Résumé de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée liés à l’utilisation de l’intelligence artificielle pour automatiser l’évaluation des candidatures lors de la phase d’évaluation du processus de dotation

Introduction

La Division des ressources humaines (DRH) du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) a fait l’acquisition d’une plateforme tierce auprès de Knockri, une société de logiciels spécialisée dans les évaluations d’entretiens d’embauche fondées sur l’intelligence artificielle (IA). Dans le cadre d’un projet pilote, la DRH se servira de cette plateforme pour évaluer l’étape des entrevues d’un processus de dotation en cours pour les groupes Services administratifs (AS) et Direction (EX).

La société Knockri propose une plateforme d’évaluation des compétences fondée sur l’IA pour aider les employeurs à prendre des décisions d’embauche éclairées en évaluant les aptitudes et les compétences professionnelles des candidats lors d’une entrevue audio. La plateforme utilise le traitement automatique du langage naturel (TALN) et des algorithmes d’apprentissage machine pour analyser les réponses des candidats à des questions d’entrevues vidéos ou écrites. La plateforme tient compte de différents facteurs, tels que les compétences linguistiques, les aptitudes à communiquer, les capacités cognitives et les traits de personnalité, et transmet des données aux employeurs sur les candidats qui conviennent à un poste particulier.

Pourquoi l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée était-elle nécessaire et quelle est sa portée?

Knockri est une plateforme qui :

• facilite les entrevues asynchrones audio et vidéo;
• évalue les candidatures en fonction de critères de mérite définis par le gestionnaire d’embauche;
• fournit des rapports détaillés sur la rétroaction des candidats pour une prise de décision éclairée;
• simplifie le processus afin de gagner du temps et de réduire les coûts.

En ayant recours à l’IA et à l’automatisation, la plateforme de Knockri vise à réduire les préjugés dans le processus d’embauche et à améliorer son rendement global, notamment en aidant les employeurs à choisir plus efficacement les candidats les plus qualifiés. La plateforme fournit des informations et des analyses fondées sur des données afin d’aider les organisations à prendre des décisions objectives et éclairées dans le cadre de leurs processus de recrutement et de dotation.

L’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) a examiné les incidences sur la vie privée que pourraient avoir les renseignements personnels recueillis, conservés, utilisés et communiqués par le SCT au moyen de la plateforme tierce de Knockri lors des entrevues.

L’utilisation de la plateforme pour évaluer des candidats et les risques d’atteinte à la vie privée qui en découlent entrent dans le champ d’application de l’EFVP. Même si on mentionne le processus de dotation global dans l’EFVP à des fins contextuelles, l’ensemble du processus de dotation n’est pas visé par l’EFVP.

Afin de comprendre le rôle de la plateforme de Knockri dans le processus de dotation, cette EFVP visait principalement à examiner la plateforme et à évaluer en profondeur chaque étape du processus de dotation où la plateforme a été utilisée. Ultimement, une EFVP aide les responsables des RH à évaluer les risques, à faire preuve de diligence raisonnable et à se conformer aux exigences des lois et des politiques.

Résumé des risques et stratégies d’atténuation de l’EFVP

En se fondant sur les informations disponibles, l’EFVP a permis de répertorier neuf risques d’atteinte à la vie privée liés à la collecte, à l’utilisation, à la communication et à la conservation des renseignements personnels :

