Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant les contrôles internes en matière de rapports financiers - Rapport ministériel sur le rendement de 2013-2014 - Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant les contrôles internes en matière de rapports financiers

Table des matières

  1. Introduction
  2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers
  3. Résultats de l’évaluation au cours de l’exercice 2013-2014
  4. Plan d’action ministériel

1. Introduction

Ce document présente un résumé des mesures prises par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (le Secrétariat) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), qui comprend des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats de l’évaluation et les plans d’action connexes.

Le Rapport sur les plans et les priorités et le Rapport ministériel sur le rendement fournissent des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les programmes du Secrétariat.

2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers

2.1 Gestion du contrôle interne

Le Secrétariat est doté d’une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d’évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Cette structure, est formalisée dans le Cadre de gestion financière et de contrôle interne (CGFCI) du ministère, qui est approuvée par la Secrétaire. Elle comprend ce qui suit :

  • Des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne, y compris des rôles et responsabilités clairs pour les employés dans leurs secteurs de responsabilité en matière de gestion du contrôle;
  • Un Bureau des valeurs et de l’éthique, qui offre des programmes de formation et de sensibilisation;
  • Des activités de communication courantes et de formation sur les exigences législatives, les politiques et les procédures de saine gestion financière et de contrôle;
  • Un groupe relevant de la dirigeante principale des finances (DPF) chargé de la surveillance du CIRF, dont l’objectif principal consiste à conserver et tenir à jour la documentation relative au contrôle interne, mener des évaluations pour appuyer la gestion et surveiller le système de CIRF; et
  • Des moyens de surveillance et des mises à jour régulières sur la gestion du contrôle interne, en plus de rapports sur les résultats d’évaluation et du plan d’action à l’intention de la Secrétaire, de la haute gestion et du Comité de vérification du gouvernement du Canada (CVGC) du Secrétariat.

Le CVGC est un comité consultatif indépendant et objectif du Secrétariat. Il a pour fonction de conseiller la Secrétaire sur les systèmes de contrôle interne du Secrétariat, les rapports financiers et les divulgations de renseignements financiers. Il émet également des opinions, au besoin, sur les plans d’évaluation axée sur les risques et les résultats connexes ayant trait à l’efficacité du système ministériel de CIRF.

Le CVGC réunit la Secrétaire et trois membres qui ne font pas partie de la fonction publique. Ces membres de l’extérieur sont nommés par le Conseil du Trésor et un des membres de l’extérieur préside le comité. La dirigeante principale des finances et le dirigeant principal de la vérification du Secrétariat participent à toutes les réunions du CVGC. Les membres du CVGC se réunissent au moins quatre fois l’an et peuvent convoquer des réunions supplémentaires si la situation l’exige.

2.2 Ententes de services afférentes aux états financiers

2.2.1 Recours du Secrétariat à des organismes du gouvernement fédéral

En tant que ministère, le Secrétariat a recours à d’autres organismes pour le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers. Il existe deux types d'ententes de services : les ententes courantes, qui sont utilisées par la plupart des ministères, et les ententes particulières, qui sont réservées au Secrétariat.

Ententes courantes:

  • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) administre de façon centralisée le versement des salaires et des avantages sociaux ainsi que l’acquisition des biens et services, conformément aux pouvoirs qui lui sont délégués, en plus d’offrir des services de gestion des locaux;
  • En tant qu’organisme central du gouvernement, le Secrétariat fournit les renseignements nécessaires pour calculer les différentes charges à payer et provisions, notamment la charge accumulée liée aux indemnités de départ;
  • Le ministère de la Justice fournit les services juridiques; et
  • Services partagés Canada fournit des services d’infrastructure de technologie de l’information (TI) au Secrétariat dans les domaines des centres de données et des services des réseaux.

