de certaines opérations ou de renseignements comptabilisés dans ses états financiers. Plus particulièrement, le Secrétariat se fonde sur les contrôles internes d’un certain nombre de sociétés d’assurances (à l’heure actuelle, la Sun Life du Canada, compagnie d’assurance-vie; la Great-West, compagnie d’assurance-vie; l’Industrielle Alliance et Manuvie) qui fournissent des services précis au Secrétariat, en tant qu’organisme central, tels que l’administration des régimes de soins médicaux et dentaires, et les services d’assurances. Comme fournisseurs de service externes, en vertu des contrats avec le gouvernement du Canada, ces compagnies d’assurance ont le pouvoir et la responsabilité de s’assurer que ces services sont gérés conformément aux modalités établies par le Secteur des pensions et des avantages sociaux du Conseil du Trésor.

Le Secrétariat fournit des services corporatifs (par exemple, des services comptables, des systèmes financiers) à plusieurs ministères selon le principe du recouvrement des coûts, y compris :

  • le ministère des Finances Canada;
  • le Bureau du Conseil privé;
  • l’École de la fonction publique du Canada;
  • l’Office des transports du Canada;
  • la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada;
  • le Bureau du surintendant des institutions financières;
  • le Service canadien d’appui aux tribunaux administratifs;
  • la Commission canadienne des grains;
  • l’Agence de la consommation en matière financière du Canada;
  • le Comité de surveillance des activités de renseignement de sécurité;
  • le Comité parlementaire sur la sécurité nationale et le renseignement.

Le Secrétariat offre ces services dans le cadre d’ententes de services interministérielles qui sont administrées au moyen de protocoles d’entente individuels, conformément à l’article 29.2 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Ces services ne sont donc pas considérés comme des services communs relevant de la Politique sur la gestion financière.

3. Résultat de l’évaluation ministérielle au cours de l’exercice 2017-2018

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  1. Contrôles clés nouveaux ou modifiés de façon importante
  2. Programme de surveillance continue

Le Secrétariat a atteint l’étape de surveillance continue en 2015-2016 en réalisant sa première évaluation complète de tout le système ministériel de CIRF. Dès lors, le Secrétariat a appliqué une approche cyclique des activités de surveillance continue, conformément aux plans approuvés, en plus de mettre en œuvre les nouvelles mesures correctives requises en réponse aux activités de surveillance continue. En 2017-2018, toutes les activités ont été exécutées comme prévu.

Le tableau 1 présente un sommaire de l’état des activités de surveillance continue exécutées par le Secrétariat aux fins de ces processus opérationnels ministériels, conformément au plan cyclique de l’exercice précédent. Un sommaire semblable des activités de surveillance continue du Secrétariat en tant que fournisseur de services communs figure à la section 5.

Tableau 1. Sommaire des progrès au cours de l’exercice 2017-2018
Plan cyclique de surveillance continue de l’exercice précédent pour l’exercice en cours État
Contrôles généraux des TI (CGTI) gérés par le ministère : 
  • test d’efficacité opérationnelle.
 
Activités de 2017-2018 exécutées comme prévu :
  • les documents ont été mis à jour;
  • les tests d’efficacité opérationnelle et de la conception ont été exécutés.
Paie et avantages sociaux (évalués sur deux ans, à compter de 2017-2018 jusqu’en 2018-2019) :
  • l’efficacité de la conception;
  • test d’efficacité opérationnelle.
Activités de 2017-2018 exécutées comme prévu :
  • la consignation des processus de la paie et des avantages sociaux a été effectuée;
  • les tests d’efficacité de la conception sont en cours;
  • les tests d’efficacité opérationnelle sont en suspens.

