Sommaire de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) pour le programme de perfectionnement en leadership Mosaïque

Introduction

Le programme de perfectionnement en leadership Mosaïque (ci-après appelé le programme Mosaïque) a débuté comme un programme d’une durée de 12 mois destiné aux fonctionnaires EX‑01 appartenant à des groupes en quête d’équité. La durée du programme a été portée à 15 mois, compte tenu des commentaires formulés par la première cohorte de personnes ayant participé au programme. Le programme Mosaïque est conçu pour permettre aux personnes participantes de devenir éventuellement des cadres possédant les connaissances, les aptitudes, les capacités et les compétences nécessaires pour occuper un poste de direction dans la fonction publique.

L’objectif ultime du programme Mosaïque est d’accroître la représentation des Autochtones, des minorités visibles, des personnes en situation de handicap, des femmes et des membres des communautés 2ELGBTQIA+ dans les postes de direction. À l’issue du programme Mosaïque, les personnes participantes seront formellement évaluées pour permettre de déterminer si elles satisfont aux qualifications d’un poste EX‑01.

Pourquoi une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée était-elle nécessaire?

En ce qui concerne la mise en œuvre du programme, le programme Mosaïque a conclu des accords avec la Commission de la fonction publique (CFP) pour fournir des outils d’évaluation et avec l’Ivey Academy (un établissement d’enseignement à but non lucratif basé à London, en Ontario) pour donner un cours de perfectionnement en leadership personnalisé aux participants et participantes. L’Ivey Academy fait appel à un fournisseur de services tiers, SIGMA Assessments Inc., pour administrer l’outil Évaluation intuitive du caractère des leaders (Leadership Character Insight Assessment), qui vise à mesurer le caractère de chef et à fournir aux leaders et aux leaders en devenir des informations pratiques pour le perfectionnement en leadership.

Les types de données collectées pour le programme Mosaïque comprennent l’auto-identification volontaire qui permet aux candidats et candidates d’indiquer leur appartenance à un ou plusieurs groupes en quête d’équité, une évaluation initiale des compétences clés en matière de leadership ainsi que les résultats de l’évaluation finale.

Objectifs de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

L’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) vise à évaluer les risques liés à la collecte, à la création et à l’utilisation de renseignements personnels dans le cadre du programme Mosaïque. Le programme n’en étant qu’à sa deuxième année d’existence, l’accent est mis particulièrement sur la détermination des possibilités d’amélioration afin que les recommandations puissent être intégrées aux pratiques du programme au moment de la réception des renseignements personnels des personnes participantes pour les futures cohortes. La portée de l’EFVP couvre les renseignements personnels concernant le programme Mosaïque, y compris la collecte et l’utilisation de renseignements personnels au moyen du formulaire de profil personnel du candidat ou de la candidate.

Résumé des risques de l’EFVP

Risques cernés lors de l’EFVP :

1. Un examen du contrat conclu entre le Centre sur la diversité et l’inclusion (CDI) et l’Ivey Academy a permis de déterminer qu’il n’existe aucune clause relative à la protection de la vie privée qui obligerait l’Ivey Academy à limiter la collecte, l’utilisation et la conservation des renseignements personnels des personnes qui participent au programme Mosaïque aux fins décrites dans le contrat et conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.
2. Aucune mention n’indiquait que le formulaire de profil personnel du candidat ou de la candidate devait être considéré comme un document « Protégé B une fois rempli ».
3. Un examen des ententes de services entre la CFP et le CDI a permis de déterminer qu’il manquait la majorité des clauses relatives à la protection des renseignements personnels qui devraient figurer dans les ententes sur l’échange d’information entre les ministères fédéraux.
4. Des mesures doivent être prises pour garantir que les responsables et les fonctionnaires ayant accès aux renseignements personnels collectés et conservés dans le dossier SharePoint du programme Mosaïque sont au courant des politiques, des procédures et des responsabilités légales en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
5. Les candidates et candidats ne sont pas informés, au moment de la collecte de leurs renseignements personnels, qu’en participant au programme, une copie de la Fiche des réalisations des personnes participantes sera conservée par le programme Mosaïque et le ministère ou l’organisme des personnes participantes, respectivement. Les personnes candidates ne savent pas non plus que leur participation au programme se traduira par la communication de leurs renseignements personnels à la CFP et à l’Ivey Academy.
6. Le programme Mosaïque étant relativement nouveau, il s’appuie sur des processus manuels pour recevoir, gérer et transférer les renseignements personnels. Ces processus ne sont pas soutenus par des guides et des manuels sur les procédures.
7. Ce nouveau programme, qui comporte un cycle annuel de personnes candidates et participantes, devrait inciter la direction à examiner les processus, les procédures et les pratiques en place et à apporter les rajustements nécessaires.
8. Un examen des rapports d’évaluation et des documents de travail élaborés par la CFP n’a révélé aucune preuve d’un énoncé de confidentialité qui satisferait aux exigences de l’article 6.2.9 de la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée.
9. Les 2 fichiers de renseignements personnels ordinaires mentionnés dans l’énoncé de confidentialité du formulaire de profil personnel des candidats et candidates comportent 2 autorisations de report de la collecte et ne précisent pas la période de conservation des renseignements personnels collectés dans le cadre du programme Mosaïque.
10. L’Ivey Academy a ajouté un énoncé d’avis de confidentialité pour indiquer les renseignements qui seront communiqués à SIGMA Assessment Systems Inc., un fournisseur de services tiers, pour l’Évaluation intuitive du caractère des leaders.