Ententes particulières:

  • TPSGC s’occupe de l’administration quotidienne du Régime de pension de retraite de la fonction publique (RPRFP);
  • Tous les trois ans, le Bureau de l’actuaire en chef, qui relève du Bureau du surintendant des institutions financières Canada, prépare une évaluation actuarielle du RPRFP;
  • TPSGC s’occupe de l’administration quotidienne de certaines dépenses centrales, par exemple les cotisations de l’employeur au titre du Régime de pensions du Canada/Régime de rentes du Québec (RPC/RRQ), les cotisations d’assurance-emploi et les cotisations sociales provinciales. Ces types de dépenses sont consignés dans les états financiers du Secrétariat en tant que fonds pangouvernementaux et reflètent le rôle du Conseil du Trésor à titre d’employeur de la fonction publique.
2.2.2 Recours du Secrétariat à des fournisseurs de services non gouvernementaux

Le Secrétariat se fonde sur les contrôles internes effectués par un certain nombre de compagnies d’assurances offrant des services précis, par exemple, l’administration de régimes de soins médicaux et dentaires, et les services d’assurances.

2.2.3 Services offerts par le Secrétariat à d’autres ministères

Divers ministères gouvernementaux dépendent du Secrétariat pour le traitement de certaines opérations ou la fourniture d’information ayant une incidence sur leurs états financiers.

Ententes courantes:

  • Le Secrétariat fournit à tous les ministères des pourcentages déterminés sur la base du passif actuariel lié aux indemnités de départ pour l'ensemble de la fonction publique. Les ministères  utilisent ces ratios pour calculer le passif des indemnités de départ aux fins de leurs états financiers ministériels.
  • Le Secrétariat accorde à tous les ministères un montant en pourcentage qui leur permet de calculer un montant annuel en dollars pour les services qu’ils reçoivent sans frais pour les régimes d’assurance de la fonction publique dont le financement est centralisé; et
  • Le Secrétariat fournit à tous les ministères des renseignements précis sur les calculs requis pour déterminer la part de l’employeur dans les régimes d’avantages sociaux des employés. Ces régimes comprennent les coûts imputables au gouvernement pour les cotisations et les paiements de l’employeur à l’égard du Régime de pension de retraite de la fonction publique, du RPC/RRQ, du compte de prestations de décès et du compte d’assurance-emploi.

Ententes particulières:

  • Le Secrétariat fournit des services de gestion à plusieurs ministères, y compris le ministère des Finances Canada, le Bureau du Conseil privé, l’École de la fonction publique du Canada, l’Office des transports du Canada et la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada.

3. Résultats de l’évaluation au cours de l’exercice 2013-2014

Les contrôles des cycles opérationnels au Secrétariat se classent dans deux catégories : ceux qui concernent le Secrétariat dans son rôle de gestionnaire des fonds pangouvernementaux et des paiements en tant qu'employeur de la fonction publique, et ceux qui concernent le Secrétariat en tant que ministère.

En 2013-2014, l’Unité des contrôles internes, avec l’aide d’Ernst & Young, a terminé les  tests d’efficacité de la conception des régimes d’avantages sociaux restants, conformément au plan d’action présenté en 2012-2013 dans l’Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant les contrôles internes en matière de rapports financiers. Le Secrétariat a en plus investi des efforts pour terminer les tests d’efficacité opérationnelle visant les contrôles au niveau de l’entité, les contrôles généraux de TI et la plupart des processus d’affaires qui appuient le Secrétariat dans ses deux rôles.

3.1 Tests d’efficacité de la conception des contrôles clés

À titre de gestionnaire des fonds pangouvernementaux et des paiements en tant qu’employeur de la fonction publique, le Secrétariat a mené des tests d’efficacité de la conception de tous les secteurs de contrôle clés restants, comme prévu. Les tests d’efficacité de la conception portaient, en particulier sur les processus d’affaires suivants :

  • Régime de services dentaires pour les pensionnés (RSDP);
  • Régime d’assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique (RACGFP);
  • Régime d’assurance-revenu militaire (RARM).

Ce faisant, le Secrétariat a cerné les correctifs suivant qui doivent être apportés:

  • Améliorer les processus internes d’examen et d’approbation et formaliser la documentation des processus;
  • Améliorer les contrôles de vérification financière des montants imputés aux fins des règlements interministériels.