En plus des progrès réalisés en 2017-2018 relativement aux activités de surveillance continue, tels qu’ils sont décrits à l’article 3.2, le Secrétariat a également apporté les améliorations ci-dessous à son cadre de contrôle :

  • Le Secrétariat utilise un système financier SAP courant qui fait partie des systèmes partagés du regroupement des organismes centraux (SP-ROC) administrés par le Bureau du contrôleur général du Canada pour le compte des clients du regroupement d’utilisateurs. Un audit externe des CGTI de ce système financier courant a été effectué par le cabinet d’Ernst & Young en 2017-2018, conformément à la Norme canadienne de missions de certification aux fins du Rapport sur les contrôles d’une société de services, telle qu’elle est établie dans le manuel de CPA Canada – Assurance. Cet audit portait uniquement sur les CGTI qui sont communs à tous les clients du regroupement d’utilisateurs; il ne portait pas sur les contrôles propres au ministère parce que les ministères SP-ROC évaluent de manière distincte les CGTI dont ils sont responsables individuellement dans le cadre de leur propre plan de surveillance continue (voir la section 3.2). De même, SPC offre des services de gestion de réseaux et d’infrastructure aux fins des SP-ROC et les CGTI associés à ces services ne faisaient pas non plus partie de la portée de cet audit parce qu’ils ont été évalués de manière distincte par SPC en tant que fournisseurs de services communs. L’audit a permis de cerner des déficiences en matière de contrôle liées à la gestion du changement, à l’accès de l’utilisateur et à la gestion des opérations, et le responsable des procédés administratifs a élaboré un plan d’action aux fins de correction.
  • Le Bureau de la vérification interne et de l’évaluation (BVIE) a amorcé une évaluation du risque de fraude dans tout le ministère, y compris un examen des rôles et des responsabilités en rapport avec les enquêtes administratives portant sur les fraudes. Cette évaluation a comporté des consultations avec les intervenants dans l’ensemble du Secrétariat, y compris des experts fonctionnels des secteurs de programmes et des services internes (par exemple, les finances, les ressources humaines, la sécurité, l’approvisionnement et la TI). L’évaluation permet une sensibilisation et un renouvellement de l’accent sur l’importance de la gestion efficace des risques de fraude. Elle devrait être achevée d’ici l’automne 2018.
  • En réponse à un audit effectué en 2016-2017 par le BVIE de la passation de marchés de faible valeur (MFV), le Secrétariat a établi et a mis en œuvre un plan d’action de gestion de trois ans qui améliorera la surveillance et la mesure du rendement de la passation de MFV. Ce plan d’action était en sus des activités entreprises en 2016-2017 et déclarées dans l’annexe de la Déclaration de responsabilité de la direction englobant les contrôles internes en matière de rapports financiers du même exercice.
  • En 2017-2018, le BVIE a achevé un examen ciblé de la passation des marchés en vue d’évaluer les opérations à risque élevé fondé principalement sur une analyse de données. L’examen a permis de conclure qu’il n’existe aucun problème important (par exemple, le fractionnement possible d’un marché ou les paiements qui dépassent les montants convenus dans le marché). Toutefois, il a indiqué des problèmes liés à l’intégrité des données et à la gestion de l’information, semblables à ceux constatés dans le cadre de l’audit de la passation de MFV en 2016-2017. Puisqu’une approche globale en matière de passations de marchés a été adoptée en vue de régler les problèmes cernés au cours de l’audit des MFV, aucune recommandation supplémentaire n’a été formulée en raison de cet examen des opérations à risque élevé.
  • Le Secrétariat a continué d’améliorer les renseignements sur le risque fournis par les décideurs-cadres. Plus particulièrement, le Secrétariat a révisé le modèle de présentation au Comité de ressourcement et a rédigé des lignes directrices connexes à l’intention des participants. Le modèle révisé et les nouvelles lignes directrices permettront d’accroître la quantité et la qualité des renseignements sur le risque que le Comité reçoit aux fins de décisions concernant les présentations, les projets et les prévisions du Conseil du Trésor.
  • En réponse à un audit coordonné de la sécurité des TI mené par des groupes d’audit internes du Secrétariat et de SPC en 2016-2017, les contrôles sur la gestion de la sécurité de la TI ministérielle ont été renforcés davantage en mettant en œuvre une matrice de responsabilités en vue de clarifier les responsabilités du Secrétariat et de SPC. De plus, le Secrétariat a lancé l’application libre-service, Mon profil, en mars 2018; cette nouvelle application constitue une façon plus efficace de gérer les comptes d’utilisateur et les permis d’accès.
  • Une nouvelle fonctionnalité aux fins de la réception de marchandises valorisées et des feuilles de consignation de services a été mise en œuvre dans le SAP, le système financier du Secrétariat. Cette fonctionnalité permettra au Secrétariat de mieux harmoniser ses pratiques avec les exigences en matière de comptabilité d’exercice, d’améliorer ses rapports financiers et de renforcer le contrôle interne en tenant compte des dépenses lorsque des marchandises sont reçues et des services sont fournis (plutôt que lorsque les factures sont payées).