Plan d’action

1. Le contrat entre le CDI et l’Ivey Academy sera mis à jour pour la prochaine cohorte afin de veiller à ce que les clauses relatives à la protection des renseignements personnels qui limitent la collecte, l’utilisation et la conservation des renseignements personnels des personnes participantes au programme Mosaïque soient conformes aux objectifs énoncés dans le contrat et à la Loi sur la protection des renseignements personnels.
2. Le formulaire de profil des candidats et candidates a été mis à jour pour la cohorte 2 afin d’y ajouter la mention appropriée, soit « Protégé B une fois rempli ».
3. La prochaine entente de services avec la Commission de la fonction publique (CFP) sera mise à jour afin d’inclure les clauses de protection des renseignements personnels nécessaires. L’entente de services actuelle comprend ce qui suit :
   1. Personnes-ressources désignées en cas d’atteinte à la vie privée
   2. Procédures de notification en cas d’atteintes à la sécurité et d’incidents
   3. Procédures de gestion des risques, en veillant à ce que la CFP et le CDI (BDPRH) s’engagent à mettre en place, en collaboration avec Services partagés Canada (SPC), des systèmes qui préviendront et détecteront l’accès non autorisé aux données recueillies, traitées et échangées entre la CFP et le CDI (BDPRH), et y réagiront.
4. Le ou la gestionnaire et les responsables du programme Mosaïque qui ont accès aux dossiers contenant des renseignements personnels ont suivi une formation sur la Loi sur la protection des renseignements personnels, et les politiques, les procédures et les responsabilités légales en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels seront examinés régulièrement (c’est-à-dire au début de chaque cohorte et lorsque de nouvelles personnes sont intégrées à l’équipe).
5. Un énoncé de confidentialité a été ajouté à la Fiche des réalisations des personnes participantes (FRPP), informant les candidats et candidates qu’une copie de la FRPP sera conservée par le programme Mosaïque et le ministère ou l’organisme des personnes participantes, respectivement. La cohorte 2 a été informée, au moyen d’une version mise à jour de l’énoncé de confidentialité du formulaire de profil du candidat ou de la candidate, que la participation au programme se traduira par la communication des renseignements personnels à la CFP et au fournisseur d’apprentissage tiers.
6. Des guides et des manuels de procédures seront créés pour la prochaine cohorte du programme Mosaïque et un moyen électronique d’échanger de l’information sera exploré avec SPC et les TI pour trouver des solutions possibles.
7. La direction s’engage à examiner les processus, les procédures et les pratiques en place et à apporter les rajustements nécessaires avant le lancement des cohortes subséquentes.
8. Les rapports d’évaluation de la CFP ne sont plus transmis au CDI. Il incombe maintenant au CDI de mettre à jour le classeur des FRPP. Un énoncé de confidentialité a été inclus dans la version mise à jour pour la cohorte 2 afin de satisfaire aux exigences de l’article 6.2.9 de la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée.
9. Un nouveau fichier de renseignements personnels a été créé pour le programme de perfectionnement en leadership Mosaïque et l’énoncé de confidentialité du formulaire de profil du candidat ou de la candidate sera mis à jour une fois les numéros de référence reçus.
10. L’énoncé de confidentialité du formulaire de profil des candidats et candidates sera mis à jour afin d’indiquer les renseignements qui seront communiqués à SIGMA Assessment Systems Inc., un fournisseur de services tiers, pour l’Évaluation intuitive du caractère des leaders. À noter que cela pourrait changer selon le fournisseur de services d’apprentissage pour les cohortes futures.