Un plan d’action de la direction est en voie d’élaboration en vue de donner suite aux observations formulées dans le cadre des tests d’efficacité de la conception.

3.2 Tests d’efficacité opérationnelle des contrôles clés

3.2.1 Contrôles au niveau de l’entité

L’Unité des contrôles internes a terminé les tests d’efficacité opérationnelle des contrôles au niveau de l’entité. Les contrôles clés testés portaient sur l’environnement de contrôle du Secrétariat, l’évaluation des risques, l’information et les communications et les contrôles de la surveillance. Aucune lacune n’a été décelée.

Le Bureau de la vérification interne et de l’évaluation (BVIE) évalue l’efficacité et l’efficience du système de contrôle interne du Secrétariat en procédant  à des vérifications et des examens périodiques des différents secteurs d’activités du Secrétariat. Lorsque les activités du BVIE et de l’Unité des contrôles internes sont complémentaires, les deux groupes travaillent ensemble à harmoniser ces activités afin de maximiser les résultats.

En 2013-2014, le BVIE a terminé l’audit de la planification des ressources humaines en matière de recrutement et de dotation. Cet audit, qui évaluait le caractère adéquat de la gestion de la planification des ressources humaines au Secrétariat, était directement lié aux contrôles exercés au niveau de l’entité. L’audit n’a fait ressortir aucune lacune majeure.

3.2.2 Contrôles généraux liés à la technologie de l’information

Le Secrétariat a terminé les tests d’efficacité opérationnelle des contrôles généraux de TI visant le système financier SAP qui ont une incidence sur ses états financiers. Les tests portaient sur les opérations des systèmes d’information, la sécurité de l’information, la sauvegarde et la récupération ainsi que la gestion du changement au niveau des mises à jour des systèmes. La majorité des  contrôles clés testés ont fonctionné comme prévu. Cependant, le Secrétariat a jugé nécessaire d’améliorer davantage les contrôles de la sécurité de l’information. La majorité des correctifs ont été mis en œuvre au cours de 2013-2014.  

3.2.3 Contrôles au niveau des processus opérationnels

À titre de gestionnaire des fonds pangouvernementaux et des paiements en tant qu’employeur de la fonction publique, le Secrétariat a terminé, à toutes fins pratiques, les tests d’efficacité opérationnelle des secteurs de contrôles clés de ses régimes de pensions et d’avantages sociaux, avec l’aide d’Ernst & Young. Ces régimes représentent 6,4 milliards de dollars des 6,6 milliards de dollars en dépenses brutes déclarées en 2013-2014 (97 % environ).

Les tests portaient sur les régimes suivants:

  • Régime de pension de retraite de la fonction publique (RPRFP)
  • Régime d’assurance-invalidité (RAI)
  • Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP)
  • Régime de soins dentaires de la fonction publique (RSDFP)
  • Régime de services dentaires pour les pensionnés (RSDP)
  • Régime d’assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique (RACGFP)

On a décidé d’apporter les correctifs suivants pour lesquels un plan d’action de la direction est en voie d’élaboration:

  • Accroître la cohérence des éléments probants relatifs aux contrôles de vérification financière;
  • Examiner le processus d’approbation et la fréquence du renversement des comptes à payer en fin d’exercice.

À titre de ministère, le Secrétariat a terminé les tests d’efficacité opérationnelle  de la plupart de ses processus d’affaires, y compris les dépenses d’accueil, les recettes et comptes débiteurs, les rapports financiers et le cycle de clôture. Aucune lacune n’a été décelée dans le cas des dépenses d’accueil et les rapports financiers et le cycle de clôture. Cependant, le Secrétariat a jugé nécessaire de renforcer le processus de vérification financière des recettes et des comptes débiteurs.