Les constatations clés et les rajustements importants requis pour les activités d’évaluation de l’exercice courant sont résumés aux sections 3.1 et 3.2.

3.1 Contrôles clés nouveaux ou modifiés de façon importante

Pendant l’exercice en cours, aucun contrôle clé des processus existants n’a été modifié en profondeur de façon à nécessiter une réévaluation.

3.2 Programme de surveillance continue

Dans le cadre de son plan cyclique de surveillance continue des processus opérationnels ministériels, le Secrétariat a effectué sa réévaluation des contrôles financiers liés à ses CGTI ministériels. De plus, le Secrétariat a exercé les activités de 2017-2018 prévues relativement à la réévaluation, sur deux ans, des contrôles financiers liés au processus opérationnel de la paie et des avantages sociaux. Les contrôles clés qui ont été testés ont tous fonctionné comme prévu, avec les mesures correctives (au besoin) énoncées ci-dessous :

Contrôles généraux des TI ministériels

En tant que membre des systèmes partagés du regroupement des organismes centraux (SP-ROC), le Secrétariat utilise certains des systèmes courants. Même si le Bureau du contrôleur général mène un audit annuel des CGTI qui sont communs à tous les clients du regroupement d’utilisateurs, le Secrétariat est également tenu d’évaluer périodiquement les CGTI qui relèvent de sa responsabilité en tant que ministère individuel.

En 2017-2018, avec l’aide du cabinet d’Ernst & Young, le Secrétariat a évalué l’efficacité opérationnelle et de la conception des CGTI clés relevant de sa responsabilité relativement au système financier SAP et au système d’établissement de rapports Business Intelligence de Cognos. L’évaluation avait pour objet de déterminer si les contrôles étaient conçus de manière à atténuer efficacement les risques et s’ils fonctionnaient comme prévu tout au long d’une période. L’évaluation était composée d’une revue détaillée avec les responsables des procédés administratifs en vue de comprendre les CGTI clés. S’il y avait lieu, un test fondé sur un échantillon était effectué afin de déterminer l’efficacité opérationnelle des CGTI clés. L’audit a permis de cerner des déficiences en matière de contrôle liées à la gestion de l’accès et du changement, dont certaines étaient semblables à celles cernées dans le cadre de l’audit distinct du système financier commun SAP des SP-ROC (voir la section 3). Le responsable des procédés administratifs a élaboré un plan d’action aux fins de correction.

Paie et avantages sociaux

Le gouvernement du Canada a modernisé l’administration de la paie en passant à un traitement de la paie centralisé au nouveau Centre des services de paie à Miramichi et en mettant en œuvre un nouveau système de paie (Phénix) en février 2016. La modernisation a engendré d’importants changements aux activités de contrôle, relativement aux processus opérationnels de la paie et des avantages sociaux. En prévision de ces changements, le Secrétariat a entrepris plusieurs activités afin d’assurer une transition efficace et de maintenir un niveau approprié de contrôle interne.

À mesure que l’ampleur des problèmes liés à Phénix est devenue claire, le Secrétariat a adapté et renforcé ses activités de contrôle et de surveillance relativement au traitement de la paie, tout en assurant l’harmonisation continue avec les opérations en évolution de Phénix et du Centre des services de paie. Le Secrétariat a également fourni à ses employés et à ses gestionnaires des outils de formation afin de s’assurer que les opérations sont traitées de façon exacte et que les employés sont rémunérés à temps. Par exemple, afin d’accroître la capacité et les connaissances générales, en 2017-2018 le Secrétariat a mis en œuvre une formation obligatoire sur Phénix pour tous ses employés et gestionnaires, en tirant parti des cours disponibles dans GCpédia. Un bulletin ministériel a également été adopté en vue de fournir des mises à jour sur les questions liées à la paie, des lignes directrices ont été élaborées en vue de clarifier les responsabilités des gestionnaires liées à la paie et un soutien a été offert aux employés et aux gestionnaires quant à l’utilisation de la fonction du système de paie. De plus, les opérations liées à la paie qui dépassaient un seuil financier fondé sur le risque de 10 000 $ étaient assujetties à une vérification avant paiement en vue de réduire le risque de trop-payés.