1. Absence de mécanismes de recours : en cas d’atteinte à la vie privée ou de résultats discriminatoires, les candidats pourraient avoir peu de recours ou de possibilités de réparation, ce qui entraînerait de la frustration et de la méfiance à l’égard du processus d’embauche.
2. Sécurité des données en transit : si l’état du chiffrement employé lors du transit des données est inconnu (entre la plateforme de Knockri et le SCT), les renseignements personnels pourraient être transmis ou conservés sans être chiffrés, ce qui les rendraient vulnérables.
3. Évaluations inexactes : il est possible que le processus d’évaluation de la plateforme n’évalue pas adéquatement les compétences et les qualifications des candidats, ce qui donnerait lieu à des résultats non équitables et des atteintes potentielles à la vie privée.
4. Contrôle limité des données : les candidats pourraient avoir un contrôle limité sur l’utilisation et la communication de leurs données personnelles une fois qu’elles sont soumises à la plateforme de Knockri, ce qui soulèverait des questions sur le consentement et le droit à la vie privée.
5. Préjugés dans les algorithmes : il se peut que les algorithmes qu’utilise la plateforme pour évaluer les candidats comportent des préjugés, ce qui discriminerait injustement certains candidats sur la base de facteurs tels que le handicap et les différences culturelles.
6. Manque de transparence : les critères utilisés par la plateforme de Knockri pour évaluer les candidatures pourraient ne pas être totalement transparents, de sorte qu’il serait difficile pour les candidats de comprendre pourquoi ils n’ont pas été sélectionnés ou de contester la décision.
7. Sécurité des données : la plateforme recueille et stocke des renseignements personnels sensibles qui pourraient être vulnérables aux atteintes à la vie privée si des mesures de sécurité adéquates n’étaient pas mises en place.
8. Conformité réglementaire : l’utilisation de la plateforme de Knockri dans la fonction publique fédérale doit être conforme aux lois et aux règlements relatifs à la protection de la vie privée, tels que la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Loi sur l’équité en matière d’emploi et la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, ce qui nécessite une surveillance et une gestion rigoureuses des risques d’atteintes à la vie privée.
9. Conservation des renseignements personnels : la plateforme peut conserver les données personnelles des candidats au-delà de la période nécessaire, ce qui entraînerait une exposition prolongée des renseignements sensibles et augmenterait le risque d’accès non autorisé ou d’utilisation abusive.

Les responsables du programme ont déployé plusieurs mesures de sécurité et de protection de la vie privée afin de protéger les renseignements personnels tout au long du cycle de vie de l’activité. Voici quelques exemples de ces mesures de protection :

1. Des protocoles relatifs à la protection des renseignements personnels ont été mis en œuvre à la suite de consultations avec les Services juridiques du SCT et des agents de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels pour obtenir des directives et des conseils.
2. Des protocoles et des procédures internes bien définis et documentés concernant les atteintes à la vie privée ont été établis au sein du SCT.
3. Les résultats des évaluations fondées sur l’IA obtenus par la plateforme de Knockri font l’objet d’audits ou sont examinés par les conseillers en RH afin de garantir la qualité et l’équité du processus d’évaluation.
4. Des mesures de protection limitant la capacité de la plateforme d’accéder aux renseignements personnels et de les communiquer par des moyens administratifs (protocoles de projet), techniques (rôles d’accès) et physiques (cote de sécurité appropriée) ont été instaurées.
5. Les renseignements personnels sont transmis de façon sécurisée entre le SCT et la plateforme en employant notamment le chiffrement, des mots de passe et d’autres mesures de sécurité nécessaires.
6. Les candidats reçoivent de l’information sur le respect des modalités, le consentement éclairé et les énoncés de confidentialité pour bien comprendre les différentes étapes du processus d’évaluation.
7. Des séances d’information dans les deux langues officielles sont offertes à tous les candidats avant l’évaluation. Ainsi, ils ont accès à une vue d’ensemble complète du processus d’évaluation et de l’assistance technique et peuvent également y trouver réponse à leurs questions.
8. Les utilisateurs de la plateforme peuvent communiquer 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 avec l’équipe d’assistance de Knockri s’ils ont des problèmes techniques et des questions liées à l’évaluation avant, pendant et après les évaluations.
9. Une trousse complète d’invitations par courrier électronique a été créée et elle comprend :
   • un énoncé de confidentialité détaillé;
   • des informations sur le fonctionnement de la plateforme de Knockri;
   • une page de foire aux questions destinée aux candidats;
   • les coordonnées de l’assistance technique.
10. On a limité le nombre de gestionnaires d’embauche compétents disposant d’un accès aux renseignements personnels recueillis dans le cadre de chaque concours.

Les responsables de la DRH du SCT continuent de gérer adéquatement les incidences potentielles sur la vie privée des personnes au moyen de mesures juridiques, politiques et techniques axées sur la protection des renseignements personnels. On s’attend à ce que les recommandations et les mesures prises pour atténuer les risques dont fait état l’EFVP permettent de maintenir les risques d’atteinte à la vie privée à un niveau faible (ou acceptable).