En 2013-2014, le BVIE terminait l’audit des processus de réaménagement des effectifs du Secrétariat prévu dans le budget de 2012.  Cet audit, qui visait à évaluer le caractère adéquat et l’efficacité de la gestion des processus de réaménagement des effectifs et leur conformité aux lois, aux politiques, aux directives et aux conventions collectives applicables, était directement lié aux tests d’efficacité opérationnelle pour les charges de fonctionnement. L’audit a permis de conclure que le cadre de contrôle de gestion du Secrétariat appliqué au processus de réaménagement des effectifs prévu dans le budget de 2012 était adéquat et efficace, et que  les processus internes du Secrétariat étaient conformes aux pouvoirs/crédits applicables.

Le Secrétariat a reporté en 2015-2016 les tests d’efficacité opérationnelle sur la paie et les avantages sociaux, en raison de la centralisation des services de paie à TPSGC. Le Secrétariat prévoit terminer le transfert de la gestion de la paie et des dossiers sur la paie d’ici à mars 2015. Le Secrétariat continuera d’assumer certaines responsabilités liées aux services de gestion de la paie, après la fin du transfert des comptes de la paie à TPSGC.

Le Secrétariat a également reporté les tests d’efficacité opérationnelle des frais de déplacement en 2015-2016, en raison de la mise en œuvre du système de Services de voyage partagés en avril 2014.

3.3 Surveillance continue des contrôles clés

L’activité de surveillance continue qui porte sur la sécurité de l’information du système financier SAP et, en particulier, sur le contrôle de l’accès des utilisateurs et la séparation des tâches est en place depuis 2010-2011. Les correctifs amorcés l’an dernier ont été entièrement terminés en 2013-2014.

En plus, le Bureau des programmes en charge du Système intégré des finances et du matériel (SIFM) a effectué un examen externe portant sur les mécanismes de sécurité et d’autorisation dans l’environnement de production de SAP en 2012-2013. Cet examen portait sur la sécurité et l’autorisation du système financier SAP ainsi que sur l’authentification, l’administration de la sécurité et les protocoles de contrôle.

L’examen a conclu que les contrôles évalués étaient adéquats. Il a permis de déterminer qu’il était possible d’améliorer davantage les contrôles liés à la séparation des tâches associées au cycle de l'approvisionnement au paiement et à l’accès des utilisateurs à la configuration fonctionnelle et aux tableaux. Les correctifs amorcés l’an dernier sont presque terminés. Pour l’avenir, le Secrétariat compte demander la tenue d’un examen externe triennal par le Bureau des programmes en charge du SIFM.

4. Plan d’action ministériel

4.1 Progrès réalisé au cours de l’exercice 2013-2014

Le Secrétariat a fait beaucoup de progrès en vue de terminer ses évaluations conformément aux plans approuvés. Le Tableau 1 donne un aperçu du progrès. 

Tableau 1. Aperçu du progrès en 2013-2014
Élément du plan d’action de l’exercice précédent État
(1) Des discussions sont en cours pour transférer le programme du RARM à la Défense nationale d’ici l’exercice 2015-2016.
Le Secrétariat en tant que ministère
Contrôles au niveau de l’entité – Tests d’efficacité opérationnelle et correctifs Terminé. Aucun correctif requis.
Contrôles généraux de TI – Tests d’efficacité opérationnelle et correctifs; suivi sur le plan d’action résultant d’activités de surveillance continue spécifiques Terminé au niveau du système financier SAP. Correctifs terminés dans une large mesure. De plus, les correctifs suite aux  activités de surveillance continue spécifiques ont été en grande partie mis en oeuvre (voir le paragraphe 3.3 de ce document).  
Paie et avantages sociaux – Tests d’efficacité opérationnelle et correctifs Reporté à 2015-2016 en raison de la centralisation des services de paie à TPSGC.
Charges de fonctionnement et comptes créditeurs – Tests d’efficacité opérationnelle et correctifs Terminé pour les processus des charges de fonctionnement et des comptes créditeurs. On a déterminé que les frais d’accueil et de déplacement étaient des sous-procédés qui devaient être évalués séparément en 2013-2014. Les tests d’efficacité opérationnelle dans le cas des frais d’accueil sont terminés. Aucun correctif requis. Les tests d’efficacité opérationnelle pour les frais de déplacement ont été reportés en 2015-2016, en raison de la mise en œuvre du nouveau  système des Services de voyage partagés.
Rapports financiers et cycle de clôture – Tests d’efficacité opérationnelle et correctifs Terminés. Aucun correctif requis.
Recettes et comptes créditeurs– Tests d’efficacité opérationnelle et correctifs Tests terminés. Correctifs en cours.
Le Secrétariat à titre de gestionnaire des fonds pangouvernementaux et des paiements en tant qu’employeur de la fonction publique
Régime de pension de retraite de la fonction publique (RPRFP) – Tests d’efficacité opérationnelle et correctifs Tests terminés. Un plan d’action de la direction est en voie d’élaboration.
Régime d’assurance-invalidité (RAI) – Tests d’efficacité opérationnelle et correctifs Tests terminés. Un plan d’action de la direction est en voie d’élaboration.
Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP) – Tests d’efficacité opérationnelle et correctifs