En 2017-2018, le Bureau du contrôleur général a achevé des mises à jour à la Ligne directrice sur la gestion financière de l’administration de la paie du SCT afin de donner aux ministères des lignes directrices sur leurs processus liés à la paie dans le contexte de la modernisation de la paie. La nouvelle ligne directrice offre un modèle des traitements de l’administration de la paie ministérielle, y compris un Cadre de contrôle interne (CCI).

Le Secrétariat a effectué une analyse préliminaire de son environnement de contrôle ministériel aux fins de l’administration de la paie au printemps 2017 afin de s’assurer que les contrôles essentiels étaient en place pendant l’élaboration du CCI. Après la publication de la nouvelle ligne directrice en octobre 2017, le Secrétariat a lancé une évaluation intégrale de son processus opérationnel d’administration de la paie ministérielle. En raison des importants changements apportés aux processus de la paie et aux contrôles dans le cadre de l’initiative de modernisation de la paie, la documentation portant sur toutes les activités ministérielles liées au processus de la paie et au contrôle doit être mise à jour et un cycle complet de tests d’efficacité opérationnelle et de la conception est requis afin d’assurer l’harmonisation avec le CCI commun. Ces travaux seront accomplis sur deux ans, tout au long de 2019, en partenariat avec les principaux intervenants dans les collectivités de gestion financière et de gestion des ressources humaines. À l’heure actuelle, la documentation a été mise à jour et les revues préliminaires ont été effectuées avec les principaux responsables des procédés administratifs. Le test d’efficacité opérationnelle devrait commencer au début de 2019, sous réserve de la correction de toute déficience importante en matière de contrôle cernée au cours de l’étape du test d’efficacité de la conception.

4. Plan d’action ministériel pour le prochain exercice et les exercices ultérieurs

Le plan cyclique de surveillance continue fondé sur les risques du Secrétariat pour les trois prochaines années, présenté au tableau 2, repose sur une validation annuelle du niveau de risque évalué lié aux processus financiers ministériels et aux contrôles du Secrétariat, ainsi que les ajustements au plan de surveillance continue, au besoin. Les activités du Secrétariat liées au CIRF sont menées sous la direction du dirigeant principal des finances. Le rapport distinct sur les activités de surveillance permanente exercées par le Secrétariat en sa qualité de fournisseur de services communs figure à la section 5.

La nouvelle Politique sur la gestion financièreinsiste davantage sur l’importance du contrôle interne sur la gestion financière (CIGF). Même si la politique ne contient aucune nouvelle exigence particulière en matière de surveillance ou d’établissement de rapports relativement au CIGF, les ministères sont encouragés à intégrer le CIGF dans leurs activités de contrôle interne. Le Bureau du contrôleur général élabore une orientation en vue d’aider les ministères à faire cette intégration. Le Secrétariat évalue déjà régulièrement les activités de CIGF clés dans le cadre de son plan de surveillance continue, plus particulièrement les processus opérationnels liés à la budgétisation, aux prévisions, aux rapports financiers et au cycle de clôture.

Le Secrétariat a également ajouté au plan de surveillance continue les trop-payés de salaires comme nouvelle sous-activité relevant des processus opérationnels des Recettes et débiteurs en vue de renforcer son cadre de contrôle et d’offrir une assurance supplémentaire en ce qui concerne les activités relatives aux salaires. Les processus opérationnels des Recettes et débiteurs seront évalués dans le cadre des activités de surveillance continue en 2018-2019.

Tableau 2. Plan cyclique de surveillance continue
Secteurs de contrôles clés Exercice
2018–2019
Exercice
2019–2020
Exercice
2020–2021

Notes du tableau 2

Tableau 2 Note 1

Les Contrôles généraux des TI (CGTI) liés aux systèmes partagés du regroupement des organismes centraux (SP-ROC) sont exclus de la portée du plan de surveillance continue du Secrétariat. Le système SAP fait l’objet d’un audit annuel mené par le Bureau du contrôleur général selon les besoins des clients et les ententes de services.