Tests terminés. Un plan d’action de la direction est en voie d’élaboration.

Le reste des déficiences conceptuelles observées en 2012-2013 sont en cours de correction.

Régime de soins dentaires de la fonction publique (RSDFP) – Tests d’efficacité opérationnelle et correctifs

Tests terminés. Un plan d’action de la direction est en voie d’élaboration.

Le reste des déficiences conceptuelles observées en 2012-2013 sont en cours de correction.

Cotisations sociales provinciales – Correctifs résultant de l’évaluation de l’année précédente Correctifs découlant de l’audit interne des règlements interministériels de l’année précédente en cours. 
Cotisations d’assurance-emploi (AE) – Correctifs résultant de l’évaluation de l’année précédente Correctifs découlant de l’audit interne des règlements interministériels de l’année précédente en cours.
Cotisations au Régime de pensions du Canada/Régime de rentes du Québec (RPC/RRQ) – Correctifs résultant de l’évaluation de l’année précédente Correctifs découlant de l’audit interne des règlements interministériels de l’année précédente en cours.
Régime de services dentaires pour les pensionnés (RSDP) – Tests d’efficacité de la conception et opérationnelle et correction des déficiences Tests terminés. Un plan d’action de la direction est en voie d’élaboration.
Régime d’assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique (RACGFP) – Tests d’efficacité de la conception et opérationnelle et correction des déficiences Tests terminés. Un plan d’action de la direction est en voie d’élaboration.
Régime d’assurance-revenu militaire (RARM)(1)– Tests d’efficacité de la conception et correction des déficiences Tests terminés. Un plan d’action de la direction est en voie d’élaboration.
Cotisations aux régimes provinciaux d’assurance-maladie – Correctifs résultant de l’évaluation de l’année précédente Correctifs découlant de l’audit interne des règlements interministériels de l’année précédente en cours.
Régime québécois d’assurance parentale – Correctifs résultant de l’évaluation de l’année précédente Correctifs découlant de l’audit interne des règlements interministériels de l’année précédente en cours.
Régime de prestations supplémentaires de décès – Correctifs résultant de l’évaluation de l’année précédente Correctifs découlant de l’audit interne des règlements interministériels de l’année précédente en cours.

4.2 État et plan d’action pour le prochain exercice et les exercices subséquents

Le Secrétariat a investi beaucoup d’efforts pour atteindre son objectif, qui consiste à terminer les tests d’efficacité de la conception et les tests d’efficacité opérationnelle dans tous les secteurs de contrôle y compris les contrôles au niveau de l’entité, les contrôles généraux de TI et les contrôles au niveau des processus.

Grâce aux progrès réalisés à ce jour, le Secrétariat sera en mesure de terminer en grande partie les tests d’efficacité de la conception et les tests d’efficacité opérationnelle de ses systèmes de CIRF en 2014-2015. Par la suite, le Secrétariat appliquera son plan cyclique de surveillance continue afin de réévaluer le rendement des contrôles en fonction de risque dans tous les secteurs. L’état et le plan d’action pour l’achèvement des secteurs de contrôle choisis pour le prochain exercice et les exercices subséquents figurent au Tableau 2.