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Contrôles au niveau de l’entité Oui Non Non
Contrôles généraux des TI (CGTI) gérés par le ministèresNotes du tableau 11 Non Non Oui
Rapports financiers et cycle de clôture Non Oui Non
Budgétisation et prévisions Non Oui Non
Paie et avantages sociaux Oui Non Non
Charges de fonctionnement et créditeurs Non Oui 
Déplacement, cartes d’achat et pouvoir de signer des documents financiers
Oui
Passation de marchés
Recettes et débiteurs Oui Non Non
Immobilisations Oui Non Non

5. Résultats de l’évaluation annuelle des fournisseurs de services communs au cours de l’exercice 2017-2018

La nouvelle Politique sur la gestion financièredu Conseil du Trésor est entrée en vigueur le . Elle renforce la gestion des ressources financières du gouvernement du Canada.

En raison de l’adoption de la nouvelle Politique sur la gestion financière, la Politique sur le contrôle interne(PCI) a été annulée et les exigences existantes de la PCI ont été intégrées dans la nouvelle politique. La plupart des changements apportés aux exigences en matière de contrôle interne avaient trait à la définition des responsabilités des principaux intervenants et à la clarification des assurances offertes par les dirigeants principaux des finances en ce qui concerne le contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF) et le contrôle interne sur la gestion financière (CIGF).

En plus de ces changements, la Politique sur la gestion financièrea présenté une nouvelle exigence pour les fournisseurs de services communs d’indiquer, dans leur annexe de la Déclaration de responsabilité de la direction englobant les contrôles internes en matière de rapports financiers annuelle, les résultats de leur évaluation des services communs dans le cadre de leur évaluation annuelle du système ministériel de contrôle interne.

Le Secrétariat offre des services communs relatifs à l’administration des régimes d’assurance de la fonction publique (crédit 20 du SCT) à l’administration du processus selon le principe du recouvrement des coûts aux fins des régimes d’avantages sociaux des employés (RASE) prévus par la loi. Puisque le Secrétariat gère les fonds pangouvernementaux et les paiements en tant qu’employeur de la fonction publique, divers ministères et organismes gouvernementaux dépendent du Secrétariat pour le traitement d’opérations ayant une incidence sur leurs états financiers en ce qui concerne l’assurance, les avantages sociaux des employés et les opérations relatives aux salaires prévues par la loi et décrites au tableau 3 .

Les processus opérationnels clés liés à la prestation de ces services communs sont inclus dans le plan cyclique de surveillance continue du Secrétariat. Conformément à la Politique sur la gestion financière, le Secrétariat évalue son système ministériel de contrôle interne au cours d’une période quinquennale continue et mène une évaluation axée sur les risques des processus opérationnels individuels. En conséquence, les contrôles internes de tous les services communs sont évalués au moins tous les cinq ans, et la fréquence de l’évaluation est déterminée en fonction du niveau de risque évalué pour chacun. Le Secrétariat évalue chaque année le risque afférent à chaque processus opérationnel et ajuste la cote de risque et l’échéancier d’évaluation en conséquence.

Dans le cadre de la prestation de ces services communs, le Secrétariat utilise des données produites par les systèmes de paie fédéraux, y compris Phénix qui fait l’objet d’une gestion centralisée par SPAC. Il existe d’importantes interdépendances entre les processus d’administration de la paie de SPAC et du Secrétariat parce que bon nombre de contrôles clés relatifs au traitement des cotisations, d’avantages sociaux des employés et d’autres opérations relatives aux salaires sont automatisés dans le système de paie. Même si le Secrétariat exerce des activités de surveillance continue concernant les contrôles relevant de sa responsabilité, il doit se fier à l’environnement de contrôle de SPAC aux fins d’assurance quant à l’intégrité des données qu’il utilise dans le cadre de la prestation des services communs. Des contrôles compensatoires sont également en place afin d’atténuer le risque, et le Secrétariat collabore avec SPAC pour renforcer l’environnement de contrôle au cours de l’évolution continue des processus d’administration de la paie. Les lecteurs peuvent consulter l’annexe de SPAC pour mieux comprendre leur environnement de contrôle relatif à l’administration centralisée de la paie.