Tableau 2. État et plan d’action pour l’avenir
Secteurs de contrôles clés Éléments de l’évaluation
Efficacité de la conception – Étape (1) Étape de l’efficacité opérationnelle Surveillance continue cyclique
Tests (1) Correctifs (2)

(1) « Terminé » indique que le processus et les contrôles ont fait l’objet d’une évaluation  détaillée sur l’efficacité de la conception ou sur l’efficacité opérationnelle.

(2) Les correctifs requis ont été identifiés par suite de l’étape d’évaluation.

(3) Les correctifs requis pour faire suite au petit nombre d’observations restantes seront apportés en 2014-2015.

(4) Des discussions sont en cours pour transférer le programme du RARM à la Défense nationale d’ici l’exercice 2015-2016. Si le transfert a lieu, le RARM sera retiré.

(5) L’année précise de la surveillance continue sera déterminée en fonction de facteurs comme les résultats des tests d’efficacité opérationnelle, les évaluations et audits menés séparément, le classement du risque et la capacité. Le plan cyclique de surveillance continue s’appliquera suivant un cycle de cinq ans et des tests plus fréquents seront menés au niveau des secteurs à risque élevé.

(6) L’activité de surveillance continue qui porte sur la sécurité de l’information du système financier SAP et, en particulier, sur le contrôle de l’accès des utilisateurs et la répartition des tâches est en place depuis 2010-2011.

Le Secrétariat en tant que ministère
Contrôles au niveau de l’entité Terminé Terminé S.O. Exercices futurs (5)
Contrôles généraux de TI gérés par le ministère Terminé Terminé 2014-2015 2016-2017 (6)
Paie et avantages sociaux Terminé 2015-2016 Selon les résultats des tests Exercices futurs (5)
Charges de fonctionnement/créditeurs Terminé Tests terminés pour le processus des charges de fonctionne-ment. Le sous-processus des frais de déplacement sera terminé en 2015-2016. Selon les résultats des tests  au niveau du sous-processus des frais de déplacement  2016-2017
Rapports financiers et cycle de clôture Terminé Terminé S.O. 2017-2018
Revenus/débiteurs Terminé Terminé 2014-15 2016-2017
Budgétisation et prévisions Terminé 2014-2015 Selon les résultats des tests Exercices futurs (5)
Immobilisations (Introduit comme nouvel élément à évaluer en 2013-2014; voir le Tableau 2 de l’Annexe de l’an dernier) 2014-2015 2015-2016 Selon les résultats des tests Exercices futurs (5)
Le Secrétariat à titre de gestionnaire des fonds pangouvernementaux et des paiements comme employeur de la fonction publique
Régime de pension de retraite de la fonction publique (RPRFP) Terminé (3) Terminé 2014-2015 2015-2016
Régime d’assurance-invalidité (RAI)  Terminé (3) Terminé 2014-2015 2015-2016
Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP) Terminé (3) Terminé 2014-2015 2016-2017
Régime de soins dentaires de la fonction publique (RSDFP) Terminé (3) Terminé 2014-2015 2016-2017
Cotisations sociales provinciales Terminé (3) Terminé 2014-2015 2016-2017
Cotisations d’assurance-emploi (AE) Terminé (3) Terminé 2014-2015 2017-2018
Cotisations au Régime de pensions du Canada/Régime de rentes du Québec (RPC/RRQ) Terminé (3) Terminé 2014-2015 2017-2018
Régime de services dentaires pour les pensionnés (RSDP) Terminé (3) Terminé 2014-2015 2016-2017
Régime d’assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique (RACGFP) Terminé (3) Terminé 2014-2015 Exercices futurs (5)
Régime d’assurance-revenu militaire (RARM) Terminé (3) Voir la note (4) Voir la note (4) Voir la note (4)
Cotisations aux régimes provinciaux d’assurance-maladie Terminé (3) Terminé 2014-2015 Exercices futurs (5)
Régime québécois d’assurance parentale Terminé (3) Terminé 2014-2015 Exercices futurs (5)
Régime de prestations supplémentaires de décès Terminé (3) Terminé 2014-2015 Exercices futurs (5)

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