En 2017-2018, le Secrétariat, en tant que fournisseur de services communs, a mené à terme une évaluation axée sur le risque des contrôles internes relatifs à ces services. Plus particulièrement, il a réévalué, avec l’aide du cabinet d’Ernst & Young, l’efficacité opérationnelle des contrôles financiers aux fins du régime d’assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique et des paiements des charges sociales provinciales dans le cadre de son plan cyclique de surveillance continue. Pendant la période visée, il a été constaté que tous les contrôles clés évalués fonctionnaient comme prévu et aucune nouvelle déficience ni aucune activité de correction n’ont été cernées. Ces résultats positifs découlent, en grande partie, de la formalisation et de la consignation des activités de contrôles clés. Le Secrétariat continuera de collaborer avec SPAC en vue de renforcer les contrôles internes associés à ces processus opérationnels.

Tableau 3. État de l'évaluation des services communs
Secteurs de contrôles clés Surveillance continue cycliquetable 3 note 1
Exercice
2017-2018
Exercice
2018–2019
Exercice
2019–2020
Exercice
2020–2021
Exercice
2021–2022
Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP) Non Non Non Non Oui
Régime de soins dentaires de la fonction publique (RSDFP) Non Non Non Non Oui
Régime de services dentaires pour les pensionnés (RDSP) Non Non Non Non Oui
Régime d’assurance invalidité (RAI) Non Oui Non Oui Non
Régime d’assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique (RACGFP) Terminé Non Non Oui Non
Paiements des charges sociales provinciales (PCSP) Terminé Non Non Non Non
Cotisations aux régimes provinciaux d’assurance maladie (CRPAM) Non Non Oui Non Non
Régime québécois d’assurance parentale (RQAP) Non Non Oui Non Non
Régime de pension de retraite de la fonction publique (RPRFP) Non Oui Non Non Non
Prestation supplémentaire de décès (PSD) Non Oui Non Non Non
Régime de pensions du Canada/Régime de rentes du Québec (RPC/RRQ) Non Non Oui Non Non
Cotisations à l’assurance emploi (AE) Non Non Oui Non Non

Notes du tableau 3

Note 1 du tableau 3

La fréquence des évaluations officielles aux fins de la surveillance continue des secteurs de contrôles clés est fondée sur un cycle quinquennal.

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En plus des activités de surveillance continue du Secrétariat, un nouveau processus a été mis en œuvre en 2017-2018 en vue de renforcer les contrôles relatifs à l’administration des cotisations payées par l’employeur pour le Régime de pension de retraite de la fonction publique. Ce nouveau processus a été élaboré en consultation avec les intervenants internes et externes, y compris SPAC, dans le but d’améliorer la surveillance des dépenses pour le Régime de pension de retraite de la fonction publique.

Mandat des organismes centraux

En plus des services communs offerts aux autres ministères et organismes gouvernementaux, le Secrétariat fournit également des renseignements et une orientation en sa qualité d’organisme central, énoncés ci-dessous :

  • Le Secrétariat fournit à tous les ministères et les organismes des pourcentages déterminés sur la base du passif actuariel lié aux indemnités de départ pour l’ensemble de l’effectif de la fonction publique fédérale. Les ministères et les organismes peuvent utiliser ces pourcentages pour calculer leur passif des indemnités de départ aux fins de leurs états financiers ministériels.
  • Le Secrétariat fournit à tous les ministères et les organismes un montant en pourcentage qui leur permet de calculer le montant annuel en dollars pour les services qu’ils reçoivent sans frais pour les régimes d’assurance de la fonction publique dont le financement est assumé par l’administration centrale.
  • Le Secrétariat fournit aux ministères et aux organismes des renseignements précis sur le calcul requis pour déterminer la part de l’employeur à l’égard des régimes d’avantages sociaux des employés prévus par la loi. Ces régimes comprennent les coûts imputables au gouvernement pour les cotisations de l’employeur à l’égard des comptes de pension de retraite de la fonction publique, de prestations de décès, d’assurance-emploi et du Régime de pensions du Canada / Régime de rentes du Québec (RPC/RRQ).

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